Hur man bygger en innehållsdatabas (med mallar)

Innehållsskapande börjar oftast ganska enkelt: Du eller ditt företag har en målgrupp, målgruppen har frågor och du vill besvara dessa frågor.

Kanske börjar du med en blogg, ett inlägg på sociala medier eller en landningssida. Och sedan ytterligare ett, och ytterligare ett, och ytterligare ett. Innan du vet ordet av har du, tja, en hel del innehåll.

Men har du organiserat det? Och är ditt organisationssystem skalbart?

Om ditt svar på någon av dessa frågor ligger någonstans mellan ”meh” och ”nej”, oroa dig inte! Du är inte ensam! Det är trots allt svårt att förutse behov innan de uppstår, särskilt inom ett område som är så snabbt och ständigt föränderligt som innehållsmarknadsföring.

Faktum är att ClickUps marknadsförings- och kreativa team har fått ta itu med bieffekterna av den snabba tillväxten av innehåll, teammedlemmar, processer och allt däremellan. Så naturligtvis använde vi ClickUp för att skapa ett mer organiserat system. Och vi vill dela det med dig!

Vad är en innehållsdatabas?

En innehållsdatabas är ett system där en person eller ett team samlar innehåll och dess sammanhang (t.ex. lanseringsdatum, status, analyser) på ett standardiserat sätt. Detta görs för att underlätta skapandet och underhållet av innehållsbaserade kampanjer.

De flesta större team har en databas för varje typ av innehåll som de behöver spåra – landningssidor, bloggar, annonser, inlägg på sociala medier – men mindre team eller enskilda personer kan kanske samla allt sitt innehåll i en enda databas och kategorisera innehållet efter typ.

Informationen och de kostnadsfria mallarna i denna blogg är avsedda att fungera som allmänna riktlinjer för att hjälpa dig att bygga upp och underhålla din egen databas, men det kommer alltid att krävas en del försök och misstag när du bestämmer vilka komponenter du behöver för att hålla reda på allt på ett och samma ställe.

Några ord om databastyper

En distinktion som ofta görs när man diskuterar databaser är relationella kontra icke-relationella databaser.

Enkelt uttryckt lagrar en relationsdatabas information i tabeller och kopplar samman relaterad tabellinformation. Dessa kopplingar mellan olika datapunkter i olika tabeller kallas schema. Dataanalytiker hittar information i en relationsdatabas genom att söka efter information via ett domänspecifikt språk som SQL.

Icke-relationella databaser är däremot inte nödvändigtvis strukturerade i tabeller. De är optimerade för den typ av innehåll de innehåller, och en icke-relationell databas kan bestå av flera olika sätt att presentera, märka och söka efter information.

Eftersom ClickUp låter dig skapa relationsdatabaser utan kod för ditt arbete kommer din färdiga innehållsdatabas att likna en traditionell relationsdatabas: etiketter och kategorier kommer att standardiseras och informationen kommer att visas i tabeller. Inget i den här bloggen kräver dock några kunskaper i SQL eller något annat programmeringsspråk.

Nu när den korta disclaimern är ur vägen kan vi sätta igång!

Vem använder innehållsdatabaser?

Innan du lägger timmar på att planera, organisera och bygga en databas är det värt att se till att du och ditt team verkligen kommer att ha nytta av den.

Du kanske undrar: ”Vilka typer av team använder egentligen innehållsdatabaser?”

Det enkla svaret är i stort sett alla eller alla team som har stora mängder innehåll som de behöver organisera, spåra och uppdatera – med betoning på spåra och uppdatera . En bra databas hjälper dig inte bara att hitta innehåll, utan gör det också möjligt att lägga till mätvärden, statusar och kvalitativ information till innehållet så att du kan avgöra:

Om du eller ditt team har ställt någon av dessa frågor är det värt att åtminstone överväga en innehållsdatabas.

