วิธีแก้ปัญหาการทำงานหนักเกินไปของพนักงาน: ป้องกันภาวะหมดไฟและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

ทิม เฟอร์ริสส์ เป็นที่รู้จักอย่างกว้างขวางจากการสนับสนุนแนวคิดการทำงาน 4 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ โดยเสนอว่าประสิทธิภาพ ไม่ใช่เวลา คือกุญแจสำคัญในการเพิ่มผลผลิต ปรัชญานี้เน้นย้ำถึงแง่มุมที่สำคัญของการบริหารจัดการในที่ทำงาน: ความสมดุลระหว่างปริมาณงานของพนักงานกับสวัสดิภาพของพวกเขา

หากคุณเชื่อว่าพนักงานคือทรัพย์สินที่มีค่าที่สุดของคุณ คุณก็คงกำลังมองหาวิธีที่จะช่วยให้พวกเขาสร้างสมดุลที่เหมาะสม และนั่นก็น่าจะเป็นเหตุผลที่คุณมาอยู่ที่นี่เช่นกัน

ดังนั้น เราได้นำความช่วยเหลือมาให้คุณแล้ว ในโพสต์นี้ เราจะสำรวจแนวคิดเกี่ยวกับปริมาณงานของพนักงาน ผลกระทบที่เกิดจากการให้ภาระงานมากเกินไปแก่ทีมทั้งหมดของคุณ และกลยุทธ์ที่สามารถนำไปใช้ได้จริงเพื่อรักษาสมดุลที่ดี

อะไรคือการที่พนักงานทำงานหนักเกินไป?

การมีงานล้นมือของพนักงานเกิดขึ้นเมื่อปริมาณและความซับซ้อนของงานที่มอบหมายให้พนักงานเกินความสามารถในการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพภายในเวลาและทรัพยากรที่มีอยู่

ตัวอย่างเช่น พิจารณาถึงนักพัฒนาที่กำลังทำงานเต็มกำลัง กำลังแข่งขันกับเวลาเพื่อสร้างผลิตภัณฑ์ให้เสร็จภายในสปรินต์ หากคุณเพิ่มฟีเจอร์อื่นให้พวกเขาพัฒนาโดยไม่ได้ปรับปริมาณงานหรือกำหนดเวลาที่มีอยู่ คุณกำลังสร้างภาระงานเกินกำลังให้กับพนักงาน

สิ่งนี้อาจส่งผลร้ายแรงได้ มาทำความเข้าใจกันว่าจะเกิดอะไรขึ้น

การเข้าใจผลกระทบของปริมาณงานที่มากเกินไป

ปริมาณงานที่มากเกินไป ตามธรรมชาติของมันแล้ว เป็นสิ่งที่ไม่พึงประสงค์ ซึ่งก่อให้เกิดความเครียดที่ไม่สมควรแก่พนักงาน นำไปสู่ปัญหาสุขภาพในการทำงานมากมาย มันคือผู้ล่าที่เงียบในสถานที่ทำงาน ที่มักไม่ถูกสังเกตจนกว่าความเสียหายจะเกิดขึ้นแล้ว ผลกระทบที่ใหญ่ที่สุดบางประการของภาระงานที่มากเกินไปต่อสุขภาพกายและจิตใจของพนักงานมีดังนี้

สุขภาพที่เสื่อมลง: เช่นเดียวกับเครื่องจักรที่ทำงานต่อเนื่องโดยไม่หยุดพักหรือบำรุงรักษา ร่างกายมนุษย์ก็เริ่มสึกหรอเมื่อเผชิญกับแรงกดดันอย่างต่อเนื่อง การเสื่อมสภาพนี้นำไปสู่พลังงานที่ลดลงจริง ความเหนื่อยล้าเรื้อรัง ปวดศีรษะ เป็นต้นงานวิจัยแสดงให้เห็นว่าพนักงานที่มีความเครียดมีแนวโน้มที่จะเป็นโรคหัวใจมากขึ้นถึง 40%

ความเครียดและปัญหาสุขภาพจิต: ความเครียดเป็นทั้งสาเหตุและผลที่ตามมาของการทำงานมากเกินไปพนักงานมากกว่า 41%ระบุว่าภาระงานที่มากเกินไปเป็นสาเหตุหลักของความเครียดในที่ทำงาน ซึ่งส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลงและยิ่งทำให้ปัญหารุนแรงขึ้น

ภาวะหมดไฟ:องค์การอนามัยโลกให้คำนิยามภาวะหมดไฟว่า"กลุ่มอาการที่เกิดขึ้นจากการสะสมของความเครียดในที่ทำงานอย่างต่อเนื่องซึ่งไม่ได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม" ภาวะนี้จะนำไปสู่การสูญเสียพลังงาน ความรู้สึกด้านลบหรือมองโลกในแง่ร้าย รวมถึงประสิทธิภาพในการทำงานที่ลดลง ซึ่งทั้งหมดนี้จะกลายเป็นวงจรอุบาทว์ของภาวะหมดไฟที่เรื้อรัง ภาวะดังกล่าวจะส่งผลกระทบต่อชีวิตส่วนตัวของพนักงานด้วยเช่นกัน

