คุณกำลังอยู่ในช่วงเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ และทุกอย่างกำลังดำเนินไปอย่างราบรื่น—จนกระทั่งคำถามเริ่มหลั่งไหลเข้ามา
นักเขียนเทคนิคของคุณต้องการความชัดเจนเพิ่มเติมเกี่ยวกับกระบวนการทำงานของฟีเจอร์ ทีมขายของคุณต้องการเอกสารสนับสนุนเพื่ออธิบายประโยชน์ของผลิตภัณฑ์ให้กับลูกค้า และทีมการตลาดของคุณใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการพยายามทำความเข้าใจจุดเด่นและข้อแตกต่างที่เป็นเอกลักษณ์ของผลิตภัณฑ์
ทำไมสิ่งนี้ถึงเกิดขึ้น?
ขาดเอกสารประกอบผลิตภัณฑ์ที่เพียงพอ!
เอกสารประกอบผลิตภัณฑ์ไม่ใช่แค่คู่มือหรือคำแนะนำการใช้งานเท่านั้น แต่เป็น แผนที่ที่ใช้งานง่าย ที่นำทางสมาชิกทุกคนในทีมผ่านผลิตภัณฑ์ของคุณ—ตั้งแต่ฝ่ายขายและการตลาดไปจนถึงฝ่ายสนับสนุนลูกค้าและทีมพัฒนา
คู่มือนี้สำรวจวิธีการสร้าง เอกสารประกอบผลิตภัณฑ์ ที่สร้างความมั่นใจให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและให้คุณควบคุมกระบวนการจัดการผลิตภัณฑ์ของคุณได้
เอกสารประกอบผลิตภัณฑ์คืออะไร?
เอกสารประกอบผลิตภัณฑ์หมายถึงเอกสารและสื่อภาพที่อธิบายถึงคุณสมบัติ, การทำงาน, และวิธีการใช้ของผลิตภัณฑ์
เป็นฐานความรู้ภายในที่มีคู่มือแบบทีละขั้นตอน, SOP, เคล็ดลับการแก้ไขปัญหา, คู่มือการติดตั้ง, คู่มือการใช้งาน API, กลยุทธ์ผลิตภัณฑ์, กรณีการใช้งาน และคู่มือผู้ใช้
ประเภทของเอกสารผลิตภัณฑ์
นี่คือภาพรวมอย่างง่ายของประเภทเอกสารผลิตภัณฑ์ที่ช่วยให้ทีมของคุณได้รับข้อมูลที่ครบถ้วน:
1. เอกสารสำหรับผู้ใช้
ออกแบบมาสำหรับผู้ใช้ปลายทางของผลิตภัณฑ์ เอกสารนี้ให้คำแนะนำทีละขั้นตอนในการใช้คุณสมบัติทั้งหมด รวมถึงขั้นตอนโดยละเอียดในการทำงาน การนำทางผลิตภัณฑ์ และการแก้ไขปัญหาทั่วไป พร้อมภาพหน้าจอ วิดีโอ และคำถามที่พบบ่อยเพื่อช่วยให้การดำเนินการที่ซับซ้อนง่ายขึ้น
2. ฐานความรู้
ห้องสมุดออนไลน์นี้ให้บริการข้อมูลแบบบริการตนเอง ประกอบด้วยบทความ คำถามที่พบบ่อย และคู่มือการแก้ไขปัญหา ให้คำตอบที่สามารถค้นหาได้สำหรับปัญหาที่พบบ่อย ช่วยให้ผู้ใช้แก้ไขปัญหาได้ด้วยตัวเอง และลดภาระงานของทีมสนับสนุน
3. ชุดพัฒนาซอฟต์แวร์ (SDK)
SDK มอบทรัพยากรให้กับนักพัฒนา เช่น เครื่องมือ, ไลบรารี, API, และโค้ดตัวอย่าง เพื่อสร้างหรือปรับปรุงแอปพลิเคชันสำหรับผลิตภัณฑ์หรือแพลตฟอร์มที่เฉพาะเจาะจง SDK ประกอบด้วยคำแนะนำการผสานรวมและสภาพแวดล้อมการพัฒนา ทำให้นักพัฒนาสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่ต้องเริ่มต้นจากศูนย์
อ่านเพิ่มเติม:10 ซอฟต์แวร์เอกสารทางเทคนิคที่ดีที่สุด
4. เอกสารคุณลักษณะ
เอกสารนี้อธิบายคุณสมบัติของผลิตภัณฑ์อย่างละเอียด ครอบคลุมถึงวิธีการทำงาน วิธีการใช้งาน และกรณีการใช้งานเฉพาะด้าน เอกสารทางเทคนิคนี้พบได้ทั่วไปในธุรกิจ B2B โดยจะเน้นความสามารถขั้นสูงและตัวเลือกการตั้งค่าที่ผู้ใช้ทั่วไปอาจมองไม่เห็นในทันที
5. คู่มือการแก้ไขปัญหา
เอกสารทางเทคนิคฉบับนี้แสดงรายการข้อผิดพลาดที่พบบ่อย สาเหตุ และวิธีแก้ไข เพื่อให้ทีมสนับสนุนและลูกค้าสามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องส่งต่อให้ระดับการสนับสนุนที่สูงขึ้น
ตัวอย่างเช่น หากผู้ใช้บริการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ประสบปัญหาการอัปโหลดไฟล์ล้มเหลวเนื่องจากปัญหาสิทธิ์การเข้าถึง เอกสารทางเทคนิคควรแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาด อธิบายสาเหตุ และให้ขั้นตอนในการปรับสิทธิ์การเข้าถึง
6. เอกสารการตลาด
เอกสารการตลาดเน้นย้ำคุณสมบัติ ประโยชน์ และข้อได้เปรียบทางการแข่งขัน/จุดเด่นของสินค้า. เอกสารนี้ประกอบด้วยโบรชัวร์, กรณีศึกษา, การวิเคราะห์คู่แข่งขัน, และการนำเสนอสินค้าสำหรับลูกค้าเป้าหมายและทีมขาย.