Innehållsdatabaser är användbara för att organisera tillgångar för alla typer av team, men de spårar vanligtvis information för:

Även om det här inlägget förklarar databaser i sammanhanget av ett innehållsmarknadsföringsteam, är informationen tillämplig för alla som försöker hantera stora mängder innehåll.

När teamen blir mer spridda och talrika blir det allt svårare att förbli i centrum av verksamheten, eftersom eventuella brister eller störningar i rutinerna förstärks. ClickUp Marketing Teams Template erbjuder en lösning för bättre samarbete genom att samla alla marknadsföringsuppgifter, förbättra synligheten inom marknadsföringsavdelningen och möjliggöra snabba svar.

Varför bygga en innehållsdatabas?

Oavsett om du är ett team på en eller hundra personer kommer dina skäl för att bygga en innehållsdatabas troligen att falla inom en eller flera av följande kategorier:

Även om alla dessa faktorer spelade en roll i ClickUp Marketing-teamets beslut att bygga databaser för bloggar och landningssidor, var vårt största behov skalbarhet.

Eftersom alla team växer snabbt behövde vi ett sätt att ta den enorma mängd information som fanns i huvudet på ett fåtal personer och göra den tillgänglig för ett helt nytt team som inte var bekant med ClickUps specifika processer och program.

Men skalbarhet är bara en av fördelarna med en välskött innehållsdatabas. Låt oss dyka in i de andra:

1. Databaser sparar tid för ditt team.

ClickUps huvudsakliga syfte är att spara en dag i veckan åt dig, så låt oss vara ärliga, "sparar tid åt dig" kommer alltid att vara vår främsta prioritet. Men det gör det inte mindre sant! Om innehållet inte är grupperat på ett standardiserat sätt betyder det ju att det antingen:

Att ha allt lagrat i en databas är å andra sidan som att ha alla dina nålar i en enda låda märkt "nålar", så att du inte behöver leta igenom höstackar för att avsluta ditt broderiprojekt.

Enkelt uttryckt: om du lägger mindre tid på att leta efter saker, har du mer tid att arbeta med att bygga upp och förbättra dem.

När alla vet var de kan hitta något, säkerställer det också att ditt team inte duplicerar arbetet genom att skapa något som redan finns från grunden eftersom de inte kunde hitta det. För låt oss vara ärliga, vi har alla någon gång återskapat ett innehåll eftersom det var enklare än att leta efter det.

Dessutom säkerställer lagring av innehåll i en databas – särskilt en molnbaserad sådan – att alla vet var de kan hitta den senaste versionen av något.

2. Databaser möjliggör skalbarhet.

Om man lämnar dem åt sig själva kommer nästan alla att komma på sitt eget organisationssystem.

Om du är den enda som behöver använda den är det inga problem. Om en eller två andra behöver lära sig ditt system, även om det är lite slumpmässigt, är det oftast okej.

Men när ett team växer så att tio, sedan tjugo, sedan hundra personer måste anpassa sig till ett improviserat system som skapats av en person och ofta för en person, då har du ett problem.

Syftet med en välstrukturerad innehållsdatabas är att förebygga det problemet innan det uppstår. Så även om du för närvarande är ett team på en person och organiserar allt ditt innehåll på ett sätt som fungerar för dig, bör du fundera på om det systemet fortfarande kommer att fungera när dussintals andra personer behöver använda det.

Om ditt svar är ”kanske” eller ”😬” är det kanske dags att bli lite mer strukturerad och strategisk med din innehållsspårning.

3. Databaser gör det möjligt att analysera och förbättra innehåll.

En av de största fördelarna med en välstrukturerad databas är att den inte bara gör det möjligt för människor att hitta saker (i så fall skulle det bara vara ett innehållsbibliotek), utan också ger innehållet ett sammanhang. Det vill säga, den låter dig se kvantitativa data såsom trafik, engagemang, status och historik som kan hjälpa dig att förbättra specifikt innehåll och förbättra den övergripande innehållsutvecklingen.

