O PMMM, ou Modelo de Maturidade em Gerenciamento de Projetos, é um conceito que permite que organizações baseadas em projetos avaliem seu sucesso no gerenciamento de projetos. De acordo com a ideologia proposta por esse modelo, existem cinco níveis de maturidade em gerenciamento de projetos pelos quais toda empresa deve passar em seu caminho para o sucesso.
Além disso, estudos demonstraram que empresas com baixo desempenho em gerenciamento de projetos são mais propensas a registrar perdas financeiras devido ao aumento dos custos por projeto e à baixa qualidade dos resultados.
Assim, se você está procurando maneiras de melhorar seus processos de negócios, pode ser útil avaliar seu nível atual no PMMM e encontrar maneiras de avançar para o estágio seguinte. No artigo de hoje, discutiremos esses cinco níveis e ofereceremos sugestões fáceis de entender sobre como subir na escada do PMMM para o sucesso na gestão de projetos.
Os cinco níveis do PMMM
O PMMM começou como uma estrutura desenvolvida pelo Instituto de Engenharia de Software da Universidade Carnegie Mellon em meados da década de 1980. Seu objetivo era ajudar o governo a avaliar os fornecedores de software para decidir qual seria o melhor para entregar projetos complexos. O modelo foi projetado para analisar as práticas padrão mantidas por uma empresa ao trabalhar em projetos de software.
Com o tempo, a estrutura foi ajustada para se adequar a uma gama mais ampla de setores, razão pela qual existem vários modelos de maturidade disponíveis atualmente. No entanto, o PMMM é o único que se alinha estreitamente ao modelo original, com a exceção de que se concentra na avaliação das capacidades de gerenciamento de projetos usando os cinco estágios diferentes mencionados abaixo.
Nível 1: O processo inicial
Nesse nível, a organização opera de forma bastante aleatória, com baixa implementação de ferramentas de controle (se houver). Nesse cenário, é difícil prever qualquer sucesso futuro, já que não é possível saber como a organização se comportará em uma crise.
Nível 2: Processos e padrões estruturados
As empresas no nível dois implementam práticas básicas de gerenciamento de projetos, mas apenas em projetos individuais. Isso significa que não há uma abordagem ampla em relação ao sucesso do gerenciamento de projetos, que provavelmente depende de indivíduos-chave na organização.
Embora seja melhor ter alguma estrutura, esse nível ainda é baixo quando se trata de enfrentar uma situação de emergência e é igualmente difícil prever o sucesso com qualquer grau de certeza.
Nível 3: Padrões organizacionais e processo institucionalizado
Com este nível, estamos entrando em uma estrutura organizacional diferente, com procedimentos bem definidos que são vistos como a maneira padrão de fazer as coisas. O negócio está bem organizado e a gestão está envolvida na implementação e no apoio ao uso desses procedimentos.
Nesse nível, a organização está preparada para enfrentar uma crise, pois possui os procedimentos documentados necessários que orientarão tanto a gerência quanto os funcionários sobre as medidas a serem tomadas. Além disso, uma organização no nível três está interessada em criar documentação que ajude a definir a relação entre a gerência e os funcionários (e vice-versa) e entre a organização e os clientes.
Digamos que você tenha uma empresa de consultoria. Nesse caso, você pode usar um contrato de consultoria bem elaborado para definir claramente seu relacionamento com cada cliente. Você também deve considerar a elaboração de acordos de confidencialidade e outros tipos de documentos que ajudem no relacionamento com os funcionários.
Nível 4: Processo gerenciado
O nível 4 apresenta métricas usadas para avaliar o nível atual de produtividade com base nos procedimentos e padrões de gerenciamento de projetos em vigor. Dessa forma, a gerência pode saber, a qualquer momento, se um projeto está fadado ao sucesso ou se há problemas que precisam ser resolvidos.
