วิธีที่ผู้จัดการโครงการสามารถใช้ ClickUp SyncUp สำหรับการซิงค์โครงการข้ามสายงาน

เมื่อพิจารณาถึงปริมาณของเทคโนโลยีที่ถูกสร้างขึ้นเพื่อปรับปรุงการสื่อสาร การร่วมมือข้ามสายงานควรจะเป็นเรื่องง่ายกว่าที่เคยเป็นมา

  • ติดต่อเพื่อนร่วมงานของคุณใน Slack
  • แชร์ไฟล์และเอกสารผ่าน Google ไดรฟ์
  • มอบหมายงานในเครื่องมือการจัดการโครงการ

แต่คุณเห็นไหม: เครื่องมือทั้งหมดนี้ไม่เชื่อมต่อกัน

ผู้จัดการโครงการของคุณกำลังพยายามทำความเข้าใจบทสนทนาที่เกิดขึ้นในเครื่องมือต่างๆ มากมาย ไม่มีใครมีมุมมองเดียวเกี่ยวกับสิ่งที่ได้ตัดสินใจไว้

หากมีวิธีที่จะนำการประชุม, การตัดสินใจ, และรายการที่ต้องทำมาไว้ในที่เดียวที่เชื่อมต่อได้—ในที่ที่การทำงานเกิดขึ้นจริง ๆ? ขอแนะนำ:ClickUp SyncUps, ผู้ช่วยประหยัดเวลาของคุณ.

ด้านล่างนี้ เราจะแสดงให้คุณเห็นว่าผู้จัดการโครงการสามารถใช้ ClickUp SyncUp สำหรับการซิงค์โครงการข้ามสายงานได้อย่างไร

ClickUp SyncUp คืออะไร และมันมีประโยชน์ต่อผู้จัดการโครงการอย่างไร?

จัดการประชุมใน ClickUp Workspace ของคุณได้ทันทีด้วย ClickUp SyncUp
จัดการประชุมใน ClickUp Workspace ของคุณได้ทันทีด้วย ClickUp SyncUp

ClickUp SyncUpเป็นคุณสมบัติการประชุมวิดีโอและเสียงที่สร้างขึ้นโดยตรงภายในพื้นที่ทำงาน ClickUp ของคุณ ช่วยให้คุณสามารถโทรแบบตัวต่อตัวหรือกลุ่มกับทีมของคุณและเชื่อมโยงการสนทนาไปยังงานและเอกสารจริงโดยไม่สูญเสียบริบท

SyncUps เป็นส่วนหนึ่งของ ClickUp Chat และนำเสนอชุดฟีเจอร์ที่ครบครัน รวมถึงการแชร์หน้าจอของคุณ การบันทึกการสนทนา และสรุปโดย AI หลังจากการบันทึกการสนทนาทุกครั้ง

สำหรับผู้จัดการโครงการที่กำลังมองหาซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่เหมาะสมเพื่อดำเนินการซิงค์ข้ามฟังก์ชันที่สอดคล้องและตรวจสอบได้ SyncUp คือสะพานเชื่อมระหว่างการสื่อสารและการดำเนินการ

คุณสมบัติเด่นของการซิงค์ ClickUp ที่ผู้จัดการโครงการจะต้องชื่นชอบ

แล้วอะไรที่ทำให้ SyncUps แตกต่างจากการประชุมทางวิดีโอและแอปสื่อสารทีมอย่างZoom หรือ Microsoft Teams? ทำไมการผสานรวมกับพื้นที่ทำงานโดยตรงจึงเป็นประโยชน์อย่างมากสำหรับผู้จัดการโครงการ? มาหาคำตอบกัน

ผู้จัดการโครงการสามารถเชื่อมโยงการสนทนาใน SyncUp กับงานใน ClickUpได้แบบเรียลไทม์ ทำให้ง่ายต่อการติดตามความคืบหน้าและจัดระเบียบงาน

การอภิปรายแต่ละครั้งยังคงสามารถนำไปปฏิบัติได้ และสมาชิกในทีมมีความเข้าใจที่ชัดเจนยิ่งขึ้นเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำ ทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงช่องหรือแชท ClickUp(ที่ซึ่งมีการจัด SyncUp) สามารถดูงานที่เชื่อมโยงทั้งหมดได้โดยวางเมาส์เหนือข้อความ SyncUp

