Como calcular a estimativa de conclusão (EAC) em projetos

Uma pesquisa realizada pela McKinsey descobriu que, em média, os projetos excedem seus orçamentos e cronogramas em 30-45%. Uma análise mais aprofundada de um estudo sobre “megaprojetos”, alguns dos quais valem mais de US$ 1 bilhão, revela que os custos excedem em 79% as estimativas orçamentárias iniciais.

Isso destaca desafios óbvios na entrega, mas também aponta para estimativas inadequadas de custos e cronogramas na aprovação do projeto.

Uma das principais razões pelas quais os projetos ultrapassam o orçamento e atrasam é: estimativas imprecisas. Os gerentes de projeto frequentemente enfrentam esse problema e criaram várias estruturas para resolvê-lo. O conceito de estimativa na conclusão (EAC) é uma delas.

Nesta postagem do blog, vamos entender essa técnica de estimativa de projetos, aprender a calcular o EAC e explorar seus usos nos negócios.

O que é EAC (Estimativa na Conclusão)?

Estimativa na conclusão (EAC) é um termo usado para prever o custo total de um projeto na sua conclusão. É um cálculo contínuo que monitora quaisquer alterações nas estimativas durante o ciclo de vida do projeto.

Antes do início do projeto, o EAC deve ser igual ao orçamento. Isso significa que, ao final do projeto, você terá gasto o que estimou.

No entanto, durante o curso de um projeto, você pode enfrentar vários desafios ou eventos externos.

Essas despesas inesperadas aumentam os custos do projeto. O EAC ajuda a prever o custo total ajustado do projeto em tempo real, acomodando esses custos adicionais.

Como calcular o EAC?

Vamos primeiro definir esses termos e, em seguida, ver o cálculo por meio de um exemplo.

Digamos que você tenha iniciado um projeto de desenvolvimento de software com um orçamento total (BAC) de US$ 20.000.

Até agora, você concluiu 50% do trabalho em 40% do tempo e gastou US$ 12.000. O valor agregado na gestão de projetos é a quantidade de trabalho que você concluiu em termos de seu valor orçado. Portanto, para simplificar o cálculo, 50% do trabalho deveria ter custado US$ 10.000, que é o seu valor agregado.

Portanto, sua fórmula de estimativa na conclusão seria 20.000 + (12.000-10.000) = $22.000.

Agora, se você está se perguntando: “como você pode ter certeza de que as seguintes partes do projeto também não custarão mais?”, muito bem!

Vamos examinar outras maneiras mais detalhadas de calcular o EAC.

Índice de Desempenho de Custos (CPI): A taxa de eficiência dos gastos do seu projeto. É calculado dividindo o valor ganho pelo custo real. Se o CPI > 1, você está gastando menos do que o planejado e, se o CPI < 1, você está gastando mais do que o planejado.

Continuando com o exemplo anterior, seu valor ganho é de $10.000 e seu custo real é de $12.000. Portanto, o CPI = 10.000/12.000 = 0,83.

Portanto, usando essa fórmula, seu EAC = 20.000 / 0,83 = $24.390

Nesse caso, você vê que a fórmula pressupõe que suas despesas futuras seguirão a mesma taxa de variação do passado.

No mesmo exemplo, com esta fórmula, EAC = 12.000 + [(20.000 – 10.000)/0,83] = $24.048.

Há outra métrica aqui, o Índice de Desempenho do Cronograma. Vamos defini-la.

Índice de Desempenho do Cronograma (SPI): O SPI é o equivalente temporal do CPI. Ele mede a eficiência do seu progresso em relação ao tempo estimado de conclusão. É calculado dividindo o valor ganho pelo valor planejado. Se o SPI > 1, você está adiantado em relação ao cronograma. SPI = 1 significa que você está dentro do cronograma. Se o SPI < 1, você está atrasado em relação ao cronograma.

Como no exemplo acima, se você concluiu 50% do seu trabalho em 40% do tempo, seu SPI = (50% do BAC) / (40% do BAC) = 10.000/8.000 = 1,25.

