วิธีการปรับปรุงกระบวนการเฟสเกตในการบริหารโครงการ

หากคุณนึกถึงคำว่า 'phase gate' แล้วสงสัยว่ามันคือเรื่องอื้อฉาวของคนดังอีกแล้วหรือไม่ เราไม่โทษคุณเลย อย่างไรก็ตาม ในด้านการบริหารโครงการ phase gate นั้นไม่ได้มีความขัดแย้งหรือเป็นที่ถกเถียงแต่อย่างใด

ในความเป็นจริง ภายในกระบวนการพัฒนาผลิตภัณฑ์ เป็นกรอบการทำงานที่ทรงพลังซึ่งมอบโครงสร้าง ลดความเสี่ยง และทำให้ความคืบหน้าเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพผ่านขั้นตอนที่ชัดเจน

ดังนั้น, เฟสเกตคืออะไร? ทำไมมันถึงจำเป็น? คุณสามารถนำไปใช้ในโครงการของคุณได้อย่างไร? มาค้นหาคำตอบกันเถอะ.

การเข้าใจกระบวนการเฟสเกต

เฟสเกต (Phase Gate) หรือที่บางครั้งเรียกว่าสเตจเกต (Stage Gate) คือกระบวนการที่นำทางโครงการทีละขั้นตอนตั้งแต่แนวคิดจนถึงการเสร็จสมบูรณ์ เรียกว่าเฟสเกตเพราะเป็นขั้นตอนหนึ่งตามด้วยประตู (gate)

นอกเหนือจากเฟสและเกตแล้ว กระบวนการยังมีองค์ประกอบหลักอีกสามประการ

กระบวนการเฟสเกตทำงานอย่างไร?

ในทางทฤษฎี เมื่อสิ้นสุดแต่ละขั้นตอน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะมารวมตัวกันเพื่อทบทวนความก้าวหน้าและตัดสินใจ ดังนั้น หลังจากแต่ละขั้นตอน จะมีประตูที่เปิดได้เฉพาะเมื่อการส่งมอบของขั้นตอนก่อนหน้านั้นตรงตามเกณฑ์ความสำเร็จเท่านั้น

ในทางปฏิบัติ อาจมีความซับซ้อนมากขึ้นเล็กน้อย ดังนั้น ผู้จัดการโครงการจึงใช้เครื่องมือและกรอบการทำงานต่าง ๆ เพื่อให้แน่ใจว่าการผ่านแต่ละขั้นตอนของโครงการประสบความสำเร็จ

เครื่องมือและกรอบการทำงานที่ใช้ในกระบวนการแบบเฟสเกตมีอะไรบ้าง?

โดยสรุปแล้ว การผ่านประตูเฟสเป็นกระบวนการสลับกันระหว่างการกระทำและการตัดสินใจ เพื่อเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จ ทีมจะใช้กรอบการตัดสินใจหลายอย่างตลอดเส้นทาง บางส่วนที่พบได้บ่อยที่สุดมีดังนี้

การรวบรวมข้อมูล

ก่อนที่โครงการพัฒนาซอฟต์แวร์จะเริ่มต้นขึ้น ผู้จัดการผลิตภัณฑ์และนักวิเคราะห์ธุรกิจจะทำงานร่วมกันเพื่อรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดอย่างละเอียดถี่ถ้วน ซึ่งรวมถึง:

ในกระบวนการเฟสเกต ข้อมูลที่รวบรวมได้จะชี้นำการตัดสินใจในแต่ละเกตที่กำหนดไว้

ทีมผลิตภัณฑ์จะประเมินผลลัพธ์ของขั้นตอนการออกแบบตามตัวชี้วัดการใช้งานเหล่านี้ก่อนที่จะตัดสินใจดำเนินการพัฒนาต่อไป

การศึกษาความเป็นไปได้

ขั้นตอนแรกในการบริหารโครงการคือการตัดสินใจว่าโครงการนั้นสามารถทำได้หรือไม่ หรือที่เรียกว่าการศึกษาความเป็นไปได้ ในขั้นตอนนี้ ทีมโครงการจะทำการวิเคราะห์ความเป็นไปได้ในมิติต่างๆ ดังต่อไปนี้

