คุณกำลังพยายามทำงานนำเสนอของคุณระหว่างการประชุม Zoom ประจำวันอยู่หรือเปล่า?
คิดว่าคุณสามารถรับสายลูกค้าได้ในขณะที่กำลังตรวจสอบรายงานที่ค้างอยู่?
คิดใหม่อีกครั้ง การทำหลายอย่างพร้อมกันอาจฟังดูเหมือนวิธีประหยัดเวลา แต่ส่วนใหญ่แล้วคุณอาจจบลงด้วยความเหนื่อยล้า และกระบวนการทำงานของคุณ—รวมถึงคุณภาพงาน—จะพังทลาย
การวิจัยแสดงให้เห็นว่าการทำหลายอย่างพร้อมกันสามารถทำลายสุขภาพจิตและประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้ หนึ่งในขั้นตอนที่จะช่วยลดระดับความเครียดและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานคือการตระหนักว่าเวลาของคุณมีค่าและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้เวลาอย่างชาญฉลาดกับสิ่งที่สำคัญ การแจ้งเตือนจากการทำงาน การแจ้งเตือนต่างๆ อีเมลและการเชิญประชุมอาจดูเหมือนไม่มีที่สิ้นสุดแต่การรู้ว่าเทคโนโลยีสามารถ อาจ กินเวลาของคุณไปได้อย่างไรและ วิธี จัดการมันให้ดีขึ้นนั้นมีคุณค่า
ClickUpได้วิเคราะห์การศึกษาและแหล่งข้อมูลจากสถาบันสุขภาพแห่งชาติ, Harvard Business Review, และรายงานข่าวเพื่อกำหนด 10 สิ่งที่เสียเวลาในที่ทำงานที่พบบ่อยที่สุดและวิธีแก้ไข
ทำงานอย่างชาญฉลาด ไม่ทำงานหนัก ด้วย 22เคล็ดลับเพิ่มประสิทธิภาพที่ประหยัดเวลาจาก ClickUp
1. โทรทัศน์และพอดแคสต์
ด้วยการเข้าถึงบริการสตรีมมิ่งที่มีรายการนับพันและพอดแคสต์นับล้านให้เลือกฟัง จึงไม่มีข้อสงสัยเลยว่าสื่อสามารถกลืนกินเวลาว่างของเราได้อย่างง่ายดาย คุณอาจสังเกตเห็นว่าพอดแคสต์ของคุณสะสมมากขึ้นเรื่อยๆ และรู้สึกเหมือนคุณฟังมันไปเรื่อยๆ ในขณะที่คุณกำลังทำรายงานวิจัยให้เสร็จ
แต่คุณสามารถทุ่มเทความสนใจให้กับทั้งสองอย่างพร้อมกันได้อย่างแท้จริงหรือไม่?
หลายคนเชื่อว่าพวกเขาสามารถสลับไปมาระหว่างงานต่างๆได้โดยไม่พลาดอะไรเลย แต่ในความเป็นจริง ผู้ใหญ่กำลังมีประสิทธิภาพน้อยลงและใช้สมองมากเกินไปเพียงเพราะต้องการทำทุกอย่างพร้อมกัน การทำงานทีละอย่างอาจช่วยประหยัดเวลาและลดความเครียดได้
13 แอปจับเวลาโพลีโดโรที่ดีที่สุดสำหรับการเรียนและการมีสมาธิเทคนิคการจัดการเวลาแบบโพลีโดโรแบ่งวันออกเป็นช่วงเวลาสั้นๆ ที่มีความผลิตสูงค้นหาแอปจับเวลาโพลีโดโรที่ดีที่สุดเพื่อช่วยให้คุณทำตามแผนได้อย่างต่อเนื่อง
2. การประชุม
คุณเคยต้องการจะแนะนำเพื่อนร่วมงานของคุณว่าการประชุมที่พวกเขาจัดขึ้นสามารถส่งเป็นอีเมลได้หรือไม่? คุณไม่ได้เป็นคนเดียว—พนักงานหลายคนรู้สึกว่าการประชุมเป็นการเสียเวลาอย่างมาก.
