Donatorer, volontärer och samhällen är avgörande för en ideell organisations hållbarhet. Det kan dock vara komplicerat att hantera dessa relationer.
Ett CRM-verktyg (Customer Relationship Management) kan förenkla detta för dig. Digitala verktyg kan trots allt öka en ideell organisations genomslagskraft med fyra gånger!
I den här guiden går vi igenom hur du använder CRM-programvara effektivt, med fokus på viktiga fördelar, användningsfall, funktioner att leta efter och varför plattformar som ClickUp är ett förstahandsval för moderna ideella organisationer. 🤝
Vad är ett CRM-system för ideella organisationer?
Ett CRM-system för ideella organisationer är ett verktyg för relationshantering med donatorer, volontärer och andra intressenter. Det centraliserar den ideella organisationens databas, vilket gör det enklare att lagra och organisera supporterdata, spåra interaktioner, få sammanhang och automatisera uppgifter.
Detta spelar en avgörande roll i din ideella organisations verksamhet, till exempel insamlingsinsatser, givarengagemang, evenemangsplanering och samordning av volontärer.
⭐️ Utvalda mallar
ClickUps CRM-mall för ideella organisationer hjälper ideella team att organisera information om donatorer, hantera utåtriktade insatser och spåra engagemang – allt på ett och samma ställe.
Med bättre insyn i relationerna till givarna och effektivare kommunikation kan ideella organisationer öka effektiviteten i sin insamlingsverksamhet, stärka lojaliteten hos sina stödjare och öka genomslaget för sin verksamhet.
Fördelar med att använda CRM för ideella organisationer
Ett CRM-system för ideella organisationer gör information lättillgänglig så att teamen kan fokusera mer på att göra skillnad än på administrativa uppgifter.
Fördelarna inkluderar:
- Spara tid på administrativt arbete: Eliminera manuella kalkylblad och repetitiva uppgifter med automatisering.
- Öka givarnas engagemang: Automatisera tackmeddelanden, uppföljningar och uppdateringar som bygger långsiktig lojalitet.
- Anpassa kommunikationen i stor skala: Segmentera kontakter och skicka riktade utskick baserat på data om donatorer eller volontärer.
- Fatta snabbare och smartare beslut: Använd realtidsdashboards och data för att anpassa kampanjer och insamlingsstrategier.
- Förbättra samarbetet mellan team: Dela dokument, uppgifter och kommunikationskanaler på en central plattform.
- Skapa transparens och förtroende: Generera revisionsklara rapporter som visar den mätbara effekten av din ideella organisation.
🧐 Visste du att? Warren Buffett donerade 5,3 miljarder dollar i Berkshire-aktier till välgörenhet, en av de största enskilda donationerna som någonsin registrerats!
➡️ Läs mer: Bästa CRM-programvaran för tjänsteföretag
Hur man använder CRM effektivt för ideella organisationer
För att utnyttja den fulla potentialen hos ett CRM-system för ideella organisationer är det viktigt att gå längre än grundläggande kontaktadministration. Här är några tips på hur du kan använda det för att uppnå ovanstående fördelar:
1. Organisera data om givare och volontärer
För ideella organisationer hanterar CRM-lösningen data om volontärer och donatorer.
Genom att organisera data på detta sätt kan du segmentera kontakter på ett effektivt sätt och skicka riktade meddelanden till dem.
Till exempel får större donatorer aktuella uppdateringar om effektrapporter, medan nya volontärer får välkomstmeddelanden och introduktionsmaterial.
2. Automatisera insamlingar och spårning av donationer
Ett CRM-system för ideella organisationer förenklar verksamheten genom att ta hand om olika aktiviteter för insamling och spårning av donationer. Detta inkluderar:
- Automatisera hanteringen av donationer
- Utfärda donationskvitton direkt
- Ställa in alternativ för återkommande donationer
- Spåra givarnas livscykler
- Förutsäga framtida donationstrender
- Skicka automatiska tackmeddelanden och andra uppskattningsmeddelanden
CRM-dashboarden för insamlingar ger dig en tydlig översikt i realtid över donationsaktiviteter, kampanjresultat och givarnas engagemang, vilket gör det enklare att spåra och hantera allt utan att behöva jonglera med kalkylblad eller manuella rapporter.
