Seu dia de trabalho parece o Dia da Marmota? Você acorda, responde aos mesmos e-mails, atualiza manualmente as mesmas planilhas e passa por mais uma rodada de aprovações, para fazer tudo de novo amanhã.
Muitas empresas estão presas na era pré-internet, com tarefas repetitivas e que sugam a alma, o que reduz a produtividade e, muitas vezes, leva ao esgotamento dos funcionários.
O Stepstone Group informou recentemente que um funcionário médio em tempo integral gasta cerca de 8.7 horas por semana em tarefas repetitivas.
Mas ei! Como se vê, a transição para um não é tão complicada quanto você pensava ! Este artigo lhe mostrará exatamente como automatizar processos comerciais manuais, economizando tempo, cortando custos e aumentando a produtividade.
⏰ Resumo de 60 segundos
Está se perguntando como automatizar processos comerciais manuais? Aqui está um processo passo a passo:
- Identificar: Identificar tarefas repetitivas e demoradas em seus fluxos de trabalho atuais
- Escopo: Defina metas claras e escolha as ferramentas de automação certas
- Desenvolver: Projetar e criar fluxos de trabalho automatizados que se alinhem aos requisitos de sua empresa
- Teste: Acompanhe de perto o desempenho de seus processos automatizados e obtenha feedback
- Monitorar: Aperfeiçoar e melhorar continuamente seus fluxos de trabalho automatizados com base em dados e feedback
- Colabore: Envolva sua equipe no processo e incentive o feedback dela para a melhoria contínua
- Por fim, não se esqueça de contar com a ajuda de ferramentas de automação baseadas em IA, comoClickUp que facilitam muito as automações sem código!
Entendendo os processos manuais
Os processos manuais são fluxos de trabalho ou tarefas realizadas sem o auxílio de automação ou tecnologia avançada. Esses processos dependem do esforço humano, de ferramentas físicas ou de software básico com interconectividade mínima. Em geral, são trabalhosos e exigem entrada manual em todos os estágios, o que os torna propensos a ineficiências e erros.
Alguns exemplos comuns de processos manuais incluem:
- Entrada de dados: Inserção manual de dados de formulários em papel ou e-mails em planilhas ou outros sistemas
- Processamento de faturas: Geração, envio e conciliação de faturas manualmente sem software de faturamento automatizado
- Fluxos de trabalho de aprovação: Assinatura física ou aprovações baseadas em e-mail em vez de sistemas digitais e rastreáveis
- **Integração de funcionários: coleta de documentos, preenchimento de formulários e realização de orientações sem uma plataforma centralizada
- Gerenciamento de estoque: Uso de registros em papel ou planilhas autônomas para rastrear os níveis de estoque e as necessidades de reabastecimento
- Agendamento e atribuição de tarefas: Coordenação de agendas de trabalho ou atribuições de tarefas por meio de correntes de e-mail ou quadros físicos
- Gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM): Manutenção de informações sobre o cliente e registros de interação manualmente em vez de usar software de CRM
Desafios comuns associados a processos manuais
Esses processos manuais geralmente levam a gargalos, erros e ineficiências que impedem o crescimento dos negócios e a excelência operacional.
Embora esses processos sejam essenciais, eles tendem a afetar sua produtividade. Aqui estão alguns desafios dos processos manuais.
Consome muito tempo
Toda empresa tem tarefas manuais repetitivas e entorpecentes, seja classificando e-mails ou atribuindo responsabilidades diárias. Embora pareçam insignificantes isoladamente, elas consomem inúmeras horas que poderiam ser destinadas a iniciativas estratégicas e criativas.
Pense nisso. São 9 horas da manhã e, em vez de tomar um café e desfrutar de um novo começo para o seu dia de trabalho, você está preso em um ciclo de trabalho monótono. Isso não é divertido para ninguém!
Propenso a erros humanos
Imagine aprovar uma fatura de um milhão de dólares porque alguém errou uma casa decimal - que pena! Erros manuais como esse podem levar a resultados problemáticos, especialmente em áreas sensíveis aos dados, como finanças ou setores regulamentados.
