Hoje, toda equipe profissional sabe o quanto os dados são importantes. Sejam planilhas financeiras, arquivos de gráficos vetoriais, documentos colaborativos, apresentações ou qualquer outro tipo de arquivo, são os dados que permitem que sua equipe realize seu trabalho diariamente. Faz sentido, portanto, que a governança de dados esteja no radar da sua equipe em todas as etapas do processo.
Manter os dados da sua equipe protegidos e seguros não precisa ser complicado. Compilamos uma lista com 5 ferramentas e estratégias que toda equipe profissional pode (e deve!) usar para manter suas informações seguras.
Veja o que está na lista:
- Faça backups desde cedo e com frequência
- Escolha uma plataforma de armazenamento em nuvem com recursos de apagamento remoto
- Mantenha-se atento ao controle de acesso a arquivos e pastas
- As senhas continuam sendo uma parte importante da segurança dos dados
- Não deixe nenhum dispositivo sem supervisão
Fazer backup dos dados da sua equipe nos servidores seguros de um provedor de armazenamento em nuvem é uma ótima maneira de se proteger contra a perda de dados.
Faça backups com antecedência e com frequência
Quando se trata de manter seus dados seguros, o mundo lá fora é uma loucura. Muita coisa pode dar errado. E se o hardware do seu dispositivo falhar e você perder seus arquivos salvos localmente? E se seus dados forem corrompidos por um vírus? E se seu dispositivo for roubado ou destruído? Sem um backup dos dados da sua equipe, qualquer uma dessas situações pode significar que seus dados se perderão para sempre.
A maneira mais fácil de evitar a perda de dados é fazer backup na nuvem. Ao fazer backup na nuvem, uma cópia das suas informações é criada e armazenada no servidor seguro do seu provedor de armazenamento em nuvem.
Obviamente, quanto mais frequentemente você fizer backup dos seus dados, menos informações perderá em caso de emergência. A frequência com que sua equipe precisa fazer backup dos dados depende de vários fatores, como a natureza do trabalho da equipe.
Escolha uma plataforma de armazenamento em nuvem com recursos de apagamento remoto
Se seu dispositivo for perdido ou roubado, ter um backup atualizado dos seus dados ajudará sua equipe a continuar trabalhando sem interrupções. No entanto, e se seu dispositivo cair nas mãos erradas? Quaisquer dados confidenciais com os quais sua equipe possa ter trabalhado — números de contas, nomes de clientes, entre outros — podem estar em risco.
Felizmente, alguns provedores de armazenamento em nuvem oferecem recursos de apagamento remoto como medida de segurança. Isso significa que, caso um dispositivo seja perdido ou roubado, você poderá apagar os arquivos associados ao aplicativo do seu provedor de armazenamento em nuvem, mesmo sem ter o dispositivo em mãos.
Como seus dados já estão armazenados na nuvem, você ainda pode acessá-los a partir de outros dispositivos e não precisa se preocupar com o risco de segurança de que pessoas não autorizadas tenham acesso a eles.
Se você perder o controle do seu dispositivo, nunca se sabe quem poderá estar acessando seus dados. O apagamento remoto permite que você proteja seus dados em qualquer situação.
Mantenha-se atento ao controle de acesso a arquivos e pastas
Por falar nisso, também é importante monitorar quem está acessando seus dados e o que está fazendo com eles. A maioria dos provedores de armazenamento em nuvem facilita o trabalho colaborativo – e, portanto, o compartilhamento de acesso a arquivos e pastas –, o que lhe dá uma vantagem competitiva. Ferramentas de colaboração seguras também concedem diferentes níveis de permissões, dependendo das funções da equipe.
Como regra geral, conceda acesso a arquivos e pastas apenas às pessoas que realmente precisam dele. Embora seja improvável que pessoas de outras equipes façam algo intencionalmente que possa colocar seus dados em risco, restringir o acesso a arquivos e pastas reduz as chances de que acidentes ocorram.
É certamente importante contar com várias pessoas trabalhando em um projeto, mas também é importante controlar quem tem acesso a quais dados.
As senhas continuam sendo uma parte importante da segurança dos dados
É o básico da segurança de dados, mas, mesmo assim, muitas pessoas ainda não adotam as melhores práticas de senhas como hábito. Com todas as contas pessoais e profissionais que acessamos diariamente, pode ser difícil lembrar uma senha exclusiva para cada uma delas, e a ideia de alterar todas essas senhas exclusivas a cada seis meses (como recomendam a maioria dos especialistas em segurança cibernética ) é francamente intimidadora.
Bônus: Saiba como implementar uma estrutura de gestão de riscos de segurança cibernética
Mas não se preocupe! Existem várias ferramentas seguras para gerenciamento de senhas que podem ajudar você a manter tudo em ordem.
Não deixe nenhum dispositivo sem supervisão
Se um dispositivo for perdido ou roubado, ficamos imediatamente preocupados com a segurança dos nossos dados. Afinal, quem sabe quem pode estar acessando nossos dados a partir do dispositivo quando ele está fora do nosso alcance?
Mas e quando você deixa o celular que usa para acessar e-mails de trabalho sobre a mesa da cafeteria ao se levantar para pegar mais creme? E quando você se afasta do seu laptop ou computador de mesa no trabalho sem sair da sua conta?
Não importa onde você esteja ou em quanto tempo pretenda voltar ao seu dispositivo: a melhor prática para manter a segurança dos dados é fazer logout antes de sair ou, se possível, levar o dispositivo com você.
Além disso, habilite a autenticação de dois fatores para tornar mais difícil o acesso de terceiros às suas informações.
Ao utilizar essas ferramentas simples de segurança de dados e as melhores práticas, sua equipe poderá contribuir significativamente para manter seus dados protegidos.
A segurança dos dados é extremamente importante para as equipes profissionais de hoje, mas adotar as melhores práticas de segurança de dados não precisa ser difícil. Essas 5 ferramentas e estratégias são algumas das nossas formas favoritas de manter os dados de qualquer equipe seguros e garantir que sua equipe funcione sem problemas. Que precauções de segurança sua equipe toma? Adoraríamos saber sua opinião nos comentários!
Esta é uma publicação patrocinada pelo Dropbox. Todas as opiniões são minhas. O Dropbox não é afiliado a nenhum outro produto ou serviço mencionado, nem os endossa.
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Melissa Pallotti é escritora profissional, entusiasta de informática e fã de hóquei, e mora em Pittsburgh, na Pensilvânia. Você pode entrar em contato com a Melissa pelo Twitter ou pelo LinkedIn.