แม้ว่าการศึกษาความเป็นไปได้มักจะดำเนินการเพื่อให้ข้อมูลสำหรับการตัดสินใจในขั้นตอนเริ่มต้นของกระบวนการ แต่บางครั้งก็สามารถให้ข้อมูลสำหรับการตัดสินใจในภายหลังได้เช่นกันเมื่อสถานการณ์เปลี่ยนแปลงไป

การวิเคราะห์ SWOT

เครื่องมือที่เรียบง่ายและได้รับความนิยมนี้ช่วยให้ทีมธุรกิจตัดสินใจสำคัญก่อนเริ่มการเดินทางในการพัฒนาผลิตภัณฑ์ การวิเคราะห์ SWOT [จุดแข็ง, จุดอ่อน, โอกาส, อุปสรรค] จะดำเนินการในระยะเริ่มต้นของโครงการเพื่อประเมินศักยภาพภายในและศักยภาพทางการตลาดของโครงการ

ในกระบวนการเฟสเกต การวิเคราะห์ SWOT อาจเป็นสิ่งที่คุณต้องการอย่างแท้จริงในการตัดสินใจว่าจะดำเนินการต่อหรือยุติตั้งแต่ขั้นตอนเริ่มต้น

การจัดการความเสี่ยง

ทุกโครงการพัฒนาซอฟต์แวร์ต้องเผชิญกับความเสี่ยงหลายประการจากแหล่งภายในและภายนอก ความเสี่ยงเหล่านี้อาจมีความสำคัญและเร่งด่วน เช่น การโจมตีแบบปฏิเสธการให้บริการแบบกระจาย [DDoS] ต่อเซิร์ฟเวอร์ของคุณ หรืออาจเป็นเรื่องธรรมดาแต่รุนแรง เช่น การลาออกอย่างกะทันหันของทรัพยากรหลักของโครงการ

ไม่ว่าจะทางใด ทีมโครงการจะทำการวิเคราะห์การจัดการความเสี่ยงเพื่อระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้นและวางแผนการแก้ไขปัญหาเหล่านั้น ความเสี่ยงเหล่านี้จะถูกประเมินในแต่ละขั้นตอนเพื่อให้การส่งมอบเป็นไปอย่างราบรื่น

องค์ประกอบเหล่านี้ถูกนำไปใช้ในการทบทวนประตู (gate reviews) ซึ่งช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตัดสินใจว่าจะดำเนินการต่อไป ปรับปรุง หรือยุติโครงการโดยพิจารณาจากข้อมูลและการวิเคราะห์ที่รวบรวมได้

การนำกระบวนการเฟสเกตมาใช้

เมื่อคุณมองดูแล้ว กระบวนการเฟสเกตนั้นดูเรียบง่าย: ทำงาน หยุด ทำงาน หยุด ทำงาน และทำเช่นนี้ต่อไป อย่างไรก็ตาม ในด้านการพัฒนาซอฟต์แวร์ มีส่วนประกอบที่เคลื่อนไหวได้หลายสิบส่วน สมาชิกในทีมหลายคน ข้อจำกัดทางเทคนิค และข้อจำกัดด้านทรัพยากร

การดำเนินกระบวนการแบบเฟสเกตให้ประสบความสำเร็จสำหรับโครงการพัฒนาซอฟต์แวร์ที่ซับซ้อนจำเป็นต้องมี:

มาดูกันว่าทั้งสองอย่างนี้ทำงานร่วมกันอย่างไร

1. กำหนดระยะโครงการ

ในการนำระบบสเตจเกตมาใช้ให้ประสบความสำเร็จ คุณจำเป็นต้องระบุจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของแต่ละเฟสอย่างรอบคอบ ตัวอย่างเช่น การเพิ่มเกตไว้กลางสปรินต์อาจขัดขวางกระบวนการทำงานได้ หากคุณดำเนินการออกแบบและพัฒนาจนเสร็จสิ้นโดยไม่มีเกต คุณอาจต้องกลับมาทำงานซ้ำจำนวนมาก

ดังนั้น ก่อนที่จะทำอะไรอื่นให้กำหนดเฟสของโครงการให้ชัดเจน โดยทั่วไปทีมจะใช้เฟสเช่น การเริ่มต้น การวางแผน การพัฒนา การทดสอบ และการเปิดตัว นี่คือคำแนะนำบางประการเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้องด้วยซอฟต์แวร์การจัดการโครงการฟรีใดๆ

