Har du någonsin skickat ett chattmeddelande på jobbet, bara för att inse att det blev helt fel och, hm, innehöll stavfel... flera? 🙈
Vi har alla varit där. 42 % av de anställda har svårt att hitta rätt ton i sina chattar på jobbet.
Enkla chattappar har utvecklats till sofistikerade ekosystem för teamkommunikation som integrerar uppgiftshantering, fildelning och videokonferenser. Eftersom våra arbetsplatser har flyttat från kontorslandskap till molnet handlar det inte bara om att vara artig när man behärskar chattetikett på jobbet – det handlar om att skapa en smidig och samarbetsinriktad arbetsplats där alla trivs.
Är du redo att förvandla dina chattar från mediokra till fantastiska? Den här artikeln behandlar ämnen som tydlig och koncis kommunikation, respektfullt och inkluderande språk, snabba svar och lämpliga kanaler, effektiv användning av emojis och GIF:ar samt hantering av känsliga ämnen och meningsskiljaktigheter.
Låt oss gå igenom de viktigaste reglerna som sätter stopp för kaoset som chattar kan orsaka. Ditt team (och din stressnivå) kommer att tacka dig! 🙌
Förstå teamchattmiljön på jobbet
Arbetschatten är en unik plats för snabba uppdateringar, teamwork eller ibland för att dela memes (vi har alla våra hemliga nöjen 😁).
Teamchatt kan vara en livlig kommunikationsplattform, men dess informella karaktär kan ibland leda till missförstånd, distraktioner eller ineffektivitet. Du måste förstå detta för att få ut det mesta av det:
- Det är informellt (men inte oprofessionellt): Chattar är mer avslappnade än e-post eller andra kommunikationsappar för team, vilket möjliggör en mer konversationsliknande ton och snabbare utbyten. Tänk på det som att prata med en kollega vid deras skrivbord. Professionalism är dock fortfarande viktigt. Undvik att använda slang som du inte skulle använda i ett möte och behåll en respektfull och inkluderande ton.
- Det går fort: Konversationerna går snabbt och meddelanden dyker upp hela dagen. Det är bra för snabba uppdateringar och brainstorming, men kan också vara distraherande. Var kortfattad och koncis i dina meddelanden och undvik långa konversationer fram och tillbaka som kanske passar bättre för e-post eller telefonsamtal.
- Det är asynkront (ibland): Människor sitter kanske inte klistrade vid sina chattar hela dagen, särskilt om de är i möten eller fokuserade på uppgifter. Var tydlig med hur brådskande det är om du behöver ett snabbt svar. Överväg att använda funktioner som "@mentions" för att få någon att uppmärksamma dig direkt, men undvik att överanvända dem för att förhindra överbelastning av aviseringar.
- Det är offentligt (på sätt och vis): Vissa plattformar erbjuder privata kanaler, men de flesta chattkonversationer inom teamet är synliga för hela teamet (eller specifika grupper). Var medveten om vad du delar. Undvik känsliga ämnen, konfidentiell information eller negativitet som kan påverka teamets moral.
- Det är en levande dokumentation: Till skillnad från ett flyktigt samtal sparas chattmeddelanden och kan sökas. Detta kan hjälpa dig att referera till tidigare diskussioner, men det innebär också att dina meddelanden kan lämna ett bestående intryck. Var medveten om din kommunikationsstil och undvik att skicka meddelanden i hast som du senare kan ångra.
Bästa praxis för chattetikett på jobbet
Nu när du kan grunderna i teamchatt, låt oss lära oss några chat-fu-tekniker! Här är några enkla tips att tänka på när du använder dem:
1. Var professionell
Byt ut "sup" och "brb" mot ett vänligt "Hej, [kollegans namn]" eller "God morgon!". Tänk dig att du skriver ett arbetsmejl, men lite mer informellt. Hela meningar och korrekt grammatik gör stor skillnad. Emojis? Visst, en smiley för en vänlig ton är okej, men undvik att förvandla ditt meddelande till en emoji-parad.