7. คู่มือการใช้งาน
คู่มือที่ละเอียดและครอบคลุมตั้งแต่ต้นจนจบเหล่านี้ ครอบคลุมการประกอบ การตั้งค่า หรือการใช้อุปกรณ์หรือผลิตภัณฑ์ต่าง ๆ โดยให้ข้อมูลที่ครบถ้วนตั้งแต่การติดตั้งเบื้องต้นไปจนถึงการใช้งานขั้นสูง เหมาะอย่างยิ่งสำหรับผลิตภัณฑ์ที่มีความซับซ้อน เช่น อุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ เครื่องใช้ไฟฟ้า หรือซอฟต์แวร์ที่มีความซับซ้อน
8. บันทึกการปล่อย
บันทึกการปล่อยซอฟต์แวร์สรุปคุณสมบัติใหม่, การแก้ไขข้อบกพร่อง, การปรับปรุง, และการอัปเดตของผลิตภัณฑ์. บันทึกการปล่อยมีวัตถุประสงค์เพื่อช่วยเหลือลูกค้าปัจจุบัน, ผู้ดูแลระบบ, และนักพัฒนาให้สามารถใช้คุณสมบัติใหม่ได้ และทราบถึงปัญหาที่ได้รับการแก้ไขแล้ว.
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดทำเอกสารผลิตภัณฑ์
เอกสารที่ไม่ดีสามารถทำให้ผลิตภัณฑ์ของคุณเสื่อมลงได้ นี่คือวิธีที่คุณสามารถทำให้เอกสารชัดเจน มีอิทธิพล และใช้งานง่าย:
1. ใช้แบบฟอร์มและรูปแบบมาตรฐาน
ผู้จัดการผลิตภัณฑ์จะเห็นด้วยว่าการสร้างเอกสารผลิตภัณฑ์จากศูนย์นั้นใช้เวลามาก
รูปแบบมาตรฐานและแม่แบบเอกสารทางเทคนิคช่วยให้มีโครงสร้างที่ชัดเจน ทำให้การสร้างและบำรุงรักษาเอกสารเป็นไปอย่างราบรื่น และช่วยให้ผู้ใช้สามารถติดตามเอกสารได้ง่ายขึ้น
ประโยชน์ชัดเจน:
- ความสม่ำเสมอ: การใช้รูปแบบเดียวกันสำหรับบันทึกการปล่อยซอฟต์แวร์, คู่มือการแก้ไขปัญหา, และคู่มือผู้ใช้ช่วยให้ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลที่สำคัญได้อย่างรวดเร็ว
- ประสิทธิภาพ: การมีแม่แบบมาตรฐานสำหรับการเขียนเอกสารทางเทคนิคช่วยเพิ่มประสิทธิภาพโดยการจัดโครงสร้างที่กำหนดไว้ล่วงหน้าสำหรับเอกสารประเภทต่างๆ
- ความสามารถในการขยาย: เมื่อมีการเพิ่มคุณสมบัติใหม่ เอกสารสามารถอัปเดตได้อย่างง่ายดายโดยใช้โครงสร้างเดียวกัน
ตัวอย่างเช่นแม่แบบเอกสารโครงการของ ClickUpจะเก็บรายละเอียดโครงการทั้งหมดของคุณไว้อย่างเป็นระเบียบในที่เดียวเพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย
ตัวอย่างเช่น หากซอฟต์แวร์ของคุณมีกระบวนการอนุมัติหลายขั้นตอนที่เป็นเอกลักษณ์:
- สรุปขอบเขตของโครงการ, วัตถุประสงค์, และระยะเวลาการแล้วเสร็จ—ภาพรวมของโครงการโดยใช้ ClickUp Docs
- เพิ่มส่วน "ขั้นตอนอนุมัติ" ที่กำหนดไว้โดยเฉพาะในเทมเพลตเอกสารของคุณ
