Một cuộc khảo sát của McKinsey cho thấy, trung bình, các dự án vượt quá ngân sách và tiến độ từ 30-45%. Một nghiên cứu sâu hơn về các "siêu dự án", trong đó một số dự án có giá trị hơn 1 tỷ đô la, cho thấy chi phí vượt quá 79% so với ước tính ngân sách ban đầu.
Điều này nêu bật những thách thức rõ ràng trong việc thực hiện, nhưng cũng chỉ ra những ước tính chi phí và tiến độ kém khi phê duyệt dự án.
Điều này nêu bật những thách thức rõ ràng trong việc thực hiện, nhưng cũng chỉ ra những ước tính chi phí và tiến độ kém khi phê duyệt dự án.
Một trong những lý do chính khiến dự án vượt ngân sách và chậm trễ là: ước tính không chính xác. Các nhà quản lý dự án thường phải vật lộn với vấn đề này và đã tạo ra nhiều khung khác nhau để giải quyết nó. Khái niệm ước tính khi hoàn thành (EAC) là một trong số đó.
Trong bài đăng trên blog này, chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ thuật ước tính dự án này, cách tính EAC và khám phá các ứng dụng của nó trong kinh doanh.
⏰ Tóm tắt 60 giây
Dự toán khi hoàn thành (EAC) dự đoán tổng chi phí dự án dựa trên chi phí thực tế và công việc còn lại. Nó được sử dụng để ngăn chặn việc vượt quá ngân sách, cải thiện dự báo tài chính và đưa ra quyết định sáng suốt.
Công thức được sử dụng phổ biến nhất để tính EAC là: EAC = AC + (BAC – EV)
Tuy nhiên, tùy thuộc vào bản chất của dự án, các chỉ số bạn đang theo dõi, lịch trình và các yếu tố khác, bạn có thể cần các công thức khác.
Các bước tính toán EAC
Để sử dụng công thức trên và tính toán EAC, hãy làm theo các bước sau.
- Nhận Ngân sách khi hoàn thành (BAC)
- Xác định Chi phí Thực tế (AC)
- Tính toán Giá trị thu được (EV), Chỉ số hiệu suất chi phí (CPI), Chỉ số hiệu suất tiến độ (SPI), v.v. theo nhu cầu
- Áp dụng công thức EAC phù hợp dựa trên điều kiện của dự án
- Tính toán EAC dựa trên các chỉ số KPI quản lý dự án sau đây
Để biết thêm về cách sử dụng các công thức này, lợi ích của việc sử dụng chúng và những lỗi thường gặp cần tránh, hãy tiếp tục đọc!
EAC (Dự toán khi hoàn thành) là gì?
Dự toán khi hoàn thành (EAC) là một thuật ngữ được sử dụng để dự báo tổng chi phí của một dự án khi hoàn thành. Đây là một phép tính liên tục để theo dõi bất kỳ thay đổi nào trong dự toán trong suốt vòng đời của dự án.
Trước khi dự án bắt đầu, EAC phải bằng ngân sách. Điều này có nghĩa là, khi dự án kết thúc, bạn sẽ chi tiêu đúng số tiền đã ước tính.
Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện dự án, bạn có thể gặp phải một số thách thức hoặc sự kiện bên ngoài.
Ví dụ: dự án xây dựng của bạn có thể bị trì hoãn do không có nguyên liệu thô vì vấn đề chuỗi cung ứng. Dự án phần mềm của bạn có thể vượt quá ngân sách ban đầu vì bạn phải thuê tư vấn bên ngoài để hỗ trợ.
Những chi phí bất ngờ này làm tăng chi phí dự án. EAC giúp dự báo tổng chi phí điều chỉnh của dự án theo thời gian thực, bao gồm cả những chi phí bổ sung này.
Cách tính EAC?
Ước tính khi hoàn thành (EAC) = Ngân sách khi hoàn thành (BAC) + [Chi phí thực tế (AC) – Giá trị thu được (EV)]
Trước tiên, hãy định nghĩa các thuật ngữ này, sau đó xem cách tính toán qua một ví dụ.
