Como criar uma intranet para sua empresa em etapas simples

Qual é a primeira coisa que seus funcionários fazem quando não conseguem encontrar o documento de que precisam ou perdem uma atualização importante?

Você está com um prazo apertado e precisa de um documento importante. Em vez de encontrá-lo imediatamente, você fica procurando e-mails, enviando mensagens para colegas ou vasculhando pastas espalhadas. Essa pequena ineficiência pode se tornar uma bola de neve, consumindo tempo e energia. A intranet da empresa pode resolver isso, mas somente se for bem feita.

Neste blog, mostraremos como criar uma intranet que vá além do simples armazenamento de arquivos. 🗂️

⏰ Resumo de 60 segundos

Uma intranet eficaz elimina ineficiências como documentos perdidos e atualizações perdidas, tornando-se um hub central para sua organização.

Veja como criar uma:

• Defina a estrutura para organizar o conteúdo de forma clara e lógica
• Defina as funções e as permissões dos usuários para garantir o acesso seguro a dados confidenciais
• Personalize o design para refletir a marca e a cultura de sua empresa
• Integrar ferramentas essenciais para otimizar os fluxos de trabalho e a colaboração
• Testar a funcionalidade para resolver problemas antes do lançamento oficial
• Fornecer treinamento para garantir que os funcionários possam utilizar totalmente os recursos da intranet
• Atualizar regularmente o conteúdo para manter a relevância e a precisão

Uma intranet bem estruturada estimula a colaboração, melhora os fluxos de trabalho e fortalece a cultura da empresa.

O que é uma intranet?

**Uma intranet é uma rede privada e segura de uma organização para compartilhar informações, ferramentas e recursos

Inicialmente criadas para compartilhamento básico de arquivos e comunicação interna, as intranets se transformaram em espaços dinâmicos que promovem a colaboração, simplificam os fluxos de trabalho e centralizam o acesso a ferramentas essenciais.

As intranets modernas de hoje são projetadas para dar suporte ao trabalho em equipe e melhorar a produtividade, oferecendo aos funcionários um único hub para atualizações, arquivos e comunicação.

Fato divertido: O termo "intranet" apareceu pela primeira vez na década de 1990 à medida que as redes privadas ganharam popularidade.

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Diferenças entre uma intranet e um site público

Embora uma intranet e um site público possam parecer semelhantes à primeira vista, eles têm finalidades totalmente diferentes. Aqui está uma comparação rápida:

Diferenças entre uma intranet e um site público

**Muitas intranets modernas funcionam como um "bebedouro virtual", permitindo que os funcionários se conectem, compartilhem ideias e até mesmo participem de enquetes ou atividades divertidas que imitam interações casuais no escritório.

Por que você precisa de uma intranet

As soluções de intranet da empresa não são apenas um luxo. Elas são essenciais para as organizações que desejam melhorar a comunicação interna agilizar os fluxos de trabalho e criar uma cultura empresarial coesa.

Agora é o momento perfeito para implementar ou atualizar sua tecnologia de intranet. 📑

• Colaboração aprimorada para equipes dispersas: Fornece uma plataforma centralizada para comunicação em tempo real, compartilhamento de arquivos egerenciamento de equipes
  • Eliminação de silos de informações: Consolida recursos e dados, facilitando o acesso e o compartilhamento de informações pelas equipes
• Integração e treinamento simplificados: Centraliza os materiais de treinamento e as políticas da empresa para acelerar o processo de aprendizagem dos novos contratados
• Cultura da empresa fortalecida: Oferece um espaço para notícias da empresa, comemorações de marcos e atividades de formação de equipes
• Aumento do envolvimento dos funcionários: Cultiva uma plataforma para feedback, reconhecimento e colaboração para aumentar o moral e a inclusão

📮ClickUp Insight: Trabalhadores do conhecimento enviam uma média de 25 mensagens por dia em busca de informações e contexto.

