การจัดการโครงการในสายงานเพื่อวางแผนและดำเนินโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ

เมื่อพูดถึงการเลือกและกำกับดูแลโครงการขององค์กรของคุณ คุณจำเป็นต้องมีกรอบการจัดการโครงการแบบท่อส่ง (Project Pipeline Management Framework) ซึ่งจะมอบวิธีการที่เป็นระบบให้คุณในการระดมความคิด วางแผนโครงการ และรักษาให้โครงการอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้องจนกระทั่งเสร็จสมบูรณ์

อ่านต่อเพื่อค้นพบหกขั้นตอนของการจัดการโครงการในขั้นตอนต่าง ๆ รวมถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่จะนำคุณไปสู่ความสำเร็จ

อะไรคือ การจัดการโครงการในขั้นตอนต่างๆ?

การจัดการโครงการในขั้นตอนการพัฒนาเป็นวิธีการอย่างเป็นระบบในการบริหารโครงการตั้งแต่แนวคิดจนถึงการเสร็จสิ้น ซึ่งหมายความว่ามันเริ่มต้นก่อนที่โครงการจะถูกกำหนดและวางแผนไว้แล้ว มันเริ่มต้นด้วยขั้นตอนการคิดค้นโครงการ ซึ่งเป็นช่วงที่ทีมเริ่มระดมสมองเกี่ยวกับโครงการที่อาจต้องการดำเนินการ

การจัดการโครงการในท่อส่งมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการวางแผนกลยุทธ์ของบริษัท. ส่วนหนึ่งของกระบวนการคือการเลือกจากรายการโครงการที่เป็นไปได้โดยการพิจารณา:

นอกจากนี้ยังเป็นกุญแจสำคัญในกระบวนการบริหารโครงการโดยรวม โดยพิจารณาถึงจุดที่อาจเกิดปัญหา ความล่าช้า และเป้าหมายของโครงการตั้งแต่เริ่มต้น

ขั้นตอนของการจัดการโครงการในสายงาน

กระบวนการบริหารจัดการโครงการในขั้นตอนการพัฒนาประกอบด้วยหกขั้นตอน ขั้นตอนเหล่านี้ให้กรอบโครงสร้างที่เป็นระบบเพื่อเป็นแนวทางในการตัดสินใจ การเพิ่มประสิทธิภาพการใช้ทรัพยากร และอีกมากมาย แต่ละขั้นตอนมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการบริหารจัดการการไหลของโครงการและวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ขององค์กร

มาสำรวจแต่ละขั้นตอนอย่างละเอียดกันเถอะ

1. การคิดสร้างสรรค์

ในระยะการคิดค้น ทีมงานและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะคิดค้นโครงการใหม่ ๆ ขึ้นมา ระยะนี้อาจมีการดำเนินการต่อไปนี้:

การมุ่งเน้นที่จุดเหล่านี้สามารถช่วยให้คุณเลือกโครงการที่เหมาะสมเพื่อให้ความสำคัญกับเป้าหมายขององค์กรในปัจจุบันได้ ในอุดมคติ คุณควรติดตามแหล่งที่มา วันที่สร้าง และข้อเสนอแนะที่เกี่ยวข้องกับแต่ละแนวคิดเพื่อการทบทวนในภายหลัง

เคล็ดลับมืออาชีพ: ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถช่วยคุณจัดระเบียบบันทึกและทำให้สมาชิกในทีมทำงานร่วมกันและแบ่งปันไอเดียใหม่ได้ง่ายขึ้นด้วยฟีเจอร์ไวท์บอร์ดของ ClickUpหลายคนสามารถระดมความคิดแบบเรียลไทม์ โดยใช้รูปภาพ รูปร่าง บันทึก และการวาดด้วยมือได้อย่างอิสระ

2. การรับงาน

ในขั้นตอนการรับงาน คุณจะขยายรายละเอียดข้อเสนอสำหรับแนวคิดโครงการที่ดีที่สุดซึ่งได้ระบุไว้ในช่วงการระดมความคิด

เป้าหมายคือการให้ข้อเสนอที่ดีที่สุดได้รับการอนุมัติจากผู้บริหารระดับสูง ซึ่งคุณจะต้องระบุรายละเอียดต่างๆ เช่น:

คุณสามารถทำงานร่วมกับสมาชิกในทีมเพื่อทำการวิจัยเบื้องต้นและพัฒนาข้อเสนอได้ จากนั้นคุณสามารถสร้างการนำเสนออย่างเป็นทางการเพื่อเสนอให้กับลูกค้า ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หรือผู้บริหารระดับสูง

เคล็ดลับมืออาชีพ: ลองใช้เทมเพลตภาพรวมโครงการเพื่อประหยัดเวลาและมั่นใจว่าคุณจะไม่พลาดรายละเอียดสำคัญเมื่อจัดทำข้อเสนอและนำเสนออย่างเป็นทางการ ClickUp มีเทมเพลตสำเร็จรูปให้เลือกมากมาย หรือคุณสามารถสร้างเทมเพลตของคุณเองได้เช่นกัน

3. เกตเฟส

การตรวจสอบตามระยะเป็นกระบวนการตรวจสอบอย่างเป็นทางการเพื่อประเมินความก้าวหน้าและความสามารถในการดำเนินโครงการต่อไปในขณะที่โครงการกำลังดำเนินการผ่านขั้นตอนต่างๆ

หลังจากโครงการได้รับการอนุมัติแล้ว คุณจะกำหนดขั้นตอนตรวจสอบความคืบหน้าเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้ตรวจสอบความคืบหน้าของทุกสิ่งอย่างสม่ำเสมอ ขั้นตอนตรวจสอบความคืบหน้าโดยทั่วไปจะสอดคล้องกับเป้าหมายสำคัญของโครงการ

ในแต่ละขั้นตอนของโครงการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคนจะประเมินผลการดำเนินงานของโครงการว่าสอดคล้องกับแผนที่กำหนดไว้ก่อนหน้านี้หรือไม่ นอกจากนี้ กลุ่มอาจทบทวน:

หากโครงการดำเนินไปตามแผน มีโอกาสดีที่จะสามารถดำเนินการต่อไปได้จนถึงสิ้นสุดวงจรการบริหารโครงการ หากไม่เป็นเช่นนั้น อาจถูกยกเลิกหรือหยุดชั่วคราวเพื่อป้องกันการสูญเสียเวลาและทรัพยากร

เคล็ดลับมืออาชีพ: จินตนาการถึงความคืบหน้าของโครงการระหว่างแต่ละขั้นตอนโดยใช้ClickUp Milestonesเพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน พวกเขาช่วยให้คุณเห็นภาพว่างานต่างๆ เชื่อมโยงกับเป้าหมายของโครงการอย่างไร และสามารถดูได้จากแดชบอร์ด มุมมองแกนต์ หรือมุมมองบอร์ด

4. การวางแผนโครงการ

ในขั้นตอนการวางแผนโครงการ คุณจะเริ่มกำหนดรูปแบบโครงการของคุณและตัดสินใจว่างานใดต้องทำและเมื่อใด

การวางแผนโครงการเป็นกระบวนการที่ละเอียดซึ่งอาจรวมถึงสิ่งต่างๆ เช่น:

อย่าลืมตรวจสอบกับสมาชิกในทีมแต่ละคนเป็นรายบุคคลเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจวัตถุประสงค์ของโครงการอย่างชัดเจนและไม่มีใครรับงานมากเกินไปกว่าที่จะจัดการได้ นอกจากนี้ คุณควรสร้างแผนสำหรับการติดตามความคืบหน้าของงานแต่ละคน เพื่อระบุและหลีกเลี่ยงปัญหาคอขวดที่อาจเกิดขึ้นเมื่อโครงการดำเนินไป

เคล็ดลับมืออาชีพ: ใช้เครื่องมือการจัดการโครงการเพื่อจัดการกับกระบวนการทำงานของทีมคุณ และตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติสำหรับงานประจำวัน.หลายเครื่องมือยังมีเทมเพลตการจัดการโครงการเพื่อให้การสร้างสิ่งต่าง ๆ เช่น แผนภูมิแกนต์ และกระดานคันบันง่ายขึ้น.