- ติดตามความคืบหน้าของโครงการโดยใช้มุมมองแผนภูมิแกนต์และปรับกำหนดเวลาตามความเหมาะสม
ปรับแต่งเทมเพลตให้เหมาะกับความต้องการของคุณ โดยปรับหัวข้อ ส่วนต่าง ๆ และรูปแบบให้สะท้อนถึงคุณสมบัติที่เป็นเอกลักษณ์ของผลิตภัณฑ์ของคุณ พร้อมทั้งรักษาองค์ประกอบหลักให้คงความสม่ำเสมอในทุกเอกสาร
อ่านเพิ่มเติม: 10 แม่แบบวิศวกรรมสำหรับวิศวกรซอฟต์แวร์และผลิตภัณฑ์
2. เขียนคำแนะนำที่ชัดเจนและกระชับ
เอกสารประกอบผลิตภัณฑ์ที่มีประสิทธิภาพต้องอาศัยความชัดเจน หากขาดสิ่งนี้ ผู้ใช้อาจประสบปัญหาในการทำความเข้าใจวิธีการใช้งานผลิตภัณฑ์ ซึ่งอาจนำไปสู่ความสับสน ข้อผิดพลาด และการใช้งานที่ลดลง
คำแนะนำที่ชัดเจนและกระชับช่วยลดความจำเป็นในการสนับสนุนเพิ่มเติม โดยช่วยให้ผู้ใช้สามารถแก้ไขปัญหาได้ด้วยตนเอง
นี่คือวิธีทำให้เอกสารของคุณโดดเด่น:
ใช้ภาษาที่ง่าย: หลีกเลี่ยงการใช้คำเทคนิคหากไม่จำเป็น หากจำเป็นต้องใช้ ให้ให้คำจำกัดความที่ชัดเจน
ตัวอย่าง:
ก่อน: ยืนยันตัวตนผ่านโปรโตคอล OAuth2
หลังจาก: เข้าสู่ระบบอย่างปลอดภัยโดยใช้ OAuth2
ตรงประเด็น: เน้นที่ขั้นตอนที่สามารถดำเนินการได้ และตัดคำหรือคำอธิบายที่ไม่จำเป็นออกไป
ตัวอย่าง:
ก่อน: ขอแนะนำให้คลิกปุ่ม 'บันทึก'
หลังจาก: คลิก 'บันทึก'
ใช้ประโยคกริยาแสดงการกระทำ: วิธีนี้จะทำให้คำแนะนำชัดเจนและปฏิบัติตามได้ง่ายขึ้น
ตัวอย่าง:
ก่อน: การตั้งค่าควรถูกกำหนดโดยผู้ใช้
หลังจาก: กำหนดค่าการตั้งค่า
หลีกเลี่ยงการคาดเดา: อย่าสมมติว่าผู้ใช้ทราบคำศัพท์หรือขั้นตอนบางอย่างอยู่แล้ว ต้องอธิบายข้อกำหนดเบื้องต้นให้ชัดเจน
ตัวอย่าง:
ก่อน: ติดตั้งปลั๊กอินและดำเนินการต่อ
หลังจาก: ดาวน์โหลดปลั๊กอินจาก [ลิงก์] จากนั้นคลิก 'ติดตั้ง'
นอกจากนี้ ให้แยกคำแนะนำของคุณออกเป็น ขั้นตอนเล็ก ๆ ที่เข้าใจง่าย ใช้รายการที่มีหมายเลขสำหรับคำแนะนำที่เป็นลำดับ และใช้สัญลักษณ์หัวข้อย่อยสำหรับรายละเอียดเพิ่มเติมหรือเคล็ดลับ ควรใช้ประโยคและย่อหน้าที่สั้น โดยแต่ละประโยคและย่อหน้าเน้นที่แนวคิดหลักเพียงหนึ่งเดียว เพื่อเพิ่มความสามารถในการอ่านและความเข้าใจ
สำหรับคำศัพท์ทางเทคนิค ให้รวมคำศัพท์และคำอธิบายไว้ในตอนต้นหรือตอนท้ายของเอกสาร หรือใช้เครื่องมือชี้ตำแหน่งเพื่อให้ความหมาย. ให้คำแนะนำโดยใช้ตัวอย่างหรือสถานการณ์เพื่อช่วยให้ผู้ใช้เข้าใจวิธีการนำไปใช้ตามขั้นตอน.