นิสัยการทำงานที่เป็นพิษ: พนักงานเริ่มยอมรับการทำงานที่เครียดและเกินกำลังเป็นมาตรฐาน ผู้จัดการกดดันให้สมาชิกในทีมรับความเครียดและทำงานมากขึ้น สิ่งนี้ทำให้พฤติกรรมที่ไม่ดีเช่นการทำงานล่วงเวลา การโทรในเวลาที่ไม่เหมาะสม การกินอาหารไม่เป็นเวลา เป็นต้น กลายเป็นเรื่องปกติ

ความไม่พอใจของพนักงาน: การทำงานหนักเกินไปทำให้ความสุขในการทำงานหายไป และส่งผลกระทบต่อความพึงพอใจของพนักงาน มันทำให้พนักงานรู้สึกว่าไม่มีทางเลือก ซึ่งทำลายทั้งประสิทธิภาพการทำงานและนวัตกรรม

โดยรวมแล้ว ไม่มีใครรู้สึกดีเลยกับการที่ต้องทำงานหนักเกินไป อย่างน้อยก็ไม่ใช่ในระยะยาว หากคุณไม่แน่ใจว่าทีมของคุณรู้สึกทำงานหนักเกินไปหรือไม่ นี่คืออาการบางอย่างที่คุณสามารถสังเกตได้

การรับรู้อาการของการทำงานหนักเกินไป

เพื่อหลีกเลี่ยงบางสิ่ง คุณจำเป็นต้องระบุและตั้งชื่อมันก่อน การรับรู้อาการของการทำงานหนักเกินไปเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการรักษาสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดีและมีประสิทธิภาพ มันสามารถเข้ามาโดยไม่รู้ตัว แต่สัญญาณของมันจะไม่ผิดพลาดเมื่อคุณรู้ว่าจะมองหาอะไร

ประสิทธิภาพการทำงานลดลง: พนักงานที่เคยทำงานหนักมากมายตอนนี้ทำงานน้อยลง อาจง่ายที่จะโทษว่าเป็นปัญหาส่วนตัว อย่างไรก็ตาม สาเหตุอาจเกิดจากที่พวกเขาถูกมอบหมายงานมากเกินไปตลอดเวลา และกำลังเผชิญกับภาวะล้าสมองจากปริมาณงานที่มากเกินไปหรือภาวะหมดไฟ

ขึ้นอยู่กับลักษณะของการลดลงการปรับเทคนิคการทำงานอาจช่วยได้หากระดับการส่งมอบของใครบางคนลดลงอย่างต่อเนื่อง ให้ปรับมาตรฐานการผลิตของคุณใหม่เพื่อรับรู้ถึงภาระงานที่มากเกินไป

คุณภาพงานลดลง: นักเขียนทำข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์มากเกินไป? นักพัฒนาซอฟต์แวร์เขียนโค้ดที่มีบั๊กมากมาย? ทนายความพลาดข้อกำหนดสำคัญในสัญญา? พนักงานที่รับงานมากเกินไปอาจรีบเร่งทำงานจนเกิดความผิดพลาดและมาตรฐานของงานที่ส่งลดลง

แรงจูงใจลดลง: หากนักออกแบบกราฟิกที่เคยมีชีวิตชีวาและเต็มไปด้วยไอเดียสร้างสรรค์ ตอนนี้กลับออกแบบผลงานที่ซ้ำซากหรือไร้ชีวิตชีวา พวกเขาอาจกำลังเผชิญกับภาวะทำงานล้นมือ ภาวะทำงานล้นมือไม่ได้หมายถึงแค่มีงานมากเกินไปเท่านั้น แต่อาจหมายถึงมีงานประเภทเดียวกันมากเกินไปด้วย

ในกรณีนี้ ลองเพิ่มความตื่นเต้นให้พวกเขาด้วยการสลับงานของพวกเขาเล็กน้อย

การลาป่วย: หากสมาชิกในทีมของคุณมีปัญหาสุขภาพกายบ่อยเกินไป เช่น ปวดศีรษะหรือปวดหลังเป็นประจำ หรือมีปัญหาสุขภาพจิต เช่น ความวิตกกังวลหรือภาวะซึมเศร้า อาจเป็นผลมาจากภาระงานที่มากเกินไป ก่อนที่คุณจะพิจารณาทบทวนนโยบายการลา ให้พยายามทำความเข้าใจก่อนว่าภาระงานที่คุณมอบหมายเป็นสาเหตุหรือไม่

