การไม่มีวันประชุมสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของทีมคุณได้อย่างไร?

วันปลอดประชุมคือแนวคิดที่ทีมตกลงร่วมกันว่าจะหยุดการประชุมทั้งหมดในวันหนึ่ง ซึ่งสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีม จุดประกายความคิดสร้างสรรค์ และเปิดโอกาสให้มีเวลาว่างสำหรับงานที่ต้องใช้สมาธิอย่างเต็มที่ การระดมสมอง หรือแม้แต่การพักผ่อนที่สมควรได้รับ

วันที่ไม่มีการประชุมสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างไร เมื่อการประชุมถูกออกแบบมาเพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกันและส่งเสริมประสิทธิภาพการทำงาน?

เรามีคำตอบให้คุณแล้ว Zippia พบว่าในขณะที่องค์กรใช้เวลา15%ในการประชุม แต่ 71% ของการประชุมนั้นไม่มีประสิทธิภาพ

บล็อกนี้จะสำรวจประโยชน์ ความท้าทาย และการนำไปใช้ของวันไม่มีประชุม เราจะหารือเกี่ยวกับเทคโนโลยีที่เปลี่ยนเกมซึ่งช่วยให้วันไม่มีประชุมของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นโดยไม่มีปัญหาใด ๆ

วันที่ไม่มีการประชุมคืออะไร?

วันปลอดประชุมคือวันที่ไม่มีการประชุมสำหรับกลุ่ม ทีมงาน หรือบริษัท ซึ่งหมายถึงไม่มีการประชุมทีม การประชุมกับลูกค้า การประชุมแบบตัวต่อตัว การประชุมภายใน หรือการประชุมประเภทอื่นใด คุณสามารถกำหนดวันใดวันหนึ่ง (หรือมากกว่านั้น) ในสัปดาห์ที่คุณและสมาชิกในทีมตกลงกันว่าจะไม่มีการประชุม

ในวันที่ไม่มีการประชุม ทุกคนสามารถมุ่งเน้นกับงานของตนได้โดยไม่มีการรบกวนที่เกี่ยวข้องกับการประชุม แม้แต่เพียงวันเดียวที่ปราศจากการประชุมก็สามารถช่วยปรับปรุงการสื่อสารและประสิทธิภาพการทำงานได้

ประโยชน์ของวันไม่มีประชุม

บริษัทอย่าง Google, Facebook และ Atlassian ประสบความสำเร็จในการนำวันปลอดการประชุมมาใช้ ซึ่งแนวคิดนี้ได้รับความนิยมตามมา เรามาดูประโยชน์ของวันปลอดการประชุมที่ทำให้ประสบความสำเร็จและเหตุผลที่คุณควรพิจารณาการนำมาใช้ในองค์กรของคุณ

เพิ่มความตั้งใจและประสิทธิภาพในการทำงาน

เพื่อเข้าใจว่าวันที่ไม่มีการประชุมช่วยปรับปรุงความตั้งใจและประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างไร ให้เราเข้าใจก่อนว่าทำไมการประชุมเป็นประจำจึงลดความตั้งใจและประสิทธิภาพการทำงานลง จินตนาการว่าคุณต้องเข้าร่วมการประชุม 40 นาทีในตอนบ่าย

ขณะนี้ การประชุมอาจใช้เวลาประมาณ 40 นาที แต่คุณต้องใช้เวลาเตรียมตัวสำหรับการประชุม สรุปงานที่คุณทำอยู่ก่อนหน้า สรุปการประชุม และกลับไปทำงานเดิมของคุณ

นี่หมายความว่าการประชุมที่ควรจะใช้เวลาเพียง 40 นาที กลับใช้เวลาไปมากกว่านั้นมาก วันหนึ่งที่ไม่มีประชุมเลย หมายความว่าคุณสามารถประหยัดเวลาในส่วนนี้ได้ และสมาชิกในทีมของคุณก็สามารถบรรลุเป้าหมายด้านประสิทธิภาพการทำงานได้โดยไม่เสียสมาธิ

