การสร้างแผนโครงการที่ชัดเจนและกระชับมักเป็นขั้นตอนแรกในการบริหารโครงการ ไม่ว่าคุณจะทำงานในโครงการที่ใช้เวลาหนึ่งสัปดาห์หรือหนึ่งปีก็ตาม
ผู้จัดการโครงการรับผิดชอบงานสำคัญ เช่น การกำหนดขอบเขตของโครงการ วัตถุประสงค์ งบประมาณ การจัดตารางเวลา การจัดสรรทรัพยากรและการจัดการงานโดยรวม
แก่นแท้ของงานสำคัญทั้งหมดคือการสร้างแผนโครงการ แผนโครงการที่ดีสามารถช่วยให้โครงการของคุณดำเนินไปได้อย่างราบรื่นโดยไม่มีอุปสรรคที่ไม่จำเป็นและการหยุดชะงัก
ไม่ว่าคุณจะจัดระเบียบได้ดีแค่ไหน ก็ยังมีโอกาสที่คุณจะลืมรายการบางอย่างในรายการซื้อของได้ เช่นเดียวกับการสร้างแผนโครงการ
ด้วยองค์ประกอบที่เคลื่อนไหวมากมาย คุณอาจพลาดบางสิ่งบางอย่างไปขณะสร้างแผนโครงการตั้งแต่เริ่มต้น นั่นคือจุดที่แม่แบบภาพรวมโครงการมีประโยชน์
อะไรคือแบบร่างโครงการ
แบบร่างโครงการเป็นเอกสารที่ออกแบบไว้ล่วงหน้าและสามารถปรับแต่งได้ ซึ่งมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดของโครงการของคุณไว้ในนั้น ซึ่งรวมถึงขอบเขตและเป้าหมาย บทบาทของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ระยะเวลา ตารางเวลา งบประมาณ ความเสี่ยง ผลลัพธ์ที่ต้องการ และความเกี่ยวข้อง
แน่นอนว่าความต้องการของแต่ละโครงการนั้นมีความเฉพาะตัวไม่เหมือนกัน ไม่ว่าจะเป็นการก่อสร้างสะพานหรือการวางแผนการเข้าสู่ตลาดสำหรับแอปของคุณ การมีแผนโครงการที่จัดทำขึ้นอย่างพิถีพิถันจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าปัจจัยเฉพาะเหล่านั้นจะได้รับการพิจารณาอยู่เสมอ
- เทมเพลตเหล่านี้ช่วยให้คุณรวมแผนเข้าด้วยกันอย่างเป็นระบบและมีโครงสร้าง
- แผนโครงการหรือภาพรวมจะเป็นเอกสารอ้างอิงสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้องในที่สุด ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคนมีความเข้าใจร่วมกัน เกี่ยวกับขอบเขตของโครงการ การดำเนินการ และจุดสำคัญที่ต้องบรรลุ
- หากโครงการหลุดออกจากเส้นทางที่ดี แผนโครงการที่ดีจะช่วยให้โครงการกลับมาอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง
อะไรคือสิ่งที่ทำให้แบบร่างภาพรวมโครงการดี?