❌ เมื่อการประชุมและการทำงานจัดขึ้นบนแพลตฟอร์มแชทที่แยกจากกัน รายการดำเนินการเฉพาะและการติดตามผลอาจสูญหายหรือล่าช้า

✅ ด้วย SyncUp งานและการประชุมของคุณเกิดขึ้นในที่เดียวกัน การตัดสินใจกลายเป็นงานทันทีเพื่อการดำเนินโครงการที่ราบรื่น

🎥 ชมวิดีโอนี้เพื่อดูวิธีการทำให้บันทึกการประชุมและงานต่างๆ เป็นอัตโนมัติด้วย ClickUp

📮 ClickUp Insight: ประมาณ 41% ของผู้เชี่ยวชาญชอบใช้การส่งข้อความทันทีสำหรับการสื่อสารในทีม แม้ว่าจะให้การแลกเปลี่ยนที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ แต่ข้อความมักจะกระจายไปทั่วหลายช่องทาง กระทู้ หรือข้อความโดยตรง ทำให้ยากต่อการค้นหาข้อมูลในภายหลัง

ด้วยโซลูชันแบบบูรณาการอย่าง ClickUp Chat หัวข้อสนทนาของคุณจะถูกเชื่อมโยงกับโครงการและงานเฉพาะ ทำให้การสนทนาของคุณอยู่ในบริบทที่เหมาะสมและพร้อมใช้งานได้ทันที

บันทึกและถอดความ ในตัว

บันทึกการซิงค์จะถูกเก็บไว้ในClips Hub และคุณสามารถแชร์ลิงก์บันทึกกับใครก็ได้เพื่อดูภาพรวมอย่างรวดเร็ว

ดูการบันทึก ClickUp SyncUps ใน Clips Hub
ดูการบันทึก ClickUp SyncUps ใน Clips Hub

สรุปโดย AI และรายการดำเนินการ

คุณจะได้รับสรุปที่ครอบคลุมซึ่งสร้างโดย AI ที่คุณสามารถเพิ่มลงในเอกสารได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว

แชร์เอกสารกับผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมได้ เพื่อให้พวกเขาสามารถรับทราบภาพรวมของประเด็นสำคัญที่ต้องดำเนินการได้โดยไม่ต้องดู SyncUp ทั้งหมด

รับสรุปอย่างรวดเร็วของประเด็นที่ต้องดำเนินการจากการประชุม
รับสรุปอย่างรวดเร็วของประเด็นที่ต้องดำเนินการจากการประชุม

หากคุณมีทีมที่พูดหลายภาษาหรือกระจายอยู่ทั่วโลก การใช้ ClickUp Brain จะทำให้ทุกคนสามารถแปลบันทึกการประชุมเหล่านั้นเป็นภาษาที่พวกเขาเข้าใจได้โดยไม่ต้องพึ่งพาคนอื่น

ClickUp Brain สามารถแปลงรายการที่ต้องดำเนินการที่ระบุระหว่างการประชุมให้เป็นงานที่สามารถติดตามได้

นั่นคือ หากทอมถูกขอให้เสร็จสิ้นเอกสารประกอบ API ภายในวันพฤหัสบดี ClickUp Brain สามารถสร้างงานที่มีกำหนดเส้นตายนั้นและมอบหมายให้กับทอมโดยอัตโนมัติ

นี่เป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการจัดการงานเมื่อคุณต้องสลับไปมาระหว่างการประชุมหลายครั้งและไม่สามารถบันทึกแต่ละการประชุมได้อย่างละเอียดครบถ้วน

การแชร์หน้าจอและการทำงานร่วมกันในเอกสาร

ลองนึกภาพนี้: คุณกำลังเป็นเจ้าภาพการประชุม SyncUp ระหว่างทีมต่างๆ คุณเปิดแผนงานเปิดตัวของคุณ แชร์หน้าจอ และเปิดเอกสารสำหรับการแก้ไขร่วมกัน

ทุกทีมที่เกี่ยวข้องใน SyncUp สามารถเข้าร่วมได้ทันที ทีมการตลาดปรับแต่งบันทึกข้อความ ทีมวิศวกรรมเน้นจุดที่ติดขัดโดยตรงในเอกสาร และทีมออกแบบอัปเดตเป้าหมายของสินทรัพย์แบบเรียลไทม์

หลังการประชุม คุณไม่จำเป็นต้องรวบรวมความคิดเห็นจากช่องทางหรือทีมต่างๆ คุณเดินออกไปพร้อมกับแผนที่สอดคล้องกัน