Isso indica uma boa quantidade de tempo desperdiçado na rolagem, na busca e na decifração de conversas fragmentadas em e-mails e bate-papos. 😱

Se ao menos você tivesse uma intranet personalizada, uma plataforma inteligente que conecta tarefas, projetos, bate-papo e e-mails (além de IA!) em um só lugar. Mas você tem: Experimente o ClickUp !

Principais recursos de uma intranet bem-sucedida

Para criar uma intranet que realmente aprimore sua organização, concentre-se nos principais componentes, como ferramentas de colaboração, comunicação simplificada e gerenciamento robusto de documentos para aumentar a produtividade.

Esses são os principais aspectos a serem considerados. 👇

Hub de comunicação centralizado

Uma intranet bem-sucedida é uma plataforma única para toda a comunicação interna, desde anúncios até discussões. Os funcionários podem acessar notícias, atualizações e informações críticas da empresa rapidamente, facilitando a manutenção da informação.

Gerenciamento fácil de documentos

O compartilhamento e o armazenamento de documentos devem ser perfeitos e organizados. Uma intranet bem-sucedida facilita o upload, o acesso e o compartilhamento de arquivos, eliminando a confusão em torno do controle de versões ou a perda de documentos.

Experiência do usuário personalizável

A software de intranet deve ser flexível para atender às diferentes necessidades da equipe. Ele deve permitir que os departamentos personalizem seu espaço, garantindo que possam acessar as ferramentas e os recursos que mais utilizam.

Ferramentas de colaboração social

A colaboração prospera quando os funcionários podem trabalhar juntos em tempo real.

A intranet social incentiva a interação além do simples gerenciamento de tarefas. Ela integra recursos como feeds de atividades, fóruns de discussão e grupos sociais nos quais os funcionários podem interagir uns com os outros, compartilhar ideias e colaborar informalmente em projetos.

Funcionalidade de pesquisa robusta

Encontrar informações rapidamente pode economizar um tempo valioso. Uma função de pesquisa robusta simplifica a localização de documentos, políticas e outros recursos, mesmo que a intranet contenha milhares de arquivos.

Acessibilidade móvel

Com o aumento do trabalho remoto e flexível, sua intranet deve ser compatível com dispositivos móveis. Os funcionários devem poder acessar recursos importantes e permanecer conectados, independentemente de sua localização.

leia também: *📖 📖 Leia também: * 10 melhores ferramentas de comunicação no local de trabalho

Etapas para criar uma intranet

A criação de uma intranet não precisa ser assustadora. Trata-se de criar um espaço centralizado para que sua equipe colabore com mais eficiência. ClickUp é a ferramenta perfeita para criar sua intranet. Como o aplicativo tudo para o trabalho, ele vai além do gerenciamento de projetos com espaços personalizáveis para armazenamento de documentos, acompanhamento de tarefas e comunicação em tempo real.

Vamos explorar como criar uma intranet passo a passo com o ClickUp. 📂

Passo #1: Defina sua estrutura e hierarquia de conteúdo

Para criar uma intranet que atenda à sua equipe, é necessário definir sua estrutura. Para criar uma intranet que sirva à sua equipe, é preciso definir sua estrutura. Pense em sua intranet como uma biblioteca de páginas da Web categorizadas onde os funcionários podem encontrar facilmente políticas de RH, guias de TI e arquivos de projetos sem perder tempo.

Mapeie a estrutura da intranet com os quadros brancos do ClickUp

Com Quadros brancos ClickUp você pode mapear a estrutura visualmente.

Os quadros brancos são uma ferramenta flexível para esboçar o fluxo da intranet, facilitando o ajuste e a visualização de diferentes categorias e subcategorias à medida que elas se encaixam no layout geral da intranet.

Organizar o conteúdo dentro da hierarquia do ClickUp

Depois que você tiver o layout visual, use a função Hierarquia ClickUp para criar pastas ou espaços para categorias de conteúdo.