Exempel: Istället för ”Hej alla, brb behöver kaffe! Vet någon var Sarah är?” Prova: ”Hej alla, ska bara hämta kaffe. Vet någon om Sarah är online?”
2. Tänk efter innan du pingar
Vi har alla fått meddelanden klockan 20.00 om uppgifter som inte är brådskande. Ta hänsyn till dina kollegors scheman och respektera deras behov av balans mellan arbete och privatliv. Kan ditt meddelande vänta till morgonen? Om det inte är en akut situation är det kanske inte den bästa idén att skicka arbetsmeddelanden utanför ordinarie arbetstid.
Exempel: Istället för att ping:a alla på kvällen om en mindre detalj i en rapport, vänta till nästa dag och skicka ett meddelande som: ”Hej alla, hoppas ni har haft en bra kväll! En snabb fråga om rapporten…”
3. Håll det kort och koncist
Ingen tycker om att bläddra igenom en roman i sitt chattfönster. Gå rakt på sak! Punktlistor är din vän när det gäller komplexa ämnen. Behöver du mer utrymme? Överväg ett snabbt samtal eller en videochatt för en mer detaljerad diskussion.
Exempel: Istället för att skicka ett långt meddelande om en projektuppdatering, prova en asynkron standup-rapport: ”Hej teamet, bara en snabb uppdatering om projekt X:
- Avslutad [uppgift 1]
- Arbetar med [uppgift 2]: Några frågor?
- Nästa steg: [kort förklaring]”
4. Korrekturläs som ett proffs
Ett stavfel här och där är ingen stor sak, men ett meddelande fullt av fel kan vara förvirrande. Använd stavningskontrollfunktionerna! Läs upp ditt meddelande högt innan du trycker på skicka. Låter det tydligt och professionellt? Dubbelkolla, så undviker du pinsamma missar. En snabb korrekturläsning räddar dagen!
5. Gör ämnesraderna till dina minirubriker
Om din chattplattform tillåter det, använd beskrivande ämnesrader. Det är som att ge ditt meddelande en liten rubrik. Detta hjälper kollegor att prioritera och förstå innehållet med ett ögonkast.
Exempel: Istället för ett generiskt ”Hej Sarah” kan du prova en ämnesrad som: ”En snabb fråga om dagens presentation. ”
6. Använd humor med försiktighet
Humor kan misstolkas i text. Undvik skämt som kan uppfattas som stötande eller okänsliga i en gruppchatt. Om du är osäker, låt bli. Här är några ytterligare tips om lämplig chattetikett:
- Var uppmärksam på din publik och deras humor
- Undvik sarkasm, eftersom det lätt kan misstolkas i text.
- Håll dig till säkra ämnen och undvik skämt som bygger på ordlekar eller kulturella referenser som inte alla kanske förstår.
7. Tagga klokt
Använd inte funktionen "@ nämn" för mycket. Använd den endast för att direkt adressera någon som behöver vara delaktig i konversationen. Här är några tips för att använda den effektivt:
- Använd inte "@" för att få någon uppmärksamhet för en icke-brådskande fråga. Ett enkelt meddelande kan räcka.
- Undvik att nämna hela teamet i en chatt när bara några få personer behöver vara involverade.
- Om du är osäker på vem som behöver nämnas, överväg att skicka ett separat meddelande till berörda personer.
8. Respektera online-statusar
Var uppmärksam på kollegornas online-statusindikatorer (t.ex. "Stör ej"). Undvik att skicka brådskande meddelanden till någon som är markerad som otillgänglig. Här är några ytterligare tips:
- Om en kollega verkar vara upptagen men du behöver ett snabbt svar, överväg att lämna ett kort meddelande där du förklarar din fråga och låter dem veta att du kommer att återkomma senare.
- För brådskande ärenden kan det vara bäst att använda en annan samarbetsapp eller kanal, till exempel ett telefonsamtal, om det är lämpligt.
Se också till att använda din egen tillgänglighetsstatus för att kommunicera bättre.
