กำลังกลัวการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพอีกครั้งอยู่หรือเปล่า? คุณไม่ได้อยู่คนเดียว การประชุมมากเกินไปเป็นเรื่องที่พบได้บ่อยมาก—และเป็นหนึ่งในสิ่งที่ทำให้เสียเวลาในที่ทำงานมากที่สุด
แต่จะเป็นอย่างไรถ้าคุณสามารถเปลี่ยนการสนทนาที่ไม่มีที่สิ้นสุดเหล่านั้นให้กลายเป็นการประชุมที่มุ่งเน้นและเต็มไปด้วยการลงมือทำ?
การเตรียมตัวสำหรับการประชุมจะช่วยให้คุณประสบความสำเร็จ ไม่จำเป็นต้องใช้ความพยายามมากนัก แต่ช่วยให้คุณมีสมาธิและหลีกเลี่ยงการเสียเวลาในระหว่างการประชุม การรู้ว่าจะต้องเจอกับอะไรและการจัดระเบียบความคิดของคุณล่วงหน้า ยังช่วยเพิ่มความมั่นใจในขณะที่คุณเข้าร่วมประชุมอีกด้วย
ในบทความนี้ เราจะเปิดเผยขั้นตอนสำคัญที่จะทำให้คุณไม่เพียงแค่รอดจากการประชุมครั้งต่อไป แต่ยังสามารถประสบความสำเร็จได้อีกด้วย!
ทำไมการเตรียมตัวสำหรับการประชุมจึงมีความสำคัญ?
การสละเวลาในการวางแผนการประชุม จะช่วยให้การหารือของคุณมีจุดมุ่งหมายและเกิดประสิทธิภาพ คุณจะสามารถบรรลุผลลัพธ์ที่ตั้งใจไว้ในการประชุมได้สำเร็จ
ประโยชน์ของการเตรียมการประชุมอย่างละเอียด ได้แก่:
- เพิ่มประสิทธิภาพ: วาระที่ชัดเจนช่วยให้การสนทนาดำเนินไปตามเป้าหมาย ป้องกันการออกนอกเรื่องที่เสียเวลา
- การตัดสินใจที่ดีขึ้น: ผู้เข้าร่วมที่เตรียมตัวมาอย่างดีจะมีความรู้ความเข้าใจ นำไปสู่การอภิปรายที่รอบคอบมากขึ้นและการตัดสินใจที่ดีกว่า
- การร่วมมือที่เพิ่มประสิทธิภาพ: การแบ่งปันข้อมูลและเป้าหมายล่วงหน้าช่วยสร้างสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการทำงานร่วมกัน
- ขวัญกำลังใจที่ดีขึ้น: การประชุมที่ดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพจะให้ความเคารพต่อเวลาของทุกคน ส่งผลให้เกิดความพึงพอใจและแรงจูงใจที่เพิ่มมากขึ้น
ข้อผิดพลาดทั่วไปในการเตรียมการประชุมที่ควรหลีกเลี่ยง
มาพูดถึงข้อผิดพลาดทั่วไปบางประการที่อาจทำให้ประสิทธิภาพของการประชุมลดลง:
- การขาดเป้าหมายที่ชัดเจน: หากปราศจากวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน การประชุมจะกลายเป็นไร้ทิศทางและไม่มีประสิทธิภาพ ระบุผลลัพธ์ที่ต้องการก่อนเริ่มการประชุม
- ไม่มีวาระการประชุมหรือการออกแบบวาระการประชุมที่ไม่ดี: การไม่มีวาระการประชุมเป็นการเสียเวลา วาระการประชุมที่ออกแบบไม่ดีขาดความชัดเจนและทิศทาง สร้างวาระการประชุมที่ชัดเจนโดยระบุหัวข้อ เวลา และประเด็นการอภิปราย
- คำเชิญในนาทีสุดท้าย: ให้ผู้เข้าร่วมมีเวลาเตรียมตัวเพียงพอโดยการส่งคำเชิญล่วงหน้า
- การแก้ปัญหาเฉพาะหน้า: อย่าพึ่งพาการด้นสด เตรียมประเด็นสำคัญที่จะพูด ศึกษาข้อมูลเกี่ยวกับหัวข้อ และคาดการณ์คำถามที่อาจเกิดขึ้น เพื่อใช้เวลาของทุกคนให้เกิดประโยชน์สูงสุด