- Ngân sách khi hoàn thành (BAC): Tổng số tiền bạn dự kiến chi tiêu để hoàn thành toàn bộ dự án, còn được gọi là ngân sách ban đầu của dự án
- Chi phí thực tế (AC): Tổng số tiền bạn đã chi cho dự án cho đến thời điểm hiện tại, tức là các chi phí thực tế cho đến thời điểm hiện tại
- Giá trị thu được (EV): Công việc bạn đã hoàn thành theo giá trị ngân sách
Giả sử bạn đã bắt đầu một dự án phát triển phần mềm với tổng ngân sách (BAC) là 20.000 đô la.
Cho đến nay, bạn đã hoàn thành 50% công việc trong 40% thời gian và đã chi 12.000 đô la. Giá trị thu được trong quản lý dự án là lượng công việc bạn đã hoàn thành so với giá trị dự toán. Vì vậy, để đơn giản hóa việc tính toán, 50% công việc sẽ tiêu tốn của bạn 10.000 đô la, đó là giá trị thu được của bạn.
Do đó, công thức ước tính khi hoàn thành của bạn sẽ là 20.000 + (12.000-10.000) = 22.000 đô la
Bây giờ, nếu bạn đang tự hỏi, "làm thế nào để chắc chắn rằng các phần tiếp theo của dự án sẽ không tốn thêm chi phí?" Bạn đã làm rất tốt!
Hãy cùng tìm hiểu các phương pháp tính toán EAC khác, phức tạp hơn.
Ước tính khi hoàn thành (EAC) = Ngân sách khi hoàn thành (BAC) / Chỉ số hiệu suất chi phí (CPI)
Chỉ số hiệu suất chi phí (CPI): Tỷ lệ hiệu quả của chi tiêu dự án. Chỉ số này được tính bằng cách chia giá trị thu được cho chi phí thực tế. Nếu CPI > 1, bạn đang chi tiêu ít hơn kế hoạch và nếu CPI < 1, bạn đang chi tiêu quá mức.
Tiếp tục ví dụ trước, giá trị thu được của bạn là 10.000 đô la và chi phí thực tế là 12.000 đô la. Vì vậy, CPI = 10.000/12.000 = 0,83.
Vì vậy, sử dụng công thức này, EAC của bạn = 20.000 / 0,83 = 24.390 đô la
Trong trường hợp này, bạn thấy rằng công thức giả định rằng chi phí trong tương lai của bạn sẽ theo cùng tỷ lệ thay đổi như trong quá khứ.
Ước tính khi hoàn thành (EAC) = Chi phí thực tế (AC) + [{Ngân sách khi hoàn thành (BAC) – Giá trị thu được (EV)} / Chỉ số hiệu suất chi phí (CPI)]
Trong ví dụ trên, với công thức này, EAC = 12.000 + [(20.000 – 10.000)/0,83] = 24.048 đô la.
Ước tính khi hoàn thành (EAC) = Chi phí thực tế (AC) + [{Ngân sách khi hoàn thành (BAC) – Giá trị thu được (EV)} / {Chỉ số hiệu suất chi phí (CPI) x Chỉ số hiệu suất tiến độ (SPI)}]
Còn một chỉ số khác ở đây, đó là Chỉ số Hiệu suất Lịch trình. Hãy định nghĩa chỉ số này.
Chỉ mục hiệu suất lịch trình (SPI): SPI là chỉ số tương đương với CPI về thời gian. Chỉ số này đo lường hiệu quả tiến độ của bạn so với thời gian hoàn thành ước lượng. Chỉ số này được tính bằng cách chia giá trị thu được cho giá trị kế hoạch. Nếu SPI > 1, bạn đang đi trước tiến độ. SPI = 1 có nghĩa là bạn đang đi đúng tiến độ. Nếu SPI < 1, bạn đang đi sau tiến độ.
Như trong ví dụ trên, nếu bạn đã hoàn thành 50% công việc trong 40% thời gian, SPI của bạn = (50% BAC) / (40% BAC) = 10.000/8.000 = 1,25.
Vậy, EAC của bạn = 12.000 + [(20.000 – 10.000) / (0,83 × 1,25)] = $22.375
Ước tính khi hoàn thành (EAC) = Chi phí thực tế (AC) + ETC từ dưới lên
Ước tính từ dưới lên đến khi hoàn thành đề cập đến các ước tính đã sửa đổi cho tất cả các công việc còn lại. Việc này thường được thực hiện thủ công.