5. โครงการที่กำลังดำเนินการ

โครงการในระยะดำเนินการคือจุดเริ่มต้นของการดำเนินงานจริง ถึงเวลาที่ทีมของคุณจะต้องเริ่มทำงานและดำเนินการให้เสร็จสิ้นในแต่ละงาน เพื่อผลักดันให้โครงการเข้าใกล้ความสำเร็จมากขึ้นในทุกๆ วัน

นี่คือขั้นตอนที่มีความดันสูงซึ่งเกี่ยวข้องกับสิ่งต่าง ๆ เช่น:

นี่คือขั้นตอนที่ใช้เวลานานที่สุด ขึ้นอยู่กับจำนวนวัตถุประสงค์ของโครงการ อาจใช้เวลาหลายเดือนหรือหลายปีก่อนที่คุณจะย้ายไปยังขั้นตอนต่อไป

คำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ: ใช้ClickUp Dashboardเป็นศูนย์ควบคุมภารกิจของโครงการของคุณ ด้วยวิดเจ็ตมากกว่า 50 รายการ คุณสามารถติดตามเป้าหมาย ตรวจสอบตัวชี้วัดสำคัญ ติดตามความคืบหน้าแบบเรียลไทม์ และอื่นๆ อีกมากมาย

6. โครงการที่เสร็จสมบูรณ์

ขั้นตอนนี้ไม่ต้องอธิบายเพิ่มเติม—โครงการเสร็จสมบูรณ์และส่งมอบแล้ว ถึงเวลาฉลองกัน! 🥳🏆

หลังจากที่คุณฉลองความสำเร็จของโครงการแล้ว ถึงเวลาที่จะประเมินว่าทุกอย่างดำเนินไปอย่างไร ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณสามารถนำทีมสมาชิกในการอภิปรายเกี่ยวกับหัวข้อต่าง ๆ เช่น:

สิ่งนี้ช่วยให้คุณเห็นว่าจุดใดที่คุณสามารถทำได้ดีกว่านี้ในโครงการ เพื่อเป็นประโยชน์ต่อโครงการในอนาคต

คุณอาจต้องการทบทวนจุดแข็งและจุดอ่อนของสมาชิกแต่ละคนในทีมผ่านการประชุมแบบตัวต่อตัวเกี่ยวกับการเสร็จสิ้นโครงการ

เคล็ดลับมืออาชีพ: ทำให้การประชุมทบทวนของทีมโครงการของคุณน่าสนใจยิ่งขึ้นด้วยเทคนิค 4Ls — ซึ่งย่อมาจาก "ชื่นชอบ" "ปรารถนา" "ไม่ชอบ" และ "ได้เรียนรู้"เทมเพลต 4Ls Retro ของ ClickUpช่วยให้ทีมของคุณสะท้อนและสรุปประเด็นสำคัญที่สามารถนำไปใช้กับโครงการในอนาคตได้อย่างง่ายดาย

การจัดการพอร์ตโฟลิโอโครงการ vs. การจัดการโครงการในสายงาน

การจัดการพอร์ตโฟลิโอโครงการหมายถึง การบริหารจัดการโครงการทั้งหมด (หรือพอร์ตโฟลิโอโครงการ) ที่กำลังดำเนินการอยู่สำหรับทีมหรือบริษัท อาจรวมถึง:

นี่แตกต่างจากการจัดการโครงการในขั้นตอนการพัฒนา ซึ่งเน้นการระดมความคิดและคัดเลือกโครงการที่มีศักยภาพก่อนที่จะเริ่มดำเนินการ โครงการที่ได้รับการคัดเลือกให้ดำเนินการต่อจะกลายเป็นส่วนหนึ่งของพอร์ตโฟลิโอโครงการ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อให้มั่นใจถึงการทำงานที่ราบรื่นเมื่อคุณระบุ ประเมิน เลือก และดำเนินการตามโครงการต่างๆ องค์กรแต่ละแห่งมีความแตกต่างกัน ดังนั้นอย่าลังเลที่จะปรับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้ให้เหมาะสมกับความต้องการเฉพาะ หรือเพิ่มเติมตามที่คุณเรียนรู้ เติบโต และสร้างสรรค์นวัตกรรมใหม่ๆ

เน้นการเพิ่มประสิทธิภาพการใช้ทรัพยากร

จัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อเพิ่มคุณค่าของแต่ละโครงการให้สูงสุด ทรัพยากรที่ควรพิจารณาโดยทั่วไปได้แก่ งบประมาณ กำลังคน และวัสดุอุปกรณ์

ยอมรับวิธีการแบบ Agile

การจัดการโครงการแบบอไจล์มีความยืดหยุ่นและช่วยให้ทีมของคุณตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็วเมื่อโครงการดำเนินไป คุณอาจใช้กระดานคัมบัง แผนภูมิแกนต์ และวิธีการอื่นๆ ของอไจล์ จากนั้นเปรียบเทียบผลลัพธ์กับโครงการที่ดำเนินการโดยไม่มีจุดเน้นแบบอไจล์

