Dos 8 bilhões de pessoas no planeta hoje, quase 2 bilhões usam o Gmail todos os meses.
A maioria das pessoas concordaria que é fundamental manter-se em dia com os e-mails.
Mas poucos conhecem os truques e dicas do Gmail para alcançar a caixa de entrada zero — uma caixa de entrada vazia ou quase vazia após processar e organizar todas as mensagens.
Estamos mudando isso ao compartilhar com você esta lista de 10 dicas não tão secretas do Gmail.
Continue lendo se estiver pronto para dizer adeus para sempre a e-mails que distraem, comunicações confusas e tarefas atrasadas.
10 dicas do Gmail para maximizar sua produtividade
Compilamos uma lista de dez dicas do Gmail para ajudá-lo a gerenciar melhor seus e-mails e se tornar mais produtivo. Essas dicas utilizam as funções disponíveis na versão padrão do Google e no pacote Google Workspace.
1. Use os atalhos de teclado do Gmail
O primeiro e mais conhecido truque do Gmail é usar os atalhos integrados do Gmail para ações comuns e repetitivas. Adotar atalhos em seu fluxo de trabalho habitual de e-mail é surpreendentemente eficaz. Os segundos economizados com os atalhos se acumulam rapidamente, criando intervalos de tempo que você pode dedicar a tarefas mais significativas e produtivas.
É claro que você só pode usar atalhos se tiver um teclado externo. Os atalhos também ainda não são compatíveis com a versão Apple do aplicativo Gmail. Mas se você tem o hábito de usar o Gmail pelo navegador, comece com estas etapas:
- Abra o Gmail no seu navegador
- Vá para as configurações (⚙️) e selecione “Ver todas as configurações”.
- Role para baixo até “Atalhos de teclado”.
- Ative os atalhos de teclado selecionando “Atalhos de teclado ativados”.
- Clique em “Salvar alterações” na parte inferior e este truque do Gmail estará pronto para uso.
Aqui estão alguns atalhos essenciais que você pode experimentar:
| Ação | Atalho |
| Envie um e-mail após redigir o rascunho | ⌘/Ctrl + Enter |
| Responda a um e-mail | ‘r’ |
| Encaminhe um e-mail | ‘f’ |
| Navegue até a próxima janela de bate-papo ou composição | Ctrl +. |
| Adicione destinatários em cc | ⌘/Ctrl + Shift + c |
| Adicione destinatários em cópia oculta | ⌘/Ctrl + Shift + b |
| Excluir um e-mail | ‘#’ |
| Arquive um e-mail | ‘e’ |
| Marque os e-mails como lidos após selecioná-los | Shift + i |
| Marque os e-mails como não lidos após selecioná-los | Shift + u |
2. Redija e-mails no Google Docs
No início de 2022, o Google introduziu um recurso útil que permite aos usuários redigir e enviar e-mails sem sair do Docs.
É uma dádiva para equipes que usam o Docs para trabalhar juntas no conteúdo antes de enviá-lo por e-mail. O conteúdo também permanece editável e compartilhável no Docs.
Este truque do Gmail é fácil de implementar:
- Abra um arquivo do Google Docs e digite o símbolo “@”.
- Selecione “Rascunho de e-mail” no menu suspenso.
- Escreva seu e-mail no modelo de rascunho, especifique o assunto e insira os endereços de e-mail dos destinatários.
- Por fim, clique no ícone do Gmail assim que o rascunho estiver pronto.
E pronto! Ao clicar no ícone do Gmail, seu rascunho de e-mail será transferido para o Gmail.
Alguns dos benefícios deste truque incluem:
- Simplifique a transferência de conteúdo do Docs para e-mails.
- Insira imagens, cabeçalhos, links, formatação, tabelas etc. facilmente a partir do Doc.
- Crie um fluxo de trabalho mais limpo em comparação com copiar/colar conteúdo entre aplicativos.
Isso economiza tempo e reduz o esforço, especialmente em ambientes onde a colaboração é crucial.
3. Personalize a densidade de visualização do Gmail
Aumentar a produtividade do seu e-mail pode ser tão simples quanto ajustar a densidade de visualização da sua caixa de entrada do Gmail. Esse recurso permite personalizar quantos e-mails você pode ver na tela, reduzindo a necessidade de rolagem constante.
