Små och medelstora företag står inför en tuff utmaning när det gäller lagerhantering, oavsett bransch. Hur möter man kundernas efterfrågan och minimerar samtidigt kostnaderna för överlager eller lagerbrist?
Lagerhantering är livsnerven i detalj- och grossistverksamhet och säkerställer att företagen kan bedriva sin verksamhet på ett effektivt sätt.
I en alltmer konkurrensutsatt miljö, där kundernas förväntningar är höga och marknadsförhållandena förändras snabbt, kan dålig lagerplanering leda till betydande ekonomiska konsekvenser, såsom ökade lagerkostnader och förlorade försäljningsmöjligheter.
Genom att optimera lagret säkerställer du produktens tillgänglighet, minskar överskottslager och frigör kapital, vilket leder till bättre kassaflöde och kundnöjdhet. Det är uppenbart att lagerplanering och lagerhantering är avgörande aspekter för att driva ett företag och avgöra dess framgång.
Denna artikel undersöker hur man kan förbättra och bemästra lagerplaneringsprocessen. Men först ska vi gå igenom grunderna.
Förstå lagerplanering
Tänk dig följande: du har utvecklat en framgångsrik produkt och så snart den lanseras är du övertygad om att den kommer att sälja slut. Du fyller på lagret, marknadsför produkten och väntar på att den ska sälja slut. Men då uppstår ett oväntat problem och leveranstiderna blir längre än beräknat.
Som ett resultat av detta börjar dina kunder avbryta sina beställningar och begära återbetalning. Den förlängda leveranstiden har överskuggat efterfrågan på produkten, vilket lämnar dig med osålda lager och inga köpare.
En träff och en miss, bokstavligen!
Att lagra produkter utan att noggrant utvärdera efterfrågan kan leda till överskottslager, ökade lagringskostnader och potentiellt slöseri. Den nedströms effekten påverkar allvarligt ditt företags lönsamhet och operativa effektivitet.
Å andra sidan kan förståelse och implementering av smarta strategier hjälpa dig att ligga steget före. Korrekt lagerhantering handlar om att skapa lager i flera nivåer. På lång sikt kan lagerhanteringsprogramvara göra hela arbetet mycket enklare och mer tillförlitligt.
Vad är lagerplanering?
Lagerplanering innebär att hantera och organisera de produkter som ett varumärke avser att sälja för att generera vinst. Det omfattar olika logistiska åtgärder och strategier som måste genomföras dagligen för att säkerställa att verksamheten fungerar smidigt.
Lagerplanering skiljer sig åt mellan olika företag. En strategi kan inte tillämpas på alla.
Att lagra varor under längre perioder är till exempel inte ett alternativ om du har ett företag inom mode eller färskvaror. Ett modehus huvudsakliga fokus är att sälja sina varor innan de går ur mode. För ett livsmedelsföretag kan för mycket lager utan uppenbart behov leda till att varorna skadas.
Lager är bara värdefullt om det rör sig och ger upphov till lönsam kassaflöde.
Fördelar med lagerplanering
Effektiv lagerplanering gör att ditt företag kan generera intäkter utan komplikationer. Detta är din utgångspunkt.
Här är fyra viktiga fördelar med korrekt lagerplanering och lagerhantering.
Ökad lönsamhet
Varje dollar som ett företag har i lager utöver sin ideala nivå genererar 20–30 % i extra kostnader.
Varje dollar som ett företag har i lager utöver sin ideala nivå genererar 20–30 % i extra kostnader.
Genom noggrann lagerplanering kan du göra vinst, öka möjligheterna och utöka säsongsförsäljningen. Prestationsuppföljning och analys av historiska försäljningsdata gör det möjligt för dig att förhandla med leverantörer, packare och transportörer så att ditt lager alltid är på optimal nivå.
Kundnöjdhet
Låt oss ta exemplet med en bokhandel som heter Forgotten Chapter. Bokhandeln startar som en klassisk bokhandel med högar av rabatterade romaner och människor som flockas för att köpa dem.