จัดลำดับความสำคัญของโครงการอย่างชัดเจน

การกำหนดเกณฑ์ที่ชัดเจนสำหรับการจัดลำดับความสำคัญของโครงการสามารถช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากรของคุณเมื่อจัดการกับโครงการในท่อได้ ให้พิจารณาสิ่งต่าง ๆ เช่น ความพร้อมของทรัพยากร, ผลตอบแทนจากการลงทุนที่เป็นไปได้, การคาดการณ์ของท่อการขาย, และการสอดคล้องกับองค์กร

ตรวจสอบโครงการอย่างสม่ำเสมอ

การประเมินอย่างต่อเนื่องสามารถช่วยให้ทีมปรับตัวเข้ากับสภาพแวดล้อม ความต้องการ และลำดับความสำคัญขององค์กรที่เปลี่ยนแปลงได้ ทำการทบทวนและประเมินโครงการปัจจุบัน โครงการที่อาจเกิดขึ้น และโครงการในอนาคตอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้มั่นใจว่าคุณกำลังมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญที่สุด

มีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

การส่งเสริมการสื่อสารที่โปร่งใสกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียช่วยให้มั่นใจได้ว่าจะสอดคล้องกับความต้องการและความคาดหวังของพวกเขา การสื่อสารที่ชัดเจนยังช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้รับข้อมูลและมีการมีส่วนร่วมตลอดวงจรชีวิตของโครงการ

มีความริเริ่มในการบริหารความเสี่ยง

จัดการประชุมติดตามผลอย่างสม่ำเสมอเพื่อระบุและลดความเสี่ยงของโครงการ เพื่อให้คุณสามารถลดการหยุดชะงักได้ สิ่งนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการจัดการโครงการด้านการตลาดและโครงการอื่นๆ ที่ต้องการการตอบสนองต่อความเสี่ยงอย่างรวดเร็วเพื่อลดความสูญเสียให้น้อยที่สุด

พึ่งพาการตัดสินใจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล

ตัดสินใจบนพื้นฐานของ KPI และข้อมูลที่น่าเชื่อถืออื่น ๆ ที่วัดความสำเร็จของโครงการ. อาจรวมถึงรายงานจากทีมขายของคุณ, อัตราการเสร็จสิ้นงานตามกำหนดเวลา, ความสามารถของทรัพยากร, ความแตกต่างของงบประมาณ, และอื่น ๆ.

ส่งเสริมความร่วมมือข้ามสายงาน

นำกลยุทธ์และแอปพลิเคชันมาใช้เพื่อส่งเสริมการสื่อสารและการทำงานเป็นทีมระหว่างทีมและแผนกต่างๆ ซึ่งอาจหมายถึงการเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการหรือ CRM ที่มีประโยชน์สำหรับทุกแผนก การจัดตารางการประชุมสแตนด์อัพประจำวัน หรือสิ่งอื่นใด 🤝

เน้นย้ำการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

การส่งเสริมวัฒนธรรมแห่งการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องจะกระตุ้นให้สมาชิกในทีมของคุณเรียนรู้จากความผิดพลาดของพวกเขา และทุ่มเทใจให้กับทุกโครงการ. ให้ความสำคัญกับการเรียนรู้จากโครงการที่ผ่านมา, การนำแนวทางที่ดีที่สุดมาใช้, การบันทึกบทเรียนที่ได้เรียนรู้, และการระดมสมองกับสมาชิกในทีมเพื่อระบุจุดอ่อนขององค์กร.