การผสานการทำงานกับเวิร์กโฟลว์ของ ClickUp

SyncUp ได้ผสานการทำงานอย่างสมบูรณ์กับระบบการทำงานของ ClickUp รายการที่สามารถดำเนินการได้ซึ่งคุณหารือกันในระหว่างการประชุมจะถูกแปลงเป็นงานที่มีกำหนดเวลา (ซึ่งช่วยปรับปรุงการติดตามประสิทธิภาพ) คุณสามารถตั้งค่าการอัตโนมัติของ ClickUpตามเงื่อนไขเพื่อส่งการแจ้งเตือนเมื่อกำหนดเวลาใกล้ถึงหรือโพสต์ความคิดเห็นในภารกิจเมื่อสถานะเปลี่ยนแปลง

เปิดใช้งานระบบอัตโนมัติที่คุณต้องการหรือปรับแต่งกฎผ่าน AI ตามขั้นตอนการทำงานของคุณ

ตัวอย่างเช่น เมื่อถึงวันครบกำหนด → ให้แสดงความคิดเห็นต่อผู้รับมอบหมาย

💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: ใช้ClickUp Super Agentsเพื่อทำงานอัตโนมัติในงานบริหารโครงการประจำ เช่น การสร้างรายงานโครงการประจำวัน การรวบรวมข้อมูลอัปเดตจากการประชุมทีม และการตอบคำถามที่พบบ่อยในช่องแชททันที

สร้างตัวแทน AI ที่กำหนดเองด้วยคำแนะนำและบุคลิกภาพที่ตั้งค่าไว้ล่วงหน้าด้วย ClickUp Super Agents
สร้างตัวแทน AI แบบกำหนดเองด้วยคำแนะนำที่ตั้งค่าไว้ล่วงหน้าหรือกำหนดเองผ่าน ClickUp Super Agents

ในประเด็นนี้ นี่คือตัวแทน AI ชั้นนำสำหรับการประชุมที่ควรพิจารณา 👇

👀 คุณทราบหรือไม่?ตามการวิจัยของ ClickUp พบว่า 40% ของผู้เชี่ยวชาญต้องการติดตามผลของรายการที่ต้องดำเนินการทันทีหลังจากการประชุมทุกครั้ง แต่ด้วยช่องทางการสื่อสารที่แยกกันระหว่างอีเมล (42%) และการส่งข้อความทันที (41%) รายการที่ต้องดำเนินการเหล่านี้มักกระจัดกระจายไปทั่วที่ทำงาน

ผู้จัดการโครงการสามารถใช้ SyncUp ในการประชุมข้ามสายงานได้อย่างไร?

การทำงานร่วมกันข้ามสายงานไม่ใช่เรื่องที่ปราศจากความท้าทาย หากคุณพร้อมที่จะแก้ไขปัญหาเหล่านั้น เรามีทางออกสำหรับคุณ

ใช้แพลตฟอร์มการจัดการโครงการของ ClickUpเพื่อจัดการและจัดระเบียบการสื่อสาร ข้อมูลโครงการ เอกสาร งาน และผลลัพธ์ของโครงการในที่เดียวเพื่อการดำเนินโครงการที่ราบรื่น

จัดการประชุม เชื่อมโยงการสนทนาเข้ากับงานจริง และเปลี่ยนการตัดสินใจให้กลายเป็นงานที่สามารถติดตามได้ ทั้งหมดนี้จาก Workspace เดียว

SyncUp อยู่ในพื้นที่ทำงานแบบบูรณาการนี้ ทำให้ทุกการสนทนาข้ามสายงานยังคงเชื่อมโยงกับโครงการที่ต้องการขับเคลื่อนไปข้างหน้า

สร้างพื้นที่ทำงานที่เชื่อมต่อกันด้วยซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของ ClickUp
สร้างพื้นที่ทำงานที่เชื่อมต่อกันด้วยซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของ ClickUp

นี่คือวิธีที่ผู้จัดการโครงการสามารถใช้ ClickUp SyncUp สำหรับการซิงค์โครงการข้ามสายงานและการจัดการงาน

1. กำหนดวัตถุประสงค์การประชุมให้ชัดเจน

ก่อนที่คุณจะกำหนดการประชุมข้ามสายงาน ให้กำหนดสิ่งที่คุณต้องการจากการประชุมก่อน อาจจะเป็น:

  • การจัดลำดับความสำคัญของการทำงานในสปรินต์
  • การสรุปสถานะโครงการ
  • การทบทวนแผนงานผลิตภัณฑ์
  • การแก้ไขปัญหาคอขวดระหว่างวิศวกรรมและการออกแบบ
  • สรุปเป้าหมายสำคัญของโครงการ

ไม่ว่าวาระการประชุมจะเป็นอะไรก็ตาม กรุณาส่งวาระการประชุมก่อนการประชุม

เคล็ดลับเพิ่มเติม: ให้สมาชิกในทีมของคุณมีตัวเลือกที่จะไม่เข้าร่วมหากมันไม่เกี่ยวข้องกับงานของพวกเขา

ใช้ClickUp Docsเพื่อเขียนวาระการประชุม รวมถึงประเด็นการหารือและผลลัพธ์ที่คาดหวัง สมาชิกในทีมของคุณสามารถเตรียมคำถามและข้อสงสัยไว้ล่วงหน้าได้

หากคุณมีเวลาจำกัด ให้รวม เอกสาร + ClickUp Brain เพื่อสร้างกำหนดการประชุมที่มีโครงสร้างอย่างทันที ClickUp Brain สามารถสรุปหัวข้อ เสนอคำถาม และช่วยปรับปรุงวัตถุประสงค์เพื่อให้คุณเข้าสู่การประชุมอย่างพร้อมสรรพ

การประชุมเขียนงานแบบเร่งด่วนด้วย ClickUp Docs + Brain คอมโบ
การประชุมเขียนงานแบบเร่งด่วนด้วย ClickUp Docs + Brain คอมโบ

เนื่องจากเอกสารสามารถแก้ไขได้อย่างสมบูรณ์ คุณสามารถฝังตาราง, สเปรดชีต, แดชบอร์ด, หรือลิงก์อ้างอิงเพื่อเพิ่มบริบทได้ ซึ่งช่วยให้ผู้เข้าร่วมมีจุดเริ่มต้นที่ชัดเจนก่อนที่การซิงค์จะเริ่มต้นขึ้น

⚡ ⚡ ⚡ ⚡ ⚡ ⚡⚡ ⚡ ⚡ ⚡ ⚡ ⚡

2. ตั้งค่าช่องทางแชทเฉพาะ

ClickUp ช่วยขจัดความจำเป็นในการใช้เครื่องมือสื่อสารหลายอย่างด้วยClickUp Chat ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มแบบรวมศูนย์ที่รวบรวมการสื่อสารทั้งหมดของทีมคุณไว้ในเธรด ช่องทาง และข้อความส่วนตัว

หมายเหตุ: SyncUp เป็นส่วนหนึ่งของ ClickUp Chat และสามารถใช้ได้เฉพาะเมื่อคุณเปิดใช้งาน Chat เท่านั้น

สื่อสารกับทีมผ่านหัวข้อและช่องทางใน ClickUp Chat
สื่อสารกับทีมผ่านหัวข้อและช่องทางใน ClickUp Chat

จากนั้น สร้างช่องทางเฉพาะใน ClickUp Chat สำหรับโครงการข้ามสายงานของคุณ ช่องทางนี้จะทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางสำหรับการทำงานร่วมกันของทีม ช่วยให้สมาชิกทุกคนได้รับข้อมูลและสอดคล้องกับการสนทนา งาน ไฟล์ เอกสาร กำหนดการโครงการ และการประชุม SyncUp ที่เกี่ยวข้องกับโครงการ

ประโยชน์ของสิ่งนี้คืออะไร? มันช่วยหลีกเลี่ยงการสลับบริบทขณะเข้าร่วมประชุม

คุณสามารถเชิญผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอกเข้าร่วม SyncUp ได้เช่นกัน เพียงแค่ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขามีสิทธิ์เข้าถึงช่องแชท

👀 คุณรู้หรือไม่? เกือบ 84% ของผู้นำด้านการตลาดประสบปัญหาการร่วมมือที่ล่าช้า— การประชุมมากเกินไป, การตัดสินใจที่ไม่ชัดเจน, และการขอโครงการที่ล่าช้า ซึ่งทำลายสุขภาพของโครงการ.

