O PMMM ou Modelo de Maturidade em Gerenciamento de Projetos é um conceito que permite que as organizações baseadas em projetos avaliem o sucesso de seu gerenciamento de projetos. De acordo com a ideologia proposta por esse modelo, há cinco níveis de maturidade em gerenciamento de projetos pelos quais cada empresa deve passar em seu caminho para o sucesso.
Além disso, estudos mostraram que que as empresas com desempenho ruim no gerenciamento de projetos têm maior probabilidade de registrar perdas financeiras devido ao aumento dos custos por projeto e aos resultados de baixa qualidade.
Portanto, se você está procurando maneiras de melhorar seu processo de negócios se você está em um estágio avançado, pode ser útil avaliar seu nível atual no PMMM e encontrar maneiras de passar para o estágio seguinte. No artigo de hoje, discutiremos esses cinco níveis e ofereceremos sugestões fáceis de entender sobre como subir a escada do sucesso do gerenciamento de projetos do PMMM.
Os cinco níveis do PMMM
O PMMM começou como uma estrutura desenvolvida pelo Instituto de Engenharia de Software da Universidade Carnegie Mellon em meados da década de 1980. Seu objetivo era ajudar o governo a avaliar os contratantes de software para decidir qual seria o melhor para entregar projetos complexos. O modelo foi projetado para analisar as práticas padrão mantidas por uma empresa ao trabalhar em projetos de software.
Com o tempo, a estrutura foi ajustada para se adequar a uma gama mais ampla de setores, razão pela qual existem vários modelos de maturidade disponíveis atualmente. No entanto, o PMMM é o único que se alinha de perto com o modelo original, com a exceção de que se concentra na avaliação dos recursos de gerenciamento de projetos usando os cinco estágios diferentes mencionados abaixo.
Nível 1: O processo inicial
Nesse nível, a organização opera de forma bastante aleatória, com baixa implementação de ferramentas de controle (se houver). Nesse cenário, é difícil prever qualquer sucesso futuro, pois não é possível saber como a organização se comportará em uma crise.
Nível 2: Processo estruturado e padrões
As empresas no nível dois implementam práticas básicas de gerenciamento de projetos, mas apenas em um nível de projeto individual. Isso significa que não há uma abordagem ampla com relação ao sucesso do GP, que provavelmente dependerá dos indivíduos-chave da organização.
Embora seja melhor ter alguma estrutura, esse nível ainda é baixo quando se trata de enfrentar uma situação de emergência e é igualmente difícil prever o sucesso com algum grau de certeza.
Nível 3: padrões organizacionais e processo institucionalizado
Com esse nível, estamos entrando em uma estrutura organizacional diferente, com procedimentos bem definidos que são vistos como a maneira padrão de fazer as coisas. A empresa é bem organizada, e a gerência está envolvida na implementação e no apoio ao uso desses procedimentos.
Nesse nível, a organização está preparada para enfrentar uma crise, pois tem os procedimentos documentados necessários que orientarão a gerência e os funcionários quanto às medidas a serem tomadas. Além disso, uma organização no nível três está interessada em criar documentação que ajude a definir o relacionamento entre a gerência e os funcionários (e vice-versa) e entre a organização e os clientes.
Digamos que você tenha uma empresa de consultoria. Nesse caso, você pode usar um contrato de consultoria para definir claramente seu relacionamento com cada cliente. Você também deve considerar a elaboração de NDAs e outros tipos de documentos que ajudem no relacionamento com os funcionários.
Nível 4: Processo gerenciado
O nível 4 introduz métricas que são usadas para avaliar o nível atual de produtividade com base nos procedimentos e padrões de gerenciamento de projetos que estão em vigor. Dessa forma, a gerência pode saber, a qualquer momento, se um projeto está destinado ao sucesso ou se há problemas que precisam ser resolvidos.