ลดการสลับบริบทและการสูญเสียเวลา

เนื่องจากการประชุมที่ไม่มีที่สิ้นสุด เราจึงต้องเคลื่อนไหวและสลับไปมาระหว่างงานต่างๆ อยู่ตลอดเวลา สิ่งนี้เรียกว่าการสลับบริบท ซึ่งเป็นตัวการเงียบๆ ที่ทำลายประสิทธิภาพการทำงานของเรา การศึกษาโดย Qatalog และ Idea Lab ของมหาวิทยาลัยคอร์เนลล์ พบว่า45% ของผู้ตอบแบบสอบถามเชื่อว่าการเปลี่ยนบริบทลดประสิทธิภาพการทำงาน การกลับมาโฟกัสได้อีกครั้งใช้เวลาประมาณ 10 นาที

ด้วยวันที่ไม่มีการประชุม คุณสามารถลดการสลับบริบทนี้ได้ ซึ่งจะช่วยลดการเสียเวลาและปรับปรุงสมาธิและประสิทธิภาพการทำงาน

ส่งเสริมความเป็นอิสระและความร่วมมือในหมู่สมาชิกทีม

การสำรวจของ Zippiaพบว่าคนส่วนใหญ่ใช้เวลาในการประชุมเสมือนจริงไปกับการทำหลายอย่างพร้อมกัน พวกเขาตรวจสอบอีเมล ส่งข้อความ กินของว่าง หรือใช้โซเชียลมีเดีย เป็นต้น การไม่มีวันประชุมส่งเสริมความเป็นอิสระและมอบอำนาจให้สมาชิกในทีมควบคุมตารางเวลาประจำวันได้มากขึ้น

วันที่ไม่มีการประชุมสามารถปรับปรุงความเป็นอิสระและความร่วมมือได้อย่างมาก เนื่องจากพนักงานใช้เวลาทำงานมากขึ้น สามารถจัดสมดุลระหว่างภาระงานกับภาระส่วนตัว และใช้ประโยชน์จากการประชุมในวันอื่นได้อย่างเต็มที่

ปรับปรุงขวัญกำลังใจและความมีประสิทธิภาพของทีม

45%ของพนักงานรู้สึกถูกกดดันกับการประชุมที่ต้องเข้าร่วม ตัวเลขนี้ชี้ให้เห็นว่าการประชุมที่มากเกินไปทำลายขวัญกำลังใจและความมีประสิทธิภาพของทีมคุณ

การนำวันปลอดประชุมมาใช้ในองค์กรของคุณสามารถช่วยเสริมสร้างขวัญและกำลังใจ ลดความเครียด และให้เวลาแก่พนักงานในการดำเนินแผนเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของตนเอง พร้อมทั้งรู้สึกถึงความสำเร็จ

การนำวันปลอดประชุมมาใช้

นี่คือคู่มือขั้นตอนโดยละเอียดในการดำเนินการวันปลอดประชุม:

สร้างกรณี

การนำวันปลอดการประชุมมาใช้จะเป็นเรื่องท้าทาย เนื่องจากการประชุมเป็นประจำเป็นแนวปฏิบัติที่มีมานานและมีประโยชน์มากมาย ดังนั้น คุณอาจเผชิญกับการต่อต้านจากฝ่ายบริหารและพนักงาน

นี่คือจุดที่การเตรียมตัวให้พร้อมจะเป็นประโยชน์ นำเสนอเหตุผลของคุณโดยใช้ข้อมูลที่แสดงให้เห็นถึงข้อดีของการไม่มีประชุมในวันนั้น

ขอความคิดเห็นจากทีมของคุณโดยการแบ่งปันความคิดเห็นของพวกเขาและวิธีที่พวกเขาจะได้รับประโยชน์จากการไม่มีวันประชุม ด้วยการสนับสนุนและความคิดเห็นของพวกเขา คุณสามารถพัฒนาแผนที่มั่นคงได้