- ความไม่คุ้นเคยกับเทคโนโลยี: ให้แน่ใจว่าทุกคนมีการเข้าถึงเทคโนโลยีที่จำเป็นและรู้สึกสบายใจในการใช้งาน
ขั้นตอนในการเตรียมตัวสำหรับการประชุม
ตอนนี้คุณทราบแล้วว่าการเตรียมตัวสำหรับการประชุมมีความสำคัญอย่างไร และวิธีหลีกเลี่ยงการทำผิดวิธี นี่คือห้าขั้นตอนในการเตรียมการประชุมให้พร้อมสำหรับการประชุมที่มีประสิทธิภาพและประสบความสำเร็จ:
ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่าการประชุม
ระบุวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนของการประชุม—ไม่ว่าจะเป็นเพื่อระดมความคิด การตัดสินใจ หรือการอัปเดตความคืบหน้า จากนั้นส่งคำเชิญในปฏิทินไปยังเฉพาะบุคคลที่มีส่วนเกี่ยวข้องโดยตรงในการบรรลุเป้าหมายของการประชุมเท่านั้น
เลือกเวลาที่เหมาะกับผู้เข้าร่วมส่วนใหญ่และให้เกียรติตารางเวลาของทุกคน
| เคล็ดลับมืออาชีพ: ใช้เครื่องมือจัดตารางประชุมเพื่อหลีกเลี่ยงการโต้ตอบไปมาไม่รู้จบในการเลือกช่วงเวลาประชุมผ่านอีเมลและข้อความ |
ขั้นตอนที่ 2: สร้างและแชร์วาระการประชุม
จัดโครงสร้างวาระการประชุมโดยระบุประเด็นการหารืออย่างชัดเจนตามลำดับที่สมเหตุสมผล ประมาณเวลาที่ต้องใช้สำหรับแต่ละประเด็นเพื่อหลีกเลี่ยงการเกินเวลาที่กำหนด
การมอบหมายความรับผิดชอบเฉพาะ เช่น การนำเสนอหรือการนำการอภิปราย (หากเหมาะสม) เป็นแนวปฏิบัติที่ดี ซึ่งช่วยให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการประชุมแทนที่จะให้คนใดคนหนึ่งเป็นผู้ควบคุมการประชุมตลอดทั้งเวลา
เครื่องมือเช่นClickUp's Meeting Agenda Templateสามารถช่วยได้มากในระยะนี้ของการเตรียมการประชุมของคุณ
เทมเพลตนี้มีส่วนสำหรับบันทึกข้อมูลการประชุม วัตถุประสงค์ หัวข้อการหารือ รายการที่ต้องดำเนินการ และผู้เข้าร่วมประชุม เพื่อให้คุณสร้างระเบียบวาระการประชุมที่ครอบคลุมและเป็นระบบ คุณสามารถแยกงานประชุมออกเป็นรายการที่ต้องดำเนินการและมอบหมายความรับผิดชอบให้กับผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคน เพื่อให้มั่นใจว่าจะมีการติดตามผลในประเด็นสำคัญต่างๆ
ภายในเทมเพลตนี้:
- สร้างสถานะที่กำหนดเองเพื่อติดตามความคืบหน้าของวาระการประชุมที่แตกต่างกัน
- เพิ่มฟิลด์ที่กำหนดเองเพื่อกำหนดคุณลักษณะในการจัดการงานในกำหนดการของคุณ
- ใช้มุมมองที่กำหนดเองเพื่อสร้างกระบวนการทำงานใน ClickUp ของคุณ ซึ่งรวมถึง รายการ, แผนงานกังค์, ปริมาณงาน, ปฏิทิน และอื่นๆ
- เชื่อมโยงวาระการประชุมกับClickUp Docsอย่างราบรื่นเพื่อบันทึกการประชุม สิ่งนี้จะสร้างสถานที่กลางสำหรับการบันทึกการตัดสินใจ รายการที่ต้องดำเนินการ และขั้นตอนต่อไป
ขั้นตอนที่ 3: ส่งคำเชิญประชุม
ระบุวัตถุประสงค์ของการประชุม วาระการประชุม วันที่ เวลา สถานที่ และสิ่งที่ต้องเตรียมให้ชัดเจนในคำเชิญ แจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบหากจำเป็นต้องเตรียมข้อมูลหรือแนวคิดเฉพาะมาด้วย