Nível 5: Otimização do processo
Por fim, no nível superior, o foco é definido na otimização. Com todos os procedimentos corretos em vigor e disponíveis em nível organizacional, a gerência está interessada em melhorar continuamente o desempenho do gerenciamento de projetos com base em sua experiência específica. O nível cinco também fala de uma abertura para técnicas inovadoras não usadas por outras organizações que poderiam trazer uma vantagem competitiva.
Como passar de um nível para outro
Como você pode ver, o PMMM é baseado no uso de comportamentos organizacionais cada vez mais sofisticados. No entanto, é importante saber que não se trata de uma escala rígida, mas sim de uma lista de diretrizes que podem ajudar as organizações em sua busca pelo desempenho.
Dessa forma, haverá diferenças entre as empresas, dependendo do setor principal, da cultura organizacional e do desejo geral de se esforçar. Além disso, o tamanho da organização pode influenciar a forma como o PM é integrado.
Por exemplo, uma empresa iniciante não precisa de uma estrutura complexa de procedimentos, pois seu foco é o crescimento e o desenvolvimento. Entretanto, à medida que a empresa começa a crescer, é útil criar um núcleo de padrões que se tornará a força motriz do sucesso do gerenciamento de projetos.
Agora que você conhece os cinco níveis propostos pelo Modelo de Maturidade do Gerenciamento de Projetos, deve ser fácil identificar a situação atual da sua empresa. Vamos dar uma olhada nas etapas a serem consideradas para cada situação.
Os dois primeiros níveis
Se você não tiver procedimentos bem elaborados que permitam que tanto os funcionários quanto os gerentes entendam a maneira adequada de lidar com uma situação (independentemente do grau de emergência), provavelmente você está nos dois primeiros níveis.
Nesse caso, sua principal prioridade deve ser a criação de regras e padrões que serão a base de sua cultura organizacional. Isso pode ser qualquer coisa, desde "como integrar um novo funcionário" até a melhor maneira de criar documentação para um novo produto.
Tudo o que for importante para aprimorar o processo de negócios e eliminar os problemas de produtividade deve ser documentado e estar prontamente disponível para estudo e edições.
O Terceiro Nível
Uma empresa nesse nível está bastante avançada em termos de eficiência de gerenciamento de projetos, mas sempre há espaço para melhorias.
Por exemplo, para acelerar o processo de comunicação e garantir que ninguém perca detalhes cruciais, talvez você queira usar ferramentas especializadas de gerenciamento de projetos, como ClickUp . É uma plataforma que permite gerenciar uma grande variedade de equipes e projetos de uma só vez, sem perder muito tempo com logística.
Além disso, esses tipos de plataformas podem ser integrados a outros processos de negócios, criando uma conexão entre os departamentos e melhorando o fluxo de informações
Os quarto e quinto níveis
Uma vez que você tenha uma boa cultura organizacional, com procedimentos bem projetados e uma hierarquia eficaz, é hora de trabalhar nos fatores que podem tornar as coisas ainda melhores. Para isso, a maioria das empresas começa usando uma plataforma de Business Intelligence que atenda às suas necessidades e se baseie na análise que ela fornece.
Embora o BI não seja exatamente uma tecnologia inovadora, é uma excelente maneira de avaliar o gerenciamento de riscos e entender se sua empresa está indo na direção certa.
Conclusão
Nos dias de hoje, há uma forte correlação entre tecnologia e desenvolvimento de negócios. Isso se torna ainda mais visível quando se trata de aprimoramento do gerenciamento de projetos, em que os gerentes têm acesso a uma ampla área de ferramentas e plataformas que podem automatizar atividades rotineiras, fornecer insights valiosos com base em dados existentes e melhorar a comunicação e a obtenção de resultados gerais da equipe partes interessadas no projeto adesão.
No entanto, a tecnologia deve ser apoiada por processos e procedimentos de negócios bem projetados, para garantir que sua organização esteja em um caminho ascendente. Em conclusão, o PMMM mostra a importância dos fatores humanos e tecnológicos quando se trata de desenvolvimento de negócios.