💡เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: เพื่อลดความซับซ้อนในการทำงานของคุณ ใช้ClickUp Brain ซึ่งเป็นนักเขียน AI สำหรับการปรับประโยคที่ซับซ้อนให้กลายเป็นภาษาที่ง่ายและเข้าใจได้สำหรับผู้ใช้ ระบบตรวจสอบการสะกดคำในตัวยังให้การแก้ไขคำที่สะกดผิดแบบเรียลไทม์ ทำให้คำแนะนำของคุณปราศจากข้อผิดพลาดและเข้าใจง่าย พร้อมทั้งรักษาคุณภาพของเนื้อหาไว้ในระดับสูง
3. ใช้สื่อภาพประกอบให้เกิดประโยชน์
รวมองค์ประกอบมัลติมีเดียเพื่อแยกกระบวนการที่ซับซ้อนหรือรายละเอียดทางเทคนิคออกเป็นส่วนย่อยที่เข้าใจง่ายขึ้น ทำให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น
รูปภาพ, ภาพหน้าจอ, วิดีโอ, และ GIF ช่วยให้เกิดความชัดเจน, ความเข้าใจ, และการจดจำที่ดีขึ้น
เหตุผลสำคัญที่คุณเพิ่มเอกสารประกอบผลิตภัณฑ์คือเพื่อแก้ไขปัญหาของสมาชิกในทีมหรือผู้ใช้ปลายทาง และช่วยให้พวกเขาใช้ซอฟต์แวร์ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ และนั่นคือสิ่งที่สื่อภาพช่วยได้
เมื่อสร้างเอกสารผลิตภัณฑ์ นี่คือเครื่องมือช่วยภาพสำหรับทีมเทคนิคเพื่อเพิ่มความชัดเจน
| ประเภทขององค์ประกอบภาพ | กรณีการใช้งานที่ดีที่สุด | ตัวอย่าง |
| ภาพหน้าจอ | เพื่อแสดงส่วนเฉพาะของส่วนติดต่อผู้ใช้และแนะนำผู้ใช้ด้วยภาพ | ภาพหน้าจอที่แสดงตำแหน่งที่ต้องคลิกในเมนูการตั้งค่าอย่างชัดเจน |
| แผนภาพ | สำหรับการอธิบายขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อนหรือกระบวนการของระบบที่ยากต่อการอธิบายเป็นคำพูด | แผนผังแสดงการไหลของข้อมูลที่แสดงวิธีการที่ข้อมูลไหลผ่านระบบ CRM |
| ภาพหน้าจอพร้อมคำอธิบายประกอบ | เพื่อชี้ให้เห็นส่วนเฉพาะของหน้าจอ พร้อมคำอธิบายประกอบที่แสดงอย่างชัดเจนว่าควรให้ความสนใจที่จุดใด | ภาพหน้าจอของแดชบอร์ดพร้อมลูกศรและป้ายกำกับที่ชี้ไปยังแต่ละฟีเจอร์ |
| อินโฟกราฟิก | สำหรับการนำเสนอข้อมูลจำนวนมากในรูปแบบภาพที่อ่านง่าย | อินโฟกราฟิกสรุปความแตกต่างระหว่างแผนการกำหนดราคา |
| วิดีโอและ GIF | สำหรับการสาธิตแบบทีละขั้นตอนด้วยภาพหรือฟีเจอร์แบบโต้ตอบ | ภาพเคลื่อนไหว GIF แสดงวิธีการลากและวางรายการในตัวจัดการงาน |
อย่าลืม ใส่ข้อความแทนภาพหรือคำอธิบายข้อความควบคู่กับภาพ เพื่อวัตถุประสงค์ด้านการเข้าถึง
💡เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: ใช้ClickUp Whiteboardsเพื่อรวบรวมและจัดระเบียบข้อมูลจำเพาะทางเทคนิคกับทีมของคุณระหว่างกระบวนการพัฒนาผลิตภัณฑ์ ร่างและออกแบบเลย์เอาต์สำหรับส่วนติดต่อผู้ใช้หรือส่วนของเอกสารโดยตรงบน Whiteboard และทำงานร่วมกับสมาชิกในทีมแบบเรียลไทม์ ทำให้ทุกคนสามารถเสนอแนวคิด แก้ไข และให้ข้อเสนอแนะได้ทันที
ClickUp Clips ก็เป็นสิ่งที่เปลี่ยนเกมได้เช่นกันที่นี่ แต่เราจะพูดถึงเรื่องนี้เพิ่มเติมในภายหลัง
ตอนนี้คุณได้เชี่ยวชาญแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดแล้ว ถึงเวลาที่จะทำให้เอกสารผลิตภัณฑ์ของคุณมีชีวิตชีวาด้วย ClickUp
วิธีสร้างกระบวนการทำงานสำหรับเอกสารผลิตภัณฑ์โดยใช้ ClickUp
ซอฟต์แวร์การจัดการผลิตภัณฑ์ของ ClickUpถูกออกแบบมาเพื่อทำให้กระบวนการสร้าง จัดการ และอัปเดตเอกสารของทีมพัฒนาผลิตภัณฑ์เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพในกระบวนการพัฒนาผลิตภัณฑ์
นี่คือวิธีที่คุณสามารถใช้ ClickUp เพื่อสร้างกระบวนการทำงานที่ดีสำหรับการจัดทำเอกสารผลิตภัณฑ์:
1. ทำความเข้าใจผู้ใช้ปลายทาง
คุณต้องการสร้างเอกสารผลิตภัณฑ์ที่ช่วยเหลือผู้ใช้ได้จริง ให้เริ่มต้นด้วยการเข้าใจว่าใครจะเป็นผู้ใช้เอกสารนี้ ความเชี่ยวชาญทางเทคนิคของพวกเขา และอุปกรณ์ที่พวกเขาจะใช้ในการบริโภคเนื้อหาเหล่านี้