Por exemplo, crie um espaço de RH com pastas dedicadas a políticas de funcionários, benefícios e documentos de integração. Isso manterá tudo organizado e ajudará os funcionários a localizar rapidamente as informações de que precisam.

Reúna todas as informações relevantes na pasta Recursos

Você pode usar Gerenciamento de conhecimento do ClickUp para garantir que sua equipe tenha acesso rápido e fácil a documentos importantes.

A pasta Resources torna-se um hub central onde todo o conteúdo crítico é armazenado. Com a funcionalidade de pesquisa, os funcionários podem encontrar o que precisam em segundos, aumentando a eficiência e reduzindo o tempo gasto na busca de informações.

**Algumas empresas criaram cápsulas do tempo baseadas na intranet - arquivos de eventos significativos, fotos ou anúncios a serem revisitados durante aniversários.

Etapa 2: Personalizar o design

Sua intranet não é apenas uma ferramenta - é um reflexo da cultura de sua empresa. Uma plataforma de intranet bem projetada fornece informações e serve como um local que reflete a identidade da sua empresa, fazendo com que os funcionários se sintam mais conectados à organização.

A personalização é fundamental para garantir que sua intranet corresponda à marca de sua empresa.

O design da intranet deve apresentar as cores, o logotipo e quaisquer outros elementos visuais da sua empresa que criem uma aparência coesa. Isso garante que a intranet pareça uma extensão natural da cultura de seu local de trabalho.

Dê uma marca à sua intranet com as opções de personalização de design e white labeling do ClickUp White Labeling no ClickUp permite que você personalize a interface para alinhar-se à sua marca.

Você pode ajustar o esquema de cores para combinar com o tema da sua empresa, carregar seu logotipo e fazer outros pequenos ajustes para garantir uma experiência de marca perfeita.

Esses pequenos elementos de design fazem com que o site da intranet pareça mais familiar e incentivam os funcionários a se envolverem mais ativamente com ele.

Leia também:📖 O site da intranet 10 melhores softwares de local de trabalho digital para motivar sua equipe

Passo #3: Configurar funções de usuário e permissões de acesso

A criação de uma intranet segura começa com a definição clara das funções dos usuários e das permissões de acesso. A atribuição de níveis de acesso adequados garante que os membros da equipe possam acessar as informações necessárias sem comprometer os dados confidenciais.

Você pode ter administradores com acesso total a todo o conteúdo, editores que podem atualizar e criar novos conteúdos e visualizadores que podem acessar o conteúdo, mas não podem fazer alterações.

Definir funções e permissões de usuário no ClickUp Permissões baseadas em função do ClickUp são uma ótima solução para isso. Você pode atribuir funções específicas aos usuários em todo o software da intranet, garantindo que todos tenham o nível de acesso correto com base em suas responsabilidades.

Além das funções de usuário, o ClickUp oferece opções de compartilhamento seguro em Documentos do ClickUp . Se a sua intranet contém arquivos confidenciais, você pode controlar quem pode visualizá-los ou editá-los.

Por exemplo, talvez você queira que apenas os gerentes de RH acessem os registros dos funcionários, enquanto os outros funcionários podem visualizar os recursos gerais.

Obtenha compartilhamento seguro de documentos com o ClickUp Docs

O Docs também facilita o gerenciamento de documentos. Ele pode ser usado para organizar o conteúdo da intranet e garantir que os funcionários tenham as versões mais atualizadas de todos os arquivos. ClickUp Assign Comments (Atribuir comentários) é um ótimo recurso para manter a colaboração da equipe focada e acionável. Você pode @mencionar os membros da equipe no Docs para tratar de feedback, concluir atualizações ou confirmar aprovações. Por exemplo, se um novo rascunho de política precisar ser revisado pelo RH, você poderá atribuir um comentário à equipe de RH, garantindo que eles sejam notificados e possam agir.