Dessutom gör tillgången till dessa data det möjligt att förutsäga givarnas beteende, identifiera värdefulla intressenter och utforma riktade insamlingsstrategier för högre retention.
💡 Proffstips: Använd ClickUp Automations för att spåra milstolpar i givarnas livscykel, till exempel välkomna nya givare, utlösa uppföljningar för andra gåvor eller flagga högvärdiga bidragsgivare för personlig kontakt.
🧐 Visste du att? I genomsnitt ger återkommande givare 42 % mer per år än engångsgivare.
3. Förbättra hanteringen av volontärer
Det kan vara svårt att hantera volontärer för olika program, insamlingsevenemang och samhällsinitiativ. Ett CRM-verktyg hjälper till med volontärhantering genom att:
- Gör det möjligt för volontärer att själva registrera sig för evenemang
- Låt volontärer välja sina önskade arbetspass
- Tilldela uppgifter baserat på kompetens och tillgänglighet
- Skicka automatiska påminnelser om kommande arbetspass
- Spåra volontärers arbetstimmar och resultat för framtida engagemang
En sådan praktisk volontärhantering gör resurser tillgängliga när de behövs.
Dessutom förbättrar kombinationen av bekvämlighet och utnyttjande av deras styrkor volontärernas lojalitet, ökar engagemanget och driver motivationen.
Ideella organisationer kan också använda dessa data för att uppmärksamma och belöna volontärer som presterar bra, vilket ytterligare uppmuntrar deras engagemang i din NGO.
💡 Proffstips: Använd ClickUp Forms för att låta volontärer anmäla sig till evenemang eller arbetspass och automatiskt tilldela uppgifter baserat på formulärsvar med hjälp av automatiseringar.
4. Förbättra e-post- och informationskampanjer
CRM-marknadsföringsprogramvaran gör det möjligt för ideella organisationer att skapa och genomföra e-postkampanjer riktade till donatorer, volontärer och potentiella sponsorer. Med en CRM-lösning för ideella organisationer kan de:
- Skicka personliga e-postmeddelanden baserade på givarnas historik och engagemangsnivåer.
- Automatisera inbjudningar till evenemang, uppmaningar till donatorer och uppdateringar om effekter.
- Spåra öppningsfrekvensen för e-postmeddelanden och andra engagemangsmätvärden för att optimera kampanjer.
- Segmentera e-postlistor för att genomföra hyperpersonliga, riktade kampanjer
Dessa verktyg erbjuder även funktioner för marknadsföringsautomatisering som gör kommunikationen mer konsekvent. I kombination med personalisering bidrar detta till att stärka relationerna med givarna och göra din outreach mer effektiv.
💡 Proffstips: Skriv utkast till e-postmeddelanden direkt i ClickUp Docs och länka dem sedan till dina utåtriktade uppgifter. Du kan till och med använda ClickUp Brain för att anpassa utåtriktade förslag baserat på givartyper.
🎉 Rolig fakta: Den allra första onlineinsamlingen ägde rum 1994! Kampanjen samlade in hela 50 000 dollar till en cancerpatient.
5. Spåra mål och skapa rapporter
Att sätta upp mål, mäta framsteg och visa resultat är viktigt för att mäta en ideell organisations framgång. Med ett CRM-system är det möjligt att:
- Sätt upp mål för insamlingar och rekrytering av volontärer
- Följ utvecklingen i realtid med visuella instrumentpaneler
- Skapa detaljerade rapporter om givarretention, evenemangsdeltagande och kampanjresultat.
- Identifiera trender och fatta datadrivna beslut för att finjustera framtida strategier.
En ideell organisation kan till exempel analysera CRM-analysdata för att mäta framgången för den senaste insamlingskampanjen. De kan också identifiera högvärdiga givarsegment och större givare för att skicka dem ett mer personligt meddelande i framtida kampanjer.
