วิธีสร้างรายการตรวจสอบการนำไปใช้ของซอฟต์แวร์แบบบริการ (SaaS)

การนำผลิตภัณฑ์ SaaS ไปใช้งานไม่ได้ง่ายเพียงแค่กดปุ่มเดียวเท่านั้น คุณจำเป็นต้องปรับเป้าหมายให้สอดคล้องกัน ตรวจสอบระบบปัจจุบันอย่างละเอียด และสร้างแผนงานที่ชัดเจนสำหรับทุกขั้นตอน—ก่อน ระหว่าง และหลังการเปิดตัว

หากคุณข้ามขั้นตอนเหล่านี้ไป คุณอาจเสี่ยงต่อการเกิดความล่าช้า การสื่อสารผิดพลาด หรือที่แย่กว่านั้นคือผู้คนอาจไม่ยอมรับเครื่องมือนี้เลย ข่าวดีคือ? ด้วยรายการตรวจสอบที่เหมาะสม คุณสามารถหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านั้นและเริ่มต้นได้อย่างแข็งแกร่ง

ในบทความนี้ เราจะพาคุณไปทำความรู้จักกับขั้นตอนที่จะทำให้การนำไปใช้ของ SaaS ประสบความสำเร็จ เราจะหารือเกี่ยวกับความท้าทายที่เกี่ยวข้อง และแนวทางที่ดีที่สุดที่คุณสามารถนำไปใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการ (โดยไม่ส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานของธุรกิจคุณ)

มาเริ่มกันเลย

อะไรคือการนำไปใช้ของ SaaS

การนำ SaaS ไปใช้ หมายถึงกระบวนการเชิงกลยุทธ์ในการวางแผน ดำเนินการ และติดตามการปรับใช้ผลิตภัณฑ์ SaaS ภายในองค์กร เริ่มต้นจากการกำหนดความต้องการทางธุรกิจสำหรับเครื่องมือนี้ และขยายไปสู่การ ผสานรวมอย่างไร้รอยต่อ การนำไปใช้ และการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องให้เป็นส่วนหนึ่งของเทคโนโลยีที่กว้างขึ้นของคุณ

รายการตรวจสอบการนำไปใช้ของซอฟต์แวร์แบบบริการ (SaaS)

ในสภาพแวดล้อมด้านไอทีและการพัฒนาซอฟต์แวร์ กระบวนการทำงานอาจแตกต่างกันอย่างมากในแต่ละแผนก—การออกแบบ การพัฒนา การควบคุมคุณภาพ การทดสอบ และอื่นๆ อย่างไรก็ตามความท้าทายในการจัดการผลิตภัณฑ์มักทับซ้อนกันเช่น การส่งต่องานที่ไม่มีประสิทธิภาพและการแบ่งปันความรู้

การนำโซลูชัน SaaS ใหม่มาใช้จำเป็นต้องมีแนวทางที่รอบคอบ รายการตรวจสอบที่ชัดเจนและสามารถนำไปปฏิบัติได้จะช่วยนำทางคุณตลอดกระบวนการติดตั้งใช้งาน

ก่อนการดำเนินการ: การวางแผนและการเตรียมความพร้อม

1. กำหนดวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ

ต้องมีเหตุผลที่แข็งแกร่งที่ผลักดันให้เกิดความต้องการซอฟต์แวร์ใหม่ คุณกำลังพยายามแก้ปัญหาอะไรที่เฉพาะเจาะจงอยู่?

ตัวอย่างเช่น ทีมของคุณกำลังประสบปัญหาการพลาดกำหนดเวลาเนื่องจาก การมองเห็นที่ไม่ดีในระหว่างงาน, การตรวจสอบโค้ด, และกระบวนการPLOYMENT หรือไม่? หรืออาจมีความขัดแย้งในการสื่อสารระหว่างนักพัฒนาและทีมทดสอบคุณภาพเนื่องจากเครื่องมือที่ไม่สอดคล้องกัน?

ไม่ว่าจะเป็นอะไรก็ตาม—ให้ชัดเจนเกี่ยวกับเป้าหมายของคุณ. หากไม่เช่นนั้น การนำไปใช้สามารถหลุดออกจากเส้นทางได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งอาจนำไปสู่การเสียเวลาและแรงงานโดยเปล่าประโยชน์.

