Tại sao hầu hết các công ty lại hiểu sai về sự trưởng thành của AI (Và điều gì thực sự hiệu quả)

Tôi đã tham gia nhiều cuộc hội thoại như vậy. Một nhóm lãnh đạo tụ họp trong phòng họp. Họ có tài khoản ChatGPT. Ai đó đang triển khai dự án thử nghiệm. Có nhiều bàn luận về “chiến lược AI”. Và họ tin rằng mình đang đi trước xu hướng.

Sau đó, chúng ta bắt đầu xem xét chi tiết. Những thành công là có thật, nhưng chúng còn nhỏ. Một nhóm đã tự động hóa một quy trình làm việc. Nhóm khác đang nhận được kết quả khá tốt từ việc gợi ý. Điều này thật tuyệt vời.

Nhưng phần còn lại của kinh doanh? Vẫn hoạt động theo cách tương tự như cách đây năm năm, với các công cụ phân mảnh, quy trình làm việc không liên kết và sự mở rộng bối cảnh ngày càng gia tăng. Hầu hết những thay đổi chỉ mang tính cục bộ, không phải hệ thống.

Tôi không phủ nhận nỗ lực đó. Áp lực là có thật. Hội đồng quản trị muốn thấy tiến độ. Khách hàng mong đợi sự đổi mới. Mọi người đều hỏi điều gì tiếp theo. Nhưng đây là điều tôi đã học được sau khi thực hiện hàng chục đánh giá này: sự cấp bách không đồng nghĩa với sự sẵn sàng. Bạn có thể đổ nguồn lực vào AI và vẫn kết thúc với không có gì có thể mở rộng quy mô.

Độ chín muồi của AI trông như thế nào (và những gì nó không phải)

Hãy bắt đầu với những mô hình lặp đi lặp lại.

Mô hình 1: Gợi ý ≠ sự trưởng thành

Mô hình đầu tiên tôi thường thấy là các nhà lãnh đạo cho rằng vì nhân viên đang sử dụng mô hình ngôn ngữ lớn (LLM), tổ chức đã đạt đến một mức độ trưởng thành AI cao hơn. Những tiến bộ đó là nhỏ. Chúng là những triệu chứng cô lập, điển hình của sự thất bại trong việc mở rộng quy mô so với các dự án thử nghiệm AI. Và chúng vẫn cần sự giám sát liên tục của con người. Đó là thử nghiệm hữu ích. Nó cũng rất mong manh.

Mô hình 2: Sâu về một trường hợp sử dụng, không có chiều rộng

Mô hình thứ hai là các công ty tập trung sâu vào một trường hợp sử dụng duy nhất. Việc tự động hóa hoàn toàn một quy trình làm việc có thể gây ấn tượng. Nhưng đó vẫn chỉ là một phần rất nhỏ của hoạt động kinh doanh. Bạn đã tối ưu hóa một góc nhỏ. Phần còn lại của hoạt động vẫn vận hành theo thói quen cũ.

Mô hình 3: Lẫn lộn giữa đầu tư và sự sẵn sàng

Mô hình thứ ba là nhầm lẫn giữa sự cấp bách hoặc đầu tư với sự sẵn sàng. Nhiều công ty cảm thấy áp lực lớn để áp dụng AI. Rất ít công ty thực sự có vị trí triển khai nó một cách hiệu quả. Các dự án thử nghiệm tạo ra hoạt động bề mặt, nhưng khả năng cốt lõi vẫn còn yếu.

Bài học là gì? Những thành công ban đầu tạo ra cảm giác sai lầm về đà phát triển.

Sự trưởng thành thực sự đòi hỏi:

Nếu thiếu nền tảng đó, các tổ chức sẽ gặp khó khăn. Họ khó có thể chuyển từ các dự án thử nghiệm rời rạc sang tác động toàn doanh nghiệp.

Những yếu tố nào giúp tổ chức chuyển từ giai đoạn thử nghiệm sang mở rộng quy mô chín muồi AI?

Động thái mạnh mẽ nhất mà tôi từng thấy? Tạo ra một cộng đồng thực hành thực sự.

Bạn tập hợp những người từ các hàm khác nhau, những người tự nhiên tò mò về AI. Bạn cung cấp cho họ không gian chia sẻ, ngôn ngữ chia sẻ và các vấn đề chia sẻ để giải quyết. Đây là nơi hợp tác trở thành yếu tố nhân đôi hiệu quả.

