O que é gerenciamento de integração de projetos? (Guia definitivo)

Curioso sobre gerenciamento de integração de projetos ?

Embora possa parecer complicado, o gerenciamento da integração de projetos é simplesmente unir as várias partes do trabalho do seu projeto.

é como montar móveis da Ikea

exceto pelo fato de que o gerenciamento da integração de projetos é muito mais fácil do que parece, **não o contrário.

Neste artigo, abordaremos o que é o gerenciamento da integração de projetos e por que você precisa dele, as etapas que o compõem e seus principais benefícios.

Também destacaremos como um ferramenta de gerenciamento de projetos facilita muito o gerenciamento integrado de projetos.

Vamos lá.

O que é gerenciamento de integração de projetos?

O gerenciamento da integração do projeto refere-se aos processos e às atividades que coordenam todos os elementos do seu projeto. Ele é particularmente útil quando seu projeto envolve equipes multifuncionais e se beneficiariam de uma abordagem mais unificada para o gerenciamento de projetos.

Em outras palavras, o gerenciamento integrado de projetos (IPM) é tudo o que você faz para garantir que as partes do seu projeto funcionem juntas.

mais ou menos como o que Nick Fury fez para os Vingadores!

No IPM, você identifica, define, integra e coordena o conjunto de processos individuais de uma organização, como divisões de trabalho, aquisições, entregas e assim por diante.

E, às vezes, isso significa fazer concessões entre qualquer objetivo concorrente e grupo de processos em sua organização.

Qual é o objetivo do gerenciamento integrado de projetos?

Em projetos convencionais, é bastante comum que equipes de vários departamentos para trabalharem juntas. E é de se esperar uma abordagem bastante consistente e integrada ao gerenciamento de projetos entre essas equipes, pois todas trabalham para atingir um objetivo compartilhado.

Não!

A maioria das equipes funciona em silos criados por elas mesmas.

é como se estivessem em ilhas separadas, isoladas pelo silêncio do rádio

Sim, uma péssima notícia para seu projeto e sua organização.

Felizmente, é exatamente a isso que o gerenciamento da integração de projetos ajuda a pôr fim.

Não é mais necessário trabalhar em silos ou ilhas.

Com uma abordagem integrada de gerenciamento de projetos, você pode adicionar estabilidade e unidade a..:

• Gerenciamento de recursos
• Programações básicas
• Comunicação aberta
• Controle de custos
• Gerenciamento de qualidade
• Engajamento das partes interessadas

Vamos ver como você pode configurar isso:

Quais são os seis processos de gerenciamento da integração do projeto?

Há seis etapas cruciais no gerenciamento da integração de projetos:

1. Criar uma carta de projeto2. Desenvolver um plano de projeto3. Gerenciar a execução do projeto4. Monitorar o trabalho do projeto5. Realizar o controle de mudanças6. Encerrar o projeto Veja a seguir uma visão melhor de cada um desses processos de gerenciamento de integração de projetos:

1. Criar uma carta de projeto

Definir o project charter geralmente é a primeira etapa em sua jornada de integração de projetos.

Um plano de ação é um documento curto que lista os escopo o escopo do projeto é o resultado do projeto, os entregáveis do projeto, as informações sobre as partes interessadas e o patrocinador do projeto e outros conhecimentos necessários, como o orçamento e os riscos.

É um ativo de processo organizacional essencial que reconhece formalmente a existência de um projeto e autoriza o uso de recursos da empresa pelo gerente de projeto para as atividades do projeto. É a maneira mais fácil de colocar todos na mesma página sobre o projeto desde o início.

Pense no termo de abertura do projeto como uma espécie de contrato, que é obrigatório durante todo o ciclo de vida do projeto.

Ou como é dito em Game of Thrones:

"À vista dos Sete, eu selo estas duas entidades: o projeto e o gerente de projeto.

a partir deste dia, até o final do projeto, vocês pertencem um ao outro."_

Pelo menos é o que pensamos que eles disseram.

Para criar uma carta de projeto, você deve primeiro ter conhecimento suficiente do:

• Histórico do projeto e detalhes do caso de negócios
• Descrição do escopo e do objetivo do projeto
• Riscos, suposições, restrições e dependências do projeto
• Produtos a serem entregues
• Requisitos do projeto
• Critérios de sucesso do projeto
• Marcos e cronogramas do projeto
• Partes interessadas relevantes e funções da equipe do projeto
• Orçamento do projeto

Quando tudo o que você precisa estiver disponível, você poderá criar uma carta de projeto.