พฤติกรรมที่ไม่เหมาะสมในวิชาชีพ: การคิดวนเวียนและนอนไม่หลับเพราะมีงานมากเกินไป ส่งผลให้ขาดการนอนหลับ ซึ่งนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงของอารมณ์อย่างฉับพลัน สิ่งนี้อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งที่ไม่จำเป็นในองค์กร ลองนึกภาพผู้จัดการที่พูดจาไม่ดีกับทีม หรือผู้จัดการบัญชีที่ตะโกนใส่ลูกค้า สิ่งนี้อาจเกิดจากความเครียดก็เป็นได้

การมีส่วนร่วมที่ลดลง: มีสมาชิกในทีมคนใดที่หลีกเลี่ยงการรับประทานอาหารกลางวันกับทีมหรือกิจกรรมในสำนักงานเป็นประจำหรือไม่? พวกเขาอาจจะมีงานมากเกินไปและต้องการพักผ่อนจากการเข้าสังคมกับทีม สิ่งนี้อาจเกิดขึ้นกับสวัสดิการอื่นๆ ที่คุณมอบให้เช่นกัน หากพนักงานคนใดดูห่างเหิน ให้พิจารณาปริมาณงานของพวกเขา

สำหรับอาการทั้งหมดข้างต้น คุณสามารถนึกถึงสาเหตุอื่นที่เป็นไปได้เสมอ คุณอาจคิดว่าพนักงานลาป่วยเพราะมีเหตุผลอื่นที่ทำให้ป่วย หรือพวกเขาไม่สนใจงานเพราะเป็นคนขี้อายหรือเก็บตัว ในหลายกรณี สิ่งเหล่านี้อาจเป็นความจริง

อย่างไรก็ตาม การสมมติว่ามีสาเหตุจากภายนอกและละเลยปัญหาการรับภาระงานเกินสามารถนำไปสู่ผลลัพธ์ที่เลวร้ายสำหรับองค์กรได้

ผลกระทบที่เกิดจากการละเลยภาระงานที่มากเกินไปของพนักงาน

การที่พนักงานทำงานหนักเกินไปไม่ใช่ปัญหาที่เกิดขึ้นเพียงครั้งเดียวในระยะสั้น แต่เป็นปัญหาเรื้อรังที่ส่งผลกระทบต่อทุกส่วนขององค์กร

การขาดงาน:สถาบันความเครียดแห่งอเมริกาพบว่าพนักงานมากกว่า 1 ล้านคนขาดงานทุกวันเนื่องจากความเครียดจากการทำงานหนักเกินไป เมื่อพนักงานขาดงาน คุณไม่เพียงแต่สูญเสียงานของพวกเขาในวันนั้น แต่ยังรวมถึงงานที่พึ่งพาพวกเขาด้วย พวกเขาอาจต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในวันถัดไปเพื่อตามงานให้ทัน

การลาออกของพนักงานที่เพิ่มขึ้น: หนึ่งในผลกระทบที่เห็นได้ชัดเจนที่สุดจากการเพิกเฉยต่อภาระงานที่มากเกินไปของพนักงานคือการเพิ่มขึ้นของการลาออก พนักงานที่แบกรับภาระงานหนักเกินไป รู้สึกไม่ได้รับการยอมรับและทำงานหนักเกินไป มีแนวโน้มที่จะมองหางานใหม่มากขึ้น ซึ่งนำไปสู่การสูญเสียบุคลากรที่มีประสบการณ์และมีความสามารถ

การลาออกเงียบ: คุณอาจเคยได้ยินเกี่ยวกับแนวโน้มนี้ที่พนักงานไม่สนใจงานของตน เลือกที่จะทำเพียงสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขาเท่านั้น นี่เป็นวิธีที่พนักงานไม่ก้าวร้าวในการบอกคุณว่าพวกเขารู้สึกว่างานหนักเกินไป ซึ่งอาจส่งผลให้

ขวัญกำลังใจของทีมลดลง: เมื่อพนักงานมีภาระงานมากเกินไป พวกเขาจะรู้สึกว่าถูกบังคับให้ทำงานเกินความสามารถที่สมเหตุสมผล ไม่มีใครมีแรงจูงใจจากแรงกดดันเช่นนี้ มันก่อให้เกิดขวัญกำลังใจต่ำและวัฒนธรรมแห่งความกลัวและความคับข้องใจ

สภาพแวดล้อมนี้บั่นทอนความคิดสร้างสรรค์ นวัตกรรม และการทำงานร่วมกัน ซึ่งเป็นองค์ประกอบสำคัญสำหรับสถานที่ทำงานที่เจริญรุ่งเรือง เมื่อขวัญกำลังใจลดลง ความเต็มใจของพนักงานที่จะทำงานเกินความคาดหมายก็ลดลงตามไปด้วย ส่งผลให้ศักยภาพขององค์กรในการประสบความสำเร็จลดลงอีกด้วย