9. Bekräfta och svara
Om någon skickar ett meddelande till dig, bekräfta det även om du inte kan svara omedelbart. Ett enkelt "Tack, jag återkommer snart" visar respekt för deras tid. Här är några ytterligare tips för att bekräfta meddelanden:
- Om du behöver mer tid för att svara, låt avsändaren veta när de kan förvänta sig ditt svar. (”Tack för ditt meddelande. Jag är upptagen just nu, men jag återkommer till dig i slutet av dagen.”)
- En snabb "tummen upp"- eller "gilla"-knapp (om sådan finns) kan också vara ett sätt att bekräfta ett meddelande.
10. Använd kanalerna på rätt sätt
Många arbetsplatser använder olika chattkanaler för olika ändamål. Behandla dessa kanaler med respekt! Var inte den som sprider projektuppdateringar på kanalen "Roliga memes och GIF:ar". Så här navigerar du mellan kanalerna:
- Lär känna dina kanaler: Ta dig tid att bekanta dig med de olika chattkanalerna som finns tillgängliga. De flesta plattformar har tydliga namn eller beskrivningar för varje kanal.
- Posta på rätt plats: Innan du trycker på skicka, fundera på vilken kanal som passar bäst för ditt meddelande. Brådskande projektuppdateringar hör hemma i projektkanalen, inte i den allmänna chatten. Behöver du hjälp med en specifik uppgift? Gå till teamets kommunikationskanal som är dedikerad till det projektet.
- Respektera syftet: Varje kanal har sannolikt ett specifikt syfte. Använd inte en kanal för något som inte är relaterat till dess syfte. Om du kommer på ett roligt meme, motstå frestelsen att dela det i kanalen ”Kundmötesprotokoll ”. Allt har sin tid och plats, även roliga videor med orange katter.
Genom att följa dessa tips blir du en expert på kommunikation och kan hålla saker och ting tydliga, koncisa och (vågar vi säga) till och med roliga för dina kollegor.
Vanliga problem vid användning av chatt på jobbet
Chatplattformar på jobbet är fantastiska för snabb kommunikation och samarbete på distans, men även de bästa chattverktygen kan ha nackdelar. Här är några vanliga problem i digitala konversationer och hur du kan hantera dem med god professionell kommunikationsetikett:
| Utmaningar | Lösning |
| Informationsöverflöd: Chatten på jobbet kan överflödas av information. Ständiga pingar, oändliga meddelanden och överfulla trådar kan göra att du känner dig överväldigad och har svårt att fokusera. | Stäng av ovidkommande kanaler. Var inte rädd för att stänga av kanaler som inte är direkt relevanta för ditt arbete. De flesta plattformar låter dig anpassa inställningarna för aviseringar. Planera in särskilda chattider. Om ständiga aviseringar distraherar dig kan du överväga att sätta av särskilda tider för att kolla och svara på chattmeddelanden. |
| Missförstånd och felkommunikation: Textbaserad kommunikation saknar den rikedom som finns i icke-verbala signaler som tonfall och ansiktsuttryck. Detta kan leda till missförstånd och feltolkningar. | Använd ett tydligt och koncist språk. Undvik sarkasm och humor som kanske inte kommer fram så bra i textAnvänd emojis sparsamt men strategiskt. Ett leende ansikte kan hjälpa till att förmedla en vänlig ton, men undvik att enbart förlita dig på emojis för att uttrycka komplexa idéerOm du är osäker, be om förtydligande. Om något verkar oklart, tveka inte att be om förtydligande eller omformulera ditt meddelande |
| Överdelning och oprofessionellt beteende: Chattens informella karaktär kan ibland leda till oprofessionellt beteende eller överdelning av personlig information. | Håll en professionell ton. Kom ihåg att detta fortfarande är en kommunikationsplattform för arbetet. Tänk efter innan du publicerar något. Skulle du känna dig bekväm med att dela denna information i ett arbetsmejl? Om inte, kanske du bör överväga att skicka det i chatten. |
| Brist på sammanhang: Att hoppa in i pågående konversationer utan sammanhang kan vara förvirrande. | Ta dig en stund att skumma igenom konversationstråden. Det ger dig en bättre förståelse för ämnet och gör att du undviker att ställa frågor som redan har besvarats. Om du är osäker, be om förtydligande. Ett snabbt ”Hej, kan någon ge mig en snabb sammanfattning av vad som diskuteras här?” kan göra stor skillnad. |
| Informationsöverflöd – baksidan av myntet: Ibland kan viktiga meddelanden drunkna i en flod av chattmeddelanden. | Använd nålar eller stjärnor för viktiga meddelanden. Det hjälper dig att enkelt hitta dem senare. Använd fetstil eller kursiv stil för att betona. Det kan hjälpa dig att dra uppmärksamheten till viktiga punkter i ditt meddelande. |
Möt ClickUp: Det bästa chattverktyget för teamkommunikation på jobbet
Växlar du mellan olika samarbetsappar? Har du svårt att hitta tidigare konversationer? Missar du viktiga uppdateringar? Låt oss presentera ClickUp, en allt-i-ett-plattform för projektledning och samarbete.
