การวิจัยแสดงให้เห็นว่าผู้ทำงานด้านความรู้ทั่วไปติดต่อสื่อสารกับผู้คนถึง 6 คนทุกวันเพียงเพื่อให้งานสำเร็จ และทุกการติดต่อสื่อสารเหล่านี้ก็สร้างเอกสารเพิ่มเติมที่ต้องจัดการ
แต่ประเด็นคือ: การเรียนรู้วิธีทำให้การสร้างเอกสารเป็นอัตโนมัติด้วย AI นั้นง่ายกว่าที่คุณคิด ด้วยเครื่องมืออย่างClickUp(และกลยุทธ์ที่เหมาะสม) คุณสามารถเปลี่ยนชั่วโมงของการเขียนด้วยมือให้กลายเป็นเพียงไม่กี่นาทีของการทำงานอัตโนมัติที่ชาญฉลาด
มาเริ่มกันเลย! 💪🏼
ทำไมการทำให้เอกสารเป็นระบบอัตโนมัติจึงมีความสำคัญ
เบื่อกับการเขียนสิ่งเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีกใช่ไหม? เราเข้าใจดีการจัดทำเอกสารโครงการด้วยตนเองเป็นเรื่องที่แย่ที่สุด
- มันกินเวลาของคุณ ⏳
- มันซ้ำซาก 📋
- และมันง่ายเกินไปที่จะทำพลาด ❌
ตอนนี้ลองนึกภาพนี้:
- การอัปเดตเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ
- ข้อมูลที่จำเป็นจะถูกซิงค์ข้ามเครื่องมือต่าง ๆ ทันที
- ทุกคนเข้าใจตรงกันเสมอ
นั่นคือ ระบบอัตโนมัติ สำหรับคุณ มันจับข้อมูลแบบเรียลไทม์ รักษาความสม่ำเสมอ และปลดปล่อยคุณให้ทำงานเชิงกลยุทธ์ที่ต้องการความเฉียบแหลมทางความคิด ซึ่งแตกต่างจากกระบวนการแบบดั้งเดิมที่ต้องทำด้วยมือซึ่งเพิ่มความเสี่ยงของข้อผิดพลาดจากมนุษย์และทำให้ทีมทำงานช้าลง
เครื่องมือเอกสาร AI คืออะไร?
เครื่องมือเอกสาร AI คือซอฟต์แวร์ที่สร้างและจัดระเบียบเอกสารทางธุรกิจของคุณโดยอัตโนมัติด้วยปัญญาประดิษฐ์
เครื่องมือที่ใช้ปัญญาประดิษฐ์เหล่านี้ใช้เทคโนโลยีเช่นการประมวลผลภาษาธรรมชาติ, การมองเห็นของคอมพิวเตอร์, การรู้จำอักขระด้วยแสง, และการเรียนรู้ของเครื่องเพื่อระบุและจัดระเบียบข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างและเอกสารที่สแกนได้อย่างแม่นยำ
แทนที่จะต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง พวกเขาสามารถดึงข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ได้ รวมถึงอีเมล เอกสารโครงการ หรือตั๋วของลูกค้า การประชุมทางวิดีโอ ระบบการจัดการโครงการ หรือการสื่อสารของทีมทั้งหมดจะถูกป้อนเข้าสู่ระบบ AI
เครื่องมือผู้ช่วยการเขียนจะทำการวิเคราะห์ข้อมูล ระบุจุดสำคัญ และสร้างเอกสารที่ปรับให้เหมาะกับรูปแบบที่คุณต้องการ
วิธีทำให้เอกสารเป็นอัตโนมัติด้วย AI
ดังนั้น, จะทำให้เอกสารเป็นระบบอัตโนมัติด้วย AI ได้อย่างไร?