Några månader senare beslutar Forgotten Chapter att följa trenden och sälja de senaste populära romanerna. De fyller sina lager och omsättningen fördubblas. Under processen tappar de bort lagringen av vintage-klassiker, deras specialitet. Så småningom minskar antalet spontana kunder, stamkunderna slutar komma och försäljningen rasar.
Vad tror du är problemet här?
De lagerförde de senaste produkterna, vilket förbättrade den initiala försäljningen, men därmed förlorade de sitt unika försäljningsargument (USP). Det var deras klassiska utbud som verkligen gjorde dem unika.
Betyder detta att företag inte bör utvecklas i takt med trenderna? Absolut inte – det bör de göra. Det som Forgotten Chapter dock förbises var deras KPI-analys och orderhantering. Detta är ett klassiskt exempel på en misslyckad lagerplanering.
Orderhanteringsprogramvara kan hjälpa dig att spåra tidigare order, så att du kan planera och skala upp verksamheten efter behov.
Lagerplanering är direkt kopplat till kundnöjdhet. Analysera tidigare försäljningsdata, förutsäg framtida försäljningstrender och implementera en strategi som passar ditt företag. Utnyttja din unika försäljningsargument för att få lojala kunder.
Minskade lagerkostnader
Många nystartade företag tenderar att överlagra lager, vilket binder upp värdefull startkapital. Lagerplanering frigör däremot kapital. De viktigaste frågorna att ställa sig här är: Hur säljer produkten? Var säljer den? Vem är den ideala kunden?
Genom att svara på dessa frågor kan du börja minska lagerkostnaderna på ett effektivt sätt.
Mycket av detta arbete kräver planering samtidigt som du känner till din verksamhets kapacitet. Det innebär att titta på data, beräkna nuvarande lager och prognostisera framtida trender, vilket minskar kostnaderna för att hålla fast i orörligt lager. Du kan leda ditt företag genom att visa dem kapacitetsplanering med hjälp av enkla Excel-ark och lättanvända mallar för lagerplanering.
Förbättra effektiviteten i leveranskedjan
Just-In-Time (JIT) lagerplanering är en mycket effektiv metod för att undvika överlager. Det innebär att man endast tar emot varor och råvaror från leverantörer när de behövs.
JIT-lagerplanering är även känt som TPS eller Toyota Production System, efter det välkända bilföretaget som införde denna arbetsmetod i början av 1970-talet. Toyota beställer endast delar till sina fordon när det behövs eller när de får beställningar på nya bilar.
Detta är också ett resultat av effektiv hantering av leveranskedjan.
Här kan du använda ClickUps mall för leverantörshantering för att skapa kalkylblad som gör lagerhanteringen smidig.
Denna mall kan hjälpa dig att utvärdera och välja de bästa leverantörerna för dina produkter, samla in feedback för att övervaka deras prestanda och förbättra kommunikation och samarbete.
Med den här mallen kan du
- Lägg till anpassade fält för att sortera leverantörer utifrån lönsamhet, logistik, tidsplaner och responsivitet.
- Använd 16 olika anpassade attribut, såsom kommentarer, kontaktnummer, leverantörens e-postadress, leveranstid och varumärken, för att spara information om leverantörer och enkelt visualisera leverantörsdata.
- Öppna fyra olika vyer i olika ClickUp-konfigurationer, till exempel leverantörsbedömningar, startguide, leverantörsinformation och leverantörsbedömningsformulär, för att enkelt komma åt och organisera all information.
Utmaningar i lagerplaneringsprocessen
Det mest komplexa med lagerplanering är att hantera och tolka stora datamängder.
Varje order måste signeras, transportdetaljer anges, lager- eller lagerförvaringsdetaljer listas noggrant och kostnaderna för varje liten del av verksamheten måste faktureras och redovisas.
Allt detta kräver ett felfritt och lättanvänt lagersystem, för att inte tala om avancerad logistikplanering.
Några andra utmaningar som kan uppstå är
- Bristande leverantörssäkerhet och dålig kommunikation
- Felaktiga prognoser leder till oförutsedda nedgångar i konsumenternas efterfrågan
- Lageröversikten kan bli begränsad även efter timmar av planering.
- Lagerplaneringsprocesser som inte baseras på data, trender och marknadsanalyser kan gå åt skogen.
- Dålig personalhantering; Personalförändringar, antingen internt eller hos en återförsäljare, kan påverka lagerplaneringen.
Metoder för lagerplanering
Det finns flera modeller för lagerplanering, men vi har valt att fokusera på några viktiga.
Ekonomisk orderkvantitet (EOQ)
Detta är den ideala mängden lager som ett företag måste ha för att minska lagerkostnaderna. Om ett varumärke kan uppnå detta är det ett stort steg framåt.
EOQ = √(2 D S) / H
Det här är formeln du behöver anpassa till din affärsmodell, där:
S är beställningskostnaden eller den fasta kostnaden.
D är den årliga efterfrågan
H är lagringskostnaden eller den variabla kostnaden.
Denna formel visar dig vilket lager du behöver vid varje given tidpunkt för att din verksamhet ska kunna fungera smidigt. Om du tycker att detta är svårt att hantera kan du använda ett inköpshanteringsverktyg för att förenkla uppgiften.
Modell för återbeställningspunkt
En återbeställningspunkt är den rekommenderade tidpunkt då ett företag måste beställa nytt lager för att undvika risken för brist på varor.
Låt oss ta ett bageri som exempel. Verksamheten specialiserar sig på brioche och säljer slut på varorna strax efter att en ny sats har bakats. Kunderna och ägaren är nöjda. Plötsligt uppstår problem med smöranskaffningen. Leverantören drabbas av strömavbrott, vilket påverkar bakningsprocessen. Bageriet drabbas av förseningar i leveranserna. Detta leder i slutändan till en betydande minskning av antalet kunder.
Vad hände här? Det fanns ingen ordentlig modell för återbeställningspunkt.
För att undvika sådana incidenter är det klokt att ha ett system för mottagningsbekräftelser. På så sätt kan du spåra dina leverantörer och övervaka leveranskedjan, vilket hjälper dig att avgöra när du behöver beställa mer lager.
Planering av säkerhetslager
Denna lagerhanteringsmetod säkerställer att du har en säker mängd lager i förråd så att du inte får slut på varor när efterfrågan ökar. Det fungerar ungefär som en försäkring som håller dig flytande.
Du måste utnyttja värdekedjeanalysen för att öka företagets livslängd och säkerställa att du hanterar lagret så effektivt som möjligt. Denna process ger dig ett försprång framför konkurrenterna.
Säker lagerplanering baserad på värdekedjeanalys hjälper till att förutsäga framtida efterfrågetrender.
ABC-analys
ABC-analys är en process där lagret kategoriseras i tre grupper.
- A bidrar till de 20 % av dina produkter som står för 70 % av försäljningen.
- B bidrar till de mittersta 30 % av dina produkter, vilket resulterar i 20 % av försäljningen.
- C är de 50 % av dina produkter som säljer sämst och står för 10 % av försäljningen.
Denna analys påskyndar korrekt lagerplanering och lagerhantering. Den hjälper företag att besluta vad de ska lagra och hur mycket de ska lagra. När du analyserar dina lagringsbehov baserat på din ABC-analys kan du prioritera bättre.
Nu ska vi lära oss hur man skapar och genomför en lagerplan!
Hur man utvecklar och implementerar en lagerplan
Att utveckla och implementera en lagerplan i ditt företag är en stor utmaning. Men här är en snabb steg-för-steg-guide som hjälper dig på traven.
Steg för att utveckla en lagerplan och genomföra den
- Gör en lista över dina produkter och kategorisera dem
- Gör noggranna efterforskningar och var grundlig i din dataanalys. Du bör känna din produkt väl och veta exakt var den säljer.
- Gör en lista över potentiella leverantörer baserat på preferenser, plats, kvalitet och tillgänglighet. Analysera deras prestanda genom att ha en testperiod.
- Använd ett integrerat och nybörjarvänligt system för order- och leveranshantering.
- Skapa ett system som är enkelt och effektivt
- Utbilda anställda i att följa systemet. Följ upp resultatet regelbundet.
- Spåra din lageromsättningshastighet. Detta blir din bas, som du kan justera efterhand utifrån data.
- Skapa en modell för återbeställningspunkt och säkra lagerhållningsrutiner
- Sök ständigt efter förbättringsmöjligheter med hjälp av djupgående dataanalys och övervakning.
- När du har allt detta på plats kan du automatisera så mycket som möjligt.
Genom att följa dessa steg och använda pålitlig programvara för lagerplanering inom e-handel kan du få din lagerplanering på rätt spår och driva på företagets tillväxt.
Använd ClickUp för att planera och hantera lagersystem
ClickUp hjälper dig att hantera och sortera lager på ett effektivt sätt samtidigt som det erbjuder mycket anpassningsbara funktioner som kan anpassas efter alla typer av företag.
Ta till exempel ClickUps mall för lagerhantering. Den kan effektivt hantera och anpassa dina behov. Dessutom är det ett mycket användarvänligt verktyg för lagerplanering.
Denna mall kan hjälpa dig på flera sätt:
- Det förenklar organisationen för dig. Du kan skapa en lagerlista, spåra leveranser från leverantörer och spåra kundleveranser.
- Du kan kontrollera orderstatus och återbeställningspunkter med precision.
- Du kan skapa lättillgängliga lagerlistor som du kan dela med anställda och leverantörer för att hantera leveranskedjan på ett effektivt sätt.
- Mallen är anpassningsbar. Det innebär att du kan ändra och skapa anpassade fält för att hantera ditt lager, till exempel Nästa beställning, Driftschef, Beställt, Aktuellt lager och Beställningskvantitet.
- Du kan också förbättra spårningen med automatisering och specifika söktaggar.
- Den har sju anpassade vyer – tabell, tidslinje, lista, orderuppdateringar och värde – för att du ska få en bättre förståelse för och planering av ditt lager.
Leveranskedjan och lagerhantering går hand i hand. Och med ClickUps lagermall blir det snabbt, enkelt och effektivt att spåra hela leveranskedjan.
Med den här mallen kan du:
- Hantera lagernivåer och order i realtid
- Spåra leveranser och leveransdatum mellan flera lager
- Analysera trender för bättre beslutsfattande
Denna mall kan effektivisera lagerprocessen och minska mänskliga fel, vilket möjliggör bättre prognoser och insyn i lagernivåer för att identifiera potentiella problem.
Du kan lägga till anpassade statusar (Öppen och Slutförd) för att övervaka framstegen för varje artikel i lagret. Dessutom kan du använda 15 olika anpassade attribut, såsom Begärd av, Behovsmängd, Leverantörsplats, Ombeställningspunkt och Kostnad per enhet, för att spara information om ditt lager och enkelt visualisera lagerdata.
Du kan också öppna sex vyer i olika ClickUp-konfigurationer, såsom Lager, Efter leverantör, Leverantörsplats, Beställningsformulär, Börja här och mer, för att hjälpa dig att hantera ditt lager.
Övervinna utmaningar inom lagerhantering med ClickUp
Lagerhantering är en kontinuerlig process, inte en engångsföreteelse. Skapa en lista över pålitliga leverantörer, kommunicera dina behov tydligt, utbilda dina anställda i systemet, övervaka och följ upp framstegen, och automatisera och förbättra kontinuerligt.
Men underskatta inte vikten av att använda lagerplaneringsprogramvara som ClickUp. Det förenklar alla ovanstående steg och gör din lagerplanering mer förutsägbar, säker och till en tillgång för företaget.
Kom igång med ClickUp redan idag!