การแบ่งตามระยะ: เลือกขอบเขตของแต่ละระยะให้เหมาะสมกับความต้องการและสถานการณ์เฉพาะของโครงการของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละระยะเป็นตัวแทนของส่วนสำคัญของโครงการที่มีวัตถุประสงค์และผลลัพธ์ที่ชัดเจน

ทำให้แต่ละเฟสมีความชัดเจน หากสองเฟสซ้อนทับกัน ความสามารถในการแทรกเกตในระหว่างนั้นจะถูกขัดขวาง

การสื่อสาร: ในเครื่องมือการจัดการโครงการที่คุณใช้อยู่ ให้ติดป้ายกำกับแต่ละเฟสอย่างชัดเจนเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน ในClickUp คุณสามารถใช้โฟลเดอร์เพื่อจัดการแต่ละเฟสได้ คุณสามารถเพิ่มแท็กหรือฟิลด์ที่กำหนดเองเพื่อตั้งค่าป้ายกำกับได้

การจัดการทีม: ทำให้ทีมเข้าใจขอบเขต, ภารกิจ, และเป้าหมายของแต่ละระยะ.เทมเพลตโครงการของ ClickUpเป็นที่ที่ดีในการรวบรวมข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับโครงการ, ระยะของมัน, และประตู.

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

แชร์สิ่งนี้กับทีมของคุณ แท็กผู้มีส่วนเกี่ยวข้องที่เกี่ยวข้อง และมอบหมายงานได้โดยตรงจากที่นี่—ใช้เป็นเอกสารที่มีชีวิตชีวาสำหรับการจัดการโครงการแบบเฟสเกต สำหรับความสะดวกในการดำเนินการ ให้ใช้เทมเพลตภาพรวมโครงการใดก็ได้เพื่อตั้งค่านี้ `

2. กำหนดเกณฑ์การผ่านประตู

คุณรู้ถึงขั้นตอนของคุณแล้ว ตอนนี้ถึงเวลาติดตั้งประตูแล้ว โดยพื้นฐานแล้ว กระบวนการแบบสเตจ-เกตกำหนดให้มีประตูที่สิ้นสุดของแต่ละขั้นตอน ซึ่งหมายความว่าคุณไม่ต้องกังวลว่าจะวางประตูไว้ที่ไหนหรือต้องทำอะไรเพื่อเปิดประตู

กำหนดเกณฑ์การพิจารณาที่คุณจะใช้เพื่อตัดสินว่าโครงการสามารถก้าวไปสู่ระยะต่อไปได้หรือไม่ ตัวอย่างเช่น เกณฑ์การพิจารณาที่สิ้นสุดระยะการเริ่มต้นโครงการอาจต้องการสิ่งต่อไปนี้:

ใช้รายการนี้เป็นส่วนหนึ่งของการจัดการโครงการในขั้นตอนต่าง ๆเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีทุกสิ่งที่จำเป็นในการดำเนินการต่อไป หากคุณไม่มีสิ่งใด ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องกลับไปหามาให้ครบถ้วน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผลลัพธ์ที่คาดหวังได้ถูกกำหนดไว้อย่างชัดเจน

จากนั้น ใช้เวลาในการอธิบายเกณฑ์เหล่านี้ให้สมาชิกแต่ละทีมเข้าใจอย่างละเอียด เพื่อให้ทุกคนมีความเข้าใจตรงกัน

ClickUp Goalsมอบวิธีการที่ง่ายและชัดเจนในการกำหนดเกณฑ์การผ่านและเชื่อมโยงกับงานประจำวัน คุณสามารถสร้างเป้าหมายและเป้าหมายย่อย จัดระเบียบไว้ในโฟลเดอร์เพื่อใช้งานเมื่อสิ้นสุดแต่ละเฟส

รายงานสรุปความคืบหน้าแสดงให้คุณเห็นว่าคุณกำลังดำเนินการอย่างไรในเวลาจริง ที่แต่ละด่าน คุณสามารถดึงข้อมูลจากแดชบอร์ด ClickUp และประเมินประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันได้