มาดูกันทีละขั้นตอนโดยใช้ ClickUp แอปครบวงจรสำหรับการทำงานที่รวมการจัดการโครงการ การจัดการความรู้ และการแชทเข้าไว้ด้วยกัน—ทั้งหมดขับเคลื่อนด้วย AI ที่ช่วยให้คุณทำงานได้เร็วขึ้นและฉลาดขึ้น
เราจะติดตามตัวอย่างหนึ่ง: ทีมผลิตภัณฑ์ของคุณเพิ่งส่งฟีเจอร์ใหม่ และคุณต้องการบันทึกการปล่อยฟีเจอร์นี้ อัปเดตเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง และแบ่งปันกับทีมอื่นๆ
นี่คือวิธีการจัดการวงจรชีวิตเอกสารแบบอัตโนมัติอย่างละเอียด 💁
ขั้นตอนที่ 1: จัดโครงสร้างที่ชัดเจนก่อนเริ่มเขียน
เริ่มต้นด้วยการวางแผนประเภทของเอกสารกระบวนการที่ทีมของคุณต้องการสำหรับการปล่อย
สำหรับฟีเจอร์ใหม่ นี่คือประเภทเอกสารทั่วไป:
- ภาพรวมของผลิตภัณฑ์
- บันทึกการเผยแพร่
- สรุปการตรวจสอบคุณภาพและการทดสอบ
- ปัญหาที่ทราบและวิธีการแก้ไข
- ระบบติดตามความคิดเห็นของลูกค้า
- คู่มือผู้ใช้
- ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน
สร้างเอกสารClickUp Docสำหรับฟีเจอร์นี้และแบ่งออกเป็นหน้าย่อยสำหรับแต่ละส่วนเหล่านี้ วิธีนี้จะช่วยให้เอกสารง่ายต่อการนำทางและอัปเดตเมื่อมีข้อมูลเพิ่มเติมเข้ามา คุณสามารถเชื่อมโยงเอกสารนี้กับงาน ClickUpของฟีเจอร์นั้นเพื่อให้เชื่อมโยงกับงานที่เกี่ยวข้องอยู่เสมอ
เอกสารเหล่านี้จะเป็นส่วนหนึ่งของโครงสร้างที่ใหญ่ขึ้นของไฟล์และโฟลเดอร์ที่จัดระเบียบไว้ภายใน Docs Hub ซึ่งช่วยให้ทีมของคุณสามารถอ้างอิงได้เมื่อใดก็ตามที่ต้องการ
ขั้นตอนที่ 2: ร่างเนื้อหาสำหรับการเผยแพร่โดยอิงจากข้อมูลงานจริง
เมื่อเอกสารพร้อมแล้ว ก็ถึงเวลาเริ่มกรอกข้อมูล การเขียนทุกอย่างด้วยมือทำให้ทีมทำงานช้าลง โดยเฉพาะเมื่อรายละเอียดสำคัญมีอยู่แล้วภายในงานต่างๆ
คลิกเข้าไปที่หน้าบันทึกการปล่อยเวอร์ชันของคุณ และใช้ClickUp Brain ผู้ช่วยอัจฉริยะที่ผสานรวมกับ AI เพื่อสร้างร่างแรกขึ้นมา ให้พิมพ์ '/' และเลือก เขียนด้วย AI หรือใช้ไอคอน AI และให้คำสั่งเช่น: 'สร้างร่างบันทึกการปล่อยเวอร์ชันโดยใช้รายละเอียดจากงานที่เชื่อมโยงไว้'
คุณยังสามารถใช้คลังเทมเพลตการเขียนเนื้อหาขนาดใหญ่ของแพลตฟอร์มเพื่อจัดโครงสร้างบันทึกการเผยแพร่ การแก้ไขข้อบกพร่อง หรือเอกสารฟีเจอร์ของคุณได้อย่างรวดเร็ว
ClickUp Brain สแกนงาน, บันทึกการเปลี่ยนแปลง, บันทึกของทีมพัฒนา และความคิดเห็นภายใน แล้วสร้างสรุปที่ชัดเจน คุณสามารถตรวจสอบ แก้ไข และวางลงในหน้าได้โดยไม่ต้องสลับเครื่องมือเพื่อการอัตโนมัติของกระบวนการทำงาน