ผลกระทบทางการเงิน: สุขภาพจิตที่ไม่ดีของพนักงานทำให้องค์กรสูญเสียเงินหลายพันล้านทุกปี เมื่อรวมกับการสูญเสียประสิทธิภาพการทำงาน คุณภาพ การมีส่วนร่วม และพฤติกรรมที่ไม่ดี ผลกำไรของคุณจะลดลงในขณะที่คุณเพิกเฉยต่ออาการเหล่านี้

เมื่อพนักงานลาออก ค่าใช้จ่ายในการทดแทนพวกเขามีจำนวนมาก ไม่เพียงแต่ในแง่ของค่าใช้จ่ายในการสรรหาและฝึกอบรมเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการสูญเสียความรู้ภายในองค์กรและความสามัคคีของทีมอีกด้วย

ข่าวลือเกี่ยวกับสถานที่ทำงานที่เป็นพิษแพร่กระจายไปอย่างรวดเร็ว เมื่อเวลาผ่านไป คุณจะพบว่ามันยากที่จะดึงดูดบุคลากรที่เหมาะสม ซึ่งจะทำให้คุณต้องเสียค่าใช้จ่ายในการจ้างงานมากขึ้น การประชาสัมพันธ์ในแง่ลบเช่นนี้ยังสามารถส่งผลกระทบต่อความสัมพันธ์กับลูกค้าและมูลค่าของผู้ถือหุ้นได้อีกด้วย

ความท้าทายทางกฎหมาย: องค์กรอาจละเมิดกฎหมายแรงงานเกี่ยวกับชั่วโมงการทำงาน, ค่าล่วงเวลา, หรือความปลอดภัยในที่ทำงาน, ซึ่งอาจนำไปสู่การต่อสู้ทางกฎหมายที่มีค่าใช้จ่ายสูงและค่าปรับ.

สรุปแล้ว การให้พนักงานทำงานหนักเกินไปไม่มีข้อดีใดๆ เลย ดังนั้น คุณควรป้องกันไม่ให้เกิดการให้พนักงานทำงานหนักเกินไป นี่คือวิธีที่จะทำได้

การนำแนวทางแก้ไขไปใช้เพื่อลดภาระงานของพนักงาน

การลดจำนวนงานที่คุณมอบหมายให้พนักงานไม่เสมอไปที่จะมีประสิทธิภาพในการหลีกเลี่ยงการให้พนักงานทำงานหนักเกินไป แนวทางแบบองค์รวมจำเป็นต้องให้ความสำคัญกับการบาลานซ์ระหว่างการทำงานกับชีวิตส่วนตัว สุขภาพจิต และความพึงพอใจในงาน

หลายบริษัทชั้นนำได้กำหนดมาตรฐานในการนำโซลูชันนวัตกรรมมาใช้เพื่อแก้ไขปัญหานี้อย่างมีประสิทธิภาพ ด้านล่างนี้คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสร้างนโยบายเกี่ยวกับสุขภาพและความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงาน

การยอมรับบทบาทของการดูแลสุขภาพเชิงป้องกัน

โครงการดูแลสุขภาพเชิงป้องกันมีเป้าหมายเพื่อรักษาและปรับปรุงสุขภาพของพนักงานก่อนที่จะเกิดปัญหา ตัวอย่างเช่นGoogle มีศูนย์ออกกำลังกาย ห้องนวด และเจ้าหน้าที่ทางการแพทย์พร้อมให้คำปรึกษาภายในวิทยาเขต วิธีการเชิงรุกนี้ไม่เพียงแต่ช่วยในการตรวจพบปัญหาสุขภาพในระยะเริ่มต้นเท่านั้น แต่ยังส่งเสริมวัฒนธรรมแห่งการดูแลสุขภาพ ลดความเครียด และป้องกันการหมดไฟในการทำงานอีกด้วย

แนะนำโปรแกรมช่วยเหลือพนักงาน

โปรแกรมช่วยเหลือพนักงาน (EAPs) มอบช่องทางที่เป็นความลับสำหรับพนักงานในการขอความช่วยเหลือเกี่ยวกับปัญหาส่วนตัวหรือปัญหาที่เกี่ยวข้องกับงาน ระบบสนับสนุนนี้ช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงทรัพยากรที่จำเป็นในการจัดการกับความเครียด ซึ่งช่วยลดผลกระทบจากการทำงานหนักเกินไป โปรแกรม EAP ของEY (Ernst & Young)ประกอบด้วยการให้คำปรึกษา คำแนะนำทางกฎหมาย และบริการวางแผนทางการเงิน

การให้คุณค่ากับความสมดุลระหว่างการทำงานและการใช้ชีวิตในการจัดการภาระงานที่มากเกินไป