När alla har tillgång till databasen kan alla komma med idéer utifrån samma kontext, vilket kan leda till nya insiktsfulla sätt att närma sig innehållet.

När en specialist genomför en granskning av sociala medier kan hen till exempel titta på ett blogginlägg med hög trafik och högt engagemang i en innehållsdatabas och inse att det innehåller statistik som kan användas för att skapa en serie LinkedIn-inlägg. En e-postmarknadsförare kan se samma inlägg och inse att det innehåller en processuppdelning som skulle passa utmärkt som infografik i ett kommande nyhetsbrev.

Genom att helt enkelt sätta innehållet i sitt sammanhang och göra det tillgängligt för alla får du bättre insikter om gruppen och uppmuntrar spridningen av det mest framgångsrika innehållet.

Att organisera och spåra allt på ett ställe gör det också lättare för datateam att jämföra innehållets prestanda så att de kan utvärdera vad som fungerar och vad som inte fungerar, och göra lämpliga ändringar i betalda eller organiska innehållsstrategier.

Vad bör en innehållsdatabas innehålla?

Vilken information du ska inkludera i din innehållsdatabas varierar beroende på vilken typ av innehåll du spårar och varför du spårar det, men här är några bra riktlinjer att följa:

1. Börja med byggstenarna.

Först måste du ta reda på vilken typ av tillgångar – webbsidor, inlägg på sociala medier, bloggar eller alla ovanstående – du behöver organisera och spåra. Sedan måste du bestämma hur du ska spåra dessa tillgångar.

Om det innehåll du spårar kan betraktas som en samling objekt, är ”hur du spårar det” de förvaringsbehållare du använder för att organisera materialet. Du bör välja en förvaringsbehållare som är lätt att packa, rymmer all nödvändig information och som är lätt att märka och hitta senare.

Om du använder ClickUp för att bygga en databas rekommenderar vi att du använder uppgifter för att lagra enskilda innehållsdelar. Men vi kommer att gå in mer i detalj på detta i nästa avsnitt.

2. Bestäm hur du ska kategorisera innehållet.

När du har bestämt vilken typ (eller vilka typer) av innehåll du spårar och hur du lagrar det, måste du bestämma hur du ska kategorisera det.

I ClickUps fall har vi en separat databas för bloggar och landningssidor, och vi kategoriserar dem efter kategori.

Bloggarna är grupperade efter ämne, så vi inkluderar ett anpassat fält med alternativ som Agile, CRM, Verktyg, Arbete/liv osv.

Landningssidor är grupperade efter typ, så att samma anpassade fält i en landningssidesuppgift innehåller alternativ som Funktion, Konkurrent, Team, etc.

När du skapar egna etiketter, oavsett om du väljer att kategorisera efter ämne eller inte, är det viktigaste att använda etiketterna konsekvent . Se till att du och ditt team förstår vad varje etikett betyder och att stavningen och versalerna i etiketterna är konsekventa.

3. Bestäm vilken annan information du behöver lagra.

Nu när du har bestämt vad du ska lagra i din databas och hur du ska organisera den kan du börja fylla i detaljerna. I det här skedet bör du överväga några viktiga frågor:

Genom att svara på dessa frågor kan du avgöra vilken information du behöver inkludera i dina databasuppgifter. (Eller, om du inte använder ClickUp, vilken ”behållare” du än använder för att lagra information om innehållet. )

I nästa avsnitt tittar vi på några av de specifika detaljer som vi spårar i vår databas.

4. Kartlägg de processer som ska hanteras i din databas.

En databas är bara användbar om den hjälper dig och ditt team att konsolidera information och effektivisera befintliga arbetsflöden.

Om du inte vill göra något med ditt innehåll, varför skulle du då lägga ner tid på att lägga in det i en databas?

När du bestämmer vilka detaljer du ska spåra, tänk också på hur de kan hjälpa dig och ditt team att koppla databasen till befintliga processer som involverar innehållet.