3. กำหนดผู้ควบคุมการเข้าถึง

สำหรับแต่ละประตู ให้กำหนดบุคคลหรือทีมที่รับผิดชอบในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าเกณฑ์ของประตูนั้นได้รับการปฏิบัติตามก่อนที่จะดำเนินการต่อไป ผู้ควบคุมประตูเหล่านี้มีความจำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีสิ่งใด—ไม่ว่าจะเล็กน้อยเพียงใด—หลุดรอดไปได้ พวกเขาช่วยรักษาความรับผิดชอบ ตัดสินใจในเรื่องสำคัญ ให้การอนุมัติ และขจัดอุปสรรคต่างๆ

โดยทั่วไป ผู้สนับสนุนโครงการ ผู้บริหารระดับสูง หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักจะทำหน้าที่เป็นผู้ควบคุมการเข้าถึงข้อมูล (gatekeepers) พวกเขามักจะมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลการจัดการโครงการและได้รับรายงานเป็นประจำ

บน ClickUp คุณสามารถทำให้กระบวนการรายงานนี้เป็นระบบอัตโนมัติและเปิดใช้งานมุมมองแบบอ่านอย่างเดียวสำหรับผู้ควบคุมเพื่อให้เข้าถึงได้ตลอดเวลา

4. สร้างงานและงานย่อยสำหรับแต่ละขั้นตอน

ด้วยเหตุนี้ ขั้นตอนการวางแผนของกระบวนการเฟสเกตจึงสิ้นสุดลง ตอนนี้เราจะเข้าสู่ขั้นตอนการดำเนินการ ให้แยกแต่ละเฟสออกเป็นงานย่อยและงานย่อยที่ละเอียด สำหรับแต่ละงาน ให้บันทึกทุกอย่างที่ต้องทำเพื่อให้เป็นไปตามเกณฑ์ของเกต

บน ClickUp คุณสามารถแยกแยะระหว่างขั้นตอนต่างๆ ได้อย่างชัดเจนโดยการสร้างรายการแยกต่างหาก เช่น แนวคิด การพัฒนา และการทดสอบ

หากคุณเป็นมือใหม่ ลองใช้เทมเพลตโครงการแบบเป็นขั้นตอนของ ClickUp เทมเพลตที่ใช้งานง่ายนี้ช่วยให้คุณแบ่งงานใหญ่ๆ ออกเป็นงานย่อยๆ เพื่อให้มองเห็นภาพรวมได้ชัดเจนและจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

เมื่อมีข้อสงสัย ให้สำรวจเทมเพลตการจัดการโครงการต่างๆ ที่มีอยู่ในแพลตฟอร์ม

5. กำหนดผู้ใช้, ระยะเวลา, และสิ่งที่ต้องพึ่งพา

กำหนดผู้ใช้: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกงานมีผู้รับผิดชอบ ซึ่งจะช่วยให้รักษาความรับผิดชอบและการมองเห็นงานได้

กำหนดวันครบกำหนด: สำหรับทุกงานและงานย่อย ให้กำหนดวันครบกำหนด การทำเช่นนี้จะช่วยสร้างกรอบเวลาของโครงการ กำหนดการส่งมอบงานสำคัญและจุดสำคัญต่างๆ

ระบุการพึ่งพา: ไม่มีงานใดที่เป็นเกาะโดดเดี่ยว ดังนั้นโปรดใส่ใจว่างานแต่ละชิ้นมีความเกี่ยวข้องกับงานอื่นอย่างไร หากงานใดต้องพึ่งงานก่อนหน้า ให้เชื่อมโยงงานเหล่านั้นเข้าด้วยกันใน ClickUp

เมื่อเสร็จสิ้นแล้ว ให้ใช้ฟีเจอร์แผนภูมิแกนต์ของ ClickUpเพื่อวางแผนไทม์ไลน์ของโครงการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เชื่อมโยงงานและเป้าหมายสำคัญในแต่ละเฟสด้วยข้อพึ่งพาของงาน เพื่อให้โครงการดำเนินไปต่อได้เมื่อตรงตามเกณฑ์ที่กำหนดเท่านั้น หากต้องการทำงานอย่างละเอียด ให้ใช้แม่แบบแผนโครงการ

6. ติดตามความคืบหน้าและเฝ้าระวังความเสี่ยง

อย่าปล่อยให้ปัญหาทั้งหมดสะสมอยู่ที่ประตู ติดตามความคืบหน้าของงานในแต่ละขั้นตอนและเฝ้าระวังความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น ตั้งค่าแดชบอร์ด ClickUpเพื่อรับข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์