Também é fácil criar Tarefas do ClickUp diretamente do Docs. Você pode vincular essas tarefas e criar relacionamentos que simplificam o gerenciamento de tarefas.

Por exemplo, ao redigir uma proposta de projeto no ClickUp Docs, você pode criar uma tarefa para coletar informações das partes interessadas e vinculá-la ao documento, mantendo todas as informações associadas em um só lugar.

Dica profissional: Para criar uma tarefa base de conhecimento interna no ClickUp, vincule seus documentos diretamente da intranet. Por exemplo, adicione links aos documentos do ClickUp para políticas ou materiais de treinamento na seção "Recursos da empresa" da intranet.

Etapa 4: Integrar ferramentas e recursos essenciais

O sucesso de uma intranet depende de sua capacidade de integração com outras ferramentas que sua organização já está usando. Seu projeto de intranet deve ser um hub central para colaboração, comunicação e acesso a recursos.

O ClickUp oferece várias integrações que podem ajudar a otimizar a funcionalidade de sua intranet.

Se você precisa integrar o Google Drive para compartilhamento de documentos ou o Zoom para reuniões por vídeo, o ClickUp garante que todas as ferramentas funcionem juntas sem problemas.

Integre o ClickUp ao Google Drive para uma colaboração perfeita

Por exemplo, você pode adicionar a tag Integração do ClickUp e do Google Drive essa integração elimina a necessidade de alternar constantemente entre plataformas, tornando sua rede privada mais funcional e reduzindo as chances de perder o controle dos documentos.

Etapa #5: Teste a funcionalidade e resolva os problemas

Depois que o software de intranet estiver instalado e funcionando, é hora de garantir que tudo funcione sem problemas. Essa etapa é fundamental para identificar e resolver problemas antes do lançamento oficial.

Envolva sua equipe, incentivando-a a navegar pela plataforma, usar seus recursos e compartilhar comentários detalhados. Os insights obtidos aqui ajudarão a moldar uma plataforma eficiente e intuitiva, adaptada às necessidades de sua organização.

Use o ClickUp Chat para resolver problemas em tempo real ClickUp Chat é uma excelente ferramenta para aprimorar esse processo e manter tudo organizado. Seus recursos avançados simplificam a comunicação e garantem que o feedback e os problemas sejam tratados prontamente. Veja a seguir como você pode usá-lo de forma eficaz:

• Crie canais de bate-papo dedicados para equipes ou departamentos para relatar problemas, compartilhar feedback e fazer perguntas
• Converta mensagens de bate-papo em tarefas acionáveis diretamente no ClickUp. Seja um bug relatado ou uma sugestão do usuário, você pode acompanhar e priorizar tudo sem perder o contexto
• Use os recursos com tecnologia de IA para economizar tempo. A IA pode resumir conversas, criar tarefas com contexto completo a partir de threads de bate-papo e até mesmo sugerir itens relacionados, reduzindo o esforço manual
• Atribua FollowUps diretamente das mensagens de bate-papo. Isso garante que cada problema relatado seja tratado pela pessoa certa
• Vincule conversas a tarefas ou projetos específicos para que as discussões permaneçam conectadas ao trabalho em andamento

Quando terminar, sua intranet parecerá menos uma ferramenta e mais uma extensão do fluxo de trabalho da sua equipe, pronta para apoiá-la desde o primeiro dia.

Passo #6: Lance sua intranet e treine os funcionários

Agora que sua intranet está configurada, é hora de lançá-la para toda a organização. Um lançamento bem-sucedido requer treinamento e comunicação adequados.

A Modelo de plano de conteúdo do ClickUp ajuda a organizar o conteúdo de sua intranet. Ele é perfeito para mapear tudo, desde recursos de integração até guias específicos de departamentos. Com um plano de conteúdo sólido em vigor, você terá todas as peças prontas para apresentar a intranet à sua equipe sem confusão.