Netflixเสนอวันหยุดพักผ่อนไม่จำกัดและตารางการทำงานที่ยืดหยุ่นเพื่อส่งเสริมสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตส่วนตัว นโยบายนี้แสดงถึงความไว้วางใจในตัวพนักงานในการจัดการภาระงานและชีวิตส่วนตัวอย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมทั้งให้เวลาที่พวกเขาต้องการในการฟื้นฟูตัวเอง ซึ่งส่งผลให้พนักงานมีความเป็นเจ้าของเวลาของตนเองและมีอิสระในการตัดสินใจ

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

ในองค์กรที่เติบโตอย่างรวดเร็ว ความต้องการมักจะสูงและเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา สิ่งนี้อาจนำไปสู่การทำงานที่คาดหวังในระยะเวลาอันสั้น ในหลายกรณี สิ่งนี้ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้

การสื่อสารที่เปิดกว้างและมีประสิทธิภาพสามารถช่วยบรรเทาภาระของสถานการณ์เช่นนี้ได้. มันช่วยให้พนักงานสามารถบอกผู้จัดการเมื่อพวกเขารู้สึกถูกกดดันเกินไป. มันช่วยให้เพื่อนร่วมทีมสามารถยกมือขึ้นและรับงานเพิ่มเติมหากมีเวลาว่าง.

การตั้งความคาดหวังที่สมจริง

ผู้จัดการที่มีประสบการณ์ 15 ปีอาจสามารถทำงานให้เสร็จภายใน 30 นาที ซึ่งงานเดียวกันนี้อาจใช้เวลาถึง 3 ชั่วโมงสำหรับนักวิเคราะห์คุณภาพที่เพิ่งเริ่มต้นอาชีพ เพื่อให้เกิดความคาดหวังที่เป็นจริง ผู้จัดการจำเป็นต้องลงทุนเวลาและพลังงานในการทำความเข้าใจความสามารถและความพร้อมของพนักงาน

ความเกี่ยวข้องของการจัดการโครงการในการจัดการกับปริมาณงานที่มากเกินไป

การบริหารโครงการที่มีประสิทธิภาพสามารถบรรเทาภาระงานที่มากเกินไปของพนักงานได้อย่างมากโดยการปรับปรุงงานให้เป็นระบบและกระจายภาระงานอย่างเท่าเทียม เราจะสำรวจเรื่องนี้ในส่วนถัดไปของบทความบล็อกนี้

ทั้งหมดข้างต้นเป็นกลยุทธ์ระดับองค์กรที่ช่วยสร้างสถานที่ทำงานที่ปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ แม้สิ่งเหล่านี้จะมีความจำเป็นอย่างยิ่ง แต่ก็ยังไม่ได้ครอบคลุมถึงรายละเอียดเฉพาะ การเปลี่ยนแปลงที่แท้จริงจะเกิดขึ้นได้จากการพัฒนาความสัมพันธ์ระหว่างผู้จัดการและผู้นำเท่านั้น

นี่คือวิธีการในการสร้างวัฒนธรรมสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตส่วนตัวในองค์กรของคุณ

บทบาทของผู้จัดการและนายจ้างในการจัดการกับภาระงานที่มากเกินไปของพนักงาน

ผู้จัดการและนายจ้างมีความรับผิดชอบหลักในการจัดการกับปัญหาการรับภาระงานเกินกำลังของพนักงาน เนื่องจากเป็นผู้ที่มีอำนาจและสิทธิในการตัดสินใจมากกว่า ในฐานะผู้จัดการ คุณจำเป็นต้องรับผิดชอบในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมของคุณไม่รู้สึกถูกกดดันจนเกินไป มีสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตส่วนตัวที่ดี และมีส่วนร่วมในงานอย่างเหมาะสม

วิธีที่คุณสามารถทำได้มีดังนี้

ทำให้ความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงานเป็นผลลัพธ์ที่คุณส่งมอบ

ในฐานะผู้จัดการ ให้รวมความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงานไว้ในขอบเขตความรับผิดชอบหลักของคุณ (KRA) เรียนรู้ที่จะสังเกตสัญญาณเตือนภัยล่วงหน้า ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของคุณ:

สร้างความไว้วางใจ

การที่พนักงานมีภาระงานมากเกินไปหรือไม่พึงพอใจเกิดขึ้นเมื่อพนักงานขาดความรู้สึกเป็นเจ้าของ เพื่อแก้ไขปัญหานี้ สมาชิกในทีมควรมีส่วนร่วมในการตัดสินใจอย่างจริงจัง ใช้แนวทางประชาธิปไตยในการเป็นผู้นำ ส่งเสริมความเป็นอิสระของทีม และเปิดโอกาสให้พวกเขาจัดการตนเองได้ เชื่อมั่นในความสามารถของพวกเขาในการบริหารเวลาของตนเอง