ใช้ClickUp Goalsเพื่อแปลงวัตถุประสงค์ของคุณให้เป็นเป้าหมายที่สามารถดำเนินการได้ คุณสามารถสร้างเป้าหมายแบบจริง/เท็จ, เป้าหมายทางการเงิน, หรือเป้าหมายเชิงตัวเลข กำหนดวันครบกำหนด และติดตามความคืบหน้าโดยใช้สกอร์การ์ดรายสัปดาห์

จัดกลุ่มและจัดหมวดหมู่เป้าหมายของคุณพร้อมคำอธิบายโดยละเอียด เพื่อให้คุณและทีมของคุณทราบอย่างชัดเจนว่าทุกคนกำลังมุ่งหน้าไปสู่เป้าหมายเดียวกัน

2. ประเมินเทคโนโลยีที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน

ก่อนการนำผลิตภัณฑ์ SaaS ใหม่มาใช้ ให้ตรวจสอบระบบซอฟต์แวร์ปัจจุบันของคุณอย่างละเอียด ระบุเครื่องมือทั้งหมดที่แต่ละแผนกใช้ และ เน้นย้ำถึงฟังก์ชันที่ซ้ำซ้อนหรือประสิทธิภาพที่ไม่ดี

ตัวอย่างเช่น หลายทีมอาจใช้โซลูชันการจัดการงานที่แตกต่างกันซึ่งไม่สามารถผสานการทำงานร่วมกันได้ดี การตั้งค่าแบบแยกส่วนนี้อาจทำให้เกิดความไม่สอดคล้องของข้อมูลและทำให้การทำงานร่วมกันช้าลง

จัดระเบียบข้อมูลของคุณด้วยClickUp Docs เครื่องมือที่ยืดหยุ่นสำหรับการบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับเทคโนโลยีของคุณ สร้างหน้าเอกสารแบบซ้อนกัน ฝังตารางและมอบหมายความคิดเห็นบน ClickUpเพื่อ จัดโครงสร้างและวิเคราะห์ข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ

เชื่อมโยงงานกับเอกสารของคุณโดยตรงเพื่อทำให้ขั้นตอนต่อไปง่ายขึ้น เช่น การนัดหมายการหารือของทีม

3. สร้างความมั่นใจและการสนับสนุนจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

การนำ SaaS ไปใช้ต้องมีการลงทุนทางการเงิน และไม่ได้ง่ายเพียงแค่สมัครใช้งานเครื่องมือ ติดตั้ง และเริ่มใช้งานได้ทันทีโดยไม่มีปัญหา คุณอาจรู้สึกถึง การหยุดชะงักบางประการในช่วงเปลี่ยนผ่าน ก่อนที่จะได้เวิร์กโฟลว์ที่เสถียร

ดังนั้น การได้รับการสนับสนุนจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตั้งแต่เนิ่นๆ จึงมีความสำคัญ การยอมรับจากพวกเขาสามารถทำให้กระบวนการนำนโยบายไปใช้ประสบความสำเร็จหรือล้มเหลวได้

⚠️ แล้วคุณจะโน้มน้าวพวกเขาได้อย่างไร?

นำเสนอเหตุผลทางธุรกิจสำหรับการเปลี่ยนแปลงโดยมีข้อมูลสนับสนุน ตัวอย่างเช่น แสดงให้เห็นว่าการทำให้การรายงานสถานะงานหรือความคืบหน้าการปรับใช้เป็นแบบอัตโนมัติแทนการทำด้วยมือ สามารถช่วยประหยัดเวลาให้กับทีมของคุณได้ 10 ชั่วโมงต่อสัปดาห์

พูดคุยถึงข้อกังวลที่อาจเกิดขึ้นล่วงหน้า เช่นความต้องการในการฝึกอบรมความรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และข้อจำกัดด้านงบประมาณ คุณอาจแบ่งปันเครื่องมือที่คุณมีในใจและให้ภาพที่ชัดเจนเกี่ยวกับกลยุทธ์การดำเนินการและความชันของเส้นการเรียนรู้ที่อาจเกิดขึ้นหรือไม่เกิดขึ้น

ClickUp Whiteboardsสามารถช่วยในการระดมความคิด สร้างแผนปฏิบัติการ แผนผังการทำงานของทีมสำหรับงาน และกำหนดกรอบเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพิ่มบริบทให้กับงานของคุณโดยเชื่อมโยงกับงาน ไฟล์ เอกสาร และอื่นๆ อีกมากมาย

คุณยังสามารถส่งเสริมการมีส่วนร่วมอย่างกระตือรือร้นได้โดยการเชิญผู้มีส่วนได้ส่วนเสียให้แบ่งปันความคิดเห็นและข้อเสนอแนะของพวกเขาบนไวท์บอร์ดโดยตรง ซึ่งจะสร้างความสนับสนุนตั้งแต่เริ่มต้น

4. ประเมินผู้ให้บริการ SaaS และขอการสาธิต

ตอนนี้ที่คุณได้รับความเห็นชอบแล้ว ถึงเวลาที่จะเลือกเครื่องมือ SaaS ที่เหมาะสม อย่ามุ่งเน้นเพียงแค่คุณสมบัติที่มันเสนอ แต่ยังต้องตรวจสอบว่ามันสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจของคุณและสามารถผสานเข้ากับกระบวนการทำงานของคุณได้หรือไม่