Portanto, seu EAC = 12.000 + [(20.000 – 10.000) / (0,83 x 1,25)] = $22.375

A Estimativa para Conclusão Bottom-up refere-se às estimativas revisadas para todas as tarefas restantes. Isso geralmente é feito manualmente.

Se você está confuso com cinco fórmulas diferentes para o mesmo cálculo, nós podemos ajudar.

Quando usar cada fórmula EAC

O objetivo dessas fórmulas é o mesmo, ou seja, encontrar o EAC. No entanto, a fórmula que você usa para calcular seu EAC depende do contexto, incluindo a natureza do projeto, eventos impactantes e suas implicações de custo. Vamos explorar alguns cenários.

O desempenho dos custos é estável + as tendências anteriores se manterão

EAC = BAC / CPI

Se você perceber que seu projeto tem alguma ineficiência ou estouro de orçamento e espera que isso continue na mesma proporção, use a fórmula acima.

Este método pressupõe que quaisquer variações nos custos são sistêmicas e persistirão uniformemente ao longo do restante do escopo do projeto. É aplicável a projetos estáveis e bem gerenciados, com pouca variabilidade no desempenho.

Existem variações de custo + a tendência atual de eficiência seguirá

EAC = AC + [(BAC – EV) / CPI]

Se você já enfrentou variações de custo, mas espera que elas sigam as tendências atuais de desempenho, use a fórmula acima. Essa abordagem é prática em projetos nos quais se espera que as variações se estabilizem, refletindo a eficiência de custo contínua.

Usando esse método, você contabiliza discrepâncias passadas enquanto projeta custos futuros com base nos níveis atuais de produtividade, tornando-o adequado para projetos dinâmicos, mas gerenciáveis.

As variações de custo são anomalias + o futuro corresponderá às estimativas originais.

EAC = AC + (BAC – EV)

Se as variações de custo forem incidentes isolados e você acreditar que o projeto avançará na taxa orçada originalmente para o trabalho restante.

Esse método é adequado quando eventos pontuais, como custos iniciais inesperados de configuração ou ineficiências iniciais, causam variações que a equipe do projeto não espera que se repitam.

Variação de custo + variação de cronograma

EAC = AC + [(BAC – EV) / (CPI × SPI)]

Se o cronograma for um fator significativo para a previsão do custo total, a fórmula acima é a melhor opção. Ela ajusta a previsão de custo do trabalho restante, levando em consideração os atrasos no cronograma e a eficiência de custos. Esse método é particularmente útil para projetos que estão acima do orçamento e atrasados.

As tendências de custos são imprevisíveis

EAC = AC + Estimativa ascendente

Se o desempenho do seu projeto tem sido imprevisível ou as tendências de custos não são mais indicadores confiáveis do desempenho futuro, use a fórmula acima.

Em vez de depender de fórmulas baseadas no CPI ou SPI, esse método envolve reestimar o trabalho restante do zero e adicioná-lo aos custos reais incorridos até o momento, tornando-o mais preciso.

Se você ainda estiver um pouco confuso sobre como calcular o EAC, aqui está um breve guia introdutório.

Etapas para calcular o EAC

Abordagem EAC de cima para baixo

Quatro das cinco fórmulas acima adotam a abordagem descendente. Isso significa que elas se baseiam em orçamentos já existentes e no desempenho passado.

Para usar a fórmula acima e calcular o EAC, siga estas etapas.

Abordagem EAC ascendente

A abordagem ascendente envolve recalcular o custo de todo o trabalho restante a partir do zero e adicioná-lo ao custo real incorrido até o momento. Esse método fornece a estimativa mais precisa e detalhada, pois leva em consideração as condições atuais do projeto e quaisquer alterações no escopo.

Na verdade, uma boa ferramenta pode tornar tudo isso muito mais fácil.

Ferramentas para cálculo do EAC

O cálculo é simples; trata-se de aritmética básica. Portanto, se você tiver todos os dados necessários, uma calculadora será suficiente. Vamos começar com as ferramentas mais simples para calcular o EAC.

