Att ta genvägar i upphandlingen kan kosta dig – bokstavligen. Utan en gedigen plan riskerar du förseningar, budgetöverskridanden och opålitliga leverantörer. 💰
Men vem har tid att bygga upp en upphandlingsstrategi från grunden? Det är där mallarna för upphandlingsplaner kommer in.
Dessa mallar hjälper dig att behålla kontrollen, från att hitta rätt leverantörer till att spåra inköpsorder och hantera leverantörskontrakt.
Vi har sammanställt de bästa gratis mallarna för att hjälpa dig att slippa pröva dig fram.
Låt oss sätta igång! 🛒
Vad är mallar för upphandlingsplaner?
Mallar för upphandlingsplaner är strukturerade dokument som beskriver processer och strategier för att anskaffa varor, tjänster eller arbeten från externa källor inom ett projekt eller en organisation.
De fungerar som ritningar som beskriver steg, tidsplaner, ansvarsområden och kriterier som ingår i upphandlingsaktiviteter.
Vanligtvis omfattar dessa mallar upphandlingsmål, marknadsundersökningsresultat, avtalstyper, upphandlingsprocesser, roller och ansvar, prestationsmått och riskhanteringsstrategier.
De standardiserar dina rutiner, säkerställer efterlevnad av regelverk och anpassar inköps-KPI:er till övergripande projektmål.
🧠 Kul fakta: Sidenvägen var inte bara en handelsväg, den revolutionerade även upphandlingen. Medeltidens handelsgillen införde strukturerade kontrakt och affärsmetoder som formade den moderna supply chain-hanteringen.
12 kostnadsfria mallar för upphandlingsplaner som underlättar upphandlingsutmaningar
Att ha rätt mall kan göra hela skillnaden när det gäller att hantera upphandlingsprocesser. ClickUp Templates erbjuder lösningar som är utformade för att förenkla och effektivisera upphandlingar.
ClickUp är en konvergerad AI-arbetsplats som kombinerar projektledning, dokument och teamkommunikation i en och samma plattform – accelererad av nästa generations AI-automatisering och sökfunktioner.
En inköpschefs arbete omfattar allt från att följa upp leverantörsrelationer till att organisera detaljerade inköpsorder och lagerrapporter. För att underlätta detta har vi här samlat våra rekommendationer på de bästa mallarna för inköpshanteringsplaner som täcker alla aspekter.
Låt oss sätta igång! 💪
1. ClickUp-mall för upphandling
Att hantera upphandling utan en tydlig plan kan leda till onödiga utgifter, missade detaljer och stress i sista minuten. ClickUp-mallen för upphandling ger processen struktur och hjälper teamen att planera, följa upp och optimera varje steg i upphandlingsprocessen.
Med visuella instrumentpaneler och kodfria databaser blir det enkelt att hålla koll på upphandlingsaktiviteterna. Automatiserade arbetsflöden hanterar förfrågningar, godkännanden och leveransspårning, vilket minskar behovet av ständiga uppföljningar.
🌼 Varför du kommer att älska den här mallen
- Skapa en standardiserad upphandlingsprocess för att undvika förvirring och förseningar.
- Lagra alla leverantörsuppgifter och dokument på ett organiserat ställe.
- Spåra varje steg i upphandlingen med en visuell instrumentpanel.
- Minska fel genom att följa ett tydligt arbetsflöde och ett enhetligt format.
- Få en bättre förståelse för leverantörsrelationer och utvärdera potentiella risker med hjälp av anpassade vyer.
📌 Perfekt för: Företag som behöver ett centraliserat system för att spåra, hantera och effektivisera upphandlingsprocesser.
🔍 Visste du att? Världskrigen gjorde upphandling till en strategisk nödvändighet. Regeringarna var tvungna att behärska leveranskedjorna för att kunna utrusta sina arméer, vilket för alltid förändrade företagens syn på upphandling.