ClickUp Brain MAX คือ AI ที่ปรับให้เหมาะกับเดสก์ท็อปของคุณ สร้างขึ้นเพื่อการบันทึกเสียง หากคุณกำลังทำงานกับรันบุ๊คยาว, เสียงการประชุม, หรือการอัปเดตเอกสารแบบกลุ่ม, ให้ใช้ClickUp Brain MAX—เวอร์ชันที่ปรับให้เหมาะกับเดสก์ท็อปของ Brain. คุณสมบัติที่โดดเด่นคือ การแปลงเสียงเป็นข้อความ: พูดหรืออัปโหลดไฟล์เสียงจากเดสก์ท็อปของคุณ และ Brain MAX จะแปลงเป็นเอกสารที่มีโครงสร้างพร้อมค้นหา (หัวข้อ สรุปแบบหัวข้อย่อย และงานที่แนะนำ)
ผลลัพธ์ที่ทำได้เร็ว:
- บันทึกการประชุมด้วยการพูดหรืออัปโหลดวิดีโอหน้าจอ → ได้ร่างทันทีพร้อมเวลาและวันที่
- ประมวลผลข้อความยาวจำนวนมากโดยไม่สูญเสียการจัดรูปแบบหรือบริบท
- เตรียมสรุปพร้อมทบทวนและคำแนะนำงานที่คุณสามารถนำไปใส่ในเอกสารเผยแพร่ได้เลย
ขั้นตอนที่ 3: เก็บบันทึกเอกสารให้เชื่อมโยงกับงานที่กำลังดำเนินการ
เอกสารจะมีประโยชน์มากที่สุดเมื่อยังคงเชื่อมโยงกับสิ่งที่ทีมของคุณกำลังทำอยู่จริง ๆ การเชื่อมโยงเอกสารของคุณกับงานต่าง ๆ จะช่วยให้มั่นใจว่าเอกสารนั้นสะท้อนความคืบหน้าและบริบทที่แท้จริงอยู่เสมอ
ใน ClickUp คุณสามารถสร้าง ความสัมพันธ์ ระหว่างเอกสารและงานได้ สำหรับฟีเจอร์นี้ ให้เชื่อมโยงเอกสารการปล่อยเวอร์ชันกับงานหลักและงานย่อยสำหรับทีมพัฒนา, QA และการรับข้อเสนอแนะ ลิงก์งานเหล่านี้จะปรากฏในแถบด้านข้าง ช่วยให้ทีมของคุณสลับระหว่างเอกสารและรายการที่ต้องดำเนินการได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว
สมมติว่าทีมสนับสนุนของคุณเห็นการเพิ่มขึ้นของตั๋วที่เกี่ยวข้อง พวกเขาสามารถเปิดเอกสาร, ตรวจสอบส่วนการแก้ไขปัญหา, และเชื่อมโยงงานสนับสนุนใหม่โดยตรงกับเอกสารนั้นได้ ซึ่งจะช่วยปรับปรุงคุณภาพของเอกสารและให้บริการลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น
💡 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: ใช้การวิเคราะห์ (หรือสอบถามซอฟต์แวร์ AI ของคุณ) เพื่อระบุเอกสารที่มีการเข้าชมสูงแต่มีการมีส่วนร่วมต่ำ เอกสารเหล่านี้คือตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับการปรับปรุงให้ชัดเจนขึ้น เพิ่มสื่อที่มีคุณภาพ หรืออัปเกรดรูปแบบการจัดวาง
ขั้นตอนที่ 4: ทำการอัปเดตโดยอัตโนมัติเมื่อมีการดำเนินการงานต่อไป
เมื่อภารกิจของคุณเสร็จสมบูรณ์แล้ว คุณอาจต้องการอัปเดตบันทึกการปล่อย แจ้งให้ทีมอื่นทราบ หรือสร้างรายการตรวจสอบติดตามผล คุณสามารถทำให้ทั้งหมดนี้เป็นอัตโนมัติได้