มีคุณสมบัติหลักสองประการที่ต้องพิจารณาเมื่อเลือกเทมเพลตภาพรวมโครงการ—ความสามารถในการปรับแต่งและความครอบคลุมของเทมเพลต เทมเพลตต้องมีทุกแง่มุมที่สำคัญของแผนโครงการ และควรปรับแต่งได้เพียงพอที่จะตอบสนองความต้องการเฉพาะของคุณ
มี เทมเพลตแผนโครงการมากมายให้เลือก แต่ควรเลือกเทมเพลตที่ออกแบบมาอย่างดีและใช้งานง่าย คุณควรเลือกเทมเพลตที่มีการผสานการทำงาน การจัดการเวอร์ชัน และฟีเจอร์การทำงานร่วมกัน เพื่อให้ครอบคลุมทุกความต้องการของคุณ
แม่แบบส่วนใหญ่จะมีเวอร์ชันขององค์ประกอบเหล่านี้ขึ้นอยู่กับรูปแบบและวัตถุประสงค์ของมัน:
- ชื่อโครงการและวัตถุประสงค์
- ขอบเขตของโครงการและระยะเวลา
- ผู้มีส่วนได้เสีย
- ผลลัพธ์หลัก
- กำหนดการแบ่งตามระยะ
- รายการงาน
- รายการค่าใช้จ่ายและงบประมาณ
- การจัดสรรทรัพยากร
- การประเมินความเสี่ยง
- เอกสารประกอบ
- พารามิเตอร์การควบคุมคุณภาพ
- แผนการสื่อสาร
- ตัวติดตามความคืบหน้าและสถานะ
10 แม่แบบภาพรวมโครงการฟรี
เราได้รวบรวมรายการที่สามารถใช้ได้กับโครงการหลากหลายประเภท นี่คือแม่แบบภาพรวมโครงการยอดนิยมที่ให้คุณใช้ฟรี เพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้นวางแผนโครงการของคุณ
1. แม่แบบโครงร่างโครงการ ClickUp
แม่แบบโครงร่างโครงการ ClickUpมอบวิธีการที่มีประสิทธิภาพในการวางแผนและจัดระเบียบโครงการด้วยขั้นตอนต่างๆ ช่วยให้คุณสามารถเริ่มต้นการวางแผนได้อย่างรวดเร็วและระบุองค์ประกอบทั้งหมดที่จำเป็น ในขณะที่ดำเนินโครงการใดๆ ความโปร่งใสเป็นประเด็นสำคัญ รูปแบบนี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อตอบสนองความต้องการดังกล่าว
- เทมเพลตนี้ช่วยให้คุณสร้างงาน มอบหมายให้กับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องที่เกี่ยวข้อง และสร้างสถานะที่กำหนดเองสำหรับงานเหล่านั้น
- คุณยังสามารถสร้างฟิลด์ที่กำหนดเองเพื่อจัดหมวดหมู่และเพิ่มคุณสมบัติเพื่อแสดงภาพความคืบหน้าของโครงการในทุกขั้นตอนได้อีกด้วย
- ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถเพิ่มป้ายกำกับความสำคัญ, ทิ้งความคิดเห็น, และกำหนดเส้นตายที่ชัดเจน
สิ่งนี้ช่วยให้ทีมสามารถวางแผนงานและดำเนินโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ ClickUp ยังมีมุมมองหลากหลายรูปแบบ เช่น รายการ แผนภูมิแกนต์ ปฏิทิน และปริมาณงาน
เราขอแนะนำให้ใช้เทมเพลตนี้สำหรับโครงการที่มีหลายระดับของงานและงานย่อย
2. แม่แบบวางแผนโครงการ ClickUp
เทมเพลตผู้วางแผนโครงการ ClickUpช่วยให้คุณสามารถนำทางผ่านความซับซ้อนของการวางแผนโครงการได้ คุณสามารถ ติดตามแผนโครงการทั้งหมดไว้ในที่เดียว—ไม่ว่าจะโครงการขนาดใดก็ตาม
ตัวอย่างเช่น มุมมองคัมบันในเทมเพลตช่วยให้ผู้ใช้หลายคนสามารถปรับแต่งงานและอัปเดตความคืบหน้าของตนเองได้ แผนงานนี้สามารถแทนที่การประชุมสแตนด์อัพประจำวันของคุณและช่วยประหยัดเวลาให้กับทีมของคุณด้วยการมองเห็นสถานะของงานและความคืบหน้าที่ทำได้อย่างชัดเจน
