ผู้เชี่ยวชาญหลายคนได้นั่งอยู่ตรงข้ามกับลูกค้าที่ดูเหมือนจะเชี่ยวชาญในการหลีกเลี่ยงการสนทนาเรื่องการชำระเงิน การเต้นรำที่อึดอัดนี้—ต้องการได้รับเงินในขณะที่รักษาความสัมพันธ์ให้คงอยู่—เป็นความท้าทายที่ทดสอบแม้แต่เจ้าของธุรกิจที่มีประสบการณ์มากที่สุด
ให้คิดว่าเป็นเหมือนการขอให้ใครบางคนคืนเงินกู้ในทางธุรกิจ การสนทนาต้องมีความสมดุลระหว่างความหนักแน่นและความเข้าใจอย่างเหมาะสม
ความจริงก็คือลูกค้าส่วนใหญ่ไม่ได้ตั้งใจที่จะชะลอการชำระเงิน บางครั้งพวกเขาอาจกำลังจัดการกับความท้าทายทางการเงินของตนเอง กำลังดำเนินการอนุมัติภายในองค์กร หรือเพียงแค่ต้องการการเตือนความจำเท่านั้น แต่นั่นไม่ได้ทำให้การสนทนาเรื่องนี้มีความจำเป็นน้อยลงแต่อย่างใด
ในบล็อกโพสต์นี้ เราจะพูดถึงวิธีการขอชำระเงินอย่างมืออาชีพ มาเริ่มกันเลย! 💼
⏰ สรุป 60 วินาที
ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อขอชำระเงินอย่างสุภาพ:
- ส่งอีเมลแจ้งเตือน/ขอชำระเงินครั้งแรกของคุณล่วงหน้าสามวันก่อนวันครบกำหนด
- กำหนดความคาดหวังในการชำระเงินให้ชัดเจนในระหว่างการรับลูกค้าใหม่
- ตรวจสอบข้อตกลง เงื่อนไขใบแจ้งหนี้ และกำหนดเวลาการชำระเงินให้ถูกต้องอีกครั้ง
- เก็บรักษาเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรของสัญญา การอนุมัติ และการสื่อสาร
- กำหนดเงื่อนไขการชำระเงินที่ชัดเจนและผลที่ตามมาหากมีการล่าช้า
- ใช้การส่งอีเมล โทรศัพท์ หรือข้อความเพื่อติดตามการชำระเงินที่ค้างชำระ
- พิจารณาทางเลือกในการยกระดับหากการชำระเงินยังไม่ได้รับการแก้ไข
- ป้องกันความขัดแย้งในอนาคตโดยการขอชำระเงินบางส่วนล่วงหน้าและเสนอส่วนลดสำหรับการชำระเงินล่วงหน้า
- ไว้วางใจClickUpสำหรับการติดตามการชำระเงินอย่างง่ายดาย การแจ้งเตือนอัตโนมัติ AI สำหรับการเขียนอีเมล และอื่นๆ อีกมากมาย
การเตรียมตัวเพื่อขอชำระเงิน
ช่วงเวลาที่จะขอชำระเงินมาถึงเร็วกว่าที่เจ้าของธุรกิจหลายคนคาดคิด การเลือกเวลาที่เหมาะสมจะเสริมความแข็งแกร่งให้กับตำแหน่งของคุณและเพิ่มโอกาสในการได้รับการชำระเงินอย่างรวดเร็ว
พิจารณาการส่งอีเมลแจ้งเตือนครั้งแรกของคุณล่วงหน้าสามวันก่อนถึงวันครบกำหนด. นี่ให้เวลาลูกค้าในการดำเนินการชำระเงินผ่านระบบของพวกเขา.