นอกจากนี้ ควรแนะนำให้ผู้เข้าร่วมประชุมเสนอหัวข้อเพิ่มเติมหรือตั้งคำถามล่วงหน้ามากขึ้น
ขั้นตอนที่ 4: รวบรวมคำถามและแนวคิดจากทีม
อำนวยความสะดวกในการสนทนาก่อนการประชุมและรวบรวมข้อมูลโดยใช้ClickUp Forms
คุณสามารถใช้สิ่งเหล่านี้เพื่อจัดระเบียบและดำเนินการข้อมูลการตอบสนองโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้คุณสามารถปรับแต่งวาระการประชุมให้ตรงกับความต้องการของผู้เข้าร่วมได้ ส่งผลให้ทุกคนมาพร้อมกับการมีส่วนร่วมที่เตรียมไว้แล้ว
ขั้นตอนที่ 5: แจกจ่ายเอกสารประกอบ
โปรดจัดเตรียมรายงาน การนำเสนอ หรือข้อมูลที่สำคัญต่อการประชุมไว้ล่วงหน้า การดำเนินการดังกล่าวจะช่วยให้ทุกคนมีความเข้าใจตรงกันและลดความจำเป็นในการอธิบายรายละเอียดที่ซับซ้อนระหว่างการประชุม
แม้ว่าขั้นตอนเหล่านี้จะได้ผลสำหรับการประชุมส่วนใหญ่ แต่ไม่ใช่ทุกการประชุมจะเหมือนกัน
ประเภทของการประชุมและความต้องการในการเตรียมการเฉพาะ
วัตถุประสงค์ของการประชุมสามารถครอบคลุมตั้งแต่การระดมความคิดใหม่ ๆ ไปจนถึงการตัดสินใจที่สำคัญ เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากเวลาการประชุมของคุณ จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องเข้าใจประเภทของการประชุมที่แตกต่างกันและวิธีการเตรียมตัวสำหรับการประชุมแต่ละประเภทอย่างมีประสิทธิภาพ
การประชุมแบบตัวต่อตัว
การประชุมที่ปรับให้เหมาะกับบุคคลเหล่านี้ต้องการการเตรียมตัวอย่างละเอียด เนื่องจากมักมุ่งเน้นไปที่ปัญหาเพียงอย่างเดียว หรือจัดขึ้นเพื่อหารือเกี่ยวกับผลงานของบุคคลนั้น ๆ
นี่คือสิ่งที่คุณสามารถทำได้: ปรับแต่งวาระการประชุมให้เหมาะสมกับความต้องการเฉพาะและพื้นที่การพัฒนาของบุคคลที่คุณจะพบด้วย
ใช้เทมเพลตการประชุมแบบตัวต่อตัวของ ClickUpเพื่อจัดโครงสร้างการสนทนาเกี่ยวกับเป้าหมาย การอัปเดตความก้าวหน้า และอุปสรรคที่พบ
ประกอบด้วยส่วนที่อธิบายบทบาทของพนักงาน วัตถุประสงค์และความคาดหวังของการประชุม บันทึกจากการประชุมครั้งก่อนๆ และวาระการประชุมที่เกิดขึ้นซ้ำ คุณสามารถสร้างหน้าย่อยภายในเทมเพลตและติดตามประเด็นสำคัญจากการประชุมแต่ละครั้งในตำแหน่งศูนย์กลางได้
| คำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ: ใช้เทมเพลตการประชุมแบบตัวต่อตัวเหล่านี้จาก ClickUpเพื่อปรับปรุงการประชุมของคุณด้วยการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ! |
การประชุมผู้บริจาคหลักหรือการประชุมที่มีความสำคัญสูงในลักษณะเดียวกัน
การประชุมผู้บริจาคหลักมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรและองค์กรการระดมทุนที่ต้องการได้รับการบริจาคจำนวนมาก การประชุมเหล่านี้มีความสำคัญสูงเพราะสามารถส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อสุขภาพทางการเงินขององค์กร