ใช้ClickUp Automationsเพื่อกระตุ้นการดำเนินการเอกสารตามสถานะของงาน ช่วยลดกระบวนการทำงานซ้ำซ้อนที่ต้องทำด้วยตนเอง
ตัวอย่าง:
- เมื่องานย้ายไปยัง 'เสร็จแล้ว'
- กระตุ้น AI เพื่อสรุปงาน
- แทรกสรุปลงในหน้าบันทึกการเผยแพร่
- แจ้งช่องทางสนับสนุนว่าเอกสารได้รับการอัปเดตแล้ว
ตอนนี้ เมื่อผู้พัฒนาของคุณเสร็จสิ้นงานแล้ว คุณสามารถพึ่งพาโซลูชันการประมวลผลเอกสารอัตโนมัติของคุณให้อัปเดตตัวเองและแจ้งเตือนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคนได้
📮 ClickUp Insight: พนักงาน 1 ใน 4 คนใช้เครื่องมือสี่ตัวหรือมากกว่าเพื่อสร้างบริบทในการทำงาน รายละเอียดสำคัญอาจถูกฝังอยู่ในอีเมล ขยายความในกระทู้ Slack และบันทึกไว้ในเครื่องมือแยกต่างหาก ทำให้ทีมต้องเสียเวลาในการค้นหาข้อมูลแทนที่จะทำงานให้เสร็จ
ClickUpรวมเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดของคุณไว้ในแพลตฟอร์มเดียวที่ครบวงจร ด้วยฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การจัดการโครงการผ่านอีเมลของ ClickUp, ClickUp Chat, ClickUp Docs และ ClickUp Brain ทุกอย่างจะเชื่อมต่อ ซิงค์ และเข้าถึงได้ทันที กล่าวคำอำลาต่อ "การทำงานเกี่ยวกับงาน" และใช้เวลาที่มีประสิทธิภาพของคุณให้คุ้มค่า
💫 ผลลัพธ์ที่แท้จริง: ทีมสามารถกู้คืนเวลาได้มากกว่า 5 ชั่วโมงทุกสัปดาห์โดยใช้ ClickUp—นั่นคือมากกว่า 250 ชั่วโมงต่อปีต่อคน—โดยการกำจัดกระบวนการจัดการความรู้ที่ล้าสมัย ลองจินตนาการดูว่าทีมของคุณจะสามารถสร้างอะไรได้บ้างหากมีเวลาเพิ่มอีกหนึ่งสัปดาห์ในแต่ละไตรมาส!
ขั้นตอนที่ 5: ดึงข้อมูลเชิงลึกจากงานที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ
หลังจากฟีเจอร์นี้ถูกเผยแพร่แล้ว งานใหม่จะปรากฏขึ้น เช่น ข้อเสนอแนะจากลูกค้า ข้อบกพร่อง และคำขอภายในระบบ AI สำหรับเอกสารของคุณควรสะท้อนสิ่งนี้โดยไม่ต้องเขียนใหม่ด้วยตนเอง
ใช้ฟิลด์ AI ในมุมมองรายการ ClickUpของคุณเพื่อสร้างสรุปโดยอัตโนมัติ บันทึกความคิดเห็น หรือขั้นตอนถัดไปสำหรับแต่ละงานที่เกี่ยวข้อง จากนั้นดึงผลลัพธ์เหล่านั้นไปยังส่วนใหม่ของเอกสารของคุณ เช่น 'ข้อมูลเชิงลึกหลังการเปิดตัว' หรือ 'ไฮไลท์ความคิดเห็นจากลูกค้า'
ตัวอย่างเช่น หากทีมสนับสนุนของคุณบันทึกงานข้อเสนอแนะห้างาน คุณสามารถตั้งค่า AI Field เพื่อสรุปแต่ละงานและวางสรุปเหล่านั้นลงในเอกสารโดยตรง
📖 อ่านเพิ่มเติม: แม่แบบและรูปแบบ SOP (มาตรฐานการปฏิบัติงาน) ฟรี