Planilhas para calcular o EAC

Com campos de fórmula, você pode automatizar o cálculo do EAC. Por exemplo, você pode acompanhar todos os custos em uma guia, com uma célula para o total. Você pode acompanhar o andamento do projeto em outra guia com uma célula para monitorar a variação.

Com base nisso, você pode calcular o valor ganho com esses dados.

Embora sejam muito populares e fáceis de usar, as planilhas também são totalmente manuais. Você mesmo terá que inserir todos os dados nas planilhas. Isso é propenso a erros e pode se tornar tedioso. Você pode fazer melhor com uma ferramenta como o ClickUp para equipes financeiras.

Aproveitando o EAC com o ClickUp

Usar uma plataforma abrangente de gerenciamento de projetos como o ClickUp garante que todos os dados necessários para fazer cálculos de EAC já estejam disponíveis para você.

Gerenciamento de custos do projeto: você pode integrar qualquer ferramenta externa que esteja usando para rastrear despesas para calcular automaticamente o AC no ClickUp.

Acompanhamento do progresso: como ferramenta de gerenciamento de projetos, o ClickUp permite que você tenha uma visão em tempo real do seu progresso. Com base nas tarefas que você configurou, ele calcula automaticamente a quantidade de trabalho concluído.

Monitoramento do cronograma: com datas de início, datas de término e campos de data personalizados, você pode acompanhar os prazos do seu projeto com detalhes minuciosos. Isso ajuda a calcular as variações do cronograma, necessárias para medir o EAC.

Custo de recursos: se você estiver cobrando um projeto com base no modelo de tempo e materiais (T&M), todos os membros da equipe precisam acompanhar o tempo que trabalharam. Com o ClickUp Tasks, suas equipes podem acompanhar o tempo em qualquer dispositivo, adicionar notas, atribuir rótulos e marcar o tempo como faturável (ou não). Ele também permite a acumulação de tempo entre tarefas e subtarefas.

Cálculos automáticos: gosta da simplicidade das planilhas para configurar fórmulas? Você pode fazer isso com o ClickUp! Use dados numéricos de suas tarefas e projetos para calcular o EAC automaticamente, atualizado em tempo real.

Relatórios em tempo real: o EAC é uma métrica para o futuro; é uma previsão. No entanto, para garantir que você não ultrapasse os orçamentos ou prazos, é necessário fazer ajustes no presente. Os painéis do ClickUp podem ajudá-lo com isso.

O monitoramento contínuo das despesas reais em relação ao orçamento planejado permite identificar rapidamente excedentes de custos e tomar medidas corretivas. Isso ajuda a evitar surpresas no orçamento e garante que as partes interessadas permaneçam informadas sobre a saúde financeira do projeto.

O papel das ferramentas e técnicas de qualidade no sucesso do projeto

Uma calculadora ou mesmo um papel e uma caneta podem calcular o EAC. No entanto, ferramentas e técnicas de qualidade podem tornar o processo mais preciso e eficiente. Veja como.

Qualidade dos dados: as ferramentas que você usa determinam a qualidade dos dados. Uma ferramenta como o ClickUp, que já coleta informações relacionadas ao projeto, garante a qualidade dos dados, como um cronograma em evolução, estimativas de tempo, despesas etc.

Integrações: uma ferramenta abrangente também coleta dados de fontes externas. Por exemplo, se você acompanha o tempo usando uma ferramenta externa, pode importá-la para o ClickUp com APIs.

Automações: calcular métricas como o EAC pode consumir uma parte significativa do tempo do gerente de projetos. Para facilitar isso, as ferramentas de automação podem ajudar. Elas também podem facilitar a previsão com análises de tendências e simulações de Monte Carlo.

Replicabilidade: as ferramentas certas também fornecem as estruturas, modelos de análise de custo-benefício e modelos de estimativa para calcular e acompanhar as métricas do projeto.

Baixe este modelo

O modelo de análise de custos de projetos do ClickUp é uma estrutura pronta para uso, totalmente personalizável e fácil de usar para análise de projetos. A coluna de cálculo automático pode fornecer uma estrutura detalhada de divisão de custos, facilitando os cálculos.