ด้วยการควบคุมการเข้าถึงแบบกำหนดเอง ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักสามารถดำเนินการตามแผนได้อย่างต่อเนื่อง รับทราบการเปลี่ยนแปลง และทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิด
สิ่งที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับแพลนเนอร์นี้คือมันสามารถแยกแยะความซับซ้อนของโครงการขนาดใหญ่ให้กลายเป็นเป้าหมายที่สามารถจัดการได้และบรรลุได้ ในขณะที่คุณมอบหมายความรับผิดชอบให้แก่ผู้อื่น มันยังมอบโครงสร้างให้กับทีมของคุณและทำให้โครงการไม่ดูน่ากลัวเกินไป
3. แม่แบบแผนโครงการ ClickUp
เทมเพลตแผนโครงการ ClickUpช่วยให้คุณสร้างแผนโครงการที่มีรายละเอียดเพียงพอสำหรับโครงการที่ซับซ้อน เหมาะอย่างยิ่งหากคุณจัดการโครงการหลายโครงการที่เชื่อมโยงกันซึ่งต้องการการวางแผนและโครงสร้างที่ละเอียด เทมเพลตนี้ช่วยให้คุณสร้างไทม์ไลน์โครงการโดยละเอียด พร้อมด้วยหมุดหมายและเป้าหมายที่ชัดเจน
การพึ่งพาที่ไม่คาดคิดสามารถทำให้โครงการล้มเหลวได้ แต่แบบแผนนี้ช่วยระบุการพึ่งพาทั้งหมดเพื่อหลีกเลี่ยงการเกิดคอขวด คุณยังสามารถกำหนด 우선итет, ติดตามความคืบหน้าทุกวัน, และมองเห็นภาพรวมของงานทั้งหมดได้
ทุกครั้งที่คุณ มีการประชุมเริ่มต้นโครงการ ให้ใช้เทมเพลตนี้เพื่อกำหนดขอบเขต ข้อกำหนด และความสัมพันธ์ที่จำเป็น เพื่อให้คุณสามารถนำรายละเอียดเหล่านี้ไปรวมไว้ในกำหนดการโครงการของคุณได้
4. แม่แบบภาพรวมบริษัท ClickUp
เทมเพลตภาพรวมบริษัท ClickUpเป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมในการสร้างภาพรวมที่ครอบคลุมขององค์กรของคุณ ซึ่งสามารถใช้ได้ทั้งภายในหรือภายนอกทีม ธุรกิจของคุณมักมีโครงการที่กำลังดำเนินอยู่หลายโครงการซึ่งในที่สุดจะบรรจบกันไปสู่เป้าหมายระยะยาว
สำหรับองค์กรที่เติบโตอย่างรวดเร็ว ทีมต่างๆ อาจมองไม่เห็นภาพรวมได้ง่ายเนื่องจากความแยกส่วนภายในองค์กรและการขาดการมองเห็นในแผนกอื่นๆ
เทมเพลตภาพรวมบริษัทช่วยให้ทีมต่างๆ เห็นความเชื่อมโยงระหว่างเป้าหมายของตนกับเป้าหมายขององค์กรได้อย่างชัดเจน นอกจากนี้ ผู้นำยังสามารถรับภาพรวมที่ครอบคลุมของแผนงานโครงการทั้งหมดในที่เดียวได้ง่ายขึ้น เพื่อให้มั่นใจว่าทุกทีมมีความสอดคล้องกันอย่างแน่นแฟ้นและไม่มีงานซ้ำซ้อน
5. แม่แบบเอกสารโครงการ ClickUp
เอกสารประกอบมีความสำคัญอย่างยิ่งตลอดทั้งโครงการ มันช่วยให้ทีมสามารถติดตามข้อมูลที่สำคัญที่สุดได้ ไม่ว่าจะเป็นเป้าหมายและวัตถุประสงค์ การตัดสินใจที่เกิดขึ้นในการประชุม หรือการเปลี่ยนแปลงกลยุทธ์ในระหว่างโครงการ การบันทึกทุกอย่างไว้เป็นเอกสารเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง
ในอุดมคติ คุณต้องการเอกสารโครงการตลอด ระยะเวลาโครงการทั้งหมดที่สามารถเข้าถึงได้ในที่เดียว