Anta till exempel att du har skapat en databas för alla dina webbsidor och att du behöver någon i ditt team som kontrollerar inläggen var sjätte månad från publiceringsdatumet för att säkerställa att informationen är korrekt. Du vill se till att varje webbsidesuppgift innehåller statusen "Granskning behövs" eller "Uppdatering krävs" samt ett förfallodatum. Du kan till och med lägga till granskaren som ansvarig för uppgiften för att tydligt ange deras ansvar.

Genom att se till att ditt innehåll är lätt att hitta och integrera i arbetsflödena sparar ditt team tid och det blir mycket enklare att utbilda nya teammedlemmar i hur man använder databasen och lär sig interna processer.

Genom att konsekvent spåra status, etiketter och mätvärden kan du dessutom ställa in automatiseringar för att underhålla databasen och underlätta processerna. Mer om automatiseringar kommer strax.

Hur man bygger en innehållsdatabas

När du bestämmer dig för att skapa en innehållsdatabas för dig och ditt team, se först till att alla som är involverade i projektet känner till de problem som denna databas kommer att lösa. Du kan göra detta med en enkel lista, som den som visas nedan för en bloggdatabas:

Problem med blogginnehåll:

Utifrån dessa problemområden skapar du en beskrivning av databasen på en till två meningar:

”Denna bloggdatabas är utformad för att fungera som en central referens för ClickUp-bloggar. Undvik att skapa blogguppgifter någon annanstans i ClickUp, lagra all relevant blogginformation i motsvarande uppgift och uppdatera uppgiftsinformationen när du gör några kopieringsredigeringar eller SEO.”

Detta ger nuvarande och nya teammedlemmar lite bakgrundsinformation om hur databasen ska användas. I exemplet ovan säger vi till exempel att all blogginformation ska finnas i databasen.

Du kan också använda ovanstående problemområden för att bestämma vilken information som ska ingå i din databas och hur den ska lagras och organiseras. Gör detta genom att beskriva hur du tänker använda databasen för att lösa varje problem:

Genom att upprepa denna process för varje större problemområde säkerställer du att din databas löser rätt problem.

För att visualisera resultatet av denna process ska vi analysera en av uppgifterna i ClickUps bloggdatabas:

Även om din egen databas kanske är konfigurerad på ett annat sätt och innehåller annan information än exemplet ovan, bör detta vara en bra utgångspunkt för dig och ditt team. Med ClickUp Content Management Template kan du enkelt planera och genomföra leveranser över flera marknadsföringskanaler. Den ger också en tydlig översikt över din plan för distribution av innehåll.

En annan viktig fråga är hur du vill granska all denna information på hög nivå. Det är viktigt att ha all information för ett innehåll samlad på ett ställe, men det är lika viktigt att snabbt och enkelt kunna sortera, filtrera, gruppera och söka efter flera olika innehåll. Det är där ClickUp-vyer kommer in.

Även om du kan visualisera din databas på många olika sätt i ClickUp, kommer vi här att titta närmare på två av de mest ”databasvänliga” vyerna:

1. Listvy

Listvyn är extremt användbar för att snabbt gruppera och filtrera ditt innehåll på olika sätt för att få bättre insikter och göra jämförelser mellan olika typer av innehåll. Som standard grupperar listvyn informationen efter status, men ClickUps detaljerade filter- och sorteringsalternativ gör att du kan visa innehåll baserat på valfri variabel.

Som nämnts ovan grupperar vi ofta efter innehållskategori, men databasen kan lika gärna grupperas efter databasstatus, ansvarig, förfallodatum och mer.

För att kunna utnyttja de många grupperings-, filtrerings- och sorteringsalternativen som finns tillgängliga i listvyn (bland annat) är det viktigt att du skapar och upprätthåller tydliga och konsekventa namngivningskonventioner i hela din databas.