Nếu bạn cảm thấy bối rối với năm công thức khác nhau cho cùng một phép tính, chúng tôi có thể giúp bạn.
💡Bạn có biết? Bạn cũng có thể sử dụng các phương pháp ước tính tương tự khác trong quản lý dự án để tính toán EAC.
Khi nào sử dụng từng công thức EAC
Mục đích của các công thức này là giống nhau, tức là tìm EAC. Tuy nhiên, công thức bạn sử dụng để tính EAC phụ thuộc vào bối cảnh, bao gồm bản chất của dự án, các sự kiện có ảnh hưởng và tác động của chúng đến chi phí. Hãy cùng khám phá một vài tình huống.
Hiệu suất chi phí ổn định + xu hướng trong quá khứ sẽ tiếp tục
EAC = BAC / CPI
Nếu bạn thấy dự án của mình có một số điểm không hiệu quả hoặc vượt quá ngân sách và dự kiến tình trạng này sẽ tiếp tục, hãy sử dụng công thức trên.
Phương pháp này giả định rằng mọi chênh lệch về chi phí là có hệ thống và sẽ tồn tại đồng nhất trong toàn bộ phạm vi dự án còn lại. Phương pháp này áp dụng cho các dự án ổn định, được quản lý tốt và có ít biến động về hiệu suất.
Sự chênh lệch chi phí tồn tại + xu hướng hiệu quả hiện tại sẽ tiếp tục
EAC = AC + [(BAC – EV) / CPI]
Nếu bạn đã gặp phải sự chênh lệch chi phí nhưng dự kiến chúng sẽ theo xu hướng hiệu suất hiện tại, hãy sử dụng công thức trên. Cách tiếp cận này rất thực tế trong các dự án mà sự chênh lệch dự kiến sẽ ổn định, phản ánh hiệu quả chi phí liên tục.
Sử dụng phương pháp này, bạn có thể giải trình các sai lệch trong quá khứ đồng thời dự báo chi phí trong tương lai dựa trên mức năng suất hiện tại, phù hợp với các dự án năng động nhưng có thể quản lý được.
Sự chênh lệch chi phí là những sai lệch + tương lai sẽ khớp với ước tính ban đầu
EAC = AC + (BAC – EV)
Nếu chênh lệch chi phí là sự cố riêng lẻ và bạn tin rằng dự án sẽ tiến độ theo ngân sách ban đầu cho phần công việc còn lại.
Phương pháp này phù hợp khi các sự kiện chỉ xảy ra một lần, chẳng hạn như chi phí thiết lập ban đầu không dự kiến hoặc sự kém hiệu quả ban đầu, gây ra các sai lệch mà nhóm dự án không dự kiến sẽ lặp lại.
Chênh lệch chi phí + chênh lệch tiến độ
EAC = AC + [(BAC – EV) / (CPI × SPI)]
Nếu lịch trình là yếu tố quan trọng để dự báo tổng chi phí, công thức trên là phù hợp nhất. Công thức này điều chỉnh dự báo chi phí công việc còn lại bằng cách tính đến sự chậm trễ trong lịch trình cùng với hiệu quả chi phí. Phương pháp này đặc biệt hữu ích cho các dự án vượt ngân sách và chậm tiến độ.
Xu hướng chi phí là không thể dự đoán trước
EAC = AC + Ước tính từ dưới lên
Nếu hiệu suất dự án của bạn khó dự đoán hoặc xu hướng chi phí không còn là chỉ số đáng tin cậy cho hiệu suất trong tương lai, hãy sử dụng công thức trên.
Thay vì dựa vào các công thức dựa trên CPI hoặc SPI, phương pháp này bao gồm việc ước tính lại công việc còn lại từ đầu và thêm vào chi phí thực tế phát sinh cho đến thời điểm hiện tại, giúp cho kết quả chính xác hơn.
Nếu bạn vẫn còn bối rối về cách tính toán EAC, đây là một hướng dẫn ngắn gọn.
Các bước tính toán EAC
Phương pháp EAC từ trên xuống
Bốn trong năm công thức trên sử dụng phương pháp từ trên xuống. Điều này có nghĩa là chúng dựa trên ngân sách hiện có và hiệu suất trong quá khứ.