_Mas onde você cria um?

Claro, você pode fazer isso da maneira mais difícil com ferramentas como Excel ou Word.

Ou você pode seguir o caminho mais fácil (e inteligente) e criar a carta usando o ClickUp Documentos .

Espere, o que é ClickUp??

ClickUp é uma das maiores empresas de software de gerenciamento de projetos mais bem avaliado do mundo usado por equipes de alto desempenho para gerenciar projetos de forma eficaz.

já mencionamos que ele também é **_gratuito**_?

Cha-ching!

Como criar uma carta de projeto com o ClickUp

Usar o ClickUp Documentos para criar documentos internos e externos, wikis, bases de conhecimento e muito mais.

Criar uma carta de projeto com o Docs é muito fácil.

E depois de digitar todas as informações necessárias em um documento, você pode facilmente:

• Personalizar sua aparência
• Realizar edição de rich text
• Incorporar URLs
• Regular os direitos de acesso
• Aninhar páginas para melhor categorização
• Adicionar comentários para fazer edições

Para obter mais informações sobre_ projeto carteiras, consulte estes artigos:

• O que é um Project Charter? (Guia definitivo)
• Como redigir um Project Charter (com exemplos)

2. Desenvolver um plano de gerenciamento de projeto

O desenvolvimento de um plano integrado é provavelmente a etapa mais crucial de todas no processo de gerenciamento de projetos.

Sem um plano de gerenciamento de projetos adequado, você pode acabar em um caos absoluto.

Metas pouco claras, prazos perdidos, estimativas orçamentárias imprecisas... a lista é interminável.

Por outro lado, um plano de projeto bem elaborado o ajudará a superar os prazos com facilidade. Ele dará a todos os departamentos do projeto uma ideia do que deve ser seguido e de como se coordenar durante o trabalho.

**Mas o que é um plano de gerenciamento de projetos?

O plano de gerenciamento de projetos é uma lista abrangente de todos os processos e etapas do projeto para orientá-lo até a conclusão do projeto.

pense nele como um _plano para planos.

Um plano de gerenciamento de projetos pode incluir qualquer área de conhecimento, como:

• Plano de gerenciamento de escopo
• Plano de melhoria de processos
• Plano de recursos humanos
• Plano de comunicação
• Plano de gerenciamento de qualidade
• Plano de compras Leia mais sobre esses planos. Em comparação com o termo de abertura do projeto, um plano de projeto é um documento muito mais detalhado, pois abrange todos os aspectos da entrega do projeto.

O plano de gerenciamento do projeto descreve os elementos do termo de abertura do projeto, como:

• Metas e objetivos
• Cronograma
• Processos padrão
• Funções e responsabilidades

Mas, a menos que você seja o Dr. Strange, criar planos dentro de planos dentro de planos por conta própria não será fácil.

A elaboração de um plano de gerenciamento de projetos é bastante complicada, mas não precisa ser totalmente estressante.

Com um software de gerenciamento de projetos como o ClickUp, planejamento de projetos pode se tornar seu passatempo favorito.

Com o ClickUp, você pode:

• Definir e atribuirtarefas,subtarefas, elistas de verificaçãocrie tarefas e subtarefas para diferentes partes do projeto e atribua um membro da equipe a cada tarefa. Divida as tarefas em atividades menores de gerenciamento de projetos em uma lista de verificação e vá riscando-as à medida que avança.
• ConfigurarObjetivos: O ClickUp atualiza automaticamente a porcentagem geral de progresso do projeto quando você conclui um objetivo específicoobjetivos do projeto e atividades do projeto. Definir metas com antecedência o ajudará a acompanhar o progresso do projeto posteriormente.
• LocalizarMarcosmarcos: dividem os projetos em várias fases com marcos separando cada fase do projeto. Esses marcadores de progresso podem ser usados para marcar avanços significativos feitos pela equipe do projeto ou o fim de uma fase essencial do projeto.

