Uma pesquisa da McKinsey constatou que, em média, os projetos ultrapassam seus orçamentos e cronogramas em 30-45% . Uma análise mais aprofundada em um estudo de "megaprojetos", alguns dos quais valem mais de US$ 1 bilhão, revela que os custos excedentes 79% em relação às estimativas orçamentárias iniciais .
Isso destaca desafios óbvios na entrega, mas também aponta para estimativas ruins de custo e cronograma na aprovação do projeto.
Uma das principais razões pelas quais os projetos estão acima do orçamento e atrasados é: estimativas imprecisas. Os gerentes de projeto geralmente enfrentam esse problema e criaram várias estruturas para lidar com ele. O conceito de estimativa na conclusão (EAC) é um deles.
Nesta postagem do blog, vamos entender isso técnica de estimativa de projetos aprenda a calcular o eac e explore seus usos nos negócios.
⏰ Resumo de 60 segundos
A estimativa de conclusão (EAC) prevê o custo total do projeto com base nas despesas reais e no trabalho restante. Ela é usada para evitar estouros de orçamento, melhorar a previsão financeira e tomar decisões informadas.
A fórmula mais comumente usada para calcular a EAC é:
EAC = AC + (BAC - EV)
No entanto, dependendo da natureza do projeto, das métricas que você está acompanhando, do cronograma e de outros fatores, talvez sejam necessárias outras fórmulas.
**Etapas para calcular a EAC
Para usar a fórmula acima e calcular a EAC, siga estas etapas.
- Obter o orçamento na conclusão (BAC)
- Identificar o custo real (AC)
- Calcular o valor agregado (EV), o índice de desempenho de custo (CPI), o índice de desempenho do cronograma (SPI) etc., conforme necessário
- Aplicar a fórmula de EAC relevante com base na condição do projeto
- Calcular a EAC com base nesses KPIs de gerenciamento de projetos
Para saber mais sobre o uso dessas fórmulas, os benefícios de usá-las e os erros comuns a serem evitados, continue lendo!
O que é EAC (Estimate at Completion, estimativa de conclusão)?
Estimativa na conclusão (EAC) é um termo usado para prever o custo total de um projeto em sua conclusão. É um cálculo contínuo que monitora quaisquer alterações nas estimativas durante o ciclo de vida do projeto.
Antes do início do projeto, a EAC deve ser igual ao orçamento. Isso significa que, ao final do projeto, você terá gasto o que estimou.
No entanto, durante o curso de um projeto, você pode enfrentar vários desafios ou eventos externos.
Por exemplo, seu projeto de construção pode ser atrasado pela indisponibilidade de matérias-primas devido a problemas na cadeia de suprimentos. Seu projeto de software pode ultrapassar o orçamento inicial porque você teve de contratar um consultor externo para dar suporte.
Essas despesas inesperadas aumentam os custos do projeto. O EAC ajuda a prever o custo total ajustado do projeto em tempo real, acomodando esses custos adicionais.
Como calcular o EAC?
Estimativa na conclusão (EAC) = Orçamento na conclusão (BAC) + [Custo real (AC) - Valor agregado (EV)]
Vamos primeiro definir esses termos e depois ver o cálculo por meio de um exemplo.
- Orçamento na conclusão (BAC): Valor total que você planeja gastar para concluir o projeto inteiro, também conhecido como orçamento original do projeto
- Custo real (AC): Total de dinheiro que você gastou em um projeto até o momento, ou seja, despesas reais até o ponto atual
- **Valor ganho (EV): o trabalho que você concluiu em termos do valor orçado
Digamos que você tenha iniciado um projeto de desenvolvimento de software com um orçamento total (BAC) de US$ 20.000.
Até o momento, você concluiu 50% do trabalho em 40% do tempo e gastou US$ 12.000. Valor agregado no gerenciamento de projetos é a quantidade de trabalho que você concluiu em termos de seu valor orçado. Portanto, para simplificar o cálculo, 50% do trabalho deveria ter custado US$ 10.000, que é o seu valor agregado.
