Curioso sobre gestão de integração de projetos?
Embora possa parecer complicado, o gerenciamento da integração de projetos consiste simplesmente em unir as várias partes do seu trabalho no projeto.
É como montar móveis da Ikea.
Exceto que a gestão da integração de projetos é muito mais fácil do que parece, não o contrário.
Neste artigo, abordaremos o que é o gerenciamento da integração de projetos, por que você precisa dele, as etapas envolvidas e seus principais benefícios.
Também destacaremos como uma ferramenta de gerenciamento de projetos facilita o gerenciamento integrado de projetos.
Vamos lá.
O que é gerenciamento de integração de projetos?
A gestão da integração de projetos refere-se aos processos e atividades que coordenam todos os elementos do seu projeto. É particularmente útil quando o seu projeto envolve equipes multifuncionais e se beneficiaria de uma abordagem mais unificada à gestão de projetos.
Em outras palavras, o gerenciamento integrado de projetos (IPM) é tudo o que você faz para garantir que as partes e os componentes do seu projeto funcionem juntos.
É mais ou menos como o que Nick Fury fez pelos Vingadores!
No IPM, você identifica, define, integra e coordena o conjunto de processos individuais de uma organização, como divisões de trabalho, aquisições, entregas e assim por diante.
E, às vezes, isso significa fazer concessões entre quaisquer objetivos e grupos de processos concorrentes dentro da sua organização.
Qual é o objetivo do gerenciamento integrado de projetos?
Em projetos convencionais, é bastante comum que equipes de vários departamentos trabalhem juntas. E você pode esperar uma abordagem bastante consistente e integrada para o gerenciamento de projetos entre essas equipes, já que todas elas trabalham em prol de um objetivo comum.
Não!
A maioria das equipes funciona em silos criados por elas mesmas.
É como se estivessem em ilhas separadas, isoladas pelo silêncio do rádio.
Sim, péssimas notícias para o seu projeto e organização.
Felizmente, é exatamente isso que a gestão da integração de projetos ajuda a acabar.
Chega de trabalhar em silos ou ilhas.
Com uma abordagem integrada de gerenciamento de projetos, você pode adicionar estabilidade e unidade a:
- Gerenciamento de recursos
- Cronogramas sobrepostos
- Comunicação aberta
- Controle de custos
- Gestão da qualidade
- Envolvimento das partes interessadas
Vamos ver como você pode configurá-lo:
Quais são os seis processos de gerenciamento de integração de projetos?
Existem seis etapas cruciais na gestão da integração de projetos:
Veja abaixo uma análise mais detalhada de cada um desses processos de gerenciamento de integração de projetos:
1. Crie um regulamento do projeto
Definir o termo de abertura do projeto geralmente é o primeiro passo na jornada de integração do projeto.
Um charter é um documento curto que lista o escopo, os resultados esperados do projeto, informações sobre as partes interessadas e os patrocinadores do projeto, além de outros conhecimentos necessários, como orçamento e riscos.
É um recurso organizacional crítico que reconhece formalmente a existência de um projeto e autoriza o gerente de projetos a usar os recursos da empresa para as atividades do projeto. É a maneira mais fácil de colocar todos em sintonia sobre o projeto desde o início.
Pense no termo de abertura do projeto como uma espécie de contrato, válido durante todo o ciclo de vida do projeto.
Ou, como se diz em Game of Thrones:
“À vista dos Sete, eu selo estas duas entidades: o projeto e o gerente de projetos.
A partir de hoje, até o final do projeto, vocês pertencem um ao outro. ”
Pelo menos é o que achamos que eles disseram.
Para criar um termo de abertura do projeto, você deve primeiro ter conhecimento suficiente sobre:
- Contexto do projeto e detalhes do caso de negócios
- Descrição do escopo e do objetivo do projeto
- Riscos, suposições, restrições e dependências do projeto
- Resultados
- Requisitos do projeto
- Critérios de sucesso do projeto
- Marcos e cronogramas do projeto
- Partes interessadas relevantes e funções da equipe do projeto
- Orçamento do projeto
Depois que tudo o que você precisa estiver disponível, você poderá criar um termo de abertura do projeto.