📮 ClickUp Insight: Tror du att din att göra-lista fungerar? Tänk om. Vår undersökning visar att 76 % av yrkesverksamma använder sitt eget prioriteringssystem för uppgiftshantering. Ny forskning bekräftar dock att 65 % av arbetstagarna tenderar att fokusera på enkla vinster framför högvärdiga uppgifter utan effektiv prioritering.
ClickUp förändrar hur du visualiserar och hanterar komplexa projekt genom att enkelt markera kritiska uppgifter. Med AI-drivna arbetsflöden och anpassade prioritetsmarkeringar vet du alltid vad du ska ta itu med först.
2. ClickUp-mall för offertförfrågan
En offertförfrågan (RFQ) är viktig när du köper in material eller tjänster, för att säkerställa rättvisa priser och transparens. ClickUps mall för offertförfrågan organiserar alla detaljer i din RFQ-process.
Det gör att du kan definiera projektmål, budgetar och tidsplaner innan du skickar strukturerade offertförfrågningar till leverantörer, vilket säkerställer enhetlighet och tydlighet i kommunikationen.
Dessutom kan du med hjälp av särskilda avsnitt för viktiga upphandlingsdetaljer enkelt samla in information om leverantörer och företag, särskilda instruktioner och en offertöversikt.
🌼 Varför du kommer att älska den här mallen
- Samla in offerter från leverantörer med enhetliga format och detaljer.
- Fastställ tydliga projektmål och budgetar innan du begär offerter.
- Jämför leverantörernas offerter sida vid sida för bättre beslutsfattande.
- Spåra alla offertförfrågningar i ett centraliserat system för ökad transparens.
📌 Perfekt för: Upphandlingsgrupper som behöver ett standardiserat och effektivt sätt att samla in och utvärdera leverantörsbud, för att säkerställa rättvisa jämförelser och effektiv kommunikation.
💡 Proffstips: Fastställ grundreglerna. Tydliga upphandlingspolicyer gör att alla är på samma sida och säkerställer en smidig verksamhet. Om du har ont om tid eller inspiration kan du be ClickUp Brain att utarbeta ett utkast till en upphandlingspolicy som du sedan kan redigera efter behov!
3. ClickUp-mall för inköpsorder och lager
ClickUps mall för inköpsorder och lagerförteckning säkerställer att varje order registreras och spåras noggrant från beställning till leverans. Den hjälper företag att effektivt hantera leverantörsuppgifter, inköpsdatum, leveransvillkor och leveransscheman.
Du kan organisera uppgifter i fjorton olika statusar: Betalning, Skicka till leverantör, Lägg till i lager, Klar för granskning, Levererad osv. , för att hålla koll på framstegen.
Med spårning i realtid kan teamen hålla koll på inköpsaktiviteterna, planera lagret och undvika kostsamma misstag som dubbla beställningar eller uteblivna leveranser. Det förbättrar också lagerhanteringen, så att du kan övervaka lagernivåerna.
🌼 Varför du kommer att älska den här mallen
- Registrera varje inköpsorder noggrant från början till slut.
- Övervaka lagernivåer för att undvika brister och överlager.
- Spåra leverantörsuppgifter och leveranstider på ett effektivt sätt.
- Skapa lagerrapporter som stöd för upphandlingsbeslut.
📌 Perfekt för: Företag som söker ett verktyg med dubbla funktioner som hjälper chefer att göra inköpsorder och spåra lagernivåer, så att lagret alltid är uppdaterat och order behandlas smidigt.
💡Proffstips: Dokumentera allt från leverantörsval till avtalshantering. Att ha detaljerade register förhindrar förvirring och gör att processerna fungerar som en väloljad maskin. ClickUp Docs gör detta enkelt. Du kan samla användbar information, resurser och bästa praxis i Docs, vilket gör det enkelt för alla att hitta och uppdatera företagets kunskap.
4. ClickUp RFP-processmall
RFP-processen (Request for Proposal) är det sätt på vilket företag begär in anbud från leverantörer, där de beskriver projektkrav och utvärderingskriterier för att säkerställa att de väljer den bästa partnern.
