วิธีปรับปรุงการบริการลูกค้าภายในในบริษัทของคุณ

พบกับดีน่าจากฝ่ายการตลาด เธอรีบวิ่งไปที่ฝ่ายไอทีด้วยปัญหาการนำเสนอที่เร่งด่วน แต่กลับถูกบอกว่า "คุณลองปิดแล้วเปิดใหม่หรือยัง?"

ในขณะเดียวกัน ทีมไอทีเดียวกันยังคงยุ่งอยู่กับลูกค้าภายนอก โดยให้บริการสนับสนุนทางเทคนิคตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน และบริการระดับพรีเมียม

ดังนั้นเมื่อดีน่าต้องอยู่ดึกเพื่อแก้ไขปัญหาทางเทคนิคที่ไม่ใช่หน้าที่ของเธอ คุณก็เหมือนกำลังเผาผลาญประสิทธิภาพการทำงานของเธอ (และบริษัทของคุณ) ไปพร้อมๆ กัน

เรื่องภายในองค์กรมีความสำคัญไม่แพ้เรื่องภายนอก เพราะทีมงานที่มีความสุขจะทำงานได้ดีขึ้น ซึ่งนำไปสู่ประสิทธิภาพทางธุรกิจที่ดีขึ้น และสร้างประสบการณ์ที่ดีขึ้นให้กับลูกค้า

หากคุณต้องการปรับปรุงการบริการลูกค้าภายในของคุณ ขอแสดงความยินดี! คุณกำลังเดินมาถูกทางแล้ว มาแก้ไขปัญหานี้กันเถอะ!

บริการลูกค้าภายในคืออะไร?

การบริการลูกค้าภายในคือการสนับสนุนและบริการที่จัดหาโดยพนักงานหรือแผนกหนึ่งไปยังพนักงานหรือแผนกอื่นภายในองค์กรเดียวกัน

พูดให้เข้าใจง่ายขึ้น คือ ระดับที่ทีมของคุณช่วยเหลือซึ่งกันและกันในการทำงาน เมื่อฝ่ายทรัพยากรบุคคลดูแลการปฐมนิเทศ ฝ่ายไอทีติดตั้งอุปกรณ์ และฝ่ายการเงินอนุมัติการเบิกจ่าย ทั้งหมดนี้ล้วนให้บริการแก่ลูกค้าภายในองค์กร (ซึ่งก็คือพนักงานนั่นเอง)

การโต้ตอบภายในเหล่านี้อาจไม่ได้สร้างรายได้โดยตรง แต่มีผลกระทบอย่างมากต่อประสิทธิภาพของทีม ผลผลิตโดยรวม ความพึงพอใจในงาน และแม้กระทั่งการบริการลูกค้าภายนอก

ลองคิดดูสิ หากเจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุนไม่ได้รับความช่วยเหลือจากฝ่ายไอทีหรือฝ่ายปฏิบัติการอย่างทันท่วงที พวกเขาจะสามารถช่วยเหลือลูกค้าที่จ่ายเงินได้อย่างรวดเร็วหรือไม่? ไม่สามารถ

นี่คือจุดที่ระบบแบบรวมศูนย์ เช่น ซอฟต์แวร์ฐานความรู้ กลายเป็นสิ่งจำเป็น

การบริการลูกค้าภายในที่มีประสิทธิภาพสามารถช่วยให้คุณบรรลุการมีส่วนร่วมที่ดีขึ้นภายในทีมของคุณ ไม่เพียงแต่ทำให้พนักงานมีความสุขมากขึ้นเท่านั้น แต่ยังเปลี่ยนแปลงผลกำไรของคุณอีกด้วย

การสนับสนุนภายในที่ดีขึ้นนำไปสู่การตัดสินใจที่รวดเร็วขึ้น การขัดขวางที่น้อยลง และประสิทธิภาพของทีมที่ดีขึ้นในหมู่ทีมที่มีประสิทธิภาพสูง

⭐ แม่แบบแนะนำ

ต้องการปรับปรุงประสิทธิภาพการแก้ไขปัญหาภายในองค์กรโดยไม่ให้เกิดความล่าช้าโดยไม่จำเป็นหรือไม่?เทมเพลต ClickUp Help Deskช่วยให้คุณบันทึก ติดตาม และจัดลำดับความสำคัญของคำขอบริการลูกค้าภายในทุกเรื่องได้ในที่เดียว