Nível 5: Otimização do processo
Finalmente, no nível superior, o foco é a otimização. Com todos os procedimentos corretos em vigor e disponíveis em nível organizacional, a gestão está interessada em melhorar continuamente o desempenho da gestão de projetos com base em sua experiência específica. O nível cinco também fala sobre uma abertura para técnicas inovadoras não utilizadas por outras organizações que poderiam trazer uma vantagem competitiva.
Como passar de um nível para outro
Como você pode ver, o PMMM se baseia no uso de comportamentos organizacionais cada vez mais sofisticados. No entanto, é importante saber que essa não é uma escala rígida, mas sim uma lista de diretrizes que podem ajudar as organizações em sua busca por desempenho.
Assim, haverá diferenças entre as empresas, dependendo do seu setor principal, cultura organizacional e vontade geral de se esforçar. Além disso, o tamanho da organização pode influenciar a forma como o gerenciamento de projetos é integrado.
Por exemplo, uma startup não precisa de uma estrutura complexa de procedimentos, pois seu foco é o crescimento e o desenvolvimento. No entanto, à medida que o negócio começa a crescer, é útil criar um núcleo de padrões que se tornará a força motriz para o sucesso do gerenciamento de projetos.
Agora que você conhece os cinco níveis propostos pelo Modelo de Maturidade de Gerenciamento de Projetos, deve ser fácil identificar a situação atual da sua empresa. Vamos dar uma olhada nas etapas a serem consideradas para cada situação.
Os dois primeiros níveis
Se você não possui procedimentos bem elaborados que permitam que funcionários e gerentes entendam a maneira adequada de lidar com uma situação (independentemente do grau de emergência), então você provavelmente está nos dois primeiros níveis.
Nesse caso, sua principal prioridade deve ser criar as regras e os padrões que serão a base da sua cultura organizacional. Isso pode ser qualquer coisa, desde “como integrar um novo funcionário” até a melhor maneira de criar documentação para um novo produto.
Tudo o que é importante para melhorar o processo de negócios e eliminar contratempos na produtividade deve ser documentado e estar prontamente disponível para estudo e edições.
O terceiro nível
Uma empresa nesse nível é bastante avançada em termos de eficiência de gerenciamento de projetos, mas sempre há espaço para melhorias.
Por exemplo, para acelerar o processo de comunicação e garantir que ninguém perca detalhes cruciais, você pode usar ferramentas especializadas de gerenciamento de projetos, como o ClickUp. Essa é uma plataforma que permite gerenciar uma ampla variedade de equipes e projetos de uma só vez, sem perder muito tempo com logística.
Além disso, esses tipos de plataformas podem ser integrados a outros processos de negócios, criando uma conexão entre departamentos e melhorando o fluxo de informações.
O quarto e o quinto níveis
Depois de estabelecer uma boa cultura organizacional, com procedimentos bem elaborados e uma hierarquia eficaz, é hora de trabalhar nos fatores que podem tornar as coisas ainda melhores. Para isso, a maioria das empresas começa usando uma plataforma de Business Intelligence que atenda às suas necessidades e se baseia nas análises que ela fornece.
Embora a BI não seja exatamente uma tecnologia inovadora, ela é uma ótima maneira de avaliar a gestão de riscos e entender se sua empresa está indo na direção certa.
Conclusão
Nos dias de hoje, existe uma forte correlação entre tecnologia e desenvolvimento de negócios. Isso se torna ainda mais visível quando se trata da melhoria da gestão de projetos, onde os gerentes têm acesso a uma ampla gama de ferramentas e plataformas que podem automatizar atividades rotineiras, fornecer informações valiosas com base em dados existentes, melhorar a comunicação geral da equipe e obter a adesão das partes interessadas no projeto.
No entanto, a tecnologia deve ser apoiada por processos e procedimentos comerciais bem projetados, a fim de garantir que sua organização esteja em um caminho ascendente. Em conclusão, o PMMM mostra a importância dos fatores humanos e tecnológicos quando se trata de desenvolvimento comercial.