ใช้ ซอฟต์แวร์บริหารโครงการ

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการช่วยให้สามารถมองเห็นภาพรวมของไทม์ไลน์ สถานะ และการจัดสรรทรัพยากรของโครงการได้อย่างรวมศูนย์ ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการโครงการได้อย่างที่คุณคาดไม่ถึง

เครื่องมือการจัดการโครงการที่เหมาะสมสามารถส่งเสริมการทำงานร่วมกัน, ปรับปรุงการตัดสินใจ, เสริมสร้างความสัมพันธ์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย, และปรับปรุงกระบวนการทำงานของทีมคุณ

ClickUp สำหรับการจัดการโครงการโดดเด่นในฐานะซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการกระบวนการโครงการและทุกขั้นตอนของกระบวนการจัดการโครงการ มีชุดคุณสมบัติที่ครอบคลุม รวมถึงสถานะงานที่ปรับแต่งได้ มุมมองพอร์ตโฟลิโอ การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ และตัวเลือกการผสานรวมที่ราบรื่น

ClickUp ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณติดตามความคืบหน้าของโครงการอย่างใกล้ชิด รวบรวมข้อเสนอแนะ อัตโนมัติงานที่ต้องทำด้วยตนเอง และประหยัดเวลาในทุกขั้นตอน

ใช้แม่แบบแผนงานโครงการ ClickUpเพื่อติดตามทุกส่วนที่เคลื่อนไหวภายในกระบวนการบริหารโครงการ แม่แบบนี้เต็มไปด้วยเครื่องมือที่คุณต้องการเพื่อให้โครงการประสบความสำเร็จ และเป็นเพียงหนึ่งในแม่แบบกว่า 1,000 แบบที่ออกแบบมาเพื่อทำให้ชีวิตคุณง่ายขึ้น

คำถามที่พบบ่อย

1. การจัดการโครงการท่อส่งคืออะไร?

การบริหารโครงการท่อส่งคือการวางแผนอย่างเป็นระบบ การดำเนินการ และการติดตามผลของโครงการต่าง ๆ ภายในองค์กร มีวัตถุประสงค์เพื่อให้แน่ใจว่าโครงการต่าง ๆ สอดคล้องกับเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ตั้งแต่ขั้นตอนการคิดค้นไปจนถึงการแล้วเสร็จ

2. ขั้นตอนของโครงการในระบบการจัดการโครงการคืออะไร?

ระยะท่อในกระบวนการบริหารโครงการคือช่วงเวลาที่โครงการที่มีศักยภาพถูกค้นหา ประเมิน จัดลำดับความสำคัญ และดำเนินการ ระยะนี้ดำเนินการโดยใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการบริหารจัดการท่อโครงการ (Project Pipeline Management) โดยผู้จัดการโครงการ (PM) จะนำทางโครงการผ่านแต่ละขั้นตอน (การคิดค้น, การรับงาน, การตรวจสอบขั้นตอน, การวางแผนโครงการ, การดำเนินโครงการ, และการเสร็จสิ้นโครงการ)

3. ประโยชน์ของการจัดการโครงการในขั้นตอนการพัฒนาคืออะไร?

ประโยชน์ของการจัดการโครงการในท่อส่ง (Project Pipeline Management) ได้แก่ การปรับปรุงการประสานงานภายในองค์กร การเพิ่มประสิทธิภาพการใช้ทรัพยากร และการตัดสินใจที่ดีขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้โครงการประสบความสำเร็จมากขึ้น และเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กร

กลายเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านโครงการ

การสร้างกระบวนการบริหารโครงการที่มีประสิทธิภาพเป็นหนึ่งในความรู้สึกที่ดีที่สุดที่คุณสามารถสัมผัสได้ในฐานะผู้จัดการโครงการ มันเป็นความพึงพอใจอย่างยิ่งที่ได้เห็นโครงการที่ได้รับการปรับปรุงให้เหมาะสมที่สุดเคลื่อนจากแนวคิดไปสู่การเสร็จสมบูรณ์

การจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญต่อความสำเร็จขององค์กร คุณจะมั่นใจได้ว่ามีการจัดแนวเชิงกลยุทธ์ การเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากร และการดำเนินการที่ทันเวลา ซึ่งจะช่วยขับเคลื่อนนวัตกรรมและสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน ✨

ClickUp เป็นเครื่องมือที่ขาดไม่ได้ มอบคุณสมบัติที่แข็งแกร่งซึ่งออกแบบมาเพื่อทุกสิ่งที่เกี่ยวข้องกับการจัดการโครงการในขั้นตอนต่าง ๆ ช่วยให้องค์กรสามารถปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ, เสริมสร้างการร่วมมือ, และตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลเป็นฐานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและความสำเร็จของโครงการต่าง ๆ

โอ้ ใช่แล้ว และมันฟรีด้วย! 🤑

คุณกำลังรออะไรอยู่?ลงทะเบียนใช้ ClickUpวันนี้เลย