รับเทมเพลตฟรี

ไม่ว่าจะเป็นตั๋วไอที คำถามเกี่ยวกับเงินเดือน หรือการขอเข้าถึงซอฟต์แวร์ นี่เป็นวิธีที่ง่ายในการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ตอบสนอง เชื่อถือได้ และเป็นบวกมากขึ้นสำหรับทุกคน

ทำไมการบริการลูกค้าภายในจึงมีความสำคัญ

หากเพื่อนร่วมงานของคุณไม่สามารถพึ่งพาซึ่งกันและกันได้ พวกเขามีแนวโน้มที่จะลาออกมากขึ้น

ลองทำความเข้าใจแบบนี้ การล่าช้าของไอทีส่งผลต่อการรับพนักงานใหม่ของฝ่ายทรัพยากรบุคคล ซึ่งทำให้พนักงานใหม่รู้สึกหงุดหงิด ฝ่ายการเงินล่าช้าในการคืนเงิน และฝ่ายการตลาดไม่สามารถปิดดีลกับผู้ขายได้ ผลลัพธ์คืออะไร? งานของทุกคนช้าลง

ต้องการทราบว่าการบริการลูกค้าภายในที่ดีขึ้นช่วยได้อย่างไร? นี่คือวิธี:

✅ เพิ่มความพึงพอใจของพนักงานโดยทำให้ผู้คนรู้สึกได้รับการสนับสนุนและมีคุณค่า

✅ ช่วยให้ทีมทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยลดความล่าช้าและการสื่อสารที่ผิดพลาด

✅ ช่วยให้การบริการลูกค้าเป็นไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้นด้วยการสนับสนุนภายในที่รวดเร็วขึ้น

✅ เพิ่มการรักษาพนักงานโดยหัวหน้าทีม ลดความหงุดหงิดและความเหนื่อยล้า

✅ เพิ่มความรับผิดชอบโดยการติดตามและจัดการคำขอความช่วยเหลืออย่างชัดเจน

✅ ช่วยให้การปรับตัวของพนักงานใหม่เร็วขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยการสนับสนุนตั้งแต่เริ่มต้น

เมื่อการบริการลูกค้าภายในแข็งแกร่ง ทีมสามารถสื่อสารได้ดีขึ้น ดำเนินการได้รวดเร็วขึ้น และช่วยส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กรที่ดีซึ่งทำให้ผู้คนรู้สึกได้รับการสนับสนุนแทนที่จะรู้สึกติดขัด

ตัวอย่างของการให้บริการลูกค้าภายในที่ปฏิบัติจริง

ตอนนี้ที่คุณทราบแล้วว่าทำไมคุณต้องทำให้ลูกค้าภายในและภายนอกของคุณมีความสุข มาดูตัวอย่างในชีวิตประจำวันกันสักสองสามตัวอย่าง

1. ตัวอย่าง: ทีมทรัพยากรบุคคล

📌 ฝ่ายทรัพยากรบุคคลกำลังจะต้อนรับพนักงานชุดใหม่ในสัปดาห์หน้า พวกเขาได้ส่งคำขอการตั้งค่าไปยังฝ่ายไอทีล่วงหน้าหลายวันแล้ว ภายในวันแรก แล็ปท็อปทุกเครื่องได้รับการตั้งค่าเรียบร้อยแล้ว บัญชีผู้ใช้ถูกสร้างขึ้น และชุดต้อนรับพร้อมอยู่ที่โต๊ะทำงานของแต่ละคน พนักงานใหม่รู้สึกมีคุณค่า และฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถมุ่งเน้นไปที่การสร้างประสบการณ์วันแรกที่มีความหมาย

✔️ การทำงานร่วมกันอย่างทันท่วงทีช่วยขจัดปัญหาทรัพยากรบุคคลที่ไม่พึงประสงค์จำนวนมาก และสร้างมาตรฐานที่สูงสำหรับทุกสิ่งที่ตามมา

2. ตัวอย่าง: ทีมขาย

📌 ฝ่ายขายกำลังจะปิดดีลสำคัญ แต่ต้องการแก้ไขสัญญาเล็กน้อย ฝ่ายกฎหมายรีบเข้ามาตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงภายในไม่กี่ชั่วโมง และส่งเวอร์ชันที่ลงนามแล้วในวันเดียวกัน ลูกค้าประทับใจกับความรวดเร็ว และดีลปิดก่อนกำหนด