นอกจากนี้ ให้ดึงข้อมูลเชิงลึกจากการโต้ตอบกับลูกค้า การวิเคราะห์การใช้งานผลิตภัณฑ์ และแบบฟอร์มข้อเสนอแนะ เพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารประกอบผลิตภัณฑ์ของคุณสอดคล้องและตอบสนองความต้องการของผู้ใช้งาน
จากนั้น สร้างโครงร่างโดยละเอียดโดยตรงในClickUp Docsเพื่อวางแผนเนื้อหาและโครงสร้างของแต่ละประเภทเอกสาร ใช้หัวข้อเพื่อจัดระเบียบส่วนต่างๆ ตารางเพื่อจัดโครงสร้างข้อมูลที่ซับซ้อน และรายการตรวจสอบสำหรับคำแนะนำแบบขั้นตอนต่อขั้นตอน
ClickUp Docs ช่วยให้คุณสามารถ:
- ทำงานร่วมกันได้อย่างง่ายดาย ด้วยความคิดเห็นแบบฝังในเนื้อหา ช่วยให้ทีมสามารถสนทนาได้โดยตรงภายในเอกสาร
- ติดตามการเปลี่ยนแปลง และย้อนกลับไปยังเวอร์ชันก่อนหน้าเมื่อจำเป็น
- เชื่อมโยงเอกสารที่เกี่ยวข้อง เพื่อปรับปรุงการนำทางและบริบทภายในเอกสารประกอบผลิตภัณฑ์ของคุณ
คุณยังสามารถใช้แบบฟอร์มเอกสารข้อกำหนดผลิตภัณฑ์ (PRD)เพื่อกำหนดข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์ได้เช่นกัน รูปแบบที่มีโครงสร้างนี้ช่วยให้ผู้เขียนทางเทคนิคและนักพัฒนาได้รับคำแนะนำที่ชัดเจนในการสร้างเอกสารที่ถูกต้อง
อ่านเพิ่มเติม: 20 แม่แบบการจัดการผลิตภัณฑ์ฟรี
2. มอบหมายบทบาทและความรับผิดชอบ
มอบหมายบทบาทที่ชัดเจนสำหรับการร่าง, ทบทวน, และปรับปรุงเอกสารแต่ละฉบับเพื่อป้องกันการเกิดปัญหาการติดขัดและส่งเสริมความรับผิดชอบ
ใช้ClickUp Tasksเพื่อสร้างงานสำหรับแต่ละส่วนของเอกสารและมอบหมายให้กับสมาชิกทีมที่เฉพาะเจาะจง
คุณยังสามารถใช้ฟิลด์ที่กำหนดเองใน ClickUpเพื่อกำหนดบทบาท เช่น 'ผู้เขียน', 'ผู้ตรวจสอบ', และ 'ผู้อนุมัติ' ภายในแต่ละงาน และได้รับภาพรวมของความคืบหน้าของพวกเขา
3. ร่างและตรวจสอบ
เมื่อผู้เขียนทางเทคนิคของคุณแชร์ร่างเอกสารผลิตภัณฑ์ใน ClickUp Docs แล้ว ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทั้งหมด เช่น ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ นักการตลาด ฯลฯ สามารถแก้ไข เพิ่มความคิดเห็น และตรวจสอบให้แน่ใจว่าแผนงานผลิตภัณฑ์มีทุกสิ่งที่สมาชิกทีมผลิตภัณฑ์หรือผู้ใช้ต้องการ
ในขั้นตอนนี้ คุณสามารถใช้ClickUp Clipsเพื่อบันทึกคำแนะนำและอธิบายฟีเจอร์ต่าง ๆ ได้อย่างชัดเจนผ่านภาพและเสียง ซึ่งเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการบันทึกขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อน เนื่องจาก Clips ช่วยให้คุณบันทึกหน้าจอพร้อมให้คำอธิบายประกอบได้พร้อมกัน
ใช้ClickUp Formsเพื่อสร้างแบบฟอร์มสำหรับรวบรวมความคิดเห็นจากสมาชิกในทีม ผู้ใช้ หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ผู้จัดการผลิตภัณฑ์สามารถแปลงคำตอบเป็นงาน มอบหมายให้กับทีมที่เกี่ยวข้อง และติดตามความคืบหน้าได้โดยตรงจาก ClickUp
4. เผยแพร่และแจกจ่าย
หลังจากเอกสารได้รับการตรวจสอบและสรุปเรียบร้อยแล้ว ให้เผยแพร่และแจกจ่ายไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด เช่น ผู้ใช้ ทีมภายใน หรือผู้พัฒนา ClickUp ยังทำหน้าที่เป็นซอฟต์แวร์ฐานความรู้ที่สามารถโฮสต์เอกสารผลิตภัณฑ์และทำให้เข้าถึงได้ง่ายสำหรับลูกค้า/ทีมของคุณ
ใช้มุมมองปฏิทินของ ClickUpเพื่อติดตามกำหนดส่งและกำหนดกรอบเวลาที่ชัดเจนสำหรับการเผยแพร่เอกสาร ซึ่งจะช่วยรับประกันการสรุปและแจกจ่ายงานได้ตรงเวลา เพื่อให้ทุกคนได้รับข้อมูลที่ทันสมัย
5. ทำซ้ำและปรับปรุง
เอกสารประกอบผลิตภัณฑ์จำเป็นต้องได้รับการอัปเดตอย่างต่อเนื่องเพื่อให้ยังคงมีความเกี่ยวข้อง ดังนั้นควรปรับปรุงข้อมูลอย่างสม่ำเสมอโดยอ้างอิงจากข้อเสนอแนะของผู้ใช้ การเปลี่ยนแปลงของผลิตภัณฑ์ และฟีเจอร์ใหม่ ๆ เพื่อให้ข้อมูลถูกต้องและเป็นปัจจุบัน
เพื่อหารือเกี่ยวกับการอัปเดตเอกสารแบบเรียลไทม์ ให้ใช้ClickUp Chat. สร้างช่องทางแชทเฉพาะสำหรับหัวข้อหรือโครงการที่เฉพาะเจาะจง. แลกเปลี่ยนความคิดเห็น แก้ไขปัญหา และประสานการอัปเดตอย่างมีประสิทธิภาพ.