คุณควรทำด้วย:
กำหนดความคาดหวัง
ความคาดหวังในการชำระเงินที่ชัดเจนสร้างรากฐานสำหรับการทำธุรกรรมที่ราบรื่น ในระหว่างการเริ่มต้นให้บริการลูกค้า ควรระบุรายละเอียดสำคัญ เช่น:
- วิธีการชำระเงินที่ยอมรับ
- กรอบเวลาการดำเนินการ
- ค่าปรับการชำระเงินล่าช้า
- แผนการชำระเงินที่มีให้บริการ
🧠 ข้อเท็จจริงสนุกๆ: ก่อนจะมีใบแจ้งหนี้อย่างเป็นทางการอารยธรรมโบราณใช้แผ่นดินเหนียวในการบันทึกหนี้สิน ตัวอย่างที่มีอายุเก่าแก่ที่สุดที่รู้จักมีอายุย้อนไปถึง 3,000 ปีก่อนคริสตกาลในเมโสโปเตเมีย ซึ่งพ่อค้าจะจารึกเงื่อนไขการชำระเงินด้วยอักษรคูนิฟอร์ม
ตรวจสอบสิ่งจำเป็น
ก่อนส่งคำขอชำระเงิน โปรดตรวจสอบองค์ประกอบสำคัญเหล่านี้อีกครั้ง:
- เงื่อนไขของข้อตกลงเดิมตรงกับบันทึกของคุณ
- รายละเอียดใบแจ้งหนี้ตรงกันอย่างแม่นยำ
- ระยะเวลาการชำระเงินสอดคล้องกับสัญญา
- การสื่อสารก่อนหน้านี้มีความสอดคล้องกัน
- วิธีการชำระเงินที่ลูกค้าต้องการยังคงเป็นปัจจุบัน
บันทึกและเก็บรักษาเอกสาร
เอกสารที่บันทึกไว้เป็นลายลักษณ์อักษรช่วยสนับสนุนคำขอการชำระเงินทางอีเมลของคุณ. เก็บบันทึกไว้:
- สัญญาหรือข้อตกลงที่ลงนามแล้ว
- โครงการ, ระยะสำคัญ, และการอนุมัติ
- ประวัติการชำระเงินที่ผ่านมา
- การสื่อสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการชำระเงิน
- การยืนยันการจัดส่ง
กำหนดเงื่อนไขการชำระเงิน
เงื่อนไขการชำระเงินของคุณควรระบุถึงขั้นตอนเฉพาะและผลที่ตามมาอย่างชัดเจน รวมถึงรายละเอียดเกี่ยวกับกำหนดเวลาการชำระเงิน ระยะเวลาผ่อนผัน ค่าธรรมเนียมดอกเบี้ย นโยบายการระงับบริการ และเอกสารที่จำเป็น
โปรดตรวจสอบข้อกำหนดเหล่านี้เป็นประจำ เนื่องจากสภาวะตลาดมีการเปลี่ยนแปลง
ปรับข้อตกลงการให้บริการของคุณเพื่อแก้ไขปัญหาการชำระเงินล่าช้าที่พบบ่อย โดยยังคงไว้ซึ่งความคาดหวังที่สมเหตุสมผล แนวทางเชิงรุกนี้จะช่วยลดการสนทนาเกี่ยวกับการชำระเงินที่อาจทำให้รู้สึกไม่สบายใจ และช่วยรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า
🔍 คุณรู้หรือไม่? คำว่า 'เงินเดือน' มาจากภาษาละติน salariumซึ่งหมายถึงการจ่ายเงินให้กับทหารโรมันในรูปแบบของเกลือ ในสมัยนั้น เกลือมีค่ามากจนบางครั้งถูกใช้เป็นสกุลเงิน
เทคนิคในการขอชำระเงิน
การได้รับเงินตรงเวลาเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจทุกประเภท หากคุณไม่แน่ใจว่าจะจัดการกับยอดค้างชำระอย่างไร เทคนิคเหล่านี้สามารถช่วยให้คุณดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพ 👇
อีเมลแจ้งเตือนที่ได้ผล
อีเมลเป็นช่องทางที่นิยมใช้ในการขอชำระเงิน เนื่องจากมีความเป็นมืออาชีพ สามารถติดตามได้ และให้เวลาลูกค้าในการตอบกลับ ใช้เทมเพลตเหล่านี้เพื่อติดตามผลตามระยะเวลาที่ค้างชำระ:
เกินกำหนดชำระหนึ่งวัน
หัวข้อ: แจ้งเตือนด่วน: ใบแจ้งหนี้ [หมายเลขใบแจ้งหนี้]
สวัสดี [ชื่อลูกค้า],
หวังว่าคุณจะสบายดี
นี่คือการแจ้งเตือนว่าใบแจ้งหนี้ [หมายเลขใบแจ้งหนี้] ครบกำหนดชำระเงินเมื่อวานนี้ กรุณาแจ้งให้ทราบหากได้ชำระเงินแล้วหรือหากต้องการคำชี้แจงเพิ่มเติม
ขอความกรุณาแจ้งความคืบหน้าโดยเร็ว
ดีที่สุด,
[ชื่อของคุณ]
🧠 ข้อเท็จจริงสนุกๆ: ในปี 2017, Unicodeได้แนะนำอีโมจิใบเสร็จ(🧾) เพิ่มวิธีสนุกในการเตือนใครบางคนให้ชำระเงินในข้อความ
เกินกำหนดหนึ่งสัปดาห์
หัวข้อ: การติดตามผลอย่างเป็นกันเอง: การชำระเงินที่ยังค้างอยู่
สวัสดีครับ/ค่ะ [ชื่อลูกค้า],
ฉันกำลังติดตามใบแจ้งหนี้ [หมายเลขใบแจ้งหนี้] ซึ่งครบกำหนดเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว
หากการชำระเงินได้รับการดำเนินการแล้ว กรุณาแจ้งให้ฉันทราบด้วย หากไม่เช่นนั้น ฉันจะขอบคุณมากหากคุณสามารถยืนยันได้ว่าฉันสามารถคาดหวังการชำระเงินได้เมื่อใด
หากมีสิ่งใดที่ฉันสามารถช่วยเหลือเพื่อเร่งกระบวนการนี้ให้เร็วขึ้นได้ โปรดแจ้งให้ฉันทราบ
ขอบคุณ
[ชื่อของคุณ]
ค้างชำระเกินกำหนดหนึ่งเดือน
เรื่อง: ด่วน: ใบแจ้งหนี้ [หมายเลขใบแจ้งหนี้] ยังไม่ได้รับการชำระเงิน
สวัสดี [ชื่อลูกค้า]
ฉันติดต่อมาเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ [หมายเลขใบแจ้งหนี้] ซึ่งเกินกำหนดชำระมาแล้วหนึ่งเดือน กรุณาให้ความสำคัญกับเรื่องนี้และแจ้งให้ฉันทราบเมื่อใดที่คุณจะทำการชำระเงิน
หากมีปัญหาหรือข้อกังวลใด ๆ โปรดแจ้งให้เราทราบเพื่อที่เราจะได้ดำเนินการแก้ไขอย่างรวดเร็ว
ขอแสดงความนับถือ,
[ชื่อของคุณ]
💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: ใช้เครื่องมืออัตโนมัติทางอีเมลเพื่อตั้งค่าการแจ้งเตือนติดตามผล คุณสามารถกำหนดเวลาส่งอีเมลขอชำระเงินให้ออกไปในช่วงเวลาที่กำหนด เช่น หนึ่งวัน หนึ่งสัปดาห์ หรือหนึ่งเดือนหลังจากวันที่ครบกำหนด ซึ่งจะช่วยให้ลูกค้าของคุณได้รับการเตือนอย่างสม่ำเสมอโดยไม่ต้องใช้ความพยายามเพิ่มเติมจากคุณ
การโทรศัพท์ที่กระตุ้นให้เกิดการกระทำ
บางครั้ง อีเมลอาจไม่เพียงพอ การโทรศัพท์สามารถเพิ่มความเป็นส่วนตัวและแสดงความเร่งด่วนได้โดยไม่เป็นการเผชิญหน้า นี่คือวิธีเริ่มต้นการสนทนาและติดตามผลอย่างมีประสิทธิภาพ:
ก่อนอื่น กรุณาแนะนำตัวในการโทร: สวัสดีครับ/ค่ะ [ชื่อลูกค้า], ผม/ดิฉันคือ [ชื่อของคุณ] จาก [ชื่อบริษัทของคุณ]. ผม/ดิฉันต้องการหารือเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ [หมายเลขใบแจ้งหนี้] ซึ่งขณะนี้ยังไม่ได้รับการชำระ. ตอนนี้เป็นเวลาที่สะดวกสำหรับการหารือเกี่ยวกับสถานะการชำระเงินหรือไม่ครับ/คะ?
หลังจากจบการสนทนาทางโทรศัพท์แล้ว สิ่งสำคัญคือต้องเสริมการสนทนาด้วยอีเมลติดตามผล ซึ่งจะช่วยบันทึกรายละเอียดให้ชัดเจน เพิ่มความชัดเจน และทำให้คำขอชำระเงินอยู่ในความสนใจของลูกค้า
ลองใช้เทมเพลตอีเมลนี้:
หัวข้อ: ติดตามการโทรของเราเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ [หมายเลขใบแจ้งหนี้]
สวัสดี [ชื่อลูกค้า],
ขอบคุณที่สละเวลาพูดคุยกับฉันเมื่อสักครู่ ตามที่ได้พูดคุยกัน ฉันได้แนบใบแจ้งหนี้ [หมายเลขใบแจ้งหนี้] มาให้เพื่อเป็นข้อมูลอ้างอิง กรุณายืนยันเมื่อดำเนินการชำระเงินเรียบร้อยแล้วหรือหากคุณต้องการรายละเอียดเพิ่มเติม
รอคอยการอัปเดตจากคุณ
ดีที่สุด,
[ชื่อของคุณ]
🤝 ขอแจ้งเตือนอย่างเป็นกันเอง: โปรดเพิ่มบริบทในอีเมลของคุณตามที่ได้พูดคุยกับลูกค้าทางโทรศัพท์ การปรับเนื้อหาให้เหมาะสมและแสดงถึงความใส่ใจส่วนบุคคลอาจนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น
ข้อความสั้นและได้ผล
หากลูกค้าของคุณชอบการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการหรือติดต่อได้ยาก ข้อความหรือข้อความโดยตรงสามารถสื่อสารได้ตรงประเด็นมากขึ้น ควรเขียนให้สั้นและสุภาพ
📌 ตัวอย่าง: 'สวัสดีค่ะ [ชื่อลูกค้า], ขอแจ้งเตือนเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ [หมายเลขใบแจ้งหนี้] ที่ถึงกำหนดชำระแล้ว กรุณาแจ้งให้ทราบเมื่อดำเนินการชำระเงินเรียบร้อยแล้วหรือหากมีคำถามใดๆ ขอบคุณค่ะ!'
หรือ 'สวัสดีค่ะ [ชื่อลูกค้า], ดิฉันต้องการติดตามใบแจ้งหนี้ [หมายเลขใบแจ้งหนี้] ซึ่งขณะนี้เลยกำหนดชำระแล้ว ดิฉันขอความกรุณาแจ้งความคืบหน้าเกี่ยวกับการชำระเงินให้ทราบด้วยนะคะ หากมีสิ่งใดที่ดิฉันสามารถช่วยเหลือได้ กรุณาแจ้งให้ทราบค่ะ!'