การศึกษาในปี 2019 โดยบริษัทที่ปรึกษา Korn Ferry พบว่า67% ของพนักงานเชื่อว่าเวลาที่ใช้ในการประชุมมากเกินไปทำให้พวกเขาไม่สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เพื่อช่วยโน้มน้าวเจ้านายให้ลดการประชุมรายสัปดาห์เหล่านั้น ให้สร้างวาระการประชุมที่กระชับ ติดตามเวลาอย่างใกล้ชิด และตรวจสอบให้แน่ใจว่าการประชุมทุกครั้งมีวัตถุประสงค์และข้อสรุปที่ชัดเจน เพื่อช่วยลดการประชุมซ้ำซ้อนและให้สมาชิกในทีมทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การเสนอตัวทำการตรวจสอบการประชุมให้กับหัวหน้าของคุณอาจช่วยลดเวลาที่สูญเปล่าและอาจช่วยประหยัดเงินให้กับบริษัทได้อีกด้วย
โบนัส:การประชุมกับ Cadence สำหรับทีมระยะไกล
3. หัวหน้าเฮลิคอปเตอร์
การมีเจ้านายที่ชอบควบคุมทุกอย่างอย่างละเอียดถี่ถ้วนสามารถเป็นประสบการณ์ที่ทุกข์ทรมานและอาจถือเป็นการกลั่นแกล้งรูปแบบหนึ่ง การถูกตรวจสอบหรือถูกตั้งคำถามอยู่ตลอดเวลาทำให้พนักงานรู้สึกไม่มีอำนาจ
ผู้บริหารเฮลิคอปเตอร์ลดขวัญกำลังใจ นำไปสู่ประสิทธิภาพที่ไม่เพียงพอและเสียเวลา การจัดตั้งกระบวนการบริหารโครงการที่ระบุความคาดหวังเดียวกันสำหรับทั้งทีมสามารถช่วยให้ทุกคนทำงานไปในทิศทางเดียวกันและได้รับข้อมูลที่ครบถ้วน
ผู้จัดการที่ชอบควบคุมทุกอย่างไม่ได้มีเจตนาไม่ดีเสมอไป ลองพิจารณาทำงานร่วมกับพวกเขาในโครงการหนึ่งเพื่อช่วยสร้างความไว้วางใจ
4. สื่อสังคมออนไลน์
ตรวจสอบเวลาที่คุณใช้บนหน้าจอโซเชียลมีเดียในโทรศัพท์ของคุณ—คุณอาจจะประหลาดใจเมื่อรู้ว่าเสียเวลาไปมากแค่ไหนกับการเลื่อนดูฟีดต่างๆ ทุกคนชอบความท้าทายการเต้นตามเทรนด์ใหม่ๆ แต่การใช้เวลาไปกับมันมากเกินไปอาจส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างมาก
การศึกษาในปี 2020พบว่าการใช้สื่อสังคมออนไลน์อาจนำไปสู่ภาวะซึมเศร้าและความวิตกกังวลได้เช่นกัน คุณอาจพิจารณาปิดการแจ้งเตือนจากสื่อสังคมออนไลน์หรือหยุดพักโดยลบแอปพลิเคชันบางตัวออกจากโทรศัพท์ของคุณ
5. ปัญหาด้านไอที