การใช้อีเมล ใน ClickUp คุณยังสามารถส่งอีเมลอัตโนมัติตามฟิลด์ที่กำหนดเอง, การส่งแบบฟอร์ม, หรือเหตุการณ์ของงานได้
ตัวอย่างเช่น ส่งอีเมลเมื่อมีการทำเครื่องหมายงานว่า 'อยู่ระหว่างการตรวจสอบ' หรือเมื่อมีการส่งแบบฟอร์มที่เน้นปัญหาที่มีความสำคัญสูง วิธีนี้จะช่วยให้ทีมของคุณทราบถึงการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญ
6. ผสาน ClickUp เข้ากับระบบเทคโนโลยีของคุณ
การเชื่อมต่อ ClickUpช่วยให้คุณสามารถเชื่อมต่อบัญชี ClickUp ของคุณกับเครื่องมือการจัดการโครงการที่มีอยู่ได้อย่างราบรื่น ซึ่งช่วยให้การอัปเดตเอกสารสอดคล้องกับความคืบหน้าในการพัฒนา
ตัวอย่าง:
- การผสานรวม GitHub และ Jira ช่วยให้คุณสามารถติดตามเอกสารที่เชื่อมโยงกับการเปลี่ยนแปลงโค้ดหรือการอัปเดตผลิตภัณฑ์เฉพาะได้
- ด้วยการผสานการทำงานกับ Slack คุณสามารถแชร์การอัปเดตหรือถามคำถามภายในทีมของคุณได้ ส่งเสริมการสื่อสารที่รวดเร็วขึ้นเกี่ยวกับงานเอกสาร
7. อัตโนมัติงานที่ทำซ้ำ
อย่าปล่อยให้งานประจำมาทำให้กระบวนการจัดทำเอกสารของคุณติดขัด ใช้ClickUp Automationsเพื่อรักษาความราบรื่นในการทำงานโดยอัตโนมัติสำหรับงานที่ทำซ้ำ มีความสม่ำเสมอ และมีการจัดระเบียบ
นี่คือวิธีที่ทีมผลิตภัณฑ์ใช้ ClickUp Automations:
- มอบหมายงานตรวจสอบให้กับสมาชิกในทีมโดยอัตโนมัติเมื่อเอกสารถึงสถานะ 'ร่างเสร็จสมบูรณ์'
- ส่งการแจ้งเตือนวันครบกำหนดเพื่อเตือนถึงกำหนดเวลาที่กำลังจะมาถึงเพื่อป้องกันการล่าช้า
- อัปเดตสถานะงานโดยอัตโนมัติ เช่น การย้ายเอกสารไปยัง 'ตรวจสอบขั้นสุดท้าย' เมื่อความคิดเห็นทั้งหมดถูกรวมเข้าแล้ว
- แจ้งให้ทีมของคุณทราบเกี่ยวกับการเผยแพร่หรือการอัปเดตเอกสาร เพื่อให้ทุกคนได้รับข้อมูลล่าสุดโดยไม่ต้องติดตามด้วยตนเอง
วิศวกรและผู้จัดการผลิตภัณฑ์ของเราต้องเสียเวลาไปกับการอัปเดตสถานะด้วยตนเองระหว่าง Jira และเครื่องมืออื่น ๆ อยู่ตลอดเวลา ด้วย ClickUp เราสามารถประหยัดเวลาที่สูญเสียไปกับงานซ้ำซ้อนได้หลายชั่วโมง ยิ่งไปกว่านั้น เรายังสามารถเร่งการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ให้เร็วขึ้นได้ ด้วยการปรับปรุงการส่งต่องานระหว่างฝ่าย QA, ทีมเขียนเนื้อหาทางเทคนิค และฝ่ายการตลาดให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
วิศวกรและผู้จัดการผลิตภัณฑ์ของเราต้องเสียเวลาไปกับการอัปเดตสถานะด้วยตนเองระหว่าง Jira กับเครื่องมืออื่น ๆ อยู่ตลอดเวลา ด้วย ClickUp เราสามารถประหยัดเวลาที่สูญเสียไปกับงานซ้ำซ้อนได้หลายชั่วโมง ยิ่งไปกว่านั้น เรายังสามารถเร่งการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ให้เร็วขึ้น ด้วยการปรับปรุงการส่งต่องานระหว่างฝ่าย QA, ทีมเขียนเนื้อหาทางเทคนิค และฝ่ายการตลาดให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