สำหรับการจัดการความเสี่ยง ให้สร้างฟิลด์ที่กำหนดเองและอัปเดตบันทึกการจัดการความเสี่ยง ตรวจสอบข้อมูลอย่างสม่ำเสมอในแต่ละขั้นตอนเพื่อพิจารณาว่าคุณได้จัดการความเสี่ยงทั้งหมดแล้วหรือไม่ก่อนที่จะดำเนินการไปยังขั้นตอนถัดไป

7. ดำเนินการตรวจสอบประตูและจัดทำเอกสาร

ดำเนินการทบทวนประตู (gate review) ในตอนท้ายของแต่ละเฟสเพื่อประเมินว่าโครงการพร้อมที่จะดำเนินการต่อไปหรือไม่ ในการทบทวนประตูทั่วไป:

ใช้ClickUp Docsเพื่อบันทึกกระบวนการตรวจสอบประตูและแนบเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น รายงานที่เสร็จสมบูรณ์หรือผลการทดสอบ สิ่งนี้ช่วยรักษาความโปร่งใสและความรับผิดชอบตลอดกระบวนการบริหารโครงการ

8. ทำซ้ำและปรับแก้

หากเกิดปัญหาที่ไม่คาดคิดหรือมีข้อมูลใหม่เข้ามา ให้ปรับแผนโครงการและเกณฑ์การประเมินใหม่ อนุญาตให้มีการปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานของโครงการได้อย่างรวดเร็ว ทำให้การนำไปใช้เป็นไปได้ง่ายขึ้น ให้คงความยืดหยุ่นไว้ในขณะที่ยังคงยึดตามแนวทางที่มีโครงสร้างของกระบวนการเฟสเกต

เมื่อคุณใช้เทมเพลตแผนที่โครงการของ ClickUpสำหรับกระบวนการแบบเฟสเกตของคุณ คุณจะสามารถปรับแต่งและปรับปรุงองค์ประกอบต่างๆ ได้ตามต้องการ

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

กระบวนการเฟสเกตที่ดีจะผสมผสานแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดจากหลากหลายสาขาวิชาและรูปแบบเข้าด้วยกัน ตัวอย่างเช่น คุณอาจกำลังใช้รูปแบบหนึ่งของกระบวนการนี้อยู่แล้วในการทบทวนสปรินต์ของคุณ แล้วเหตุใดจึงควรสร้างแนวทางเฟสเกตอย่างเป็นทางการขึ้นมา? นี่คือเหตุผล

ข้อดีและข้อเสียของกระบวนการเฟสเกต

กระบวนการเฟสเกต (phase-gate process) เป็นอีกหนึ่งโครงสร้างหรือกรอบการทำงานที่ช่วยในการบริหารโครงการ การนำไปใช้มีทั้งข้อดีและข้อท้าทายเฉพาะตัว เราจะกล่าวถึงทั้งสองด้านด้านล่าง เพื่อให้คุณสามารถตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูลว่าจะนำกระบวนการนี้มาใช้หรือไม่

ข้อดีของการใช้กระบวนการเฟสเกตในการบริหารโครงการ

การก้าวหน้าอย่างเป็นระบบ: กระบวนการควบคุมตามระยะ (phase gate process) มอบโครงสร้างที่ชัดเจนและเป็นระบบ พร้อมด้วยระยะที่ชัดเจน วัตถุประสงค์ที่เฉพาะเจาะจง และผลลัพธ์ที่ต้องส่งมอบ การดำเนินการเป็นระยะเช่นนี้ช่วยให้ทีม:

การลดความเสี่ยง: ด้วยวิธีการแบบเฟสเกต ทีมจะประเมินและเตรียมรับมือกับความเสี่ยงในแต่ละขั้นตอนของการดำเนินโครงการ แต่ละเกตจะเป็นโอกาสในการระบุ ประเมิน และจัดการความเสี่ยงทางการเงิน เทคนิค การดำเนินงาน หรือความเสี่ยงทางตลาด ก่อนที่จะดำเนินการต่อไป

การควบคุมต้นทุน: โดยการตรวจจับความเสี่ยงตั้งแต่เนิ่นๆ กระบวนการเฟสเกตช่วยลดโอกาสที่จะพบปัญหาใหญ่ในภายหลังของโครงการ ซึ่งอาจนำไปสู่ความล่าช้า ค่าใช้จ่ายเกินงบประมาณ หรือความล้มเหลวได้ การทบทวนอย่างเป็นระบบในแต่ละเฟสเกตช่วยให้ทีมสามารถปรับกลยุทธ์หรือจัดสรรทรัพยากรเพิ่มเติมเพื่อลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้