✔️ บริการภายในที่รวดเร็วนี้ช่วยเพิ่มรายได้และความไว้วางใจโดยตรง

3. ตัวอย่าง: ทีมสนับสนุน

📌 ทีมสนับสนุนติดขัดกับปัญหาทางเทคนิค แทนที่จะปล่อยให้ค้างอยู่ พวกเขาจึงส่งต่อผ่านกระบวนการยกระดับภายในที่เรียบง่าย ทีมวิศวกรรมรับไปแก้ไขข้อบกพร่องและแบ่งปันวิธีแก้ไขชั่วคราวที่ทีมสนับสนุนสามารถใช้ในอนาคตได้ ลูกค้าได้รับการแก้ไขอย่างรวดเร็ว และทีมภายในรู้สึกสอดคล้องกัน

✔️ นี่แสดงให้เห็นว่าการบริการลูกค้าภายในส่งผลโดยตรงต่อการปรับปรุงการบริการภายนอก

4. ตัวอย่าง: ทีมการตลาด

📌 ฝ่ายการตลาดต้องการการอนุมัติงบประมาณในนาทีสุดท้ายเพื่อเข้าร่วมแคมเปญที่กำลังเป็นที่นิยม พวกเขาส่งข้อความไปยังฝ่ายการเงิน และด้วยระบบที่มีประสิทธิภาพ คำขอได้รับการติดธง ตรวจสอบ และอนุมัติภายในสิ้นวัน แคมเปญถูกเปิดตัวและทำผลงานได้ดีกว่าที่คาดไว้

✔️ การตอบสนองอย่างรวดเร็วระหว่างแผนกต่าง ๆ เปลี่ยนแนวคิดให้กลายเป็นผลลัพธ์ที่จับต้องได้เร็วขึ้นและหลีกเลี่ยงการละเลยงาน

นี่เป็นเพียงไม่กี่ช่วงเวลาที่ทีมสามารถมองหาโอกาสในการแสดงศักยภาพการบริการลูกค้าภายในที่ยอดเยี่ยม

ความวุ่นวายในที่ทำงานส่วนใหญ่ที่เราต้องเผชิญนั้น ไม่ได้เกิดจากการที่ผู้คนไม่ทำงานของตัวเอง แต่เกิดจากการที่ใครบางคน ที่ไหนสักแห่ง ไม่ได้รับการสนับสนุนที่จำเป็นจากทีมอื่น

ยิ่งคุณทำให้ประสบการณ์ของพวกเขาราบรื่นมากเท่าไร ธุรกิจของคุณทั้งหมดก็จะแข็งแกร่งขึ้นเท่านั้น

ความท้าทายทั่วไปในการบริการลูกค้าภายใน

เมื่อได้หารือถึงทุกสิ่งทุกอย่างแล้ว การสร้างบริการลูกค้าภายในที่มีประสิทธิภาพไม่ใช่เรื่องง่ายอย่างที่คิด

มันมาพร้อมกับชุดของความท้าทายในการบริการลูกค้าของตัวเอง นี่คือบางสิ่งที่คุณอาจต้องการพิจารณา

❌ เวลาตอบสนองช้า: การรอคอยเป็นวันเพื่อให้แผนกต่างๆ ดำเนินการตามคำขอสร้างความหงุดหงิดให้กับพนักงานและขัดขวางการทำงาน

❌ เครื่องมือมากเกินไป: ทีมต่างๆ ที่ใช้แอปแยกกันทำให้ยากต่อการติดตาม จัดการ หรืออัปเดตคำขอสนับสนุน

❌ การสื่อสารที่ผิดพลาด: การสื่อสารที่ไม่ดีหรือไม่สอดคล้องกันระหว่างแผนกต่างๆ นำไปสู่การทำงานซ้ำซ้อน การพลาดกำหนดเวลา และความสับสน

❌ กระบวนการไม่ชัดเจน: หากไม่มีขั้นตอนมาตรฐานในการแก้ไขปัญหา คำขออาจถูกมองข้าม และความรับผิดชอบจะลดลง