Um simples erro de digitação ou descuido pode inviabilizar projetos, interromper fluxos de trabalho e custar uma fortuna às empresas (sem falar na sua dignidade nas reuniões de equipe).
você sabia? Mizuho Securities, uma empresa japonesa, perdeu mais de US$ 225 milhões devido a um erro tipográfico em uma negociação de ações em 2005 - um lembrete caro de como a entrada manual de dados pode levar a erros.
Altos custos de mão de obra
Toda tarefa que requer intervenção manual também exige horas de trabalho, o que resulta em gastos monetários. Seja contratando pessoal adicional ou pagando horas extras para concluir processos, a dependência do esforço humano para tarefas repetitivas pode aumentar desnecessariamente os custos operacionais.
Falta de padronização
Pronto para uma bomba da verdade? Um dos maiores problemas que os gerentes enfrentam é fazer com que todos sigam as mesmas etapas para obter resultados consistentes. Isso geralmente gera confusão e atrasos no trabalho.
Os funcionários podem fazer as coisas do seu jeito sem os Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) adequados. É como pedir a cinco pessoas que façam o mesmo prato sem uma receita. Um prato fica muito salgado, outro fica queimado e ninguém sabe o que deu errado.
Mas isso faz de você um gerente ruim? Absolutamente não! Você só precisa do processo adequado.
Escalabilidade limitada
Depender de processos manuais para lidar com tarefas significa que seus recursos humanos disponíveis são limitados.
Se a sua empresa se expandir, assumindo mais clientes, lidando com conjuntos de dados maiores ou gerenciando várias partes interessadas, seus processos de negócios atuais poderão sofrer pressão.
Colaboração ineficiente
As colaborações no trabalho devem ser divertidas, e não como uma interminável partida de tênis por e-mail do tipo "Ei, você aprovou isso?" e "Ah, pensei que tivesse aprovado!"
Acrescente algumas reuniões e os atrasos se acumulam. Isso resulta em intermináveis linhas de comunicação que não conseguem se comunicar de forma eficaz, deixando todos esgotados e frustrados.
📮ClickUp Insight: 83% dos trabalhadores do conhecimento dependem principalmente de e-mail e bate-papo para a comunicação da equipe. No entanto, quase 60% de seu dia de trabalho é perdido alternando entre essas ferramentas e buscando informações.
Com um aplicativo completo para o trabalho como o ClickUp, seu gerenciamento de projetos, mensagens, e-mails e bate-papos convergem em um só lugar! É hora de centralizar e energizar!
Benefícios da automação de processos manuais
Todas essas irregularidades podem ser resolvidas com uma solução simples: automação.
Veja a seguir algumas maneiras pelas quais a automação pode ajudar sua empresa.
- Transformação digital: Automatizar processos é como atualizar sua empresa do analógico para o digital. Ela substitui montanhas de papelada e entrada manual de dados por fluxos de trabalho digitais e elegantes
- Economia de tempo para a empresa:Por que gastar horas em tarefas repetitivas? quando a automação pode concluí-las em segundos? Libere a agenda da sua equipe para trabalhos mais estratégicos e criativos
- Reduza a intervenção humana: Diga adeus ao microgerenciamento constante. A incorporação da automação de processos robóticos (RPA) em sua empresa cuida das tarefas de rotina, reduzindo as chances de erros
- Melhorar a eficiência operacional: Automaçãosimplifica os processosajuda a usar os recursos de forma eficiente, acelera as tarefas, reduz os erros e mantém os fluxos de trabalho consistentes para melhorar a eficiência geral
- Melhora a colaboração: Chega de ficar procurando atualizações por e-mail! A automação centraliza as informações e facilita o compartilhamento de atualizações entre as equipes por meio de comentários sobre tarefas específicas, mantendo-se na mesma página a qualquer momento
- Aumento da satisfação do cliente: Ao economizar tempo em tarefas, você se concentra mais no desenvolvimento da qualidade do seu negócio. Eexemplo de automação no atendimento ao cliente incluiria e-mails de atualização automatizados
Em resumo, a automação não apenas corrige ineficiências, mas melhora seus negócios em geral.
fato curioso: A Harvard Business Review informou que 60% dos funcionários acham que a automação aumentou sua produtividade e qualidade de trabalho, tornando seu trabalho mais seguro.
Como automatizar processos manuais
Como começar a automatizar seus processos de negócios? Você pode consultar inúmeros exemplos de automação de processos de negócios disponíveis on-line, mas nem todas funcionarão para você.