ClickUps chattvy-funktion eliminerar förvirring på arbetsplatsen och främjar effektivt samarbete genom att samla all kommunikation inom teamet under ett och samma tak.
Pigment, en ledande plattform för affärsplanering för ekonomi- och intäktsteam, har redan upplevt en 20-procentig ökning av teamets kommunikationseffektivitet med ClickUp Chat.
Du kan också uppnå liknande resultat och använda det för att:
- Samarbeta i realtid: Kommunicera med ditt team via snabbmeddelanden för att säkerställa snabb kommunikation och projektflöde.
- Centralisera kommunikationen: Eliminera behovet av flera verktyg. Integrera ClickUp Chat med dina befintliga ClickUp-uppgifter, ClickUp-dokument och projekt, så att allt hålls organiserat och tillgängligt på en plattform.
- Öka ansvarstagandet: Tilldela åtgärder direkt i chattkonversationer med hjälp av ClickUps funktion ”@mention”. Detta säkerställer att alla är på samma sida och håller projekten igång.
- Dela bilagor enkelt: Dela enkelt projektlänkar, dokument, kalkylblad och till och med bädda in videor och webbsidor direkt i chattkonversationer. ClickUp håller allt bekvämt grupperat för enkel referens.
- Redigera rik text: Formatera dina meddelanden enkelt för att dra uppmärksamhet till det som är viktigt! ClickUp Chat erbjuder redigeringsalternativ för rik text, inklusive kodblock, punktlistor och till och med banners, för att förbättra tydligheten i din kommunikation. Dessutom kan du spara tid med praktiska genvägar med "/Slash Command" för effektiv formatering.
- Organisera dina chattar: Skapa dedikerade chattvyer för alla aspekter av ditt arbete inom ClickUp, från företagsomfattande uppdateringar till specifika kommunikationsstrategier för team, diskussioner eller projektsamarbeten. Du kan kontrollera åtkomsten till varje chatt och hålla dig informerad med det centraliserade meddelandeflödet.
När du har utforskat ClickUps styrkor som kommunikationscentrum för ditt team, kom ihåg att effektiv kommunikation och samarbete innebär att lyssna och vara tillgänglig. Detta hjälper dig att skapa en positiv ton, starka arbetsrelationer och en samarbetsinriktad miljö inom ditt team.
Få rätt chattvanor med ClickUp
Där har du det! Med lite förståelse för professionell chattetikett kan du göra kommunikation på jobbet superbekvämt och roligt för alla i ditt team, inklusive distansarbetare.
Lägg till ClickUps funktioner som Chat och Docs, så kommer du att behärska nyanserna i gruppchattar på nolltid! Med ett enda verktyg kan du dela feedback, skapa uppgifter, ge uppdateringar, skicka filer och mycket mer.
Registrera dig gratis på ClickUp och få igång konversationerna utan kaos!