❌ ขาดความรับผิดชอบ: เมื่อไม่ชัดเจนว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบคำขอ ปัญหาจะคงค้างอยู่ และพนักงานรู้สึกไม่ได้รับการสนับสนุน

❌ ข้อมูลที่เข้าถึงไม่ได้: ความยากลำบากในการค้นหาเอกสารสำคัญ นโยบาย หรือคำตอบ ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลงและเพิ่มความหงุดหงิด

ข่าวดีก็คือว่าความท้าทายเหล่านี้สามารถแก้ไขได้อย่างสมบูรณ์หากคุณระบุพื้นที่ที่ต้องการการปรับปรุงด้วยระบบ, เครื่องมือ, และทัศนคติที่เหมาะสม. เมื่อคุณแก้ไขปัญหาเหล่านี้แล้ว องค์กรของคุณทั้งหมดจะเริ่มทำงานได้ราบรื่นและมีความสุขมากขึ้น.

แต่คุณจะจัดการกับพวกเขาอย่างไร? มาหาคำตอบกันเถอะ!

วิธีปรับปรุงการบริการลูกค้าภายใน

สุดท้ายนี้ มาพูดคุยกันถึงทุกสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อปรับปรุงการบริการลูกค้าภายในทีมของคุณ

การปรับปรุงการบริการลูกค้าภายในองค์กรนั้นไม่ใช่แค่การมีน้ำใจกับเพื่อนร่วมงานเท่านั้น แต่ยังเกี่ยวกับการสร้างระบบที่ชัดเจนและมีโครงสร้าง ซึ่งช่วยให้การช่วยเหลือกันง่ายขึ้น รวดเร็วขึ้น และเชื่อถือได้มากขึ้น

นี่คือวิธีที่คุณสามารถสร้างประสบการณ์การสนับสนุนภายในที่สอดคล้องกับเทคโนโลยีของคุณ และที่ทีมของคุณได้รับประโยชน์จริงๆ

สปอยล์: ClickUp, แอปทุกอย่างสำหรับการทำงาน, ทำให้กระบวนการทั้งหมดง่ายขึ้นมาก! มันรวมการจัดการโครงการ, การจัดการความรู้, และการแชท—ทั้งหมดขับเคลื่อนด้วย AI ที่ช่วยให้คุณทำงานได้เร็วขึ้นและฉลาดขึ้น.

เริ่มต้นด้วยการระบุสิ่งที่เสียหาย

ก่อนที่คุณจะแก้ไขอะไร คุณจำเป็นต้องรู้ว่าอะไรที่ไม่ได้ผล ทีมติดขัดตรงไหน? คำขอประเภทใดที่ถูกเลื่อนหรือถูกเพิกเฉยอยู่เสมอ? ขอความคิดเห็นโดยตรงผ่านแบบสอบถามบริการลูกค้า การพูดคุยแบบตัวต่อตัว หรือการประชุมทีมแบบไม่เป็นทางการ

เพื่อให้ทุกอย่างเป็นระเบียบ คุณสามารถใช้ClickUp Formsเพื่อรวบรวมข้อเสนอแนะในรูปแบบที่สม่ำเสมอ ซึ่งช่วยให้ติดตามปัญหาทั่วไปและอุปสรรคที่เกิดขึ้นซ้ำได้ง่ายขึ้น ดังนั้นการแก้ไขของคุณจึงมีข้อมูลสนับสนุน ไม่ใช่การคาดเดา

ต้องการเติมเต็มช่องว่างข้อมูลภายในกระบวนการหรือไม่? ใช้ClickUp Brain ผู้ช่วย AI ที่จะคอยติดตามทุกสิ่งอย่างเงียบๆ และพร้อมตอบคำถามของคุณได้เสมอ แม้แต่เมื่อคุณซึ่งเป็นผู้จัดการเองก็ติดขัด

มันสแกนพื้นที่ทำงานของคุณและให้คำตอบที่รวดเร็วและแม่นยำแก่คุณและพนักงานของคุณโดยอิงจากเส้นทางการสนทนา งาน และแม้แต่เอกสาร คุณยังสามารถใช้เพื่อสรุปเส้นทางการสนทนาและเอกสาร หรือขอให้เขียน SOP ได้อีกด้วย

นั่นไม่ใช่การตัดสินใจที่ฉลาดหรือ?

