คุณเคยรู้สึกติดขัดกับการจดบันทึกการประชุมในขณะที่ไอเดียดีๆ พุ่งเข้ามาหรือไม่? คุณไม่ได้อยู่คนเดียว!
โดยเฉลี่ยแล้ว คนเราพูดได้ 110-150 คำต่อนาที ในทางตรงกันข้าม พวกเขาสามารถเขียนด้วยลายมือได้เพียง20-45 คำต่อนาทีเท่านั้น!
หากคุณไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญด้านการเขียนย่อ คุณจะติดอยู่ในเกมแห่งการตามให้ทันอย่างไม่มีที่สิ้นสุด ในระหว่างที่พยายามดิ้นรนนี้ คุณยังพลาดโอกาสที่จะได้รับไอเดียใหม่ๆ ที่ถูกแลกเปลี่ยนกัน ซึ่งทำให้คุณรู้สึกถูกทิ้งไว้ข้างหลัง สับสน และหนักใจ
แต่ถ้าจะมีวิธีที่สามารถบันทึกบันทึกการประชุมได้อย่างถูกต้องโดยไม่ต้องยุ่งยากทั้งหมดนี้ล่ะ?
เราได้รับความสนใจจากคุณแล้วใช่ไหม? ถ้าใช่ขอแนะนำ ผู้ช่วยประชุม AI— เครื่องมือที่ช่วยบันทึกข้อมูลการประชุมอย่างชาญฉลาดโดยอัตโนมัติในขณะที่คุณเข้าร่วมประชุม
นี่คือทุกสิ่งที่คุณควรรู้เกี่ยวกับการใช้ AI สำหรับบันทึกการประชุม
ประโยชน์ของการใช้ AI สำหรับบันทึกการประชุม
⭐ เทมเพลตแนะนำ
บันทึกการประชุมรก? ลองใช้แม่แบบบันทึกการประชุมฟรีของ ClickUpเพื่อให้ทุกอย่างชัดเจนและเป็นระเบียบ
เมื่อคุณเข้าใจบทบาทของเครื่องมือ AI ในการจดบันทึกแล้ว เรามาดูประโยชน์ของการใช้ AI ในการจดบันทึกการประชุมอย่างรวดเร็วกัน:
- เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน: ซอฟต์แวร์จดบันทึกด้วย AI ช่วยปลดปล่อยคุณจากภาระการจดบันทึกด้วยตนเอง ทำให้คุณสามารถระดมความคิดได้อย่างอิสระ แบ่งปันข้อมูลเชิงลึก และมีส่วนร่วมในการสนทนาอย่างเต็มที่ ในขณะที่ AI จะบันทึกทุกรายละเอียดให้โดยอัตโนมัติ ส่งผลให้ประสิทธิภาพโดยรวมในการประชุมเพิ่มขึ้น
- ความแม่นยำและความสมบูรณ์ที่เพิ่มขึ้น: การถอดเสียงด้วย AI ที่ล้ำสมัยจะแปลงทุกเสียงจากแอปการประชุมทางวิดีโอของคุณให้เป็นข้อความอย่างพิถีพิถัน ตั้งแต่การสนทนาอย่างรวดเร็วไปจนถึงศัพท์เทคนิคที่ซับซ้อน ทุกอย่างจะถูกบันทึกไว้อย่างซื่อสัตย์ ทำให้คุณสามารถพึ่งพาความถูกต้องและความสมบูรณ์ของบันทึกที่สร้างโดย AI ได้อย่างมั่นใจ
- การร่วมมือที่ดีขึ้น: เนื่องจากผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลเดียวกันได้ บันทึกการประชุมเหล่านี้จึงช่วยให้ทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกัน ความเข้าใจร่วมกันนี้ช่วยเปิดทางให้การทำงานร่วมกันเป็นทีมได้ โดยมีเป้าหมายที่ชัดเจน โปร่งใส และไม่คลุมเครือ
- ผลลัพธ์ที่สามารถนำไปปฏิบัติได้: เครื่องมือ AIในซอฟต์แวร์บันทึกการประชุมจะตรวจจับและเน้นสิ่งที่ต้องทำและการตัดสินใจที่สำคัญในบันทึกโดยอัตโนมัติโดยการผลักดันรายการที่ต้องดำเนินการเหล่านี้ไปไว้ด้านบน ทำให้คุณสามารถมอบหมายงานได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ ความชัดเจนในความคาดหวัง กำหนดเวลา ฯลฯ ยังช่วยให้มั่นใจได้ถึงผลลัพธ์ที่ดี
- การตัดสินใจที่ดีขึ้น: ผู้ช่วยประชุม AI สามารถดึงข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญจากการประชุม สร้างสรุป และวางแผนการดำเนินการในอนาคตได้ ซึ่งช่วยสนับสนุนการตัดสินใจในขณะที่ทำหน้าที่เป็นเกณฑ์มาตรฐานในการระบุประเด็นที่เกิดขึ้นซ้ำหรือพื้นที่ที่ต้องให้ความสำคัญ