💡 Proffstips: Visualisera dina framsteg med effektfokuserade ClickUp-instrumentpaneler – perfekta för att dela resultat med styrelsen, donatorer eller bidragsgivare.
6. Stärk strategierna för att behålla givare
Att skaffa nya donatorer är viktigt. Men att behålla dina befintliga donatorer är lika viktigt. CRM-programvaran för ideella organisationer hjälper till att förbättra donatorernas lojalitet genom att:
- Automatisera personliga uppföljningar och tackmeddelanden
- Skicka påminnelser om kommande insamlingsevenemang och årliga givarkampanjer
- Erbjuder exklusiva uppdateringar och rapporter till större donatorer
- Spåra givarnas engagemang och identifiera givarsegment med hög risk för bortfall
En sådan givarhantering genom proaktivt engagemang får givarna att känna sig uppskattade och värderade. Detta ökar givarens livstidsvärde och stärker strategierna för relationshantering.
💡 Proffstips: Låt ClickUp Brain föreslå personliga uppföljningsidéer och innehåll för olika givarsegment baserat på tidigare interaktioner.
CRM-verktyg för ideella organisationer
Innan du använder en CRM-lösning för ideella organisationer, låt oss ta en titt på hur man väljer ett CRM-system. För att hjälpa dig med detta har vi sammanställt en lista över de viktigaste funktionerna i ett CRM-system för ideella organisationer som du bör hålla utkik efter:
- Donatorhantering: CRM-systemet för ideella organisationer måste centralisera donatordatabasen, som innehåller information om donatorer såsom kontaktuppgifter, donationshistorik, engagemangsnivåer etc. Donatorhanteringsfunktioner som segmentering hjälper till att stärka relationerna med donatorerna genom att skapa personligt engagemang.
- Volontärhantering: Precis som med givardata bör CRM-systemet för ideella organisationer också effektivt sammanställa volontärdata utifrån parametrar som tillgänglighet, kompetens och deltagandehistorik. Detta underlättar schemaläggning, påminnelser och erkännandeprogram för att behålla volontärer.
- Fundraising: CRM-funktionerna för ideella organisationer hjälper dig att hantera fundraisingkampanjer, inklusive uppmaningar till donatorer, peer-to-peer-fundraising och återkommande donationsalternativ för att maximera bidrag och donatorernas engagemang.
- Spårning av donationer: För noggranna register genom att automatiskt logga donationer, utfärda kvitton och upprätthålla efterlevnaden av finansiella regler. CRM för ideella organisationer bör gå längre än reaktiv spårning av donatorer och även hjälpa till att förutsäga framtida resultat.
- Kampanjhantering: Planera, genomföra och övervaka kampanjer för att öka medvetenheten, nå ut eller samla in pengar med inbyggda spårningsverktyg. CRM-programvaran för ideella organisationer bör möjliggöra målgruppssegmentering, A/B-testning och prestationsanalys för att maximera engagemanget.
💡 Proffstips: Automatiserade bekräftelser, såsom att skicka tackmeddelanden och skatteintyg, förbättrar givarnas förtroende och uppmuntrar till återkommande donationer.
- Evenemangshantering: Effektivisera planeringen och genomförandet av evenemang som insamlingsgalor, volontärkampanjer och samhällsevenemang. CRM-systemet för ideella organisationer bör stödja allt från evenemangsregistreringsformulär till biljettförsäljning, hantering av inbjudningar och svar samt spårning av donationer.
- E-postmarknadsföring: Det bör vara utrustat med verktyg för e-postmarknadsföring för att kunna anpassa programmet för att nå ut till givare. CRM-funktioner för ideella organisationer som automatiserade e-postmeddelanden, mallar och resultatuppföljning ökar engagemanget och maximerar resultaten med minimal ansträngning.
- Kommunikationsautomatisering: Automatisera uppföljningar, tackmeddelanden och påminnelser för att underlätta snabb kontakt med donatorer och volontärer. Detta minskar manuella uppgifter och hjälper till att upprätthålla konsekventa, meningsfulla relationer.
