Du är mitt uppe i planeringen av nästa veckas sprintar när ding! ännu ett e-postmeddelande distraherar dig. 📧
Men det är inte bara ett. Din inkorg är full av e-postmeddelanden: en dokumentlänk, en uppdatering av en uppgift och ett nyhetsbrev som du inte minns varför du prenumererar på.
Det är just denna dagliga friktion som Notion Mail lovar att åtgärda genom att integrera e-post med din arbetsyta. Gmail är dock inte direkt föråldrat; det är snabbt, pålitligt och fortfarande förstahandsvalet för miljontals användare.
Så, vem vinner denna jämförelse mellan Notion Mail och Gmail? Låt oss ta reda på det. 🎯
Vad är Notion Mail?
Notion Mail är ett integrerat e-postverktyg som effektiviserar e-posthanteringen direkt i ditt Notion-arbetsutrymme. Det låter dig visa, skicka och organisera e-postmeddelanden direkt utan att lämna plattformen.
Verktyget ansluter ditt Gmail-konto för att synkronisera kommunikation med uppgifter. Du kan bädda in e-postmeddelanden i sidor, länka dem till uppgifter eller omvandla trådar till åtgärdsbara objekt.
🔍 Visste du att? 77 % av e-postmarknadsförare rapporterar att personalisering av ämnesrader direkt förbättrar e-postens prestanda.
Notion Mail-funktioner
Här är några funktioner i denna e-posthanteringsprogramvara som kan öka produktiviteten. 💁
Funktion nr 1: AI-driven automatisk märkning
Du kan ställa in Notion AI så att den automatiskt märker inkommande e-postmeddelanden med enkla, människoliknande instruktioner. Be bara om att "märka e-postmeddelanden som skickas direkt till mig, inte nyhetsbrev", så kommer den att börja arbeta.
När du har märkt dem kan du skapa anpassade vyer i sidofältet och organisera e-postmeddelanden efter allt från avsändare till hur brådskande de är. Det är ett smart sätt att ta kontroll över din inkorg, utöver de vanliga mapparna och filtren.
🔍 Visste du att? I augusti 1991 skickade astronauten Shannon Lucid det första e-postmeddelandet från rymden ombord på rymdfärjan Atlantis med hjälp av programvaran AppleLink.
Funktion nr 2: Databasliknande egenskaper och filtrering
Precis som resten av Notion behandlar Notion Mail e-post som data. Du kan lägga till egenskaper till varje e-postmeddelande (t.ex. status, prioritet eller till och med taggar) och sedan sortera, gruppera eller filtrera utifrån dessa.
Behöver du spåra uppföljningar eller hålla koll på meddelanden med hög prioritet? Inga problem. Du kan filtrera efter vad som helst: avsändare, nyckelord, bilagor eller dina anpassade egenskaper.
Funktion nr 3: Avancerad formatering och AI-driven skrivfunktion
Att skriva e-postmeddelanden i Notion Mail känns som att skapa ett Notion-dokument. Du kan använda rubriker, kryssrutor, infogade textrutor och till och med färger.
Detta gör det enklare att organisera tankar, dela åtgärdspunkter eller bara göra ditt meddelande mer engagerande, särskilt för teamkommunikation.
Dessutom hämtar Notion AI data från din arbetsyta för att hjälpa dig skriva AI-e-postsvar som låter som du eller ditt varumärke. Du kan till och med ställa in det så att det automatiskt föreslår svar när e-postmeddelanden kommer in och förbättrar ditt skrivande.
Priser för Notion Mail
- Gratis plan
- Plus: 12 $/månad per användare
- Företag: 24 $/månad per användare
- Företag: Anpassad prissättning
(Notion Mail ingår i ditt Notion-abonnemang, det är inte ett separat abonnemang)*
🧠 Kul fakta: Att kolla e-post kan bokstavligen ta andan ur dig. Skärmapné är när du omedvetet håller andan medan du läser meddelanden, särskilt stressiga sådana. Det är ett verkligt fenomen som påverkar din koncentration och energi.
Vad är Gmail?