เพื่อให้ส่วนนี้ของกระบวนการง่ายขึ้น สร้างรายการคุณสมบัติที่ 'ต้องมี' และ 'มีไว้ก็ดี' ตามขั้นตอนที่ 1 และ 2

ตัวอย่างเช่น คุณกำลังประเมินโซลูชัน SaaS สองตัวสำหรับการติดตามโครงการ

หนึ่งเสนอแดชบอร์ดที่สามารถปรับแต่งได้สูงแต่ขาดการผสานรวมกับ CI/CD pipeline ของคุณ ในขณะที่อีกตัวหนึ่งมีการผสานรวมกับ GitHub พร้อมใช้งานทันทีและรองรับการจัดการสปรินต์และการจัดทำเอกสารผลิตภัณฑ์

⚠️ คุณจะเลือกอย่างไร?

สร้างระบบการให้คะแนนแบบถ่วงน้ำหนักเพื่อจัดลำดับความสำคัญในสิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับคุณโดยใช้รายการจากมุมมองของ ClickUp

สร้างตารางเปรียบเทียบที่เน้นจุดแข็งและจุดอ่อนของผู้ขาย เช่น:

คุณสามารถจัดเรียง, คัดกรอง, และจัดกลุ่มคุณลักษณะเหล่านี้เพื่อจัดอันดับผู้ขายได้อย่างมีประสิทธิภาพ

วางแผนและจัดการตารางการสาธิตด้วยมุมมองปฏิทินของ ClickUpขณะที่คุณคัดเลือกผู้ขาย ลากและวางชื่อผู้ขายภายในแพลตฟอร์มเพื่อจัดตารางเวลาได้อย่างง่ายดายและเริ่มการประชุมด้วยการผสานรวมกับ Google Calendar และ Zoom

ใช้การสาธิตเพื่อ หารือเกี่ยวกับกรณีการใช้งานที่เฉพาะเจาะจงกับองค์กรของคุณ ตัวอย่างเช่น ถามว่า "แพลตฟอร์มของคุณจัดการการพึ่งพาของงานระหว่างแผนกอย่างไร?"

โดยการวิเคราะห์ตัวเลือกของผู้ให้บริการภายในซอฟต์แวร์การจัดการ SaaSอย่าง ClickUp คุณจะได้รับความชัดเจนที่จำเป็นในการตัดสินใจอย่างมั่นใจ

5. กำหนดตารางงานและมอบหมายความรับผิดชอบ

เมื่อการวิจัยแพลตฟอร์ม SaaS ของคุณเสร็จสมบูรณ์แล้ว ให้กำหนดกรอบเวลาที่ชัดเจนเพื่อให้การนำไปใช้เป็นไปตามแผน แบ่งโครงการออกเป็นระยะ เช่น 'การตั้งค่าระบบ' 'การย้ายข้อมูล' 'การฝึกอบรมทีม' และ 'การเปิดใช้งาน' และกำหนดวันที่ครบกำหนดสำหรับแต่ละระยะ

ต่อไป, มอบหมายหน้าที่ความรับผิดชอบให้กับสมาชิกในทีมของคุณ. ตัวอย่างเช่น, ทีมไอทีของคุณอาจต้องเป็นผู้นำการนำไปใช้ทางเทคนิค, เช่น การโยกย้ายข้อมูลที่เหมาะสมโดยไม่มีการสูญเสียหรือซ้ำซ้อน. ทีมการพัฒนาของคุณอาจต้องช่วยเหลือการนำไปใช้เครื่องมือภายในทีมของพวกเขา.

มองเห็นไทม์ไลน์ของโครงการทั้งหมดด้วยแผนภูมิแกนต์ของ ClickUp มุมมองแบบลำดับชั้นช่วยให้คุณเห็นภาพความสัมพันธ์ของงานได้อย่างชัดเจน ช่วยให้คุณสามารถ:

ใช้แผนภูมิแกนต์เพื่อติดตามความคืบหน้าแบบเรียลไทม์และรับรองการทำงานที่ราบรื่นในแต่ละขั้นตอน

สำหรับวิธีการที่ละเอียดมากขึ้น ให้ใช้เทมเพลตแผนการดำเนินการโครงการของ ClickUpเพื่อ:

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

กำหนดจุดตรวจสอบเป็นประจำเพื่อติดตามความคืบหน้าและแก้ไขปัญหาคอขวดตั้งแต่เนิ่นๆ เพื่อให้กระบวนการดำเนินไปอย่างราบรื่นในแต่ละขั้นตอน

