Uma organização com políticas e procedimentos claros promove uma cultura positiva. Todos conhecem a visão e os valores da empresa, que moldam o comportamento dos funcionários.
Os procedimentos documentados incluem uma lista do que é permitido e do que é proibido. Um manual de políticas e procedimentos bem escrito ajuda sua organização a atender aos requisitos legais e regulamentares. Ele fornece instruções de trabalho para que funcionários e gerentes obtenham os melhores resultados para todas as partes interessadas.
Entretanto, a redação de procedimentos e políticas é complexa. Se você é novato na redação do manual de procedimentos, é justo que precise de ajuda para comunicar suas ideias e esclarecer suas dúvidas estratégia de operações.
Neste guia abrangente, compartilhamos instruções passo a passo sobre como redigir procedimentos, modelos para ajudá-lo a acelerar o processo, além de dicas e práticas recomendadas para procedimentos escritos.
O que significa "Writing Procedures"?
Os procedimentos combinam etapas, diretrizes e recursos on-line que o ajudam a realizar uma tarefa. Procedimentos bem escritos são uma série de etapas de rotina, com a ordem em que devem ser executadas.
Eles incluem a visão do grupo de liderança e equipam a sua equipe para atingir as metas estratégicas, criar padrões de desempenho e identificar áreas de melhoria.
Entendendo a importância de escrever procedimentos
As políticas eliminam as incertezas sobre a realização de tarefas rotineiras, garantindo que as pessoas façam as tarefas certas corretamente. Isso, por sua vez, ajuda a empresa a aumentar a eficiência e a manter a conformidade com as normas.
Embora nenhum procedimento possa garantir o desempenho ideal, eles padronizam as práticas recomendadas em todas as suas equipes e melhoram a qualidade dos resultados.
Eficiência e produtividade
Isso já aconteceu com você? Você passou horas concluindo uma tarefa com perfeição, apenas para descobrir que seu colega de equipe já havia feito isso no passado e que havia uma maneira mais fácil.
É nesse ponto que os procedimentos são úteis. Eles não só evitam a duplicação e regulam o gerenciamento colaborativo de tarefas, como também os procedimentos escritos de forma eficiente simplificam os fluxos de trabalho e capacitam a sua equipe a ser mais produtiva.
Clareza e consistência
Os procedimentos escritos esclarecem as expectativas dos funcionários e minimizam os erros. Seu objetivo ao redigir os procedimentos deve ser detalhar de forma simples e consistente como tarefas específicas são executadas em toda a organização ou padronizar processos.
Treinamento e integração
Seus novos funcionários ou membros da equipe podem consultar todos os seus procedimentos relacionados a um processo ou produto. Isso encurta a curva de aprendizado e reduz a dependência dos colegas de equipe. Os procedimentos também funcionam como um valioso recurso de transferência de conhecimento, facilmente acessível sempre que alguém não tiver certeza de como concluir uma tarefa.
Mitigação de riscos e conformidade
Os procedimentos podem ajudá-lo a identificar e gerenciar possíveis riscos, descrevendo as práticas recomendadas e as medidas de segurança. Todos os setores estão sujeitos a leis e regulamentos específicos de cada país; os procedimentos garantem que as organizações cumpram esses regulamentos e as leis locais.
Por exemplo, um fabricante de batatas fritas pode enfrentar repercussões legais e regulatórias se os ingredientes do conteúdo não estiverem listados, indicando os alergênicos, se houver. A implementação de um procedimento estanque que esteja em conformidade com as regulamentações pode garantir que não ocorram tais erros ao embalar e rotular os produtos.
Melhoria contínua
Atualize regularmente os procedimentos por escrito para garantir que os processos organizacionais evoluam para acompanhar as necessidades comerciais em constante mudança.
Por exemplo, durante a pandemia, empresas de todo o mundo tiveram que se adaptar à nova norma de trabalho remoto, o que exigiu a atualização de suas políticas e procedimentos para apoiar o trabalho de seus funcionários em um ambiente digital e híbrido.
Prestação de contas e responsabilidade
Os procedimentos definem as funções e responsabilidades dos funcionários, definindo a prestação de contas e a propriedade.
Por exemplo, ao solicitar um reembolso, você envia sua solicitação juntamente com os documentos de apoio por meio de um portal, tem a aprovação do gerente e, por fim, o departamento de contas reembolsa o valor.
Isso garante que esses processos sejam implementados sem problemas, identificando discrepâncias e rastreando-as até o funcionário apropriado para que possam ser tratadas com eficácia.