Você também precisa treinar os funcionários sobre como usar a intranet de forma eficaz.

Com Metas do ClickUp no ClickUp, você pode delinear objetivos específicos, como concluir o treinamento na intranet ou aprender a carregar e gerenciar arquivos. Dividir essas metas em objetivos menores, como explorar a base de conhecimento ou configurar painéis de controle pessoais, torna o processo mais gerenciável. Atribua essas metas aos membros da equipe para que o progresso possa ser monitorado e todos se mantenham no curso.

Acompanhe o progresso do treinamento dos funcionários com o ClickUp Goals

Por exemplo, você pode atribuir uma meta à sua equipe de RH para fazer o upload e organizar os manuais dos funcionários e acompanhar seu progresso passo a passo.

Além disso, Painéis do ClickUp fornecem uma visão geral das métricas, como o número de membros da equipe que concluíram o treinamento, as páginas da intranet acessadas com frequência ou os envios de feedback.

Se a análise mostrar baixa utilização em uma determinada seção, você poderá agir criando um guia ou agendando uma sessão de treinamento para solucionar as lacunas.

Veja todos os números e métricas importantes em um relance com o ClickUp Dashboards

O que fazer e o que não fazer na configuração da intranet do funcionário

Criar uma intranet para funcionários é uma etapa poderosa para melhorar a comunicação, colaboração em tempo real e compartilhamento de recursos. Entretanto, para ter sucesso, é essencial encontrar o equilíbrio certo entre estratégia e execução.

Estes prós e contras o ajudarão a configurar uma intranet eficaz que atenda às necessidades dos funcionários e cresça com sua organização. 🏢

Do: Destacar os benefícios para os funcionários

A primeira etapa na criação de uma intranet bem-sucedida é garantir que os funcionários percebam seu valor. Comunique como a intranet facilitará o trabalho deles, economizará tempo e melhorará o acesso a recursos essenciais.

Concentre-se em benefícios tangíveis, como encontrar políticas em segundos ou colaborar em projetos sem intermináveis linhas de e-mail. Quando os funcionários entendem como a intranet os beneficia, é mais provável que eles se envolvam com ela regularmente.

Não: Apressar a escolha do software de intranet

Escolher o software certo é fundamental, e tomar decisões rápidas quando se está sob pressão é tentador. No entanto, a pressa pode levar à seleção de ferramentas que não se alinham com as necessidades da sua equipe.

Reserve um tempo para avaliar as opções, considere as integrações com as ferramentas de gerenciamento de projetos existentes e obtenha feedback dos funcionários sobre os recursos que eles valorizam. Uma abordagem cuidadosa economiza tempo e frustração a longo prazo.

Fazer: Modele os comportamentos da intranet que você deseja ver

A liderança desempenha um papel importante no incentivo aos funcionários para que usem a intranet de forma eficaz.

Quando os gerentes e líderes de equipe usam a intranet de forma consistente como um software do portal do funcionário para compartilhar atualizações, reconhecer conquistas ou colaborar em projetos, ele serve de exemplo para os outros. Destacar comportamentos positivos reforça a importância da intranet como um hub central de comunicação e colaboração.

Dica profissional: Para tornar sua intranet parte integrante de sua estratégia de comunicação interna, concentre-se na criação de uma cultura de transparência e acessibilidade. Use-a não apenas para anúncios, mas como um espaço onde a liderança compartilha atualizações sobre a estratégia da empresa, as principais decisões e o progresso das metas.

Não: Seja vago sobre a propriedade e a responsabilidade

Uma intranet sem propriedade clara torna-se rapidamente desorganizada.

Atribua responsabilidades específicas a indivíduos ou equipes para manter diferentes seções da intranet. Por exemplo, o RH pode supervisionar as políticas, enquanto a TI gerencia os recursos técnicos. A definição da propriedade garante que o conteúdo permaneça atualizado e que a intranet continue relevante.