2. Tabellvy

Tabellvyn ger dig en översiktlig bild av databasens innehåll. Denna vy är idealisk för att lagra och granska innehållsanalyser (såsom trafik, klickfrekvenser och konverteringsfrekvenser) och för att snabbt se statusen för många enskilda innehållsdelar.

Tabellvyn är också extremt användbar om du skapar en relationsdatabas utan kod för ditt innehåll. För att göra detta inkluderar du helt enkelt anpassade fält som möjliggör inkludering av länkar, som sedan blir tillgängliga från tabellvyn, så att användarna kan hoppa till relaterad information med bara ett klick.

På samma sätt kan du använda funktionerna relation och beroende inom uppgifter för att organisera en tydlig relationsdatabas utan kod.

Dessa är de två vyer som ClickUp-teamet använder mest för att bygga upp och underhålla databasinnehåll, men de är inte de enda användbara vyerna för detta ändamål.

En mindre databas som är starkt arbetsflödesorienterad kan dra nytta av ClickUps Kanban Board-vy.

En databas för innehåll på sociala medier kan också fungera som en innehållskalender via ClickUps kalendervy.

Känn dig inte bunden till en viss vy när du planerar och bygger din innehållsdatabas – kom bara ihåg att hålla dina kategorier och etiketter konsekventa så att de blir lätta att filtrera och gruppera senare i valfri vy.

Hur man underhåller en innehållsdatabas

Nu är din databas komplett! Allt ditt innehåll är snyggt organiserat i uppgifter, som är sorterade i lättnavigerade vyer. Då är ditt arbete klart, eller hur?

Inte riktigt.

Nu när du har en fullt fungerande innehållsdatabas är det dags att sätta den i arbete! En databas ska ju göra det enklare att spåra, analysera och uppdatera innehåll. Men det betyder att du och ditt team fortfarande måste göra spårningen, analysen och uppdateringen.

Innan vi går in på processer och arbetsflöden ska vi gå igenom några enkla grundregler som gör det möjligt att underhålla din databas på lång sikt.

1. Säkerställ synlighet.

Enkelt uttryckt innebär detta att se till att alla som behöver använda databasen har tillgång till den och vet var den finns, hur man navigerar i den och hur (och när) man uppdaterar innehållet på rätt sätt.

Om nyanställda behöver tillgång till databasen, se till att du inkluderar databasinstruktioner i deras introduktionsmaterial för att effektivisera utbildningen.

Se också till att alla interna handböcker och standardrutiner (SOP) uppdateras med tydliga instruktioner om hur databasen ska användas på rätt sätt. Annars riskerar du att viktig information förvanskas när SOP:er vidarebefordras muntligt eller i enstaka e-postmeddelanden och Slack-meddelanden.

Slutligen minskar en god överskådlighet risken för att du och ditt team duplicerar arbete genom att skapa samma innehåll i flera uppgifter eller listor.

2. Skapa ansvarsskyldighet.

Se till att alla känner till sina roller när det gäller att underhålla databasen. På så sätt undviker du överflödiga arbetsuppgifter eller, ännu värre, en dragkamp där en person gör något och en annan person ångrar det, och så vidare.

Allt detta innebär att underhållet av en innehållsdatabas bör vara ett teamarbete. Om du till exempel arbetar med att underhålla en bloggdatabas för ett teknikföretag kan du fördela ansvaret enligt följande:

När du har bestämt vem som är ansvarig för vad är nästa steg att ta reda på hur varje intressent ska veta när de ska göra vad.

3. Automatisera påminnelser och överlämningar.

Automatisering kan vara extremt användbart eftersom det kan spara tid för ditt team och minimera mänskliga fel. Men innan du automatiserar något, fråga dig själv: "Vad måste hända varje gång mitt team och jag skapar ett visst innehåll?"

Det är viktigt att besvara denna fråga eftersom många steg i en process är variabla och därför kan förändras beroende på innehållstyp och sammanhang. Variabla steg och processer bör vanligtvis utföras manuellt, eftersom automatisering i dessa fall kan orsaka fler problem än de löser.