สื่อสาร

กระบวนการ "V2MOM" ของ Salesforce ซึ่งส่งเสริมความโปร่งใสและการประสานงานในแง่มุมต่างๆ ของการทำงาน รวมถึงความเป็นอยู่ที่ดี เป็นตัวอย่างที่แสดงให้เห็นว่าการสนทนาที่มีโครงสร้างสามารถช่วยแก้ไขและบรรเทาความกังวลเกี่ยวกับปริมาณงานได้อย่างไร

ดังนั้น, สื่อสารอย่างสม่ำเสมอกับสมาชิกในทีมของคุณ:

ฟังพวกเขา: สร้างสภาพแวดล้อมที่พนักงานรู้สึกสบายใจที่จะแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับภาระงาน

ตรวจสอบกับพวกเขา: มีการตรวจสอบเป็นประจำและเปิดการสนทนาเกี่ยวกับสุขภาพจิตกับทีมของคุณ การสนทนาเหล่านี้ช่วยให้พนักงานมั่นใจว่าความเป็นอยู่ที่ดีของพวกเขาเป็นสิ่งสำคัญ และเป็นเรื่องปกติที่จะขอความช่วยเหลือหรือปรับเปลี่ยนภาระงาน

รับฟังข้อเสนอแนะ: ยอมรับข้อเสนอแนะ ปรับปริมาณงาน และนำนโยบายมาใช้เพื่อลดภาระงานของพนักงานไม่ให้มากเกินไป

การสะท้อนตนเอง: ปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการทำงานหนักเกินไปหลายอย่างอาจไม่ถูกพูดถึง ตัวอย่างเช่น พนักงานอาจกำลังกินยาแก้ปวดและรู้สึกกังวลที่จะบอกใครว่างานทำให้พวกเขามีอาการปวดหัว สังเกตและสะท้อนตนเองอย่างต่อเนื่องเกี่ยวกับวิธีที่คุณสามารถปรับปรุงและรักษาทีมของคุณให้มีความสุข พอใจ และมีประสิทธิภาพ

ในขณะที่คุณทำการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมทั้งหมดข้างต้น ให้ลงทุนในการจัดการปริมาณงานของพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพด้วยเครื่องมือการจัดการโครงการที่แข็งแกร่ง

การเตรียมพร้อมสำหรับอนาคตของสถานที่ทำงานเพื่อป้องกันการทำงานหนักเกินไปของพนักงาน

ปริมาณงานของพนักงานไม่เหมือนกับแผนธุรกิจที่คุณทำเพียงปีละครั้ง แต่เป็นกิจวัตรประจำวัน เพื่อให้คุณควบคุมปริมาณงานประจำวันของทีมได้ คุณจำเป็นต้องมีซอฟต์แวร์การจัดการโครงการเช่น ClickUp

ออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อจัดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ ClickUp มีคุณสมบัติหลากหลายเพื่อตอบสนองทุกความต้องการ

ขึ้นเครื่องถูกต้อง

การลดภาระงานเกินกำลังเริ่มต้นได้ตั้งแต่ก่อนที่พนักงานใหม่จะเริ่มทำงานGlassdoor รายงานว่าการปฐมนิเทศที่มีประสิทธิภาพสามารถเพิ่มอัตราการคงอยู่ของพนักงานได้ถึง 82%!

สร้างโปรแกรมการปฐมนิเทศที่ครอบคลุมซึ่งระบุสิทธิประโยชน์ บทบาท ความรับผิดชอบ และความคาดหวังของพนักงานใหม่ ให้พวกเขาสามารถเข้าถึงได้ตลอดเวลา

ClickUp Docsเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการรวบรวมเอกสารการปฐมนิเทศพนักงาน คุณสามารถเชื่อมต่อเอกสารเหล่านี้กับงานสำหรับกิจกรรมต่างๆ เช่น การส่งรายละเอียดบัญชีธนาคารการลงนามในข้อตกลงไม่เปิดเผยข้อมูล (NDA) เป็นต้น

ให้ทีมมีเทมเพลตเพื่อเพิ่มผลผลิตในการติดตาม ปรับปรุง และสมดุลตารางการทำงานของพวกเขา

จัดสรรงานให้ถูกต้อง

การทราบปริมาณงานปัจจุบันของตนเองคือจุดเริ่มต้นของการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน.มุมมองปริมาณงานของ ClickUpถูกออกแบบมาเพื่อสิ่งนี้โดยเฉพาะ.