📖 อ่านเพิ่มเติม: 10 แบบฟอร์มใบแจ้งหนี้ตัวอย่างฟรี
การยกระดับคำขอสำหรับการชำระเงินล่าช้า
การยกระดับความรุนแรงกลายเป็นสิ่งจำเป็นเมื่อการพยายามเก็บเงินซ้ำแล้วซ้ำเล่าไม่ประสบผลสำเร็จ
หากลูกค้ายังคง ไม่ตอบสนอง, ล่าช้าในการชำระเงินอย่างต่อเนื่อง, หรือ โต้แย้งใบแจ้งหนี้โดยไม่มีเหตุผลที่สมควร, ถึงเวลาที่ต้องพิจารณาขั้นตอนต่อไป การเพิกเฉยต่อปัญหานานเกินไปอาจส่งผลกระทบต่อกระแสเงินสดและการดำเนินงานทางธุรกิจของคุณ
นี่คือวิธีการยกระดับปัญหาอย่างมีประสิทธิภาพ:
- การเรียกเก็บค่าปรับล่าช้า: หากข้อตกลงของคุณมีค่าปรับล่าช้า ให้เตือนลูกค้าถึงข้อนี้เมื่อการชำระเงินเกินกำหนด ชี้แจงจำนวนเงินที่ต้องชำระอย่างชัดเจนและกำหนดเส้นตายการชำระเงินครั้งสุดท้าย
- พิจารณาการดำเนินการทางกฎหมาย: เมื่อความล่าช้ายังคงดำเนินต่อไปแม้จะมีการติดตามผล ควรขอคำปรึกษาทางกฎหมาย การเข้าใจสิทธิของคุณและทางเลือกทางกฎหมายที่เป็นไปได้จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าการดำเนินการอย่างเป็นทางการมีความจำเป็นหรือไม่
- การนำบุคคลที่สามเข้ามาเกี่ยวข้อง: ในกรณีที่การสื่อสารล้มเหลวโดยสิ้นเชิง ควรให้บริษัทติดตามหนี้หรือผู้ไกล่เกลี่ยเข้ามาช่วย เลือกบริการที่สอดคล้องกับน้ำเสียงทางวิชาชีพของคุณและดำเนินการด้วยความเคารพ
🔍 คุณรู้หรือไม่? วลี 'in the red' มีต้นกำเนิดมาจากวิธีการบัญชีแบบเก่าที่หนี้ที่ยังไม่ได้ชำระจะถูกทำเครื่องหมายด้วยหมึกสีแดง ปัจจุบันเป็นคำที่ใช้กันทั่วไปสำหรับปัญหาทางการเงิน
การป้องกันความขัดแย้งในการชำระเงินในอนาคต
ไม่มีใครชอบจัดการกับความขัดแย้งด้านการชำระเงิน แต่ข่าวดีก็คือสิ่งเหล่านี้มักสามารถหลีกเลี่ยงได้
การจัดการลูกค้าอย่างมีประสิทธิภาพสำหรับ และการดำเนินการเชิงรุกเพียงไม่กี่ขั้นตอนตั้งแต่เริ่มต้น สามารถช่วยคุณหลีกเลี่ยงความเครียดที่ไม่จำเป็นและทำให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น มาดูกันว่าเราจะเตรียมความพร้อมสำหรับการชำระเงินที่ราบรื่นได้อย่างไร 💰
- ขอชำระเงินบางส่วนล่วงหน้า: ขอรับเงินมัดจำล่วงหน้าหรือชำระเงินตามเป้าหมายที่ตกลงไว้ล่วงหน้า เพื่อสร้างความมั่นคงทางการเงิน ซึ่งยังแสดงถึงความมุ่งมั่นของลูกค้าที่มีต่อโครงการด้วย
- กำหนดเงื่อนไขการชำระเงินที่สั้นลง: เลือกใช้เงื่อนไขการชำระเงิน 7 หรือ 14 วัน แทนที่จะเป็น 30 วันตามมาตรฐาน เพื่อส่งเสริมการชำระเงินที่รวดเร็วขึ้นและหลีกเลี่ยงความล่าช้าที่ยืดเยื้อ
- ตรวจสอบประวัติการชำระเงินของลูกค้า: ตรวจสอบประวัติการชำระเงินของลูกค้า ก่อนเริ่มโครงการกับลูกค้า ให้ความสำคัญกับการทำงานกับลูกค้าที่มีประวัติการชำระเงินตรงเวลา
- เรียกเก็บเงินลูกค้าทันที: ส่งใบแจ้งหนี้ทันทีหลังจากเสร็จสิ้นงานหรือเมื่อถึงจุดสำคัญในโครงการ การเรียกเก็บเงินทันทีสร้างความรู้สึกเร่งด่วนและลดความล่าช้า
- เสนอตัวเลือกการชำระเงินที่สะดวก: ทำให้ลูกค้าชำระเงินได้ง่ายขึ้นโดยให้ตัวเลือกการชำระเงินหลายช่องทาง ยิ่งคุณทำให้กระบวนการง่ายขึ้นเท่าไร การชำระเงินก็มักจะมาถึงเร็วขึ้นเท่านั้น
