10 วิธีชาญฉลาดในการหลีกเลี่ยงและลดภาระงานประชุมที่มากเกินไป

คุณรู้ความรู้สึกนี้ใช่ไหม: คุณเริ่มต้นวันด้วยการเช็กปฏิทิน แล้วพบว่ามีประชุมติดกันยาวเหยียด แทบไม่มีเวลาหายใจเลย มันน่าหงุดหงิดใช่ไหมล่ะ?

การประชุมมากเกินไปเกิดขึ้นเมื่อปฏิทินของคุณเต็มไปด้วยการประชุม ทำให้มีเวลาน้อยสำหรับการทำงานจริง

หลายคนในพวกเราต้องเผชิญกับภาระงานที่มากเกินไป ทำให้เหลือเวลาเพียงเล็กน้อยสำหรับงานที่ต้องการความสนใจจริงๆ ตั้งแต่การระดมความคิดไปจนถึงการอัปเดตสถานะประเภทของการประชุมต่างๆ สามารถเติมเต็มตารางเวลาของคุณได้อย่างรวดเร็ว การประชุมที่ยาวนานหรือไม่มีประสิทธิภาพยิ่งทำให้สถานการณ์แย่ลง ลดสมดุลระหว่างงานและชีวิตส่วนตัว และลดขวัญกำลังใจ

พนักงาน โดยเฉพาะผู้ที่ทำงานจากระยะไกลมักรู้สึกว่าจำเป็นต้องทำงานล่วงเวลาเพื่อทำงานให้เสร็จ เนื่องจากเวลาทำงานปกติของพวกเขาถูกใช้ไปกับการประชุม

หากสิ่งนี้ฟังดูคุ้นเคย คุณกำลังเผชิญกับการประชุมที่มากเกินไป นี่คือวิธีที่คุณสามารถจัดการและคืนวันของคุณกลับมาได้

ต้นทุนที่ซ่อนอยู่ของการประชุมมากเกินไป

การประชุมไม่ใช่แค่การเสียเวลาเท่านั้น—แต่ยังมีค่าใช้จ่ายแฝงที่ส่งผลกระทบต่อทั้งบุคคลและทีม ผลกระทบที่ลึกซึ้งกว่านี้จากการประชุมที่มากเกินไปอาจมีความสำคัญอย่างมาก

จิตวิทยาเบื้องหลังการประชุมที่มากเกินไป

เมื่อเราถูกท่วมท้นด้วยการประชุม สมองของเราไม่สามารถหยุดพักได้ ซึ่งนำไปสู่ความเครียดเป็นหลักและทำให้สมาธิลดลง สิ่งนี้สามารถทำให้พลังงานของคุณหมดไป ลดประสิทธิภาพการทำงาน และส่งผลกระทบต่อสุขภาพจิต ซึ่งในที่สุดจะนำไปสู่ภาวะหมดไฟ

บางคนอาจคิดว่าการประชุมมากเกินไปเป็นเพียงปัญหาการจัดตารางเวลาที่สามารถแก้ไขได้ด้วยเครื่องมือจัดการปริมาณงาน แต่แท้จริงแล้วมันส่งผลกระทบต่อสุขภาพจิตของเราอย่างรุนแรง เมื่อวันของเราเต็มไปด้วยการประชุมต่อเนื่องกัน เราอาจประสบกับภาวะเหนื่อยล้าทางสมอง เพราะสมองของเราไม่สามารถจดจ่อกับงานได้อย่างลึกซึ้ง การเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องนี้ไม่เพียงแต่ทำให้พลังงานของเราหมดไป แต่ยังทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานของเราลดลงอีกด้วย

นอกจากนี้ การตัดสินใจอย่างไม่สิ้นสุดในระหว่างการประชุมเหล่านี้ยังนำไปสู่ความเหนื่อยล้าจากการตัดสินใจ ซึ่งลดคุณภาพของการตัดสินใจของเรา และทำให้เรารู้สึกถูกกดดัน