Để sử dụng công thức trên và tính toán EAC, hãy làm theo các bước sau.
- Nhận Ngân sách khi hoàn thành (BAC)
- Xác định Chi phí Thực tế (AC)
- Tính toán Giá trị thu được (EV), Chỉ số hiệu suất chi phí (CPI), Chỉ số hiệu suất tiến độ (SPI), v.v. theo nhu cầu
- Áp dụng công thức EAC phù hợp dựa trên điều kiện của dự án
- Tính toán EAC dựa trên các chỉ số KPI quản lý dự án sau đây
Phương pháp EAC từ dưới lên
Phương pháp từ dưới lên bao gồm tính toán lại chi phí của tất cả công việc còn lại từ đầu và thêm vào chi phí thực tế đã phát sinh cho đến thời điểm hiện tại. Phương pháp này cung cấp ước tính chính xác và chi tiết nhất, vì nó xem xét điều kiện hiện tại của dự án và bất kỳ thay đổi nào trong phạm vi dự án.
- Xem lại công việc đã hoàn thành
- Tính toán AC cho đến nay
- Phân chia công việc còn lại của dự án thành các công việc hoặc thành phần chi tiết
- Ước tính chi phí hoàn thành từng công việc, tính đến các điều kiện hiện tại
- Thêm chi phí ước tính còn lại vào chi phí thực tế đã phát sinh
Thực tế, một công cụ tốt có thể giúp việc này trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Công cụ tính toán EAC
Cách tính rất đơn giản, chỉ là phép toán cơ bản. Vì vậy, nếu bạn có tất cả dữ liệu, chỉ cần một máy tính là đủ. Hãy bắt đầu với công cụ đơn giản nhất để tính EAC.
Bảng tính để tính toán EAC
Với các trường công thức, bạn có thể tự động hóa việc tính toán EAC. Ví dụ: bạn có thể theo dõi tất cả chi phí trong một tab, với một ô cho tổng chi phí. Bạn có thể theo dõi tiến độ dự án trong một tab khác với một ô để giám sát sai lệch.
Dựa trên những thông tin này, bạn có thể tính toán giá trị thu được từ dữ liệu này.
Mặc dù rất phổ biến và dễ sử dụng, nhưng bảng tính hoàn toàn là công việc thủ công. Bạn sẽ phải tự nhập tất cả dữ liệu vào bảng tính. Điều này dễ dẫn đến lỗi và có thể trở nên tẻ nhạt. Bạn có thể làm tốt hơn với một công cụ như ClickUp dành cho nhóm tài chính.
Tận dụng EAC với ClickUp
Sử dụng nền tảng quản lý dự án toàn diện như ClickUp đảm bảo rằng tất cả dữ liệu bạn cần để tính toán EAC đã sẵn sàng cho bạn.
Quản lý chi phí dự án: Bạn có thể tích hợp bất kỳ công cụ bên ngoài nào đang sử dụng để theo dõi chi phí để tự động tính toán AC trong ClickUp.
Theo dõi tiến độ: Là một công cụ quản lý dự án, ClickUp cho phép bạn xem tiến độ của mình theo thời gian thực. Dựa trên các công việc bạn đã thiết lập, nó sẽ tự động tính toán lượng công việc đã hoàn thành.
Giám sát lịch trình: Với ngày bắt đầu, ngày kết thúc và các trường ngày tùy chỉnh, bạn có thể theo dõi dòng thời gian của dự án một cách chi tiết. Điều này giúp bạn tính toán các sai lệch lịch trình, cần thiết để đo lường EAC.
Chi phí tài nguyên: Nếu bạn đang thanh toán cho một dự án theo mô hình thời gian và vật liệu (T&M), bạn cần mọi thành viên trong nhóm theo dõi thời gian họ đã làm việc. Với Nhiệm vụ ClickUp, các nhóm của bạn có thể theo dõi thời gian từ bất kỳ thiết bị nào, thêm ghi chú, gán nhãn và đánh dấu thời gian là có thể thanh toán (hoặc không). Nó cũng cho phép tổng hợp thời gian trên các nhiệm vụ và công việc con.