การบำรุงรักษาและปรับปรุงเอกสารผลิตภัณฑ์
การสร้างเอกสารประกอบผลิตภัณฑ์เป็นเพียงครึ่งหนึ่งของงานเท่านั้น นี่คือวิธีที่จะทำให้เอกสารเหล่านั้นทันสมัยและเกี่ยวข้องอยู่เสมอด้วยการบำรุงรักษาอย่างต่อเนื่อง:
1. จัดทำตารางการปรับปรุงเอกสาร
กำหนดเวลาการทบทวนเอกสารเป็นประจำรอบการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ การอัปเดตที่สำคัญ หรือการตรวจสอบประจำไตรมาส ให้ทีมพัฒนาและทีมสนับสนุนมีส่วนร่วมเพื่อให้แน่ใจว่าเนื้อหาถูกต้องทางเทคนิคและใช้งานง่าย
2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีความถูกต้องและสม่ำเสมอในระยะยาว
ใช้คู่มือสไตล์และเทมเพลตเพื่อรักษาโทนและรูปแบบที่สม่ำเสมอ ตรวจสอบและปรับปรุงเอกสารของคุณเป็นประจำเพื่อสะท้อนถึงการเปลี่ยนแปลงในมาตรฐานของผลิตภัณฑ์หรือบริษัท
3. ให้ทีมข้ามสายงานมีส่วนร่วม
ความร่วมมือระหว่างผู้จัดการผลิตภัณฑ์ นักพัฒนา และฝ่ายสนับสนุนลูกค้าเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง ข้อมูลเชิงลึกของพวกเขาเกี่ยวกับการอัปเดต ข้อเสนอแนะ และปัญหาต่างๆ ช่วยให้เอกสารมีความถูกต้องและเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ
4. ใช้การควบคุมเวอร์ชันสำหรับเอกสาร
ใช้คุณสมบัติการควบคุมเวอร์ชันเอกสารเพื่อช่วยคุณติดตามการอัปเดต, ย้อนกลับไปยังเวอร์ชันก่อนหน้า, และรักษาประวัติการแก้ไขที่ชัดเจน—โดยเฉพาะในสภาพแวดล้อมที่มีการร่วมมือกัน
การเอาชนะความท้าทายในการจัดทำเอกสารผลิตภัณฑ์
เอกสารระบบของคุณอาจถูกจัดเตรียมไว้แล้ว แต่ปัญหาอาจเกิดขึ้นได้เสมอ นี่คือวิธีแก้ไขปัญหาและให้ทุกอย่างดำเนินไปตามแผน:
1. การรักษาเอกสารให้เป็นปัจจุบัน
เมื่อผลิตภัณฑ์มีการพัฒนา เอกสารประกอบก็ต้องพัฒนาตามไปด้วย การละเลยการอัปเดตจะนำไปสู่ข้อมูลที่ผิดพลาด ประสิทธิภาพที่ลดลง และข้อผิดพลาดในการใช้งานหรือการพัฒนาผลิตภัณฑ์
เพื่อให้เอกสารประกอบผลิตภัณฑ์ของคุณเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ:
✅ กำหนดช่วงเวลาที่สม่ำเสมอสำหรับการทบทวนและปรับปรุงเอกสาร เช่น หลังจากการเปิดตัวผลิตภัณฑ์แต่ละครั้งหรือทุกไตรมาส
✅ ติดตามการเปลี่ยนแปลงและการอัปเดตเพื่อให้เอกสารสะท้อนถึงเวอร์ชันล่าสุดของผลิตภัณฑ์
✅ ตั้งค่าการแจ้งเตือนอัตโนมัติหรือมอบหมายงานเพื่อแจ้งเตือนสมาชิกในทีมเมื่อเอกสารต้องการการอัปเดต
2. การรับประกันความถูกต้อง
ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องหรือล้าสมัย เช่น ข้อมูลจำเพาะทางเทคนิค นำไปสู่ปริมาณคำขอการสนับสนุนที่สูง ความไว้วางใจที่ลดลง และค่าใช้จ่ายในการสนับสนุนที่เพิ่มขึ้น
เพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารผลิตภัณฑ์ของคุณมีความถูกต้อง
✅ ตรวจสอบเอกสารเป็นประจำโดยผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน (SMEs) และผู้ตรวจทานเพื่อตรวจจับข้อผิดพลาดและรักษาความถูกต้อง