Você deve experimentar e criar um processo de fluxo de trabalho exclusivo que atenda às suas necessidades. Aqui está um guia passo a passo para você começar:
Etapa 1: Identificar melhorias no processo
Antes de entrar diretamente na automação, dê um passo atrás e avalie seus processos existentes. Faça a si mesmo as seguintes perguntas.
- Qual é o seu fluxo de trabalho atual?
- Quais tarefas consomem mais tempo?
- Quantas delas podem ser automatizadas?
Essas perguntas o ajudarão a identificar o processo pronto para receber um brilho digital. Para facilitar esse processo, use ferramentas de automação de processos de negócios. ClickUp é o melhor software de automação de tarefas que o ajuda a automatizar processos de negócios, colaborar e acompanhar o progresso, tudo em uma única plataforma.
Visualize todo o fluxo de trabalho de sua empresa de uma só vez com o ClickUp Mind Maps
Use ferramentas como Mapas mentais do ClickUp para visualizar seu fluxo de trabalho e identificar facilmente as áreas de melhoria em um piscar de olhos.
dica profissional: Traga sua equipe para a mistura, colaborando com ela para trabalhar em conjunto em tempo real. Precisa conectar seu brainstorming visual - com notas adesivas, formas e conectores - a tarefas reais? Experimente Quadros brancos ClickUp e torne o ato de refinar seu fluxo de trabalho muito mais divertido!
Etapa 2: Definir os requisitos de automação
Depois de mapear as ineficiências, é hora de definir metas claras. Quais resultados você deseja obter com a automação? O ClickUp permite que você crie tipos de tarefas personalizadas que são adaptadas a diferentes aspectos do seu negócio.
Seja para gerenciar consultas de clientes, acompanhar marcos de projetos ou lidar com processos de RH, você pode definir cada tipo de tarefa com campos personalizados e status exclusivos que reflitam sua finalidade.
Destaque todos os detalhes cruciais das tarefas com o ClickUp Custom Fields
Use Campos personalizados do ClickUp para adicionar informações específicas relevantes a cada tipo de tarefa, como menus suspensos para alavancas de prioridade ou fórmulas para calcular o progresso.
Exemplo: Se você estiver monitorando categorias de projetos de marketing, poderá criar um campo personalizado suspenso com opções como "Mídia paga", "Conteúdo orgânico" e "Conteúdo gerado pelo usuário" Adicione campos exclusivos para capturar detalhes importantes, como prazos de publicação ou tipos de canais.
Isso ajuda a manter a consistência no registro de informações. Salve esses tipos de tarefas personalizadas como modelos para reutilizá-los em sua organização.
Leia também: Exemplos de automação de fluxo de trabalho e casos de uso
Etapa 3: desenvolver a automação
Com suas tarefas definidas, é hora de automatizá-las! Automações do ClickUp permitem que você configure tarefas recorrentes e crie acionadores que iniciam ações automaticamente.
Mantenha seus fluxos de trabalho mais importantes em andamento, mesmo quando você não estiver disponível para gerenciá-los, com o ClickUp Automations
Você pensaria que isso requer habilidades de codificação. Não requer! É como um dominó - uma ação aciona a outra em perfeita sincronia, resultando na execução automática até mesmo das tarefas mais tediosas.
Exemplo: Digamos que sua equipe marque uma tarefa de design como "concluída" Você pode criar uma automação personalizada que o notifique instantaneamente para aprovação e agende uma verificação de qualidade com um prazo. Isso o mantém responsável e garante que não haja nenhum descarrilamento no progresso.
Não há mais necessidade de lembretes manuais que podemos nos esquecer de dar. Com apenas alguns cliques, você pode evitar o risco de uma supervisão evitável em todas as tarefas envolvidas!
Antes das automações, sempre que um redator terminava uma tarefa, tínhamos que comunicar manualmente à cadeia de comando que a cópia estava pronta. Isso podia levar 36 horas. Tem sido ótimo, pois toda a equipe acompanha suas tarefas diárias no ClickUp._
Oscar Aguilar, gerente de operações de marketing da CEMEX
Etapa 4: monitorar de perto a automação desde o início
Quando o processo de automação estiver ativo, monitore-o de perto e teste o que funciona para a sua equipe.