นอกจากนี้ หากคุณเป็นผู้นำ คุณควรพิจารณาปรึกษาหารือกับพนักงานและผู้จัดการของคุณก่อนที่จะนำนโยบายไปปฏิบัติ อธิบายเหตุผลและตอบข้อคัดค้าน

เลือกวันที่ดีที่สุด

เมื่อคุณได้โน้มน้าวทีมแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะเลือกวัน. ขอความคิดเห็นจากทีมของคุณ. พิจารณาปัจจัยเช่น วันไหนที่มีงานมากที่สุดหรือมีจำนวนการประชุมมากที่สุด. ถามว่ามีวันไหนที่ทีมส่วนใหญ่จะพอใจหากไม่มีการประชุมเลย.

วันพุธและวันศุกร์เป็นวันที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในการไม่มีประชุม การไม่มีประชุมในวันพุธจะช่วยให้ทีมของคุณสามารถตามงานให้ทันในช่วงกลางสัปดาห์ได้ การจัดตารางไม่ให้มีการประชุมในวันศุกร์ จะช่วยให้ทีมของคุณสามารถปิดสัปดาห์ด้วยความรู้สึกสำเร็จและเข้าสู่ช่วงวันหยุดสุดสัปดาห์อย่างผ่อนคลาย ลดอาการเบื่อหน่ายในวันจันทร์

แต่ในท้ายที่สุด การตัดสินใจขึ้นอยู่กับความต้องการและความจำเป็นเฉพาะของทีมคุณ

กำหนดกฎเกณฑ์ที่ชัดเจน

จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องกำหนดกฎเกณฑ์ที่ชัดเจนสำหรับวันที่ไม่มีการประชุม ความคลุมเครือใด ๆ จะก่อให้เกิดความสับสนและความเข้าใจผิด

นี่คือสิ่งที่คุณควรกำหนดกฎเกณฑ์ให้ชัดเจน:

เมื่อกฎใหม่ถูกนำมาใช้แล้ว การปฏิบัติตามกฎเหล่านี้อย่างเคร่งครัดนั้นมีความสำคัญอย่างยิ่งนี่ก็หมายถึงการเรียนรู้ที่จะปฏิเสธการประชุมทีมที่ไม่มีความเร่งด่วนด้วยเช่นกัน ให้รับการประชุมที่เร่งด่วนเพียงอย่างเดียวในวันที่ไม่มีกำหนดการประชุม อย่างไรก็ตาม ในเวลาเดียวกัน คุณต้องมีความยืดหยุ่นในการจัดตารางเวลาด้วย เพราะจะมีข้อยกเว้นบางประการต่อกฎนี้อยู่เสมอ

ดำเนินการเปลี่ยนแปลง

ตอนนี้คุณพร้อมแล้วที่จะนำนโยบายไม่ประชุมของคุณไปใช้ คุณสามารถใช้เครื่องมืออัจฉริยะและซอฟต์แวร์จัดการงานเพื่อนำนโยบายไปใช้ จัดลำดับความสำคัญของงานที่จำเป็น และเพิ่มงานเหล่านั้นลงในปฏิทินของคุณโดยตรง

อีกสิ่งสำคัญที่ต้องทำขณะดำเนินการนโยบายคือการแจ้งให้ทุกแผนกและทีมทราบ หากคุณกำลังดำเนินการภายในทีมของคุณเท่านั้น ทีมอื่นอาจพยายามติดต่อกับสมาชิกของคุณในวันที่ไม่มีการประชุม ดังนั้น การแบ่งปันวิธีการสื่อสารอื่นๆ จะช่วยให้ทุกคนได้รับข้อมูลอย่างทั่วถึง

การรับมือกับความท้าทายในวันที่ไม่มีการประชุม

ขณะดำเนินการวันปลอดประชุม คุณอาจเผชิญกับความท้าทายทั่วไปบางประการ มาทำความเข้าใจกัน

ความท้าทายที่พบบ่อย

นี่คือสามความท้าทายที่พบบ่อยที่สุดของวันไม่มีประชุม:

ความรู้สึกของการขาดการเชื่อมต่อ

การประชุมมักเป็นวิธีการสื่อสารและร่วมมือหลัก ดังนั้น การยกเลิกการประชุมทั้งหมด แม้เพียงวันหรือสองวัน อาจทำให้สมาชิกในทีมบางคนรู้สึกไม่เชื่อมโยงหรือหลุดจากวงข้อมูลได้ การไม่มีการพบปะพูดคุยกันแบบเห็นหน้า ทำให้บุคคลต่างๆ รู้สึกโดดเดี่ยวหรือไม่ทราบข้อมูลสำคัญและการพัฒนาที่สำคัญภายในทีมได้ง่าย

การสื่อสารผิดพลาด

เมื่อมีโอกาสในการสื่อสารแบบซิงโครนัสที่น้อยลง อาจมีความเสี่ยงที่จะเกิดการสื่อสารผิดพลาดหรือความเข้าใจผิดระหว่างสมาชิกในทีมได้มากขึ้น หากปราศจากความชัดเจนและความสอดคล้องที่การประชุมสามารถมอบให้ได้ ข้อความสำคัญอาจสูญหายหรือถูกตีความผิด ซึ่งอาจนำไปสู่ความล่าช้า ข้อผิดพลาด หรือแม้กระทั่งความขัดแย้งระหว่างบุคคล

โอกาสที่พลาดไป

การประชุมเป็นสิ่งที่ดีสำหรับการอัปเดตข้อมูลให้สมาชิกในทีม การแนะนำบุคคลใหม่หรือลูกค้า และการหารือเกี่ยวกับปัญหาล่าสุด ดังนั้น ในขณะที่วันที่ไม่มีการประชุมสร้างพื้นที่สำหรับการทำงานที่มุ่งเน้นและนวัตกรรม มันก็สามารถนำไปสู่การพลาดโอกาสสำหรับการร่วมมือหรือการตัดสินใจได้เช่นกัน

การแก้ไขปัญหาที่พบบ่อย

ความท้าทายที่ระบุไว้ข้างต้นไม่ควรเป็นอุปสรรคต่อการนำนโยบายนี้ไปใช้ ด้วยกลยุทธ์และเคล็ดลับที่เหมาะสม คุณสามารถทำให้การดำเนินการเป็นไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้นได้ ลองดูตัวอย่างบางส่วนด้านล่างนี้:

ยืดหยุ่น

การกำหนดวันปลอดประชุมไม่ได้หมายความว่าจะต้องเป็นกฎตายตัว ความยืดหยุ่นเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากไม่ใช่ทุกทีม ลูกค้า และทุกคนจะทำงานในลักษณะเดียวกัน การบังคับใช้นโยบายไม่ประชุมเมื่อมีปัญหาเร่งด่วนหรือเมื่อลูกค้าไม่มีเวลาว่างอื่นเลยนั้นไม่ใช่แนวทางที่ปฏิบัติได้จริง ในกรณีเช่นนี้ พยายามจัดประชุมในช่วงต้นหรือท้ายวันแทน

ส่งเสริมให้สมาชิกในทีมของคุณเลื่อนการประชุมที่ไม่มีความเร่งด่วนออกไปก่อน คุณยังสามารถอนุญาตให้มีการตรวจสอบงานแบบไม่เป็นทางการหรือแบบเลือกทำได้ หากสมาชิกในทีมต้องการติดต่อกันระหว่างวัน

จัดตั้งช่องทางการสื่อสารที่ชัดเจน

เรื่องเร่งด่วนสามารถเกิดขึ้นได้โดยไม่คาดคิด ซึ่งมักต้องการการสื่อสารและการตัดสินใจอย่างรวดเร็ว ดังนั้น การกำหนดระเบียบปฏิบัติที่ชัดเจนสำหรับการสื่อสารในกรณีเร่งด่วนจึงเป็นสิ่งสำคัญ และต้องมั่นใจว่าประเด็นสำคัญได้รับการแก้ไขอย่างทันท่วงที