- ตั้งค่าใบแจ้งหนี้แบบต่อเนื่อง: ทำให้การออกใบแจ้งหนี้สำหรับลูกค้าที่จ้างงานประจำหรือมีข้อตกลงระยะยาวเป็นไปโดยอัตโนมัติ เพื่อความสม่ำเสมอและลดการติดตามงานด้วยตนเอง
⚙️ โบนัส:ลองใช้เทมเพลตข้อตกลงค่าบริการรายเดือนเพื่อรับประกันการชำระเงินที่สม่ำเสมอและสร้างความคาดหวังที่ชัดเจนกับลูกค้า
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยงสำหรับการขอชำระเงิน
การขอชำระเงินไม่จำเป็นต้องยุ่งยากเสมอไป การหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปเพียงไม่กี่อย่างสามารถสร้างความแตกต่างได้อย่างมาก มาดูกันว่าควรทำอย่างไร (และไม่ควรทำอย่างไร) เพื่อให้การขอชำระเงินเป็นไปอย่างราบรื่น 💁
❌ การใช้ภาษาที่ไม่ชัดเจน
เมื่อขอชำระเงิน การใช้ภาษาที่ไม่ชัดเจนหรือคลุมเครืออาจทำให้ลูกค้าสับสนและนำไปสู่ความล่าช้า
✅ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด: ให้ชัดเจนและเฉพาะเจาะจง แทนที่จะพูดว่า 'ฉันต้องการการชำระเงินเร็วๆ นี้' ให้ระบุวันที่ครบกำหนด: 'กรุณาดำเนินการชำระเงินภายใน [วันที่] เพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้า'
ในทำนองเดียวกัน แทนที่จะพูดว่า 'กรุณาชำระเงินทันที' ลองพูดว่า: 'ฉันสังเกตเห็นว่ายังมีการชำระเงินที่ค้างอยู่ กรุณาชำระภายใน [วันที่ใหม่] หากต้องการคำชี้แจงเพิ่มเติม กรุณาแจ้งให้ฉันทราบ'
🔍 คุณรู้หรือไม่? ตำนานเล่าว่าข้อตกลงที่มีชื่อเสียงเคยถูกปิดลงด้วยกระดาษเช็ดปากที่เขียนด้วยลายมือว่า "จะจ่ายให้" ตัวอย่างเช่น ปิกัสโซ่ มักจะจ่ายค่าอาหารด้วยภาพวาดบนกระดาษเช็ดปาก ซึ่งบ่งบอกว่าศิลปะของเขามีค่ามากกว่าเงินสด
❌ ดูเหมือนจะก้าวร้าวเกินไป
การเร่งรัดเมื่อการชำระเงินล่าช้าอาจทำลายความสัมพันธ์กับลูกค้าได้ การรักษาสมดุลระหว่างการติดตามอย่างสม่ำเสมอและความเป็นมืออาชีพเป็นสิ่งสำคัญ
✅ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด: รักษาความสุภาพและเป็นมืออาชีพ อย่าพูดว่า 'คุณต้องจ่ายเงินตอนนี้'
ลอง 'หวังว่าทุกอย่างจะเป็นไปด้วยดีทางฝั่งของคุณ การชำระเงินสำหรับ [บริการ] ยังคงค้างอยู่ และฉันต้องการตรวจสอบสถานะ'
❌ ส่งหัวข้อที่ไม่ชัดเจนหรือทำให้สับสน
หัวข้ออีเมลที่สับสนอาจทำให้คำขอชำระเงินของคุณถูกเพิกเฉยหรือสูญหายในกล่องจดหมายของลูกค้า
✅ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด: ใช้หัวเรื่องที่ชัดเจนและตรงประเด็น เช่น 'ใบแจ้งหนี้ #1234 ครบกำหนดใน 5 วัน' เพื่อให้มั่นใจว่าคำขอของคุณจะได้รับความสนใจและถูกเปิดอ่านทันที
❌ อธิบายรายละเอียดการชำระเงินมากเกินไป
การให้ข้อมูลที่ไม่จำเป็นแก่ลูกค้าของคุณอาจทำให้การขอชำระเงินของคุณยากต่อการดำเนินการ
✅ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด: ยึดติดกับรายละเอียดที่จำเป็น: ใบแจ้งหนี้, วันที่ครบกำหนด, จำนวนเงิน, และวิธีการชำระเงิน. ตัดสิ่งที่ไม่จำเป็นออกไปเพื่อให้ลูกค้าของคุณทราบอย่างชัดเจนว่าอะไรที่คาดหวังไว้.
