SEO-projektledning – 8 tips för att optimera ditt arbetsflöde [med mallar]

Som SEO-ansvarig på ClickUp och en sann produktivitetsentusiast tycker jag nästan lika mycket om att optimera arbetsflöden som att optimera för sökningar.

Jag trivs med utmaningen att hitta nya sätt att automatisera uppgifter och förbättra befintliga processer. Detta gör inte bara mitt teams arbete mer effektivt, utan ger oss också extra tid över för det vi älskar mest – SEO! 🔎

Jag är glad att kunna dela med mig av mina tankar om SEO-projektledning och 8 tips som kan hjälpa byråer, SEO-projektledare och marknadsföringsteam att optimera sitt arbetsflöde.

Vad är SEO-projektledning?

SEO-projektledning omfattar planering, kommunikation och genomförande av alla åtgärder för sökmotoroptimering.

Det handlar om att skapa ett optimalt arbetsflöde för att hantera varje steg i en SEO-kampanj. Detta inkluderar allt från att utveckla en strategi till att rapportera resultaten till intressenter eller kunder.

Varför är projektledning viktigt för SEO?

Precis som andra marknadsföringsinsatser gynnas SEO-kampanjer av struktur och projektledningsprinciper, men ändå är det få team som har en dedikerad SEO-projektledare.

Istället fördelas ansvar som normalt skulle ligga på projektledaren till SEO-teammedlemmar som redan har fullt upp, vilket kan leda till utbrändhet och hämma produktiviteten. 😢

Dessutom är det inte ovanligt att SEO-chefer agerar strateg, tekniker och chef på samma dag.

Vi samarbetar med en rad olika personer, såsom kunder, innehållsförfattare, ingenjörer, SEM-specialister och kundansvariga. Utan en SEO-projektledare kan du komma att fungera som kontaktperson för dessa relationer.

Förmågan att kommunicera tvärfunktionellt och hantera flera SEO-projekt i olika stadier är avgörande. Utan projektledning går uppgifter förlorade, teamen blir oeniga och kampanjerna överskrider den ursprungliga omfattningen.

Låt oss vara ärliga, SEO-projektledning är underskattat.

Projektledningsprogramvara är nyckeln 🔑

I SEO-världen har vi verktyg för sökordsforskning, innehållsanalys, rankningsspårning, analys och mycket mer. Vi lever också i kalkylblad. Verktyg som Google Sheets eller Excel är ofta det bästa valet för data och tekniska användningsfall. Och även om dessa verktyg inte kommer att försvinna, är de inte idealiska för SEO-projektledning.

Kalkylblad saknar viktiga funktioner som tidsspårning, automatisering och uppgiftsrelationer. Dessutom är rapportvisualiseringarna komplexa och saknar flexibilitet. Har du försökt skapa en projektplan eller ett Gantt-diagram i Excel? Aj.

Det sista vi vill är att lägga till mer programvara till vår teknikstack. Moderna projektverktyg är dock utformade för att lösa dessa problem genom att samla ditt arbete på ett och samma ställe. Med möten som ökar med 69,7 % och människor som känner sig mer frånkopplade från sina kollegor har det aldrig funnits ett bättre tillfälle att uppgradera dina arbetshanteringslösningar.

Fade-in: ✨ Projektledningsprogramvara ✨

Från enkla att göra-listor till komplexa agila arbetsflöden – projektledningsprogramvara erbjuder alla funktioner du behöver för att organisera SEO-uppgifter, samarbeta med ditt team och hålla dina kampanjer på rätt spår.

Dessa verktyg kan också ge stöd för dina rekryteringsinsatser. Utveckla mallar för introduktionsuppgifter, ta fram SOP:er på ett enkelt sätt och skapa en tydlig kanal för kommunikation med dina nyanställda. På så sätt kan du fokusera på de viktigare utmaningarna med att bygga ditt ideala SEO-team.

Vilken är den bästa projektledningsprogramvaran för SEO?

Det finns hundratals projektledningsverktyg på marknaden – men vilket är rätt för just dig?

Det rätta svaret är en klassisk fras som du känner till... det beror på.

Men framför allt förlitar sig SEO-teamets medlemmar på att arbeta tvärfunktionellt för att nå sina mål.

Mitt bästa råd är att hitta en projektledningsplattform som fungerar bäst inte bara för dig, utan också för de andra teamen du arbetar med. Utan engagemang från alla håll kommer nya verktyg att skapa nya silos och motverka de operativa fördelar som de medför.

8 tips för SEO-projektledning 📝

Nu till det roliga.

Här är mina bästa tips för byråer och interna team som hanterar sitt arbetsflöde i projektledningsprogram.

1. Skapa en databas för ditt webbplatsinnehåll

En av de första sakerna jag gör när jag tar itu med SEO för en ny webbplats är att skapa en webbplatskatalog – ett kalkylblad med alla sidor på webbplatsen segmenterade efter undermappar. Vanligtvis importerar jag dessa data från ett verktyg som Ahrefs eller Screaming Frog och inkluderar attribut som URL, sidtitel, interna länkar etc.

Det finns massor av fördelar med detta, bland annat att identifiera möjligheter till omdirigeringar, sidor som saknar interna länkar eller helt enkelt upptäcka innehåll som du inte kände till! Detta kan inte bara förbättra SEO-teamets synlighet, utan även andra medlemmar i marknadsföringsteamet eller andra avdelningar kommer att dra nytta av att ha ett lättillgängligt kalkylblad med allt ditt innehåll samlat på ett ställe.

Men hur vet vi vad som görs med allt detta innehåll?

Det finns många fördelar med att skapa en innehållsdatabas i ditt projektledningsverktyg. Det skapar synlighet för aktivt arbete, visar historiska uppdateringar och gör varje sida snabbt tillgänglig. När du börjar utnyttja automatisering och uppgiftsrelationer för att standardisera processer kommer du ständigt att hitta nya sätt att effektivisera ditt arbetsflöde. Detta hjälper hela din organisation, inte bara ditt SEO-team.

På ClickUp använder vi en kombination av tabellvy och anpassade fält för att skapa en central plats för all vår innehållshistorik och alla attribut. Varje gång en artikel uppdateras återspeglar den tillhörande uppgiften den aktiviteten.

Här är en lista över attribut som du kan överväga att använda som anpassade fält för din innehållsdatabas:

Det kan kännas som ett skrämmande projekt att starta, men om du redan har skapat en webbplatskatalog i ett kalkylblad kan du använda CSV-importfunktionen i de flesta projektledningsplattformar för att göra en del av arbetet åt dig!

Behöver du hjälp med att komma igång?

Kolla in den här guiden för att skapa en innehållsdatabas eller sätt igång direkt med vår bloggdatabasmall.

2. Förlita dig på återkommande uppgifter för rutinmässigt arbete

Återkommande uppgifter är en vanlig men underskattad funktion i projektledningsprogram. De gör det möjligt att automatiskt återskapa eller återöppna uppgifter efter att de har slutförts eller passerat ett visst datum.

SEO-ansvaret är mångfacetterat, men det finns många repetitiva åtgärder som kan underlättas genom att skapa återkommande uppgifter. De kan förbättra ansvarsskyldigheten, förhindra dubbletter och, viktigast av allt, spara tid. Här är några exempel på återkommande SEO-uppgifter som vi använder på ClickUp:

En av mina favorituppgifter är vår veckovisa resursdiskussion! Varje medlem i SEO-teamet har till uppgift att hitta en relevant resurs med några viktiga punkter. Det kan vara nästan vad som helst – en bloggartikel, en e-bok, ett nytt verktyg, ett kommande webbinarium osv.

Vi konsumerar visserligen mer än en resurs per vecka, men detta hjälper oss att välja den mest effektiva för att inleda en dialog. Att hålla oss uppdaterade inom SEO är avgörande för vår överlevnad, och denna uppgift hjälper oss att upprätthålla en kontinuerlig dialog om utbildning och strategi.

3. Använd anpassade statusar som anpassar sig efter varje arbetsflöde

Att ställa in enkla uppgiftsstatusar som "att göra", "pågår" och "klar" är bra utgångspunkter för projektledning i många avdelningar. Men för SEO-team känns enkla statusalternativ begränsande och otydliga, särskilt eftersom så mycket av vårt arbete är pågående och kräver en unik process. Vi kan optimera en landningssida, hantera en länkkampanj eller göra sökordsforskning, men varje uppgift innebär ett mycket olika arbetsflöde.

Tänk dig till exempel en länkbyggnadskampanj som är listad som ”Pågående”. Vad betyder det? Letar du för närvarande efter URL:er för denna kampanj? Söker du kontakter? Odlar du relationer i din inkorg?

Genom att använda anpassade statusfält får du bättre överblick över vad som händer med en uppgift. Det blir också enklare att filtrera, prioritera och utnyttja automatisering i ditt arbete!

Många projektledningsverktyg erbjuder en anpassad statusfunktion. Om inte, är ett bra alternativ att använda anpassade fält för att spåra vilken "status" en uppgift har.

Vilket är det bästa alternativet?

Ärligt talat beror det på hur du föredrar att visualisera dina projekt, vilka intressenter som är inblandade och hur mycket du förlitar dig på deluppgifter.

Här är olika statuslayouter inspirerade av några av våra arbetsflöden på ClickUp.

4. Använd tankekartor för att visualisera dina ämneskluster

Att skapa innehållshubbar är en populär SEO-strategi för att bygga upp sökautoritet kring ämneskluster. För oss är det ofta hjälpsamt att undersöka och visuellt kartlägga våra hubbar för att se hur våra pelare och kluster är organiserade.

Det finns några fantastiska SEO-verktyg som Screaming Frog som låter dig skapa webbplatsarkitektur och visualisera genomsökningar. Tyvärr hjälper den här typen av verktyg dig fortfarande inte att visualisera planerat innehåll och hur det kopplas till dina live-sidor.

Mind maps eller virtuella whiteboards är en utmärkt lösning på detta problem. Du kan behandla varje nod som en sida med innehåll och nodanslutningen som en intern länk. Det finns många mind map-verktyg som kan hjälpa dig att skapa dessa visualiseringar.

Med ClickUp Whiteboards kan du inte bara skapa tankekartor, utan också koppla varje nod till den uppgift där sidan finns. Skapa en tvåvägskoppling mellan din innehållsdatabas och kluster så att du alltid är bara ett klick bort från att se var varje sida passar in i ditt ämnesekosystem.

Bonus: AI SEO-verktyg

5. Utnyttja automatisering av uppgifter

Låt oss prata mer om automatisering. Från spårning av sökordsrankning till tekniska granskningar använder strateger många automatiseringsverktyg för SEO.

Men använder du automatisering i ditt projektflöde?

Om du har standardiserade processer kan automatisering av uppgifter vara ett bra hjälpmedel för att hålla dina SEO-projekt på rätt spår.

Titta på ditt arbetsflöde och fråga dig själv:

Grundläggande exempel på hur projektledare kan automatisera uppgifter

Detta effektiviserar inte bara manuella arbetsuppgifter, utan minskar också driftstiden, begränsar riskerna och kan till och med förbättra prioriteringen.

Exempel på automatisering av SEO-uppgifter som vi använder på ClickUp

När ett nytt blogginlägg publiceras ➡️ tilldela automatiskt en deluppgift till en medlem i SEO-teamet för att lägga till interna länkar.

Vikten av interna länkar är ingen hemlighet. Det är viktigt att länka ditt befintliga innehåll till nytt innehåll, men du måste anpassa detta när ditt inlägg publiceras. Om du publicerar en massa artiklar kan detta lätt glömmas bort. Använd automatisering för att tajma detta steg perfekt. 👌

När det anpassade fältet för länkprioritet är inställt ➡️ lägg till bloggen eller landningssidan i listan över länkprioriteringar, skapa och tilldela en deluppgift till en medlem i SEO-teamet.

Vi hanterar vårt länkbyggande internt. Med tanke på den investering som krävs för att bygga värdefulla partnerskap och övervaka resultaten måste vi vara medvetna om vår tid.

När vi fastställer att innehåll hålls tillbaka på grund av länkauktoritet kan vi välja att prioritera det.

Ett enkelt val i rullgardinsmenyn skapar automatiskt en uppgift för ansvar och uppföljning av dessa insatser. Det läggs också till i en specifik lista i en offentligt delad vy.

Vad betyder det här?

Det innebär att alla våra samarbetspartners som har tillgång till vår lista kommer att se den uppdateras i realtid. 👏

När förfallodagen infaller ➡️ ändra uppgiftens status till granskning, använd en optimeringschecklista och tilldela den till en medlem i SEO-teamet.

Den här kopplar samman två automatiseringar. Inom SEO är det viktigt att regelbundet granska, testa och uppdatera ditt innehåll. Ibland beror det på prestandaförsämringar eller kanske planerar du en genomgång av hela webbplatsen. Jag föreslår inte att du ska ge upp dessa insatser och enbart förlita dig på automatiseringen ovan, men automatisering som denna kan vara ett universalverktyg för att hålla koll på ditt innehålls prestanda.

Naturligtvis är inte allt innehåll lika.

För evergreen-artiklar behöver du kanske inte granska enligt ett fast schema. Du kan lägga till ett anpassat fält eller tagga uppgiften som "evergreen" och skapa en regel för att förhindra att automatiseringen triggas.

Skapa anpassade regler för alla typer av innehåll!

6. Skapa en databas för länkbyggande och marknadsföringssamarbeten

Formeln för att förbättra SEO-auktoriteten utvecklas ständigt. Det blir allt svårare, mer konversationsinriktat och kräver mer kreativitet. Det går inte att förneka de underliggande fördelarna med att öka ditt varumärkes närvaro genom alla kanaler och den inverkan det kan ha på Google.

SEO-experter närmar sig denna tillväxt med sociala medier, PR och innehållsansvariga i åtanke. Ett av de bästa sätten att börja förbättra detta område som team är att skapa en databas för alla dina samarbetsrelationer inom marknadsföring!

Viktiga relationer för din databas för gemensam marknadsföring

En gemensam marknadsföringsdatabas är en central knutpunkt för alla viktiga personer och varumärken som du samarbetar med. Det kan vara allt från gästskribenter till webbinariumpartners.

Gästskribenter

I takt med att Google fortsätter att förbättra sin förmåga att känna igen och belöna expertis i sökningar ser vi att allt fler marknadsföringsteam tar hänsyn till E-A-T när de skapar innehåll. När du börjar bygga upp ett nätverk av gästskribenter och opinionsbildare uppstår möjligheter att skapa auktoritativt innehåll. Här är några exempel:

Länkar

Det finns många traditionella länkbyggnadskampanjer som fortfarande fungerar.

Om du arbetar med länkbyggande är det bra att hålla ordning på dina relationer. Oavsett om du hanterar omfattande kampanjer, arbetar med en länkbyggnadstjänst eller helt enkelt samarbetar med jämförbara varumärken, skapa en historik över dessa insatser i ditt projektledningsverktyg!

Sociala influencers

Beroende på vilka varumärken du arbetar med kan relationer med influencers på sociala medier vara en marknadsföringsmotor för social bevisföring och förstärkning. Finns det olika sätt att samarbeta med dessa förespråkare? Har andra teammedlemmar insyn i dessa kontakter för att föreslå innehållsmöjligheter? Lägg till dem i din marknadsförings-CRM-vy!

Kunder

Förhoppningsvis har ditt företag redan en kunddatabas. Dina nöjdaste och mest framgångsrika kunder kommer att vara dina största förespråkare. Letar du efter en viktig bidragsgivare som kan hjälpa till med ett innehållsmarknadsföringsinitiativ? Glöm inte detta nätverk!

Hur du skapar din gemensamma marknadsföringslista

Beroende på ditt team och dina fokusområden behöver du troligen inte ett fullservice-CRM-verktyg för denna databas. Projektledningsprogramvara med tabellvyer och anpassade fält erbjuder ett enkelt sätt att organisera dina marknadsföringskontakter och göra dem tillgängliga för hela teamet.

Beroende på storleken på ditt företag kan du välja att hålla det enkelt och organisera denna information i ett kalkylblad – och du kan alltid importera ditt kalkylblad till ditt projektledningsverktyg senare!

Alternativt, om du inte har något emot att lägga till ytterligare en plattform till din teknikstack, kan du använda ett verktyg som Buzzstream som en heltäckande plattform för dina länkarbetsinsatser. Men om inte hela ditt marknadsföringsteam använder plattformen går du miste om fördelarna med samarbete och synlighet.

Det viktigaste att ta med sig här är: Sila inte dina gemensamma marknadsföringsinsatser!

7. Dela dina projekt med gäst- och publikvisningar

Oavsett om du hanterar kunder eller outsourcar arbete kan projektledningsprogramvara skapa en säker punktlinje med personer utanför din organisation. Det finns oändliga sätt att utnyttja gästfunktioner och delade vyer för dina SEO-kampanjer.

Här är två viktiga användningsfall för att samla externa användare och dina projekt på ett och samma ställe.

Kommunicera dina SEO-insatser till dina kunder

SEO är en av de mest immateriella komponenterna i en digital marknadsföringsstrategi. Även om dina kunder kanske förstår värdet av SEO, är det ändå bra att ge dem en tydlig bild av vad som pågår.

Om du har turen att ha dedikerade SEO-projektledare har du kanske redan ett bra system för att hålla dina kunder informerade. Men av egen erfarenhet har jag märkt att även om du avsätter tid för dessa uppdateringar kan det vara svårt att upprätthålla en konsekvent kommunikation på grund av fullspäckade scheman och olika tidszoner.

Projektledningsprogramvara kan hjälpa dig med en del av detta arbete. Genom att ge dina kunder tillgång till projektets tidsplaner eller specifika uppgiftsvyer kan de när som helst ta en titt på pågående arbete och framsteg.

Nyckeln är att hålla det enkelt. Om dina kunder redan har tillgång till allt eller är överösta med meddelanden i sin e-post, kommer dessa ytterligare åtkomstpunkter att göra mer skada än nytta.

Få av dina kunder kommer att vilja gräva ner sig i enskilda uppgifter för att se de detaljerade detaljerna. Ge dem istället en översiktlig bild av vad som pågår med hjälp av en vy som är tillgänglig via URL. Detta ger dem sinnesro att veta att de enkelt och smidigt kan se vad som pågår, särskilt om det bara är ett eller två klick bort.

För större eller mer engagerade kunder kan du överväga att lägga till dem som gäster i ditt arbetsutrymme. Begränsa och anpassa dock deras vy.

Ännu bättre är att skapa en transparent uppgiftsmiljö från projektets start och framåt. Detta skapar ytterligare förtroende från början och låter dig ägna mer tid åt att uppnå dina kunders mål.

Hantera din outsourcing

Några av de bästa kampanjerna är resultatet av interna och externa marknadsförare. Dessa team skulle inte vara lika framgångsrika utan SEO-projektledning och samarbetsverktyg. Oavsett om det handlar om att arbeta med externa innehållsförfattare eller en länkbyggnadsbyrå, sparar du mycket huvudvärk genom att kunna kommunicera inom samma plattform som ditt interna team.

Precis som när du arbetar med kunder kan du skapa en samarbetsmiljö med begränsad insyn i projekten. På så sätt kan du fortfarande dra nytta av alla de bästa funktionerna i projektledningsprogramvaran utan att kompromissa med känslig företagsinformation.

De bästa projektvyerna för att dela arbete

Förutom grundläggande att göra-listor finns här några av de bästa projektvisualiseringarna som du kan dela med personer utanför din organisation.

Gantt-diagram: Perfekt för kampanjer eller projekt med en tidsplan. Kunder och entreprenörer kan använda Gantt-diagram för att enkelt se om aktuella initiativ fortskrider och uppfyller förväntningarna.

Kanban-tavlor: En tavelvy är utmärkt tack vare sin enkelhet och popularitet. Att se uppgifter i kö, pågående och slutförda är ofta allt en kund behöver. Det ger snabbt en trygghet att arbetet fortskrider utan att man alltid behöver fördjupa sig i enskilda uppgifter.

Dashboards: För mer komplexa kampanjer kan en dashboard-funktion hjälpa till att samla uppgifter och data från olika projekt i en enda vy. Med verktyg som ClickUp kan du till och med bädda in saker som Google Data Studio-rapporter och kalkylblad i samma dashboard!

Docs: Från SEO-strategiplaner till nytt innehåll – teamen tillbringar mycket tid i Docs. Dina kunder eller ditt outsourcingteam är mer bekanta med delade dokument, vilket gör det till ett självklart val för samarbete. Oavsett om du använder en separat programvara som Google Docs eller om din projektledningsprogramvara har inbyggda Docs, kommer du med största sannolikhet att förlita dig på detta hjälpsamma verktyg.

8. Kommunicera genomtänkt med rätt medium

I en värld som blir allt mer distanserad och asynkron kan det vara svårt att välja rätt kommunikationsmetod. Team måste ofta lära sig att kommunicera effektivt via e-post, direktmeddelanden, uppgiftskommentarer, virtuella möten, skärminspelningar och mycket mer. 🥵

Med tanke på hur mycket tvärfunktionell kommunikation som sker inom SEO-projektledning står vi inför denna utmaning varje dag. Oavsett om du kommunicerar med kunder eller interna teammedlemmar kan du undvika onödig frustration och misstag genom att välja den bästa kommunikationsformen vid rätt tillfälle.

Vilka åtgärder kan vi vidta för att förbättra oss?

1. Fastställ riktlinjer för hela företaget

Ha en intern kommunikationsstrategi som kan implementeras i hela organisationen. Detta hjälper alla att vara på samma sida och gör det lättare att introducera nya teammedlemmar.

2. Skapa dokument med rubriken ”Arbeta med mig”

Även om organisationsriktlinjer är till stor hjälp är vi inte robotar. Alla har sina egna preferenser när det gäller hur de arbetar och kommunicerar. Att skapa en manual för hur man arbetar med dig kan vara mycket värdefullt, särskilt för chefer.

3. Använd projektledningsprogramvara

Använd projektledningsverktyg med inbyggda kommunikationsfunktioner. De gör det enklare att arbeta med ditt team utan att behöva hoppa mellan olika appar. ClickUp har till exempel inbyggda uppgifter, chatt, e-post, skärminspelning och över 1 000 integrationer. 🤩

Min favoritfunktion för kommunikation inom SEO-projektledning

Jag älskar verktyg för skärminspelning.

Och inte bara för att det passar min personlighetstyp .

SEO är ofta... missförstått. Vår förmåga att formulera pedagogisk feedback till chefer eller kunder är en färdighet som vi förbättrar med tiden. Ändå finns det många enkla frågor som inte har enkla svar, och ibland är det helt enkelt fel frågor från början!

I dessa situationer är min favoritlösning skärminspelning. Det är den perfekta kompromissen mellan att skicka en massa text och hoppa på ett virtuellt samtal. Här är några viktiga användningsfall:

Det finns många gratisverktyg för skärminspelning som kan hjälpa dig att uppnå detta. Om inte din projektledningsprogramvara redan har denna funktion. 😉

Med Clip by ClickUp kan du starta en inspelning direkt i en uppgift eller från verktygsfältet utan att behöva ladda ner ytterligare ett Chrome-tillägg. Du kan också skapa en länk för att skicka din video direkt.

Bonustips: När du levererar videon, ange videons längd och en TL;DR eller en punktformad sammanfattning av vad du tar upp. Det skapar förväntningar och mottagaren kommer att uppskatta det!

Anamma din egen metodik

Förhoppningsvis kan dessa tips för SEO-projektledning hjälpa dig att spara tid! Det finns ingen universallösning för hantering av dina SEO-uppgifter. Dra nytta av anpassningsbar projektledningsprogramvara och skapa processer som passar ditt team bäst. Viktigast av allt är att fortsätta optimera ditt arbetsflöde precis som du skulle göra med en SEO-kampanj.

Jag har använt ClickUp för att hantera SEO-projekt sedan 2018. Jag gillade det så mycket att jag började jobba på företaget 2020! Vår mission är att göra världen mer produktiv på jobbet. Vill du se närmare hur detta kan göras på vår plattform? Prova oss gratis för alltid och börja med vår mall för SEO-projektledning.

Om du redan använder befintlig programvara kan du tillämpa vissa av de tips jag listat med dina nuvarande verktyg. Oroa dig inte, du kan alltid importera senare! 😉

Jag skulle gärna höra om din egen strategi för SEO-projektledning! Kontakta mig på Linkedin eller Twitter.