คุณสามารถระบุช่องทางการสื่อสารหรือขั้นตอนการส่งต่อสำหรับเรื่องเร่งด่วน หรือใช้แท็กความสำคัญสูงกับงานเฉพาะเพื่อสื่อสารความเร่งด่วนได้

ควรส่งเสริมการสื่อสารแบบไม่พร้อมกัน โดยเฉพาะในวันที่ไม่มีการประชุม เนื่องจากจะช่วยให้วันทำงานมีความต่อเนื่องยาวนานขึ้น ไม่ถูกรบกวน และมีประสิทธิภาพมากขึ้น สำหรับทีมที่ทำงานทางไกล การสื่อสารแบบไม่พร้อมกันพิสูจน์แล้วว่ามีประโยชน์อย่างยิ่ง

ด้วยเครื่องมือสื่อสารแบบอะซิงโครนัสอย่างClickUp ทีมงานสามารถทำงานร่วมกันและสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ข้ามการประชุมให้ข้อเสนอแนะหรือการประชุมเชิงสั่งการได้ด้วยแอปบันทึกหน้าจอในตัวของ ClickUp ClickUp Clipช่วยให้คุณบันทึกหน้าจอและแบ่งปันแนวคิดของคุณได้อย่างครบถ้วนเพียงไม่กี่คลิก

ใช้การตรวจสอบปฏิทิน

อาจจำเป็นต้องมีมากกว่าวันปลอดประชุมเพื่อแก้ไขปัญหาการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพ; อาจถึงขั้นทำให้การประชุมเหล่านี้ถูกย้ายไปวันอื่นแทน

ดังนั้น ให้รวมเข้ากับการตรวจสอบปฏิทิน ตรวจสอบการประชุมแต่ละครั้งของคุณเพื่อระบุการประชุมที่เกิดขึ้นซ้ำซึ่งอาจไม่จำเป็นหรือสามารถแทนที่ด้วยรูปแบบการสื่อสารอื่นได้

ทำเช่นเดียวกันกับตารางเวลาของทีมคุณ. ขอให้พนักงานของคุณประเมินความสำคัญของทุกการประชุม และจัดลำดับความสำคัญของเวลาของพวกเขา. ส่งเสริมให้พวกเขาใช้กรอบการทำงาน เช่นแบบฟอร์มการจัดลำดับความสำคัญเพื่อจัดระเบียบงานและภารกิจตามความเร่งด่วน.

อย่าลืมขอความคิดเห็นเกี่ยวกับการประชุมที่ดูเหมือนจะใช้เวลามากที่สุดหรือซ้ำซ้อน ใช้เทมเพลตความคิดเห็นพนักงานของ ClickUpที่สามารถปรับแต่งได้อย่างเต็มที่เพื่อรวบรวมความคิดเห็นได้อย่างรวดเร็ว

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

ปรับปรุงการประชุมของคุณ

เพื่อให้วันปลอดการประชุมมีประสิทธิภาพ ควรปรับปรุงการประชุมที่คุณมีอยู่ให้ดียิ่งขึ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกการประชุมมีวาระการประชุมที่ชัดเจนและมีผลลัพธ์ที่สามารถดำเนินการได้ นอกจากนี้ คุณสามารถส่งอีเมลติดตามผลเพื่อสรุปประเด็นที่ได้พูดคุยในการประชุมได้

คุณยังสามารถใช้ClickUp Notepadเพื่อแชร์บันทึกกับทีมของคุณได้อีกด้วย สำหรับการนี้ ให้สร้างบันทึกและแปลงเป็นงานหรือเอกสาร ซึ่งสามารถแชร์กับสมาชิกในทีมของคุณได้ ด้วยวิธีนี้ ทุกคนจะมีความเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับผลลัพธ์ของการประชุมและสิ่งที่ต้องทำ