- Automatisering av arbetsflöden: Utöver kommunikation kan du effektivisera administrativa uppgifter med automatiserade arbetsflöden. Anpassad automatisering av arbetsflöden säkerställer att uppgifter som kontakt med donatorer, insamlingar och evenemangskoordinering slutförs enligt plan utan extra administrativ belastning.
- Sponsringsspårning: Hantera företagssamarbeten och sponsringsavtal genom att spåra deras bidrag, förnyelsedatum och engagemangsmätvärden. Det hjälper till att mäta sponsorns påverkan för korrekt erkännande.
- Spårning av bidrag: Spåra bidragsansökningar, deadlines och finansieringskrav för att säkerställa att ansökningar lämnas in i tid och att kraven uppfylls. CRM-lösningen för ideella organisationer bör skicka påminnelser i god tid och generera detaljerade rapporter för att förenkla hanteringen av bidrag och rapporteringen.
- Generering av effektrapporter: Få tillgång till detaljerade rapporter som visar donationstrender, volontärers bidrag och den totala effekten av den ideella verksamheten. Dessa rapporter hjälper donatorer att se mätbara resultat av sina donationer.
💡 Proffstips: Spåra bortfallna givare och skicka riktade kampanjer för att återengagera dem med inspirerande berättelser eller exklusiva uppdateringar.
- Dataanalys: Få praktiska insikter om givarnas beteende, kampanjresultat och trender inom fundraising med hjälp av realtidsdashboards och intuitiva rapporter. Tillsammans med prediktiv analys hjälper dessa icke-vinstdrivande organisationer att förfina sina engagemangsstrategier för bättre resultat.
- Betalningsintegration: Hantera donationer smidigt genom att integrera CRM-programvaran för ideella organisationer med flera betalningsgateways, inklusive kreditkort, PayPal, Stripe, Venmo, direktbanköverföringar och andra betalningssätt.
Bästa CRM-verktyg för ideella organisationer
Nu när du känner till funktionerna i CRM för ideella organisationer är det dags att titta närmare på själva verktygen. Här är några av de bästa CRM- och projektledningsprogrammen för ideella organisationer:
ClickUp (Bästa CRM-systemet för ideella organisationer för omfattande relationsbyggande)
Genom att samla all verksamhet på en enda plattform hjälper ClickUp, appen för allt som har med arbete att göra, ideella organisationer att spara tid, förbättra effektiviteten och hålla fokus på sin mission.
Oavsett om du planerar att använda det som ett system för hantering av donatorer eller för evenemangshantering är ClickUp för ideella organisationer en mångsidig lösning som kan anpassas efter dina behov.
Till skillnad från traditionella CRM-system erbjuder ClickUp CRM mycket anpassningsbara funktioner som passar dina behov.
Dessa CRM-funktioner för ideella organisationer inkluderar:
Donatordatabas
Använd ClickUp Docs och anpassade fält för att lagra och hantera information om donatorer, såsom namn och kontaktuppgifter, donationshistorik och engagemangsregister. Du kan även lagra dessa uppgifter i tabellvyn.
Uppgifts- och kampanjhantering
Med ClickUp Tasks kan du omvandla aktiviteter relaterade till insamlingsevenemang eller marknadsföringskampanjer till spårbara uppgifter för att tilldela deadlines, prioriteringar och beroenden.
Automatiska uppföljningar och påminnelser
ClickUp Reminders håller donatorer och volontärer engagerade med automatiska uppdateringar och påminnelser om allt som händer.
Här är vad Matt Kriteman, chef för humanitära insatser, Help Ukraine 22, har sagt om ClickUp:
Kort sagt kompletterar ClickUp min professionella kapacitet så att jag kan koncentrera mig på det som verkligen betyder något – människor. Dessutom hjälper det oss att driva verksamheten med en marginal på 10 %, den lägsta i branschen. Det beror inte på att vi är särskilt begåvade, utan helt enkelt på att vi är effektiva och outtröttligt innovativa i vår mission att stödja Ukraina.
Kort sagt kompletterar ClickUp min professionella kapacitet så att jag kan koncentrera mig på det som verkligen betyder något – människor. Dessutom hjälper det oss att driva verksamheten med en marginal på 10 %, den lägsta i branschen. Det beror inte på att vi är särskilt begåvade, utan helt enkelt på att vi är effektiva och outtröttligt innovativa i vår mission att stödja Ukraina.