โปรดจำไว้ว่าอย่าจัดตารางเวลาของพนักงานแน่นเกินไป ให้เวลาสำรอง 10-15% เพื่อให้พวกเขาได้ใช้ความคิดสร้างสรรค์

สร้างพื้นที่ทำงานเสมือนจริง

ทีมระยะไกลกลายเป็นเรื่องปกติแล้ว อย่างน้อยก็แบบผสมผสาน ดังนั้น สร้างพื้นที่ทำงานออนไลน์ที่คล้ายกับสำนักงาน

ClickUp's Whiteboardช่วยให้ทีมสามารถระดมความคิดหรือร่วมมือกันแก้ปัญหาได้ ทีมสามารถมารวมตัวกันผ่านการประชุมทางวิดีโอ พร้อมแชร์ไวท์บอร์ดเพื่อใส่ความคิดของพวกเขาลงไป จากนั้นสามารถเปลี่ยนรายการที่คัดเลือกแล้วให้กลายเป็นงานหรือรายการที่ต้องดำเนินการได้

มุมมองแชทของ ClickUpรวมข้อความระหว่างสมาชิกในทีมเพื่อหารือและแก้ไขช่องว่างในการสื่อสาร ทีมจากเขตเวลาต่างๆ สามารถตอบกลับข้อความในเวลาที่เหมาะสมสำหรับพวกเขา

ให้คำแนะนำอย่างครบถ้วน

เพื่อให้มีประสิทธิภาพ ทีมจำเป็นต้องได้รับข้อมูลทั้งหมด ตัวอย่างเช่น ให้สรุปเรื่องราวของผู้ใช้ ข้อกำหนดของฟีเจอร์ เกณฑ์การยอมรับ ฯลฯภายในซอฟต์แวร์การจัดการงานของ ClickUp ตั้งค่าเช็กลิสต์หรือรายการดำเนินการตามความเหมาะสม

อนุญาตให้ผู้รับมอบหมายถามคำถามตามบริบทภายในส่วนความคิดเห็นและรักษาการสนทนาให้เกี่ยวข้อง

พิจารณาบันทึกประจำวัน

เชิญสมาชิกในทีมของคุณบางคนให้ใช้เครื่องมือติดตามประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานใด ๆ ที่คุณมีอยู่.แบบบันทึกการทำงานช่วยให้เข้าใจได้ดีขึ้นว่าพนักงานใช้เวลาในแต่ละวันอย่างไร. หากเวลาของพวกเขาถูกใช้ไปกับการประชุม, การแชท, หรือสิ่งรบกวนที่ไม่จำเป็นอื่น ๆ ให้พยายามลดสิ่งเหล่านี้ให้เหลือน้อยที่สุด.

แม้ว่าคุณจะทำทุกอย่างถูกต้องแล้ว คุณอาจพบกับสถานการณ์ที่พนักงานทำงานหนักเกินไป ในกรณีเช่นนี้ คุณจำเป็นต้องตอบสนองอย่างเหมาะสม ต่อไปนี้คือข้อเสนอแนะบางประการ

กลยุทธ์การบรรเทาปัญหาการทำงานหนักเกินไปของพนักงาน

หากทีมของคุณรู้สึกว่างานล้นมือ จำเป็นต้องมีการแทรกแซงอย่างเร่งด่วนและทันท่วงที อย่างไรก็ตาม การจัดสรรงานใหม่แบบรีบร้อนโดยไม่ไตร่ตรองอาจช่วยได้เพียงเล็กน้อย แต่ก็ถือเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี

การจัดการและลดปริมาณงาน

เมื่อคุณเห็นอาการของการทำงานเกินกำลัง ให้กลับไปทบทวนแผนงานใหม่ ใช้เครื่องมือจัดการปริมาณงานของคุณเพื่อดูว่างานถูกจัดสรรอย่างไรในปัจจุบันและทำความเข้าใจถึงความไม่เท่าเทียม จากนั้นลองใช้กลยุทธ์ต่อไปนี้

การป้องกันและแก้ไขปัญหาการทำงานหนักเกินไป

เมื่อคุณได้ปรับสมดุลปริมาณงานแล้ว ถึงเวลาที่จะต้องมั่นใจว่าสถานการณ์เช่นนี้จะไม่เกิดขึ้นอีก วิธีบางประการที่สามารถทำได้มีดังนี้

การใช้เครื่องมือเพื่อจัดการภาระงานให้ดีขึ้น

อย่ารู้สึกว่าจำเป็นต้องทำทุกอย่างด้วยตัวเอง ใช้เทคโนโลยี เครื่องมือ และระบบอัตโนมัติในการจัดการงานของคุณ

ใช้เทมเพลต:เทมเพลตภาระงานพนักงานของ ClickUpมอบกรอบการทำงานที่สมบูรณ์แบบเพื่อขจัดภาระงานที่มากเกินไปและป้องกันการหมดไฟในการทำงาน ดาวน์โหลด เริ่มใช้งาน และวางแผนภาระงานของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ

รับการแจ้งเตือน: เปิดการแจ้งเตือน ClickUp สำหรับงานที่ล่าช้า เวลาที่ติดตามเกินเวลาที่ประมาณการไว้ ฯลฯ ใส่ใจเป็นพิเศษต่ออาการของการทำงานเกินกำลัง

อัตโนมัติ: ใช้ClickUp Automationsเพื่อทำให้งานบริหารโครงการที่ทำซ้ำ ๆ เป็นอัตโนมัติ