ClickUps mall för anbudsprocesser ger ett tydligt ramverk för att hantera allt från att utforma förfrågan till att välja slutlig leverantör. Spåra viktiga datum som inlämningsdeadlines och tidsplaner för tilldelning för att säkerställa att inget missas.
Denna RFP-mall innehåller fem viktiga kategorier för att hålla allt organiserat: Processfas (utkast, planering eller granskning), Budget (anslagstilldelning), Bilagor (viktiga dokument), Tilldelningsdatum (tidsplan) och Förslagsdeadline.
🌼 Varför du kommer att älska den här mallen
- Organisera RFP-faserna från utkast till leverantörsval
- Spåra inlämningsdeadlines och tidsplaner för tilldelning med precision.
- Lagra alla förslag och bilagor på en strukturerad plats.
- Utvärdera leverantörers anbud på ett konsekvent sätt med hjälp av fördefinierade kriterier.
📌 Perfekt för: Projektteam eller företag som hanterar komplexa leverantörsvalprocesser, där tydlighet, deadlines och organisation är avgörande för att utvärdera flera förslag.
5. ClickUp Standard RFI-mall
En informationsförfrågan (RFI) samlar in information från leverantörer, underleverantörer eller intressenter innan inköpsbeslut fattas. Med ClickUps standardmall för RFI kan du samla in, spåra och utvärdera leverantörernas svar på ett effektivt sätt.
Du kan skapa ett RFI-formulär med viktiga uppgifter som beställarens namn, avdelning och förfallodatum. När formuläret har skickats in kan du spåra varje förfrågan med hjälp av statusar som ”Ny förfrågan”, ”Bekräftelse”, ”Slutförd” och ”Leverans”.
Vill du jämföra svaren? Mallen innehåller flera vyer: Begäranlista för att organisera RFI:er, Processkort för att spåra status och Leveransschemakalender för att visualisera förfallodatum.
🌼 Varför du kommer att älska den här mallen
- Samla in leverantörsinformation systematiskt för välgrundade beslut.
- Tilldela förfallodatum och ansvar för varje RFI-förfrågan.
- Följ framstegen med tydliga statusuppdateringar från inlämning till slutförande.
- Jämför svaren enkelt med hjälp av flera vyer för ökad tydlighet.
📌 Perfekt för: Team som vill samla in detaljerad information från leverantörer, underleverantörer eller intressenter innan de fattar inköpsbeslut, med fokus på att organisera svar, prioritera förfrågningar och följa upp framsteg.
💡Proffstips: Skaffa ClickUp Brain MAX, den avancerade AI-assistenten för datorer från ClickUp, för att extrahera viktiga detaljer från fakturor, offerter och leverantörskommunikation för enkel spårning och rapportering.
Dessutom kan ClickUps Talk to Text vara ett kraftfullt verktyg för inköps- och lagerhanteringsprocesser. Teammedlemmar kan snabbt logga inköpsförfrågningar, lageruppdateringar eller leverantörsanteckningar genom att tala istället för att skriva, vilket sparar tid. Fältpersonal eller lagerchefer kan uppdatera lagernivåer, rapportera problem eller registrera leveranser handsfree, även när de multitaskar.
6. ClickUp-mall för leverantörsrevision
En leverantörsrevision är avgörande för att säkerställa att dina leverantörer uppfyller kraven på efterlevnad, kvalitet och prestanda. ClickUps mall för leverantörsrevision spårar revisionskriterier, uppgiftsfördelning och uppföljningar.
Hantera varje steg i leverantörsgranskningsprocessen, från att skapa och tilldela granskningsuppgifter med tydliga deadlines för att säkerställa ansvarstagande i hela teamet. Du kan organisera all granskningsrelaterad information, inklusive checklistor för efterlevnad och prestationsutvärderingar, på ett och samma ställe, vilket hjälper dig att identifiera områden som kan förbättras.
🌼 Varför du kommer att älska den här mallen
- Planera leverantörsrevisioner med tydliga uppgifter och deadlines.
- Spåra efterlevnad och prestationsmått på ett och samma ställe
- Tilldela ansvar för att säkerställa ansvarsskyldighet för varje revision.