การย้ายข้อมูลและการรวมข้อมูล

1. ตรวจสอบ, ทำความสะอาด, และโยกย้ายข้อมูล

เมื่อเปลี่ยนไปใช้เครื่องมือ SaaS ใหม่ คุณต้องมั่นใจว่าข้อมูลที่คุณย้ายถ่ายนั้นสะอาดและถูกต้อง สำหรับเรื่องนี้ คุณต้องคัดกรองผ่านทุกสเปรดชีต, ที่เก็บข้อมูล, บันทึกการทดสอบ, และตัวติดตามโครงการที่กำลังใช้งานอยู่

จัดกลุ่มข้อมูลเป็นหมวดหมู่ เช่น 'โครงการที่กำลังดำเนินการ', 'ข้อมูลที่เก็บถาวร' และ 'ไฟล์การกำหนดค่า' และค้นหา รายการที่ซ้ำกัน ข้อมูลที่ล้าสมัย และข้อผิดพลาดในการจัดรูปแบบ เพื่อทำการเปลี่ยนแปลงตามความเหมาะสม คิดเหมือนกับการจัดระเบียบตู้เสื้อผ้าที่รก เลือกจัดการชุดข้อมูลทีละชุด

รายการตรวจสอบงานของ ClickUpสามารถช่วยให้คุณแยกย่อยทุกขั้นตอน ตั้งแต่การดึงข้อมูลไปจนถึงการอัปโหลดข้อมูล ใช้ฟังก์ชันการลากและวางเพื่อจัดเรียงรายการหรือรายการย่อยที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการย้ายข้อมูลของคุณได้ตามต้องการ

คุณสมบัตินี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการรับประกันความรับผิดชอบ—มันช่วยให้คุณสามารถเพิ่มผู้รับมอบหมายให้กับงานที่ต้องดำเนินการโดยสมาชิกทีมเฉพาะได้

2. วางแผนและทดสอบการผสานรวมกับระบบ

การย้ายข้อมูลเป็นเพียงส่วนหนึ่งของปริศนาเท่านั้น ที่จริงแล้วความมหัศจรรย์เกิดขึ้นเมื่อมีการผสานรวม แพลตฟอร์มของคุณควรสามารถสื่อสารกับ CRM, ERP, ระบบบัญชี และเครื่องมือ SaaS อื่น ๆ ที่มีอยู่ได้อย่างง่ายดาย

โดยเฉพาะเจาะจงมากขึ้น คุณต้อง ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการที่แต่ละระบบจะเชื่อมต่อ, ข้อมูลหรือการกระทำใดที่จะไหลระหว่างระบบ, และผลลัพธ์ที่คาดหวัง

ใช้ClickUp Mind Mapsเพื่อออกแบบแผนภาพเชิงภาพของการเชื่อมโยงเหล่านี้ คุณสามารถจัดระเบียบและเน้นความสำคัญด้วยฟังก์ชันการจัดเรียงขั้นสูงและสีที่กำหนดเอง

การปรับแต่งและการตั้งค่า

1. กำหนดค่า SaaS ให้เข้ากับเวิร์กโฟลว์และทำงานอัตโนมัติ

การปรับแต่งคือหัวใจสำคัญของแผนการนำไปใช้ SaaS ที่ประสบความสำเร็จ. แต่การใช้วิธีเดียวที่เหมาะกับทุกคนมักไม่ประสบความสำเร็จ. คุณต้องเจาะลึกเข้าไปในกระบวนการของคุณและค้นหาสิ่งที่เหมาะกับคุณ.

❓ขั้นตอนสำคัญในการดำเนินงาน SaaS ประจำวันของทีมคุณมีอะไรบ้าง?

❓พื้นที่ใดบ้างที่มีแนวโน้มจะมีสิ่งกีดขวาง?

ระบุจุดสัมผัสที่สำคัญเหล่านี้และทำให้งานที่ทำซ้ำและใช้เวลามากเป็นอัตโนมัติโดยใช้ClickUp Automations

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถ ตั้งค่าการแจ้งเตือนใน Slack เมื่อตรวจพบข้อบกพร่องที่มีความสำคัญสูงในเครื่องมือติดตาม หรือกำหนดเวลาการทบทวนสปรินต์เมื่อใดก็ตามที่งานเสร็จสิ้น ClickUp ให้คุณเข้าถึงเทมเพลตการทำงานอัตโนมัติที่สร้างไว้ล่วงหน้าได้มากกว่า 100 แบบ

ปรับแต่งพื้นที่ทำงานของคุณให้ดียิ่งขึ้นด้วยฟิลด์ที่กำหนดเองของ ClickUp ใช้เพื่อเพิ่มข้อมูลติดต่อของผู้ขาย ติดตามคะแนน Scrum และสร้างเมนูแบบเลื่อนลง