Những yếu tố làm nên sự thành công của cộng đồng thực hành:

Từ đó, các nhà lãnh đạo đầu tư vào việc lập bản đồ quy trình, một trong những công cụ thực tiễn nhất hiện có. Lập bản đồ quy trình công việc cho thấy cách công việc thực sự diễn ra, nơi nó bị đình trệ, nơi mọi người vẫn sao chép và dán giữa các công cụ, và nơi các nhân viên có thể tạo ra giá trị thực sự.

Ví dụ, một nhóm sản phẩm có thể phát hiện ra rằng họ đang thu thập phản hồi của khách hàng một cách thủ công trên ba nền tảng khác nhau, trong khi một công cụ nhẹ có thể tập trung hóa quá trình này theo thời gian thực.

Đây cũng là nơi AI nhận thức ngữ cảnh bắt đầu phát huy tác dụng. Các công cụ như ClickUp Brain hoạt động hiệu quả vì chúng được tích hợp trực tiếp vào quy trình công việc, chứ không phải được thêm vào sau này. Thay vì yêu cầu các nhóm giải thích ngữ cảnh cho công cụ AI, AI đã hiểu các công việc, mối quan hệ phụ thuộc, cuộc hội thoại và tài liệu như một phần của hệ thống.

Với ClickUp BrainGPT trên desktop, các nhóm có thể đặt câu hỏi vận hành bằng ngôn ngữ thông thường và nhận được câu trả lời dựa trên công việc thực tế, không phải tài liệu tĩnh. Sự thay đổi này loại bỏ rào cản và giúp AI hỗ trợ thực thi hàng ngày thay vì tạo ra một dự án thử nghiệm bề mặt khác.

Khi những nền tảng này được thiết lập, AI trở thành một chỉ đạo vận hành hiển thị. Các nhóm hiểu rằng AI giờ đây là một phần của cách kinh doanh hoạt động, không phải là một công cụ phụ, mà được tích hợp vào các quy trình làm việc hàng ngày trong một không gian làm việc AI tích hợp. Các nhà quản lý và lãnh đạo chia sẻ trách nhiệm trong việc xác định các quy trình làm việc cần được tự động hóa hoặc tăng cường.

Hiệu ứng Dưa Hấu: Khi các dự án trông có vẻ xanh nhưng thực tế lại đỏ.

Một số tổ chức bắt đầu với đánh giá mức độ trưởng thành. Những đánh giá này cung cấp một cơ sở tham chiếu khách quan và giúp lãnh đạo hiểu rõ vị trí thực tế của họ.

Thường thì kết quả rất bất ngờ. Trong khi chiến lược và công cụ có thể trông vững chắc, nhưng khả năng và sự sẵn sàng lại đạt điểm thấp nhất.

Các công ty phát triển nhất cũng tích hợp tính minh bạch vào các hoạt động hàng ngày:

Các chỉ số này giúp hiển thị tiến độ một cách minh bạch. Chúng khiến các dự án khó có thể trông "xanh" trên báo cáo trạng thái trong khi thực tế đang "đỏ" bên dưới.

Tôi gọi đây là Hiệu ứng Dưa hấu. Một dự án trông xanh tươi bên ngoài, nhưng bên trong lại đỏ rực.

Báo cáo trạng thái trông có vẻ tích cực, nhưng việc áp dụng AI trong doanh nghiệp thực sự yếu khi đào sâu hơn. Chỉ ra trực tiếp mô hình đó giúp các nhà lãnh đạo hiểu tại sao báo cáo bề mặt không thể định hướng chiến lược AI.

Khi các tổ chức kết hợp đánh giá so sánh bên ngoài với việc hiển thị nội bộ, việc đánh giá trung thực trở thành điều bình thường. Sự trung thực đó chính là yếu tố ngăn chặn sự trì trệ và giúp tổ chức tiến tới sự trưởng thành thực sự.

Điểm ngoặt mà hầu hết các công ty bỏ lỡ

Một bước ngoặt quan trọng xảy ra khi các nhà lãnh đạo nhận ra rằng rào cản thực sự không phải là kỹ thuật.

Các đánh giá mức độ trưởng thành thường chỉ ra cùng một khoảng cách: công cụ và quản trị trông có vẻ vững chắc, nhưng khía cạnh con người chưa theo kịp.

Nhận thức đó thay đổi chiến lược. Thay vì mua thêm công cụ hoặc xây dựng thêm kiến trúc, họ bắt đầu đầu tư vào những người sẽ mở rộng AI trong kinh doanh.

Đây thường là thời điểm AI ngừng được xem như một công cụ và bắt đầu hoạt động như một phần của hệ thống. Các Siêu Đại lý (Super Agents) được thiết kế chính xác cho quá trình chuyển đổi này.