- Registrera uppföljningsåtgärder och förbättringar på ett effektivt sätt.
📌 Perfekt för: Företag som hanterar flera leverantörer och branscher med strikta regler som kräver noggrann spårning och rapportering.
7. ClickUp-mall för leverantörsförteckning
Leverantörshantering ska inte vara stressigt.
Om du fortfarande letar igenom gamla kalkylblad, e-postmeddelanden eller klisterlappar för att hitta leverantörskontakter, kontraktsdetaljer eller tidigare resultat är det dags för en uppgradering. ClickUps mall för leverantörsförteckning ger dig ett ramverk för att hantera alla leverantörer, entreprenörer eller tjänsteleverantörer.
Sök direkt efter leverantörer efter namn, bransch eller kontaktuppgifter utan att behöva bläddra i evigheter och spåra kontraktsdetaljer, leverantörsstatus och utgifter i en organiserad instrumentpanel.
Du kan också prioritera viktiga leverantörer och övervaka prestanda för att optimera inköpsstrategin.
🌼 Varför du kommer att älska den här mallen
- Centralisera leverantörsinformation, inklusive kontakt- och kontraktsuppgifter.
- Prioritera viktiga leverantörer för upphandlingsplanering
- Spåra leverantörers prestanda konsekvent i alla projekt
- Sök enkelt efter leverantörer med hjälp av filter och anpassade vyer.
📌 Idealisk för: Organisationer som hanterar relationer med flera leverantörer, vilket gör det möjligt för dem att centralisera och organisera viktig leverantörsinformation, spåra prestanda och enkelt prioritera kritiska leverantörer.
🌟 Bonus: Ställ in ClickUps AI-agenter så att de hjälper ditt team att hantera upphandlingsprocesser. Använd färdiga agenter eller anpassa dina egna. Dessa agenter kan:
- Automatiserad lageruppföljning: Övervaka lagernivåer, uppdatera lagerregister och varna teamen när artiklarna börjar ta slut eller är slut i lager.
- Automatisering av inköpsförfrågningar: Bearbeta inköpsförfrågningar, vidarebefordra dem för godkännande och generera inköpsorder automatiskt.
- Leverantörshantering: Hjälp till att spåra leverantörers prestanda, hantera kontrakt och skicka påminnelser om förnyelser eller efterlevnadskontroller.
- Faktura- och betalningshantering: Samla in, verifiera och godkänn fakturor automatiskt och spåra betalningsstatus.
- Rapportering och analys: Skapa rapporter i realtid om lageromsättning, upphandlingscykeltider och utgiftstrender.
- Automatisering av arbetsflöden: Aktivera uppgifter eller aviseringar när vissa lagertrösklar uppnås eller när upphandlingssteg kräver uppmärksamhet.
Läs mer i den här videon:
8. Mall för leverantörsansökningsformulär från ClickUp
ClickUps mall för leverantörsansökningsformulär förvandlar en kaotisk onboardingprocess till en strömlinjeformad upplevelse som fokuserar på att omedelbart samla in viktiga leverantörsuppgifter. Den underlättar informationsinsamling och leverantörsutvärdering för datadrivna beslut.
Har du någonsin undrat hur man effektivt granskar leverantörer innan man bokar ett möte? Med den här mallen kan du samla in allt från kontaktuppgifter och produktutbud till certifieringar.
Se till att alla potentiella leverantörer tillhandahåller nödvändig information, affärsdetaljer och produktutbud för att bedöma om de är rätt för ditt företag.
🌼 Varför du kommer att älska den här mallen
- Samla in detaljerad leverantörsinformation systematiskt för utvärdering.
- Se till att alla nödvändiga certifieringar och dokument lämnas in.
- Standardisera onboardingprocessen för nya leverantörer
- Spåra ansökans framsteg effektivt i ett centraliserat system
📌 Perfekt för: Företag som söker ett effektivt sätt att samla in viktig information om leverantörer, utvärdera kvalifikationer och säkerställa efterlevnad redan från början av leverantörsprocessen.