✅ ใช้AI สำหรับเอกสารสำหรับงานต่างๆ เช่น การเขียนคู่มือผู้ใช้, SOPs, รายงานการประชุม, รายงานธุรกิจ, ข้อเสนอการขาย, และเอกสารทางการตลาด
✅ บันทึกการเปลี่ยนแปลงและการอัปเดตเพื่อติดตามความถูกต้องของข้อมูลตลอดเวลา
3. การจัดการเอกสารจำนวนมาก
การจัดการเอกสารจำนวนมากอาจทำให้ความสม่ำเสมอถูกรบกวน การติดตามการอัปเดตล่าช้า และการจัดระเบียบเอกสารกลายเป็นความยุ่งเหยิง
เพื่อจัดการเอกสารผลิตภัณฑ์จำนวนมาก:
✅ ใช้รูปแบบที่มีโครงสร้างและการจัดหมวดหมู่อย่างชัดเจนเพื่อให้การนำทางเอกสารจำนวนมากง่ายขึ้น
✅ ดำเนินการระบบจัดการเอกสารเพื่อจัดเก็บและจัดระเบียบเอกสารทั้งหมดไว้ในที่เดียว
✅ ใช้แท็กและหมวดหมู่เพื่อจัดเรียงและค้นหาเอกสารได้อย่างง่ายดาย
4. การจัดการกับความต้องการและความเชี่ยวชาญที่หลากหลายของผู้ใช้
ฐานผู้ใช้ของผลิตภัณฑ์ประกอบด้วยบุคคลที่มีระดับประสบการณ์แตกต่างกัน ตั้งแต่ผู้เริ่มต้นที่ต้องการคำแนะนำทีละขั้นตอนไปจนถึงผู้ใช้ขั้นสูงที่ต้องการข้อมูลทางเทคนิคที่ละเอียด นอกจากนี้ ผู้ใช้บางคนยังมีความชอบที่แตกต่างกันสำหรับคำแนะนำในรูปแบบภาพหรือข้อความ
เพื่อตอบสนองความต้องการของฐานผู้ใช้ที่หลากหลาย:
✅ สร้างเอกสารที่ปรับให้เหมาะสมสำหรับผู้ใช้แต่ละประเภท เช่น ผู้เริ่มต้น ผู้ใช้ขั้นสูง และผู้ดูแลระบบ
✅ ใช้ภาษาที่เข้าถึงได้และลดการใช้คำเทคนิคเพื่อให้เอกสารเข้าใจได้สำหรับผู้ใช้ที่มีความเชี่ยวชาญในระดับต่างๆ
✅ เสนอเอกสารในรูปแบบต่างๆ (ข้อความ, วิดีโอ, อินโฟกราฟิก) เพื่อตอบสนองความต้องการในการเรียนรู้ที่แตกต่างกัน
ยกระดับเอกสารผลิตภัณฑ์ของคุณด้วย ClickUp
เอกสารประกอบผลิตภัณฑ์ไม่ใช่แค่สิ่งที่ควรมี—แต่เป็นสิ่งจำเป็น
ด้วยเทมเพลตของ ClickUp, คุณสมบัติการจัดการงาน, นักเขียน AI ที่ติดตั้งไว้ในตัว, และเครื่องมืออัตโนมัติ คุณสามารถสร้างและรักษาเอกสารที่มีโครงสร้าง, มีอิทธิพล, และเป็นมิตรกับผู้ใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ตั้งแต่การจัดระเบียบคู่มือผู้ใช้ที่ละเอียดและชุดพัฒนาซอฟต์แวร์ ไปจนถึงการปรับปรุงการตรวจสอบร่วมกันและการรวมข้อเสนอแนะ ซอฟต์แวร์การจัดการผลิตภัณฑ์ของ ClickUp ช่วยให้มั่นใจว่าทุกส่วนของเอกสารของคุณชัดเจน ทันสมัย และเป็นประโยชน์
นอกจากนี้ ClickUp ยังเสนอการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์และการผสานรวมกับเครื่องมืออื่น ๆ ซึ่งทำให้ง่ายต่อการปรับเอกสารให้สอดคล้องกับการอัปเดตผลิตภัณฑ์และความต้องการของผู้ใช้
สิ่งนี้ช่วยให้ทีมสนับสนุนและทีมขายของคุณมีเวลาว่างมากขึ้น และเสริมสร้างความรู้ให้กับผู้ใช้ของคุณ เพื่อให้พวกเขาสามารถใช้ประโยชน์จากผลิตภัณฑ์ของคุณได้อย่างเต็มที่
ต้องการยกระดับเอกสารผลิตภัณฑ์ของคุณไปอีกขั้นหรือไม่?สมัครใช้ ClickUpวันนี้เลย