För dagens team är det avgörande att förbättra kommunikationen för att hålla kontakten och vara produktiva.
Eftersom anställda i genomsnitt lägger 20 timmar per vecka på digitala kommunikationsverktyg är det viktigt att välja kommunikationssystem som stöder samarbete . Effektiva samarbetsverktyg gör det enkelt att brainstorma och dela projektuppdateringar.
Ett sådant verktyg är Google Chat, som har utvecklats från Google Hangouts och Google Talk till en kraftfull kommunikationshub. Som en del av Google Workspace erbjuder det en mångsidig plattform för textkonversationer och videomöten.
Så, hur fungerar Google Chat och hur kan det förbättra kommunikationen i ditt team? Genom att förstå dess funktioner kan du se hur det skiljer sig från andra chattappar för team.
Förstå Google Chat
Google Chat är en kommunikationstjänst som håller individer uppkopplade och förbättrar teamsamarbetet. Oavsett var du befinner dig – på olika kontor eller på olika kontinenter – fungerar den som en central knutpunkt för direktmeddelanden, gruppchattrum, fildelning och videosamtal.
Du kan också dela filer och länkar till Google Docs för snabb feedback, vilket gör det perfekt för informella diskussioner och viktiga beslut. Dessutom fungerar det på både Android- och iOS-enheter.
Det som utmärker Google Chat är dess integration av AI-drivna verktyg. Du kan till exempel få AI-drivna meddelandeförslag baserade på konversationens sammanhang. Med hjälp av AI förbättrar Google Chat kommunikationen och produktiviteten på följande sätt:
- Smart svar: Genererar förslag på svar och autofyller meddelanden, vilket sparar tid och minskar antalet fel.
- Kontextuella insikter: Föreslår relevanta detaljer som mötesinformation och bifogade filer.
- Förbättringar av ljud och video: Minskar bakgrundsljud och justerar videokvaliteten under möten.
- Prioritering av trådar: Markerar viktiga meddelanden för effektiv uppdatering
Google Chat-integrationer
Google Chat integreras sömlöst med andra appar i Google Workspace-paketet, såsom Google Docs, Google Slides och Google Drive.
Denna funktion gör det enkelt att dela, kommentera och samarbeta i realtid. Den hjälper team att arbeta tillsammans utan att behöva växla mellan flera plattformar, vilket sparar mycket tid.
En utmärkande funktion är integreringen av Google Chat i Gmail-appen, vilket gör den tillgänglig direkt från e-postgränssnittet. Denna funktion minskar behovet av att byta mellan appar och håller all kommunikation – oavsett om det är via e-post eller direktmeddelanden – inom ett och samma fönster.
Dessutom integreras Google Chat med olika kommunikationsapplikationer från tredje part för företag. Dessa integrationer gör det möjligt för team att föra in verktyg som Trello, Asana och andra direkt i sin arbetsyta, så att allt hålls synkroniserat.
Nu när du förstår hur Google Chat fungerar kan vi hjälpa dig att komma igång med verktyget.
Kom igång med Google Chat
För att börja använda Google Chat, ladda ner appen från App Store för iOS eller Google Play Store för Android. När du har installerat appen loggar du in med din Gmail-adress och kan börja chatta mellan olika enheter.
Google Chat på Gmail
Google Chat är också inbyggt i Gmail, vilket gör att du kan komma åt konversationer direkt från din Gmail-inkorg. När funktionen är aktiverad hittar du fliken "Chat" till vänster i Gmail, vilket gör det enkelt att växla mellan att hantera e-postmeddelanden och delta i konversationer, allt på ett och samma ställe.
Till skillnad från den fristående Google Chat-appen erbjuder denna integration ett mer fokuserat chattgränssnitt utan distraktioner från e-post.
Google Chat i webbappen
Du behöver inte ladda ner något för att få tillgång till webbversionen. Besök bara chat.google.com, logga in med din Gmail-adress och använd Google Chat precis som i mobil- eller datorappen. Gränssnittet i webbappen kan variera något, men alla dina chattar, utrymmen och uppgifter synkroniseras smidigt mellan plattformarna.