Mas onde você cria um?
Claro, você pode fazer isso da maneira mais difícil, com ferramentas como Excel ou Word.
Ou você pode seguir o caminho mais fácil (e inteligente) e criar o regulamento usando o ClickUp Docs.
Espere, o que é o ClickUp?
O ClickUp é um dos softwares de gerenciamento de projetos mais bem avaliados do mundo, usado por equipes de alto desempenho para gerenciar projetos de forma eficaz.
Já mencionamos que também é gratuito?
Cha-ching!
Como criar um termo de abertura de projeto com o ClickUp
Use o ClickUp Docs para criar documentos internos e externos, wikis, bases de conhecimento e muito mais.
Criar um termo de abertura do projeto com o Docs é muito fácil.
E depois de digitar todas as informações necessárias em um documento, você pode facilmente:
- Personalize sua aparência
- Realize edições de texto avançadas
- Incorporar URLs
- Regule os direitos de acesso
- Aninhe páginas para uma melhor categorização
- Adicione comentários para fazer edições
Para obter mais informações sobre projetos, confira estes artigos:
2. Desenvolva um plano de gerenciamento de projetos
Desenvolver um plano integrado é provavelmente a etapa mais crucial de todas no processo de gerenciamento de projetos.
Sem um plano de gerenciamento de projetos adequado, você pode acabar em um caos absoluto.
Objetivos pouco claros, prazos não cumpridos, estimativas orçamentárias imprecisas... a lista é interminável.
Por outro lado, um plano de projeto bem elaborado ajudará você a cumprir seus prazos com facilidade. Ele dará a todos os departamentos do projeto uma ideia do que seguir e como coordenar juntos o trabalho.
Mas o que é um plano de gerenciamento de projetos?
O plano de gerenciamento de projetos é uma lista abrangente de todos os processos e etapas do projeto para guiá-lo até a conclusão do projeto.
Pense nisso como um plano para planos.
Um plano de gerenciamento de projetos pode incluir qualquer área de conhecimento, como:
- Plano de gerenciamento do escopo
- Plano de melhoria de processos
- Plano de recursos humanos
- Plano de comunicação
- Plano de gerenciamento da qualidade
- Plano de compras
Em comparação com o termo de abertura do projeto, um plano de projeto é um documento muito mais detalhado, pois abrange todos os aspectos da entrega do projeto.
O plano de gerenciamento do projeto descreve os elementos do seu termo de abertura do projeto, tais como:
- Metas e objetivos
- Cronograma
- Processos padrão
- Funções e responsabilidades
Mas, a menos que você seja o Dr. Strange, criar planos dentro de planos dentro de planos por conta própria não será fácil.
Fazer um plano de gerenciamento de projetos é bastante complicado, mas não precisa ser totalmente estressante.
Com um software de gerenciamento de projetos como o ClickUp, o planejamento de projetos pode se tornar seu passatempo favorito.
Com o ClickUp, você pode:
- Defina e atribua tarefas, subtarefas e listas de verificação: crie tarefas e subtarefas para diferentes partes do projeto e atribua um membro da equipe a cada tarefa. Divida as tarefas em atividades menores de gerenciamento de projetos dentro de uma lista de verificação e marque-as à medida que forem sendo concluídas.
- Defina metas: o ClickUp atualiza automaticamente a porcentagem geral do andamento do projeto quando você conclui objetivos e atividades específicos do projeto. Definir metas com antecedência ajudará você a acompanhar o andamento do projeto posteriormente.
- Estabeleça marcos: divida os projetos em várias fases com marcos separando cada fase do projeto. Esses marcadores de progresso podem ser usados para marcar avanços significativos feitos pela sua equipe de projeto ou o fim de uma fase essencial do seu projeto.
3. Gerencie a execução do projeto
A execução do projeto é, sem dúvida, a fase em que você mais quer arrancar os cabelos. Geralmente, é a fase mais longa e complexa do ciclo de vida do projeto, na qual você executa seu plano perfeitamente elaborado.