กำหนดความคาดหวังที่ชัดเจน (และบันทึกไว้เป็นลายลักษณ์อักษร)

เมื่อคุณได้ระบุปัญหาแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะกำหนดกฎเกณฑ์บางอย่าง กำหนดว่าการบริการภายในที่ยอดเยี่ยมหมายถึงอะไรสำหรับคุณ กำหนดมาตรฐานที่ชัดเจนสำหรับเวลาการตอบสนอง เส้นทางการส่งต่อ และระเบียบการสื่อสารระหว่างแผนกต่างๆ

และอย่าหยุดแค่การพูดคุยเกี่ยวกับมัน; จงบันทึกมันไว้ด้วย คุณเบื่อกับการมีไฟล์ Word มากมายและหลายเวอร์ชันหรือไม่?ClickUp Docsช่วยให้คุณสร้างคู่มือมาตรฐาน (SOPs)รายการตรวจสอบการบริการลูกค้า และอื่นๆ ที่เข้าถึงได้ง่าย ซึ่งอยู่ในที่ที่ทีมของคุณทำงานอยู่

นอกจากนี้ คุณยังสามารถแก้ไขงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ จัดการประวัติเวอร์ชันและควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงได้อย่างง่ายดาย ทำให้คุณมีอำนาจควบคุมข้อมูลเอกสารทั้งหมดได้อย่างสมบูรณ์

ชี้แจงความรับผิดชอบ

ความล่าช้าหลายครั้งเกิดขึ้นเพียงเพราะไม่มีใครรู้ว่าใครควรรับผิดชอบอะไร. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกทีมมีขอบเขตความรับผิดชอบที่ชัดเจนเกี่ยวกับคำขอภายใน.

เมื่อทุกคนเข้าใจบทบาทของตนในการสนับสนุนผู้อื่น ความรับผิดชอบจะกลายเป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมแทนที่จะเป็นสิ่งที่คิดถึงในภายหลัง

สร้างกระบวนการทำงานภายในที่เป็นหนึ่งเดียว

การสลับไปมาระหว่างเครื่องมือ อีเมล สเปรดชีต และช่อง Slack อยู่ตลอดใช่ไหม? นั่นคือสูตรสำเร็จของการทำงานเป็นทีมที่แย่ แทนที่จะทำเช่นนั้น ควรเลือกใช้เครื่องมือเฉพาะทางที่ช่วยให้คุณให้บริการลูกค้าได้อย่างยอดเยี่ยม วิธีนี้จะช่วยหลีกเลี่ยงโอกาสที่ข้อมูลจะตกหล่น

คุณต้องการค้นหาเครื่องมือที่ช่วยให้คุณรวบรวม จัดการ และแก้ไขคำขอทั้งหมดได้อย่างมีประสิทธิภาพและร่วมมือกัน คิดถึง: พื้นที่ทำงานแบบครบวงจรที่คำขอภายในทั้งหมด การอัปเดต เอกสาร และการสื่อสารอยู่ร่วมกันในที่เดียว

ภายในแพลตฟอร์ม คุณสามารถสร้างงาน ClickUp, มอบหมายงาน และติดตามความคืบหน้าได้ทั้งหมดในที่เดียว ไม่มีข้อมูลแยกส่วน ไม่มีการพลาดการอัปเดต และไม่เสียเวลาเปล่า ความช่วยเหลือที่ขับเคลื่อนด้วย AI ช่วยให้คุณสามารถดำเนินธุรกิจของคุณได้ด้วยการแทรกแซงน้อยที่สุด

รวมศูนย์คำขอและเอกสาร

ทำให้ทีมของคุณค้นหาคำตอบหรือส่งคำขอความช่วยเหลือได้ง่ายมากๆ ตัวอย่างเช่น พนักงานใหม่อาจต้องการเข้าถึง SOP พวกเขาไม่ควรต้องถามสามคนว่าจะไปที่ไหน

สร้างพื้นที่กลางเพื่อจัดการเอกสารการแก้ไขปัญหาทั้งหมดไว้ในที่เดียว. อาจเป็น OneDrive, Google Drive, หรืออะไรก็ตามที่ทีมของคุณสะดวก.