การตัดสินใจที่ดีขึ้น: นอกเหนือจากความวุ่นวายของโครงการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคนจะมีเวลาได้หยุดพักและประเมินโครงการของตน ภายใต้การนำทางของเกณฑ์การประเมินที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการสามารถตัดสินใจอย่างมีข้อมูลและอิงตามหลักฐานได้

โดยการประเมินข้อมูล เช่น การคาดการณ์ทางการเงิน, ตัวชี้วัดประสิทธิภาพ, และการประเมินความเสี่ยง, ทีมสามารถทำให้แน่ใจได้ว่าการตัดสินใจของคุณสอดคล้องกับเป้าหมายทางธุรกิจโดยรวม และจัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ.

จุดตรวจสอบที่กำหนดไว้ล่วงหน้าช่วยป้องกันไม่ให้โครงการดำเนินไปในทิศทางที่ไม่มีประสิทธิภาพ

การควบคุมคุณภาพ: กระบวนการควบคุมคุณภาพแบบเฟสเกต (Phase Gate Process) ช่วยให้การควบคุมคุณภาพเป็นไปอย่างต่อเนื่อง โดยกำหนดให้ทีมต้องส่งมอบผลงานตามข้อกำหนดและเกณฑ์ที่กำหนดไว้ในแต่ละเฟส การทดสอบ การประเมินผล และการตรวจสอบความถูกต้องในแต่ละเฟส จะช่วยให้ผลิตภัณฑ์หรือโซลูชันที่พัฒนาขึ้นมีคุณภาพตามมาตรฐานและข้อกำหนดที่กำหนดไว้

การบังคับใช้การตรวจสอบคุณภาพก่อนก้าวไปสู่ขั้นตอนต่อไปช่วยลดความเสี่ยงของการส่งมอบผลงานที่ต่ำกว่ามาตรฐานหรือมีข้อบกพร่อง ซึ่งนำไปสู่ผลิตภัณฑ์สุดท้ายที่มีคุณภาพสูงขึ้นในที่สุด

ความรับผิดชอบที่เพิ่มขึ้น: กระบวนการแบ่งเฟสส่งเสริมให้เกิดความรู้สึกรับผิดชอบและเป็นเจ้าของงานในหมู่สมาชิกทีมทุกคน พวกเขารู้บทบาทและความคาดหวังของตนเองในแต่ละเฟส

การประเมินผลอย่างสม่ำเสมอช่วยระบุปัญหาการปฏิบัติงานที่ไม่ดีหรือพื้นที่ที่ต้องการการปรับปรุงได้เช่นกัน การประเมินนี้ช่วยสร้างความโปร่งใส ทำให้ความคืบหน้าทั้งหมดสามารถมองเห็นได้และสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของโครงการ

เช่นเดียวกับกรอบการทำงานอื่น ๆ เฟสเกตก็ไม่ได้สมบูรณ์แบบ นี่คือข้อเสียที่พบบ่อยบางประการ:

ข้อเสียของกระบวนการเฟสเกต

ใช้เวลานาน: หนึ่งในข้อเสียหลักของกระบวนการเฟสเกตคือมันเพิ่มเวลาที่ใช้ในแต่ละเฟส ลักษณะการทำงานแบบลำดับของกระบวนการหมายความว่าไม่มีเฟสใดสามารถเริ่มต้นได้จนกว่าเฟสก่อนหน้าจะเสร็จสิ้นและได้รับการอนุมัติแล้ว

สิ่งนี้อาจนำไปสู่ความล่าช้า โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการกระบวนการตรวจสอบที่ซับซ้อนหรือเอกสารจำนวนมากในแต่ละขั้นตอน ในอุตสาหกรรมที่ต้องการการพัฒนาและการปรับปรุงอย่างรวดเร็ว เวลาที่ใช้ในการอนุมัติแต่ละขั้นตอนอาจทำให้ความก้าวหน้าช้าลง ส่งผลกระทบอย่างมากต่อความคล่องตัว