หากไม่ใช่การประชุมที่เหมือนการพักผ่อนและสนุกสนานและน่าสนใจ การประชุมบ่อย ๆ อาจทำให้เรารู้สึกว่าเราไม่มีอำนาจควบคุมวันทำงานของเรา ซึ่งลดแรงจูงใจและความมีส่วนร่วม

แม้ว่าเครื่องมืออย่างClickUp Docsจะช่วยจัดการเวิร์กโฟลว์ของคุณได้ แต่การขาดความเป็นอิสระ ประกอบกับความเครียดทางอารมณ์จากการมีปฏิสัมพันธ์ทางวิชาชีพอย่างต่อเนื่อง อาจเพิ่มระดับความเครียดและลดประสิทธิภาพการทำงานได้

ClickUp Docs ช่วยให้คุณสร้างเอกสารหรือวิกิที่มีหน้าซ้อนกัน พร้อมตัวเลือกการจัดรูปแบบ บุ๊กมาร์กที่ฝังได้ ฟีเจอร์การทำงานร่วมกัน และอื่นๆ อีกมากมาย

การประชุมหลายครั้งเหล่านี้รู้สึกไม่มีประสิทธิภาพ ทำให้เราสงสัยว่าทำไมเราถึงต้องอยู่ที่นั่นตั้งแต่แรก เมื่อการทำงานลามเข้าไปในเวลาส่วนตัวเพราะการประชุมเหล่านี้ทั้งหมด ความสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตส่วนตัวของเราได้รับผลกระทบ นำไปสู่ความเครียดที่มากขึ้น

ผลกระทบทางจิตวิทยามีความเกี่ยวข้องกับประสบการณ์ของบุคคลที่ได้รับผลกระทบทางจิตใจและอารมณ์จากการเผชิญกับภาระงานที่มากเกินไป ในทางกลับกัน ผลกระทบที่เกิดขึ้นกับทีมในเชิงรวมจะก่อให้เกิดความไม่สมดุลในการทำงานโดยรวม ซึ่งนำไปสู่ผลลัพธ์ที่กว้างขวางต่อองค์กรโดยรวม

ผลกระทบที่ตามมาของการประชุมที่มากเกินไปต่อทีม

การประชุมที่มากเกินไปไม่เพียงแต่ส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานของแต่ละบุคคลเท่านั้น แต่ยังอาจส่งผลกว้างขวางต่อพลวัตของทีมโดยรวมและต้นทุนขององค์กรอีกด้วย

กล่าวอีกนัยหนึ่ง ทีมที่ทำงานหนักเกินไปจากการประชุมมีแนวโน้มที่จะเผชิญกับ:

ทำไมการประชุมที่มากเกินไปจึงเป็นปัญหาสำหรับองค์กรทั่วโลก

การประชุมมากเกินไปเป็นปัญหาทั่วโลกที่ส่งผลกระทบต่อองค์กรต่างๆ ในหลากหลายอุตสาหกรรมและภูมิภาคเนื่องจากปัจจัยหลายประการที่เชื่อมโยงกัน

การเพิ่มขึ้นของการทำงานทางไกลทำให้บริษัทต่างๆ มีการประชุมบ่อยครั้งและบ่อยครั้งที่ไม่จำเป็นเพื่อชดเชยการขาดปฏิสัมพันธ์แบบเผชิญหน้า

องค์กรทั่วโลกเผชิญกับความท้าทายที่คล้ายคลึงกันในการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ การศึกษาได้แสดงให้เห็นว่าการประชุมที่มากเกินไปเป็นปัจจัยที่ทำลายประสิทธิภาพการทำงานในสำนักงานทั่วโลก