นี่คือวิธีที่คุณสามารถยกระดับการประชุมเหล่านี้ด้วยการเตรียมตัวอย่างเหมาะสม:
- กำหนดวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน คุณต้องการบรรลุอะไรในการประชุมครั้งนี้? เป็นการได้รับเงินบริจาคจำนวนเฉพาะ, สร้างความสัมพันธ์, หรือแบ่งปันข้อมูล? การมีเป้าหมายที่ชัดเจนจะช่วยนำทางในการสนทนาของคุณ
- ศึกษาความสนใจของผู้บริจาคและการมีส่วนร่วมในอดีต เพื่อปรับแต่งการนำเสนอและประเด็นการสนทนาของคุณ
- สร้างการนำเสนอที่น่าสนใจ ที่แสดงให้เห็นถึงผลงานขององค์กรของคุณ, เรื่องราวความสำเร็จ, และข้อมูลทางการเงิน. ให้กระชับและดึงดูดสายตา
- ซ้อมการนำเสนอของคุณ. สิ่งนี้จะช่วยเพิ่มความมั่นใจและช่วยให้คุณถ่ายทอดข้อความได้อย่างราบรื่น อย่าลืมฝึกตอบคำถามที่อาจเกิดขึ้นด้วย
- ปรับแต่งข้อความของคุณ ให้สอดคล้องกับความสนใจของผู้บริจาค เน้นย้ำว่าองค์กรของคุณมีความสอดคล้องกับค่านิยมของพวกเขาอย่างไร และการสนับสนุนของพวกเขาจะสร้างผลกระทบที่เฉพาะเจาะจงได้อย่างไร
การประชุมข้ามระดับ
การประชุมข้ามระดับ (Skip-level meetings) คือการประชุมที่พนักงานพบปะกับผู้จัดการของผู้จัดการโดยตรงของตน โดยข้ามผู้จัดการของตนเองในลำดับชั้นการบังคับบัญชา การประชุมเหล่านี้เปิดโอกาสให้พนักงานได้เชื่อมต่อกับผู้บริหารระดับสูงขึ้น
นี่คือวิธีที่คุณสามารถเตรียมตัวสำหรับพวกเขาในฐานะผู้นำ:
- สร้างฟอรัมไม่ระบุตัวตนสำหรับพนักงาน เพื่อส่งคำถามล่วงหน้า ช่วยให้ผู้นำสามารถตอบข้อกังวลสำคัญได้
- คาดการณ์คำถามที่พบบ่อย และเตรียมประเด็นการพูดคุยที่ชัดเจนและกระชับเพื่อเสริมสร้างความโปร่งใสและการสื่อสารในทีม
- กำหนดตารางเวลาเป็นประจำ สำหรับการประชุมเหล่านี้เพื่อให้เกิดความสม่ำเสมอและหลีกเลี่ยงการขัดจังหวะที่ไม่จำเป็น
การประชุมทีมประจำและการประชุมทั้งบริษัท
ให้การประชุมที่จัดขึ้นเป็นประจำมีความชัดเจนและกระชับเพื่อหลีกเลี่ยงความเหนื่อยล้าและรักษาการมีส่วนร่วมของทีม นี่คือจุดที่คุณสามารถใช้เทมเพลตการประชุม All Hands ของ ClickUp ได้
เทมเพลตที่เต็มไปด้วยคุณสมบัติและสามารถปรับแต่งได้ให้รูปแบบที่สม่ำเสมอสำหรับการนำเสนอการอัปเดตการประชุม ทำให้คุณครอบคลุมหัวข้อที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในการประชุมของคุณ
เทมเพลตนี้ประกอบด้วยสถานะและฟิลด์ที่กำหนดเองเพื่อสร้างงาน ติดตามความคืบหน้า และแสดงภาพด้านต่างๆ ของการประชุม เพื่อให้ได้ภาพรวมที่สมบูรณ์ของการประชุม คุณสามารถเลือกจากมุมมองที่แตกต่างกันห้าแบบ: รายการ กระดาน ไทม์ไลน์ แผนภูมิแกนต์ และคู่มือเริ่มต้น