Altere a visualização da tarefa com base em suas necessidades com o ClickUp Views
Escolha entre mais de 15 Visualizações ClickUp para acompanhar seu trabalho de uma forma que faça sentido para sua equipe. Use a visualização de lista para o gerenciamento detalhado de tarefas, a visualização de calendário para o controle de prazos e a visualização de Gantt para ver todos os marcos e dependências.
Essas visualizações são totalmente personalizáveis, portanto, você pode ajustá-las como quiser. Você também pode filtrar as tarefas por status, responsáveis e muito mais, para ordenar ainda mais o gerenciamento do seu processo de negócios.
Fique por dentro de todo o progresso de seu projeto com o ClickUp Dashboards
Além disso, Painéis do ClickUp fornecem uma visão geral em tempo real de seus fluxos de trabalho e permitem que você acompanhe os KPIs com eficiência.
De cargas de trabalho de funcionários a cronogramas de projetos, esses painéis permitem que você controle tudo e automatize seus relatórios comerciais.
Etapa 5: otimizar a automação ao longo do tempo
Por mais conveniente que seja a automação, ela ainda precisa de algum nível de supervisão humana. Portanto, não basta configurá-la e esquecê-la.
O ClickUp oferece as ferramentas de relatório mais robustas para automação. Nosso software de geração de relatórios permite que você crie painéis de controle completos como seu centro de controle de missão.
É tão fácil quanto adicionar cartões e gráficos de medição, inserir seus dados e personalizar os recursos visuais. Você pode ver todo o trabalho em um alto nível para gerenciar pessoas, tarefas, tempo, documentos, incorporações e sprints em um só lugar.
Obtenha uma visão geral de alto nível do progresso de sua automação em Dashboards no ClickUp
Defina suas metas trimestrais e acompanhe o trabalho de cada funcionário em um único painel. O gerenciamento de recursos ajuda a visualizar o grau de aproveitamento da equipe e a análise da carga de trabalho mostra a produtividade da equipe por meio do acompanhamento da conclusão das tarefas.
O objetivo final? Identificar o que você está fazendo bem e remover os gargalos dos seus processos por meio da automação eficaz. Ao visualizar todas as etapas do seu fluxo de trabalho, você terá equipes mais unidas e produzirá um trabalho melhor.
📮ClickUp Insight: Descobrimos recentemente que cerca de 33% dos trabalhadores do conhecimento enviam mensagens para 1 a 3 pessoas diariamente para obter o contexto de que precisam. Mas e se você tivesse todas as informações documentadas e prontamente disponíveis?
Com ClickUp ao seu lado, a troca de contexto se torna coisa do passado por meio de atualizações automatizadas.
Deseja um resumo rápido do progresso da equipe sem passar pelo painel? Use o Cérebro ClickUp seu assistente com inteligência artificial!
Economize tempo deixando a IA lidar com todas as suas consultas de fluxo de trabalho com o ClickUp Brain
O Brain tem uma resposta para cada pergunta relacionada ao projeto porque obtém as informações de seu próprio espaço de trabalho - tarefas, anotações de reuniões e até mesmo conversas de bate-papo. Isso significa que você obtém apenas o que precisa, sem nenhum detalhe adicional e com 100% de precisão!
Você também pode usá-lo para criar automações personalizadas no ClickUp usando prompts em linguagem natural.
Crie automações personalizadas de linguagem natural usando o ClickUp Brain
Etapa 6 do bônus: Envolva sua equipe para obter melhorias consistentes
Sua equipe é seu maior ativo - portanto, envolva-a! Adicione comentários às tarefas para obter feedback sobre fluxos de trabalho automatizados e incentivar sugestões de aprimoramento.
Agende check-ins regulares para discutir o que está funcionando e debater ideias para otimização.