บทบาทของเทคโนโลยีในการดำเนินการวันปลอดประชุม

แม้ว่าการกำหนดวันปลอดประชุมด้วยตนเองจะเป็นไปได้ แต่ก็อาจก่อให้เกิดปัญหาและความท้าทายต่างๆ ได้ ตัวอย่างเช่น การบังคับใช้นโยบายอาจไม่สม่ำเสมอหากไม่มีระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติ การประสานตารางเวลาด้วยตนเองอาจใช้เวลามาก และข้อผิดพลาดจากมนุษย์ก็อาจเกิดขึ้นได้เสมอ

การใช้เครื่องมือจัดการงานและโครงการเช่น ClickUp คุณสามารถนำนโยบายไปใช้ได้อย่างสม่ำเสมอ มีประสิทธิภาพ และยืดหยุ่น ใช้ข้อมูลเชิงลึกที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเพื่อปรับปรุงนโยบายใช้เทมเพลตเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการบรรลุเป้าหมายให้เร็วขึ้น และใช้ AI เพื่อหาคำตอบสำหรับทุกคำถามของคุณ

ClickUp สำหรับทีมบริหารโครงการสามารถช่วยคุณทำให้กระบวนการดำเนินการวันไม่มีประชุมเป็นระบบอัตโนมัติ และทำให้ทุกคนอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้องแม้ไม่มีการติดต่อหน้าต่อหน้า คุณสามารถหาการสื่อสารทั้งหมดเกี่ยวกับงานและกระบวนการของคุณได้ในฐานข้อมูลของ ClickUp ดังนั้นสมาชิกทีมของคุณจะสามารถเข้าถึงทุกสิ่งที่พวกเขาต้องการได้

ด้วยการใช้ClickUp Meetings คุณสามารถจัดการวาระการประชุมและกำหนดรายการที่ต้องดำเนินการได้ สร้างงานที่ต้องทำซ้ำและรายการตรวจสอบ และมอบหมายความคิดเห็นเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการประชุม

มุมมองปฏิทิน ClickUp

จัดระเบียบงาน บริหารไทม์ไลน์และแชร์ข้อมูลทั้งหมดผ่านมุมมองปฏิทินของ ClickUp ปฏิทินที่ยืดหยุ่นนี้สามารถซิงค์ข้อมูลแบบสองทางกับ Google Calendar ได้โดยอัตโนมัติ คุณจึงไม่ต้องอัปเดตข้อมูลด้วยตนเอง

งานใน ClickUp

ทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่นโดยไม่ต้องประชุมด้วยClickUp Tasks คุณสามารถวางแผนและจัดระเบียบงานใดก็ได้ มอบหมายให้หลายคน ติดตามงานในรูปแบบต่าง ๆ และอื่น ๆ อีกมากมาย

ClickUp Chat

ด้วย ClickUp Chat คุณสามารถแชร์การอัปเดต เชื่อมโยงทรัพยากร และรวมการสื่อสารของทีมไว้ในเครื่องมือเดียวกันได้ นอกจากนี้ยังสามารถฝังเว็บเพจ วิดีโอ และสเปรดชีตเพื่อให้เข้าถึงได้ง่ายและรวดเร็ว

คลิกอัพ เบรน

ClickUp Brainสามารถเพิ่มประสิทธิภาพของคุณในวันที่ไม่มีการประชุมได้มากขึ้น ถาม Brain เกี่ยวกับคำถามที่เกี่ยวกับการทำงานใด ๆ; มันจะให้คำตอบที่ดีที่สุดแก่คุณจากเอกสาร, คน, และงานของคุณ

ถือว่าเป็นผู้ช่วยของคุณ—ขอให้ Brain สรุปงาน โครงการ และเอกสารยาวๆ ให้คุณ

ClickUp Docs

ด้วยการใช้ ClickUp Docs คุณสามารถร่วมมือกันในไอเดียได้แบบเรียลไทม์ คุณยังสามารถมอบหมายความคิดเห็นและงานให้กับทีมของคุณได้โดยตรง เปลี่ยนสถานะของโครงการ และเชื่อมโยงเอกสารและงานเข้าด้วยกันได้

