Owen Jones é o profissional sênior de marketing de conteúdo da ZoomShift, um aplicativo online para criação de agendas. Ele é um experiente profissional de marketing SaaS, especializado em marketing de conteúdo, CRO e publicidade no Facebook. Ele gosta de compartilhar seu conhecimento com outras pessoas para ajudá-las a melhorar seus resultados.
Uma das melhores coisas de ter uma equipe de design distribuída é a liberdade de contratar os melhores profissionais disponíveis, independentemente de onde moram. Com as habilidades e ferramentas certas para gerenciar equipes distribuídas, você poderá conduzir a equipe de design dos seus sonhos ao sucesso.
De todos os desafios ao gerenciar uma equipe remota, garantir que as pessoas permaneçam produtivas, criativas e colaborativas quando não há mais ninguém por perto é o mais difícil. Como gerente, você terá que garantir que seus funcionários estejam sempre no seu melhor.
5 estratégias que podem ajudar a manter uma equipe distribuída no caminho certo
1. Estabeleça objetivos comerciais e pessoais mensuráveis
Não é segredo que a comunicação geralmente é mais fácil no escritório. É por isso que é importante escrever e falar de maneira clara e fácil de entender, ao mesmo tempo em que se concorda com tarefas e prazos realistas.
Definir Indicadores-chave de Desempenho (KPI) é uma ótima ideia para definir suas expectativas como empregador. Isso abrangerá tudo o que você espera deles. Abaixo está um exemplo de tabela de KPIs para diferentes divisões de uma empresa.
No seu caso, porém, os KPIs abrangerão aspectos como:
- Tempo a ser dedicado ao projeto de design
- Quanto trabalho você espera que uma pessoa produza em um dia?
- Índices de satisfação do cliente
Quando os membros da sua equipe sabem o que você espera deles, eles podem elaborar estratégias para atingir essas metas desde o início. Estabelecer um processo de trabalho de design sólido para que toda a equipe atinja as metas também é essencial para a eficiência.
2. Agende reuniões individuais uma vez por semana
Reuniões regulares são essenciais. Você precisa saber se as tarefas estão sendo concluídas e se as metas estão sendo atingidas. Reuniões individuais ajudarão você a acompanhar os resultados. Você poderá conhecer melhor os membros da sua equipe e observar quaisquer preocupações que eles possam ter.
Sempre estruture suas reuniões.
Antes de cada reunião, crie uma agenda. A agenda ajudará a manter a reunião dentro do planejado. Aqui estão algumas razões pelas quais ela é necessária:
- Informe previamente os membros da equipe de design sobre o objetivo
- Defina expectativas claras sobre o que precisa ser feito antes e durante uma reunião.
- Mantenha os participantes focados no tema
- Defina o ritmo da reunião
- Indique a hora de início e término para que todos possam se planejar.
Outra boa ideia são as reuniões diárias. São sessões rápidas com os membros remotos da equipe para se manterem atualizados sobre as novidades do dia a dia. Não se preocupe, você não precisa ficar de pé durante essas reuniões.
Você pode discutir tarefas atuais, problemas, pontos que precisam ser melhorados, tendências de design e melhores ações. Você quer que sua equipe de design tenha uma visão geral de tudo o que está sendo trabalhado, distribua o trabalho com eficiência, esclareça mal-entendidos e se mantenha atualizada sobre as últimas novidades em design.
Por exemplo, você pode abordar o que os membros da sua equipe de design farão na segunda e na sexta-feira da semana. Usar um software de agendamento é uma ótima maneira de ficar por dentro de todas as agendas lotadas. Aqui está um exemplo de agenda da Zoomshift exibida em um aplicativo móvel.
Você também deve planejar bate-papos em grupo mensais com toda a equipe. Esses bate-papos são uma oportunidade para as pessoas se encontrarem e se conectarem.
Outro aspecto que vale a pena mencionar é a importância de reconhecer frequentemente o excelente trabalho de um funcionário. Isso se aplica especialmente quando você está em uma reunião individual, em que o funcionário tem toda a sua atenção.
Se você ainda não sabe disso, lembre-se de que os funcionários, incluindo aqueles da indústria criativa, buscam constantemente a validação do seu trabalho e são mais propensos a demonstrar lealdade quando recebem elogios. Eles não permanecerão na empresa se não houver uma cultura de feedback. Suas opiniões devem ser consideradas importantes, e uma linha de comunicação aberta deve ser suficiente para garantir isso.
Por último, não entre em pânico se, ocasionalmente, crianças ou animais de estimação aparecerem na reunião. Essas situações acontecem durante uma reunião e fazem parte da cultura do trabalho em casa.
3. Utilize software de gerenciamento de projetos e ferramentas de comunicação
Não consigo enfatizar o suficiente a importância de estabelecer canais de comunicação claros para uma equipe remota. Toda empresa deve ter um canal de comunicação preferencial. Ele deve ser claro e facilmente acessível. O Skype é um bom exemplo de software de comunicação simples e gratuito.
Para garantir que você alcance seu plano de negócios e as metas da equipe, você precisa de uma solução de gerenciamento de projetos. Você pode usar um software de gerenciamento de projetos para compartilhar informações e atribuir tarefas. Com esse software, você pode criar um canal de design onde seus designers podem se comunicar facilmente.