Samarbete och teamkommunikation
Med ClickUp Chat behöver du inte längre externa kommunikationsverktyg som e-post eller chattappar, utan kan samla alla dina diskussioner på ett och samma ställe.
Dessutom kan du skapa specifika chattkanaler för olika team eller projekt (t.ex. kontakt med donatorer, evenemangsplanering), vilket förbättrar fokus och minimerar distraktioner.
📮ClickUp Insight: En typisk kunskapsarbetare måste i genomsnitt ha kontakt med sex personer för att få sitt arbete gjort. Det innebär att man dagligen måste kontakta sex viktiga kontakter för att samla in nödvändig information, samordna prioriteringar och driva projekt framåt.
Det är en verklig kamp – ständiga uppföljningar, förvirring kring olika versioner och bristande översiktlighet minskar teamets produktivitet. En centraliserad plattform som ClickUp, med Connected Search och AI Knowledge Manager, löser detta genom att göra sammanhanget omedelbart tillgängligt.
Måluppföljning
Spåra dina insamlings- eller missionsmål med ClickUp Goals, ett visuellt sätt att illustrera vad du vill uppnå och hur långt du har kommit i att uppnå det.
Avancerad rapportering
Övervaka alla aktiviteter i realtid och skapa detaljerade rapporter med ClickUp Dashboards – din enda källa för allt, vare sig det gäller givarhantering eller finansiell dataanalys.
🌟 Tips: ClickUp hjälper också ideella organisationer att hänga med i tiden genom ClickUp Brain, den AI-drivna assistenten. Från att ge intelligenta förslag till att anpassa utskick via e-post – ClickUp Brain kan göra allt!
Salesforce (Bästa CRM-systemet för ideella organisationer för skalbar insamlingshantering)
Salesforce erbjuder en CRM-lösning som hjälper ideella organisationer att effektivisera hanteringen av donatorer, insamlingar och samhällsengagemang.
Ideella organisationer kan utnyttja värdefulla insikter från AI för att förutsäga givarnas beteende och anpassa sina insatser. Det hjälper organisationer att spåra donationer, automatisera insamlingar och enkelt hantera bidrag.
Bloomerang (Bästa CRM-systemet för ideella organisationer för smidiga integrationer)
Bloomerang är ett CRM-system som integreras med verktyg för onlineinsamlingar, bokföringsprogram och marknadsföringslösningar. Det är viktigt att centralisera givardata, spåra kommunikationshistorik och automatisera givarutåtriktade aktiviteter för att öka engagemanget.
Dess funktioner för insamling och kampanjhantering gör det enkelt för marknadsföringsteamet att genomföra kampanjer i flera kanaler.
Neon CRM (bästa CRM-programvaran för ideella organisationer av alla storlekar)
Neon CRM är en prisvärd CRM-programvara som riktar sig till små ideella organisationer. Den erbjuder olika verktyg för givarhantering och insamling för att spåra donationer, hantera volontärers arbetspass och effektivisera evenemangsplanering.
Med anpassningsbara rapporter och inbyggd automatisering gör Neon CRM det möjligt för ideella organisationer att få djupare insikter i givarnas beteende och kampanjernas resultat.
Bygg lönsamma relationer för ideella organisationer med ClickUp
Ett väl implementerat CRM-system för ideella organisationer förändrar hur organisationer hanterar relationer med givare, insamlingsinsatser och samordning av volontärer. Det är dock avgörande att välja och implementera det bästa CRM-systemet.
Lyckligtvis sticker ClickUp verkligen ut som det bästa alternativet tack vare sina funktioner, som låter dig skapa det mest effektiva CRM-systemet för din ideella organisation. Du får anpassningsbara givardatabaser, smidig samverkan, automatisering av uppgifter och kraftfulla rapporteringsfunktioner – allt i ett.
Är du redo att ta din ideella organisation till nästa nivå av effektivitet? Registrera dig för ClickUp nu! ✅