ตัวอย่างเช่นงานวิจัยของไมโครซอฟท์ชี้ให้เห็นว่าเวลาที่ใช้ในการประชุมเพิ่มขึ้นเป็นสามเท่าตั้งแต่การระบาดของโรคโควิด-19 เริ่มต้นขึ้น ซึ่งสะท้อนถึงปัญหาที่แพร่หลายซึ่งส่งผลกระทบต่อความสามารถของพนักงานในการมุ่งเน้นกับงานที่สำคัญ

บริษัทต่างๆ ในภูมิภาคต่างๆ รายงานการสูญเสียอย่างมากในแง่ของชั่วโมงการทำงานของพนักงานที่สูญเปล่าและประสิทธิภาพการดำเนินงานที่ลดลง หลายแห่งกำลังดำเนินการเพื่อลดชั่วโมงการประชุมและเพิ่มผลผลิตในที่ทำงาน

อะไรคือปัจจัยที่ทำให้การประชุมทั่วโลกมีมากเกินไป?

หากบริษัทตระหนักถึงประโยชน์ของการลดชั่วโมงการประชุม อะไรคือสาเหตุที่ทำให้การประชุมยังคงมีมากเกินไป และอะไรคือปัจจัยที่กระตุ้นให้เกิดผลกระทบเชิงลบต่อประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน?

กลยุทธ์ในการลดภาระงานประชุมที่มากเกินไป

การลดภาระการประชุมที่มากเกินไปเป็นปัจจัยสำคัญที่เปลี่ยนทีมให้มีความสุขและมีประสิทธิภาพมากขึ้น นี่คือกระบวนการง่ายๆ สิบขั้นตอนสำหรับผู้นำในการลดการประชุมที่ไม่มีที่สิ้นสุดเหล่านั้น เริ่มต้นเลยและค้นพบวิธีที่คุณสามารถใช้เวลาของคุณกลับคืนมา ทำให้ทุกอย่างมีจุดมุ่งหมาย และมีการประชุมที่ดีขึ้น

1. ตรวจสอบการประชุมปัจจุบัน

ดำเนินการตรวจสอบการประชุมทั้งหมดที่มีอยู่ให้ละเอียด ระบุการประชุมที่เกิดขึ้นซ้ำ จุดประสงค์ และประสิทธิผลของแต่ละการประชุม ใช้การตรวจสอบนี้เพื่อพิจารณาว่าการประชุมใดจำเป็นและสามารถยกเลิกหรือรวมเข้าด้วยกันได้

2. ยกเลิกการประชุมโดยไม่มีวาระการประชุม

หากไม่มีวาระการประชุม ก็ไม่มีการประชุม การทำเช่นนี้จะช่วยให้การสนทนาเป็นไปอย่างตรงประเด็นและมีประสิทธิภาพ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการประชุมทุกครั้งมีวาระการประชุมที่ชัดเจนและแจกจ่ายล่วงหน้า

3. ทำให้การประชุมสั้นลง

กำหนดเวลาจำกัดสำหรับการประชุมอย่างเคร่งครัด ตั้งเป้าหมายให้เป็นการประชุมที่สั้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น จองเวลา 25 หรือ 50 นาทีแทนที่จะเป็น 30 หรือ 60 นาทีสำหรับการประชุมเดียวกัน วิธีนี้จะช่วยให้การสนทนาเป็นไปอย่างกระชับและตรงประเด็น (และให้คุณมีเวลาพักระหว่างการประชุมต่อเนื่อง)

4. กำหนดวันปลอดการประชุม

กำหนดวันเฉพาะให้เป็นวันปลอดการประชุม เพื่อให้พนักงานมีเวลาทำงานอย่างเต็มที่โดยไม่ถูกรบกวน ตัวอย่างเช่น บางบริษัทใช้ "วันพุธปลอดประชุม" วันปลอดการประชุมเช่นนี้ช่วยเพิ่ม ประสิทธิภาพการทำงานในช่วงกลาง สัปดาห์