- การจัดการความรู้ที่เฉียบคมยิ่งขึ้น: บันทึกการประชุมเป็นบันทึกของทุกการประชุมของคุณ ด้วยเครื่องมือ AI คุณสามารถบันทึก จัดเก็บ และจัดระเบียบฐานความรู้เหล่านี้เพื่อการเข้าถึงและอ้างอิงในอนาคตได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ยังทำให้แหล่งข้อมูลเหล่านี้สามารถค้นหาได้ ทำให้คุณสามารถค้นหาข้อมูลจากการประชุมที่ผ่านมาได้อย่างรวดเร็ว
- การเติบโตอย่างต่อเนื่อง: ด้วยเครื่องมือ AI สำหรับการจดบันทึกการประชุมที่ได้รับความนิยมเพิ่มขึ้น คุณสามารถมั่นใจได้ว่าจะมีการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง เนื่องจากเทคโนโลยีนี้มีลักษณะเป็นแบบวนซ้ำ แต่ละเวอร์ชันของเครื่องมือจดบันทึกการประชุมจะได้รับการปรับปรุงให้ละเอียดยิ่งขึ้นและตอบสนองความต้องการของคุณได้ดียิ่งขึ้น ส่งผลให้คุณสามารถคาดหวังคุณค่าที่เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องจากผู้ช่วย AI ระหว่างการประชุม
- ก้าวสู่ความครอบคลุม: เสริมพลังให้กับทีมที่หลากหลายด้วยการทำลายอุปสรรคด้วยบันทึกการประชุมด้วย AI ไม่ว่าจะเป็นการแปลวาระการประชุมจากภาษาหนึ่งไปอีกภาษาหนึ่ง หรือการให้คำบรรยายแบบเรียลไทม์เพื่อช่วยให้ผู้ที่มีความบกพร่องทางการได้ยินสามารถเข้าร่วมได้ ผู้ช่วยการประชุมด้วย AI จะช่วยให้คุณเข้าใกล้เป้าหมายในการสร้างสถานที่ทำงานที่ครอบคลุมและเข้าถึงได้มากขึ้น
เคล็ดลับขั้นเทพจาก ClickUp: การเข้าถึงได้ไม่ใช่แค่ฟีเจอร์เสริมอีกต่อไป แต่เป็นหัวใจสำคัญต่อความสำเร็จขององค์กร ตั้งแต่การขับเคลื่อนนวัตกรรม การขยายตลาด ไปจนถึงการรักษาความสอดคล้องตามข้อกำหนด การเข้าถึงได้ส่งผลในวงกว้าง
อ่านเพิ่มเติม:ความมุ่งมั่นของ ClickUp ต่อการเข้าถึง
วิธีการจดบันทึกการประชุมด้วย AI
วิธีการจดบันทึกด้วยมือเป็นกระบวนการที่ใช้เวลาและทรัพยากรมาก เมื่อพิจารณาจากบริบทนี้ ปัญญาประดิษฐ์ (AI) ได้เปลี่ยนการจดบันทึกจากงานที่น่าเบื่อให้กลายเป็นข้อได้เปรียบเชิงกลยุทธ์
นี่คือวิธีการบางอย่างที่คุณสามารถลองใช้ AI ในการจดบันทึกการประชุม:
การรู้จำเสียงพูดอัตโนมัติ (ASR): รากฐานของบันทึกการประชุมที่สร้างโดยปัญญาประดิษฐ์
หัวใจสำคัญของเครื่องมือจดบันทึกด้วย AI ทุกประเภทคือ ระบบรู้จำเสียงพูดอัตโนมัติ (Automatic Speech Recognition หรือ ASR) หรือที่รู้จักกันในชื่อ การแปลงเสียงเป็นข้อความ (Speech-to-Text หรือ STT)
เทคโนโลยีนี้ใช้ปัญญาประดิษฐ์ (AI) หรือการเรียนรู้ของเครื่อง (ML) เพื่อแปลงคำพูดให้เป็นข้อความที่อ่านได้อย่างถูกต้อง มีความสามารถในการตามทันการสนทนาด้วยเสียงที่เร็วที่สุดได้ การถอดเสียงแบบเรียลไทม์และปรับขนาดได้นี้ช่วยให้คุณสามารถจับรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ทุกอย่างในการสนทนาได้อย่างครบถ้วนในขณะที่มันเกิดขึ้น
คุณรู้หรือไม่?
ASR เร็วกว่าการพิมพ์ถึงสามเท่า! คุณสามารถใช้เวลาที่ประหยัดได้ไปมุ่งเน้นกับงานที่มีคุณค่าสูงหรือซับซ้อน—หรือเลื่อนดูวิดีโอแมวบนอินเทอร์เน็ตถ้าคุณต้องการ!
การถอดความ, การสรุป, และมากกว่านั้น
ในขณะที่วัตถุประสงค์หลักของเครื่องมือจดบันทึกการประชุมคือการถอดความการประชุมแบบเรียลไทม์ เครื่องมือ AI อย่างClickUp AI Notetakerเพิ่มมูลค่าให้กับงานนี้มากขึ้น นี่คือวิธีการ:
- แยกแยะผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคนได้อย่างง่ายดาย เนื่องจากสามารถ จดจำผู้พูดแต่ละคนได้ การทราบผู้พูดแต่ละรายช่วยให้การอ้างอิงแนวคิดชัดเจนและลดความสับสน
- วัดประสิทธิภาพการประชุมโดยการวิเคราะห์ช่องว่างของความรู้, ค้นพบจุดที่ต้องปรับปรุง, ลดการพูดเกินความจำเป็นหรือการพูดซ้ำ, และอื่น ๆ
- ค้นหาบันทึกการประชุม โดยใช้คำสำคัญและชื่อผู้พูด ช่วยให้การค้นหาข้อมูลเป็นไปอย่างรวดเร็วและง่ายดาย
- จับใจความสำคัญของการประชุมได้เพียงไม่กี่คลิก เครื่องมือ AI ช่วยประหยัดเวลาและความพยายามของคุณด้วยการสร้าง สรุปการประชุมและประเด็นสำคัญ ของหัวข้อการพูดคุยและการตัดสินใจที่สำคัญโดยอัตโนมัติ
- ระบุรายการที่ต้องดำเนินการเพื่อให้คุณ ไม่พลาดการติดตามผล อีกต่อไป บันทึกการประชุมที่สร้างโดย AI จะจับและเน้นย้ำการตัดสินใจ งานที่ต้องทำ และการดำเนินการที่สำคัญ
- ปรับปรุงการเข้าถึงและการแบ่งปันความรู้ในทีมที่ใช้หลายภาษาด้วยเครื่องมือเขียนด้วย AIอย่างClickUp Brain ที่สร้างบันทึกการประชุมในหลายภาษา
กรณีการใช้งานบันทึกการประชุม AI
สร้างเอกสารเตรียมการประชุม
ตัวอย่างข้อความกระตุ้น:
- จากบันทึกการประชุมครั้งก่อนเกี่ยวกับ <หัวข้อ/โครงการ> โปรดระบุประเด็นสำคัญในการอภิปราย คำถามที่ยังไม่ได้ข้อสรุป และหัวข้อที่อาจบรรจุในวาระการประชุม
- สร้างร่างวาระการประชุมโดยอิงจากหัวข้อที่เกิดซ้ำซึ่งเกี่ยวข้องกับ <หัวข้อ/โครงการ>
- ฉันกำลังทำพรีเซนเทชันการขายสำหรับ <สินค้า/บริการ> สำหรับงานสัมมนาออนไลน์ <
> ควรมีเนื้อหาอะไรบ้างในสไลด์นำเสนอ?
มีการประชุมที่กำหนดขึ้นอย่างกะทันหันหรือไม่? ทำงานอย่างชาญฉลาดและใช้ผู้ช่วย AI เพื่อสร้างเอกสารก่อนการประชุม เช่น กำหนดการ ประเด็นการหารือ สไลด์นำเสนอ เป็นต้น
เครื่องมือ AI จะวิเคราะห์บันทึกการประชุมที่ผ่านมาและระบุประเด็นสำคัญ หัวข้อที่เกิดซ้ำ คำถามที่ยังไม่ได้รับคำตอบ และรายละเอียดทุกอย่างที่นำไปสู่การประชุมนี้ ด้วยข้อมูลเหล่านี้ เครื่องมือจะเริ่มต้นการเตรียมการประชุมโดยการสร้างและแบ่งปันเอกสารที่เกี่ยวข้องก่อนการประชุม ซึ่งจะทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนได้รับข้อมูลและพร้อมที่จะลงลึกในหัวข้อหลักได้อย่างมีประสิทธิภาพ กลยุทธ์เช่นนี้ช่วยประหยัดเวลาและส่งเสริมการสนทนาที่มุ่งเน้น ทำให้การประชุมมี ประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูง
ฉันมีการประชุมทุกสองสัปดาห์กับผู้บังคับบัญชาของฉัน และเราใช้ ClickUp สำหรับกำหนดการของเรา ฉันรู้สึกควบคุมงานได้ดีขึ้นเพราะทุกคำขอเกี่ยวกับกิจกรรมและการนำเสนอของฉันอยู่ที่นี่ รวมถึงตัวบ่งชี้สถานะที่อัปเดตอยู่เสมอที่เธอสามารถตรวจสอบได้
ฉันมีการประชุมทุกสองสัปดาห์กับผู้บังคับบัญชาของฉัน และเราใช้ ClickUp สำหรับกำหนดการของเรา ฉันรู้สึกควบคุมงานได้ดีขึ้นเพราะทุกคำขอเกี่ยวกับกิจกรรมและการนำเสนอของฉันอยู่ที่นี่ รวมถึงตัวบ่งชี้สถานะที่อัปเดตอยู่เสมอที่เธอสามารถตรวจสอบได้
อ่านเพิ่มเติม:วิธีใช้ ClickUp Brain เพื่อสร้างบันทึกการประชุม
การถอดความสดและการจดบันทึก
การถอดความแบบเรียลไทม์และการจดบันทึกเป็นคุณค่าหลักของเครื่องมือช่วยประชุมด้วย AI เครื่องมือจดบันทึกจะจับทุกการสนทนาและประเด็นสำคัญของการประชุมอย่างละเอียด ไม่ว่าจะมีผู้เข้าร่วมกี่คนก็ตาม คุณสมบัตินี้มีความสำคัญอย่างยิ่งในการประชุมที่มีจังหวะรวดเร็ว การอภิปรายขนาดใหญ่ และการประชุมทางโทรศัพท์ เนื่องจากคุณจะมีความชัดเจนว่าใครพูดอะไรและเมื่อใด
มุ่งเน้นที่การประชุม ไม่ใช่การจดบันทึก AI Notetaker ของ ClickUp จะถอดความบทสนทนาโดยอัตโนมัติแบบเรียลไทม์
นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้เข้าร่วมสามารถเอาชนะความท้าทายที่เกี่ยวข้องกับภาษาและสำเนียง ซึ่งหากไม่ได้รับการแก้ไขอาจทำให้พวกเขาพลาดรายละเอียดหรือตีความข้อมูลผิดพลาดได้
ซอฟต์แวร์ถอดเสียงด้วย AI สามารถจดจำเสียงของผู้พูดแต่ละคน แสดงความคิดเห็นของพวกเขาในบันทึก แปลแบบเรียลไทม์ และสร้าง เอกสารการประชุมที่ชัดเจนและถูกต้อง เราได้พูดถึงผลกระทบต่อความครอบคลุมและการเข้าถึงแล้ว ดังนั้นนี่จึงเป็นทางเลือกที่ง่ายและได้ผลทันทีหากคุณกำลังมองหาการใช้ประโยชน์จากเครื่องมือประชุมด้วย AI
สรุปการประชุมหรือประเด็นสำคัญ
อย่าเสียเวลาในการสกัดประเด็นสำคัญจากการสนทนายาวๆ แต่ให้ใช้เครื่องมืออย่าง ClickUp AI Notetaker เพื่อสรุปการประชุมโดยอัตโนมัติที่จับใจความสำคัญของบทสนทนาทั้งหมด!
เครื่องมือจดบันทึกการประชุมด้วย AI ดังกล่าว สกัดเอาข้อมูลสำคัญ เพื่อพัฒนาภาพรวมที่กระชับของประเด็นสำคัญจากการประชุม ซึ่งช่วยให้ผู้เข้าร่วมทุกคนเข้าใจตรงกันโดยไม่ต้องเสียเวลาอ่านหน้าเอกสารการถอดความที่ยาวเหยียด นอกจากนี้ยังมีการแชร์เวลาที่บันทึกของไฮไลท์สำคัญเหล่านี้ เพื่อให้คุณสามารถย้อนกลับไปยังการบันทึกการประชุมหรือไฟล์เสียงเพื่อพิจารณาการสนทนาได้ตลอดเวลา
รายงานการประชุมฉบับนี้ทำหน้าที่เป็นบันทึกที่น่าเชื่อถือ โดยให้ภาพรวมของการประชุมทุกครั้งที่เคยจัดขึ้น
จุดประกายความคิดสร้างสรรค์
ตัวอย่างข้อความกระตุ้น:
- เราได้หารือเกี่ยวกับกระบวนการทีละขั้นตอนของ <โครงการ/หัวข้อ> แล้ว กรุณาแปลงข้อมูลนี้เป็นแผนผังขั้นตอน
- อะไรคือความท้าทายและอุปสรรคที่ถูกเน้นย้ำในที่ประชุม? อะไรคือแนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้สำหรับปัญหาเหล่านี้?
คุณจะพบแพลตฟอร์มการประชุมที่ใช้เทคโนโลยี AI เพื่อขับเคลื่อนการคิดเชิงภาพ แพลตฟอร์มเหล่านี้สามารถแปลงคำพูดหรือไฟล์เสียงให้เป็นแผนภาพแนวคิดและแผนผังความคิด การแสดงภาพเช่นนี้ช่วยปลดล็อกการสำรวจความคิดสร้างสรรค์และการประชุมระดมความคิดแบบร่วมมือกันในมุมมองและความเชี่ยวชาญที่หลากหลาย
โดยใช้เครื่องมือเหล่านี้ ทีมที่กระจายตัวสามารถเชื่อมโยงแนวคิดได้อย่างชัดเจน ระบุความสัมพันธ์ และจุดประกายนวัตกรรมในขณะที่ทำงานร่วมกันแก้ไขปัญหา นอกจากนี้ แพลตฟอร์มการประชุมยังจะบันทึกแนวคิดเหล่านี้และจัดเก็บไว้ในที่เดียวเพื่อให้ผู้เข้าร่วมทุกคนสามารถเข้าถึงได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย
สุดท้าย ฟีเจอร์ไวท์บอร์ด? หลงรักเลย เครื่องมือนี้ถูกใช้บ่อยมากในระหว่างการประชุมทีมเพื่อระดมความคิดหรือขยายความเกี่ยวกับโครงการต่างๆ
สุดท้าย ฟีเจอร์ไวท์บอร์ด? หลงรักเลย เครื่องมือนี้ถูกใช้บ่อยมากในระหว่างการประชุมทีมเพื่อระดมความคิดหรือขยายความเกี่ยวกับโครงการต่างๆ
ตรวจสอบและแก้ไขรายงานหลังการประชุม
ตัวอย่างข้อความกระตุ้น:
- สร้างรายงานการประชุมโดยละเอียดพร้อมระบุผู้พูด
- ตรวจสอบข้อเท็จจริงของแนวคิดที่อภิปรายในการประชุมนี้เพื่อความถูกต้อง
นอกเหนือจากสรุปและรายงานการประชุมที่สร้างโดย AIแล้ว แอปจดบันทึกบางตัวที่ขับเคลื่อนด้วย AI ยังสามารถสร้างรายงานหลังการประชุมที่ครอบคลุมได้อีกด้วย รายงานเหล่านี้จะจับใจความสำคัญของการประชุม พร้อมด้วยประเด็นการพูดคุย ระยะเวลาการประชุม เวลาที่บันทึกไว้ โปรไฟล์ของผู้เข้าร่วมประชุม และอื่นๆ ซึ่งคุณสามารถตรวจสอบได้แม้หลังจากการประชุมสิ้นสุดลงแล้ว
นอกจากนี้ ยังมีหลายวิธีในการนำข้อมูลหรือ นำข้อคิดเห็นไปใช้ จากแต่ละรีวิว ตัวอย่างเช่น คุณสามารถระบุบุคคลที่สนับสนุนหรือผลักดันแนวคิดระหว่างผู้พูดหลายคน ขอคำชี้แจงจากพวกเขา ให้เครดิต และมอบหมายความรับผิดชอบในงานที่เกี่ยวข้อง
คุณจะได้รับบันทึกการสนทนาที่สามารถค้นหาได้ผ่าน ClickUp AI Notetaker เพียงให้ ClickUp Brain ค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้อง การตัดสินใจ หรือจุดข้อมูลที่คุณต้องการ
ประเมินประสิทธิภาพการประชุม
ตัวอย่างข้อความกระตุ้น:
- ตรวจสอบการไหลของบทสนทนาและระบุส่วนที่มีการซ้ำบ่อย
- เราจะสามารถย่นระยะเวลาการประชุมครั้งนี้ได้อย่างไร?
- สร้างวาระการประชุมสำหรับการประชุมครั้งต่อไป และแบ่งปันข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับวิธีที่เราสามารถดำเนินการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
เครื่องมือ AI ที่ได้รับการฝึกฝนในการวิเคราะห์การสนทนาสามารถจับข้อมูลเชิงลึกที่มีคุณค่าซึ่งเกินกว่าคำพูดที่เปล่งออกมาได้ พวกมันมีคุณสมบัติขั้นสูงในการวิเคราะห์การสนทนาด้วยเสียงและเน้นย้ำถึงพลวัตของการประชุม โดยการจับเมตริกต่างๆ เช่น การกระจายเวลาในการพูด ส่วนของประเด็นที่ซ้ำกัน พื้นที่ที่ไม่มีการมีส่วนร่วม และการพูดมากเกินไป คุณสามารถ ระบุพื้นที่ที่ต้องปรับปรุง ในโครงสร้างการประชุมที่มีอยู่ของคุณได้
ดังนั้น คุณสามารถวางแผนการแทรกแซง เช่น การวางแผนวาระการประชุมที่ดีขึ้น การสร้างสมดุลในการมีส่วนร่วม เป็นต้น เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการประชุมในอนาคตให้มีความมุ่งเน้นและประสิทธิภาพมากขึ้น
ปรับแผนปฏิบัติการประชุมให้เหมาะสมกับแต่ละบุคคล
ตัวอย่างข้อความกระตุ้น:
- มีงานอะไรบ้างที่มอบหมายให้ฉันในระหว่างการประชุมนี้? กรุณาเพิ่มลงในรายการงานของฉัน
- เตรียมแผนปฏิบัติการพร้อมงานที่ต้องทำตามลำดับความสำคัญและกำหนดเวลาตามรายการการดำเนินการในที่ประชุมนี้
- ซิงค์ปฏิทิน Google ของฉันกับงานที่ระบุไว้ในบันทึกการประชุมเหล่านี้
โซลูชันการจดบันทึกด้วย AI สำหรับการประชุมสามารถแปลงรายการสิ่งที่ต้องทำหรือจุดดำเนินการเป็นแผนงานส่วนบุคคลได้เช่นกัน เพื่ออำนวยความสะดวกในกระบวนการนี้ ระบบอาจวิเคราะห์บันทึกการประชุมในอดีต โปรไฟล์บุคคล ปฏิทินส่วนตัว ตารางเวลา ฯลฯ เพื่อค้นหาประเด็นที่เกิดขึ้นซ้ำ บทบาทของคุณในการประชุมเหล่านี้ กำหนดเวลาที่ต้องดำเนินการ และข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
จากนั้น จากข้อมูลเชิงลึกดังกล่าว พวกเขาจะสร้างแผนงานที่ปรับให้เหมาะกับแต่ละบุคคล โดยจัดลำดับความสำคัญของงาน มอบหมายบทบาทและความรับผิดชอบ รวมถึงกำหนดเส้นตาย การเปลี่ยนผ่านอย่างไร้รอยต่อจากแพลตฟอร์มการประชุมไปสู่บันทึกและระบบจัดการงานนี้ ช่วยให้การติดตามผลเป็นเรื่องง่ายขึ้น และสะดวกสบายยิ่งขึ้น สิ่งนี้ช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญที่สุดได้อย่างเต็มที่ และ มีส่วนร่วมอย่างมีคุณค่า ต่อความสำเร็จโดยรวมของทีม
ความท้าทายในการใช้ AI สำหรับบันทึกการประชุม
การขาดความละเอียดอ่อนทางภาษาธรรมชาติ: เครื่องมือ AI ได้ก้าวหน้าอย่างมากในการถอดเสียงพูดเป็นข้อความ อย่างไรก็ตาม พวกมันอาจประสบปัญหาในการจับความละเอียดอ่อนของคำพูดมนุษย์ เช่น อารมณ์ขัน การประชดประชัน หรือการอ้างอิงทางวัฒนธรรม ซึ่งอาจนำไปสู่ความเสี่ยงในการพลาดหรือตีความข้อมูลสำคัญผิด
การพึ่งพาคุณภาพเสียง: ประสิทธิภาพของ AI ขึ้นอยู่กับความชัดเจนของเสียงที่ป้อนเข้าเป็นอย่างมาก การมีเสียงพูดซ้อนทับ เสียงรบกวนจากพื้นหลังที่ดัง หรือคุณภาพเสียงที่ไม่ดี สามารถส่งผลต่อคุณภาพและความถูกต้องของการถอดเสียงโดยรวม
การรับรู้เชิงลึกที่ไม่ใช้คำพูดอย่างจำกัด: ส่วนสำคัญของการสื่อสารของมนุษย์อยู่ที่สัญญาณที่ไม่ใช้คำพูด เช่น สีหน้า ท่าทาง และน้ำเสียง ซึ่งให้บริบทที่มีคุณค่าในระหว่างการสนทนา อย่างไรก็ตาม เครื่องมือถอดเสียง AI อาจไม่สามารถจับและตีความสัญญาณที่ไม่ใช้คำพูดเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ข้อจำกัดทางภาษา: เครื่องมือถอดเสียงด้วย AI อาจไม่สามารถเข้าใจหรือถอดเสียงหลายภาษาหรือสำเนียงได้อย่างถูกต้องเสมอไป เครื่องมือสมัยใหม่กำลังพัฒนาขึ้น แต่ยังคงมีปัญหาในการจัดการกับบางภาษาหรือสำเนียงท้องถิ่นที่เข้มข้น ซึ่งอาจทำให้ความแม่นยำและความสมบูรณ์ของการถอดเสียงลดลง
การพึ่งพาอินเทอร์เน็ตที่เสถียร: เครื่องมือถอดเสียงด้วย AI มักต้องการการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เสถียรเพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งอาจก่อให้เกิดปัญหาในพื้นที่ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตไม่เสถียร
วิธีการนำเครื่องมือ AI มาใช้สำหรับบันทึกการประชุม
มีหลายวิธีในการสร้างบันทึกโดยใช้ผู้ช่วยประชุม AI มาดูตัวเลือกต่างๆ ที่ควรพิจารณาไปพร้อมๆ กัน ชมวิดีโออธิบายสั้นๆ นี้และอ่านต่อเพื่อสำรวจเครื่องมือเหล่านี้อย่างละเอียด!
ใช้ ASR สำหรับการถอดเสียงด้วย AI แบบเรียลไทม์
ด้วย ASR คุณสามารถตั้งค่าการถอดเสียงแบบเรียลไทม์และทำให้การจดบันทึกเป็นอัตโนมัติได้ คุณสมบัติอัจฉริยะที่ขับเคลื่อนด้วย AI เช่นClickUp Brainทำได้มากกว่าการสร้างบันทึก ใช้เพื่อถอดเสียงการบันทึกการประชุมที่จับได้ผ่าน Clips (รายละเอียดเพิ่มเติมในภายหลัง) จากนั้นคุณสามารถใช้การถอดเสียง AI เพื่อสแกนหาไฮไลท์ ข้ามวิดีโอโดยใช้เวลาที่ระบุ และคัดลอกส่วนที่ต้องการ
ใช้เครื่องมือบันทึกโน้ตด้วย AI เพื่อทบทวนบันทึกเสียง
ในขณะที่เครื่องมือ ASR สร้างการถอดความของการประชุมแบบเรียลไทม์ เครื่องมือ AI ที่มีความสามารถในการจดบันทึกจะทำงานร่วมกับไฟล์บันทึกเสียง
ClickUp Clipsเป็นวิธีอัจฉริยะในการยกระดับบันทึกข้อความแบบแมนนวลให้กลายเป็นสื่อที่มีคุณค่ามากขึ้น นี่คือวิธีที่คุณสามารถใช้มันในการประชุม:
- บันทึกกิจกรรมบนหน้าจอ หน้าต่างแอปพลิเคชัน หรือเดสก์ท็อปของคุณขณะนำเสนอ สอนผ่านวิดีโอ สาธิตการใช้งาน ฯลฯ
- กรอกข้อมูลถอดความ หมายเหตุ และเวลาที่บันทึกโดยอัตโนมัติเพื่อเน้นจุดสำคัญในการสนทนา
- แชร์คลิปวิดีโอสำหรับการมีส่วนร่วมแบบไม่พร้อมกันของสมาชิกทีมที่ไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมสดได้
เครื่องมือ AI เหล่านี้จะวิเคราะห์ไฟล์เสียงหรือวิดีโอเหล่านี้เพื่อ สร้างบันทึกโดยละเอียด คุณยังสามารถทดลองใช้งานฟังก์ชัน AI ขั้นสูง เช่น การระบุผู้พูด การค้นหาด้วยคำสำคัญ การสร้างเวลาที่ระบุ และการเน้นช่วงเวลาสำคัญ
ใช้ประโยชน์จากเครื่องมือสรุปการประชุม
ในบางกรณี คุณอาจมีบันทึกการประชุมที่ต้องการแปลงเป็นบันทึกย่อและสร้างสรุปที่กระชับจากผลลัพธ์ดังกล่าว ในกรณีอื่นๆ คุณอาจมีบันทึกการประชุมอยู่แล้วและต้องการสรุปเพียงอย่างเดียว ด้วย ClickUp Brain คุณสามารถ:
- วิเคราะห์การสนทนาและ ไฮไลต์รายการที่ต้องดำเนินการ โดยอัตโนมัติ จากนั้นแปลงประเด็นการสนทนาที่สามารถดำเนินการได้เป็นงานและมอบหมายให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อส่งเสริมความรับผิดชอบตั้งแต่เริ่มต้น
- สร้าง สรุปที่กระชับ จากการอภิปรายหรือการสนทนายาวๆ Brain จะตัดสิ่งที่ไม่จำเป็นออกไปเพื่อนำเสนอการตัดสินใจหลักและขั้นตอนถัดไปของการประชุมเพื่อช่วยให้ทีมมีความสอดคล้องกัน
- ใช้ฟีเจอร์สรุปเพื่อสร้างภาพรวมโดยย่อของการตัดสินใจที่สำคัญ รายการที่ต้องดำเนินการ และข้อสรุปสำคัญได้ในเพียงไม่กี่คลิก
เชื่อมต่อกับเครื่องมือการจัดการโครงการ
มีสองวิธีในการดำเนินการนี้ วิธีแรก คุณสามารถเลือกเครื่องมือจดบันทึกที่ใช้ ASR หรือ AI ซึ่งสามารถเชื่อมต่อกับแพลตฟอร์มการจัดการโครงการได้ วิธีที่สอง คุณสามารถเลือกใช้เครื่องมือการจัดการโครงการ เช่น ClickUp ที่มีฟีเจอร์ AI ในตัวสำหรับการจดบันทึกและการจัดการเอกสาร
นี่คือคุณสมบัติบางประการที่ทำให้ ClickUp เป็นซอฟต์แวร์โซลูชันที่ดีที่สุดที่ใช้ AI สำหรับบันทึกการประชุม:
1. เอกสาร
ClickUp Docsเป็นศูนย์กลางที่รวมเอกสารที่เกี่ยวข้องกับโครงการทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียว เป็นพื้นที่สำหรับการทำงานร่วมกันที่คุณและทีมของคุณสามารถ:
- บันทึกการประชุม เพื่อความสะดวกในการอ้างอิงและการจัดระเบียบที่ชัดเจน คุณสามารถแก้ไขบันทึกการประชุมเพื่อให้อ่านง่ายขึ้นโดยใช้ตัวเลือกการจัดรูปแบบต่างๆ เช่น หัวข้อ ข้อความแบบหัวข้อย่อย และตาราง (หมายเหตุ: คุณยังสามารถใช้ ClickUp Brain ในเอกสารได้อีกด้วย)
- ทบทวนและร่วมแสดงความคิดเห็นในบันทึกการประชุม เนื่องจากเอกสารเป็นแบบร่วมมือและสามารถแชร์ได้ ผู้เข้าร่วมสามารถ แสดงความคิดเห็น เพื่อเพิ่มบริบทและข้อมูลพื้นฐานเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่ได้พูดคุยกัน และเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดหรือความเข้าใจผิดใดๆ
- สร้าง ระบบจัดเก็บข้อมูลกลาง สำหรับบันทึกการประชุมทั้งหมดของคุณ แบ่งปันบันทึกกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อความโปร่งใส ความรับผิดชอบ และการเข้าถึงข้อมูล ในขณะที่ยังคงความสอดคล้องของทีมทั้งหมด
2. กระดานไวท์บอร์ด
ClickUp Whiteboardเป็นหนึ่งในเครื่องมือการทำงานร่วมกันมากมายบน ClickUp มันช่วยในการระดมความคิดและสร้างสรรค์ไอเดียในระหว่างการประชุมด้วยวิธีต่อไปนี้:
- แปลความคิดและแนวคิดให้เป็นรูปแบบที่มองเห็นได้ เช่น แผนภูมิความคิด แผนผัง และแผนภาพ ที่ส่งเสริม การสำรวจอย่างสร้างสรรค์และการร่วมมือ
- มองเห็นความสัมพันธ์และความเชื่อมโยงระหว่างงานหรือแนวคิดต่างๆ เพื่อรักษา การมุ่งเน้นที่ภาพรวม ขณะทำงานในรายละเอียดเล็กๆ
- ฝังไวท์บอร์ดลงในเนื้อหาการประชุมบน Docs เพื่อประสบการณ์การระดมความคิดและการพัฒนาโครงการแบบบูรณาการ
3. แม่แบบ
ClickUp ยังมีห้องสมุดที่เต็มไปด้วยเทมเพลตฟรีมากมายซึ่งสามารถ ปรับแต่งได้ 100% ตามความต้องการของโครงการหรือกระบวนการทำงานของคุณ
ตัวอย่างเช่นแม่แบบบันทึกการประชุมของ ClickUpมีโครงสร้างที่ชัดเจนสำหรับการบันทึกการประชุมเป็นเอกสารใน ClickUp ตั้งแต่กำหนดวาระการประชุมโดยละเอียด การเปลี่ยนแปลงในบันทึกการประชุมครั้งก่อน ไปจนถึงการประกาศต่างๆ แม่แบบนี้ครอบคลุมทุกอย่าง
ในทำนองเดียวกัน แม่แบบเอกสารที่ปรับแต่งได้สำหรับบันทึกการประชุม ClickUpก็มอบแนวทางที่ชัดเจน ด้วยการกำหนดแนวทางและโครงสร้างสำหรับการประชุมของคุณ คุณสามารถทำให้ทุกการประชุมมีคุณค่า ไม่ว่าจะเป็นการประชุมประจำวันหรือประจำปี
เนื่องจากคุณจะต้องเก็บบันทึกการประชุมทั้งหมดไว้ เราจึงมีเทมเพลตนี้ในClickUp Meeting Note Style ด้วย เทมเพลตการประชุมนี้จะบันทึกสรุปสั้นๆ ของแต่ละการประชุมในรูปแบบที่เรียบง่ายและสร้างคลังข้อมูลกลางที่สามารถค้นหาได้ ทำให้การจัดระเบียบบันทึกง่ายขึ้น พร้อมทั้งช่วยให้ทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถติดตามความคืบหน้าได้อย่างทันท่วงที
4. การผสานรวม
หากคุณสมบัติและศักยภาพที่ฝังแน่นของ ClickUp ยังไม่เพียงพอ คุณยังสามารถเลือกผสาน ClickUp เข้ากับเครื่องมือ แพลตฟอร์ม และระบบที่คุณมีอยู่ได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่น
ClickUp สามารถเชื่อมต่อกับ Google Meet และ Microsoft Teams สำหรับการประชุม วิดีโอ ได้เช่นกัน คุณสามารถเชื่อมต่อกับ Fireflies และ MeetGeek สำหรับการถอดความ แบบเรียลไทม์ ได้เช่นกัน การเชื่อมต่อเช่นนี้ช่วยให้คุณสามารถเพิ่มความสามารถในการจัดการโครงการที่ทรงพลังให้กับเครื่องมืออื่น ๆ และทำให้สามารถปรับขนาดได้
ตอบสนองความคาดหวังและก้าวไปไกลกว่าด้วย AI สำหรับการจดบันทึกการประชุม
ไม่ว่าคุณจะใช้เครื่องมือ AI สำหรับการนำเสนอและกำหนดการประชุม หรือใช้เพื่อสร้างคำบรรยายสดแบบปิด—AI กำลังได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นในด้านการจดบันทึกการประชุม ที่สำคัญกว่านั้น มันยังวาดภาพอนาคตที่ดีและน่าตื่นเต้นสำหรับสิ่งที่กำลังจะมาถึง
เมื่อเทคโนโลยีเติบโตขึ้น คุณจะพบกับผู้ช่วยประชุม AI ที่ใช้งานง่ายขึ้น มุ่งเน้นคุณค่า และสามารถนำไปปฏิบัติได้จริงมากขึ้น ฟีเจอร์ขั้นสูง เช่น การวิเคราะห์อารมณ์ จะช่วยให้คุณทราบถึงขวัญกำลังใจของทีม ในขณะที่การแปลภาษาแบบเรียลไทม์จะเชื่อมโยงผู้คนจากภูมิภาคต่างๆ เข้าด้วยกัน การเปลี่ยนแปลงนี้จะเป็นเพียงเรื่องของเวลาเท่านั้น
ดังนั้น การใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีนี้ให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้จึงเป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการก้าวนำหน้าการเปลี่ยนแปลงที่กำลังจะมาถึง แทนที่จะกระจายการลงทุนของคุณไปยังเครื่องมือหลากหลายประเภท ให้เลือกโซลูชันเดียวเพื่อผลตอบแทนที่มากขึ้น กล่าวอีกนัยหนึ่งคือ เริ่มต้นกับ ClickUp และปล่อยให้ AI เปลี่ยนแปลงการดำเนินงานธุรกิจของคุณ
สมัครฟรีบนClickUp ตอนนี้เพื่อทราบวิธีการ!