แม่แบบเอกสารโครงการ ClickUpมอบสิ่งที่คุณต้องการ
ทีมของคุณสามารถเข้าถึง, สำรวจ, และดูเอกสารทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับโครงการได้ ด้วยโครงสร้างที่ชัดเจน, แบบฟอร์มนี้ช่วยลดเวลาในการจัดทำเอกสารโดยให้แพลตฟอร์มกลางสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและแผนกอื่น ๆ ได้ร่วมมือกันได้ดีขึ้น
อย่าสูญเสียไฟล์หรือการสนทนาที่สำคัญด้วยเทมเพลตนี้
6. แม่แบบสรุปโปรแกรม ClickUp
ด้วยองค์ประกอบที่เคลื่อนไหวมากมายในโครงการ คุณจึงต้องการวิธีสรุปความคืบหน้าอย่างรวดเร็วและรักษาความสอดคล้องของทีม
เทมเพลตสรุปโปรแกรม ClickUpเป็นเครื่องมือที่ดีสำหรับการสร้างภาพรวมระดับสูงของโปรแกรมของคุณสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ช่วยให้คุณสามารถมองเห็นภาพรวมด้วยแผนภูมิและกราฟที่ใช้งานง่าย และช่วยให้คุณปฏิบัติตามกำหนดเวลาด้วยการแจ้งเตือนและการเตือนความจำ
เทมเพลตนี้ช่วยให้คุณปรับปรุงการดำเนินงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยป้ายกำกับ แท็ก และหมวดหมู่ที่มีรหัสสี สำหรับทีมของคุณที่จัดการโครงการหลายโครงการ เทมเพลตนี้จะช่วยให้การมองเห็นภาพรวมของกิจกรรมที่กำลังดำเนินอยู่ทั้งหมดในทุกโครงการเป็นเรื่องง่ายในหน้าเดียว
ในขณะเดียวกัน คุณสามารถดูภาพรวมอย่างรวดเร็วของทุกโครงการและความคืบหน้าของโครงการเหล่านั้นบนแดชบอร์ดของคุณได้
7. แม่แบบไวท์บอร์ดขอบเขตโครงการ ClickUp
เมื่อคุณเริ่มต้นโครงการ การคิดค้นไอเดียและการวางแผนมักจะเป็นสองขั้นตอนแรก ซึ่งทั้งสองขั้นตอนนี้เป็นรากฐานของโครงการ
การวางแผนส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการกำหนดขอบเขตของโครงการ ขอบเขตของโครงการเป็นตัวขับเคลื่อนเรื่องราวให้ก้าวหน้าสำหรับการวางแผนโครงการ
นั่นคือเหตุผลว่าทำไมจึงมีความจำเป็นที่จะต้องมี เทมเพลตที่กำหนดขอบเขตที่ชัดเจนสำหรับโครงการของคุณ
เทมเพลตไวท์บอร์ดขอบเขตโครงการ ClickUpมอบวิธีการที่ชัดเจนและร่วมมือกันในการระดมความคิดและกำหนดไทม์ไลน์ คุณสามารถระดมความคิดได้อย่างอิสระในขณะที่ยังคงโครงสร้างด้วยการใช้เทมเพลตนี้ คุณสามารถกำหนดขอบเขตโครงการให้แบ่งเป็นเป้าหมายและวัตถุประสงค์ย่อยได้อย่างง่ายดาย
ผสานเทมเพลตนี้กับClickUp Whiteboardsเพื่อขับเคลื่อนกระบวนการวางแผนและสร้างสรรค์ไอเดียของคุณ
ให้สอดคล้องกับขอบเขตที่แน่นอน และแบ่งปันให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและสมาชิกในทีมเพื่อให้ทุกคนสามารถอ้างอิงได้ตลอดเวลาเพื่อให้อยู่ในความเข้าใจเดียวกัน
8. แม่แบบไทม์ไลน์โครงการ Excel โดย Vertex42
แม้จะไม่ใช่เครื่องมือที่ใช้งานง่ายหรือเข้าใจได้โดยสัญชาตญาณที่สุด แต่สเปรดชีตก็ถูกนำมาใช้สำหรับการวางแผนโครงการโดยพฤตินัยอยู่แล้วแม่แบบไทม์ไลน์โครงการในExcel โดย Vertex42 เป็นวิธีที่ง่ายในการสร้างไทม์ไลน์โครงการบนสเปรดชีต