Portanto, sua fórmula de estimativa na conclusão seria 20.000 + (12.000-10.000) = US$ 22.000
Agora, se você estiver se perguntando: "Como você pode ter certeza de que as partes seguintes do projeto também não custarão mais?" Muito bem!
Vamos dar uma olhada em outras maneiras mais sutis de calcular o EAC também.
Estimativa na conclusão (EAC) = Orçamento na conclusão (BAC) / Índice de desempenho de custos (CPI)
Índice de desempenho de custos (CPI): A taxa de eficiência das despesas de seu projeto. É calculado dividindo-se o valor ganho pelo custo real. Se CPI > 1, você está gastando menos do que o planejado, e se CPI < 1, você está gastando demais.
Estendendo o exemplo anterior, seu valor ganho é de US$ 10.000 e seu custo real é de US$ 12.000. Portanto, CPI = 10.000/12.000 = 0,83.
Portanto, usando essa fórmula, seu EAC = 20.000 / 0,83 = US$ 24.390
Nesse caso, você vê que a fórmula pressupõe que suas despesas futuras seguirão a mesma taxa de variação do passado.
Estimativa na Conclusão (EAC) = Custo real (AC) + [{Orçamento na Conclusão (BAC) - Valor Agregado (EV)} / Índice de Desempenho de Custos (CPI)]
No mesmo exemplo, com essa fórmula, EAC = 12.000 + [(20.000 - 10.000)/0,83] = US$ 24.048.
Estimativa na Conclusão (EAC) = Custo Real (AC) + [{Orçamento na Conclusão (BAC) - Valor Agregado (EV)} / {Índice de Desempenho de Custos (CPI) x Índice de Desempenho do Cronograma (SPI)}]
Há outra métrica aqui, o Schedule Performance Index. Vamos definir isso.
Índice de desempenho do cronograma (SPI): O SPI é o equivalente em tempo do CPI. Ele mede a eficiência de seu progresso em relação a tempo estimado de conclusão . É calculado pela divisão do valor ganho pelo valor planejado. Se SPI > 1, você está adiantado em relação ao cronograma. SPI = 1 significa que você está dentro do cronograma. Se SPI < 1, você está atrasado em relação ao cronograma.
Como no exemplo acima, se você concluiu 50% do seu trabalho em 40% do tempo, seu SPI = (50% do BAC) / (40% do BAC) = 10.000/8.000 = 1,25.
Portanto, seu EAC = 12.000 + [(20.000 - 10.000) / (0,83 x 1,25)] = $22.375
Estimativa na conclusão (EAC) = Custo real (AC) + ETC de baixo para cima
A estimativa de baixo para cima até a conclusão refere-se às estimativas revisadas de todas as tarefas restantes. Isso geralmente é feito manualmente.
Se você está confuso com cinco fórmulas diferentes para o mesmo cálculo, nós o ajudamos.
você sabia que também pode usar outras fórmulas para o mesmo cálculo? estimativas análogas no gerenciamento de projetos para fazer seus cálculos de EAC.
Quando usar cada fórmula de EAC
O objetivo dessas fórmulas é o mesmo, ou seja, encontrar a EAC. Entretanto, a fórmula que você usa para calcular a EAC depende do contexto, incluindo a natureza do projeto, os eventos impactantes e suas implicações de custo. Vamos explorar alguns cenários.
O desempenho dos custos é estável e as tendências passadas serão seguidas
EAC = BAC / CPI
Se você descobrir que seu projeto tem alguma ineficiência ou estouro de orçamento e espera que ele continue no mesmo ritmo, use a fórmula acima.
Esse método pressupõe que quaisquer variações no custo são sistêmicas e persistirão uniformemente no escopo restante do projeto. Ele é aplicável a projetos estáveis e bem gerenciados com pouca variabilidade no desempenho.
Existem variações de custo + a tendência de eficiência atual seguirá
EAC = AC + [(BAC - EV) / CPI]
Se você teve desvios de custo, mas espera que eles sigam as tendências atuais de desempenho, use a fórmula acima. Essa abordagem é prática em projetos em que se espera que os desvios se estabilizem, refletindo a eficiência de custo em andamento.