Om stegen i en process är fasta och upprepas varje gång du skapar ett innehåll, är de perfekta kandidater för automatisering.

Vi kommer att dyka in i några automatiseringar som ClickUp-teamet använder för att underhålla sin bloggdatabas, men tänk på att de är beskrivande, inte föreskrivande, så använd dem som allmänna exempel snarare än exakta guider för att ställa in dina egna automatiseringar.

Många av ClickUps bloggdatabasautomatiseringar används för att hantera processer som pågår under flera veckor eller månader. Människor glömmer ju saker med tiden, men automatiseringar gör det inte om de är korrekt konfigurerade. Låt oss titta på ett praktiskt exempel på detta:

En av våra primära automatiseringar förenklar de olika uppgiftsstatusar som en blogg genomgår för enkel referens i bloggdatabasen med hjälp av det anpassade fältet Databasstatus:

Automatiseringsfunktionen Due Date säkerställer att blogginläggets prestanda analyseras någon gång under de kommande sex månaderna.

En ytterligare automatisering är inställd för att säkerställa att databasstatusens anpassade fält ändras till Audit efter sex månader. Detta utlöser i sin tur en automatisering för att skapa en ny deluppgift för prestationsbedömning, där SEO-teamet analyserar bloggens prestanda och avgör om uppdateringar behövs.

Sammanfattningsvis kan automatiseringar bidra till att processer standardiseras och att långvariga arbetsflöden inte glöms bort.

4. Håll det enkelt!

Försök att hålla allt så enkelt som möjligt, från namngivningskonventioner till automatiseringar. Detta kommer att göra det oerhört mycket enklare att hitta saker och göra det mycket enklare att bekanta ditt team (och eventuella framtida anställda) med databasen och de arbetsflöden den omfattar.

Om du behöver hjälp med att förenkla ditt arbetsflöde kan du använda ClickUp Creative and Design Template för att skapa en tydlig översikt över ditt marknadsföringsarbetsflöde. Denna mall stöder vanliga marknadsföringsaspekter som intagsformulär, förfrågningar om innehållsbrief och hantering av tillgångsbibliotek, så att du får en tydlig bild av hur din innehållsmarknadsföringsprocess fungerar.

Kom igång

Det svåraste med ett sådant projekt kan vara att komma igång. Att skapa en innehållsdatabas är trots allt ett enormt arbete som kan leda till analysförlamning.

Om du bygger din databas från grunden, antingen med ClickUp eller ett annat verktyg för uppgifts- eller projektledning, börja planera din databas med hjälp av de grundläggande stegen som beskrivs i den här bloggen:

Eftersom det kan vara lite överväldigande att planera och hålla reda på även dessa första steg, särskilt om du har att göra med en stor mängd eller flera typer av innehåll, kan du försöka organisera dina tankar med hjälp av ClickUps tankekartor.

På så sätt kan du skapa en översiktlig databas och samtidigt visualisera hur delarna hänger ihop.

Du kan också använda Docs i ClickUp för att lagra anteckningar och samarbeta i realtid med ditt team om databasstruktur och implementering. Detta säkerställer att alla är på samma sida och gör det lättare att delegera ansvar när du är redo att börja bygga.

För att komma igång med planeringen kan du ladda ner våra gratis bloggdatabas och landningssida databasmallar. Dessa innehållsmallar är baserade på ClickUps eget marknadsföringsteams blogg- och landningssida-databaser, så de är beprövade och testade.

Ett sista råd att tänka på när du planerar, bygger och underhåller din innehållsdatabas: involvera hela teamet.

Genom att involvera hela teamet från början säkerställer du att:

Om du behöver ett bra samarbetsverktyg som också fungerar som ett perfekt verktyg för innehållsdatabaser, behöver du inte leta längre än ClickUp. Kom igång med ditt team med vår Free Forever-plan och samla ditt teams samarbete, databasverktyg och arbetshantering på ett och samma ställe.