ปัญหาทางเทคนิคสามารถทำให้เสียเวลาไปอย่างมากมายตลอดทั้งวันทำงาน คุณเคยอยู่ในระหว่างทำภารกิจที่สำคัญเมื่อ Wi-Fi ตัดขาดหรือไม่ ในขณะที่แผนกไอทีกำลังแก้ไขปัญหา คุณก็ต้องนั่งเฉยๆ ไม่สามารถทำอะไรได้
โดยเฉลี่ยแล้ว พนักงานสูญเสียเวลาเกือบสองสัปดาห์ต่อปีไปกับการแก้ไขปัญหาทางเทคโนโลยี ตามข้อมูลจากRobert Half Consulting ด้วยการเพิ่มขึ้นของการทำงานทางไกล ปัญหาเหล่านี้ได้เพิ่มขึ้น และผู้คนต้องพึ่งพาเทคโนโลยีที่บ้านโดยไม่มีที่ปรึกษาด้านไอที
การอัปเดตซอฟต์แวร์ของคุณและรีบูตคอมพิวเตอร์ของคุณเป็นระยะสามารถช่วยแก้ปัญหาทางเทคนิคเล็กน้อยได้อย่างน่าอัศจรรย์
6. การตัดสินใจที่มากเกินไป
การอยู่ในตำแหน่งที่ต้องตัดสินใจหลายครั้งในแต่ละวันอาจนำไปสู่ภาวะตัดสินใจมากเกินไป ซึ่งอาจทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานลดลงและระดับความเครียดเพิ่มขึ้นตามไปด้วย
ภาวะวิเคราะห์จนเป็นอัมพาตเป็นสภาวะที่ทำให้กระบวนการตัดสินใจล่าช้าและขัดขวางความสามารถในการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ วิธีหนึ่งที่จะลดภาระนี้คือการกำจัดสิ่งรบกวน ปรึกษาเพื่อนร่วมงานหากไม่แน่ใจเกี่ยวกับการตัดสินใจที่ดีที่สุด หรือมอบหมายการเลือกให้กับผู้เชี่ยวชาญคนอื่นในเครือข่ายของคุณ
7. เกม
ผู้ใหญ่ในสหรัฐอเมริกาใช้เวลาเกือบหนึ่งชั่วโมงครึ่งต่อวันในการเล่นเกมมือถือ ตามการสำรวจในเดือนกุมภาพันธ์ 2022 จากFuture Publishing ในเดือนพฤษภาคม 2020ร้อยละ 80 ของ พนักงานเต็มเวลาสารภาพว่าเล่นเกมในที่ทำงาน แม้กระทั่งในระหว่างการประชุม 😮
การเล่นเกมในที่ทำงานอาจเป็นการเสียเวลาอย่างมาก เช่นเดียวกับสื่อสังคมออนไลน์ จำกัดเวลาการเล่นเกมของคุณโดยการนำแอปเกมออกไปชั่วคราวในช่วงเวลาทำงาน และกำหนดเวลาจำกัดว่าคุณสามารถเล่นได้มากน้อยเพียงใดในแต่ละวัน
8. โรงละครแห่งความมีประสิทธิผล
คุณเคยต้องพิสูจน์ให้เจ้านายเห็นบ่อยแค่ไหนว่าคุณกำลังทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ?