ขั้นตอนที่ 6: ทบทวนและปรับปรุงเอกสารโดยไม่ต้องเริ่มต้นใหม่
เอกสารที่ไม่ได้รับการแก้ไขจะล้าสมัยอย่างรวดเร็ว ดังนั้นควรสร้างรอบการตรวจสอบเป็นประจำเพื่อให้ทีมของคุณสามารถปรับปรุงเนื้อหาได้ตามการเปลี่ยนแปลง
ตั้งค่างานที่ทำซ้ำใน ClickUpเพื่อเตือนทีมของคุณให้ตรวจสอบเอกสารการปล่อยตัวทุกเดือน เมื่อถึงเวลา ให้ใช้ ClickUp Brain ภายในเอกสารเพื่อเขียนส่วนเก่าใหม่ สรุปหน้าที่ยาว หรือทำความสะอาดคำที่ไม่ทันสมัย
ตัวอย่างเช่น เมื่อทีมของคุณปล่อยแพตช์หรืออัปเดตเล็กน้อย ให้เน้นส่วนเก่าในเอกสารและแจ้งให้ Brain เขียนใหม่โดยใช้ข้อมูลงานใหม่ คุณจะได้รับเนื้อหาที่สะอาดและอัปเดตในเวลาเพียงไม่กี่วินาที
💡 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: ใช้กรอบแนวคิด 'พีระมิดเอกสาร' จัดโครงสร้างความรู้ของคุณเป็นชั้นๆ:
- ชั้นที่ 1: คำตอบสั้น ๆ (คำถามที่พบบ่อย, ประโยคสั้น ๆ)
- ชั้นที่ 2: วิธีการปฏิบัติและมาตรฐานการปฏิบัติงาน (SOP)
- ชั้นที่ 3: บริบทเชิงลึก (เอกสารไวท์เปเปอร์, เหตุผล)
ปัญญาประดิษฐ์สามารถนำทางข้อมูลทั้งหมดได้ดีขึ้นเมื่อข้อมูลถูกจัดโครงสร้างอย่างชัดเจนและมีรูปแบบที่สม่ำเสมอ
ซอฟต์แวร์ AI ชั้นนำสำหรับการทำงานอัตโนมัติของเอกสาร
เครื่องมือหลายชนิดสามารถช่วยคุณทำให้กระบวนการจัดทำเอกสารเป็นระบบอัตโนมัติได้. บางเครื่องมือเน้นการสร้างเนื้อหา ในขณะที่เครื่องมืออื่น ๆ เชื่อมเอกสารกับงานโครงการ.
สำหรับทีมที่ต้องการสร้างเอกสารที่มีโครงสร้างและสามารถขยายได้ นี่คือตัวเลือกไม่กี่อย่าง 📋
1. แกรมม่าลี
Grammarly ช่วยขัดเกลาการเขียนของคุณขณะทำงาน โดยแนะนำการปรับปรุงด้านน้ำเสียง ไวยากรณ์ และความชัดเจน เพื่อให้เอกสารที่ซับซ้อนยังคงสะอาดและอ่านเข้าใจง่าย ไม่ว่าคุณจะกำลังร่างข้อมูลจำเพาะของผลิตภัณฑ์ ข้อเสนอ หรืออีเมล Grammarly ช่วยให้ข้อความของคุณฟังดูเป็นมืออาชีพและสอดคล้องกันในทุกเครื่องมือ เช่น Google Docs, Slack และ Gmail
คุณสมบัติที่ดีที่สุดของ Grammarly
- ตรวจจับปัญหาไวยากรณ์ การสะกดคำ และเครื่องหมายวรรคตอนแบบเรียลไทม์
- ปรับโทนให้เหมาะกับบริบท—เป็นทางการ เป็นกันเอง หรือมั่นใจ
- แนะนำการเขียนประโยคใหม่เพื่อความชัดเจนและกระชับ
- ทำงานได้บนเบราว์เซอร์ อีเมล และแอปสำหรับการทำงานร่วมกัน
ข้อจำกัดของ Grammarly
- อาจแก้ไขการเขียนเชิงสร้างสรรค์หรือการสนทนาให้มากเกินไปเป็นครั้งคราว