Gmail är Googles populära e-postplattform, utvecklad för snabb och pålitlig kommunikation med kraftfulla sök- och smarta organisationsfunktioner. Den underlättar smidig kommunikation med funktioner som e-postsökning och spamfilter.
Verktyget kan anslutas till andra Google-tjänster som Google Drive, Kalender och Meet, och är tillgängligt via webbläsare, mobilappar och e-postklienter från tredje part.
Gmail stöder också flera konton och erbjuder en strömlinjeformad inkorgsupplevelse.
🧠 Kul fakta: Termen "e-post" användes första gången 1979 av en amerikansk programmerare vid namn Shiva Ayyadurai, som också hävdar att han uppfann en tidig version av det system vi använder idag. Hans påstående är omdebatterat, men termen har fastnat.
Gmail-funktioner
Här är några Gmail-funktioner som du kan utforska. 👇
Funktion nr 1: AI-svar och rensning av inkorg
Gmails senaste finess är kontextmedveten skrivhjälp från Gemini, dess AI-assistent. Det sparar mycket tid när din inkorg är full och du måste hålla konversationerna igång.
Du kan också ställa in automatisk vidarebefordran på plattformen.
Behöver du en vårstädning? Be Gemini att radera "alla olästa kampanjer från förra året" eller arkivera nyhetsbrev som du redan har bläddrat igenom. Assistenten sköter dessa tråkiga sysslor så att du slipper klicka på "radera".
📖 Läs också: Teamchattetikett på jobbet för optimal samverkan
Funktion nr 2: Smidig schemaläggning och flexibel visning
När ett e-postmeddelande börjar glida över till kalenderområdet märker Gmail det. En liten panel visas med dina lediga tider, redo att klistras in i tråden. Kunderna väljer en tid, du klickar på bekräfta och allas kalendrar uppdateras.
Dessutom får du flexibla visningsalternativ.
Välj standard-, bekväm- eller kompaktvy för att få plats med så många meddelanden som du vill på skärmen. Aktivera förhandsgranskningsfönstret för att läsa ett meddelande medan du fortfarande skannar listan. Färre klick, snabbare sortering.
Funktion nr 3: Robust e-postorganisation och uppgiftshantering
Etiketter fungerar som mappar, men är bättre. Du kan märka ett e-postmeddelande med flera etiketter, färgkoda dem och dölja de som du inte behöver idag. Stjärnor markerar allt som är viktigt, och filter håller automatiskt spam och saker med låg prioritet utom synhåll.
Och med ett enda tryck kan du förvandla ett e-postmeddelande till en uppgift, som hamnar i Google Tasks och i din kalender. Deadlines, påminnelser och uppföljningar följer med dig; ingenting går förlorat mellan apparna.
Priser för Gmail
- Gratis plan
- Business Starter: 7 $/månad per användare
- Business Standard: 14 USD/månad per användare
- Business Plus: 20 $/månad per användare
- Företag: Anpassad prissättning
(Priserna för Gmail ingår i Google Workspace-prisplanerna)*
🔍 Visste du att? 2012 använde Barack Obamas kampanjteam över 50 olika ämnesrader per e-post för att optimera donationsgraden. Den mest framgångsrika ämnesraden? Bara ett ord: ”Hej”.
Notion Mail och Gmail: jämförelse av funktioner
Om du jämför Notion Mail och Gmail för att förenkla kommunikationen är det uppenbart att de fungerar på olika sätt. Den ena fokuserar på integration och anpassning av arbetsytan, medan den andra utmärker sig med AI och tillförlitlighet.