คุณสมบัติเช่น การติดแท็ก, งานย่อยซ้อน, และป้ายกำกับความสำคัญ ช่วยคุณในการติดตามการประชุม ทำให้ทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกันสำหรับการประชุมทั้งหมด
การประชุมวิจัย
การประชุมวิจัยจัดขึ้นเพื่อขอคำแนะนำเกี่ยวกับโครงการของคุณ หรือเมื่อเตรียมวิทยานิพนธ์ปริญญาโทร่วมกับที่ปรึกษาวิจัย
โปรดจำประเด็นเหล่านี้ไว้เมื่อสงสัยว่าจะเตรียมตัวสำหรับการประชุมอย่างไร:
- กำหนดสิ่งที่คุณต้องการบรรลุ จากการประชุม ไม่ว่าจะเป็นเพื่อขอความคิดเห็นเกี่ยวกับความคืบหน้าของงานวิจัย การหารือเกี่ยวกับระเบียบวิธี หรือขอคำแนะนำ
- สรุปประเด็นสำคัญของโครงการวิจัยของคุณ, วิธีการวิจัย, และคำถามเฉพาะที่คุณมีสำหรับที่ปรึกษาของคุณ
- นำเอกสารวิจัยที่เกี่ยวข้อง ข้อมูล หรือร่างงานมาเพื่อแบ่งปันกับที่ปรึกษาของคุณเพื่อการหารือที่มีประสิทธิผล
บทบาทของเทคโนโลยีและซอฟต์แวร์ในการเตรียมการประชุม
เทคโนโลยีสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการเตรียมการประชุมได้อย่างมีนัยสำคัญซอฟต์แวร์การประชุมทางไกลช่วยให้คุณประชุมได้โดยไม่ต้องยุ่งยากกับการเดินทาง สื่อการนำเสนอ เช่น การนำเสนอข้อมูล กราฟ และแผนภูมิ ช่วยปรับปรุงการสื่อสารและความเข้าใจในระหว่างการประชุม
เช่นเดียวกัน เครื่องมือการร่วมมือ เช่น แบบสำรวจ และกระดานไวท์บอร์ดเสมือนจริง ช่วยส่งเสริมการมีส่วนร่วม และบันทึกความคิดในการประชุมในเวลาจริง
ClickUp นำเสนอฟังก์ชันการทำงานที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการเตรียมการประชุมอย่างมีประสิทธิผลในด้านที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยี:
1. ClickUp Brain
ClickUp Brainเป็นเครื่องมือที่ใช้ปัญญาประดิษฐ์ (AI)ที่สามารถช่วยเหลือคุณในทุกขั้นตอนของการประชุม ตั้งแต่การเตรียมการไปจนถึงการติดตามผล
นี่คือวิธี:
การเตรียมการประชุม
- การสร้างวาระการประชุม: ClickUp Brain สามารถแนะนำวาระการประชุมตามวัตถุประสงค์ของการประชุมของคุณได้ โดยพิจารณาจากการประชุมและงานที่ผ่านมาเพื่อแนะนำหัวข้อ
- การจัดระเบียบเอกสาร: ถาม ClickUp Brain ได้ทุกเรื่อง—มันจะรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด (งาน, เอกสาร, และอื่นๆ) ไว้ในที่เดียว เพื่อให้คุณมีทุกอย่างที่ต้องการอยู่แค่ปลายนิ้ว
- การทบทวนงาน: ก่อนการประชุม ClickUp Brain จะเตือนให้คุณทบทวนงานที่เปิดอยู่ซึ่งเกี่ยวข้องกับหัวข้อการประชุม เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีความทันสมัย
ระหว่างการประชุม
- การจดบันทึก: คุณสามารถจดบันทึกการประชุมได้โดยตรงใน ClickUp และ Brain อาจเน้นข้อความที่เป็นรายการที่ต้องดำเนินการหรือประเด็นสำคัญขณะที่คุณพิมพ์
- การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์: สมาชิกในทีมสามารถดูและแก้ไขบันทึกการประชุมได้แบบเรียลไทม์ ทำให้การทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างราบรื่น