การแจ้งเตือนแบบละเอียด

ปรับแต่งการแจ้งเตือน เช่น การตั้งค่าเสียงเตือน เพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับการสื่อสารทันทีสำหรับเรื่องที่มีความสำคัญสูง แม้ในวันที่ไม่มีการประชุม โดยใช้ฟีเจอร์การแจ้งเตือนแบบละเอียดของ ClickUp

การติดตามความสำเร็จของการดำเนินงาน

เช่นเดียวกับการปฏิบัติหรือภารกิจอื่น ๆ คุณจำเป็นต้องติดตามความสำเร็จของนโยบายวันไร้ประชุม วิธีที่ดีที่สุดในการทำเช่นนั้นคือการรวบรวมความคิดเห็นจากทีมของคุณ วิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการรวบรวมความคิดเห็นคือการแจกแบบฟอร์มให้สมาชิกในทีม

คุณสามารถใช้ClickUp Formsเพื่อสร้างแบบฟอร์มที่สามารถปรับแต่งได้อย่างง่ายดาย ClickUp ช่วยให้คุณสามารถรวบรวมและแปลงคำตอบให้กลายเป็นงานที่สามารถติดตามได้เพื่อการดำเนินการอย่างรวดเร็ว ด้วยวิธีนี้ ข้อเสนอแนะของสมาชิกในทีมของคุณสามารถได้รับการยอมรับและจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ

นอกเหนือจากข้อเสนอแนะแล้ว คุณต้องกำหนดตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (KPIs) เพื่อประเมินผลกระทบของนโยบาย ตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงาน ความพึงพอใจของพนักงาน การมีส่วนร่วม ความเป็นอิสระ และผลกระทบต่อเป้าหมายขององค์กร

สุดท้ายนี้ ควรดำเนินการทบทวนและให้ข้อเสนอแนะอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้แน่ใจว่านโยบายของคุณยังคงประสบความสำเร็จอย่างต่อเนื่อง ระบุจุดที่ควรปรับปรุงและปรับเปลี่ยนนโยบายตามความเหมาะสมเมื่อจำเป็น

ไม่มีวันประชุมและทำงานทางไกล

วันที่ไม่มีการประชุมเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับทีมเสมือนจริง ซึ่งความเหนื่อยล้าจากการประชุม (หรือที่เรียกกันทั่วไปว่า Zoom fatigue) เป็นเรื่องจริง การหยุดพักจากการประชุมหนึ่งหรือสองวันสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและส่งเสริมสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานได้

การนำวันปลอดประชุมมาใช้กับทีมที่ทำงานทางไกลมีขั้นตอนเดียวกัน อย่างไรก็ตาม ทีมที่ทำงานทางไกลต้องเผชิญกับความท้าทายเฉพาะบางประการที่คุณควรพิจารณาในระหว่างการดำเนินการ

ข้อควรพิจารณาเกี่ยวกับเขตเวลา

ทีมระยะไกลมักมีพนักงานที่ทำงานในเขตเวลาที่แตกต่างกัน จัดวันปลอดประชุมเพื่อรองรับเขตเวลาเหล่านี้ภายในทีม เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนสามารถได้รับประโยชน์จากเวลาทำงานที่ไม่ถูกรบกวน

สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ

เนื่องจากทีมที่ทำงานทางไกลต้องพึ่งพาการประชุมออนไลน์เป็นอย่างมากเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง จึงมีความสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องให้ทุกคนมีเวลาเพียงพอสำหรับวันแรกที่ไม่มีประชุม ให้แจ้งให้ทราบล่วงหน้าและเตือนให้ทราบเกี่ยวกับวันที่จะไม่มีประชุมผ่านอีเมล, ช่องทางการสื่อสาร, หรือจดหมายข่าวของทีมเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนได้รับข้อมูลและเตรียมพร้อมไว้แล้ว ใช้ClickUp Kanban Boards สำหรับทีมที่ทำงานทางไกลเพื่อจัดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพและรักษาความเป็นระเบียบ