แม้ว่าจะมีเหตุผลหลายประการที่อยู่เบื้องหลังความขัดแย้งนี้ แต่การรวมความร่วมมือและการทำงานของทีมไว้ในที่เดียวอาจช่วยลดภาระในการประสานงานได้อย่างมาก และช่วยให้ทีมสามารถเดินหน้าต่อไปได้โดยไม่ต้องปรับทิศทางอยู่ตลอดเวลา

3. เริ่มการซิงค์ทันที

คลิกไอคอนโทรศัพท์ที่มุมขวาบนของช่องแชทของคุณเพื่อเปิดใช้งาน SyncUp ทันทีที่คุณเปิดใช้งาน SyncUp ข้อความจะถูกโพสต์ในช่องเพื่อให้ผู้อื่นเข้าร่วมได้ ปรับการตั้งค่าไมโครโฟนและกล้องของคุณเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการประชุม

คุณสามารถบันทึกเสียงและวิดีโอเพื่อใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงในอนาคตได้อีกด้วย

เริ่มการซิงค์อัพได้ทุกเมื่อ ไม่จำเป็นต้องยืนยันในปฏิทิน เหมาะสำหรับการประชุมปรับแนวทางอย่างรวดเร็ว
เริ่มการซิงค์อัพได้ทุกเมื่อ ไม่จำเป็นต้องยืนยันในปฏิทิน – เหมาะสำหรับการประชุมปรับความเข้าใจอย่างรวดเร็ว

📮 ClickUp Insight: มากกว่าครึ่งของผู้ตอบแบบสอบถามพิมพ์ข้อมูลลงในเครื่องมือสามอย่างหรือมากกว่าทุกวัน ต่อสู้กับ "การแพร่กระจายของแอป" และกระบวนการทำงานที่กระจัดกระจาย

แม้ว่าคุณอาจรู้สึกว่ากำลังทำงานและมีประสิทธิผล แต่บริบทของคุณกลับสูญหายไปตามแอปต่างๆ ยังไม่รวมถึงพลังงานที่สูญเสียไปจากการพิมพ์ClickUpBrainGPT รวมทุกอย่างเข้าด้วยกัน: เพียงพูดครั้งเดียว การอัปเดต งาน และบันทึกของคุณจะไปอยู่ในที่ที่ถูกต้องใน ClickUp โดยไม่ต้องสลับไปมา ไม่มีความวุ่นวาย—เพียงแค่ประสิทธิภาพการทำงานที่ราบรื่นและรวมศูนย์

4. ใช้การแชร์หน้าจอสำหรับการตรวจสอบร่วมกัน

แชร์หน้าจอของคุณ (แท็บ, หน้าต่าง, หรือหน้าจอทั้งหมด) ระหว่างการซิงค์อัพเพื่อทบทวนเอกสารโครงการหรือสาธิตขั้นตอนการทำงานเฉพาะ

การแชร์หน้าจอช่วยให้ทีมของคุณสามารถทำงานร่วมกันได้แบบเรียลไทม์ ทำให้การเติมเต็มช่องว่างความรู้และการสร้างความชัดเจนเป็นไปได้ง่ายขึ้น ซึ่งสิ่งเหล่านี้เป็นเรื่องยากที่จะสื่อสารด้วยวิธีอื่น

สิ่งนี้ช่วยส่งเสริมการทำงานร่วมกันในที่ทำงานโดยการให้ข้อมูลอ้างอิงทางสายตาที่ทุกคนในทีมสามารถเข้าถึงได้ร่วมกัน เพื่อนร่วมงานของคุณจะขอบคุณคุณสำหรับสิ่งนี้—ทุกคนจะเดินออกไปพร้อมความเข้าใจที่ตรงกัน มีรายการดำเนินการและงานที่ได้รับมอบหมายอย่างชัดเจน

5. ทำงานร่วมกับ AI ที่เข้าใจคุณและงานของคุณ

ClickUp Brainทำงานเป็นพื้นที่ทำงาน AI ที่ทุ่มเทให้กับคุณโดยเฉพาะ มันดึงบริบทจากงาน เอกสาร พื้นที่ ฐานความรู้ และแอปที่เชื่อมต่อของคุณ

คุณไม่ได้กำลังใช้งานเครื่องมือ AI แยกส่วน คุณกำลังทำงานร่วมกับปัญญาเชิงบริบทที่เข้าใจโครงการของคุณทีมของคุณ และประวัติของคุณ

คุณยังสามารถเลือกความฉลาดที่เหมาะสมกับสถานการณ์ได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่น จากโมเดล AI ที่มีหลายแบบ ให้ใช้:

  • โคล้ด: สำหรับการเล่าเรื่องกลยุทธ์และการให้เหตุผลแบบยาว
  • ChatGPT: สำหรับการขัดเกลาการเขียนและการสื่อสารที่มุ่งเน้นลูกค้า
  • ราศีเมถุน: สำหรับการวิจัย การวิเคราะห์ข้อมูลจำนวนมาก และการแยกแยะทางเทคนิค

ด้วยระบบค้นหาขั้นสูงสำหรับองค์กร คุณสามารถดึงข้อมูลได้ทันทีจากทุกที่ในเวิร์กสเปซของคุณ: งาน, เอกสาร, ไฟล์, ความคิดเห็น, การบันทึก SyncUps, และแม้กระทั่งแหล่งข้อมูลภายนอกเช่น Google Drive, GitHub, SharePoint, และเว็บที่กว้างขวาง

ต้องการอัปเดตการพึ่งพาจากสปรินท์ล่าสุดหรือไม่? ไฟล์การออกแบบที่อ้างอิงเมื่อสองสัปดาห์ก่อน? ความเสี่ยงที่ถูกระบุในการสนทนา? ClickUp Brain จะแสดงให้คุณเห็นภายในไม่กี่วินาที

ชั้นค้นหาเว็บในตัวช่วยให้คุณรวบรวมข้อมูลตลาด, เปรียบเทียบมาตรฐานกับแนวทางที่ดีที่สุด, วิจัยแนวโน้มที่เกิดขึ้นใหม่, หรือตรวจสอบสมมติฐาน

แทนที่จะต้องต่อสู้กับการขยายตัวของ AI ที่ไม่สิ้นสุด ClickUp Brain กลายเป็นชั้น AI เดียวที่ครอบคลุมทุกขั้นตอนของเวิร์กโฟลว์โครงการของคุณ

ข้อจำกัดทั่วไปและวิธีแก้ไข

ลักษณะการทำงานแบบทันทีของ ClickUp SyncUp ช่วยปรับปรุงการสื่อสารในการทำงานร่วมกัน อย่างไรก็ตาม มันมีข้อจำกัดที่คุณควรทราบ ซึ่งได้แก่:

จำนวนผู้เข้าร่วมจำกัด

ความท้าทาย: ClickUp SyncUpsรองรับการทำงานร่วมกันข้ามสายงานได้สูงสุดถึง200 คนในการประชุมเดียว โดยมีผู้พูดพร้อมกันได้สูงสุด 24 คน

มีข้อจำกัดตามบทบาทเกี่ยวกับผู้ที่สามารถเริ่มการ SyncUp ในช่องได้ ระยะเวลาสูงสุดสำหรับการ SyncUp คือ 10 ชั่วโมง ซึ่งไม่ควรเป็นปัจจัยจำกัด หากเป็นเช่นนั้น คุณสามารถเริ่มการ SyncUp ใหม่ได้ทันที

✅ วิธีแก้ไขชั่วคราว: สำหรับการประชุมข้ามสายงานที่มีผู้เข้าร่วมมากกว่า 200 คน ให้จัด SyncUp แบบขนานสำหรับแต่ละแผนก แล้วแบ่งปันบันทึกการประชุมภายหลัง

ข้อจำกัดในการแจ้งเตือน

ความท้าทาย: ผู้ใช้บางครั้งไม่ได้รับการแจ้งเตือนทันทีสำหรับการโทรเข้า SyncUp ที่กำลังจะมาถึง ทำให้พลาดการประชุม

✅ วิธีแก้ไขชั่วคราว: ขอให้สมาชิกในทีมเปิดการแจ้งเตือนบนเดสก์ท็อปและมือถือสำหรับช่องแชท ClickUp ที่มีการจัด SyncUp สำคัญอยู่ โพสต์การแจ้งเตือนสั้น ๆ ในช่องแชทก่อนเริ่มประมาณไม่กี่นาที

💡 เคล็ดลับจากมืออาชีพ: สำหรับเพื่อนร่วมทีมที่ใช้งานผ่านมือถือ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแอป ClickUp ได้รับอนุญาตในการแจ้งเตือน การใช้ไมโครโฟน และกล้องแล้วการซิงค์งานผ่านมือถือช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าร่วมการสนทนาและติดตามการอภิปรายได้ทุกที่ทุกเวลา

ไม่มีห้องย่อย

ความท้าทาย:เครื่องมือประชุมออนไลน์บางตัว เช่น Zoho Meetings อนุญาตให้คุณสร้างห้องย่อยเพื่อหารือหัวข้อเฉพาะแยกกันก่อนที่จะกลับมารวมกลุ่มอีกครั้ง