ติดตามผล
- รายการที่ต้องดำเนินการ: หลังการประชุม ClickUp Brain สามารถช่วยระบุและสร้างงานจากบันทึกของคุณ เพื่อให้มั่นใจว่าไม่มีรายการที่ต้องดำเนินการตกหล่น
- กำหนดเวลาและผู้รับผิดชอบ: แนะนำกำหนดเวลาสำหรับงานใหม่ตามตารางเวลาของคุณและมอบหมายให้กับสมาชิกทีมที่เหมาะสม
- การแจ้งเตือน: ClickUp Brain ตั้งการแจ้งเตือนสำหรับงานเหล่านี้เพื่อให้คุณติดตามแผนการดำเนินการหลังการประชุมได้อย่างต่อเนื่อง
2. แม่แบบบันทึกการประชุม ClickUp
รักษาการสนทนาของทีมให้อยู่ในแนวทางที่ถูกต้องด้วยแนวทางการประชุมและโครงสร้างสำหรับการบันทึกวาระการประชุม บันทึกการประชุม และรายการที่ต้องดำเนินการ
เทมเพลตบันทึกการประชุม ClickUpช่วยให้คุณวางแผนการประชุมทีมรายสัปดาห์อย่างละเอียดและเตรียมความพร้อมสำหรับการประชุมประจำวันแบบสแตนด์อัพ ช่วยให้มั่นใจว่าการประชุมทุกครั้งมีประสิทธิภาพและมีการบันทึกข้อมูลอย่างครบถ้วน
3. แม่แบบบันทึกการประชุม ClickUp
เทมเพลตรายงานการประชุม ClickUpที่ปรับแต่งได้สูงและเหมาะสำหรับผู้เริ่มต้น ช่วยให้การบันทึกสิ่งที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุมเป็นเรื่องง่ายขึ้น
คุณสามารถเข้าถึงบันทึกการประชุมทั้งหมดได้ในที่เดียวเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจประเด็นที่ต้องดำเนินการและแนวทางแก้ไขที่ได้หารือกันในระหว่างการประชุม
| เคล็ดลับมืออาชีพ: ปรับปรุงการจดบันทึกการประชุมของคุณด้วยเทมเพลตรายงานการประชุมฟรี 10 แบบนี้ |
4. แม่แบบการนำเสนอ ClickUp
เทมเพลตการนำเสนอของClickUpนำเสนอโครงร่างการนำเสนอที่สร้างไว้ล่วงหน้าซึ่งคุณสามารถปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการและความสวยงามของคุณได้
มันมอบเครื่องมือทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อพัฒนาการนำเสนอที่ชัดเจนและมีโครงสร้าง คุณสามารถแก้ไขส่วนต่าง ๆ เพื่อให้มีความน่าสนใจมากขึ้นและรวบรวมข้อเสนอแนะได้
เทมเพลตนี้ยัง:
- ทำให้ง่ายต่อการติดตามงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการประชุมไว้ในที่เดียว
- ช่วยประหยัดเวลาโดยช่วยให้คุณเตรียมวัสดุล่วงหน้า
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการจัดรูปแบบมีความสม่ำเสมอในทุกงานนำเสนอ
- ขจัดปัญหาความยุ่งยากในการทำงานร่วมกันออนไลน์
- ลดความเสี่ยงในการทำผิดพลาดระหว่างการนำเสนอของคุณ
การดำเนินการหลังการประชุม
การติดตามผลหลังการประชุมมีความสำคัญไม่แพ้กับการเตรียมการประชุมเอง เพราะช่วยให้มั่นใจว่ามีการบันทึกการตัดสินใจ มอบหมายงานอย่างชัดเจน และทุกคนยังคงรับผิดชอบในการขับเคลื่อนโครงการให้ก้าวหน้า