Các Super Agents hoạt động như đồng đội AI trong Không gian Làm việc. Chúng theo dõi công việc khi nó diễn ra, thực hiện các hành động dựa trên các điều kiện kích hoạt đã định và xử lý các tác vụ định kỳ như theo dõi, báo cáo hoặc phát hiện rủi ro. Thay vì phụ thuộc vào con người để nhớ những gì cần chú ý, chính hệ thống sẽ giúp duy trì động lực.

Sự thay đổi này quan trọng vì quy mô làm suy yếu sự giám sát thủ công. Khi AI có thể quan sát, hành động và nâng cấp trong giới hạn an toàn, các nhà lãnh đạo ngừng phụ thuộc vào những giải pháp tạm thời và bắt đầu xây dựng khả năng phục hồi vào hoạt động.

Và khi mọi người có công cụ và tự do để tự động hóa công việc của mình? Kết quả có thể khiến bạn ngạc nhiên. Các nhóm tạo ra các giải pháp mà ban lãnh đạo chưa từng nghĩ đến. Những thành công nhỏ trở thành các mẫu có thể tái sử dụng. Sự tin tưởng vào AI phát triển một cách tự nhiên.

Sự chuyển đổi từ ưu tiên công nghệ sang ưu tiên con người thường là thời điểm các tổ chức bắt đầu chứng kiến sự chuyển đổi thực sự.

Điều này có ý nghĩa gì đối với các nhà lãnh đạo?

Nếu bạn đang dẫn dắt công việc này, đây là những yếu tố thực sự tạo ra sự khác biệt:

Và đừng chờ đợi sự hoàn hảo. Những công ty hành động ngay bây giờ, với sự trung thực và tập trung, chính là những công ty sẽ vượt lên dẫn đầu.

Nếu bạn vẫn đo lường tiến độ bằng số lượng dự án thử nghiệm đang chạy, bạn đang bỏ lỡ điểm mấu chốt. Sự trưởng thành thực sự thể hiện qua cách công việc được thực hiện hàng ngày. Bạn có thể thấy điều đó qua cách các nhóm giao tiếp. Cách họ giải quyết vấn đề. Cách họ chia sẻ những gì họ học được. Đó chính là những yếu tố bền vững.

Muốn biết vị trí thực sự của bạn? Hãy thực hiện đánh giá mức độ trưởng thành của AI.

Nhận Báo cáo Chín muồi AI của bạn

Hãy đặt những câu hỏi khó. Sẵn sàng hành động dựa trên câu trả lời. Đó là cách bạn chuyển từ các dự án thử nghiệm sang tiến độ thực sự.

Kiểm tra mức độ trưởng thành AI của bạn ngay bây giờ

Câu hỏi thường gặp

Đây là một phương pháp có cấu trúc để đánh giá mức độ sẵn sàng của tổ chức bạn trong việc mở rộng AI vượt ra ngoài các dự án thử nghiệm. Không chỉ là công cụ, mà còn bao gồm quy trình làm việc, quản trị, đào tạo, đo lường và triển khai.

Không hẳn. Các dự án thử nghiệm chứng minh khả năng thực hiện. Sự trưởng thành thể hiện khi AI thay đổi công việc hàng ngày của các nhóm, với các tiêu chuẩn, đo lường và các mô hình có thể lặp lại.

Sự phân mảnh. Công việc được phân tán qua các công cụ, nhóm và quá trình chuyển giao, khiến kết quả của AI không kết nối được với quá trình thực thi. Lý do khác là thiếu các tiêu chuẩn chất lượng và quản trị.

Thường thì không. Hầu hết các nhóm cần bản đồ quy trình công việc tốt hơn, quản trị rõ ràng hơn và đào tạo giúp mọi người thay đổi cách thức làm việc. Công cụ quan trọng, nhưng hiếm khi là yếu tố hạn chế.

Việc áp dụng trong các quy trình làm việc thực tế, chất lượng đầu ra, thời gian tiết kiệm được, cải thiện thời gian chu kỳ, giảm thiểu lỗi và tác động đến kinh doanh. Nếu bạn không thể đo lường nó, bạn không thể mở rộng quy mô cho nó.

Đây là một nhóm đa chức năng chia sẻ các mẫu thiết kế và xây dựng các giải pháp có thể tái sử dụng. Nó ngăn chặn tiến độ của AI bị mắc kẹt trong các nhóm nhỏ và biến các thành công cá nhân thành khả năng tổ chức.