แต่ละประเภทของฟิลด์ที่กำหนดเองสามารถใช้ได้หลายครั้งตามที่คุณต้องการ และแต่ละโครงการจะถูกสร้างขึ้นเพื่อบรรจุฟิลด์ที่คุณตั้งค่าไว้

2. ตั้งค่าบทบาทผู้ใช้และสิทธิ์การเข้าถึง

ขั้นตอนนี้ไม่ใช่แค่การให้สิทธิ์การเข้าถึงเท่านั้น แต่เป็นการ สร้างระบบความรับผิดชอบและความไว้วางใจ คุณต้องกำหนดบทบาทตามลำดับชั้นและความรับผิดชอบของทีมคุณ

ถอยหลังออกมาหนึ่งก้าวแล้วคิด:

📌 ใครต้องการการมองเห็นความคืบหน้าของโครงการโดยรวม?

📌 ใครที่ต้องการเข้าถึงเพื่อแก้ไขการตั้งค่า?

📌 แล้วใครควรให้ความสำคัญกับงานที่ได้รับมอบหมายเพียงอย่างเดียว?

คำตอบที่ชัดเจนสำหรับคำถามเหล่านี้จะช่วยให้การนำ SaaS ไปใช้มีโครงสร้างที่ชัดเจนเพื่อประสิทธิภาพและความปลอดภัยสูงสุด

วิธีที่ง่ายที่สุดคือการสร้างแม่แบบบทบาท เช่น ผู้ดูแลระบบ, หัวหน้าทีม, ผู้จัดการโครงการ, นักพัฒนา, และวิศวกร QA และกำหนดหลักการของสิทธิขั้นต่ำ เพื่อให้คุณมอบสิทธิ์การเข้าถึงเฉพาะผู้ที่จำเป็นอย่างยิ่งสำหรับบทบาทนั้นเท่านั้น

การฝึกอบรมและการปฐมนิเทศพนักงาน

1. พัฒนาและกำหนดตารางการฝึกอบรมและปฐมนิเทศ

ไม่ว่าเครื่องมือ SaaS ของคุณจะอ้างว่าใช้งานง่ายเพียงใด การนำไปใช้ให้ประสบความสำเร็จขึ้นอยู่กับการ มอบความมั่นใจและบริบทที่จำเป็นให้กับทีม เพื่อให้พวกเขาสามารถใช้เครื่องมือนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพในทุกๆ วัน

ดังนั้น ให้เริ่มต้นด้วยเซสชันเปิดตัวที่แนะนำวัตถุประสงค์ของเครื่องมือและสาธิตคุณค่าของมัน จากนั้น จัดการฝึกปฏิบัติให้ทีมได้ทดลองใช้งานแพลตฟอร์มและแก้ไขปัญหาจำลองในสภาพแวดล้อมจำลอง

ใช้แนวทางแบบเป็นขั้นตอนในการปฐมนิเทศ—เริ่มต้นกับกลุ่มสมาชิกทีมขนาดเล็กที่สามารถทำหน้าที่เป็น 'ผู้ใช้ขั้นสูง' หรือผู้สนับสนุนหลักได้

ให้พวกเขาทดสอบฟีเจอร์ ให้ข้อเสนอแนะ และทำหน้าที่เป็นจุดสนับสนุนแรกสำหรับเพื่อนร่วมงาน นี่จะช่วยลดการต่อต้านและทำให้ทุกคนพร้อมใช้งานทันทีเมื่อมีการเปิดตัวเครื่องมือ SaaS ทั่วทั้งบริษัท

เตรียมเอกสารประกอบ เช่น คู่มือแบบทีละขั้นตอน, วิดีโอสอน และคำถามที่พบบ่อย สำหรับการอ้างอิงอย่างต่อเนื่องClickUp Docsมีประโยชน์สำหรับการสร้างฐานความรู้ที่มีความยืดหยุ่นและสามารถอัปเดตและแชร์ได้ง่ายทั่วทั้งองค์กร นอกจากนี้ ให้ใช้ทรัพยากรสนับสนุนของเครื่องมือ SaaS เองหากมีให้บริการ

เนื่องจากมีงานมากมายที่ต้องทำในระยะนี้ ให้ใช้เทมเพลตแผนการฝึกอบรมและการเปิดตัวของ ClickUpเพื่อจัดระเบียบทุกอย่าง:

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

แนวทางที่มีโครงสร้างนี้ช่วยให้มั่นใจว่าทีมของคุณมีความรู้และความมั่นใจในการยอมรับเครื่องมือใหม่อย่างเต็มที่

2. รวบรวมความคิดเห็น

การฝึกอบรมไม่ใช่กิจกรรมที่ทำเพียงครั้งเดียว แต่เป็นกิจกรรมที่ต้องทำอย่างต่อเนื่อง

วิธีที่ดีที่สุดในการปรับปรุงกระบวนการเริ่มต้นใช้งานและเพิ่มการยอมรับคือ การรับฟังประสบการณ์ของทีมและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ทำไมไม่สร้างวงจรการให้ข้อเสนอแนะที่เริ่มต้นตั้งแต่การฝึกอบรมและขยายไปถึงช่วงแรกของการใช้แพลตฟอร์ม?