Do: Usar a análise para melhoria contínua

A análise da intranet é inestimável para entender como os funcionários interagem com a plataforma. Acompanhe os padrões de uso, os recursos populares e as áreas em que o envolvimento é baixo. Esses dados ajudam a identificar oportunidades para melhorar a funcionalidade e o conteúdo da intranet, garantindo que ela evolua para atender às necessidades dos funcionários.

A revisão regular das análises mantém a intranet eficaz e alinhada com as metas organizacionais.

Não ignore a análise para melhoria contínua

Ignorar a análise significa perder oportunidades de refinar a intranet.

Sem dados, é impossível saber se os funcionários estão usando a intranet de forma eficaz ou se há lacunas na funcionalidade. Com o tempo, isso pode levar ao desperdício de recursos e a uma força de trabalho desmotivada. Use a análise para se manter proativo e garantir que sua intranet continue sendo uma ferramenta valiosa ferramenta de comunicação empresarial .

fato curioso: A Boeing desenvolveu a primeira intranet corporativa de grande escala em meados da década de 1990 para compartilhar com eficiência arquivos de design críticos e atualizações entre as equipes.

Superando desafios comuns da intranet

A criação e a manutenção de uma intranet não estão isentas de obstáculos. Do baixo envolvimento dos funcionários ao conteúdo desatualizado, podem surgir desafios em qualquer estágio do ciclo de vida da intranet. Veja como você pode lidar com alguns problemas comuns de forma eficaz. 🔧

Aumentar o envolvimento dos funcionários

Uma intranet só tem valor se os funcionários a usarem regularmente.

O baixo envolvimento geralmente decorre de uma navegação ruim ou de conteúdo irrelevante. Resolva esse problema assegurando que a plataforma seja fácil de usar, com menus intuitivos e uma função de pesquisa que traga rapidamente à tona informações relevantes. Destaque seus benefícios durante a integração e promova seu uso por meio de atualizações regulares, recursos interativos e contribuições dos funcionários.

Manter o conteúdo atualizado

Informações desatualizadas ou incorretas podem rapidamente corroer a confiança na intranet. Para evitar isso, designe proprietários de conteúdo para cada seção e defina expectativas claras para as atualizações. Em seguida, agende auditorias periódicas para identificar e remover conteúdo irrelevante ou desatualizado.

**Você sabia que o Departamento de Defesa dos EUA opera uma das maiores intranets, conectando milhões de funcionários em todo o mundo por meio de sua rede segura.

Prevenindo a sobrecarga de informações

Uma intranet desordenada pode sobrecarregar os usuários, reduzindo sua eficácia. Organize o conteúdo com uma hierarquia e rótulos claros, para que os funcionários possam encontrar facilmente o que precisam. Use pastas ou categorias para separar os recursos acessados com frequência do conteúdo menos essencial.

Garantindo a confiabilidade técnica

O tempo de inatividade ou as falhas podem frustrar os usuários e desestimular a adoção. Colabore com a TI para realizar manutenção regular e resolver problemas técnicos prontamente. Considere soluções baseadas em nuvem para melhorar a confiabilidade e a acessibilidade para funcionários remotos.

Leia também:📖 O que você acha? 10 melhores softwares de manual do funcionário para equipes de RH

Construa de forma mais inteligente, não mais difícil, com o ClickUp

Criar uma nova intranet não se trata apenas de configurar uma plataforma - trata-se de promover a colaboração, centralizar recursos e apoiar a produtividade da sua equipe. Desde a definição de uma estrutura clara até a abordagem de desafios comuns, cada etapa ajuda a criar um espaço que os funcionários realmente valorizam.

Com o ClickUp, o processo se torna mais simples e mais eficiente. Seus recursos, como Whiteboards para planejamento, Docs para gerenciamento contínuo de documentos e Dashboards para acompanhar o progresso, permitem que você crie uma experiência de intranet personalizada. Registre-se gratuitamente hoje mesmo!