- ต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเพื่อใช้งานฟังก์ชันทั้งหมด
ราคาของ Grammarlyฟรีพรีเมียม: $30/เดือนธุรกิจ: ราคาตามตกลง
คะแนนและรีวิวของ Grammarly G2: 4.7/5 (11,000+ รีวิว) Capterra: 4.7/5 (7,000+ รีวิว)
2. Zapier
Zapier เชื่อมต่อแอปของคุณเพื่อทำงานอัตโนมัติข้ามเครื่องมือต่าง ๆ คุณสามารถตั้งค่าให้แจ้งเตือนเพื่อนร่วมทีมเมื่อมีการอัปเดตเนื้อหา ย้ายข้อมูลจากแบบฟอร์มไปยังเอกสาร เรียกใช้การดำเนินการติดตามผล และแม้กระทั่งเข้าถึงประวัติเวอร์ชันของเอกสาร
คุณสมบัติที่ดีที่สุดของ Zapier
- ผสานการทำงานกับแอปมากกว่า 6,000 รายการ รวมถึง ClickUp, Slack และ Google Sheets
- เวิร์กโฟลว์หลายขั้นตอน ("Zaps") สำหรับการทำงานอัตโนมัติที่ซับซ้อน
- ตรรกะเงื่อนไขสำหรับการกำหนดเส้นทางขั้นสูง
- การตั้งค่าแบบไม่ต้องเขียนโค้ดด้วยเทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้า
ข้อจำกัดของ Zapier
- ระบบอัตโนมัติที่ซับซ้อนอาจมีค่าใช้จ่ายสูงเมื่อนำไปใช้ในวงกว้าง
- ความล่าช้าในการซิงค์เป็นครั้งคราวสำหรับชุดข้อมูลขนาดใหญ่
ราคาของ ZapierฟรีStarter: $29. 99/เดือนProfessional: $73. 50/เดือนTeam: $103. 50/เดือนCompany: ราคาตามการตกลง
คะแนนและรีวิวของ Zapier G2: 4.5/5 (1,800+ รีวิว) Capterra: 4.7/5 (2,600+ รีวิว)
3. สปีชชี่
Speechify ช่วยให้คุณฟังเนื้อหาที่เขียนหรือแปลงเสียงพูดของคุณเองเป็นข้อความที่แก้ไขได้ เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการจดบันทึก การระดมความคิด หรือการร่างแนวคิดขณะเดินทาง ด้วยตัวเลือกเสียงที่ขับเคลื่อนด้วย AI คุณสามารถอ่านหรือพิมพ์เอกสารได้อย่างเป็นธรรมชาติทั้งบนเว็บและมือถือ
คุณสมบัติที่ดีที่สุดของ Speechify
- แปลงข้อความเป็นเสียงพูดด้วยเสียง AI ที่ฟังดูเป็นธรรมชาติ
- ถอดเสียงบันทึกเสียงพูดเป็นข้อความที่สามารถแก้ไขได้
- ทำงานได้บนเบราว์เซอร์ โทรศัพท์ และไฟล์ PDF
- ปรับความเร็วการเล่นและสไตล์เสียงได้
ข้อจำกัดของ Speechify
- เสียงขั้นสูงและความแม่นยำในการถอดเสียงต้องใช้แผนแบบชำระเงิน
- ฟังก์ชันการทำงานแบบออฟไลน์จำกัดบนอุปกรณ์บางรุ่น
ราคาของ Speechifyฟรีพรีเมียม: $11.58/เดือน (เรียกเก็บเงินรายปี)การเข้าถึงหนังสือเสียง: ราคาตามตกลง
คะแนนและรีวิว Speechify G2: 4.6/5 (รีวิวมากกว่า 150 รายการ) Capterra: 4.7/5 (รีวิวมากกว่า 80 รายการ)
4. ClickUp