Satisfação do cliente
Imagine que você esteja liderando uma equipe de atendimento ao cliente que lida com vários problemas e consultas de clientes diariamente. Se a sua equipe pudesse acessar um guia de procedimentos que padroniza o processo de resolução de problemas e consultas de clientes de forma rápida e eficaz, isso aceleraria a velocidade com que a sua equipe resolve consultas e problemas de suporte comuns.
Facilidade de acesso
O excesso de manuais e memorandos soltos em sua organização resultaria em uma sobrecarga de informações. Os usuários perdem o controle dos recursos relevantes ou perdem tempo para encontrá-los quando precisam tomar decisões informadas.
Um sistema on-line atualizado que dá acesso aos usuários e permite que eles atualizem as etapas do procedimento é uma ótima opção para organizações em rápido crescimento, nas quais as políticas e os procedimentos estão em constante evolução.
Como escrever procedimentos
Defina o escopo e os objetivos do procedimento
A primeira etapa na redação de um procedimento é definir os objetivos - em qual processo ou tarefa específica você deseja se concentrar? Quem usará esse documento de procedimento?
Faça uma lista de entregáveis, bloqueadores, contexto e restrições ao redigir o procedimento.
Alinhamento com os processos de negócios
Qualquer procedimento que você escrever deve estar alinhado com os valores da sua empresa e ajudar na integração perfeita com a estrutura organizacional. Envolva as principais partes interessadas no procedimento, redigindo o guia passo a passo do processo para garantir que o documento esteja efetivamente alinhado com os processos gerais de negócios.
Selecionando o processo de negócios adequado
Se estiver escrevendo vários procedimentos, comece aos poucos. A priorização de tarefas menores pode ajudá-lo a entender as nuances de vários processos internos e facilitar a redação de procedimentos eficazes.
Criando estruturas de procedimentos e padrões de controle de versão
Crie uma estrutura padrão que simplifique o processo de redação de procedimentos. Você pode criar um modelo de procedimento personalizado ou usar modelos disponíveis publicamente para manter a consistência, o que ajudaria os usuários a navegar rapidamente por diferentes documentos.
Ao criar procedimentos, certifique-se de que o portal de documentação tenha controle de versão. Isso permite que todas as partes interessadas acompanhem as alterações sistematicamente e garante que seus procedimentos permaneçam atualizados.
Criar uma lista de verificação de POP
Ao criar um procedimento, sempre inclua um exemplo de lista de verificação de SOP (Procedimento Operacional Padrão). Você pode usar Software SOP e modelos para criar uma lista de verificação de POP como um guia visual para um procedimento bem estruturado.
Por exemplo, seu departamento de RH pode usar uma lista de verificação de POP que padronize os requisitos de qualificação ao entrevistar candidatos para uma nova função.
Utilizando a abordagem dos cinco Ws na redação de procedimentos
A incorporação dos Cinco Ws - Quem, O quê, Onde, Quando e Por quê - em seu processo de redação de procedimentos melhora a clareza e garante que nenhuma informação crítica seja esquecida.
1. Quem: Imagine que você está lançando uma nova página da Web e precisa estabelecer a responsabilidade em nível individual para tarefas específicas. Um processo estruturado pode ajudá-lo a definir claramente o "Quem", estabelecer a responsabilidade entre cada colaborador e garantir que o projeto seja concluído no prazo
2. O que: O "O quê" ajuda você a responder à pergunta: que tarefa ou processo deve ser concluído? Ao escrever um procedimento, defina claramente os objetivos e detalhe as etapas para concluir a tarefa. Por exemplo, um operário de fábrica deve saber quais etapas seguir para desempenhar sua função e, ao mesmo tempo, cumprir as normas de segurança
3. Onde: É essencial entender onde um procedimento é executado, seja em um local físico ou em um software. Ao trabalhar em um novo projeto, crie uma pasta dedicada que sua equipe possa acessar facilmente. Isso pode ajudá-lo a acompanhar o desempenho da sua equipe e aumentar a responsabilidade
- **Quando: Ao escrever um procedimento, defina prazos para cada etapa para estabelecer SLAs (acordos de nível de serviço) e garantir a conclusão em tempo hábil. Os procedimentos de folha de pagamento, por exemplo, envolvem um número predeterminado de etapas ou tarefas a serem concluídas de acordo com cronogramas predefinidos.