Låt oss gå igenom vad som skiljer de två e-postverktygen åt. ⚒️
| Kriterier | Notion Mail | Gmail |
| Plattformsstöd | Webb, Mac-app | Webb, Android, iOS, stationära klienter som Outlook, Apple Mail och Thunderbird |
| Kundsupport | Fungerar endast med Gmail- eller Google-konton. | Stöder Gmail och externa konton via IMAP/POP |
| Gränssnitt och design | Ren, Notion-inspirerad användargränssnitt, blockredigerare, anpassningsbara databasvyer | Klassiskt Gmail-gränssnitt, anpassade teman och konversationstrådar |
| Organisering av inkorg | Anpassningsbara vyer med filter och gruppering, automatiska AI-etiketter och ingen delad inkorg. | Etiketter, kategorier som Primär, Socialt och Kampanjer, anpassade filter, flikar och en samlad inkorg. |
| AI-funktioner | AI för organisering, märkning, utkast till svar, referenser till Notion-sidor | Gemini AI för att skriva utkast, sammanfatta, söka och ge mötesförslag |
| Integrationer | Djup integration med Notion Calendar och Notion Workspace, @mentions för Notion-sidor | Integration med Google Workspace, inklusive Kalender, Drive, Meet, Chat, Docs, Sheets och mer |
| Tangentbordsgenvägar | Kommandorad (CMD/CTRL+K); de flesta Gmail-genvägar stöds; inte helt tangentbordsbaserat | Omfattande kortkommandon; optimerade för avancerade användare |
| Automatisk arkivering och snooze | Ingen automatisk arkivering efter sändning och ingen funktion för att skicka och skjuta upp. | Skicka och arkivera, snooza, skicka och snooza samt påminnelser är tillgängliga. |
| Unika funktioner | Notion-blockredigerare i e-post, @mention Notion-sidor, anpassade inkorgsvyer | Konfidentiellt läge, Smart Compose, emoji-reaktioner (mobil), stöd för externa konton, klassledande sökfunktion |
| Priser | Gratisabonnemang tillgängligt; betalda abonnemang från 12 $/månad per användare (Mail ingår i andra Notion-applikationer) | Gratisabonnemang tillgängligt; betalda abonnemang från 7 $/månad per användare (Gmail ingår i betalda Google Workspace-abonnemang) |
📖 Läs också: Bästa alternativ och konkurrenter till Notion
Funktion nr 1: E-postorganisation
Att hålla din inkorg ordnad börjar med hur e-postmeddelanden organiseras. Låt oss se hur varje verktyg hanterar detta.
Notion Mail
Notion Mail handlar om anpassning. Du kan skapa egna etiketter som "Kunder", "Nyhetsbrev" eller "Brådskande" och låta AI sortera dem automatiskt. Det är flexibelt och kan anpassas till nischade arbetsflöden, så att du kan skapa "miniinkorgar" i din primära inkorg.
Gmail
Gmail erbjuder också gedigna organisationsverktyg – tänk på etiketter, filter och kategorier – men mycket av det är manuellt. Det är pålitligt men mindre dynamiskt om du vill ha något mer anpassningsbart eller AI-drivet.
🏆 Vinnare: Notion Mail för sina avancerade anpassnings- och organisationsalternativ.
🧠 Kul fakta: När Gmail lanserades erbjöd det 1 GB gratis lagringsutrymme, ungefär 500 gånger mer än konkurrenterna vid den tiden. Folk trodde att det var ett aprilskämt eftersom det lanserades den 1 april.
Funktion nr 2: AI och automatisering
Låt oss utforska hur båda verktygen använder AI och automatisering för att göra e-post smartare och snabbare.
Notion Mail
Notion Mail tar AI i e-post på allvar.
Den kan skriva utkast till e-postmeddelanden, generera smarta svar, sammanfatta trådar och till och med prioritera vad som hamnar först i din inkorg.
Verktyget stöder också återanvändbara snuttar och automatiserar repetitiva uppgifter, vilket gör det mer till en arbetsflödesassistent än bara en e-postklient.
Gmail
Gmail har inbyggda smarta funktioner som spamfilter, smarta svar och påminnelser om uppföljning. De är pålitliga men mindre anpassningsbara, och passar bättre för allmän användning än komplexa arbetsflöden.
Med Gemini erbjuder Gmail AI-driven hjälp för att skriva, sammanfatta och förstå sammanhang, även om det fortfarande känns mer som ett tillägg än ett inbyggt arbetsflödesverktyg.
🏆 Vinnare: Notion Mail för automatisering av arbetsflöden och avancerad anpassning.
Funktion nr 3: Integration och ekosystem
Låt oss se hur varje verktyg passar in i sitt bredare arbetsutrymme och appekosystem.
