ตามสถาบันการจัดการโครงการ (PMI) ประสิทธิภาพโดยรวมของสำนักงานการจัดการโครงการเป็นหนึ่งในปัจจัยขับเคลื่อนหลัก 10 ประการของความสำเร็จของโครงการ หากไม่มีสิ่งนี้ คุณมีแนวโน้มที่จะประสบปัญหาในการจัดแนววัตถุประสงค์ การใช้ทรัพยากร และความรับผิดชอบ
โชคดีที่คุณสามารถสร้างกรอบการกำกับดูแล PMO ที่ปรับแต่งได้เองด้วยคู่มือที่มีประโยชน์นี้ เราจะพาคุณไปทำความเข้าใจเกี่ยวกับการกำกับดูแล PMO เหตุผลที่คุณควรนำไปใช้ และประโยชน์ที่คุณสามารถคาดหวังได้จากกรอบการทำงานที่มีประสิทธิภาพ 👀
คุณจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับองค์ประกอบต่าง ๆ ของแผนการกำกับดูแล และบทบาทของ PMO ภายในองค์กร นอกจากนี้ เรายังมีแผนห้าขั้นตอนที่สามารถปรับแต่งได้สำหรับการจัดตั้งโครงสร้างการกำกับดูแลโครงการที่มีประสิทธิภาพสำหรับบริษัทของคุณ
อะไรคือ การกำกับดูแล PMO?
การกำกับดูแลสำนักงานบริหารโครงการ (PMO) คือกรอบกระบวนการและแนวปฏิบัติที่กำหนดวิธีการตัดสินใจ แนวทางในการบริหารโครงการ และการประเมินความสำเร็จของโครงการ กรอบงานนี้ช่วยให้มั่นใจว่าทุกโครงการ นโยบาย และขั้นตอนปฏิบัติเป็นไปตามเป้าหมาย จริยธรรมและหลักการบริหารโครงการขององค์กร 🙌
การกำกับดูแลโครงการวางรากฐานสำหรับ:
- กระบวนการตัดสินใจ
- การจัดสรรทรัพยากร
- การจัดการความเสี่ยง
- ความรับผิดชอบที่มีโครงสร้าง
ขึ้นอยู่กับโครงสร้างของบริษัท การกำกับดูแลโครงการอาจนำโดยผู้จัดการโครงการ สมาชิกคณะกรรมการ หรือพนักงานอาวุโสหลายคน ในองค์กรขนาดใหญ่ โครงสร้างการกำกับดูแลอาจเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบและถ่วงดุลหลายขั้นตอนจากผู้บริหารอาวุโสจากหลายแผนก
การกำกับดูแลโครงการเป็นส่วนสำคัญของการบริหารโครงการมันกำหนดนโยบายและขั้นตอนที่ชัดเจนซึ่งทำให้ผู้ตัดสินใจมีความรับผิดชอบ นอกจากนี้ยังสร้างความโปร่งใส ลดโอกาสของข้อผิดพลาดที่อาจทำให้โครงการล้มเหลว และนำไปสู่การมาตรฐานสำหรับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดจากผู้จัดการโครงการของคุณ
การทำความเข้าใจเกี่ยวกับ PMO และบทบาทของมันภายในองค์กร
PMO คือแผนกที่สร้างและติดตามมาตรฐานสำหรับทุกโครงการที่บริษัทดำเนินการ ซึ่งแตกต่างจากการบริหารโครงการที่ดูแลงานประจำวันซึ่งมีส่วนช่วยให้บรรลุผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจง การกำกับดูแล PMO เป็นกรอบการทำงานที่ใหญ่กว่าซึ่งประกอบด้วยกฎระเบียบที่ออกแบบมาเพื่อควบคุมทุกแง่มุมของโครงการ
บทบาทของ PMO คือการมาตรฐานกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับโครงการเพื่อให้สอดคล้องกับคุณค่าและเป้าหมายของบริษัทตลอดจนการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย PMO มักมีข้อเสนอคุณค่าที่สรุปคุณค่าที่บริษัทมอบให้แก่ลูกค้าหรือผู้ใช้บริการ
นี่คือตัวอย่างของข้อเสนอคุณค่าของ PMO:
- Airbnb: "Airbnb มีอยู่เพื่อสร้างโลกที่ทุกคนสามารถเป็นส่วนหนึ่งได้ทุกที่ มอบการเดินทางที่ดีต่อสุขภาพซึ่งมีความเป็นท้องถิ่น แท้จริง มีความหลากหลาย เปิดกว้าง และยั่งยืน"
- Slack: "Slack ช่วยประหยัดเวลาโดยการทำลายกำแพงการสื่อสารและระบบที่แยกออกจากกัน"
- ClickUp: "แอปเดียวที่แทนทุกแอป"
ในขณะที่กระบวนการบริหารจัดการ PMO แบบดั้งเดิมมุ่งเน้นเพียงการปฏิบัติตามมาตรฐานที่กำหนดไว้เท่านั้น PMO ในยุคใหม่มีบทบาทเชิงกลยุทธ์มากขึ้น หรือที่เรียกว่า PMO เชิงกลยุทธ์ หรือ PMO ระดับองค์กร (EPMO) PMO เชิงกลยุทธ์ไม่ได้เน้นแค่การปฏิบัติตามกฎเกณฑ์เท่านั้น แต่ยังมุ่งสร้างความเป็นหนึ่งเดียวกัน ส่งเสริมความคล่องตัว และใช้เทคโนโลยีเป็นพลังขับเคลื่อนนวัตกรรม 💡
แทนที่จะมุ่งเน้นเพียงการดำเนินโครงการและบริหารแผนงานเท่านั้น PMO เชิงกลยุทธ์จะปรับการกำกับดูแลให้สอดคล้องกับความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและวัตถุประสงค์ทางธุรกิจในภาพรวม โดยคำนึงถึงคุณค่าที่นำเสนอเป็นสำคัญ
ในอดีต ผู้นำใน PMO จะประเมินว่ากิจกรรมของโครงการสอดคล้องกับกฎเกณฑ์ที่กำหนดไว้หรือไม่ ใน PMO สมัยใหม่ ผู้นำจะเลือกโครงการและวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ที่สอดคล้องกับเป้าหมายของบริษัทในวงกว้างมากขึ้น
PMO สมัยใหม่มีความยืดหยุ่นในด้านโครงสร้างมากกว่าที่เคยเป็นมา เฟรมเวิร์กต่างๆ นำวิธีการแบบアジลมาใช้มากขึ้นเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการและผู้นำทีมสามารถปรับเปลี่ยนและปรับตัวได้ง่ายขึ้นโดยไม่กระทบต่อโปรโตคอลการกำกับดูแล ⚖️
ผลลัพธ์คือกรอบการทำงานที่มีการมุ่งเน้นข้ามสายงานมากขึ้น การทำงานร่วมกัน และโครงสร้างการตัดสินใจที่ยืดหยุ่น
5 องค์ประกอบของการกำกับดูแลโครงการ
การบริหารโครงการประกอบด้วยหลายองค์ประกอบ—และไม่ได้เป็นเพียงรายการกฎที่ต้องปฏิบัติตามเท่านั้น มาเจาะลึกองค์ประกอบต่าง ๆ ของการบริหารโครงการ รวมถึงรูปแบบ การจัดการความเสี่ยง และกระบวนการควบคุม 🏊
1. รูปแบบการกำกับดูแล
รูปแบบหรือกรอบการกำกับดูแลควรคำนึงถึงบุคลากร โครงสร้าง และข้อมูลภายในบริษัทของคุณ โดยจะเป็นรากฐานของกฎระเบียบโครงการ ดังนั้นวิธีการจึงควรปรับให้เหมาะสมกับความต้องการทางธุรกิจและโครงการเฉพาะของคุณ
เริ่มต้นด้วยการวิจัยและวิเคราะห์โครงการของคุณเพื่อพิจารณาว่าโมเดลการกำกับดูแลของคุณควรมีความเข้มงวดเพียงใด สำหรับธุรกิจที่ทำงานในโครงการที่มีความปลอดภัยสูง โมเดลการกำกับดูแลของคุณควรมีความเข้มงวดมากขึ้น สำหรับสตาร์ทอัพที่ทำงานกับผลิตภัณฑ์นวัตกรรมที่ต้องการการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว โมเดลการกำกับดูแลของคุณอาจต้องมีความยืดหยุ่นหรือสามารถปรับตัวได้มากขึ้น
อย่างน้อยที่สุด โมเดลการกำกับดูแลของคุณควร:
- พิจารณาขอบเขตของโครงการ
- กำหนดแนวทางสำหรับกรอบเวลาของโครงการ
- จัดการกับความซับซ้อนของโครงการและวงจรชีวิตของโครงการที่แตกต่างกัน
- ประเมินความเสี่ยงและสร้างโครงสร้างเพื่อลดความเสี่ยง
- ให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีส่วนร่วมในการให้ข้อมูล
โปรดจำไว้ว่าแบบจำลองการกำกับดูแลควรสอดคล้องกับเป้าหมายและคุณค่าของบริษัทคุณด้วย ตัวอย่างเช่น กรอบการกำกับดูแลที่สวนสนุกใช้จะแตกต่างอย่างมากจากกรอบการกำกับดูแลที่บริษัทภาษีใช้
ทำไม? เพราะภารกิจและคุณค่าของหน่วยงานเหล่านี้แตกต่างกัน. ในขณะที่สวนสนุกอาจมุ่งเน้นความปลอดภัยของผู้มาเยือน บริษัทภาษีอาจมุ่งเน้นการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย. 🎡
มีรูปแบบการบริหารโครงการที่แตกต่างกันหลายแบบที่คุณสามารถพิจารณาได้ ซึ่งรวมถึง:
- รูปแบบคณะกรรมการที่ปรึกษา: กรอบการทำงานที่กลุ่มผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมทำหน้าที่เป็นคณะกรรมการที่ปรึกษาเพื่อช่วย CEO หรือผู้นำระดับสูงอื่นๆ ในการตัดสินใจในขั้นตอนต่างๆ ของโครงการ ตัวอย่างทั่วไปของอุตสาหกรรมที่ใช้รูปแบบนี้ ได้แก่ หน่วยดับเพลิง เขตการศึกษา และองค์กรไม่แสวงหาผลกำไร
- วัตถุประสงค์การควบคุมสำหรับข้อมูลและเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้อง (COBIT): พัฒนาโดยISACA, COBIT เป็นแบบจำลองการกำกับดูแลที่มุ่งเน้นด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ โดยเน้นที่กฎระเบียบ, การปฏิบัติตามข้อกำหนด, และการคุ้มครองข้อมูล 🔐
- รูปแบบทีมผู้บริหาร: พบได้ทั่วไปในบริษัทขนาดเล็กและขนาดกลาง รูปแบบนี้สร้างคณะกรรมการหรือคณะกรรมการกำกับดูแลในแต่ละแผนก โดยมีผู้นำที่ร่วมมือกันวางรากฐานสำหรับการกำกับดูแล ออกแบบมาเพื่อใช้ความเชี่ยวชาญของแต่ละบุคคลในการตัดสินใจที่รวดเร็วขึ้นและความรับผิดชอบร่วมกันในการกำกับดูแลข้ามแผนก
2. ความรับผิดชอบและหน้าที่
การกำกับดูแลของ PMO กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบสำหรับสมาชิกทีมโครงการทุกคน ซึ่งช่วยให้เกิดความรับผิดชอบที่ชัดเจนยิ่งขึ้น และกำหนดอย่างชัดเจนว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในการตัดสินใจในทุกขั้นตอนของวงจรชีวิตการบริหารโครงการ ✅
โดยการกำหนดมาตรฐานการกำกับดูแลตั้งแต่เริ่มต้น ผู้จัดการโครงการสามารถสร้างกระบวนการทำงานที่ดีขึ้นและหลีกเลี่ยงปัญหาคอขวดได้ ซึ่งจะช่วยขจัดความสับสนว่าใครรับผิดชอบอะไรในโครงการ ในขณะเดียวกัน การกำหนดระดับอำนาจหน้าที่ยังสร้างความชัดเจนในลำดับความรับผิดชอบ และทำให้ง่ายต่อการให้สิทธิ์และการเข้าถึงทรัพยากรต่างๆ ระหว่างดำเนินโครงการ
3. การมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
รูปแบบการบริหารจัดการที่ดีจะดึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกฝ่ายของโครงการเข้ามามีส่วนร่วมในกระบวนการ เมื่อพูดถึงการบริหารโครงการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่พบบ่อย ได้แก่ บุคลากรที่ปฏิบัติงานในโครงการและผู้สนับสนุนโครงการหรือผู้ลงทุนในด้านการกำกับดูแล ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะเป็นกลุ่มบุคคลที่กว้างกว่า—รวมถึงทุกคนที่ได้รับผลกระทบจากโครงการและวัตถุประสงค์ของโครงการด้วย
เมื่อสร้างแบบจำลองการกำกับดูแล ให้เริ่มต้นด้วยการระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดที่อาจเกิดขึ้น ต่อมา กรอบการทำงานของคุณควรสร้างแผนการสื่อสารเพื่ออัปเดตผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคน, ระเบียบวิธีสำหรับการจัดการความคาดหวัง, และแนวทางสำหรับผู้ที่มีอำนาจตัดสินใจ
4. การจัดการความเสี่ยงและปัญหา
ทุกโครงการมีความเสี่ยงที่แฝงอยู่ และกรอบการกำกับดูแลของคุณควรพยายามลดความเสี่ยงเหล่านี้ก่อนที่จะทำให้โครงการล้มเหลว เมื่อคุณกำลังสร้างกรอบการกำกับดูแลของ PMO ของคุณ ให้สร้างระบบสำหรับการระบุ การจำแนกประเภท และการจัดลำดับความสำคัญของความเสี่ยงหรือปัญหา ให้โครงสร้างมีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะจัดการกับปัญหาประเภทต่างๆ แต่ชัดเจนเพียงพอที่จะนำทางทุกคนในโครงการผ่านแผนการจัดการความเสี่ยง
5. การจัดการโครงการ กระบวนการควบคุม
คุณไม่สามารถสร้างกรอบการกำกับดูแลแล้วจบในวันเดียวได้ แผนที่มีประสิทธิภาพต้องได้รับการตรวจสอบและทบทวนอย่างสม่ำเสมอ คุณจำเป็นต้องเปรียบเทียบผลลัพธ์และความพยายามกับแบบจำลองการกำกับดูแลฐานของคุณเป็นประจำ ประเมินพื้นที่ใด ๆ ที่ไม่ปฏิบัติตามขั้นตอนและพิจารณาว่าสาเหตุนั้นมาจากคำแนะนำที่ไม่ชัดเจนหรือความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลงโครงสร้าง 👨🏽💻
ในระหว่างการทบทวนของคุณ อย่าลืมขอความคิดเห็นจากผู้มีอำนาจตัดสินใจและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ปฏิบัติตามแผนการกำกับดูแล ด้วยการทบทวนอย่างสม่ำเสมอ คุณสามารถระบุพื้นที่ที่ต้องปรับปรุงและปรับรูปแบบการกำกับดูแลให้เหมาะสมกับความต้องการของบริษัทของคุณ
วิธีการใช้กรอบการกำกับดูแล PMO
นี่คือวิธีการสร้างและใช้กรอบการกำกับดูแลโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ ในเพียงห้าขั้นตอน คุณสามารถสร้างแบบจำลองที่ทำงานเพื่อตอบสนองความต้องการและค่านิยมเฉพาะของบริษัทของคุณได้ 🏆
- ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย: สร้างรายชื่อทุกคนที่จะได้รับผลกระทบจากโครงการ รวมถึงสมาชิกในทีมและบุคคลภายนอก เช่น ผู้ขายและซัพพลายเออร์
- กำหนดวัตถุประสงค์: ระบุและจัดลำดับความสำคัญของเป้าหมายทางธุรกิจ พันธกิจของบริษัทหนังสือบริคณห์สนธิโครงการ และคุณค่าของโครงการ
- ออกแบบและดำเนินการโครงสร้างการกำกับดูแล: สร้างโครงสร้างที่โปร่งใสซึ่งระบุบทบาท ความคาดหวัง และความรับผิดชอบสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ โครงสร้างนี้อาจมีความซับซ้อนและอาจต้องแบ่งออกเป็นคณะกรรมการย่อย บริษัทย่อย หรือการทบทวนของแผนกต่างๆ ระบุให้ชัดเจนว่ากระบวนการตัดสินใจจะดำเนินการอย่างไร ใครเป็นผู้รับผิดชอบ และกระบวนการกำกับดูแลเหล่านี้จะได้รับการตรวจสอบอย่างไร
- กำหนดและติดตามความก้าวหน้า: อธิบายว่าการปฏิบัติตามกรอบการกำกับดูแล PMO มีลักษณะอย่างไร และติดตามความก้าวหน้าอย่างสม่ำเสมอตั้งแต่การเริ่มต้นโครงการจนถึงการเสร็จสิ้น
- ทบทวนและแก้ไขความไม่สอดคล้อง: การกำกับดูแลเป็นโครงการที่ดำเนินอย่างต่อเนื่อง จัดตั้งระบบการทบทวนและทบทวนอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามและปรับปรุงแนวทางปฏิบัติเพื่อแก้ไขข้อบกพร่องในกรอบการจัดการที่มีอยู่
ขั้นตอนเหล่านี้ควรถูกมองว่าเป็นแนวทาง ไม่ใช่คู่มือที่เคร่งครัด "ทำอย่างไร"บริษัทที่มีโครงสร้าง PMOที่ซับซ้อนอาจต้องการขั้นตอนเพิ่มเติม และอาจจำเป็นต้องแบ่งขั้นตอนเหล่านี้ออกเป็นส่วนย่อยที่จัดการได้ง่ายขึ้น
อย่าลืมปรับกรอบการกำกับดูแลให้เหมาะสมกับความต้องการเฉพาะของธุรกิจของคุณ และทบทวนโมเดลนี้อยู่เสมอ โดยเฉพาะในช่วงเริ่มต้น เพื่อที่จะสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสมตลอดเส้นทาง
ประโยชน์ของการบริหารจัดการ PMO และแนวโน้มในอนาคต
ชัดเจนว่าการสร้างการกำกับดูแล PMO ช่วยให้องค์กรของคุณปฏิบัติตามกฎระเบียบต่างๆ ได้ แต่ยังมีคุณค่าในรูปแบบที่คุณอาจไม่คาดคิดอีกด้วย ที่จริงแล้ว การใช้เวลาในการกำหนดกฎและแนวทางเหล่านี้จะส่งผลดีต่อการปรับตัว การเลือกโครงการ และการตัดสินใจ ⚒️
นี่คือประโยชน์บางประการของกรอบการกำกับดูแลที่มีประสิทธิภาพ:
- การมุ่งเน้นโครงการที่ดีขึ้น: ด้วยกระบวนการที่ชัดเจนขึ้น ข้อเสนอคุณค่า และหน่วยงานกำกับดูแล ทำให้ผู้นำสามารถเลือกโครงการที่มีส่วนช่วยมากที่สุดต่อผลกำไรของบริษัทได้ง่ายขึ้น
- ความคาดหวังและความรับผิดชอบที่ชัดเจนยิ่งขึ้น: ด้วยกฎเกณฑ์ที่ชี้แนะความคาดหวังและอำนาจหน้าที่ ทุกคนในทีมจะทราบว่าใครรับผิดชอบอะไร ซึ่งหมายถึงการมีความเป็นเจ้าของในบทบาทของตนเองมากขึ้นและการสื่อสารที่ผิดพลาดน้อยลง
- การปรับปรุงการจัดการความเสี่ยง: การกำกับดูแลของ PMO สร้างโครงสร้างการตัดสินใจที่ทำให้ผู้นำทีมสามารถประเมินและป้องกันความเสี่ยงได้ง่ายขึ้น การรู้ว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในการตัดสินใจยังทำให้การยกระดับปัญหาเป็นเรื่องง่ายขึ้น—สมาชิกในทีมรู้ว่าต้องแจ้งใครเพื่อให้สามารถดำเนินการได้อย่างรวดเร็ว
- การปรับตัวที่รวดเร็วขึ้น: ด้วยแนวทางที่เป็นนวัตกรรม ผู้นำสามารถปรับตัวและเปลี่ยนแปลงโครงการได้ง่ายขึ้น พร้อมทั้งปรับปรุงโครงสร้างการบริหารให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น
ด้วยการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล กระบวนการทำงานแบบดั้งเดิมของบริษัทกำลังเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว และระบบการกำกับดูแลของ PMO ก็ไม่ใช่ข้อยกเว้น ด้วยการมาถึงของการทำงานทางไกล ปัญญาประดิษฐ์ และการอัตโนมัติ PMO จำเป็นต้องปรับตัวและสร้างโครงสร้างเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้
ต่อไปนี้คือแนวโน้มในอนาคตของการบริหารจัดการ PMO:
- การยอมรับการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลและระบบอัตโนมัติ: อัลกอริทึมของปัญญาประดิษฐ์และการเรียนรู้ของเครื่องให้การวิเคราะห์เชิงคาดการณ์สำหรับความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นและความล่าช้าของโครงการ การเร่งการวิเคราะห์นี้ทำให้บุคลากรใน PMO สามารถสร้างแผนการจัดการความเสี่ยงและแผนโครงการที่ครอบคลุมมากขึ้น และปรับปรุงการจัดการพอร์ตโฟลิโอโครงการให้เสร็จสิ้นในเวลาเพียงครึ่งเดียว
- มุ่งสู่การตัดสินใจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล: ข้อมูลคือราชาและเป็นแรงขับเคลื่อนเบื้องหลังการตัดสินใจในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจส่วนใหญ่ในแต่ละวัน นอกจากนี้ยังเป็นองค์ประกอบสำคัญที่เพิ่มขึ้นในกรอบการทำงานของ PMO แทนที่จะกำหนดผู้ตัดสินใจ โมเดล PMO จะเจาะลึกลงไปในวิธีการตัดสินใจ ควรใช้ตัวชี้วัดใดในการตัดสินใจ และกระบวนการติดตามใดที่ต้องปฏิบัติตามเพื่อให้มั่นใจในประสิทธิภาพของโครงการ 🎯
- เน้นนวัตกรรมและการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง: โดยทั่วไปแล้ว การกำกับดูแล PMO เป็นกระบวนการที่เกิดขึ้นเพียงครั้งเดียว แต่ในปัจจุบัน PMO ได้พัฒนาอย่างต่อเนื่อง โดยผู้นำ PMO เรียนรู้จากความสำเร็จและความล้มเหลว การอัปเดตที่พัฒนาขึ้นช่วยขับเคลื่อนนวัตกรรมและปรับปรุงแนวทางปฏิบัติมาตรฐาน
- การนำ วิธีการจัดการโครงการแบบ Agile มาใช้: ด้วยการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง ผู้นำ PMO จึงนำวิธีการแบบ Agile มาใช้เพื่อให้โครงการสามารถปรับเปลี่ยนและปรับจุดเน้นได้เมื่อสภาพแวดล้อมเปลี่ยนแปลง—โดยไม่ทำให้ความก้าวหน้าของโครงการหยุดชะงัก
การจัดตั้งกรอบการกำกับดูแล PMO ที่มีประสิทธิภาพ
พร้อมที่จะจัดตั้งกรอบการกำกับดูแล PMO หรือยัง? ที่นี่คุณจะพบขั้นตอนที่เป็นประโยชน์ในการสร้างแผนการกำกับดูแล PMO ที่มีประสิทธิภาพ แต่ละขั้นตอนได้รับการสนับสนุนโดยหลักการพื้นฐานและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อให้คุณสามารถปรับแต่งแต่ละขั้นตอนให้เหมาะกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ
1. วิเคราะห์องค์กรที่มีอยู่ของคุณ
ก่อนที่คุณจะสามารถสร้างกรอบการกำกับดูแล PMO ที่มีประสิทธิภาพได้ คุณต้องทบทวนวิธีการดำเนินโครงการในปัจจุบันภายในธุรกิจของคุณ คิดถึงประเภทของโครงการที่คุณมุ่งเน้นและหากมีกรอบการทำงานที่มีอยู่แล้ว ถามตัวเองว่าคุณมีแผนสำหรับการจัดการทรัพยากรโครงการหรือไม่ และมีแนวทางสำหรับการจัดสรรทรัพยากรหรือไม่ 💰
สิ่งอื่นที่ควรพิจารณา ได้แก่:
- คุณจัดการกับการเปลี่ยนแปลงของโครงการอย่างไร?
- คุณเลือกและจัดลำดับความสำคัญของโครงการอย่างไร?
- โครงการมักถูกส่งมอบตรงเวลาหรือไม่ และหากไม่เป็นเช่นนั้นจะเกิดอะไรขึ้น?
- สมาชิกทีมและผู้นำโครงการมีตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก(KPIs) หรือตัวชี้วัดอื่น ๆ สำหรับประเมินผลการดำเนินงานของโครงการหรือไม่?
เมื่อคุณทราบแล้วว่ากระบวนการใดที่คุณมีอยู่แล้ว คุณสามารถปรับโครงสร้างใหม่หรือสร้างกระบวนการใหม่ขึ้นมาเพื่อใช้เป็นพื้นฐานของแผนการกำกับดูแลของคุณได้
2. กำหนดวัตถุประสงค์และโครงสร้างของ PMO ของคุณ
PMO ของคุณควรมีวัตถุประสงค์ ไม่ว่าจะเป็นการสร้างข้อมูลเชิงลึกเพื่อตอบสนองข้อกำหนดด้านกฎระเบียบหรือการสร้างกระบวนการเพื่อส่งมอบโครงการให้ตรงเวลาและอยู่ในงบประมาณ กำหนดวัตถุประสงค์ของ PMO ของคุณให้ชัดเจน จากนั้นสร้างโครงสร้างพื้นฐานเพื่อตอบสนองเป้าหมายเหล่านั้น
หากคุณต้องการ PMO เพื่อวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ คุณจะต้องมีโครงสร้างที่ระบุขั้นตอนการทำงานและขั้นตอนการตัดสินใจที่นำไปสู่เป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง หากคุณต้องการ PMO ที่ให้คำปรึกษา โครงสร้างของคุณอาจรวมถึงคณะกรรมการหรือคณะกรรมการที่ปรึกษาเป็นส่วนหนึ่งของโครงสร้าง คุณต้องระลึกไว้ว่าคุณอาจมีแผน PMO หลายแผนสำหรับเป้าหมายที่ต่างกันหรืออยู่ในระดับที่ต่างกันหากองค์กรของคุณใหญ่หรือซับซ้อน
ใช้เครื่องมือเช่นClickUp Goalsเพื่อกำหนดวัตถุประสงค์ของคุณอย่างชัดเจน จัดวางกระบวนการทำงาน และเน้นจุดสำคัญเพื่อให้บรรลุผลลัพธ์ที่ต้องการ ด้วยเครื่องมือระดมความคิดในตัวและเป้าหมายที่สามารถวัดผลได้ ทำให้การกำหนดและติดตามความคืบหน้าของกรอบงาน PMO ของคุณเป็นเรื่องง่าย
3. หาคนที่เหมาะสม
กรอบการกำกับดูแลของ PMO จะมีประสิทธิภาพเพียงใดนั้นขึ้นอยู่กับบุคลากรเป็นหลัก คุณอาจเลือกใช้บุคลากรที่มีอยู่ในบริษัทอยู่แล้ว หรือนำบุคคลภายนอกองค์กรเข้ามาดำรงตำแหน่งสำคัญภายใน PMO ก็ได้ 🤝
ไม่ว่าคุณจะตัดสินใจจัดโครงสร้างอย่างไร ให้พิจารณาทักษะที่จำเป็นสำหรับความสำเร็จของกรอบการทำงานของคุณ ทักษะเหล่านี้อาจเป็นทักษะอ่อน เช่น การทูตหรือการตัดสินใจ หรืออาจเป็นทักษะเชิงเทคนิค เช่น ใบรับรองจากหน่วยงานกำกับดูแล
4. จัดวางแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดอย่างชัดเจน
การกำกับดูแลของสำนักงานบริหารโครงการ (PMO) เป็นกระบวนการบริหารการเปลี่ยนแปลง ดังนั้นการสื่อสารที่ชัดเจนและความคาดหวังที่ชัดเจนจึงเป็นกุญแจสำคัญสู่ความสำเร็จ กำหนดวิธีการและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่คุณคาดหวังให้ผู้เข้าร่วมทุกคนใช้ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้ควรครอบคลุมทุกด้านตั้งแต่การจัดทำงบประมาณและการใช้ทรัพยากรไปจนถึงการจัดการความเสี่ยงและขั้นตอนการประกันคุณภาพ
ทำให้ทุกทีมและบุคคลสามารถค้นหาแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้ได้ง่าย และนำไปใช้ในทุกขั้นตอนของโครงการ ความชัดเจนของคุณและความง่ายที่คุณทำให้ผู้คนสามารถปฏิบัติตามแนวทางเหล่านี้ได้ จะยิ่งเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จของโครงการ
5. ดำเนินการและติดตามแผนการกำกับดูแล PMO
เมื่อได้วางรากฐานทั้งหมดเรียบร้อยแล้ว ถึงเวลาที่จะนำกรอบการกำกับดูแล PMO ของคุณไปปฏิบัติและติดตามผล ใช้เครื่องมือเช่นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของ ClickUpเพื่อติดตามกระบวนการทำงาน ติดตามความคืบหน้า และรับมุมมองที่ละเอียดตลอดวงจรชีวิตของโครงการ 📈
สร้างระบบการจัดการโครงการที่ปรับแต่งได้เพื่อกำหนดกระบวนการ ความรับผิดชอบ และขั้นตอนการทำงาน เพิ่มฟิลด์ที่กำหนดเอง ความสัมพันธ์ระหว่างงาน และลำดับความสำคัญ และใช้มุมมองที่กรองแล้วเพื่อเจาะลึกข้อมูลที่สำคัญที่สุด ใช้มันเพื่อจัดการทุกองค์ประกอบของการกำกับดูแล PMO ตั้งแต่การตั้งวัตถุประสงค์ไปจนถึงการสร้างและแบ่งปันข้อมูลผ่านClickUp Docs
ใช้หลายมุมมองของ ClickUpเพื่อดูโครงการและงานในรูปแบบรายการ กระดาน หรือแดชบอร์ด ด้วย ClickUp คุณสามารถปรับกระบวนการทำงานได้อย่างง่ายดายด้วยเครื่องมือ AIและระบบอัตโนมัติที่มีในตัว ซึ่งช่วยให้ขั้นตอนการทำงานง่ายขึ้น นอกจากนี้ ความสามารถในการปรับแต่งในระดับสูงยังช่วยให้คุณปรับเปลี่ยนแนวทางได้เมื่อจำเป็น โดยไม่ส่งผลกระทบต่อกำหนดการส่งมอบโครงการอย่างมีนัยสำคัญ ⏳
ClickUp ยังมีเทมเพลตมากกว่า 1,000 แบบให้เลือกใช้ ช่วยให้การสร้างแนวทางปฏิบัติของ PMO และขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOP) เป็นเรื่องง่ายยิ่งขึ้นใช้เทมเพลตการจัดการโครงการเพื่อกำหนดวัตถุประสงค์และกระบวนการที่เชื่อมโยงกับแผนการกำกับดูแลของ PMO ของคุณ
6. ทบทวนและปรับปรุงตามความจำเป็น
การกำกับดูแล PMO ไม่ใช่โครงการที่ทำเพียงครั้งเดียวเท่านั้น ควรสร้างและกำหนดตารางการทบทวนขั้นตอนและกระบวนการของคุณอย่างสม่ำเสมอ สร้างระบบสำหรับแจ้งเตือนปัญหาและส่งต่อให้บุคคลที่เหมาะสมเพื่อให้สามารถดำเนินการเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว 🚨
โปรดทราบว่าข้อกำหนดของ PMO ของคุณอาจเปลี่ยนแปลงได้เมื่อองค์กรของคุณเติบโตหรือขยายเข้าสู่ธุรกิจใหม่ ๆ ควรมีความยืดหยุ่นและริเริ่มในการปรับโครงสร้างหรือสร้าง PMO ใหม่เมื่อมีความจำเป็น
คำถามที่พบบ่อย
ยังต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับกรอบการกำกับดูแล PMO อยู่หรือไม่? นี่คือคำถามที่พบบ่อยที่สุดที่เราได้รับพร้อมคำตอบ
1. กรอบงาน PMO คืออะไร?
กรอบการทำงานของ PMO คือชุดของกฎระเบียบที่กำหนดวิธีการที่ทีมบริหารและบุคคลควรจัดการทุกแง่มุมของกระบวนการโครงการ กรอบงานนี้มักจะรวมถึงการปรับกฎเกณฑ์การบริหารให้สอดคล้องกับพันธกิจและค่านิยมของบริษัท กรอบการทำงานที่แน่นอนจะแตกต่างกันไปในแต่ละบริษัทและถูกปรับให้เหมาะสมกับความซับซ้อนและความต้องการของธุรกิจ
2. ฉันจะตั้งค่า การกำกับดูแล PMO ได้อย่างไร?
ในการจัดตั้งการกำกับดูแล PMO คุณต้องวิเคราะห์องค์กรที่มีอยู่ กำหนดวัตถุประสงค์และผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และระบุขอบเขตของรูปแบบการกำกับดูแล ด้วยข้อมูลนี้ คุณจะเลือกบุคคลที่เหมาะสม สร้างกระบวนการตัดสินใจ และกำหนดแนวปฏิบัติและวิธีการที่ดีที่สุดสำหรับการกำกับดูแล เมื่อการกำกับดูแล PMO ของคุณถูกสร้างขึ้นแล้ว คุณจะต้องทบทวนและปรับปรุงให้เป็นปัจจุบันตามความจำเป็น
3. อะไรคือเสาหลักสามประการของการบริหารโครงการ?
เสาหลักสามประการของการบริหารโครงการประกอบด้วย โครงสร้าง บุคลากร และข้อมูล โครงสร้างประกอบด้วยกระบวนการตัดสินใจทั้งหมด กระบวนการทำงาน และความสัมพันธ์ที่พึ่งพาอาศัยกัน พร้อมคำอธิบายที่ชัดเจนสำหรับขั้นตอนทั้งหมดที่สมาชิกทีมต้องปฏิบัติตาม เสาหลักด้านบุคลากรหมายถึงการบริหารจัดการในการจ้างบุคคลที่เหมาะสมสำหรับแต่ละงาน เสาหลักด้านข้อมูลรวมถึงแผนการสื่อสารที่ช่วยให้การอัปเดตเป็นไปอย่างราบรื่น และสร้างความคาดหวังที่ชัดเจนสำหรับการหารือเมื่อเกิดปัญหาในโครงการ
นำกรอบการทำงาน PMO ที่มีประสิทธิภาพมาใช้เพื่อโครงการที่ประสบความสำเร็จมากขึ้น
กรอบการทำงานของ PMO ที่มีประสิทธิภาพสามารถทำให้โครงการของคุณประสบความสำเร็จมากขึ้น ตั้งแต่กระบวนการทำงานที่ดีขึ้นไปจนถึงคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญที่มีทักษะสูง PMO เป็นหนึ่งในวิธีที่จะทำให้แน่ใจว่าโครงการทั้งหมดของคุณสร้างคุณค่าให้กับบริษัทของคุณมากขึ้น
ลงทะเบียนใช้ ClickUpวันนี้และเริ่มจัดการกรอบงาน PMO ของคุณ ใช้เพื่อวางรากฐานสำหรับกรอบงานของคุณด้วยเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน นอกจากนี้ ยังช่วยให้กระบวนการตัดสินใจเป็นไปอย่างราบรื่นด้วยงานที่มอบหมายความรับผิดชอบและความรับผิดชอบทั่วทั้งองค์กรของคุณ ตั้งแต่การแบ่งปันเอกสารไปจนถึงการวางแผนกระบวนการที่ราบรื่นยิ่งขึ้น ClickUp ทำให้การกำกับดูแล PMO เป็นเรื่องง่าย ✨