คุณสามารถบันทึกคำตอบได้ด้วยClickUp Forms ซึ่งสามารถปรับแต่งได้สูงและง่ายต่อการกรอก

หรือจัดให้มีการสำรวจความคิดเห็นแบบสดหรือแบบทดสอบสั้น ๆ ระหว่างการประชุมเพื่อวัดความรู้สึกของทีม หากมีแนวคิดบางอย่างของเครื่องมือที่ไม่ชัดเจน คุณสามารถปรับจังหวะการฝึกอบรมและแยกย่อยเป็นคุณสมบัติเฉพาะได้

การทดสอบและการเปิดใช้งาน

1. การทดสอบก่อนการใช้งานจริงและแผนสำรองข้อมูล

คุณได้เลือกซอฟต์แวร์แล้วและได้ก้าวมาไกลมาก ฝึกอบรมสมาชิกในทีมและย้ายข้อมูลสำคัญเรียบร้อย ทุกคนทราบบทบาทหน้าที่ของตนเองแล้ว และในที่สุดก็ถึงเวลาแสดงจริง แต่เดี๋ยวก่อน ยังมีขั้นตอนหนึ่งที่ต้องทำก่อนการนำ SaaS ไปใช้งาน

คุณต้อง ทดสอบเครื่องมืออีกครั้ง โดยจับข้อผิดพลาด ตรวจสอบการตั้งค่า และยืนยันการย้ายข้อมูลอย่างถูกต้อง ตัวอย่างเช่น ให้ผู้พัฒนาเชื่อมโยงคำขอดึง, ผู้เชี่ยวชาญด้าน QA บันทึกข้อผิดพลาด และผู้จัดการสร้างรายงานเพื่อยืนยันการใช้งาน

2. ติดตามการใช้งานจริงแบบเรียลไทม์

ทีมของคุณเริ่มใช้เครื่องมือโดยการเปิดใช้งานในระบบ SaaS implementation. นี่คือช่วงเวลาที่มีความเสี่ยงสูงซึ่งต้องการการดูแลอย่างใกล้ชิด และคุณควรมีทุกคนพร้อมช่วยเหลือเพื่อจับและแก้ไขปัญหาเมื่อเกิดขึ้น

ใช้แดชบอร์ดของ ClickUpเพื่อติดตามเมตริกต่างๆ เช่น กิจกรรมของผู้ใช้ การทำงานที่เสร็จสมบูรณ์ หรือประสิทธิภาพของระบบ ตัวอย่างเช่น ตรวจสอบว่าการอัปเดตงานของนักพัฒนาซิงค์กับบอร์ดโครงการอย่างถูกต้องหรือไม่ หรือการแจ้งเตือนทำงานตามที่คาดหวังไว้หรือไม่

มีคำถามเกี่ยวกับการนำไปใช้ของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการหรือไม่

คุณสามารถถามClickUp Brainได้ทุกคำถาม และมันจะค้นหาทุกแดชบอร์ดในพื้นที่ทำงานของคุณเพื่อให้ข้อมูลเชิงลึกที่เกี่ยวข้อง ซึ่งช่วยลดการรบกวนที่ไม่จำเป็นและช่วยให้ทีมของคุณมีข้อมูลที่จำเป็นในการทำงานอย่างมีสมาธิและมีประสิทธิภาพในช่วง Go-Live

การทบทวนหลังการดำเนินการ

1. ดำเนินการวิเคราะห์หลังเหตุการณ์และติดตามตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (KPI)

การนำ SaaS ไปใช้ไม่ใช่กระบวนการที่ทำเพียงครั้งเดียวแล้วเสร็จ เมื่อทีมของคุณปรับตัวให้เข้ากับการทำงานกับเครื่องมือใหม่นี้ โปรดให้ความสนใจกับสิ่งต่างๆ เช่น ฟีเจอร์ใดที่ถูกใช้งาน มากที่สุด และฟีเจอร์เพิ่มเติมใดที่ทีมของคุณต้องการ

เครื่องมือนี้สามารถผสานการทำงานกับระบบซอฟต์แวร์อื่น ๆ ของคุณได้ดีหรือไม่? มันทำงานลื่นไหลและมีปัญหาขัดข้องน้อยที่สุดหรือไม่?