🧠 Kul fakta: Upphandling har funnits sedan forntida Egypten. Redaktörer hanterade leveranser för stora pyramidprojekt redan 3000 f.Kr., vilket gör dem till de första upphandlingsproffsen.
9. ClickUp-mall för leverantörsavtal
Att hålla leverantörsrelationerna transparenta och fria från tvister börjar med ett gediget avtal.
ClickUps mall för leverantörsavtal hjälper dig att fastställa tydliga villkor från början och omvandla komplexa kontrakt till strukturerade, hanterbara dokument. Med tydligt definierade rättigheter, skyldigheter, priser och leveransvillkor i förväg och utan juridisk jargong kan du undvika missförstånd senare.
Denna mall är mer än ett enkelt leverantörsformulär, eftersom den erbjuder inbyggda samarbetsverktyg som kommentarer, milstolpar och anpassningsbara fält. Dessa gör att du kan skräddarsy avtal efter dina exakta behov.
Dessutom kan du med automatiska påminnelser om kontraktsgranskningar, förnyelser och uppdateringar ligga steget före när det gäller upphandlingsutmaningar och säkerställa långsiktig leverantörsansvarighet.
🌼 Varför du kommer att älska den här mallen
- Skapa tydliga, strukturerade avtal med definierade villkor.
- Samarbeta med intressenter med hjälp av inbyggda kommentarer och milstolpar.
- Ställ in påminnelser för kontraktsgranskningar, förnyelser och uppdateringar.
- Spåra åtaganden och deadlines för att effektivt undvika tvister.
📌 Perfekt för: Företag som behöver ett konsekvent och organiserat sätt att skapa, granska och hantera leverantörsavtal, så att alla villkor och förväntningar är tydligt definierade och spåras.
🔍 Visste du att? Den industriella revolutionen ledde till att särskilda inköpsavdelningar skapades. Charles Babbage, den moderna datateknikens fader, betonade redan 1832 behovet av centraliserade inköp.
10. ClickUp-mall för checklista för leverantörshantering
Att hantera flera leverantörer på olika plattformar kan snabbt bli rörigt. ClickUps mall för leverantörshantering förenklar processen och gör leverantörsutvärdering och onboarding till ett strukturerat och transparent arbetsflöde.
Ännu bättre? Med inbyggda samarbetsverktyg låter leverantörshanteringsprogramvaran dig samla in feedback för att övervaka prestanda och effektivisera kommunikationen.
🌼 Varför du kommer att älska den här mallen
- Utvärdera leverantörer på ett konsekvent sätt med hjälp av en strukturerad checklista.
- Spåra introduktion och prestationsutveckling på ett enkelt sätt
- Tilldela uppgifter och ansvar för leverantörshantering
- Säkerställ efterlevnad och effektivitet i alla leverantörsaktiviteter
📌 Perfekt för: Upphandlingsgrupper eller företag som vill säkerställa en konsekvent och noggrann leverantörshantering genom en strukturerad checklista som garanterar efterlevnad, prestationsutvärdering och effektiv leverantörsintroduktion.
11. ClickUp-mall för lagerhantering
ClickUps mall för lagerhantering förenklar lagerkontrollen genom att erbjuda spårning i realtid, trendanalys och automatiska uppdateringar. På så sätt vet du alltid vad som finns tillgängligt och vad som behöver fyllas på.
Till skillnad från ett inköpsordersystem som fokuserar på upphandling, underlättar denna lagermall den löpande lagerhanteringen och hjälper företag att vara proaktiva.
Med anpassningsbara fält för produktinformation, inklusive priser, bilder och leverantörsdata, kan du upprätthålla en centraliserad lagerdatabas. Avancerade sök- och filteralternativ gör det enkelt att hitta säsongsvaror, utgående varor eller ofta beställda varor.
🌼 Varför du kommer att älska den här mallen
- Övervaka lagernivåer i realtid för bättre planering.
- Spåra inköpstrender för att optimera lagerbeslut
- Håll en centraliserad databas med produktinformation och leverantörer.
- Skapa visuella rapporter för att analysera lagret effektivt.