การใช้เทคโนโลยีเพื่อการจัดการการชำระเงินด้วย ClickUp
ClickUp แอปทุกอย่างสำหรับการทำงาน ออกแบบมาเพื่อช่วยให้ธุรกิจจัดระเบียบ อัตโนมัติ และติดตามกระบวนการทำงานได้อย่างราบรื่น สำหรับการจัดการการชำระเงิน ClickUp มีฟีเจอร์หลากหลายที่ช่วยให้กระบวนการง่ายขึ้นและลดความยุ่งยากในการทำงานด้วยตนเอง
มาสำรวจวิธีที่คุณสามารถใช้ โซลูชันด้านการเงินของ ClickUpเพื่อจัดการบัญชีเจ้าหนี้ ปรับปรุงการสื่อสารให้มีประสิทธิภาพ และติดตามกำหนดเวลาได้อย่างทันท่วงที 🗓️
จัดระเบียบการติดตามการชำระเงิน
การจัดการบัญชีเจ้าหนี้และลูกหนี้ต้องใช้ความแม่นยำ และ ClickUp ช่วยให้ง่ายขึ้นด้วยคุณสมบัติการจัดการงาน
งานใน ClickUpเป็นรากฐานของการติดตามการชำระเงิน
คุณสามารถสร้างงานสำหรับใบแจ้งหนี้หรือคำขอชำระเงินแต่ละรายการ มอบหมายให้กับสมาชิกในทีม และกำหนดวันครบกำหนดได้ เพิ่มแท็กงานในClickUpเช่น 'บัญชีเจ้าหนี้' หรือ 'ค้างชำระ' เพื่อจัดหมวดหมู่การทำงานให้มองเห็นได้ง่ายขึ้น
📌 ตัวอย่าง: คุณสามารถสร้างงานที่มีชื่อว่า 'การชำระเงินลูกค้า – มกราคม' และมอบหมายให้กับหัวหน้าฝ่ายการเงินของคุณ แนบใบแจ้งหนี้ของผู้ขายไปกับงาน ตั้งวันครบกำหนด และทำเครื่องหมายว่าเป็นงานที่มีความสำคัญสูง วิธีนี้จะช่วยให้งานไม่สูญหายหรือตกหล่น
ชมวิดีโอนี้เพื่อแนะนำเบื้องต้นเกี่ยวกับงานใน ClickUp อย่างรวดเร็ว
🧠 ข้อเท็จจริงสนุกๆ: ก่อนที่เงินจะกลายเป็นสิ่งที่ใช้กันทั่วไป ผู้คนแลกเปลี่ยนสินค้าผ่านระบบแลกเปลี่ยน สิ่งที่ต้องการวัว? แลกข้าวหนึ่งบุชเชลหรือเครื่องปั้นดินเผาดีกว่า!
ClickUp Custom Fieldsช่วยให้คุณติดตามรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับการชำระเงินทั้งหมดได้ในที่เดียว คุณสามารถเพิ่มและปรับแต่งฟิลด์เหล่านี้ตามขั้นตอนการทำงานของคุณได้ ตัวอย่างเช่น:
- หมายเลขใบแจ้งหนี้ (ข้อความ): เพิ่มหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกันในแต่ละงานเพื่อให้ง่ายต่อการระบุ
- จำนวนเงิน (สกุลเงิน): บันทึกจำนวนเงินที่ต้องชำระหรือได้รับอย่างถูกต้อง
- ชื่อลูกค้า (ข้อความ): เพิ่มชื่อของลูกค้าหรือผู้ขายที่เกี่ยวข้องกับการชำระเงิน
- รหัสธุรกรรม (ข้อความ): ติดตามการยืนยันการชำระเงินหรือใบเสร็จรับเงิน
- บัญชีธนาคาร (ข้อความ): โปรดทราบรายละเอียดบัญชีธนาคารสำหรับการชำระเงิน เช่น หมายเลขบัญชีหรือ IBAN
📖 อ่านเพิ่มเติม: 10 แม่แบบใบสั่งซื้อฟรีใน Excel, Word และ ClickUp
เขียนอีเมลเกี่ยวกับการชำระเงินได้เร็วขึ้นและดีขึ้น
การสื่อสารมีความสำคัญอย่างยิ่งในการจัดการการชำระเงิน และผู้ช่วย AI ที่ผสานรวมของ ClickUp อย่างClickUp Brainช่วยให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้น มันช่วยคุณสร้างอีเมลและข้อความที่เป็นมืออาชีพได้ในไม่กี่วินาที พร้อมรับประกันว่าน้ำเสียงของคุณจะชัดเจนและสุภาพ
ต้องการเตือนลูกค้าเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระหรือไม่? เพียงป้อนรายละเอียดสำคัญ เช่น ชื่อลูกค้า หมายเลขใบแจ้งหนี้ และวันที่ครบกำหนด แล้ว ClickUp Brain จะสร้างอีเมลที่ดูเป็นมืออาชีพพร้อมส่งให้คุณทันที
คุณยังสามารถปรับโทนหรือเพิ่มความเป็นส่วนตัวได้ เพื่อให้การสื่อสารของคุณยังคงความเป็นมืออาชีพและมีประสิทธิภาพ
💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: ใช้ AI ในอีเมลเพื่อทดสอบหัวเรื่องที่แตกต่างกันและปรับให้เหมาะสมเพื่อเพิ่มอัตราการเปิดอีเมลทดลองใช้โทน ความยาว และคำสำคัญต่างๆ เพื่อค้นหาสิ่งที่เหมาะสมที่สุด
รวบรวมรายละเอียดการชำระเงินอย่างไร้รอยต่อ
ClickUp Formsช่วยขจัดความจำเป็นในการส่งอีเมลไปมาหลายรอบ แบบฟอร์มเหล่านี้ช่วยให้ลูกค้าสามารถส่งรายละเอียดการชำระเงิน หลักฐานการชำระเงิน หรือข้อมูลที่จำเป็นอื่น ๆ ได้โดยตรง
📮ClickUp Insight: 42% ของสมาชิกทีมยังคงพึ่งพาอีเมลอย่างมากในการสื่อสาร แม้ว่าจะมีลักษณะแยกส่วนก็ตาม
ตามการวิจัยของ ClickUp พบว่าการสื่อสารมักถูกแยกออกจากกันและไม่เชื่อมโยงกับกระบวนการทำงานจริง เพื่อป้องกันการสื่อสารที่ขาดตอน ให้ผสานการสื่อสารเข้ากับกระบวนการทำงานของคุณผ่านแพลตฟอร์มกลางที่รวมการจัดการโครงการ การทำงานร่วมกัน และการสื่อสารไว้ในที่เดียว ลองใช้ ClickUp แอปสำหรับทุกการทำงาน*
การส่งข้อมูลจะปรากฏใน ClickUp โดยอัตโนมัติในรูปแบบของงาน (Tasks) ช่วยให้คุณติดตามการชำระเงินและสถานะต่างๆ ได้ในที่เดียว ตัวอย่างเช่น แทนที่จะต้องจัดการกับอีเมลหรือสเปรดชีตคุณสามารถตั้งค่าซอฟต์แวร์สร้างแบบฟอร์มการชำระเงินของ เพื่อเก็บข้อมูลการชำระเงินที่จำเป็นได้โดยตรง ทำให้ทุกอย่างเป็นระเบียบ
เพื่อประหยัดเวลาได้มากขึ้น ลองใช้เทมเพลตแบบฟอร์มการชำระเงิน ClickUp ที่ การออกแบบของมันช่วยให้ข้อมูลการชำระเงินที่ละเอียดอ่อนยังคงถูกเข้ารหัสและปกป้องไว้ สร้างความไว้วางใจให้กับลูกค้า
สิ่งที่ทำให้เทมเพลตนี้โดดเด่นอย่างแท้จริงคือความยืดหยุ่นของมัน
มันให้มุมมอง ClickUp หลายแบบ รวมถึง ตัวติดตามการชำระเงิน และ บอร์ดการประมวลผล ซึ่งช่วยให้คุณมองเห็นข้อมูลการชำระเงินในรูปแบบที่สอดคล้องกับกระบวนการทำงานของคุณได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถติดตามการชำระเงินที่เสร็จสิ้นแล้วบนบอร์ดการประมวลผล หรือดูภาพรวมอย่างรวดเร็วของการชำระเงินที่ยังค้างอยู่บนตัวติดตามการชำระเงิน
💡 เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: ลดความล่าช้าด้วยเทมเพลตข้อตกลงแบบง่ายของ ClickUp เป็นวิธีที่ง่ายในการรักษาข้อตกลงให้สะอาดและมีประสิทธิภาพ
ให้งานชำระเงินของคุณเป็นระบบอัตโนมัติ
ClickUp Automationช่วยให้การจัดการการชำระเงินที่ทำซ้ำๆ เป็นเรื่องง่ายขึ้นช่วยให้ธุรกิจประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพกลยุทธ์ CRM ของพวกเขา
ด้วยระบบอัตโนมัติ คุณสามารถสร้างตัวกระตุ้นสำหรับการดำเนินการเฉพาะ เช่น การอัปเดตสถานะของงานเป็น 'ชำระเงินแล้ว' เมื่อการชำระเงินถูกทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์ หรือการมอบหมายงานติดตามผลเมื่อการชำระเงินล่าช้า กระบวนการทำงานเหล่านี้จะทำงานอยู่เบื้องหลัง ดังนั้นคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่งานสำคัญอื่น ๆ ได้ในขณะที่มั่นใจได้ว่ากระบวนการชำระเงินยังคงเป็นไปตามกำหนด
🔍 คุณรู้หรือไม่?บัตรเครดิตสมัยแรกเริ่มคือบัตร Diners Club Card ถูกคิดค้นขึ้นในปี 1950 หลังจากที่นักธุรกิจลืมกระเป๋าสตางค์ไว้ที่ร้านอาหาร มันได้สร้างวิธีการใหม่ในการเลื่อนการชำระเงิน!