ป้องกันภาระงานเกินกำลังของพนักงานด้วย ClickUp

การจัดการปริมาณงานไม่ได้จำกัดเพียงแค่การปฏิบัติตามกำหนดเวลาของโครงการเท่านั้น—มันมากกว่าการตัดสินใจว่าคุณควรทำงานกี่ชั่วโมง การส่งมอบงานตรงเวลาเพียงอย่างเดียวเป็นการตอบสนองความต้องการของลูกค้าเท่านั้น หากต้องการประสบความสำเร็จอย่างแท้จริง คุณต้องมั่นใจว่าความต้องการของทีมคุณได้รับการตอบสนองด้วยเช่นกัน

คุณจำเป็นต้องสร้างสภาพแวดล้อมที่พนักงานรู้สึกได้รับการสนับสนุน มีคุณค่า และมีแรงจูงใจ จะเป็นการดีที่สุดหากคุณแสดงให้พวกเขาเห็นว่าคุณใช้เครื่องมือทั้งหมดในชุดของคุณเพื่อทำให้พวกเขาทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ มีแรงจูงใจ มีประสิทธิผล และพึงพอใจ

เครื่องมือการจัดการโครงการของ ClickUp มอบคุณสมบัติที่ดีที่สุดเพื่อให้คุณสามารถจัดการปริมาณงานของทีมคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ มันมอบความโปร่งใสที่คุณต้องการเพื่อสร้างกลยุทธ์และการวางแผนที่มีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังมีอินเตอร์เฟซแบบภาพและระบบอัตโนมัติเพื่อให้คุณสามารถนำไปใช้ได้จริง

ป้องกันภาวะหมดไฟ ลดการลาออก และเพิ่มความพึงพอใจในการทำงานโดยรวมด้วย ClickUpทดลองใช้ ClickUp ฟรีวันนี้

คำถามที่พบบ่อย

1. การทำงานหนักเกินไปของพนักงานคืออะไร?

การรับภาระงานเกินกำลังของพนักงานเกิดขึ้นเมื่อบุคคลได้รับมอบหมายงานมากเกินกว่าที่สามารถจัดการได้อย่างสมเหตุสมผลภายในเวลาทำงาน ส่งผลให้เกิดสภาวะที่ความต้องการของงานเกินกว่าความสามารถของพนักงานในการปฏิบัติงาน

2. คุณรับมือกับภาระงานที่มากเกินไปอย่างไร?

วิธีที่ดีที่สุดในการรับมือกับภาระงานที่มากเกินไปคือ:

การวางแผนอย่างเหมาะสม: ทำความเข้าใจขีดความสามารถและวางแผนเพื่อใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

การจัดลำดับความสำคัญ: ระบุงานที่เร่งด่วนและสำคัญเพื่อมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่ต้องการความสนใจทันที ผลักงานที่เหลือไปข้างหน้าโดยไม่ทำให้ทีมของคุณทำงานหนักเกินไป

การกำหนดเส้นตายที่เป็นจริง: สื่อสารกับทีมของคุณและกำหนดเส้นตายที่สามารถทำได้ ซึ่งจะช่วยให้งานมีคุณภาพสูงโดยไม่เกิดความเครียดที่ไม่จำเป็น

การสื่อสารอย่างเปิดเผย: ประเมินภาระงานของทีมอย่างสม่ำเสมอและจัดสรรงานใหม่เมื่อมีภาระงานมากเกินไป

3. อะไรคือปัญหาของการทำงานมากเกินไป?

การทำงานหนักเกินไปเป็นผลเสียต่อองค์กร พนักงาน ชีวิตส่วนตัว ครอบครัว และสังคมโดยรวม

สำหรับองค์กร ผลกระทบที่เกิดขึ้นรวมถึงประสิทธิภาพการทำงานที่ลดลง อัตราการขาดงานที่สูงขึ้น อัตราการลาออกที่เพิ่มขึ้น และวัฒนธรรมองค์กรในเชิงลบ ซึ่งทั้งหมดนี้ส่งผลต่อผลกำไรโดยรวม

สำหรับบุคคล การมีภาระงานมากเกินไปอย่างต่อเนื่องนำไปสู่ความเครียดที่เพิ่มขึ้น ภาวะหมดไฟ การนอนหลับผิดปกติ การตอบสนองของระบบภูมิคุ้มกันที่อ่อนแอลง และความเสี่ยงที่เพิ่มขึ้นของโรคเรื้อรัง

สิ่งนี้ลดปริมาณและคุณภาพของเวลาที่พวกเขาใช้กับครอบครัว ส่งผลต่อความสุข ครอบครัวที่ไม่มีความสุขสร้างสังคมที่เครียด กังวล และพร้อมที่จะระเบิดอารมณ์ ซึ่งไม่เป็นประโยชน์ต่อใครเลย