Notion Mail
Notion Mail integreras tätt med Notion-paketet, inklusive dess kalender, dokument och projekt. Du kan hänvisa till Notion-sidor i e-postmeddelanden och schemalägga möten från inkorgen. Det går dock ännu inte att länka e-postmeddelanden direkt till Notion-databaser, vilket begränsar en djupare integration.
Gmail
Gmail-integrationer trivs i Googles ekosystem.
Allt från Google Kalender till Drive och Meet är bara ett klick bort. Det är särskilt användbart för team som redan använder Google Workspace.
🏆 Vinnare: Gmail för sin bredare och mer mogna integration med Google Workspace och andra verktyg.
🔍 Visste du att? Uttrycket ”e-posttrötthet” blev ett formellt forskningsämne under pandemin, eftersom distansarbete gjorde inkorgarna mer överbelastade och känslomässigt utmattande än någonsin tidigare.
Funktion nr 4: Säkerhet och integritet
Säkerhet är viktigt, särskilt i din inkorg. Så här skyddar varje verktyg dina data.
Notion Mail
Notion Mail är säkert och uppfyller SOC 2 Type 1- och HIPAA-kraven. Men efter förvärvet av Skiff har man nyligen slopat end-to-end-kryptering, vilket har gjort vissa integritetsmedvetna användare besvikna.
Gmail
Gmail är ledande inom mogen säkerhet i företagsklass. Du får tvåfaktorsautentisering (2FA), avancerat skydd mot nätfiske och regelbundna säkerhetsuppdateringar.
Men eftersom det är en Google-produkt pekar kritiker ofta på dess annonsbaserade affärsmodell.
🏆 Vinnare: Gmail för sin avancerade säkerhet och tillförlitlighet.
Notion Mail och Gmail på Reddit
Kan du fortfarande inte bestämma dig? Kanske kan dessa verkliga recensioner från Reddit hjälpa dig!
Det finns inga specifika trådar som jämför de två, men här är vad en användare har att säga om Notion Mail:
Mitt första intryck är att detta känns som Notion för mig, och det känns mer funktionellt jämfört med andra Gmail-wrappers jag har provat tidigare. Jag tror att mycket av detta har att göra med möjligheterna att anpassa vyer (filter, grupperingar, egenskaper) ... Just nu är det enda som förvirrar mig – är egenskaperna universella eller bara knutna till en vy? Det verkar som om jag hela tiden ser egenskaperna "Prioritet" och "Status", som enligt min mening borde vara samma sak. Jag är bara osäker på hur standardiserade de är för appen/systemet.
Mitt första intryck är att detta känns som Notion för mig, och det känns mer funktionellt jämfört med andra Gmail-wrappers jag har provat tidigare. Jag tror att mycket av detta har att göra med möjligheterna att anpassa vyer (filter, grupperingar, egenskaper) ... Just nu är det enda som förvirrar mig – är egenskaperna universella eller bara knutna till en vy? Det verkar som om jag hela tiden ser egenskaperna "Prioritet" och "Status", som enligt min mening borde vara samma sak. Jag är bara osäker på hur standardiserade de är för appen/systemet.
Vissa användare nämner att det är ett alternativ till Gmail-frontend:
Efter att ha testat nya Notion Mail tror jag att vi har missuppfattat det hela. Det är inte direkt en livsavgörande ny e-postapp – det är bara ett alternativt Gmail-gränssnitt… Det ser mycket bättre ut. Det ger en enkel översikt över din e-post. Det hjälper dig att sortera e-postmeddelanden med automatiska etiketter (vyer). Men det är ungefär allt... Jag kommer att använda den eftersom det inte finns några riktiga nackdelar – men tills vi ser en integration mellan Notion Mail och Notion-databaser finns det inga större skäl att använda den.
Efter att ha testat nya Notion Mail tror jag att vi har missuppfattat det hela. Det är inte direkt en livsavgörande ny e-postapp – det är bara ett alternativt Gmail-gränssnitt… Det ser mycket bättre ut. Det ger en enkel översikt över din e-post. Det hjälper dig att sortera e-postmeddelanden med automatiska etiketter (vyer). Men det är ungefär allt... Jag kommer att använda den eftersom det inte finns några riktiga nackdelar – men tills vi ser en integration mellan Notion Mail och Notion-databaser finns det inga större skäl att använda den.