แต่ClickUp สำหรับทีมทรัพยากรบุคคลทำให้สะดวกยิ่งขึ้น เพียงเข้าถึงClickUp Knowledge Management ซึ่งเป็นส่วนที่อุทิศให้กับการจัดการเอกสารโดยเฉพาะ

มันช่วยให้ทีมของคุณเข้าถึง SPOs, FAQs, Wikis และอื่น ๆ ได้ทันทีที่ต้องการ ในพื้นที่ทำงานของพวกเขา! ซึ่งช่วยลดความจำเป็นในการเข้าสู่ระบบหลายครั้ง เปลี่ยนแท็บ หรือค้นหาลิงก์ต่าง ๆ ทำให้ฝ่ายบริการลูกค้าของคุณมีเวลาว่างมากขึ้น และเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการความรู้ของฝ่ายทรัพยากรบุคคล

ให้ทีมภายในของคุณมีข้อมูลเชิงลึกที่ดีขึ้น

ระบบสนับสนุนภายในที่ยอดเยี่ยมไม่สามารถทำงานได้หากบุคลากรที่อยู่เบื้องหลังถูกใช้งานมากเกินไป ดังนั้นการติดตามข้อมูลสำคัญจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง ตรวจสอบกระบวนการด้านทรัพยากรบุคคลอย่างสม่ำเสมอ และติดตามจำนวนคำขอที่พวกเขาต้องจัดการ ควบคุมปริมาณงานของพวกเขาเพื่อป้องกันการหมดไฟ และจัดสรรงานใหม่เมื่อจำเป็น

แดชบอร์ดของ ClickUpให้ภาพรวมแบบเรียลไทม์ของปริมาณคำขอ เวลาตอบสนอง และปริมาณงานของแต่ละบุคคล ซึ่งช่วยให้คุณสามารถระบุจุดคอขวด ปรับสมดุลงาน และทำให้ศูนย์ช่วยเหลือภายในของคุณตอบสนองได้ตลอดเวลา โดยไม่ทำให้ทีมของคุณทำงานหนักเกินไป

ให้แน่ใจว่ามีบริการช่วยเหลือในเวลาจริง

การสนับสนุนภายในจำนวนมากมีความอ่อนไหวต่อเวลา หากระบบของใครล้มเหลว พวกเขาไม่มีเวลาสำหรับการตอบกลับแบบเป็นทางการ

นั่นคือจุดที่พื้นที่แชทเฉพาะทางสร้างความแตกต่างได้อย่างแท้จริง จนถึงวันนี้ คุณอาจเคยใช้เมล WhatsApp หรือ Slack สำหรับการแชทแบบเรียลไทม์ แต่เราทุกคนเคยมีบทสนทนาแบบนี้ไหม "โอ้ ฉันไม่ได้รับแจ้งเตือน"?

มันจะสะดวกกว่ามากหากคุณมีการสนทนาในที่ทำงานของคุณเอง นั่นคือสิ่งที่ClickUp Chatทำได้ มันเป็นสื่อกลางในการสนทนาสำหรับทีมทั้งหมดของคุณที่รวมอยู่ในพื้นที่ทำงาน เพียงสร้างช่องทางเฉพาะสำหรับการแก้ไขปัญหาที่ทีมข้ามสายงานสามารถเข้าถึงได้ สิ่งนี้จะช่วยแยกการสนทนาการทำงานปกติออกจากความต้องการแก้ไขปัญหาเร่งด่วนได้อย่างง่ายดาย

นอกจากนี้ คุณยังสามารถแจ้งผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักด้วยการแท็ก @ เพื่อติดตามและแก้ไขปัญหาได้ทันที ดังนั้นจะไม่มีอีเมลแบบ "โอ้ ฉันไม่รับผิดชอบเรื่องนี้ มีคนอื่นดูแล" อีกต่อไป ยิ่งไปกว่านั้น เปิดใช้งานAutopilot Answerบน ClickUp Chat เพื่อช่วยจัดการปัญหาได้รวดเร็วขึ้น

เสนอโปรแกรมการฝึกอบรม

ช่องว่างทางความรู้คือตัวการเงียบที่บั่นทอนประสิทธิภาพการทำงาน ให้การฝึกอบรมเป็นกิจกรรมประจำ โดยเฉพาะเมื่อมีการนำเครื่องมือ นโยบาย หรือระบบใหม่มาใช้