📌 Perfekt för: Företag som hanterar komplexa eller stora lager som kräver spårning i realtid, trendanalys och prognoser för att upprätthålla optimala lagernivåer, undvika brister och planera inköp mer effektivt.
💡 Proffstips: Sätt ihop ett drömlag för upphandling. Genom att ta in experter inom juridik, IT och regelefterlevnad säkerställer du att din dokumentation täcker alla aspekter och uppfyller lagkraven. Med Live Collaboration i ClickUp är detta enkelt att göra.
Med flera ansvariga kan du säkerställa att alla som behöver vara delaktiga i en uppgift faktiskt är det.
12. ClickUp-mall för lagerrapport
ClickUp Inventory Report Template förenklar lagerövervakningen med ett lättuppdaterat Docs-format, vilket eliminerar behovet av komplexa formler. Den ger ett strukturerat sätt att spåra lagernivåer, inköpstrender, nödvändiga tjänster och produktdata.
Tydliga visuella sammanfattningar av lagernivåer hjälper till att identifiera brister eller överskott innan de stör verksamheten. Spåra inköpsaktiviteter över tid för att optimera upphandlingskontrakt och minska onödiga kostnader.
🌼 Varför du kommer att älska den här mallen
- Spåra lagernivåer och trender systematiskt över tid.
- Registrera inköpsaktiviteter för bättre upphandlingsbeslut
- Övervaka lagerbrist eller överskott proaktivt
- Dela rapporter enkelt med teamen för gemensam planering.
📌 Perfekt för: Team eller företag som behöver analysera inköpsaktivitet och lagertrender över tid.
💡 Proffstips: Lär känna dina leverantörer lika väl som du känner ditt team. Med hjälp av verktyg för leverantörsriskhantering (SRM) kan du ligga steget före när det gäller efterlevnadsfrågor och samtidigt stärka värdefulla partnerskap.
Vad kännetecknar en bra mall för upphandlingsplan?
Precis som programvara för upphandlingshantering är en välstrukturerad mall ett strategiskt verktyg som guidar din upphandlingsplaneringsprocess. Viktiga egenskaper är bland annat:
- Upphandlingsmål: Definierar specifika mål som är anpassade efter organisationens prioriteringar.
- Processflöden: Beskriver varje steg från beställning till kontraktsslutande.
- Roller och ansvar: Tilldelar uppgifter och beslutsbefogenheter till teammedlemmarna.
- Kontraktstyper: Anger de mest lämpliga kontraktsarrangemangen för varje upphandling.
- Riskhanteringsstrategier: Identifierar potentiella risker och planer för riskminimering.
- Prestationsmått: Fastställer kriterier för att utvärdera leverantörers prestationer och upphandlingsframgångar.
- Laglig efterlevnad: Säkerställer efterlevnad av relevanta lagar och policyer
- Projektets tidsplan: Anpassar upphandlingsaktiviteterna till projektets övergripande tidsplan och inköpsprocessen.
- Resursallokering: Hanterar projektbudgetar för att säkerställa att planerna håller sig inom de finansiella ramarna samtidigt som upphandlingskraven uppfylls.
- Planer för intressenternas engagemang: Detaljerade kommunikations- och involveringsstrategier för alla intressenter.
🔍 Visste du att? Den globala marknaden för upphandlingsprogramvara förväntas växa till 18,28 miljarder dollar år 2032, vilket motsvarar en genomsnittlig årlig tillväxttakt (CAGR) på 10,8 %.
Få ut mesta möjliga av varje inköp med ClickUp-mallar
Låt inte oorganiserade upphandlingsprocesser hindra dig. En välstrukturerad mall kan hjälpa dig att förfina varje steg, från att bestämma kriterier för leverantörsval och godkännandeprocess till kontraktshantering och leverans i rätt tid, vilket säkerställer effektivitet och noggrannhet.
ClickUp, appen för allt som rör arbete, erbjuder färdiga mallar för att optimera ditt arbetsflöde, samordna nyckelaktörer och effektivisera upphandlingsarbetet. Varför vänta? Registrera dig gratis på ClickUp idag! ✅