5. Por que: Por fim, entenda por que o procedimento está sendo documentado. Quais são seus objetivos? Entender o "porquê" transformará um documento árido em uma necessidade organizacional essencial
Documentação e distribuição de procedimentos
Criação de procedimentos
Certifique-se de que os elementos a seguir façam parte do seu procedimento ao escrevê-lo para a sua organização.
| Criação de procedimentos: Elementos e práticas recomendadas | ||
|---|---|---|
| Título da página Título do procedimento Número de identificação Data de publicação Nome, função e departamento ao qual o procedimento se aplica Nomes e assinaturas das partes interessadas que o prepararam e aprovaram | ||
| Tabela de conteúdo (se o documento for grande) | ||
| Procedimentos passo a passo Descreva o escopo e a finalidade do procedimento e suas limitações Inclua regulamentos, padrões, funções, responsabilidades, resultados e entradas Cubra os possíveis bloqueadores, informações de segurança e cenários hipotéticos Esclareça os acrônimos e sinônimos usados Adicione os avisos de saúde e segurança Uma seção de solução de problemas detalhando o que pode dar errado e qualquer coisa que possa interferir no resultado final | ||
| Escreva em voz ativa Use linguagem simples para que os leitores encontrem o que precisam, entendam e usem o que encontrarem Remova informações redundantes e desnecessárias Seja conciso na linguagem da política |
Um modelo para criar procedimentos
Documentar, aprovar e revisar procedimentos
Depois de redigir o procedimento, as próximas etapas são:
- Documentação da política: Documentar a finalidade, o escopo, os objetivos, os indivíduos e os departamentos responsáveis por sua criação e implementação
- Aprovação: Inclua as pessoas responsáveis pela aprovação da política/procedimento com suas informações de contato
- Revisão e atualizações da política: Revisar as políticas com frequência (uma vez por trimestre), atualizá-las para alinhá-las com as mudanças nos requisitos e nas necessidades organizacionais e comunicar as mudanças aos departamentos e às partes interessadas envolvidas
Use o ClickUp para escrever procedimentos e implementá-los
Se estiver com dificuldades para elaborar um procedimento escrito de forma eficiente, eis o que você pode fazer: reunir todas as informações relevantes, inclusive instruções, documentos de apoio e recursos on-line.
Use o ferramentas de mapeamento de processos como o ClickUp, como uma única fonte de verdade para elaborar as políticas, implementar processos e fluxos de trabalho e torná-los acessíveis a todos.
Aproveite a interface intuitiva Documentos do ClickUp oferece a possibilidade de organizar todas as informações coletadas e criar um documento estruturado. Atualize o documento sempre que necessário, adicione quantas páginas forem necessárias, inclua elementos adicionais, como apresentações e tabelas, e incorpore links da Web.
Use o ClickUp Docs para criar belos documentos, wikis e muito mais - depois conecte-os a fluxos de trabalho para executar ideias com sua equipe
Compartilhe este documento com as partes interessadas e os membros da equipe para revisão e implementação do procedimento. Tarefas do ClickUp permitem atribuir tarefas a membros da equipe, marcar colegas para feedback ou revisão e definir cronogramas para a conclusão de tarefas. Cérebro ClickUp será seu assistente de redação com IA, ajudando-o a escrever políticas e procedimentos complexos de forma precisa.
Depois de criar o primeiro rascunho, convide as partes interessadas para revisar, refinar e finalizar o procedimento em Painéis do ClickUpcentralizando seus esforços de colaboração.
Treinamento e coleta de feedback
Familiarize os membros da sua equipe com um procedimento para garantir sua implementação eficaz. Se necessário, use a gamificação para garantir que eles entendam o procedimento.
Incentive a sua equipe a fornecer feedback, identificando áreas que podem ser melhoradas e aperfeiçoadas. Use esse feedback para aperfeiçoar os procedimentos e melhorar continuamente os fluxos de trabalho.
Modelos para escrever procedimentos e políticas
Ter acesso a modelos prontos agiliza o processo de elaboração de procedimentos e políticas. O ClickUp oferece uma variedade de modelos para atender a vários requisitos de procedimentos:
1. Modelo de processos e procedimentos
Este modelo de processo e procedimento destaca as tarefas que você precisa realizar para criar um documento de processo vivo
[Modelo de processos e procedimentos do ClickUp](https://clickup.com/templates/process-and-procedures-t-228159706) do ClickUp oferece uma estrutura para documentar e gerenciar processos, o que o torna a ferramenta ideal para sua organização escrever procedimentos e políticas.Esse modelo pré-criado modelo de documentação de processo inclui instruções passo a passo sobre como definir funções e responsabilidades, estabelecer diretrizes e documentar métricas críticas de monitoramento de desempenho.
Os campos personalizados do ClickUp permitem adicionar atributos personalizados, como campos de nível de problema, porcentagens de conclusão e detalhes do aprovador para armazenar informações vitais sobre os procedimentos.
Usando o modelo de processos e procedimentos do ClickUp, várias equipes podem estabelecer protocolos claros, facilitar a colaboração e aumentar a produtividade.