Tính toán tự động: Bạn thích sự đơn giản của bảng tính để thiết lập công thức? Bạn có thể làm điều đó với ClickUp! Sử dụng dữ liệu số từ các nhiệm vụ và dự án của bạn để tính toán EAC tự động, cập nhật theo thời gian thực.
Báo cáo thời gian thực: EAC là một chỉ số cho tương lai; nó là một dự báo. Tuy nhiên, để đảm bảo không vượt quá ngân sách hoặc dòng thời gian, bạn cần thực hiện các điều chỉnh trong hiện tại. Bảng điều khiển ClickUp có thể giúp bạn làm điều đó.
Việc liên tục theo dõi chi tiêu thực tế so với ngân sách kế hoạch cho phép bạn nhanh chóng xác định chi phí vượt dự toán và thực hiện các biện pháp khắc phục. Điều này giúp tránh những bất ngờ về ngân sách và đảm bảo các bên liên quan luôn được thông báo về tình hình tài chính của dự án.
Vai trò của các công cụ và kỹ thuật chất lượng trong thành công của dự án
Một máy tính hoặc thậm chí giấy bút cũng có thể tính toán EAC. Tuy nhiên, các công cụ và kỹ thuật chất lượng có thể giúp quá trình này chính xác và hiệu quả hơn. Dưới đây là cách thực hiện.
Chất lượng dữ liệu: Các công cụ bạn sử dụng quyết định chất lượng dữ liệu. Một công cụ như ClickUp đã thu thập thông tin liên quan đến dự án sẽ đảm bảo chất lượng dữ liệu, như lịch trình phát triển, ước lượng thời gian, chi phí, v.v.
Tích hợp: Một công cụ toàn diện cũng thu thập dữ liệu từ các nguồn bên ngoài. Ví dụ: nếu bạn theo dõi thời gian bằng một công cụ bên ngoài, bạn có thể nhập dữ liệu đó vào ClickUp bằng API.
Tự động hóa: Việc tính toán các chỉ số như EAC có thể chiếm dung lượng băng thông đáng kể của người quản lý dự án. Để làm việc này dễ dàng hơn, các công cụ tự động hóa có thể giúp ích. Nó cũng có thể giúp dự báo dễ dàng hơn với phân tích xu hướng và mô phỏng Monte Carlo.
Khả năng nhân rộng: Các công cụ phù hợp cũng cung cấp các khung, mẫu phân tích chi phí-lợi ích và mẫu ước tính để tính toán và theo dõi các chỉ số dự án.
Mẫu Phân tích Chi phí Dự án của ClickUp là một khung phân tích dự án sẵn sàng sử dụng, có thể tùy chỉnh hoàn toàn và thân thiện với người mới bắt đầu. Cột tính toán tự động có thể cung cấp cấu trúc phân tích chi phí chi tiết, giúp tính toán dễ dàng hơn.
Lợi ích của EAC trong quản lý dự án
Nếu tất cả các tính toán này có vẻ quá phức tạp, hãy so sánh chúng với lợi ích mà chúng mang lại.
✅ Tiết kiệm chi phí: Bạn không thể tiết kiệm những gì bạn không thấy. EAC cho phép bạn theo dõi và đo lường sự vượt ngân sách, từ đó có thể kiểm soát bằng các chiến lược giảm thiểu rủi ro.
✅ Phát hiện rủi ro: Bằng cách phân tích xu hướng hiệu suất, bạn có thể xác định các điểm yếu tiềm ẩn và rủi ro chi phí dự án trước khi chúng leo thang thành các vấn đề nghiêm trọng.
✅ Giao tiếp với các bên liên quan: EAC cung cấp dữ liệu cụ thể để thông báo cho các bên liên quan về tình hình tài chính của dự án. Cập nhật thường xuyên giúp xây dựng niềm tin giữa các bên liên quan và thể hiện trách nhiệm giải trình.
✅ Ra quyết định: EAC cung cấp cho các nhóm những thông tin chi tiết có thể hành động để đưa ra quyết định sáng suốt khi có những thay đổi không lường trước. Bạn có thể phân bổ lại nguồn lực, điều chỉnh phạm vi dự án hoặc thực hiện các biện pháp cắt giảm chi phí dựa trên dữ liệu chính xác và cập nhật.