Bekanta dig med funktionerna i Google Chat
När du väl har kommit igång är det enkelt att lära sig använda Google Chat. Det bästa sättet att bli bekväm med programmet är att utforska dess viktigaste funktioner. Prova att starta en ny chatt, skapa utrymmen för gruppkonversationer och dela filer direkt i chattarna.
En särskilt användbar funktion är möjligheten att tilldela uppgifter inom utrymmen, vilket hjälper teamen att hålla ordning och hantera projekt effektivt.
När du har slutfört dessa grundläggande steg kan du utforska hur Google Chat integreras med resten av Google Workspace.
Google Meeting och Google Workspace-integration
Vad är en chattapp utan ett mötesverktyg? Det är som bröd utan smör! Det är där Google Meet kommer in.
Google Chat och Google Meet fungerar perfekt tillsammans – oavsett om du chattar i en grupp eller planerar en videochatt gör integrationen det enkelt.
Med Google Meet-alternativ integrerade i Google Chat kan du enkelt omvandla en chattkonversation till ett videomöte.
Om du redan använder Google Workspace kompletterar Google Chat dessutom verktyg som Google Docs, Slides och Drive på ett naturligt sätt. Det gör att du kan dela filer, samarbeta och kommentera dokument – även mitt i en chatt – utan att lämna konversationen.
Har du filer på Google Drive som behöver delas? Dra och släpp filerna eller använd Google Drive-integreringen för att ladda upp dokument direkt i en chatt. Smidigt, eller hur?!
Fördelar och nackdelar med Google Chat
Inget verktyg är perfekt, eller hur? Låt oss se vad som gör Google Chat till en vinnare och var det kan behöva finjusteras.
Den positiva sidan: Fördelarna med Google Chat
- Sömlös integration: Med appar som Google Docs, Google Meet och Google Drive har du allt du behöver på ett och samma ställe.
- Användarvänlighet: Tack vare det överskådliga gränssnittet behöver du ingen manual för att navigera i programmet.
- AI-kraft: Googles AI hjälper dig att hantera uppgifter, tilldela åtgärder och till och med fånga upp viktiga meddelanden som du kanske har missat.
- Plattformsoberoende: Oavsett om du använder mobilappen, datorappen eller webbversionen kan du enkelt hålla kontakten från vilken enhet som helst.
Den molniga sidan: Nackdelar med Google Chat
- Inga avancerade formateringsalternativ: Om du är van vid att ge dina meddelanden lite extra piff kan du sakna vissa avancerade textformateringsalternativ.
- Begränsad anpassning: Till skillnad från appar som Microsoft Teams har du inte lika många alternativ för att anpassa din upplevelse.
- Överflöd av aviseringar: Ibland känns det som om Google Chat vill meddela dig varje gång någon andas. Du bör justera dina inställningar för att undvika distraktioner.
Ett bättre alternativ till Google Chat
Google Chat är fantastiskt – men det kanske inte är det bästa alternativet för dem som behöver mer.
ClickUp – ett verktyg för projektledning och samarbete – ger produktiviteten en extra krydda. Det erbjuder avancerade kommunikationsverktyg som är utformade med projektledning i åtanke, vilket gör det till en idealisk lösning för team som letar efter alternativ till Google Chat.
ClickUp Chat
ClickUp Chat samlar kommunikation och arbetshantering på ett och samma ställe.
Till skillnad från Google Chat, som främst fokuserar på meddelanden, samlar ClickUp Chat konversationer och projektuppgifter på ett och samma ställe. Teammedlemmarna kan växla mellan chattar och åtgärdspunkter i samma projektledningsflöde utan att tappa fokus eller sammanhanget.
Med Chat kan du nu skapa uppgifter direkt från chattrådar och starta chattmeddelanden från uppgifter. Med tilldelade uppgifter kopplade till relevanta chattrådar kommer ingen någonsin att tappa bort sammanhanget.
Dessutom kan du med AI integrerat i Chat få snabba svar på frågor, ställa in automatisering och snabbt hitta relaterade uppgifter och chattar.
Vill du göra ett meddelande som teammedlemmarna snabbt kan hitta senare? Använd bara alternativet Inlägg för att skapa ett inlägg som är lätt att söka efter.