Com esse método, você leva em conta as discrepâncias do passado e projeta os custos futuros com base nos níveis de produtividade atuais, o que o torna adequado para projetos dinâmicos, mas gerenciáveis.
As variações de custo são anomalias + o futuro corresponderá às estimativas originais
EAC = AC + (BAC - EV)
Se os desvios de custo forem incidentes isolados e você acreditar que o projeto progredirá na taxa orçada original para o trabalho restante.
Esse método é apropriado quando eventos únicos, como custos inesperados de configuração inicial ou ineficiências iniciais, causam desvios que a equipe do projeto não espera que ocorram novamente.
Desvio de custo + desvio de cronograma
EAC = AC + [(BAC - EV) / (CPI × SPI)]
Se o cronograma for um fator significativo para a previsão do custo total, a fórmula acima é a melhor. Ela ajusta a previsão de custo do trabalho restante levando em conta os atrasos do cronograma juntamente com a eficiência de custo. Esse método é particularmente útil para projetos que estão acima do orçamento e atrasados.
As tendências de custo são imprevisíveis
EAC = AC + Estimativa de baixo para cima
Se o desempenho do seu projeto tiver sido imprevisível ou se as tendências de custo não forem mais indicadores confiáveis de desempenho futuro, use a fórmula acima.
Em vez de confiar em fórmulas baseadas em CPI ou SPI, esse método envolve reestimar o trabalho restante do zero e adicioná-lo aos custos reais incorridos até o momento, tornando-o mais preciso.
Se você ainda estiver um pouco confuso sobre o cálculo do EAC, aqui está uma breve introdução.
Etapas para calcular o EAC
Abordagem de EAC de cima para baixo
Quatro das cinco fórmulas acima adotam a abordagem de cima para baixo. Isso significa que elas se baseiam em orçamentos já existentes e no desempenho anterior.
Para usar a fórmula acima e calcular o EAC, siga estas etapas.
- Obter o orçamento na conclusão (BAC)
- Identificar o custo real (AC)
- Calcular o valor agregado (EV), o índice de desempenho de custo (CPI), o índice de desempenho do cronograma (SPI) etc., conforme necessário
- Aplicar a fórmula de EAC relevante com base na condição do projeto
- Calcule o EAC com base no seguintekPIs de gerenciamento de projetos ### Abordagem EAC de baixo para cima
A abordagem bottom-up envolve recalcular o custo de todo o trabalho restante do zero e adicioná-lo ao custo real incorrido até o momento. Esse método fornece a estimativa mais precisa e detalhada, pois considera as condições atuais do projeto e quaisquer alterações no escopo.
- Revisar o trabalho concluído
- Calcular o CA até o momento
- Dividir o trabalho restante do projeto em tarefas ou componentes detalhados
- Estimar o custo de conclusão de cada tarefa, levando em conta as condições atuais
- Adicionar o custo restante estimado ao custo real incorrido
De fato, uma boa ferramenta pode tornar tudo isso muito mais fácil.
Ferramentas para cálculo de EAC
O cálculo é simples; trata-se de aritmética básica. Portanto, se você tiver todos os dados em mãos, uma calculadora fará o trabalho. Vamos começar com a mais simples das ferramentas para calcular o EAC.
Planilhas para calcular o EAC
Com os campos de fórmula, você pode automatizar o cálculo do EAC. Por exemplo, você pode controlar todos os custos em uma guia, com uma célula para o total. Você pode acompanhar o progresso do projeto em outra guia com uma célula para monitorar a variação.
Com base nisso, você pode calcular o valor agregado com esses dados.
Embora muito populares e fáceis de usar, as planilhas também são totalmente manuais. Você mesmo terá de inserir todos os dados nas planilhas. Isso é propenso a erros e pode se tornar tedioso. Você pode se sair melhor com uma ferramenta como ClickUp para equipes financeiras .