✅ Theo dõi hiệu suất: EAC giúp bạn giám sát hiệu suất dự án so với chi phí và lịch trình đã kế hoạch. Bạn có thể sử dụng dữ liệu này để cung cấp phản hồi cho các nhóm, quản lý ngân sách dự án, lập kế hoạch phần mở rộng lịch trình, v.v.
✅ Dự báo ngân sách: Bạn có được ước tính chính xác và liên tục về tổng chi phí, cho phép bạn theo dõi mức độ tuân thủ ngân sách dự án. Đây có thể là thông tin hữu ích cho việc lập ngân sách, lập kế hoạch và kiểm soát dự án trong tương lai.
Để tận dụng những lợi ích này, có một số sai lầm phổ biến mà bạn cần tránh.
Những lỗi thường gặp cần tránh khi tính toán EAC
Dù nghe có vẻ đơn giản, những sai sót nhỏ có thể dẫn đến những phân tích sai lệch, quyết định không hiệu quả và thậm chí phản tác dụng. Dưới đây là một số sai lầm phổ biến và cách bạn có thể tránh chúng.
Sử dụng công thức sai: Tính EAC là BAC / CPI trong một dự án có sự chậm trễ đáng kể về tiến độ sẽ bỏ qua tác động của sự kém hiệu quả về thời gian, dẫn đến ước lượng quá lạc quan.
Xem xét tất cả các yếu tố và chọn công thức phù hợp nhất.
Đưa ra giả định sai: Giả định rằng hiệu suất trong quá khứ phản ánh hoàn hảo hiệu suất trong tương lai có thể làm sai lệch tính toán EAC.
Ví dụ: nếu một chi phí phát sinh một lần gây ra sự tăng chi phí tạm thời, việc sử dụng EAC = AC + (BAC – EV) có thể bỏ qua thực tế là công việc trong tương lai có thể sẽ theo tỷ lệ ngân sách ban đầu.
Đưa ra các giả định hợp lý dựa trên thực tế.
Bỏ qua AC hoặc EV: Các tính toán EAC phụ thuộc rất nhiều vào tính toán chi phí thực tế và giá trị thu được chính xác. Nếu bạn bỏ sót một vài chi phí hoặc tính toán giá trị thu được không chính xác, bạn có thể nhận được các dự báo sai lệch.
Tập trung vào việc đảm bảo dữ liệu của bạn chính xác.
Bỏ qua sự chậm trễ trong lịch trình: Việc không tính đến sự chậm trễ trong lịch trình khi tính toán EAC thường dẫn đến việc ước tính tổng chi phí thấp hơn thực tế. Ví dụ: một dự án bị trì hoãn vài tháng do thiếu nguồn lực sẽ có khả năng phát sinh chi phí cao hơn cho tiền lương, thuê thiết bị hoặc tiền phạt.
Để loại bỏ điều này, luôn bao gồm tác động của sự chậm trễ đối với chi phí.
Sử dụng EAC lỗi thời: EAC không phải là phép tính một lần. Đây là chỉ số động, thay đổi theo từng ngày. Nếu phạm vi thay đổi, chỉ số hiệu suất chi phí dao động hoặc lịch trình bị trễ, EAC ban đầu sẽ không còn phản ánh thực tế của dự án.
Do đó, khuyến nghị bạn nên tính toán EAC định kỳ để phản ánh chính xác tình hình hiện tại.
Luôn nắm rõ các chỉ số dự án của bạn với ClickUp
Trong một thế giới mà chi phí vượt dự toán là điều thường thấy, bạn có thể tạo ra sự khác biệt lớn chỉ bằng cách giao hàng đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách. Cách duy nhất để đạt được điều này là theo dõi chi phí và tiến độ so với ngân sách theo định kỳ.
Nền tảng quản lý dự án mạnh mẽ của ClickUp giúp việc này trở nên dễ dàng. Nền tảng này tự động thu thập dữ liệu, cho phép tính toán và hiển thị tình trạng dự án theo thời gian thực.
Bảng điều khiển thời gian thực, trường chi phí có thể tùy chỉnh, theo dõi dòng thời gian và quản lý khối lượng công việc cung cấp một cách hiệu quả để tính toán và giám sát EAC một cách dễ dàng.