การชี้แจงงาน ความรับผิดชอบ และกำหนดเวลาให้ชัดเจนในระหว่างการประชุมเองเป็นแนวปฏิบัติที่ดีเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน
การมอบหมายการกระทำให้กับบุคคลเฉพาะพร้อมกำหนดวันครบกำหนดช่วยให้เกิดความรับผิดชอบและช่วยติดตามความคืบหน้าหลังการประชุม
ClickUp ช่วยในการวางแผนการดำเนินการติดตามผลระหว่างการเตรียมการประชุมอย่างไร
ClickUp Meetingsช่วยให้สามารถสร้างเอกสารร่วมกันได้รวมถึงวาระการประชุม สมาชิกในทีมสามารถระดมความคิด เพิ่มประเด็นการพูดคุย และมอบหมายงานติดตามผลได้โดยตรงภายในวาระการประชุมเพื่อการจัดการประชุมที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
คุณยังสามารถใช้การประชุมเป็นศูนย์กลางในการบันทึกประเด็นที่ต้องติดตามซึ่งเกิดขึ้นระหว่างการประชุมได้อีกด้วย สมาชิกในทีมสามารถเพิ่มความคิดเห็น ถามคำถาม และตรวจสอบให้แน่ใจว่าครอบคลุมทุกประเด็นแล้ว
เคล็ดลับด่วนเพื่อใช้ ClickUp ให้เกิดประโยชน์สูงสุดในการประชุม:
- เปิดใช้งานการสนทนาและความคิดเห็นในแต่ละรายการดำเนินการ ใน ClickUp ซึ่งช่วยให้การสื่อสารและการชี้แจงเพิ่มเติมเกี่ยวกับงานติดตามผลเป็นไปได้อย่างราบรื่น ส่งผลให้เกิดการวางแผนร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ
- กำหนดวันครบกำหนดและแจ้งเตือน สำหรับแต่ละรายการที่ต้องดำเนินการภายใน ClickUp วิธีนี้จะช่วยให้ทุกคนได้รับข้อมูลที่ชัดเจนและมั่นใจว่างานติดตามผลจะเสร็จสิ้นตรงเวลา
- ใช้เทมเพลตการจัดการงานของClickUp เพื่อจัดระเบียบกระบวนการติดตามผลหลังการประชุมของคุณ เทมเพลตที่กำหนดไว้ล่วงหน้าสามารถรวมงานติดตามผลทั่วไป ช่วยประหยัดเวลาและรับประกันความสม่ำเสมอ
เตรียมตัวอย่างดีเพื่อเปลี่ยนทุกการประชุมให้กลายเป็นเซสชั่นที่มีประสิทธิผล
การประชุมที่วางแผนอย่างดีคือการประชุมที่มีประสิทธิผล มันทำให้ทุกคนได้รับข้อมูลที่ทันสมัย กระตุ้นให้เกิดการแลกเปลี่ยนความคิดอย่างเสรี และนำไปสู่ช่วงเวลาที่ทุกคนพร้อมใจกันพูดว่า 'เรามาทำกันเถอะ'
ส่วนที่ดีที่สุด? คุณสามารถทำได้ด้วยความช่วยเหลือของเครื่องมือประชุมออนไลน์เช่นClickUp
ClickUp ทำหน้าที่เป็นศูนย์บัญชาการเตรียมการประชุมเสมือนจริงของคุณ ลองนึกถึงพื้นที่ที่วาระการประชุม เอกสาร และแม้แต่การระดมความคิดของคุณถูกจัดระเบียบอย่างเป็นระเบียบและเข้าถึงได้สำหรับทุกคน ไม่มีการค้นหาบันทึกหรือสงสัยว่าเอกสารสำคัญนั้นหายไปไหนอีกต่อไป
ClickUp ช่วยให้ทุกอย่างเป็นระเบียบและทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น ทำให้การประชุมครั้งต่อไปของคุณเป็นเหมือนการสนทนาที่มีชีวิตชีวามากกว่าการจ้องนาฬิกา
ลงทะเบียนกับ ClickUpวันนี้และค้นหาทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อจัดการประชุมที่มีประสิทธิภาพบนแพลตฟอร์มเดียว!