✅ วิธีแก้ไขชั่วคราว: เริ่มการซิงค์ (SyncUp) แยกกันในช่องแชทต่าง ๆ สำหรับการสนทนาของทีมย่อย

ตัวอย่างเช่น หากการประชุมเปิดตัวผลิตภัณฑ์ของคุณต้องการวิศวกรรมและการออกแบบเพื่อหารือรายละเอียดทางเทคนิคแยกกัน พวกเขาสามารถเข้าไปที่ช่องทางของแผนกเพื่อทำการ SyncUp อย่างรวดเร็ว จากนั้นกลับไปที่ช่องทางโครงการหลักได้

อีกทางเลือกหนึ่งคือการกำหนดเวลาการสนทนาย่อยเหล่านั้นเป็นการประชุม SyncUp แยกต่างหากก่อนหรือหลังการประชุมข้ามสายงานหลัก

ข้อกำหนดในการบันทึกสำหรับการถอดเสียง

ความท้าทาย: เฉพาะการบันทึก SyncUp เท่านั้นที่จะถูกเก็บไว้ใน Clips Hub และสามารถถอดความหรือสรุปได้โดย ClickUp Brain อย่าลืมกดปุ่มบันทึกเมื่อเริ่มต้นการประชุมแต่ละครั้ง

✅ วิธีแก้ไขชั่วคราว: ให้การบันทึกเสียงเป็นนิสัยเริ่มต้นสำหรับการประชุมข้ามสายงานที่สำคัญทุกครั้ง มอบหมายให้บุคคลใดบุคคลหนึ่ง (หรือตัวคุณเอง) เริ่มการบันทึกเสียงตั้งแต่ต้นของการประชุม SyncUp ทุกครั้ง

ข้อจำกัดในการจัดเก็บข้อมูลการบันทึก

ความท้าทาย: ผู้ใช้แผนฟรีจะได้รับพื้นที่จัดเก็บจำกัดสำหรับการบันทึกข้อมูลใน SyncUp ซึ่งอาจเต็มอย่างรวดเร็วหากคุณมีการประชุมข้ามสายงานบ่อยครั้ง

✅ วิธีแก้ไขชั่วคราว: อัปเกรดระบบ หากไม่สามารถทำได้ ให้จัดลำดับความสำคัญของการประชุมที่ต้องบันทึก และลบไฟล์บันทึกเก่าที่ไม่เกี่ยวข้องอีกต่อไป คุณสามารถดาวน์โหลดไฟล์บันทึกที่สำคัญไปยังที่จัดเก็บข้อมูลภายนอก และลบออกจาก ClickUp เพื่อเพิ่มพื้นที่ว่าง

👀 คุณรู้หรือไม่? เกือบ83% ของบริษัทที่มีความก้าวหน้าทางดิจิทัลใช้พลังของทีมข้ามสายงานเพื่อรักษาความ "คล่องตัว" และ "รักษาความได้เปรียบในการแข่งขัน" แต่บริษัทส่วนใหญ่เหล่านี้ยังคงประสบปัญหาในการเข้าถึงทรัพยากรที่เหมาะสมเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้

เคล็ดลับในการเพิ่มประสิทธิภาพ SyncUp ในโครงการข้ามสายงาน

นี่คือคำแนะนำที่เป็นประโยชน์ซึ่งสามารถช่วยให้ผู้จัดการโครงการใช้ประโยชน์สูงสุดจากการประชุม SyncUp แทนที่จะกลายเป็นเพียงแพลตฟอร์มแชทอีกแห่งหนึ่ง:

  • ใช้การอัปเดตแบบอะซิงโครนัส: ใช้ SyncUps อย่างประหยัดสำหรับการสนทนาที่ต้องการข้อมูลแบบเรียลไทม์จากหลายแผนกจริงๆ จำไว้ว่าคุณไม่จำเป็นต้องมีการประชุม (ซึ่งกินเวลาของทีมคุณ) เพื่อสื่อสารสิ่งที่สามารถบอกได้ง่ายๆ ในข้อความหรือบันทึกเป็นClickUp Clip
  • สร้างแม่แบบวาระการประชุมที่นำกลับมาใช้ใหม่ได้: มาตรฐานโครงสร้างการประชุมของคุณให้ครอบคลุมประเด็นขัดขวาง การตัดสินใจที่จำเป็น การอัปเดตความก้าวหน้า และขั้นตอนถัดไป เพื่อให้การอภิปรายของคุณมีจุดมุ่งหมายชัดเจน เครื่องมือจัดการโครงการที่เหมาะสม เช่น ClickUp มอบแม่แบบที่นำกลับมาใช้ใหม่ได้เพื่อมาตรฐานการรวบรวมข้อมูล
  • ใช้ Brain เพื่อเตรียมตัวก่อนประชุม: ขอให้ ClickUp Brain สรุปกิจกรรมงานล่าสุดหรือดึงรายการที่ต้องดำเนินการก่อนการ SyncUp ขึ้นมาดู สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเห็นภาพรวมอย่างรวดเร็วว่าทุกอย่างเป็นอย่างไรบ้าง
  • แท็กแผนกในภารกิจที่เชื่อมโยง: ใช้ฟิลด์ที่กำหนดเองหรือแท็กตามแผนก (เมื่อเชื่อมโยงภารกิจ) เพื่อติดตามการพึ่งพาของภารกิจข้ามแผนกได้อย่างง่ายดาย นำไปสู่ผลลัพธ์ของโครงการที่ดีขึ้น
  • ใช้คลิปสำหรับสาธิตแบบอะซิงโครนัส: หากคุณต้องการแสดงวิธีการทำงานหรืออธิบายขั้นตอนต่าง ๆ ให้บันทึกคลิปและแชร์ในช่อง สมาชิกในทีมสามารถรับชมได้ตามสะดวก และแสดงความคิดเห็นพร้อมระบุเวลาที่ต้องการสอบถามข้อสงสัย

เพิ่มประสิทธิภาพการประสานงานโครงการข้ามสายงานด้วย ClickUp SyncUp

โครงการข้ามสายงานต้องการสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการทำงานร่วมกัน ซึ่งทีมต่าง ๆ ไม่จำเป็นต้องคอยติดตามข้อมูลอัปเดตหรือเสียเวลาในการหาจุดร่วมกัน

เนื่องจากมีหลายส่วนที่ต้องเคลื่อนไหวข้ามแผนก ทำให้ผู้จัดการโครงการของคุณติดตามความคืบหน้าและอุปสรรคได้ยาก

การสื่อสารแบบร่วมมือผ่าน SyncUps ช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมารวมตัวกันโดยไม่ต้องมีพิธีการในการนัดหมายหรือรอการยืนยัน

เนื่องจากระบบถูกผสานรวมโดยตรงเข้ากับซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของคุณ คุณสามารถเปลี่ยนการประชุมแต่ละครั้งให้กลายเป็นรายการที่สามารถดำเนินการได้ และติดตามได้จนถึงนาที

พร้อมที่จะเริ่มต้นกับ SyncUps หรือยัง?ลงทะเบียนบน ClickUp ได้ฟรี

คำถามที่พบบ่อย

ไม่, ClickUp SyncUp ถูกสร้างขึ้นมาโดยเฉพาะเพื่อจัดการประชุมเสียงและวิดีโอแบบทันทีภายในพื้นที่ทำงานของ ClickUp ด้วยการเชื่อมต่อประชุมของคุณกับงาน เอกสาร และงานของคุณ คุณจะกำจัดปัญหาการสูญเสียบริบทที่อาจเกิดขึ้นได้

สามารถเข้าร่วมการประชุม SyncUp ได้สูงสุด 200 คน และสนทนาพร้อมกันได้ 24 คน

ใช่ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอกที่มีการเข้าถึงช่องทางสามารถเข้าร่วม SyncUp ได้ผ่านลิงก์เชิญ

ไม่ทั้งหมด. SyncUp ทำงานได้ดีที่สุดสำหรับการหารือที่ต้องการการร่วมมือแบบเรียลไทม์และการตัดสินใจ. สำหรับการอัปเดตสถานะตามปกติและรายงานความคืบหน้าของโครงการโดยรวม อีเมลหรือ (ดีกว่า) ClickUp Chat และความคิดเห็นในภารกิจมีประสิทธิภาพมากกว่า.

ClickUp Brain สามารถสร้างสรุปการประชุมจากบันทึกการประชุมของคุณใน SyncUp และเปลี่ยนรายการที่ต้องดำเนินการให้เป็นงานที่สามารถติดตามได้ ระบบ AI สามารถมอบหมายงานให้กับบุคคลที่เหมาะสมและกำหนดเส้นตายตามที่ได้หารือกันในการประชุม