E a maioria das equipes invariavelmente se sente assim:
Depois que seu plano de projeto estiver pronto, continue sendo proativo para garantir que a execução do projeto realmente ocorra conforme o planejado. Acompanhe ativamente tudo para garantir que todas as equipes e departamentos do projeto tenham tudo o que precisam para colaborar de forma eficaz.
Lembre-se de que, como gerente de projetos, você é quem toma as decisões durante a fase de execução do projeto.
E a fase de execução do processo de gerenciamento da integração do projeto geralmente envolve:
- Lidando com várias tarefas e entregas do projeto
- Gerenciando a colaboração da equipe do projeto
- Garantindo que os marcos sejam alcançados
- Recomendando mudanças juntamente com ações preventivas e corretivas
- Relatando o status do projeto às partes interessadas relevantes
- Agendar reuniões com a equipe de liderança para abordar atualizações e obstáculos
Parece complicado?
Sem problema!
Com o ClickUp, executar um plano diretor de projeto nunca foi tão fácil:
- Escolha entre várias visualizações, como Quadro, Caixa, Lista, Calendário e muito mais, para gerenciar o fluxo de trabalho sob diferentes ângulos. Por exemplo, se você é fã do Kanban, use a visualização Quadro para visualizar as tarefas em um quadro Kanban, de acordo com o status, data, prioridade, responsável, etc.
- Use a Visualização da carga de trabalho para planejar, visualizar e monitorar a capacidade da sua equipe. Isso ajuda você a utilizar os recursos de maneira perfeita.
- Crie Status personalizados para diferentes etapas em um processo ou fluxo de trabalho definido. Por exemplo, um fluxo de trabalho ágil de desenvolvimento de software pode ter uma etapa “Atualização solicitada”, enquanto uma agência de marketing de conteúdo pode usar algo como “Ideias de conteúdo”.
Seja tão detalhado e criativo quanto desejar!
4. Monitore o trabalho do projeto
Quando você está mergulhado no trabalho, é fácil perder de vista o quanto já avançou ou o quanto ainda precisa ser feito.
Para um gerenciamento de projetos eficaz, você deve monitorar regularmente o desempenho do projeto e compará-lo com uma linha de base estabelecida. Também é importante monitorar como todos estão trabalhando juntos e se os departamentos do seu projeto estão tão unificados quanto você gostaria que estivessem.
Faça perguntas como:
- Estamos dentro do prazo?
- Todos são capazes de colaborar de forma eficaz?
- Qual tarefa está impedindo o progresso?
- Quanto mais rápido precisamos trabalhar para cumprir os prazos?
- Como é a divisão de tarefas entre a equipe do projeto?
Sem a ferramenta certa, é impossível responder a essas perguntas e agir de acordo com elas.
Mas com a ferramenta certa, como o ClickUp, é muito fácil.
Essa ferramenta de gerenciamento de projetos permite que você:
- Crie gráficos de Gantt interativos para acompanhar o andamento do projeto, gerenciar prazos e lidar com gargalos. Leia mais sobre gráficos de Gantt aqui.
- Visualize as atividades de trabalho da sua equipe com o recurso Pulse.
- Use o recurso Painéis para acompanhar seus projetos com vários gráficos, como Burnup, Burndown, Velocity e gráficos cumulativos.
Esses recursos de monitoramento de projetos ajudam você a identificar rapidamente possíveis problemas, alertar sua equipe de projeto e modificar o plano do projeto de acordo com a necessidade.
5. Execute o controle de mudanças
Em qualquer projeto, você terá que lidar com imprevistos.
Essas são questões que estão além do controle imediato do projeto e podem prejudicar o andamento do mesmo.
Não se preocupe. Tudo isso faz parte do jogo.
Você só precisa de um sistema dentro da sua estratégia de gerenciamento de integração para lidar com questões como solicitações de modificações adicionais por parte das partes interessadas e indisponibilidade de recursos.
É essencial ter um processo integrado de controle de mudanças que possa processar e aprovar convenientemente uma solicitação de mudança. Essa é uma das maneiras mais inteligentes de garantir que seus processos permaneçam unificados e conectados, independentemente de quaisquer contratempos que possam ocorrer ao longo do projeto.