5. ใช้การสื่อสารแบบอะซิงโครนัส

ส่งเสริมการใช้เครื่องมือสื่อสารแบบอะซิงโครนัส เช่น ClickUp Docs, Slack หรือ Microsoft Teams สำหรับการอัปเดตสถานะและการสนทนาที่ไม่เร่งด่วนการทำงานแบบอะซิงโครนัสเช่นนี้จะเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงานร่วมกันลดความจำเป็นในการประชุมแบบเรียลไทม์ และเปิดโอกาสให้พนักงานสามารถตอบกลับได้ตามความสะดวกของตนเอง

6. เชิญเฉพาะผู้เข้าร่วมที่จำเป็นเท่านั้น

จำกัดการเชิญเข้าร่วมประชุมเฉพาะผู้ที่จำเป็นต้องเข้าร่วมเท่านั้น ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาให้ผู้อื่นและช่วยให้ผู้ที่ได้รับเชิญสามารถเตรียมตัวสำหรับการประชุมได้ดีขึ้น กลุ่มที่มีขนาดเล็กมักจะมีความมุ่งมั่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น แบ่งปันบันทึกการประชุมกับผู้ที่ไม่ได้เข้าร่วมเพื่อให้พวกเขาได้รับข้อมูลโดยไม่ต้องเข้าร่วมประชุม

7. รวบรวมความคิดเห็น

รวบรวมความคิดเห็นจากพนักงานเกี่ยวกับประสิทธิภาพของการประชุมอย่างสม่ำเสมอ ใช้แบบสำรวจหรือการตรวจสอบอย่างไม่เป็นทางการเพื่อทำความเข้าใจว่าอะไรที่ได้ผลและอะไรที่ไม่ได้ผล การปฏิบัติเช่นนี้ยังช่วยเอาชนะความท้าทายของการสื่อสารในที่ทำงานอีกด้วย

8. ใช้ตัวจับเวลาการประชุม

ติดตั้งตัวจับเวลาเพื่อให้การประชุมเริ่มและสิ้นสุดตรงเวลา ซึ่งจะช่วยป้องกันการประชุมที่เกินเวลาและเป็นการให้เกียรติตารางเวลาของทุกคน

9. ส่งเสริมการประชุมแบบยืน

สำหรับการประชุมที่สั้นและต้องการอัปเดตอย่างรวดเร็ว ควรพิจารณาการประชุมแบบยืน ความไม่สบายจากการยืนจะกระตุ้นให้พูดสั้นและทำให้การประชุมมีจุดมุ่งหมายและประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากนี้ การมีแนวทางปฏิบัติที่เป็นมาตรฐานสำหรับการประชุมออนไลน์ยังช่วยรักษาความเป็นมืออาชีพอีกด้วย

10. ส่งเสริมวัฒนธรรมการพูดว่า "ไม่"

ให้พนักงานมีอำนาจในการปฏิเสธการประชุมที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานของพวกเขาหรือไม่สามารถมีส่วนร่วมได้อย่างมีนัยสำคัญ ส่งเสริมวัฒนธรรมที่การปฏิเสธการประชุมที่ไม่จำเป็นเป็นที่ยอมรับและได้รับการสนับสนุน

เทคโนโลยีช่วยลดภาระการประชุมที่มากเกินไปได้อย่างไร

การจัดการภาระงานประชุมที่มากเกินไปเป็นกุญแจสำคัญต่อประสิทธิภาพและความเป็นอยู่ที่ดี เครื่องมือการจัดการโครงการและการทำงานร่วมกันของ ClickUp สามารถทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพิ่มประสิทธิภาพ และลดภาระงานโดยรวมของทีมคุณ

เครื่องมืออัตโนมัติสำหรับการประชุม

เครื่องมืออัตโนมัติสำหรับการประชุมสามารถลดเวลาที่ใช้ไปกับงานธุรการที่เกี่ยวข้องกับการประชุมได้อย่างมาก ClickUp มีฟีเจอร์หลายอย่างที่จะช่วยในเรื่องนี้:

ประโยชน์ของการใช้ระบบอัตโนมัติสำหรับการประชุมใน ClickUp

การใช้เครื่องมืออัตโนมัติของ ClickUp สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการประชุมและลดภาระงานได้อย่างมาก:

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสกับ ClickUp

วิธีที่ดีที่สุดในการลดการประชุมของคุณ? เริ่มสื่อสารข้อมูลสำคัญแบบอะซิงค์

ทุกอย่าง—ตั้งแต่กำหนดการประชุมและรายงานการประชุม ไปจนถึงรายงานการประชุมโดยรวม—สามารถสื่อสารแบบอะซิงโครนัสได้ เราได้สร้างคลังแม่แบบที่สามารถช่วยในเรื่องนี้ไว้แล้ว!

เทมเพลตติดตามการประชุม ClickUp

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

เทมเพลตติดตามการประชุมของ ClickUpสามารถช่วยให้คุณติดตามการประชุมทั้งหมด (และผลลัพธ์) ได้อย่างง่ายดาย พร้อมทั้งทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน

ด้วยเทมเพลตนี้ การอัปเดตทั้งหมดสามารถแชร์แบบอะซิงโครนัสได้ ซึ่งช่วยลดจำนวนการประชุมที่อาจจะส่งอีเมลแทนได้ที่ถูกกำหนดไว้ในปฏิทินของคุณ

แม่แบบบันทึกการประชุม ClickUp

ด้วยเทมเพลตบันทึกการประชุมของ ClickUp คุณสามารถบันทึกประเด็นสำคัญและการตัดสินใจจากการประชุมในรูปแบบที่เป็นระบบ

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

ไม่เพียงแต่เทมเพลตนี้จะช่วยให้คุณสามารถอ้างอิงกลับไปยังบันทึกการประชุมได้อย่างง่ายดายเท่านั้น แต่ยังช่วยให้ผู้ที่คุณแบ่งปันบันทึกการประชุมด้วยสามารถเข้าใจได้อย่างง่ายดายเช่นกัน ผลลัพธ์ที่ได้คือ? คุณไม่ต้องจัดการประชุมเพิ่มเติมเพื่ออธิบายสิ่งที่เกิดขึ้นในการประชุมอื่น ๆ อีกต่อไป

เทมเพลตรายงานการประชุม ClickUp

เทมเพลตรายงานการประชุมของ ClickUpเป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการให้ภาพรวมการประชุมที่รวดเร็วและชัดเจนแก่เพื่อนร่วมงานของคุณ

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

แนวคิดของเทมเพลตนี้คือการเพิ่มบริบทให้กับประชุมที่ผ่านมาและปิดห่วงโซ่ภายในให้สมบูรณ์ ด้วยเทมเพลตนี้ คุณสามารถระบุข้อมูลเช่น ระยะเวลาของการประชุม สถานที่จัดประชุม ประเภทของการประชุม ผู้ดำเนินการประชุม จำนวนสมาชิกทีมที่เข้าร่วมประชุม และอื่น ๆ

ClickUp สามารถช่วยจัดการและจัดลำดับความสำคัญของการเชิญประชุมได้อย่างไร

การจัดการและจัดลำดับความสำคัญของคำเชิญเข้าร่วมประชุมเป็นสิ่งสำคัญเพื่อหลีกเลี่ยงการทำงานที่มากเกินไป ClickUp มีฟีเจอร์หลายอย่างที่จะช่วยให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้น:

ด้วยเครื่องมือเหล่านี้ คุณสามารถจัดการและลดภาระการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้ทีมของคุณยังคงมีประสิทธิผลและมีส่วนร่วมอยู่เสมอ