3. Gerenciar a execução do projeto

A execução do projeto é indiscutivelmente o estágio Eu-quero-retirar-o-meu-cabelo. Geralmente, é o estágio mais longo e mais complexo do ciclo de vida do projeto, no qual você executa o plano perfeitamente elaborado.

e a maioria das equipes invariavelmente se sente assim:_

Depois que o plano do projeto estiver pronto, mantenha-se proativo para garantir que a execução do projeto realmente ocorra de acordo com o planejado. Acompanhe ativamente as coisas para garantir que todas as equipes e departamentos do projeto tenham tudo o que precisam para colaborar de forma eficaz.

Lembre-se, como um gerente de projeto se você é um gerente de projeto, é você quem dá as ordens durante o estágio de execução do projeto.

E o estágio de execução do processo de gerenciamento da integração do projeto geralmente envolve:

• Lidar com várias tarefas e entregas do projeto
• Gerenciar a colaboração da equipe do projeto
• Garantir que os marcos sejam alcançados
• Recomendar mudanças juntamente com ações preventivas e corretivas
• Relatar o status do projeto às partes interessadas relevantes
• Agendamento de reuniões com a equipe de liderança para tratar de atualizações e bloqueios

parece uma chatice?

Não tem problema!

Com o ClickUp, a execução de um plano mestre de projeto nunca foi tão fácil:

• Escolha entrevárias visualizaçõescomoDiretoria,Caixa,Lista,Calendárioe outros para gerenciar o fluxo de trabalho de diferentes ângulos. Por exemplo, se você for umKanban use o modo de exibição Quadro para visualizar as tarefas em umQuadro Kanbande acordo com o status,data,prioridade,cessionárioetc.
• Use a opçãoVisualização da carga de trabalhopara planejar, visualizar e monitorar a capacidade da sua equipe. Isso ajuda você autilizar os recursos perfeitamente.
• CrieStatus personalizados para diferentes estágios em um processo ou fluxo de trabalho definido. Por exemplo, um statusDesenvolvimento ágil de software pode ter um estágio "Update Requested" (Atualização solicitada), enquanto uma agência de marketing de conteúdo pode usar algo como "Content Ideas" (Ideias de conteúdo)

Seja tão detalhado e criativo quanto desejar!

4. Monitorar o trabalho do projeto

Quando você está mergulhado em trabalho, é fácil perder de vista o quanto já avançou ou o quanto ainda precisa ser realizado.

Para um gerenciamento de projetos eficaz, você deve monitorar regularmente o desempenho do projeto e compará-lo a uma linha de base estabelecida. Também é importante monitorar se todos estão trabalhando bem juntos e se os departamentos do projeto estão tão unificados quanto você gostaria que estivessem.

Faça perguntas como:

• _Estamos dentro do cronograma?
• _Todos conseguem colaborar de forma eficaz?
• _Qual tarefa está bloqueando o progresso?
• _Quanto mais rápido precisamos ir para cumprir os prazos?
• qual é a divisão de trabalho na equipe do projeto?

Sem a ferramenta certa, é impossível responder a essas perguntas e agir de acordo com elas.

Mas com a ferramenta certa, como o ClickUp, isso é muito fácil.

Essa ferramenta de gerenciamento de projetos permite que você:

• Crie projetos interativosGráficos de Gantt interativospara acompanhar o andamento do projeto, gerenciar prazos e lidar com gargalos. Leia mais sobre os gráficos de Gantt aqui.
• Visualize a atividade de trabalho da sua equipe com oPulso recurso
• Use o recursoPainéis de controlepara ficar por dentro de seus projetos com vários gráficos, comoBurnup,Burndown,VelocidadeeAcumulativo gráficos

Esses monitoramento de projetos ajudam a identificar rapidamente possíveis problemas, avisar a equipe do projeto e modificar o plano do projeto de acordo.

5. Realizar controle de alterações

Em qualquer projeto, você terá de lidar com desconhecimentos inesperados.

Essas são coisas que estão além do controle imediato do projeto e podem atrapalhar o andamento do projeto.

_Não se preocupe. Tudo isso faz parte do jogo

Você só precisa de um sistema dentro da sua estratégia de gerenciamento de integração para lidar com coisas como uma parte interessada solicitando modificações adicionais e indisponibilidade de recursos.