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

รู้สึก โดดเดี่ยว

พนักงานที่ทำงานทางไกลมักจะรู้สึกโดดเดี่ยวมากขึ้นเนื่องจากไม่มีการพบปะพูดคุยกันแบบตัวต่อตัว ดังนั้น ควรให้ทีมมีทางเลือกในการทำกิจกรรมทางสังคมเสมือนจริงหรือการเช็คอินแบบไม่เป็นทางการในวันที่ไม่มีการประชุม เพื่อรักษาความสามัคคีในทีมและต่อสู้กับความรู้สึกโดดเดี่ยว

การสื่อสารที่มากเกินไป

ทีมระยะไกลพึ่งพาการสื่อสารทางดิจิทัลเป็นอย่างมาก ซึ่งอาจนำไปสู่การรับข้อมูลมากเกินไป ใช้ "วันไร้ประชุม" เพื่อส่งเสริมการสื่อสารแบบไม่พร้อมกัน และลดความจำเป็นในการมีปฏิสัมพันธ์แบบเรียลไทม์อย่างต่อเนื่อง

อย่างไรก็ตาม โปรดทราบว่าบางงานสามารถทำได้สำเร็จก็ต่อเมื่อทีมได้ประชุมและหารือแนวทางร่วมกันในการประชุมเท่านั้น ในวันที่ไม่มีการประชุม ควรเปิดโอกาสให้มีความยืดหยุ่นสำหรับการประชุมที่เร่งด่วนหรือมีความจำเป็น โดยให้ความสำคัญกับเวลาทำงานที่ไม่ถูกรบกวนเป็นอันดับแรก

ใช้ ClickUp เพื่อวันทำงานที่ประสบความสำเร็จโดยไม่มีประชุม

ผลกระทบของวันที่ไม่มีการประชุมนั้นไม่อาจปฏิเสธได้ มันสามารถปรับปรุงสุขภาพจิตของพนักงาน เพิ่มผลผลิต กระตุ้นขวัญกำลังใจ และให้พวกเขาสามารถทำงานที่ต้องใช้สมาธิได้อย่างเต็มที่

อย่างไรก็ตาม ในการแสวงหาวิธีปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่ามีสาเหตุอื่น ๆ อีกมากมายที่ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานต่ำ แม้ว่าการกำหนดวันปลอดการประชุมจะช่วยแก้ไขปัญหาบางอย่างได้ แต่ก็ไม่สามารถแก้ไขปัญหาที่ซ่อนอยู่ได้ ดังนั้น การวิเคราะห์หาสาเหตุที่แท้จริงจึงควรดำเนินการเพื่อระบุสาเหตุหลักก่อนที่จะนำนโยบายไปปฏิบัติ

ใช้เทคนิคเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเพื่อยกระดับผลงานของทีมคุณ การใช้เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพแบบครบวงจรอย่าง ClickUp เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการยกระดับประสิทธิภาพการทำงานของทีมคุณ และสิ่งที่ดีที่สุดคือ—ทั้งหมดนี้ใช้ได้ฟรี!สมัครเลยวันนี้!

คำถามที่พบบ่อย

1. บริษัทใดบ้างที่ไม่มีวันประชุม?

บริษัทต่างๆ เช่น Facebook, Atlassian และ Google ได้กำหนดให้มีวันปลอดการประชุม

2. วันที่ไม่มีการประชุมเรียกว่าอะไร?

วันไม่มีประชุมยังเรียกว่า 'วันปลอดประชุม' หรือ 'วันเน้นงาน'

3. คุณดำเนินการวันปลอดการประชุมอย่างไร?

กำหนดวันปลอดการประชุมโดยกำหนดวันเฉพาะในปฏิทิน สื่อสารแนวทางและข้อคาดหวังที่ชัดเจนให้กับทีม ใช้เครื่องมือสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ และยืดหยุ่นเพื่อรองรับการประชุมที่เร่งด่วนหรือจำเป็นเมื่อจำเป็น