กำหนดเวลาการตรวจสอบเป็นรายบุคคลหรือเป็นทีมอย่างสม่ำเสมอหลังจากการเปิดตัว เพื่อรวบรวมข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับสิ่งที่ได้ผลและสิ่งที่ไม่ได้ผล คุณควรประเมินผลการดำเนินงานเทียบกับวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ในช่วงการวางแผนด้วย ตัวอย่างเช่น:

🤔 การร่วมมือระหว่างทีมเพิ่มขึ้นหรือไม่

🤔 อัตราการเสร็จสิ้นงานดีขึ้นหรือไม่?

🤔 วงจรการปรับใช้เร็วขึ้นหรือไม่?

การวิเคราะห์หลังเหตุการณ์อย่างเป็นระบบช่วย ปรับปรุงการนำไปใช้ในอนาคต และทำให้แพลตฟอร์ม SaaS สามารถทำตามสัญญาที่ให้ไว้ได้

2. จัดตั้งการสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง

ผู้ใดก็ตามที่ใช้เครื่องมือนี้ควรสามารถขอความช่วยเหลือได้เมื่อใดก็ตามที่ต้องการ ดังนั้น ควรมีเจ้าหน้าที่ IT หรือ ผู้รับผิดชอบที่ได้รับมอบหมาย คอยสแตนด์บายอยู่เสมอ เพื่อจัดการแก้ไขปัญหาได้ทันที

ทีมของคุณควรมีการเข้าถึงแหล่งข้อมูลการสนับสนุนของผู้ให้บริการ SaaS (เช่น แชทสดหรือศูนย์ช่วยเหลือ) นอกจากนี้ เมื่อทีมค้นพบคุณสมบัติใหม่หรือมีการอัปเดตเกิดขึ้น ให้จัดการอบรมทบทวนหรือให้คำแนะนำที่อัปเดตเพื่อให้ทุกคนได้รับข้อมูลที่ทันสมัย

ความท้าทายทั่วไปในการนำ SaaS ไปใช้

การนำสิ่งใหม่ ๆ มาใช้ย่อมมาพร้อมกับความขัดแย้งที่ไม่อาจหลีกเลี่ยงได้เสมอ ในบริบทของการนำมาใช้ของซอฟต์แวร์แบบบริการ (SaaS) นี่คือปัญหาที่คุณน่าจะพบเจอมากที่สุด:

1. การต่อต้านการเปลี่ยนแปลง

นี่คือหนึ่งในอุปสรรคที่พบบ่อยที่สุดที่คุณจะต้องเผชิญในระหว่างการดำเนินการ

แม้แต่ทีมที่มีความเชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีก็อาจต่อต้านการนำเครื่องมือ SaaS ใหม่มาใช้เพียงเพราะการนำเครื่องมือ SaaS ใหม่มาใช้ ต้องใช้ความพยายามเพิ่มเติม—การเรียนรู้วิธีการใช้งาน การย้ายข้อมูล และการปรับกระบวนการทำงาน ความต้านทานนี้อาจนำไปสู่การตอบสนองในเชิงลบและขัดขวางการนำไปใช้หากคุณไม่ตรวจสอบข้อกังวลของพวกเขา

2. ความไม่สอดคล้องระหว่างความคาดหวังของผลิตภัณฑ์กับความเป็นจริง

ธุรกิจมักลงทุนในเครื่องมือ SaaS โดยไม่ได้พิจารณาอย่างเหมาะสมว่าเหมาะสมกับความต้องการของพวกเขาและทีมที่ใช้หรือไม่ สิ่งนี้มักเกิดขึ้น เมื่อคุณไม่ได้มีส่วนร่วมของคนที่เหมาะสมในการตัดสินใจ ดังนั้น ควรได้รับการสนับสนุนตั้งแต่เนิ่นๆ

3. ความไม่เข้ากันทางเทคนิค

หากเครื่องมือ SaaS ของคุณไม่สามารถผสานรวมกับระบบที่มีอยู่ได้ อาจทำให้ กระบวนการทำงานขัดข้องและยืดระยะเวลาการโยกย้ายข้อมูล ดังนั้น การประเมินการผสานรวมควรทำอย่างละเอียดในระหว่างการคัดเลือกผู้ให้บริการ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาความเข้ากันไม่ได้ในภายหลัง

4. การบำรุงรักษาอย่างต่อเนื่อง

เมื่อเครื่องมือถูกติดตั้งแล้ว จำเป็นต้องมีการตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง การอัปเดต และการปรับปรุงเพื่อให้สามารถมอบประโยชน์อย่างต่อเนื่องแก่ทีมของคุณได้ สร้างแผนการประเมินอย่างต่อเนื่อง และการบำรุงรักษาเพื่อให้เครื่องมืออยู่ในระดับที่ตรงกับความต้องการของทีมคุณ

แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดในการนำ SaaS ไปใช้

1. จัดการความปลอดภัยและการเข้าถึงข้อมูลการปฏิบัติตามข้อกำหนด

มาตรการรักษาความปลอดภัยที่แข็งแกร่งควรเป็นส่วนสำคัญของรายการตรวจสอบการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ของคุณ

นั่นเป็นเพราะการเพิ่มเครื่องมือ SaaS ใหม่เข้าไปในชุดเทคโนโลยีของคุณ นำมาซึ่งความเสี่ยงในการเปิดเผยข้อมูลหรือการจัดการที่ไม่ถูกต้อง

🌻 แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด: ก่อนเปิดตัว คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องมือที่เลือกปฏิบัติตามนโยบายภายในและมาตรฐานอุตสาหกรรม

ตัวอย่างเช่น เมื่อเริ่มต้นใช้งาน CRM ให้แน่ใจว่าข้อมูลลูกค้าที่ละเอียดอ่อนสามารถเข้าถึงได้เฉพาะสมาชิกในทีมที่เกี่ยวข้องเท่านั้นตัวอย่างของซอฟต์แวร์แบบ SaaS หลายตัว เช่น Jira และ Salesforce มีฟีเจอร์ความปลอดภัยของข้อมูลขั้นสูงที่สามารถปรับแต่งได้ระหว่างการติดตั้งใช้งาน

2. ให้การเปลี่ยนผ่านเป็นไปอย่างราบรื่น

หลายองค์กรทำการอัปเกรดระบบของตนพร้อมกันทั้งหมด ซึ่งนำไปสู่ความสับสนในหมู่สมาชิกทีมและปัญหาการผสานรวมกับระบบเทคโนโลยีที่มีอยู่เดิม แทนที่จะทำเช่นนั้น เราขอแนะนำให้ ดำเนินการเป็นขั้นตอนเพื่อให้คุณสามารถทดสอบเครื่องมือในส่วนต่าง ๆ ได้

🌻 แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด: จดบันทึกสิ่งที่ได้ผลและสิ่งที่ไม่ได้ผล พูดคุยกับทีมของคุณเกี่ยวกับการปรับปรุง จากนั้นขยายไปสู่ขั้นตอนถัดไป นอกจากนี้ อย่าลืมจัดอบรมให้เพียงพอเพื่อช่วยให้ใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์ต่างๆ ที่เครื่องมือ SaaS มีให้ได้อย่างเต็มที่

3. ผสานการตลาดเข้ากับแผนการรับเลี้ยง

ในขณะที่กลยุทธ์การตลาดมักเกี่ยวข้องกับกลุ่มเป้าหมายภายนอกการนำกลยุทธ์การตลาด SaaSมาใช้ภายในองค์กรสามารถช่วยส่งเสริมการยอมรับได้

🌻 แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด: ส่งเสริมประโยชน์ของเครื่องมือผ่านแคมเปญ—คิดถึงการอัปเดตทางอีเมล, การนำเสนอในทีม, หรือวิดีโอสาธิตสั้น ๆ ที่แสดงให้เห็นว่าเครื่องมือ SaaS สามารถแก้ปัญหาในชีวิตประจำวันได้อย่างไรใช้แผนการสื่อสารโครงการเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลอัปเดตเหล่านี้ถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคนอย่างมีประสิทธิภาพ

ออกแบบแผนงานการนำ SaaS ของคุณไปใช้

การนำ SaaS ไปใช้สามารถเป็นประสบการณ์ที่ราบรื่นและเชิงบวกได้ หากคุณวางแผนอย่างถูกต้อง

ความลับคืออะไร? ให้เป็นความร่วมมือของทีม โดยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณเสนอความคิดเห็นและแบ่งปันข้อเสนอแนะในทุกขั้นตอน อย่าลืมว่าคุณกำลังลงทุนในเครื่องมือ SaaS เพื่อปรับปรุงธุรกิจของคุณให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องจะต้องมีส่วนร่วมในการตัดสินใจว่าซอฟต์แวร์ใดจะเป็นประโยชน์ต่อพวกเขาที่สุด

ทำเช่นนี้ แล้วในไม่ช้าคุณก็จะเริ่มเห็นประโยชน์จากการอัปเกรดซอฟต์แวร์ของคุณ สุดท้าย คุณสามารถทำให้กระบวนการนำ SaaS ไปใช้ทั้งหมดง่ายขึ้นได้ด้วย ClickUp

ชุดคุณสมบัติของเรา ซึ่งรวมถึงเป้าหมายและแดชบอร์ด ได้รับการออกแบบมาเพื่อทำให้งานของคุณง่ายขึ้น นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้เทมเพลตที่พร้อมใช้งานเพื่อเริ่มต้นได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องยุ่งยาก

ลงทะเบียนใช้ ClickUp ฟรีวันนี้