Aproveitamento do EAC com o ClickUp
Usar uma plataforma abrangente de gerenciamento de projetos como o ClickUp garante que todos os dados necessários para fazer cálculos de EAC já estejam disponíveis para você. Gerenciamento de custos de projetos : Você pode integrar qualquer ferramenta externa que esteja usando para controle de despesas para calcular automaticamente o AC no ClickUp.
Controle de progresso: Como uma ferramenta de gerenciamento de projetos, o ClickUp permite que você tenha uma visão em tempo real do seu progresso. Com base nas tarefas que você definiu, ele calcula automaticamente a quantidade de trabalho concluído.
Monitoramento de cronograma: Com datas de início, datas de término e campos de data personalizados, você pode acompanhar os cronogramas do seu projeto em detalhes granulares. Isso o ajuda a calcular os desvios do cronograma, necessários para medir o EAC.
Custeio de recursos: Se você estiver faturando um projeto no modelo de tempo e materiais (T&M), precisará que cada membro da equipe controle o tempo trabalhado. Com o ClickUp Tasks, suas equipes podem controlar o tempo em qualquer dispositivo, adicionar notas, atribuir rótulos e marcar o tempo como faturável (ou não). Ele também permite o rollup de tempo entre tarefas e subtarefas.
Cálculos automáticos: Gosta da simplicidade das planilhas para configurar fórmulas? Você pode fazer isso com o ClickUp! Use dados numéricos de suas tarefas e projetos para calcular automaticamente o EAC, atualizado em tempo real.
Gerenciamento financeiro facilitado com o ClickUp
Relatórios em tempo real: O EAC é uma métrica para o futuro; é uma previsão. No entanto, para garantir que você não ultrapasse os orçamentos ou cronogramas, é necessário fazer ajustes no presente. Dashboards do ClickUp pode ajudar você com isso.
O monitoramento contínuo das despesas reais em relação ao orçamento planejado permite identificar rapidamente os custos excedentes e tomar medidas corretivas. Isso ajuda a evitar surpresas orçamentárias e garante que as partes interessadas permaneçam informadas sobre a saúde financeira do projeto.
Fique por dentro de seus relatórios orçamentários com o ClickUp Dashboards
O papel das ferramentas e técnicas de qualidade no sucesso do projeto
Uma calculadora ou até mesmo um papel e uma caneta podem calcular a EAC. Entretanto, ferramentas e técnicas de qualidade podem tornar o processo mais preciso e eficiente. Veja como.
Qualidade dos dados: As ferramentas que você usa decidem a qualidade dos dados. Uma ferramenta como o ClickUp, que já coleta informações relacionadas ao projeto, garante a qualidade dos dados, como um cronograma em evolução, estimativas de tempo, despesas etc.
Integrações: Uma ferramenta abrangente também reúne dados de fontes externas. Por exemplo, se você controla o tempo usando uma ferramenta externa, pode importá-la para o ClickUp com APIs.
Automações: O cálculo de métricas como o EAC pode consumir uma largura de banda significativa do gerente de projeto. Para facilitar isso, as ferramentas de automação podem ajudar. Elas também podem facilitar uma previsão melhor com análise de tendências e simulações de Monte Carlo.
Replicabilidade: As ferramentas certas também fornecem as estruturas, modelos de análise de custo-benefício e modelos de estimativa para calcular e rastrear métricas do projeto .
Modelo de análise de custos do projeto ClickUp
Modelo de análise de custo de projeto do ClickUp é uma estrutura pronta para uso, totalmente personalizável e amigável para iniciantes para análise de projetos. A coluna de cálculo automático pode fornecer uma análise detalhada do custo do projeto estrutura de decomposição de custos facilitando os cálculos.
Benefícios da EAC no gerenciamento de projetos
Se todos esses cálculos parecerem um pouco exagerados, vamos compará-los com os benefícios que eles oferecem.
✅ Economia de custos: Não se pode economizar o que não se vê. O EAC permite que você observe e meça os estouros de orçamento, que podem ser controlados com estratégias de mitigação.
detecção de riscos: Ao analisar as tendências de desempenho, você pode identificar possíveis ineficiências e riscos de custo do projeto antes que eles se transformem em problemas significativos.