การประชุมน้อยลงนำไปสู่การทำงานที่ดีขึ้น

รายงานการสำรวจปี 2022พบว่าการลดจำนวนการประชุมช่วยเพิ่มความพึงพอใจของพนักงานขึ้น 52% และลดความเครียดลง 57% ดังนั้น ผลกระทบของการลดภาระการประชุมมีขนาดใหญ่ และประโยชน์ของมันกระจายไปหลายปัจจัย

การเพิ่มความสุขของพนักงาน

การลดภาระการประชุมที่มากเกินไปมีผลกระทบอย่างลึกซึ้งต่อความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงาน

เมื่อพนักงานมีการประชุมที่น้อยลงและมีประสิทธิภาพมากขึ้น พวกเขาจะประสบกับระดับความเครียดที่ต่ำลง ความพึงพอใจในงานที่เพิ่มขึ้น และการสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตที่ดีขึ้น สิ่งนี้ส่งผลให้สุขภาพจิตดีขึ้นและลดภาวะหมดไฟในการทำงาน พนักงานมีเวลามากขึ้นในการมุ่งเน้นงานที่ต้องใช้ความคิดอย่างลึกซึ้งและงานส่วนตัว ซึ่งช่วยเพิ่มความสุขโดยรวมและประสิทธิภาพในการทำงาน

การมุ่งเน้นที่สมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตส่วนตัวนำไปสู่การปรับปรุงสุขภาพจิตและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน ซึ่งแสดงให้เห็นถึงผลกระทบเชิงบวกของการลดภาระการประชุมที่มากเกินไป

ข้อเสียที่อาจเกิดขึ้นจากการลดการประชุมและวิธีหลีกเลี่ยง

แม้ว่าการลดการประชุมสามารถให้ประโยชน์อย่างมากแก่พนักงานและองค์กร แต่การลดการประชุมอย่างรุนแรงอาจนำไปสู่ช่องว่างในการสื่อสารและความสามัคคีของทีมที่ลดลงได้ นี่คือวิธีบางประการที่จะช่วยหลีกเลี่ยงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นก่อนการประชุมครั้งต่อไปของคุณ:

ประชุมให้น้อย ลงมือให้มากขึ้น

ดังนั้น คุณก็ผ่านพ้นความวุ่นวายของการประชุมที่มากเกินไปมาได้แล้ว การประชุมทีมที่มากเกินไปสามารถทำให้เราหมดพลัง ฆ่าประสิทธิภาพการทำงาน และทำให้ทุกคนเครียดได้

ข่าวดีคือกลยุทธ์ที่ชาญฉลาดและเทคโนโลยีสามารถทำให้กระบวนการทำงานของคุณราบรื่นขึ้น ลดการประชุมที่ไม่จำเป็น และช่วยให้คุณกลับไปทำสิ่งที่สำคัญจริงๆ—การทำงานที่ยอดเยี่ยม

ไม่ใช่เรื่องของการลดจำนวนการประชุม แต่เป็นเรื่องของการทำให้การประชุมที่คุณมีนั้นเกิดประสิทธิภาพมากขึ้น มาร่วมกันสร้างโลกองค์กรที่การประชุมมีเป้าหมายชัดเจน การสื่อสารโปร่งใส และทุกคนมีพื้นที่ในการทำงานอย่างเต็มที่ การประชุมน้อยลงหมายถึงการทำงานมากขึ้น เพราะเวลาของคุณมีค่าเกินกว่าจะเสียไปกับสิ่งที่ไม่จำเป็น

เริ่มต้นวันของคุณด้วยแผนที่ชัดเจน ลดการขัดจังหวะ และเพิ่มเวลาในการมุ่งเน้นกับงานที่สร้างผลลัพธ์ ใช้เครื่องมืออย่าง ClickUp เพื่อเปลี่ยนวันทำงานของคุณจากความวุ่นวายสู่ความมีประสิทธิภาพด้วยโซลูชันเทคโนโลยีอัจฉริยะ

สมัครใช้ ClickUpวันนี้!