Tudo, desde a concepção até a implementação e os relatórios, acontece aqui no ClickUp:
- Identificar tarefas repetitivas e demoradas
- Economize tempo criando modelos para tipos de tarefas e campos que atendam às necessidades de sua empresa
- Acione notificações e lembretes automatizados para que todos os prazos sejam cumpridos
- Obtenha insights em tempo real sobre suas automações
- Colabore de forma produtiva com a sua equipe e mantenha todas as tarefas e conversas no mesmo lugar
A interface fácil de usar e os recursos totalmente personalizáveis do ClickUp ajudam você a finalmente dizer adeus às temidas tarefas manuais:
É excelente para automatizar processos repetitivos, para aumentar a visibilidade e a responsabilidade e, francamente, para evitar a necessidade de percorrer a fábrica três vezes para coletar informações de três membros diferentes da equipe. Acho que as pessoas o usam principalmente para dar suporte à administração ou a projetos, mas nós o implementamos muito bem para digitalizar nosso processo de fabricação._
Donka Stoycheva, assessora jurídica geral da BioPharma Laboratories Ltd. 💡 Dica profissional: Não comece do zero. Para acelerar a automação, use modelos adaptados ao seu setor, como os de fluxos de trabalho de integração de clientes ou rastreadores de campanhas de marketing.
Práticas recomendadas para uma automação de processos bem-sucedida
Automatizando seus gerenciamento de processos de negócios é uma jornada, não um destino. Siga estas práticas recomendadas para garantir uma transição tranquila e bem-sucedida.
Comece pequeno
Não tente automatizar tudo de uma vez. Comece com um único processo bem definido em um departamento específico. Isso permite que você teste as águas, identifique possíveis desafios e refine sua abordagem antes de ampliar os esforços de automação em toda a organização.
Envolva as partes interessadas desde o primeiro dia
A automação altera significativamente o seu fluxo de trabalho, portanto, certifique-se de envolver várias partes interessadas desde a fase de planejamento.
Isso mantém todos envolvidos no processo e os ajuda a entender os objetivos da automação. Reúna opiniões de funcionários, gerentes e até mesmo de clientes para identificar pontos problemáticos e áreas de melhoria.
Padronize o processo
Antes de implementar qualquer automação, defina, documente e padronize seu processo em toda a organização. Isso estabelece a base para uma transição tranquila e bem-sucedida para fluxos de trabalho automatizados.
Considere a possibilidade de criar e implementar Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) para todos os principais processos, de modo que até mesmo um novato possa usar a plataforma com o mínimo de orientação manual.
Teste extensivamente
Teste exaustivamente seus fluxos de trabalho automatizados antes de finalizá-los. Monitore o desempenho de perto após a implementação. Acompanhe as principais métricas, como tempo de processamento, taxas de erro e satisfação do cliente.
Isso permite que você identifique e resolva prontamente quaisquer problemas, garantindo que a automação produza os resultados esperados.
Incorporar inteligência artificial
A IA pode aprimorar significativamente seus esforços de automação. Portanto, use-a o máximo possível para facilitar sua vida. Explore soluções baseadas em IA para análise de dados, modelagem preditiva e tarefas de atendimento ao cliente.
Isso ajuda você a identificar padrões, tomar decisões mais informadas e personalizar as experiências dos clientes.
Mantenha a supervisão humana
Embora a automação possa reduzir significativamente a intervenção humana, é fundamental manter um grau de supervisão humana. Algumas tarefas sempre exigirão julgamento humano, criatividade e pensamento crítico.
Equilibre a automação com a supervisão humana para garantir os melhores resultados possíveis.
Ao seguir essas práticas recomendadas, você poderá maximizar os benefícios da automação de processos, melhorar a eficiência do fluxo de trabalho e fazer uma transição bem-sucedida para a automação sem ficar sobrecarregado com o aspecto tecnológico.
Liberte-se das cadeias de papel com o ClickUp
Tarefas repetitivas são como pedrinhas em seus sapatos - você as suporta no início, mas, com o tempo, elas o frustram e o deixam lento. Lembra-se da sensação de quando você finalmente consegue tirar essas pedrinhas? É essa a sensação da automação.
Mas por que você deve escolher o ClickUp para automatizar?
É a plataforma definitiva para automação de processos, com automações personalizadas, painéis e um assistente de IA inteligente. É a chave para fluxos de trabalho mais tranquilos, equipes mais felizes e clientes satisfeitos. Então, por que se contentar com a monotonia quando a inovação está a apenas alguns cliques de distância?
É muito simples. Comece aos poucos, envolva sua equipe e faça ajustes à medida que avança. Antes que se dê conta, você se perguntará como conseguiu viver sem automação.
Pronto para começar a automatizar? Inscreva-se em um conta ClickUp gratuita agora!