ClickUp นำกระบวนการจัดการเอกสารของคุณมาไว้ในพื้นที่เดียวกับงานจริงของคุณ เชื่อมโยงเนื้อหาเข้ากับงาน กำหนดเวลา และทีม เพื่อให้เอกสารของคุณมีความเกี่ยวข้องและสามารถนำไปปฏิบัติได้จริง
นี่คือคุณสมบัติของซอฟต์แวร์อัตโนมัติเอกสารเพิ่มเติมที่มีให้ใช้ใน ClickUp:
- มองเห็นกระบวนการของคุณ: วางแผนการไหลของเอกสาร เชื่อมโยงความคิดกับงาน และเปลี่ยนการระดมความคิดให้เป็นเอกสารที่มีโครงสร้างด้วยClickUp Whiteboards
- ติดตามความคืบหน้า: ตั้งค่าการ์ดแบบกำหนดเองแบบเรียลไทม์ในแดชบอร์ด ClickUpเพื่อติดตามการอัปเดตเอกสาร การตรวจสอบที่ล่าช้า และปริมาณงานของทีม
- กำหนดตารางงานได้อย่างง่ายดาย: มอบหมายกำหนดเวลาสำหรับการเขียน, ทบทวน, และเผยแพร่เอกสารโดยไม่ต้องออกจากกระบวนการทำงานของคุณด้วยClickUp Assign Comments
- แบ่งงานโดยใช้รายการตรวจสอบงาน: มอบหมายส่วนต่างๆ ของเอกสารให้กับเพื่อนร่วมทีมคนละส่วน และติดตามความคืบหน้าผ่านงานย่อยใน ClickUp
- รักษาการสนทนาให้ตรงประเด็น: แชร์ข้อมูลอัปเดตแบบเรียลไทม์และแก้ไขปัญหาที่ขัดขวางการทำงานโดยไม่ต้องสลับบริบท ด้วยClickUp Chatสำหรับการทำงานร่วมกันในทีม
- ค้นหาเนื้อหาได้ทันที: ค้นหาข้ามงาน เอกสาร และความคิดเห็น เพื่อปรับปรุงการดึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็วด้วยClickUp Connected Search
ข้อจำกัดของ ClickUp
- ผู้ใช้ครั้งแรกต้องเผชิญกับการเรียนรู้ที่ชันเนื่องจากคุณสมบัติที่ครอบคลุม
ราคาของ ClickUp
คะแนนและรีวิวของ ClickUp G2: 4.7/5 (รีวิวมากกว่า 10,000 รายการ) Capterra: 4.6/5 (รีวิวมากกว่า 4,000 รายการ)
ClickUp มีสิ่งต่าง ๆ มากมายให้คุณได้ในที่เดียว เช่น การจัดการโครงการ, การคิดค้นตัวเลือก, การจัดการงาน, การวางแผนโครงการ, การจัดการเอกสาร, เป็นต้น มันทำให้ชีวิตง่ายขึ้นอย่างเห็นได้ชัด เพราะมันใช้งานง่าย, หน้าจอผู้ใช้ถูกออกแบบมาอย่างดี, และการร่วมมือกับทีมในองค์กรและทีมอื่น ๆ ก็ง่ายขึ้น เราสามารถจัดการงานได้ดีขึ้น, ติดตามและรายงานงานได้ง่าย, และจากการติดตามความคืบหน้าในแต่ละวัน, การวางแผนอนาคตก็ง่ายขึ้น
ClickUp มีสิ่งต่าง ๆ มากมายให้คุณได้ในที่เดียว เช่น การจัดการโครงการ, การคิดค้นตัวเลือก, การจัดการงาน, การวางแผนโครงการ, การจัดการเอกสาร, เป็นต้น มันทำให้ชีวิตง่ายขึ้นอย่างเห็นได้ชัด เพราะมันใช้งานง่าย, หน้าจอผู้ใช้ถูกออกแบบมาอย่างดี, และการร่วมมือกันภายในทีมและกับทีมอื่น ๆ ก็ง่ายขึ้น เราสามารถจัดการงานได้ดีขึ้น, ติดตามและรายงานงานได้อย่างง่ายดาย, และจากการติดตามความคืบหน้าในแต่ละวัน, การวางแผนอนาคตก็ง่ายขึ้น