เทมเพลตนี้ประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ สำหรับงาน วันที่เริ่มต้น วันที่สิ้นสุด ระยะเวลา และความสัมพันธ์ระหว่างงาน เทมเพลตใช้เทคนิคแผนภูมิแท่งซ้อนกันเพื่อแสดงหมุดหมายและความคืบหน้า เนื่องจากเทมเพลตอยู่บนสเปรดชีต จึงสามารถเข้าถึงได้โดยสมาชิกในทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคน ส่งเสริมการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ
9. แม่แบบภาพรวมไทม์ไลน์โครงการโดย OfficeTimeline
เทมเพลตภาพรวมไทม์ไลน์โครงการให้ภาพรวมที่ชัดเจนของไทม์ไลน์และเป้าหมายของโครงการของคุณ รวมถึงคุณสมบัติต่างๆ เช่น การกำหนดสี การจัดกลุ่มงาน และความสัมพันธ์ระหว่างงาน ช่วยให้คุณสามารถสื่อสารคุณค่าของโครงการไปยังผู้นำ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และสมาชิกในทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ
คุณสามารถใช้เทมเพลตนี้เป็นส่วนหนึ่งของการนำเสนอแบบสั้น (elevator pitch)ต่อผู้บริหารระดับสูงได้ โดยจะเน้นย้ำถึงเสาหลักสำคัญของโครงการ เช่น เป้าหมาย วัตถุประสงค์ ความเกี่ยวข้อง และความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น
เมื่อเวลาผ่านไป สรุปโครงการนี้จะเป็นเอกสารสำหรับการวิเคราะห์ย้อนหลังด้วย
10. แม่แบบการนำเสนอภาพรวมโครงการ PowerPoint โดย SlideEgg
การนำเสนอคือวิธีการนำเสนอโครงการของคุณอย่างน่าสนใจทางสายตา. พิตช์เดคคือตัวอย่างที่สมบูรณ์แบบของประสิทธิภาพของการนำเสนอ. การระดมทุนได้หลายพันล้านดอลลาร์เป็นเครื่องพิสูจน์ถึงความสำเร็จของมัน.
เทมเพลตการนำเสนอภาพรวม PowerPoint SlideEgg เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีสำหรับการสร้างงานนำเสนอ PowerPoint เกี่ยวกับโครงการของคุณ
แบบแผนโครงการนี้ประกอบด้วยสไลด์เพื่อแนะนำโครงการของคุณ และหารือเกี่ยวกับเป้าหมาย วัตถุประสงค์ ผลลัพธ์ที่ต้องการ และระยะเวลาของโครงการ ด้วยการนำเสนอภาพรวมโครงการที่มั่นคง คุณจะมั่นใจในการประชุมเสนอโครงการเพื่อแสดงให้เห็นถึงคุณค่าของโครงการของคุณ
ก่อนที่คุณจะพูดว่า 'ตกลง'
แบบแผนโครงการเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่งในด้านการจัดการโครงการ. แบบแผนที่ดีต้องชัดเจน กระชับ สามารถปรับเปลี่ยนได้ และได้รับการอัปเดตอย่างสม่ำเสมอเพื่อสะท้อนการเปลี่ยนแปลง.
การมีเทมเพลตภาพรวมโครงการที่ผสานรวม กับซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของคุณเป็นแนวปฏิบัติที่ดี ซึ่งช่วยให้การอัปเดตและแบ่งปันข้อมูลง่ายขึ้น และทำให้เทมเพลตสอดคล้องกับความคืบหน้าของทีมคุณ
พิจารณาความต้องการที่สำคัญที่สุดของคุณก่อนเลือกสิ่งใด และให้อำนาจทีมของคุณในการเริ่มต้นการเดินทางของโครงการด้วยความชัดเจนอย่างสมบูรณ์ 🎉