Benefícios do EAC na gestão de projetos

Se todos esses cálculos parecerem um pouco complicados, vamos compará-los com os benefícios que oferecem.

✅ Economia de custos: você não pode economizar o que não vê. O EAC permite observar e medir os excedentes orçamentários, que você pode controlar com estratégias de mitigação.

✅ Detecção de riscos: ao analisar as tendências de desempenho, você pode identificar possíveis ineficiências e riscos de custo do projeto antes que eles se transformem em problemas significativos.

✅ Comunicação com as partes interessadas: o EAC fornece dados concretos para informar as partes interessadas sobre a saúde financeira do projeto. Atualizações regulares geram confiança entre as partes interessadas e demonstram responsabilidade.

✅ Tomada de decisão: o EAC fornece às equipes insights acionáveis para tomar decisões informadas quando surgem mudanças imprevistas. Você pode realocar recursos, ajustar o escopo do projeto ou implementar medidas de redução de custos com base em dados precisos e atualizados.

✅ Acompanhamento do desempenho: o EAC ajuda você a monitorar o desempenho do projeto em relação ao custo e ao cronograma planejados. Você pode usar esses dados para dar feedback às equipes, gerenciar orçamentos de projetos, planejar extensões de cronograma, etc.

✅ Previsão orçamentária: você obtém uma estimativa precisa e contínua do custo total, permitindo acompanhar o cumprimento do orçamento do projeto. Isso pode ser uma excelente contribuição para orçamentos, planejamentos e controles de projetos futuros.

Para aproveitar esses benefícios, há alguns erros comuns que você precisa evitar.

Erros comuns a evitar ao calcular o EAC

Por mais simples que pareça, pequenos erros podem levar a insights errados, decisões ineficazes e se tornar contraproducentes. Aqui estão alguns erros comuns e como você pode evitá-los.

Usando a fórmula errada: calcular o EAC como BAC / CPI em um projeto com atrasos significativos no cronograma ignora o impacto das ineficiências de tempo, resultando em uma estimativa excessivamente otimista.

Considere todos os fatores e escolha a fórmula mais adequada.

Fazer suposições erradas: supor que o desempenho passado reflete perfeitamente o desempenho futuro pode distorcer os cálculos do EAC.

Faça suposições razoáveis baseadas em fatos.

Negligenciando o AC ou o EV: os cálculos do EAC dependem muito da precisão dos cálculos do custo real e do valor agregado. Se você deixar passar algumas despesas ou calcular o valor agregado de forma imprecisa, poderá acabar com projeções enganosas.

Concentre-se em garantir que seus dados estejam corretos.

Ignorar atrasos no cronograma: não incluir atrasos no cronograma nos cálculos do EAC muitas vezes subestima os custos totais. Por exemplo, um projeto atrasado em meses devido à escassez de recursos provavelmente incorrerá em custos mais altos com salários, aluguel de equipamentos ou multas.

Para eliminar isso, sempre inclua o impacto dos atrasos no custo.

Usando EAC desatualizado: o EAC não é um cálculo único. É uma métrica dinâmica que evolui a cada dia que passa. Se o escopo mudar, o índice de desempenho de custos flutuar ou ocorrer um atraso no cronograma, o EAC original não representará mais a realidade do projeto.

Portanto, é recomendável calcular o EAC regularmente para refletir com precisão a situação atual.

Fique por dentro das métricas do seu projeto com o ClickUp

Em um mundo onde os custos excedentes são tão comuns, você pode criar um grande diferencial simplesmente entregando no prazo e dentro do orçamento. A única maneira de conseguir isso é acompanhar os custos e cronogramas em relação aos orçamentos em intervalos regulares.

A poderosa plataforma de gerenciamento de projetos da ClickUp torna isso muito fácil. Ela captura dados automaticamente, permite cálculos e fornece visibilidade em tempo real da saúde do projeto.

Seus painéis em tempo real, campos de custos personalizáveis, acompanhamento do cronograma e gerenciamento da carga de trabalho oferecem uma maneira eficiente de calcular e monitorar o EAC sem esforço.

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