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดทำเอกสารอัตโนมัติ
นี่คือเทคนิคบางประการในการทำให้เอกสารเป็นอัตโนมัติ 👀
- เปลี่ยนความรู้ที่ฝังอยู่ในตัวบุคคลให้กลายเป็นทรัพยากรที่สามารถค้นหาได้: บันทึกความเชี่ยวชาญที่ไม่ได้ถ่ายทอดเป็นลายลักษณ์อักษรโดยอัตโนมัติ ผ่านการบันทึกเหตุผลในการตัดสินใจ วิธีการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า และบทเรียนที่ได้รับจากการสรุปบทเรียนหลังโครงการ
- สร้าง กระบวนการจัดการเอกสารเชิงคาดการณ์: ใช้ AI เพื่อระบุกระบวนการที่มีแนวโน้มว่าจะต้องอัปเดตมากที่สุดตามรูปแบบตามฤดูกาล การเปลี่ยนแปลงของทีม หรือระยะการเติบโตของธุรกิจ จากนั้นแจ้งเตือนล่วงหน้าเพื่อการตรวจสอบ
- จัดเตรียมเอกสารการฝึกอบรมแบบไดนามิก: สร้างเอกสารที่สามารถปรับเปลี่ยนให้เหมาะกับรูปแบบการเรียนรู้และระดับประสบการณ์ที่แตกต่างกัน โดยปรับความซับซ้อนและตัวอย่างให้เหมาะสมกับบทบาทและพื้นหลังของผู้อ่านโดยอัตโนมัติ
- ดำเนินการจัดทำเอกสารข้อมูลเชิงลึกของลูกค้าแบบอัตโนมัติ: เปลี่ยนข้อเสนอแนะของลูกค้า, ตั๋วสนับสนุน, และการสนทนาด้านการขายให้กลายเป็นข้อมูลเชิงธุรกิจที่สามารถนำไปใช้ได้
💡 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: โปรดทำเครื่องหมายหรือปกปิดข้อมูลที่ละเอียดอ่อนก่อนเผยแพร่เอกสารสาธารณะหรือเอกสารที่แชร์ด้วยระบบตรวจสอบเนื้อหาด้วย AI เพื่อปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย (เช่น ข้อมูลส่วนบุคคลที่สามารถระบุตัวตนได้, ข้อมูลรับรองความปลอดภัย) สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับฐานความรู้ที่ลูกค้าสามารถเข้าถึงได้
ให้เอกสารของคุณทำงานอัตโนมัติด้วย ClickUp
การบันทึกข้อมูลด้วยมือทำให้ทีมทำงานช้าลง เกิดข้อผิดพลาด และดึงความสนใจออกจากงานที่มีผลกระทบสูง เมื่อทุกกระบวนการ การตัดสินใจ และการอัปเดตไหลผ่านระบบศูนย์กลาง การทำงานร่วมกันจะดีขึ้นและการดำเนินการจะรวดเร็วขึ้น
ClickUp ผสานเอกสารที่มีโครงสร้าง, ความช่วยเหลือจาก AI แบบทันที, และการทำงานอัตโนมัติที่ทรงพลังไว้ในอินเทอร์เฟซเดียวที่ใช้งานง่าย ทีมสามารถสร้างเอกสารที่มีชีวิตชีวา, สามารถค้นหาได้, สามารถนำไปใช้ได้, และได้รับการอัปเดตอย่างต่อเนื่อง ซึ่งสามารถพัฒนาไปพร้อมกับการทำงานของพวกเขา
แล้วคุณรออะไรอยู่?สมัครใช้ ClickUpฟรีวันนี้เลย! ✅