Upptäck ClickUp – det bästa alternativet till Notion Mail och Gmail
Kan du inte bestämma dig mellan Notion Mails anpassningsmöjligheter och Gmails tillförlitlighet? Kanske är det dags att sluta välja mellan olika inkorgar.
ClickUp är den kompletta appen för arbete som kombinerar projektledning, dokument och teamkommunikation i en och samma plattform – accelererad av nästa generations AI-automatisering och sökfunktion.
Låt oss se hur detta verktyg för e-postuppgiftshantering står sig mot dessa två verktyg. ⚖️
ClickUps fördel nr 1: E-postbaserad projektledning
E-post och projektledning går inte alltid hand i hand. Du kanske får en kundförfrågan via e-post, hoppar till din uppgiftshanterare för att logga den, taggar en kollega på din kommunikationskanal för uppföljning och sedan glömmer vilken flik som hade bilagan.
ClickUp Email Project Management eliminerar detta.
E-postprojektverktyget integrerar din inkorg i ditt arbetsflöde, bokstavligt talat.
- Eliminera växlingskostnader genom att skicka och ta emot e-post direkt från din arbetsplats.
- Vidta åtgärder direkt genom att omvandla meddelanden till ClickUp-uppgifter.
- Få uppmärksamhet från relevanta teammedlemmar genom att tagga dem
- Minska det manuella arbetet genom att ställa in automatiska svar för olika utlösare.
Låt oss säga att du är en del av ett startup-team som arbetar på distans och hanterar kundonboarding. En kund skickar några frågor och önskemål via e-post. Länka bara e-postmeddelandet till en uppgift i ClickUp, tilldela den till din teamkamrat och bifoga alla relevanta filer.
Har du redan en uppsättning fasta e-postverktyg? Du behöver inte ge upp dem.
ClickUps Gmail-integration låter dig förvandla din inkorg till ett produktivitetsverktyg. Du kan skapa uppgifter direkt från Gmail, bifoga e-postmeddelanden till befintliga uppgifter och till och med kommentera uppgifter med hjälp av e-postinnehåll.
Detta gör det enkelt att registrera viktiga förfrågningar, tilldela arbete och sätta deadlines i realtid.
Du kan också ställa in en ClickUp-automatisering för att utlösa uppgiftsskapande eller e-postsvar baserat på Gmail-aktivitet.
Integrationen mellan ClickUp och Outlook erbjuder Microsoft-användare samma strömlinjeformade arbetsflöde. Du kan också svara på eller skicka e-postmeddelanden från ClickUp med din Outlook-adress.
Se vad Samantha Dengate, senior projektledare, har att säga om Diggs användning av ClickUp:
Innan ClickUp ledde möten och e-postkommunikation fram och tillbaka till ett svart hål där saker blev osynliga och försummade. På grund av detta granskades inte uppgifterna i tid och ingen visste hur den kreativa utvecklingen fortskred. Nu kan alla i teamet tydligt se när åtgärder ska vidtas, chatta och samarbeta inom uppgifterna.
Innan ClickUp ledde möten och e-postkommunikation fram och tillbaka till ett svart hål där saker blev osynliga och obehandlade. På grund av detta granskades inte uppgifterna i tid och ingen visste hur den kreativa utvecklingen fortskred. Nu kan alla i teamet tydligt se när åtgärder ska vidtas, chatta och samarbeta inom uppgifterna.
ClickUps fördel nr 2: Kontextuell AI-assistans
Gmail och Notion har AI-drivna assistenter, men ClickUp har omdefinierat hur arbete utförs genom specialutvecklad AI som går långt bortom din inkorg.
ClickUp Brain är plattformens neurala AI-motor för att hantera arbete.
Till skillnad från allmänna AI-assistenter är ClickUp Brain direkt integrerat i dina arbetsflöden och erbjuder smart, kontextuell support för projekt, dokument och team.
Anta att du leder en produktlansering och hanterar dussintals rörliga delar: marknadsundersökningar, utkast till texter, designgodkännanden och feedback från intressenter. ClickUp Brain fungerar som din AI-kunskapshanterare och hittar omedelbart relevanta dokument eller uppdateringar.