Och det är inte allt. SyncUps i ClickUp Chat gör det möjligt för dig att starta ett ljud- eller videosamtal från valfri chattkanal eller DM.
Integration med Google Chat
ClickUp integreras också med Google Chat, vilket gör att användare kan ta emot aviseringar direkt i sin Google Chat-miljö. Denna integration stöder ClickUp-aviseringar för aktiviteter som skapande av uppgifter, ändringar av ansvariga, uppdateringar av uppgiftsstatus, nya bilagor och kommentarer.
Integrationen fungerar i alla ClickUp-planer, men är i första hand enkelriktad, vilket innebär att användare inte kan skapa eller ändra ClickUp-uppgifter från Google Chat.
Som du kan se kombinerar ClickUp chatt, projektledning och videomeddelanden. Detta gör det till ett starkt alternativ för team som söker effektiv kommunikation samtidigt som arbetet hålls organiserat och genomförbart.
Läs också: De 17 bästa Slack-appintegrationerna
Andra ClickUp-funktioner
Utöver chattfunktionen har ClickUp flera andra funktioner som stödjer effektivt teamarbete.
Med ClickUp Clips kan du spela in och dela videomeddelanden direkt i plattformen. Denna funktion är särskilt användbar för att förklara komplexa ämnen eller ge visuella instruktioner.
Till skillnad från traditionell chatt, där förklaringar kan gå förlorade i översättningen, låter Clips dig förmedla ditt budskap tydligt och visuellt.
Du kan till exempel använda Clips för att introducera nya teammedlemmar genom att spela in en serie korta videohandledningar. Du kan visuellt demonstrera viktiga processer, vilket resulterar i snabbare introduktion och färre uppföljningsfrågor.
Forskning stöder också effektiviteten av video för utbildningsändamål. Enligt en studie från Forrester Research använder nästan 65 % av videoleverantörernas kunder videolösningar för att undervisa och utbilda sin personal. Detta understryker vikten av att integrera engagerande videofunktioner i dina kommunikationsverktyg.
Dessutom erbjuder ClickUp dig möjligheten att skapa uppgifter från kommentarer och tilldela dem med hjälp av @mentions och färdiga mallar för kommunikationsplaner.
Med ClickUps allt-i-ett-lösning kan ditt team kommunicera, hantera uppgifter och hålla koll på projekt. Detta gör det till ett starkt alternativ till Google Chat och potentiellt ett lönsamt alternativ till Google Workspace.
Hör Rosana Hungria, projektledare, berätta om hur Chat-funktionen har gynnat hennes team:
ClickUp flyttade all kommunikation från olika kanaler, som e-post, chattar och WhatsApp, till ett ställe. Så vet du var du ska gå för att hitta den information du behöver .
ClickUp flyttade all kommunikation från olika kanaler, som e-post, chattar och WhatsApp, till ett enda ställe. Så vet du var du ska gå för att hitta den information du behöver .
Ta chatten dit den behövs med ClickUp!
Google Chat är ett användbart kommunikationsverktyg för dem som redan är integrerade i Google Workspace-ekosystemet. ClickUp är dock den ultimata lösningen för team som behöver mer omfattande kommunikations- och projektledningsfunktioner.
ClickUp Chat kopplar smidigt samman konversationer med projekt. Detta säkerställer att diskussioner direkt omvandlas till genomförbara uppgifter utan risk för att viktiga punkter går förlorade i ett separat meddelandeverktyg.
En anmärkningsvärd funktion, Clips, förbättrar upplevelsen genom att tillhandahålla visuella meddelanden. Dessa meddelanden är perfekta för att förklara komplexa idéer eller ge detaljerad feedback. Detta är bara en av många funktioner som gör ClickUp till ett kraftfullt alternativ.
Dessutom hjälper ClickUp dig att få allt gjort från en enda kombinerad arbetsapp tack vare integrationerna med Slack och Google Chat.
Det är först när man provar som man vet om det fungerar – så varför inte testa ClickUp och se vad som fungerar bäst för ditt team? Registrera dig på ClickUp idag!