✅ Comunicação com as partes interessadas: A EAC fornece dados concretos para informar as partes interessadas sobre a saúde financeira do projeto. Atualizações regulares criam confiança entre as partes interessadas e demonstram responsabilidade.
tomada de decisões: O EAC equipa as equipes com insights acionáveis para tomar decisões informadas quando surgem mudanças imprevistas. Você pode realocar recursos, ajustar o escopo do projeto ou implementar medidas de redução de custos com base em dados precisos e atualizados.
✅ Rastreamento de desempenho: O EAC ajuda a monitorar o desempenho do projeto em relação ao custo e ao cronograma planejados. Você pode usar esses dados para dar feedback às equipes, gerenciar os orçamentos do projeto planejamento de extensões de cronograma, etc.
✅ Previsão orçamentária: Você obtém uma estimativa precisa e contínua do seu custo total, o que lhe permite acompanhar o grau de cumprimento do orçamento do projeto. Isso pode ser um ótimo insumo para futuros orçamentos, planejamentos e controles de projeto .
Para colher esses benefícios, há alguns erros comuns que você precisa evitar.
Erros comuns a serem evitados ao calcular o EAC
Por mais simples que pareça, pequenos erros podem levar a insights ruins, decisões ineficazes e se tornar contraproducentes. Aqui estão alguns erros comuns e como você pode evitá-los.
Usar a fórmula errada: O cálculo do EAC como BAC / CPI em um projeto com atrasos significativos no cronograma ignora o impacto das ineficiências de tempo, resultando em uma estimativa excessivamente otimista.
Considere todos os fatores e escolha a fórmula mais apropriada.
Fazer suposições erradas: A suposição de que o desempenho passado reflete perfeitamente o desempenho futuro pode distorcer os cálculos de EAC.
Por exemplo, se uma despesa única causou um pico de custo temporário, usar EAC = AC + (BAC - EV) pode ignorar o fato de que o trabalho futuro provavelmente seguirá a taxa do orçamento original.
Faça suposições razoáveis com base em fatos.
Overlooking AC ou EV: Os cálculos de EAC dependem muito de cálculos precisos do custo real e do valor agregado. Se você deixar passar algumas despesas ou calcular incorretamente o valor ganho, poderá acabar com projeções enganosas.
Concentre-se em garantir que seus dados sejam precisos.
Ignorar atrasos no cronograma: A não inclusão de atrasos no cronograma nos cálculos do EAC geralmente subestima os custos totais. Por exemplo, um projeto com atraso de meses devido à escassez de recursos provavelmente incorrerá em custos mais altos de salários, aluguel de equipamentos ou multas.
Para eliminar esse problema, sempre inclua o impacto dos atrasos no custo.
Uso de EAC desatualizado: O EAC não é um cálculo único. É uma métrica dinâmica que evolui a cada dia que passa. Se o escopo for alterado, o índice de desempenho de custo flutuar ou ocorrer um atraso no cronograma, a EAC original não representará mais a realidade do projeto.
Portanto, é recomendável calcular a EAC regularmente para refletir com precisão a situação atual.
Fique por dentro das métricas do seu projeto com o ClickUp
Em um mundo em que os custos excedentes são tão comuns, você pode criar um grande diferencial simplesmente entregando dentro do prazo e do orçamento. A única maneira de conseguir isso é rastrear os custos e os cronogramas em relação aos orçamentos em intervalos regulares.
A poderosa plataforma de gerenciamento de projetos do ClickUp torna isso muito fácil. Ela captura dados automaticamente, permite cálculos e fornece visibilidade em tempo real da saúde do projeto.
Seus painéis de controle em tempo real, campos de custo personalizáveis, rastreamento de cronograma e gerenciamento de carga de trabalho fornecem uma maneira eficiente de calcular e monitorar o EAC sem esforço. Experimente o ClickUp hoje gratuitamente!