2. Modelo de procedimentos operacionais padrão
Crie e implemente facilmente novos procedimentos operacionais padrão em sua empresa com este modelo de SOP
Os POPs são vitais para as empresas - você pode fornecer instruções detalhadas, garantir o alinhamento com metas comuns, reduzir erros e promover um ambiente de trabalho organizado. Modelo de procedimento operacional padrão (SOP) do ClickUp oferece uma estrutura abrangente para ajudá-lo a gerenciar sua força de trabalho com eficiência. Modelos de SOP simplificam esse processo, fornecendo um painel unificado que lista práticas recomendadas, políticas, fluxos de trabalho e listas de verificação de tarefas.
Uso de status, campos e exibições personalizados, proposta de projeto recursos de gerenciamento e Cérebro ClickUpcom o modelo do ClickUp, você pode criar POPs confiáveis que funcionam como uma fonte de conhecimento holística para toda a organização.
Para usar esse modelo de plano operacional de forma eficaz, comece fazendo um brainstorming das tarefas e detalhando os vários processos. Envolva as principais partes interessadas nos processos de feedback, teste e refinamento para garantir que esse documento SOP seja atualizado regularmente. A plataforma do ClickUp facilita a colaboração, a criação de procedimentos e o acompanhamento do progresso para oferecer análise de produtividade.
Use o modelo de SOP do ClickUp para estabelecer e manter processos eficientes e aprimorar o desempenho operacional de sua organização.
3. Modelo de procedimento
Use o modelo de procedimento do ClickUp para delinear o fluxo do processo e definir o objetivo do trabalho
Modelo de procedimento do ClickUp oferece uma abordagem simplificada para criar e gerenciar procedimentos bem definidos para qualquer relatório de projeto ou tarefa. O modelo descreve claramente os fluxos de processos, define objetivos e fornece instruções passo a passo, eliminando suposições e garantindo a consistência em todas as operações e equipes.
O modelo inclui status, campos, visualizações e outros recursos de gerenciamento de projetos personalizáveis que o orientam na identificação de tarefas, na determinação do escopo, na coleta de informações e na criação, análise e revisão de um documento de procedimento.
Defina metas, delineie etapas, atribua tarefas, colabore com as partes interessadas, configure notificações, realize reuniões e monitore o progresso com este modelo.
A redação de procedimentos é fácil com os processos, as ferramentas e os modelos certos
Se estiver enfrentando dificuldades com ineficiências na sua organização, comece examinando os procedimentos da sua política.
Eles estão em vigor e são seguidos pela equipe? Caso contrário, implemente as ferramentas e os modelos certos para criar procedimentos eficazes em toda a organização.
O ClickUp é uma ferramenta amigável para iniciantes para elaborar e gerenciar procedimentos. Registre-se no ClickUp gratuitamente para criar procedimentos, colaborar com as partes interessadas e garantir que todos funcionem com eficiência.
Perguntas frequentes (FAQs)
1. O que é um exemplo de procedimento?
Um procedimento é um conjunto de instruções passo a passo que orienta os indivíduos em uma tarefa ou processo específico.
Por exemplo, um "Procedimento de Processamento de Pedidos de Compra" incluirá etapas para criar, aprovar e processar pedidos de compra administrados por uma empresa. O ideal é que esse procedimento especifique quem inicia os pedidos de compra em sua organização e detalhe o fluxo de trabalho geral de aprovação como parte de um processo padronizado.
2. Como criar um procedimento: uma abordagem passo a passo
Aqui está um guia para a criação de procedimentos passo a passo:
- Etapa 1: Defina o escopo do procedimento, descrevendo claramente o que ele pretende alcançar
- Etapa 2: Identifique os principais interessados e especifique suas funções para estabelecer a responsabilidade
- Etapa 3: Forneça instruções detalhadas sobre quais etapas e ações devem ser realizadas na execução do procedimento
- Etapa 4: Especificar o local físico ou digital onde o procedimento é armazenado e implementado
- Etapa 5: Definir cronogramas específicos para cada etapa mencionada no procedimento
- Etapa 6: Comunicar por que e como o procedimento é essencial para atingir as metas organizacionais
- Etapa 7: Crie um documento de procedimento abrangente e revise e atualize-o regularmente
3. O que é um procedimento passo a passo?
Um procedimento passo a passo é um conjunto detalhado e sequencial de instruções que orienta as pessoas em uma tarefa ou processo específico. Ele divide uma atividade complexa em componentes gerenciáveis e compreensíveis, e cada etapa é cuidadosamente elaborada para garantir clareza e consistência.
Inclui quem é responsável por cada etapa, quais ações devem ser tomadas, onde as tarefas ocorrem, quando devem ser concluídas e por que são essenciais. Quando documentadas, essas etapas formam um procedimento padronizado que promove a eficiência organizacional.