Mas como fazer isso?
Embora ter um documento que declare a solicitação de mudança possa ajudar, ele não é capaz de lidar com a magnitude e a frequência da maioria das mudanças improvisadas que podem surgir.
Como alternativa, você pode simplesmente enviar e-mails para discutir as alterações aprovadas.
No entanto, além de ser muito lento, será difícil manter a responsabilidade pelo controle integrado das mudanças.
O ClickUp resolve esse dilema na gestão de mudanças por meio de:
- Recurso de revisão que funciona com arquivos PDF, PNG, GIF, JPEG e WEBP. Ele permite centralizar o feedback e acelerar o processo de aprovação de uma solicitação de alteração e muito mais.
- Recurso Clip que permite gravar vídeos (com áudio) e compartilhá-los com sua equipe para obter sugestões rápidas sobre aspectos que você gostaria de alterar.
6. Encerre o projeto
Depois de todo o seu trabalho árduo, seu projeto finalmente está concluído e é hora de dizer as palavras mágicas: “Encerrar projeto!”
Mas espere, ainda há algumas coisas que você talvez queira revisar:
- Qual foi o nível de sucesso dos processos adotados no projeto?
- Seguimos a abordagem correta de gerenciamento de projetos?
- Existem metas do projeto que não conseguimos alcançar?
- Será que poderíamos ter melhorado alguns aspectos do projeto?
Relaxe. Pegue uma xícara de café e reflita.
Agora, você precisa reservar um tempo para conversar com os membros da equipe do projeto e as partes interessadas relevantes. Mostre a eles as tarefas realizadas e os marcos alcançados. É uma ótima maneira de obter feedback unificado sobre o que você pode melhorar em projetos futuros.
Você também precisará encaminhar os documentos de conclusão do projeto ao seu cliente, incluindo quaisquer anexos importantes, detalhes de faturamento, manuais do usuário, etc.
O ClickUp é perfeito para todos esses casos de uso:
- As Permissões personalizadas permitem que você convide clientes para o seu espaço de projeto sem comprometer a privacidade.
- O Compartilhamento Público ajuda você a compartilhar quase tudo no ClickUp com outras pessoas. Linha do tempo, mapa mental, tarefas específicas... o que você quiser.
- Use a visualização Chat para discutir conquistas com sua equipe de projeto, planejar comemorações de sucesso e muito mais.
Pronto, essas são as seis etapas para fazer um ótimo trabalho com o gerenciamento da integração de projetos.
Quais são os benefícios de implementar a gestão da integração de projetos?
Já falamos sobre tudo relacionado ao gerenciamento integrado de projetos, exceto por uma coisa.
O que você ganha com isso?
Os principais benefícios da implementação do gerenciamento integrado de projetos são:
- Melhor coordenação: listar todos os processos e tarefas, dividir funções e responsabilidades, monitorar o desempenho do projeto etc. dá aos projetos um propósito e uma direção.
- Economia de tempo: ao lidar proativamente com recursos compartilhados e cronogramas sobrepostos, o gerenciamento da integração de projetos pode melhorar a eficiência do trabalho dentro das equipes e reduzir o tempo ocioso.
- Responsabilidade: o gerente de projeto, os membros da equipe do projeto e as partes interessadas relevantes mantêm uma comunicação consistente. Isso ajuda a gerenciar melhor as expectativas e cria um senso de responsabilidade.
Conclusão
Desde a criação de um termo de abertura do projeto até o encerramento bem-sucedido do projeto, o gerenciamento integrado de projetos ajuda você a coordenar as diferentes partes de um projeto com eficiência.
Mas você não pode integrar todas as partes de um projeto sozinho.
Para uma gestão de integração de projetos bem-sucedida, você precisa de um software de gestão de projetos gratuito, como o ClickUp.
Com inúmeros recursos, desde planejamento de capacidade até gerenciamento remoto de projetos, o ClickUp pode ajudá-lo em todas as frentes da entrega integrada de projetos.
Obtenha o ClickUp gratuitamente hoje mesmo e conecte tudo em seu espaço de projeto em um piscar de olhos!