Fråga bara ”Vad är den senaste versionen av lanseringstidplanen?” så hämtar den exakt det du behöver.
Därefter fungerar det som din AI-projektledare, sammanfattar projektets framsteg, skapar teamuppdateringar och genererar innehållsutkast för marknadsföringskampanjen. Med över 100 rollspecifika AI-verktyg inbyggda accelererar ClickUp Brain ditt arbetsflöde.
Ovanpå detta ligger ClickUp AI Notetaker, en mötesassistent som gör varje konversation meningsfull, även när du inte är i rummet.
Låt oss säga att ditt UX-team har en feedbacksession med intressenter. Under mötet transkriberar AI Notetaker hela konversationen i realtid och fångar upp varje punkt i feedbacken.
När samtalet är slut har antecknaren redan skapat en sammanfattning, identifierat viktiga åtgärder och tilldelat uppgifter som ”revidera wireframes” eller ”uppdatera användarflödet” till rätt teammedlemmar i ClickUp.
ClickUps fördel nr 3: Samarbetsverktyg
Medan ClickUp Brain hanterar automatiseringen håller ClickUps samarbetsverktyg alla på samma sida.
Låt oss börja med ClickUp Chat, en inbyggd meddelandehub som håller ditt teams konversationer precis där arbetet utförs.
Anta till exempel att ditt marknadsföringsteam brainstormar kampanjidéer i en chattkanal och någon föreslår: ”Låt oss göra en kundundersökning.” Du kan omvandla detta meddelande till en uppgift, tilldela den, ange ett slutdatum och länka till din Q2-kampanjlista, allt utan att lämna chatten!
Dessutom sammanfattar ClickUp Brain hela chattrådar, föreslår nästa steg och tillhandahåller till och med en snabb TL;DR om du kommer in sent i en chatt. Teamledare kan också hålla snabba ljud- eller videosamtal med SyncUps.
Behöver du snabba svar på frågor och vet inte var du ska hitta dem? Fråga bara en av AI Autopilot Agents, så slipper du vänta på att din kollega fem tidszoner bort ska svara dig.
Vill du ha något för mer strukturerat samarbete, som att skapa ett förslag eller utarbeta introduktionsmaterial?
ClickUp Docs står i centrum.
Samarbeta med ditt team i realtid med ClickUp Docs
Anta att du är en projektledare som lanserar en ny produkt. Du öppnar ett ClickUp Doc för att utarbeta lanseringsplanen. Medan du skriver kan du bädda in en uppgiftslista med förfallodatum, tagga din designer för att godkänna mockups och lägga in en live Kanban-tavla som visar framstegen i realtid.
Teamet kan arbeta tillsammans, kommentera, redigera, formatera och spåra ändringar.
Och med anpassningsbara, fördefinierade mallar för allt från offerter till teamwikis behöver du aldrig börja från scratch. Behöver du snabb åtkomst? Docs Hub gör det enkelt att hitta vad du än söker.
📮ClickUp Insight: Nästan 42 % av kunskapsarbetare föredrar e-post för teamkommunikation. Men det har ett pris. Eftersom de flesta e-postmeddelanden endast når utvalda teammedlemmar förblir kunskapen fragmenterad, vilket hindrar samarbete och snabba beslut.
För att förbättra synligheten och påskynda samarbetet kan du använda en allt-i-ett-app för arbetet, som ClickUp, som omvandlar dina e-postmeddelanden till genomförbara uppgifter på några sekunder!
Effektivisera kommunikationen på arbetsplatsen med ClickUp
När det gäller Gmail och Notion Mail beror det rätta valet på dina prioriteringar. Vill du ha Gmails beprövade ekosystem eller Notion Mails nya syn på minimal, fokuserad kommunikation?
Men här är saken: ingen av dem hanterar något annat än e-post.
Det är där ClickUp, appen som har allt för arbetet, kommer in. Den kopplar samman din inkorg, dina uppgifter, filer och mötesanteckningar med AI och samarbetsverktyg, vilket hjälper till att skapa klarhet bland teamen om allt som rör arbetet.
Så varför vänta? Registrera dig gratis på ClickUp idag! ✅