ไม่ยืดหยุ่น: กระบวนการแบบเฟสเกตอาจมีความเข้มงวด ทำให้ทีมมีความยากลำบากในการปรับตัวกับข้อมูลใหม่หรือการเปลี่ยนแปลงในขอบเขตของโครงการ เมื่อโครงการผ่านประตูบางประตูไปแล้ว การกลับไปทบทวนการตัดสินใจก่อนหน้านี้อาจกลายเป็นเรื่องซับซ้อน

แม้ว่าจะช่วยหลีกเลี่ยงการขยายขอบเขตงานเกินกำหนด แต่การขาดความยืดหยุ่นอาจขัดขวางความคิดสร้างสรรค์และนวัตกรรมได้ อาจทำให้ทีมไม่กล้าสำรวจแนวคิดใหม่ ๆ หรือปรับเปลี่ยนตามความต้องการของลูกค้าที่เปลี่ยนแปลงหรือแนวโน้มของตลาด

ใช้ทรัพยากรมาก: กระบวนการแบบเฟสเกตเป็นภาระเพิ่มเติมในการบริหารโครงการ เพื่อให้สามารถนำไปปฏิบัติได้อย่างประสบความสำเร็จ จำเป็นต้องใช้ทรัพยากรเพิ่มเติม โดยเฉพาะเวลา บุคลากร และเอกสารประกอบ

นอกจากนี้ การดำเนินการทบทวนอย่างเป็นทางการ การมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และการปรับเปลี่ยนอย่างต่อเนื่องตามคำแนะนำ อาจต้องใช้ทรัพยากรบุคคลและเงินทุนเพิ่มเติม

ความเสี่ยงจากระบบราชการ: กระบวนการแบบเฟสเกตอาจนำไปสู่ความไร้ประสิทธิภาพในระบบราชการ โดยเฉพาะในองค์กรขนาดใหญ่ การต้องได้รับการอนุมัติหลายขั้นตอนและการรับฟังความคิดเห็นจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจำนวนมาก อาจก่อให้เกิดอุปสรรคที่ไม่จำเป็น ส่งผลให้โครงการล่าช้าโดยรวม

การเน้นย้ำในกระบวนการและการตรวจสอบอย่างเป็นทางการอาจนำไปสู่การมุ่งเน้นที่การปฏิบัติตามข้อกำหนดมากกว่าการนวัตกรรมหรือการสร้างคุณค่า โดยทีมอาจให้ความสำคัญกับการผ่านเกณฑ์การตรวจสอบมากกว่าการขับเคลื่อนความก้าวหน้าอย่างแท้จริง

เปิดประตูสู่โอกาสใหม่ด้วย ClickUp

แม้จะเรียบง่าย แต่กระบวนการเฟสเกตเป็นเทคนิคการจัดการโครงการที่ทรงพลัง มันให้ความชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำและสิ่งที่ทีมต้องบรรลุ

มนุษย์ต้องการความเป็นระเบียบและการจัดการที่ดี กระบวนการเฟสเกตช่วยตอบสนองความต้องการนี้โดยการแบ่งงานออกเป็นส่วนย่อยที่จัดการได้ง่าย และเปิดโอกาสให้ทีมสามารถหยุด ปรับเปลี่ยน และเดินหน้าต่อได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ในทางกลับกัน กระบวนการเฟสเกต สามารถมองได้ว่าเป็นสิ่งตรงข้ามกับแนวคิดแบบアジล ผู้คัดค้านโต้แย้งว่ากระบวนการนี้จงใจสร้างอุปสรรค [ในรูปแบบของเกต] ทำให้ทีมห่างไกลจากการปฏิบัติที่เน้นการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

นักปฏิบัตินิยมเข้าใจว่าเมื่อใช้เฟสเกตอย่างถูกต้อง มันสามารถมีประสิทธิภาพอย่างมาก มันเพิ่มความสม่ำเสมอในการทำงานประจำวันในขณะที่ยังคงความชัดเจนในภาพรวม เมื่อจัดการด้วยพื้นที่ทำงานเสมือนจริงเช่น ClickUp มันให้ประโยชน์แก่ทุกคนในเรื่องการมองเห็น ความโปร่งใส โครงสร้าง และความน่าเชื่อถือ

ตั้งค่ากระบวนการเฟสเกตของคุณด้วย ClickUpทดลองใช้ ClickUp ฟรีวันนี้