Um processo de controle de mudanças integrado que possa processar e aprovar convenientemente uma solicitação de mudança é essencial. Essa é uma das maneiras mais inteligentes de garantir que seus processos permaneçam unificados e conectados, independentemente de qualquer problema no projeto ao longo do caminho.

_Mas como você faz isso?

Embora ter um documento indicando a solicitação de mudança possa ajudá-lo, ele não consegue lidar com a magnitude e a frequência da maioria das mudanças improvisadas que podem surgir.

Como alternativa, você pode simplesmente enviar e-mails para frente e para trás sobre as alterações aprovadas.

No entanto, isso não só é muito lento, como também será difícil manter a responsabilidade pelo controle integrado de mudanças.

o ClickUp resolve esse dilema no gerenciamento de mudanças por meio de sua solução:

• Comprovação recurso que funciona com arquivos PDF, PNG, GIF, JPEG e WEBP. Ele permite que você centralize o feedback e acelere o processo de aprovação de uma solicitação de alteração e muito mais.
• Clip recurso que permite gravar vídeos (com áudio) e compartilhá-los com sua equipe para obter sugestões rápidas sobre aspectos que você gostaria de alterar

6. Fechar o projeto

Depois de todo o seu trabalho árduo, seu projeto está finalmente concluído e é hora de dizer as palavras mágicas: "Encerrar o projeto!"

Mas espere um pouco, ainda há coisas que você pode querer revisar:

• Qual foi o sucesso dos processos adotados no projeto?
• Seguimos a abordagem correta de gerenciamento de projetos?
• Há algumobjetivos do projeto que não conseguimos atingir?
• Poderíamos ter melhorado alguns aspectos do projeto?

descontraia. Tenha uma xícara de café em mãos. E reflita

Agora, você precisa reservar um tempo para conversar com os membros da sua equipe de projeto e com as partes interessadas relevantes. Faça um tour com eles sobre as tarefas realizadas e os marcos alcançados. É uma ótima maneira de obter feedback unificado sobre o que você pode melhorar em projetos futuros.

Você também precisará encaminhar os documentos de conclusão do projeto para o seu cliente, incluindo todos os anexos importantes, detalhes de faturamento, manuais do usuário, etc.

O ClickUp é perfeito para todos esses casos de uso:

• Permissões personalizadas permitem que você convide clientes para o espaço do seu projeto sem comprometer a privacidade
• Compartilhamento público ajuda você a compartilhar quase tudo no ClickUp com outras pessoas. Linha do tempo,Mapa mentaltarefas específicas... o que você quiser.
• Use oBate-papo para discutir realizações com sua equipe de projeto, planejar festas de sucesso e muito mais

Aqui estão as seis etapas para fazer um ótimo trabalho com o gerenciamento da integração de projetos.

Quais são os benefícios da implementação do gerenciamento da integração de projetos?

Falamos sobre tudo relacionado ao gerenciamento integrado de projetos, exceto por uma coisa.

_O que você ganha com isso?

Os principais benefícios da implementação do gerenciamento integrado de projetos são:

• Melhor coordenação: a listagem de todos os processos e tarefas, a divisão de funções e responsabilidades, o monitoramento do desempenho do projeto etc. dão aos projetos um propósito e uma direção
• Economia de tempo: ao lidar proativamente com recursos compartilhados e cronogramas sobrepostos, o gerenciamento de integração de projetos pode melhorar a eficiência do trabalho nas equipes e reduzir o tempo ocioso
• Responsabilidade: o gerente de projeto, os membros da equipe do projeto e as partes interessadas relevantes mantêm uma comunicação consistente. Isso ajuda a gerenciar melhor as expectativas e cria um senso de responsabilidade.

Conclusão

Desde a criação de um plano de projeto até o encerramento bem-sucedido do projeto, o gerenciamento integrado de projetos ajuda a coordenar as diferentes partes de um projeto com eficiência.

Mas você não pode integrar todas as partes de um projeto por conta própria.

Para que o gerenciamento da integração do projeto seja bem-sucedido, você precisa software gratuito de gerenciamento de projetos como o ClickUp.

Com toneladas de recursos , de planejamento de capacidade para gerenciamento remoto de projetos com a ClickUp, você pode ajudar em todas as frentes de entrega de projetos integrados. Obtenha o ClickUp gratuitamente hoje mesmo e conecte tudo em seu espaço de projeto em pouco tempo!