เก็บเอกสารการฝึกอบรมไว้ในเอกสารหรือฐานความรู้ของคุณ และใช้แชทสำหรับการถามตอบแบบเรียลไทม์ การลงทุนเล็กน้อยในการศึกษาเบื้องต้นสามารถลดการสอบถามการสนับสนุนในอนาคตได้

ติดตามความคิดเห็น

การปรับปรุงบริการภายในไม่ใช่ภารกิจที่ทำเพียงครั้งเดียวแล้วเสร็จ จำเป็นต้องมีการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้วิเคราะห์ความคิดเห็นของลูกค้าหลังจากทุกคำขอที่ได้รับการแก้ไขแล้ว ติดตามว่าพนักงานของคุณพอใจกับอัตราการแก้ไขปัญหาหรือไม่

คุณสมบัติเช่น ClickUp Dashboards ช่วยให้คุณมองเห็นภาพรวมของเวลาการแก้ไขเฉลี่ย, ปริมาณตั๋วตามทีม, และคะแนนความพึงพอใจ.

มาตรฐานกระบวนการด้วยเทมเพลต

หากคุณยังใหม่กับการสร้างระบบการบริการลูกค้าภายในที่มีประสิทธิภาพ การมีผู้ช่วยเพิ่มเติมก็ไม่เสียหายอะไร เราพร้อมช่วยคุณ!

ไม่ว่าทีมของคุณจะกำลังจัดการคำขอข้ามสายงานหรือบันทึกขั้นตอนวิธีการทำงานเทมเพลตบริการลูกค้าเหล่านี้จะช่วยให้คุณจัดระเบียบทุกอย่างไว้ในที่เดียว

การจัดการคำขอภายในจำนวนมากเกินไปพร้อมกันและสูญเสียการติดตาม?แม่แบบการจัดการบริการลูกค้าของ ClickUpเหมาะอย่างยิ่งสำหรับทีมบริการภายในที่จัดการคำขอจำนวนมากจากหลายแผนก

รับเทมเพลตฟรี

นี่คือวิธีที่จะช่วยคุณ:

ถัดไป หากทีมสนับสนุนของคุณมักพลาดการอัปเดตหรือประสบปัญหาในการติดตามงานติดตามผลเทมเพลตการสนับสนุนลูกค้าของ ClickUpจะช่วยจัดระเบียบวงจรชีวิตของตั๋วทั้งหมด

รับเทมเพลตฟรี

นี่คือวิธีที่คุณสามารถใช้เทมเพลตนี้ได้

ต้องการความช่วยเหลือในการสร้างฐานความรู้ภายในองค์กรของคุณหรือไม่?เทมเพลตฐานความรู้ของ ClickUpจะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้อย่างง่ายดาย เทมเพลตนี้ช่วยให้คุณรวบรวมนโยบาย, SOP, เอกสารการปฐมนิเทศ, และคำถามที่พบบ่อยไว้ในศูนย์กลางความรู้ที่จัดระเบียบและค้นหาได้ง่าย

สับสนเกี่ยวกับการทำแบบสำรวจในทีมของคุณหรือไม่? เลือกเทมเพลตแบบสำรวจความพึงพอใจของลูกค้าจากไลบรารีเทมเพลตของ ClickUp ไม่ว่าคุณจะติดขัดตรงไหน ก็มีเทมเพลตที่พร้อมช่วยคุณเสมอ

วาซีม นิโคลา ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการของ Carflow กล่าวว่า,

มันได้ช่วยและทำให้การจัดระเบียบการทำงานระหว่างแผนกต่างๆ ภายในฝ่ายปฏิบัติการง่ายขึ้น: ฝ่ายสนับสนุน / ฝ่ายบริหารโครงการ / ฝ่ายส่งมอบและฝ่ายความสำเร็จของลูกค้า นอกจากนี้ยังช่วยปรับปรุงความสามารถของเราในการสื่อสารและโปร่งใสต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในองค์กร เช่น ฝ่ายขาย และภายนอก เช่น ลูกค้าค้าปลีกและลูกค้าองค์กร

โดยการผสมผสานการสื่อสารที่ชัดเจน ระบบที่เป็นระเบียบ และเครื่องมือที่เหมาะสม คุณสามารถกลายเป็นผู้ให้บริการลูกค้าที่ดีที่สุดทั้งภายในและภายนอกองค์กรได้

และด้วยClickUp สำหรับทีมบริการลูกค้าที่เข้ามาเสริมทัพการอยู่ในจุดสูงสุดของประสิทธิภาพก็ไม่เคยง่ายขนาดนี้มาก่อน!

ตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลักสำหรับการบริการลูกค้าภายใน

คิดถึงการบริการลูกค้าภายในเหมือนกับการทำให้แน่ใจว่าเพื่อนร่วมงานของคุณได้รับการสนับสนุนที่พวกเขาต้องการเพื่อทำงานให้ดีที่สุด

เช่นเดียวกับที่คุณวัดประสิทธิภาพในการให้บริการลูกค้าภายนอก การรู้ว่าทีมภายในของคุณ (เช่น IT, HR หรือแม้กระทั่งฝ่ายอาคารสถานที่) กำลังช่วยเหลืออย่างแท้จริงนั้นสำคัญมาก นี่คือวิธีสำคัญบางประการในการตรวจสอบว่าพวกเขากำลังทำผลงานได้ดีหรือไม่:

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับทีมลูกค้าภายใน

การปฏิบัติที่สม่ำเสมอเพียงไม่กี่อย่างสามารถช่วยสร้างวัฒนธรรมการให้บริการภายในที่ตอบสนองและมีประสิทธิภาพได้อย่างมาก นี่คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้:

✅ ให้ความสำคัญกับคำขอภายในองค์กรด้วยความเร่งด่วนเช่นเดียวกับคำขอจากภายนอก

✅ ฝึกฟังอย่างตั้งใจเพื่อเข้าใจปัญหาภายในอย่างถ่องแท้ก่อนที่จะรีบหาทางแก้ไข

✅ ส่งเสริมแนวคิดที่ให้ความสำคัญกับการบริการเป็นอันดับแรกในทุกแผนก ไม่ใช่แค่ฝ่ายสนับสนุนหรือฝ่ายทรัพยากรบุคคลเท่านั้น

✅ สร้างความร่วมมือข้ามสายงานเพื่อลดการทำงานแบบแยกส่วนและปรับปรุงระยะเวลาการดำเนินงาน

✅ รับรู้และให้รางวัลแก่ความมีน้ำใจช่วยเหลือ

✅ ตรวจสอบและปรับปรุงกระบวนการให้บริการภายในอย่างต่อเนื่องตามคำแนะนำของทีมและข้อมูล

การเปลี่ยนแปลงเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้ช่วยสร้างการบริการลูกค้าที่ยอดเยี่ยม ซึ่งในที่สุดจะนำไปสู่การปรับปรุงที่สำคัญในด้านขวัญกำลังใจ ประสิทธิภาพ และความพึงพอใจของลูกค้า

ทำให้การบริการชั้นเลิศเป็นธรรมชาติที่สองของคุณด้วย ClickUp

สรุปได้ว่า เมื่อคุณดูแลความสัมพันธ์กับลูกค้าภายในของคุณ พวกเขาก็จะดูแลธุรกิจของคุณ

การบริการลูกค้าภายในองค์กรเป็นเบื้องหลังของการดำเนินงานที่ราบรื่น ทีมที่มีความสุข และอีเมลที่แสดงออกเชิงลบแบบแฝงน้อยลง ซึ่งเป็นความจริงสำหรับองค์กรส่วนใหญ่ เพราะพูดตามตรง เราทุกคนต่างก็ต้องการใครสักคนที่คอยสนับสนุนเราบ้างในบางครั้งใช่ไหม?

ในขณะที่ทีมของคุณคอยสนับสนุนกันและกัน ClickUp จะรวบรวมทุกอย่างไว้ในซอฟต์แวร์ที่ครอบคลุมทุกความต้องการ ด้วยแบบฟอร์ม แชท แดชบอร์ด และผู้ช่วยอัจฉริยะที่ขับเคลื่อนด้วย AI การเลือกClickUp สำหรับการสนับสนุนลูกค้าจึงเป็นเรื่องง่าย

ท้ายที่สุดแล้ว เมื่อทีมทำงานร่วมกันด้วยความเห็นอกเห็นใจและความเร่งด่วน ความสำเร็จย่อมเกิดขึ้นทั้งภายในและภายนอกอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ต้องการสัมผัสการเปลี่ยนแปลงวันนี้หรือไม่? สมัครบัญชี ClickUp ฟรีวันนี้!