สำหรับงานที่ต้องการการดูแลเป็นพิเศษ ClickUp Remindersจะช่วยให้คุณไม่พลาดกำหนดการชำระเงิน ตั้งการแจ้งเตือนสำหรับวันครบกำหนด การติดตามผล หรือการตรวจสอบการชำระเงินตามรอบ
การแจ้งเตือนเหล่านี้ช่วยให้คุณไม่พลาดงานที่เกี่ยวข้องกับการชำระเงินที่สำคัญ ทำให้คุณสบายใจได้อย่างเต็มที่
การจัดการโครงการผ่านอีเมลใน ClickUpยกระดับการสื่อสารไปอีกขั้น
คุณสามารถส่งการแจ้งเตือนการชำระเงิน, การติดตามผล, หรือการยืนยันการรับทราบได้โดยตรงจาก ClickUp โดยเชื่อมโยงการสื่อสารทางอีเมลกับงานเพื่อให้ได้บริบทที่ดีขึ้น
📌 ตัวอย่าง: เมื่อการชำระเงินเกินกำหนด ส่งอีเมลอัตโนมัติเพื่อเตือนลูกค้าหรือแชร์ข้อมูลอัปเดตกับทีมของคุณ—ทั้งหมดนี้ภายในแพลตฟอร์มเดียวกัน
🧠 ข้อเท็จจริงสนุกๆ: ชาวไวกิ้งมีชื่อเสียงในด้านการเรียกเก็บ 'ค่าคุ้มครอง' ซึ่งเรียกว่าDanegeld จากอาณาจักรต่างๆ ในยุโรป จ่ายหรือไม่ พวกเขาจะปล้นหมู่บ้านของคุณ—รูปแบบการเรียกเก็บเงินในยุคแรกๆ ที่รุนแรง!
เชื่อมต่อเครื่องมือการชำระเงินของคุณเพื่อการทำงานที่ราบรื่น
การเชื่อมต่อ ClickUpช่วยให้คุณสามารถเชื่อมต่อระบบการชำระเงินและเครื่องมือที่คุณชื่นชอบ สร้างศูนย์กลางที่รวมทุกอย่างสำหรับการจัดการการชำระเงินของคุณ เชื่อมต่อแพลตฟอร์มเช่น PayPal, Stripe, QuickBooks และอื่น ๆ เพื่อติดตามธุรกรรม ประมวลผลใบแจ้งหนี้ และจัดการบัญชีได้อย่างง่ายดาย
ตัวอย่างเช่น การซิงค์ Stripe กับ ClickUp จะช่วยให้การอัปเดตงานเป็นไปโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่มีการประมวลผลการชำระเงิน เมื่อใช้ร่วมกับระบบอัตโนมัติ คุณยังสามารถกำหนดการดำเนินการติดตามผลหรือสร้างใบเสร็จรับเงินได้ทันที
การผสานรวมซอฟต์แวร์บัญชีเช่น QuickBooks ช่วยรวบรวมบันทึกการชำระเงิน ทำให้ไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง และลดข้อผิดพลาด
ติดตามผลการชำระเงินอย่างมืออาชีพ
แดชบอร์ดของ ClickUpให้ภาพรวมของกระบวนการชำระเงินของคุณในมุมสูง ทำให้การติดตามตัวชี้วัดสำคัญและการระบุจุดติดขัดง่ายขึ้น เพิ่มการ์ดสำหรับการชำระเงินที่เกินกำหนด การทำธุรกรรมที่เสร็จสมบูรณ์ และใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระ เพื่อสร้างแดชบอร์ดที่ปรับแต่งตามความต้องการของคุณ
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าการ์ดเพื่อแสดงใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระแบบเรียลไทม์ ช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญในการติดตามและรักษาสภาพคล่องทางการเงินให้คงที่
บัตรอีกใบที่ติดตามการชำระเงินที่เสร็จสมบูรณ์แล้วให้ข้อมูลเชิงลึกที่มีค่าเกี่ยวกับแนวโน้มของรายได้ ทำให้คุณมีภาพที่ชัดเจนเกี่ยวกับสุขภาพทางการเงินของธุรกิจของคุณ
💡 เคล็ดลับมืออาชีพ: ติดตามกิจกรรมการชำระเงินทั้งหมดของคุณในที่เดียวโดยใช้เทมเพลตประวัติการชำระเงินของ ClickUp ซึ่งช่วยให้คุณบันทึกวันที่ชำระเงิน จำนวนเงิน และสถานะ ทำให้ง่ายต่อการสังเกตแนวโน้มหรือความไม่สอดคล้องกัน
ClickUp: กระบวนการชำระเงินที่คุณพลาดไป
พูดกันตามตรง: การไล่ตามการชำระเงินไม่ใช่จุดเด่นของวันใคร ๆ แต่เมื่อทำอย่างถูกต้อง มันสามารถเป็นไปอย่างราบรื่น เป็นมืออาชีพ และแทบไม่เจ็บปวดเลย กุญแจสำคัญ? กระบวนการที่ชัดเจนและเครื่องมือที่ทำงานหนักแทนคุณ ในขณะที่คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่คุณทำได้ดีที่สุด
เพื่อให้การจัดการการชำระเงินง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น เครื่องมือเช่น ClickUp มีคุณค่าอย่างยิ่ง ด้วยโซลูชันการเงินแบบครบวงจรของ ClickUp ช่วยให้คุณติดตามทุกใบแจ้งหนี้และคำขอการชำระเงินได้ตลอดเวลา
ต้องการติดตามใบแจ้งหนี้หรือไม่? เสร็จแล้ว. อัตโนมัติการแจ้งเตือน? ง่าย. จัดระเบียบทุกอย่างไว้โดยไม่ทำให้คุณเสียสติ? แน่นอน.
อย่าให้การชำระเงินล่าช้าทำให้คุณช้าลง สมัครใช้ ClickUpวันนี้! ✅