จากการอัปเดตสถานะ Slack ของคุณตลอดทั้งวันไปจนถึงการส่งข้อความไร้สาระให้เจ้านายเพื่อแสดงให้เห็นว่าคุณมีส่วนร่วม คุณอาจกำลังแสดงละครเพื่อสร้างภาพลักษณ์ว่าทำงานและมีประสิทธิผล ทั้งที่จริงแล้วกำลังเสียเวลาไปมากถึงหนึ่งชั่วโมงต่อวันกับการแสดงแทนที่จะทำงานจริง แทนที่จะส่งสัญญาณบอกเจ้านายแบบไม่รู้จบว่าคุณกำลังทำงาน ลองอัปเดตความคืบหน้าประจำวันผ่าน Slack ก่อนเลิกงานจะดีกว่า
9. ทำงานหนักเกินไป
การสร้างสรรค์สิ่งใหม่ ๆ เป็นเรื่องยากหากคุณทำงานหนักเกินไปและหมดไฟหลายล้านคนทั่วโลกกำลังเผชิญกับภาวะหมดไฟ ซึ่งสามารถส่งผลกระทบต่อสุขภาพและความเป็นอยู่ของเราได้อย่างรุนแรง
พิจารณาการตั้งขอบเขตสำหรับตัวคุณเองในที่ทำงาน หากคุณทำงานในสำนักงาน อย่าทำให้การนำคอมพิวเตอร์จากที่ทำงานกลับบ้านและปิดการแจ้งเตือน Slack หลังเวลาทำงานเป็นนิสัย พักผ่อนเมื่อคุณรู้สึกเครียดหรือใกล้จะหมดไฟ
หลายบริษัทหันมาใช้แอปพลิเคชันด้านสุขภาพเพื่อช่วยให้พนักงานหลีกเลี่ยงภาวะหมดไฟและลดปัญหาประสิทธิภาพการทำงานที่ลดลง
การจัดการเวลา: ทักษะสำคัญสำหรับทุกบทบาท ไม่ว่าคุณจะทำงานอะไร การเรียนรู้ทักษะการจัดการเวลาขั้นพื้นฐานสามารถช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและลดความเครียดได้อย่างมาก
10. การขาดระเบียบ
การไม่มีระเบียบและการผลิตมักไม่ไปด้วยกัน. การรักษาที่ทำงานให้สะอาดสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและลดความเครียดได้.
เราใช้เวลาอยู่ที่โต๊ะทำงานของเราเป็นจำนวนมาก ดังนั้นทำไมไม่ทำให้เป็นสภาพแวดล้อมที่น่าเพลิดเพลินล่ะ? ใช้เวลาในการจัดระเบียบใหม่โดยการติดตั้งชั้นลอยไม่กี่ชั้นไว้เหนือโต๊ะทำงานของคุณเพื่อลดสิ่งรบกวนทางสายตา
ลองพิจารณาทิ้งสิ่งของที่ไม่จำเป็นที่คุณเก็บไว้ พื้นที่ทำงานที่เพิ่งทำความสะอาดของคุณสามารถมอบการเริ่มต้นใหม่ให้กับวันของคุณได้
ระบุตัวการเสียเวลาของคุณและเริ่มสร้างนิสัยการทำงานที่ดีขึ้นตั้งแต่วันนี้
คุณไม่จำเป็นต้องใช้ชีวิตอยู่ในสภาวะวุ่นวาย รีบเร่งตามเวลาอยู่ตลอดเวลา และรู้สึกถูกกดดัน
โดยการระบุตัวการเสียเวลาในที่ทำงานของคุณ, ดำเนินการตามขั้นตอนที่สามารถทำได้เพื่อลดปัญหาเหล่านี้, และสร้างแผนการดำเนินการ, คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณและคืนสมดุลในชีวิตของคุณได้
วิธีหนึ่งที่จะช่วยให้คุณสร้างนิสัยการทำงานที่ดีและรักษาความก้าวหน้าของคุณคือการใช้อุปกรณ์จัดการโครงการแบบครบวงจรเช่น ClickUp ซึ่งมีฟีเจอร์สำหรับการติดตามเวลา การตั้งเป้าหมายและการติดตามเป้าหมาย และฟีเจอร์อื่น ๆ ที่สามารถปรับแต่งได้อีกหลายร้อยรายการ ทั้งหมดในแพลตฟอร์มเดียว เพื่อลดสิ่งรบกวน เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และช่วยให้คุณมีสมาธิกับงาน
ใช้เครื่องมือทรงพลังนี้เพื่อมอบความรู้สึกควบคุมใหม่ให้คุณ, กลับมาเป็นเจ้าของเวลาที่มีค่าของคุณ, และเริ่มเพลิดเพลินกับการบาลานซ์ระหว่างการทำงานกับชีวิตส่วนตัวที่คุณได้ตั้งใจไว้. ทดลองใช้ ClickUp ฟรีวันนี้!
ผู้เขียนรับเชิญ: