การเชี่ยวชาญกระบวนการวนซ้ำเพื่อส่งเสริมการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

การจัดการโครงการเป็นงานที่ท้าทายและซับซ้อนซึ่งเกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายฝ่ายและกรอบเวลาที่แตกต่างกัน แม้ว่าคุณจะพยายามอย่างเต็มที่แล้วก็ตาม สิ่งต่างๆ อาจไม่เป็นไปตามแผนเสมอไป

สิ่งนี้เป็นจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งกับโครงการที่มีความซับซ้อน มีความสร้างสรรค์ หรือจำเป็นต้องได้รับข้อเสนอแนะเพื่อให้ประสบความสำเร็จ นี่คือจุดที่กระบวนการแบบวนซ้ำ หรือการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง แสดงให้เห็นถึงประโยชน์

เมื่อปฏิบัติตามกระบวนการแบบวนซ้ำ โครงการจะได้รับการแก้ไขบ่อยครั้งเพื่อให้มั่นใจว่าผลิตภัณฑ์หรือบริการได้รับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ด้วยวิธีนี้ เราสามารถมั่นใจได้ว่าผลิตภัณฑ์จะตรงตามความต้องการของผู้ใช้ปลายทางเสมอ

กระบวนการวนซ้ำคืออะไร?

กระบวนการวนซ้ำเกี่ยวข้องกับการสร้าง ตรวจสอบ และปรับปรุงผลิตภัณฑ์หรือโครงการอย่างต่อเนื่องตามความคิดเห็นที่ได้รับ คุณสามารถทำกระบวนการพัฒนาแบบวนซ้ำนี้ซ้ำได้จนกว่าคุณจะ (และลูกค้าปลายทางของคุณ) พอใจกับผลลัพธ์สุดท้าย

กระบวนการวนซ้ำเหมาะอย่างยิ่งสำหรับสาขาเช่นการวิจัย,การพัฒนาผลิตภัณฑ์, และการออกแบบ เนื่องจากโครงการเหล่านี้มีระยะยาว, ซับซ้อน, และต้องการการให้คำแนะนำและความยืดหยุ่น. ทีม Agile ใช้แนวทางนี้เพื่อทำให้โครงการสำเร็จ.

นี่คือเหตุผลที่ทีมวิศวกรรมส่วนใหญ่ปฏิบัติตามกรอบวิธีการแบบอไจล์ โดยร่วมมือกับลูกค้าตั้งแต่เริ่มต้นและอิงการอัปเดตในอนาคตจากข้อเสนอแนะของลูกค้า

กระบวนการแบบวนซ้ำกับกระบวนการที่ไม่วนซ้ำ

ในกระบวนการวนซ้ำ โครงการเวอร์ชันก่อนหน้าจะถูกปรับปรุงเป็นระยะเพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงและข้อเสนอแนะ ในกระบวนการที่ไม่มีการวนซ้ำ (หรือวิธีการแบบน้ำตก)โครงการจะถูกดำเนินการเป็นเส้นตรงแทน โดยเริ่มจากจุด A ไปยังจุด Z ในแต่ละขั้นตอนที่ชัดเจน

ความแตกต่างที่สำคัญอีกประการหนึ่งคือ ในกระบวนการแบบวนซ้ำ การทบทวนจะดำเนินการหลังจากแต่ละรอบ ทำให้สามารถปรับเปลี่ยนผลิตภัณฑ์ได้ง่ายขึ้นในขณะที่กำลังพัฒนา อย่างไรก็ตาม ในกระบวนการที่ไม่มีการวนซ้ำ ผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายจะสามารถทบทวนได้ก็ต่อเมื่อโครงการเสร็จสิ้นแล้วเท่านั้น

กระบวนการที่ไม่มีการวนซ้ำจะทำงานได้ดีที่สุดเมื่อคุณมีข้อกำหนดที่มั่นคง ผลลัพธ์ที่ชัดเจน และอยู่ในกรอบเวลาที่กำหนด ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนนวนิยาย คุณจะดำเนินไปอย่างเป็นเส้นตรงจากโครงเรื่องไปสู่การสร้างตัวละครจนถึงฉบับร่างสุดท้าย เฉพาะฉบับสุดท้ายที่ได้รับการแก้ไขแล้วเท่านั้นที่จะถูกเผยแพร่สู่สาธารณะและวัดผลความสำเร็จ

กระบวนการแบบวนซ้ำ ในทางตรงกันข้าม เหมาะสำหรับโครงการที่ต้องการความยืดหยุ่นและการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเปิดตัวแอปเวอร์ชันอัลฟา ให้ผู้ใช้กลุ่มแรกทดสอบ และใช้ข้อเสนอแนะของพวกเขาในการปรับปรุงฟีเจอร์หรือเพิ่มการอัปเดตใหม่

นี่คือกระบวนการที่ต่อเนื่อง ซึ่งทุกครั้งที่มีการปรับปรุงแอปพลิเคชันของคุณ จะเป็นการปรับปรุงที่ดีขึ้นกว่าครั้งก่อนหน้า ไม่มีจุดสิ้นสุดที่ชัดเจน คุณสามารถทำซ้ำวงจรนี้ได้บ่อยเท่าที่คุณต้องการ

กระบวนการแบบวนซ้ำกับกระบวนการแบบเพิ่มทีละน้อย

กระบวนการแบบวนซ้ำและแบบเพิ่มทีละน้อยเป็นวิธีการบริหารโครงการที่เกี่ยวข้องกันแต่แตกต่างกัน ทั้งสองมีลักษณะของการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง แต่จุดที่เหมือนกันก็มีเพียงเท่านั้น

ในแบบจำลองกระบวนการวนซ้ำ โครงการจะถูกปรับปรุงใหม่ทั้งหมด โดยมีการแก้ไขอย่างสมบูรณ์ในวงจรที่วนซ้ำ ตัวอย่างเช่น ClickUp ที่ปล่อยแอปเวอร์ชัน 3.0 ซึ่งแอปทั้งหมดได้รับการปรับปรุงใหม่ทั้งหมด

ในกระบวนการแบบเพิ่มพูน (Incremental Process) โครงการจะถูกแบ่งออกเป็นหลายส่วนย่อย โดยแต่ละส่วนจะถูกปล่อยออกมาทีละส่วน ตัวอย่างเช่น ClickUp ปล่อยอัปเดต AI ใหม่ทุก ๆ ไม่กี่เดือน ซึ่งแต่ละอัปเดตจะเพิ่มคุณค่าให้กับโซลูชันสุดท้าย

กระบวนการแบบวนซ้ำทำงานอย่างไร?

มาเจาะลึกถึงวิธีที่ทีมจากหลากหลายสาขาและอุตสาหกรรมใช้กระบวนการแบบวนซ้ำเพื่อขับเคลื่อนโครงการผ่านแต่ละขั้นตอน

วิศวกรรม

วิศวกรส่วนใหญ่เริ่มต้นโครงการของตนด้วยแผนผังหรือแบบแปลน จากนั้นจึงสร้างต้นแบบ ผลิตภัณฑ์ทดสอบ และปรับปรุงหลายครั้งก่อนที่จะได้ผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย

การพัฒนาเว็บไซต์

ไม่ว่าจะเป็นแอปพลิเคชัน เว็บไซต์ หรือเกม จะต้องผ่านหลายรอบการพัฒนา (บางครั้งตลอดวงจรชีวิตของมัน) เพื่อให้ส่งมอบผลิตภัณฑ์ที่ทันสมัยที่สุดให้กับลูกค้า

การออกแบบ UX

นักออกแบบ UX มักใช้กระบวนการแบบวนซ้ำเพื่อปรับปรุงส่วนติดต่อผู้ใช้และประสบการณ์ของผู้ใช้ พวกเขาสร้างต้นแบบการออกแบบ ทำการทดสอบการใช้งานเพื่อรวบรวมข้อเสนอแนะ และปรับปรุงการออกแบบในรอบถัดไปอย่างต่อเนื่อง

การวิจัย

นักวิทยาศาสตร์ก็ใช้กระบวนการออกแบบแบบวนซ้ำเช่นกัน การวิจัยมักต้องการการทดลองซ้ำหลายครั้งและหลายรอบของการทดลองและการวิเคราะห์เพื่อให้เกิดความก้าวหน้า

การตลาด

ในขณะที่แคมเปญการตลาดอาจไม่ใช่ตัวอย่างแรกที่นึกถึงสำหรับกระบวนการแบบวนซ้ำ แต่ก็สามารถได้รับประโยชน์จากการใช้วิธีการแบบวนซ้ำได้ นักการตลาดสามารถทดสอบช่องทางและกลยุทธ์ต่างๆ วิเคราะห์ผลลัพธ์ และปรับแนวทางตามข้อเสนอแนะและข้อมูลประสิทธิภาพ

กระบวนการที่ทำซ้ำอย่างต่อเนื่องช่วยเพิ่มคุณค่าให้กับหลายอุตสาหกรรม รวมถึงการขาย, งานอีเวนต์, การศึกษา, และแม้กระทั่งการดูแลสุขภาพ โดยช่วยให้พวกเขาประเมินและมาตรฐานกระบวนการและระบบการทำงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพที่ดีขึ้น

ข้อดีของกระบวนการวนซ้ำในการบริหารโครงการ

จนถึงตอนนี้ เราได้เห็นแล้วว่ากระบวนการแบบวนซ้ำเป็นประโยชน์ต่อทีมอย่างไร โดยมอบวงจรการให้ข้อเสนอแนะอย่างต่อเนื่องตลอด วงจรชีวิตของโครงการ อย่างไรก็ตาม นั่นไม่ใช่ข้อได้เปรียบเพียงอย่างเดียว

นี่คือวิธีเพิ่มเติมที่แบบจำลองการจัดการโครงการแบบวนซ้ำ เช่น Agile หรือ Lean ให้ประโยชน์แก่ผู้จัดการโครงการ:

ข้อได้เปรียบเหล่านี้ทำให้แนวทางแบบวนซ้ำเหมาะสมเป็นพิเศษสำหรับโครงการที่ข้อกำหนดอาจเปลี่ยนแปลงได้ และต้องการความยืดหยุ่นสูงพร้อมทั้งตอบสนองได้อย่างรวดเร็ว

ความท้าทายที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทำซ้ำ

ในขณะที่กระบวนการแบบวนซ้ำมีประโยชน์หลายประการ แต่ก็มาพร้อมกับความท้าทายเช่นกัน ข้อเสียที่อาจเกิดขึ้นจากการใช้วิธีการแบบวนซ้ำในการบริหารโครงการของคุณ ได้แก่:

อย่างไรก็ตาม คุณสามารถแก้ไขปัญหาส่วนใหญ่ได้โดยการมีเป้าหมายที่ชัดเจนสำหรับโครงการของคุณ ใช้เครื่องมือการจัดการโครงการเช่น สปรินต์ และคานบัน และจัดตั้งช่องทางการสื่อสารที่ชัดเจนกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคน

ขั้นตอนสู่กระบวนการพัฒนาแบบวนซ้ำ

กระบวนการพัฒนาแบบวนซ้ำส่วนใหญ่จะปฏิบัติตามกรอบการทำงานห้าขั้นตอน ได้แก่ วางแผน ออกแบบ ดำเนินการ ทดสอบ และทบทวน

ในส่วนนี้ เราจะสาธิตวิธีการที่คุณสามารถนำขั้นตอนเหล่านี้ไปใช้ในโครงการของคุณ และวิธีที่เครื่องมือซอฟต์แวร์การจัดการงานเช่นClickUp Agile Project Managementช่วยให้การเปลี่ยนผ่านไปสู่กระบวนการแบบ Agile ง่ายขึ้น

1. วางแผน

เช่นเดียวกับกระบวนการทางธุรกิจอื่น ๆ โครงการที่มีการวนซ้ำก็เริ่มต้นด้วยแผนเช่นกัน ซึ่งรวมถึงการสร้างวิสัยทัศน์ของโครงการ การแบ่งโครงการใหญ่ให้กลายเป็นงานที่สามารถดำเนินการได้ การมอบหมายผู้รับผิดชอบโดยตรง (DRIs) การจัดสรรงบประมาณ และอื่น ๆ คุณสามารถใช้ระยะนี้เพื่อสร้างแผนการตรวจสอบ (review) ได้เช่นกัน ซึ่งเป็นแบบแผนเพื่อประเมินโซลูชันสุดท้ายของคุณ

ClickUp ช่วยได้อย่างไร

ทีมสามารถใช้คุณสมบัติการจัดการโครงการแบบอไจล์ของClickUp เช่น กระดานสครัม,แผนภูมิแกนต์ของ ClickUp, คันบัน และอื่น ๆ เพื่อวางแผนและติดตามโครงการของพวกเขา

ดำเนินการSprint ของคุณในClickUp

ใช้ ClickUp เพื่อสร้างวงจรสปรินต์รายสัปดาห์ จัดสรรคะแนนสำหรับแต่ละงาน และแม้กระทั่งย้ายงานที่ยังไม่เสร็จไปยังสปรินต์ใหม่โดยอัตโนมัติ ใช้รายงานเช่น แผนภูมิความเหนื่อยล้า การไหลสะสม และตัวชี้วัดความเร็ว เพื่อระบุการพึ่งพาและประเมินปริมาณงานของทีมคุณ

ตั้งค่า ClickUp Goals.

ตั้งเป้าหมายที่สามารถวัดผลได้สำหรับแต่ละรอบหรือการวนซ้ำเพื่อป้องกันการขยายขอบเขตงานและทำให้โครงการของคุณดำเนินไปตามแผนที่วางไว้ ติดตามความคืบหน้าของคุณด้วย ClickUp ในหลายเป้าหมายโดยใช้เป้าหมายที่เป็นตัวเลข เป็นเงิน หรือแม้แต่เป้าหมายที่เป็นจริงหรือเท็จ

2. การออกแบบ

เมื่อคุณได้สรุปแผนของคุณแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการนำความคิดของคุณมาลงบนกระดาษ ซึ่งอาจหมายถึงการออกแบบ UI/UX หรือต้นแบบสำหรับทีมผลิตภัณฑ์และทีมวิศวกรรม สำหรับทีมการตลาด อาจหมายถึงการร่างรายละเอียดของแคมเปญ การตั้งงบประมาณ เป็นต้น

ClickUp ช่วยได้อย่างไร

จากการจัดการเอกสารของคุณไปจนถึงการระดมความคิดและทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์โซลูชันการจัดการผลิตภัณฑ์ของ ClickUpช่วยให้คุณสามารถทำทุกอย่างได้จากที่เดียว

จัดการเอกสารของคุณ

ร่างเอกสารของคุณในClickUp Docsเพื่อให้สามารถเข้าถึงได้ง่ายสำหรับสมาชิกทีมคนอื่นๆ คุณสามารถจัดระเบียบเอกสารเป็นหน้าซ้อนกัน กำหนดระดับสิทธิ์การเข้าถึง และแม้กระทั่งเชื่อมโยงกับงานหรืองานย่อยเฉพาะในโครงการของคุณได้

นอกจากนี้ เครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ใน ClickUp Docs ยังช่วยให้คุณและทีมของคุณแก้ไขเอกสารและแลกเปลี่ยนความคิดเห็นได้อย่างง่ายดาย

ระดมความคิดด้วยไวท์บอร์ด

ใช้ClickUp Whiteboardsเพื่อแสดงภาพการออกแบบของคุณและทำงานร่วมกับทีมของคุณ คุณสามารถวาดด้วยมือเปล่า เพิ่มรูปทรงและรูปภาพ และเชื่อมโยงไปยังเอกสาร งาน และโครงการอื่นๆ ในพื้นที่ทำงานของคุณเพื่อเชื่อมต่อทุกอย่างเข้าด้วยกัน

3. การดำเนินการ

นี่คือที่ที่คุณทำงานจริง—สร้างผลิตภัณฑ์ของคุณ เขียนโค้ดแอปของคุณ หรือสร้างแคมเปญการตลาดของคุณ นี่คือเวลาที่จะได้รับข้อเสนอแนะจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในองค์กรด้วย

ClickUp ช่วยได้อย่างไร

เนื่องจากกระบวนการวนซ้ำนี้ไม่เป็นเชิงเส้น สมาชิกหลายคนจะทำงานที่แตกต่างกันในเวลาเดียวกัน ดังนั้น การติดตามทุกอย่างอาจซับซ้อนได้ ใช้โซลูชันการจัดการโครงการของ ClickUp เพื่อติดตามทุกส่วนที่เคลื่อนไหว

มองเห็นความคืบหน้าของงานด้วย กระดาน Kanban ของ ClickUp.

ใช้มุมมอง Kanban ใน ClickUp เพื่อดูงานของคุณในรูปแบบการ์ดขนาดเล็ก ตัวแก้ไขแบบลากและวางช่วยให้คุณสามารถย้ายการ์ดงานไปยังสถานะอื่นได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณกรองงานเพื่อดูภาพรวมความคืบหน้าของงานทั้งหมดและระบุรายการที่ต้องดำเนินการได้อย่างง่ายดาย

4. ทดสอบ

ถึงเวลาสำหรับการควบคุมคุณภาพ—ทดสอบโซลูชันของคุณเพื่อหาปัญหาและจุดอ่อน และตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีข้อบกพร่องใด ๆ นี่คือขั้นตอนที่คุณสามารถรับข้อเสนอแนะเบื้องต้นจากผู้ใช้ภายนอกจำนวนน้อยได้เช่นกัน ขึ้นอยู่กับประเภทของโครงการ ข้อเสนอแนะนี้อาจมาจากการสำรวจ กลุ่มสนทนา หรือผู้ทดสอบเบต้า

ClickUp ช่วยได้อย่างไร

นี่คือขั้นตอน 'ข้อเสนอแนะ' อย่างไม่เป็นทางการ ซึ่งสมาชิกทีมต่างๆ จะให้ข้อเสนอแนะ ใช้ ClickUp และเครื่องมือการผสานรวมเพื่อติดตามข้อเสนอแนะนี้ แบ่งปันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และย้ายไปยังเครื่องมือของบุคคลที่สาม

แจ้งให้บุคคลที่เกี่ยวข้องทราบโดยใช้แท็กและอีเมล

เมื่อคุณได้รับข้อมูลสำคัญจากผู้ใช้ คุณสามารถเพิ่มเป็นความคิดเห็นในภารกิจและติดแท็กบุคคลที่เกี่ยวข้องเพื่อแจ้งเตือนพวกเขาได้ หากพวกเขาไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของพื้นที่ทำงาน ClickUp ของคุณ คุณสามารถส่งอีเมลถึงพวกเขาโดยตรงจากมุมมองภารกิจพร้อมรายละเอียดที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

บั๊กการซิงค์กับเครื่องมือสำหรับนักพัฒนา

เมื่อใดก็ตามที่คุณพบปัญหาหรือข้อบกพร่อง ให้สร้างรายงานข้อบกพร่องและซิงค์กับเครื่องมือเช่น Gitlab, Github และ BitBucket เพื่อให้เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการปรับใช้ของคุณ

5. ทบทวนและประเมินผล

ถึงเวลาที่จะทบทวนความคิดเห็นทั้งหมดและประเมินว่าเวอร์ชันนี้เป็นที่พอใจหรือไม่ หากใช่ ให้ปิดโครงการของคุณ หากไม่ใช่ ให้ดำเนินการต่อในโครงการตามความรู้ที่ได้รับในปัจจุบัน

ClickUp ช่วยได้อย่างไร

ในขั้นตอนนี้ ClickUp ช่วยให้ทีมสรุปบทเรียนและวางแผนขั้นตอนต่อไป

สร้างสรุปด้วย ClickUp AI

ClickUp AIช่วยให้ผู้ใช้สรุปเนื้อหาได้อย่างรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นงาน เอกสาร หรือโครงการทั้งหมด ซึ่งทำให้การสร้างสรุปของข้อเสนอแนะทั่วไป (หากเป้าหมายคือการวางแผนรอบใหม่) หรือสรุปเป้าหมายและความคืบหน้าของโครงการ(หากคุณต้องการปิดโครงการ) เป็นเรื่องง่าย

วางแผนความก้าวหน้าด้วยแผนผังความคิด

ใช้แผนผังความคิดเพื่อวางแผนขั้นตอนถัดไปของคุณ—ไม่ว่าจะเป็นรายละเอียดสุดท้ายเพื่อวิเคราะห์การตอบสนองของผู้ใช้ หรือขั้นตอนการทำงานสำหรับรอบการทำงานถัดไปของคุณฟีเจอร์แผนผังความคิดของ ClickUpช่วยให้การออกแบบขั้นตอนการทำงาน การเชื่อมโยงข้อมูล และการแปลงโหนดเป็นงานต่างๆ ภายในแผนผังความคิดเป็นเรื่องง่าย

ดำเนินการกระบวนการแบบวนซ้ำของคุณด้วย ClickUp

กระบวนการวนซ้ำเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการสร้างผลลัพธ์คุณภาพสูงที่ตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ปลายทาง การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องด้วยการให้ข้อเสนอแนะและวนซ้ำเป็นวงจรจะทำให้ผลิตภัณฑ์หรือแคมเปญของคุณดีขึ้นและมีผลกระทบมากขึ้น

แม้ว่ากระบวนการที่ทำซ้ำกันจะมีอุปสรรคอยู่บ้าง แต่เครื่องมือการจัดการโครงการอย่าง ClickUp จะช่วยให้คุณสร้างกระบวนการที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพื่อพัฒนาโครงการที่ใหญ่และดียิ่งขึ้น

ClickUp มีเครื่องมือแบบAgile และScrumในตัวเพื่อช่วยให้ธุรกิจสามารถนำกระบวนการทำงานแบบวนซ้ำที่มีประสิทธิภาพมาใช้และปรับแต่งให้ตรงกับความต้องการเฉพาะของพวกเขาได้สมัครทดลองใช้ClickUp ฟรีวันนี้และสัมผัสประสบการณ์กระบวนการทำงานแบบวนซ้ำที่ราบรื่น