Um processo bem planejado e um software de gerenciamento de projetos ajudam a garantir que todos os designers tenham uma visão global do andamento do projeto. Quando todas as informações estão em um único lugar para que todos possam ver, fica mais fácil acompanhar as mudanças e decisões. De acordo com muitos designers, o ClickUp é um software de gerenciamento de projetos que os ajuda a organizar as tarefas da maneira que melhor se adapta ao seu fluxo de trabalho.
Um dos elementos mais críticos na gestão de uma equipe é um processo eficaz de feedback sobre o design. Você pode usar a plataforma de gerenciamento de projetos de sua escolha para esse fim. Aqui estão algumas maneiras que você pode usar para dar feedback à sua equipe remota:
- Gravações: se você estiver dando instruções específicas aos seus designers, pode usar gravações de vídeo para transmitir o que deseja dizer. Você pode adicionar comentários ou anotações a partes específicas do projeto que deseja enfatizar.
- Capturas de tela: às vezes, é mais fácil e rápido inserir uma captura de tela para mostrar o que você quer dizer. Os recursos visuais ajudam a esclarecer o que você está falando. A extensão FireShot do Google Chrome também é uma ótima ferramenta que permite capturar, editar e salvar capturas de tela de páginas inteiras da web como arquivos PDF/JPEG/GIF/PNG.
- Esboços: quando descrever algo não for suficiente, não tenha vergonha de desenhá-lo. Você pode usar caneta e papel ou um aplicativo online para visualizar suas ideias e encaminhá-las à sua equipe.
- Comentários: Às vezes, quanto mais simples, melhor. Uma boa plataforma de gerenciamento de projetos permitirá que você deixe comentários, notas adesivas ou feedback com marcadores.
Tente limitar o feedback sobre o design a alguns locais diferentes. Você quer facilitar a localização pelo designer e permitir uma implementação rápida.
4. Desenvolva uma cultura de “fazer as coisas acontecerem”
“Getting Things Done” (GTD) é um sistema de produtividade pessoal desenvolvido por David Allen e publicado em um livro com o mesmo nome. É descrito como um sistema de gerenciamento de tempo que permite que a pessoa se concentre em realizar cada tarefa listada em um registro externo.
O autor afirma que você só pode realizar uma tarefa por vez de maneira adequada.
Com base no sistema GTD, a ClickUp lançou um modelo Getting Things Done que ajuda a organizar tarefas e projetos. O modelo registra e divide-os em itens de trabalho acionáveis. Ele vem com diferentes visualizações integradas, campos personalizados e documentos para ajudar os usuários a priorizar, acompanhar e executar tarefas, tudo em um só lugar.
Modelo Getting Things Done no ClickUp
Bônus e recompensas são uma característica bastante comum no emprego profissional. De acordo com a Reward Gateway, 90% dos profissionais de RH concordam que um programa eficaz de reconhecimento e recompensa ajuda a impulsionar os resultados comerciais. Se um funcionário atinge consistentemente seus KPIs e demonstra ser confiável, você deve recompensá-lo.
5. Seja adaptável e confie nos seus colegas de trabalho
Ter todos no mesmo escritório não garante produtividade. No entanto, é mais fácil acompanhar o que todos estão fazendo. Você precisa ter uma equipe de funcionários em quem possa confiar. Não é possível supervisionar as pessoas quando elas estão trabalhando remotamente.
Trabalhar em casa tem muitas vantagens. Flexibilidade, economia de tempo e dinheiro com deslocamento, ausência de código de vestimenta, entre outras.
No entanto, nem todos são capazes de atingir o nível esperado.
Trabalhar em casa pode ser cheio de distrações, e alguns funcionários podem ter dificuldade em separar a vida profissional da pessoal. Seus funcionários precisam realizar as tarefas que lhes foram atribuídas e entregar os resultados esperados.
Se você decidir dar aos seus designers um alto nível de liberdade criativa, espere ótimos resultados. Deixe claro que seus designers serão responsáveis pelo seu trabalho e pelas suas decisões. Se eles não cumprirem com o esperado, você precisará tomar a difícil decisão de avaliar se eles são adequados para a sua empresa.
Hoje em dia, não é incomum ter funcionários espalhados por diferentes fusos horários. Pode ser difícil entrar em contato com alguém quando são 2 da manhã no fuso horário dessa pessoa. Você precisa respeitar os fusos horários dos membros da sua equipe. Em outras palavras, tente ajustar o horário que melhor se adapta aos outros.
Sempre especifique os fusos horários junto com o horário da reunião agendada. Lembre-se de verificar os feriados nacionais ou religiosos nos países dos seus funcionários.
Conclusão
Trabalhar remotamente não é para todos, e não há nada de errado nisso. Sua tarefa como gerente de uma equipe de design distribuída é encontrar aqueles que gostam de trabalhar remotamente e entendem suas particularidades. O setor de design e desenvolvimento de software está em constante evolução, e precisamos ser rápidos para acompanhar as novas demandas.
Não se esqueça de que nada pode substituir a interação cara a cara. Você deve tentar realizar encontros ocasionais usando as ferramentas à sua disposição, mesmo quando estiver trabalhando remotamente.