Siga estas etapas para aumentar a densidade de visualização no Gmail:
- Clique no ícone de configurações do Gmail no canto superior direito da interface do Gmail.
- Escolha “Confortável” ou “Compacto” para condensar o painel.
As duas visualizações aumentam o número de e-mails visíveis em uma única tela. Este truque simples, mas eficaz, do Gmail reduz o tempo gasto para ler mensagens não lidas. Você também pode selecionar um número maior de e-mails para excluir ou marcar como “Lido”. Usando o ícone de mensagem não lida, você também pode marcar e-mails lidos como “Não lidos” se quiser lê-los mais tarde.
Você também pode dividir seus e-mails usando o recurso de caixa de entrada prioritária. Ao escolher a configuração “caixa de entrada prioritária”, seus e-mails são automaticamente divididos em três seções: importantes e não lidos, marcados com estrela e todos os outros.
4. Arquive e-mails antigos
Os e-mails são importantes, sim, mas uma caixa de entrada do Gmail desorganizada e caótica torna difícil encontrar os e-mails importantes. Uma maneira mais simples e fácil de reorganizar sua caixa de entrada sem excluir e-mails antigos é arquivá-los.
Tudo o que você precisa fazer é selecionar os e-mails que deseja remover e clicar no ícone Arquivar (imagem abaixo) na barra de ferramentas. Você também pode usar a função de filtro integrada ao Gmail para selecionar todos os e-mails relevantes para arquivar em massa. 💯
Este truque bacana do Gmail melhora sua capacidade de localizar e-mails essenciais rapidamente e cria uma experiência de gerenciamento de e-mails sem estresse.
5. Cancelar o envio de e-mails
Acidentes acontecem. Você clica em enviar em um e-mail pela metade ou, pior ainda, com vários erros de digitação. Você clica em responder a todos em um e-mail confidencial. Você escreve PFA (por favor, abaixe) e envia o e-mail sem o anexo. E sempre há aquele e-mail irritado que você gostaria de poder retirar. 😇
Embora não seja possível recuperar e-mails depois que eles chegam à caixa de entrada do destinatário, você pode desfazer o envio de um e-mail em até 30 segundos. Procure a notificação “Desfazer” na parte inferior esquerda da tela depois de clicar em “Enviar”.
Lembre-se de que essa opção está disponível apenas por até 5 segundos após o envio do e-mail. No entanto, você pode aumentar esse limite padrão para até 30 segundos.
Clique em Configurações e altere o “Período de cancelamento de envio” para 10, 20 ou 30 segundos no menu suspenso “Cancelar envio de e-mail”. 🙌🏼
6. Limpe e-mails antigos
Na batalha contínua contra a sobrecarga de e-mails, às vezes é melhor cortar as perdas e começar de novo — ou, pelo menos, eliminar a desorganização antiga. 🌟
Limpar e-mails em massa proporciona uma sensação incomparável de poder e alívio. Defina uma data limite para remover e-mails mais antigos. É claro, use filtros e mensagens marcadas com estrela para manter as mais importantes.
Veja como:
- Digite “antes de: 01/01/2019” (ou qualquer data de sua preferência) na barra de pesquisa para restringir a pesquisa a e-mails anteriores a essa data específica.
- Clique na caixa de seleção “Selecionar tudo” no canto superior esquerdo. Essa ação seleciona todos os e-mails correspondentes ao intervalo de datas especificado.
- Agora, clique em “Selecionar todas as conversas que correspondem a esta pesquisa” acima da sua caixa de entrada.
- Clique em “Excluir”.
Com estas etapas simples, você pode eliminar e-mails antigos e desnecessários e liberar espaço para mensagens mais recentes.
7. Adie conversas ativas
Está se sentindo sobrecarregado com uma caixa de entrada cheia? Não tem tempo para responder? Precisa responder? Use o Snooze!
A função Adiar no Gmail ajuda você a deixar mensagens para um momento posterior mais conveniente.
Veja como proteger sua paz de espírito enquanto gerencia sua caixa de entrada:
- Escolha a sequência de e-mails que deseja adiar.
- Procure o botão Snooze, o ícone do relógio, na parte superior da cadeia de e-mails.
- Escolha uma hora e data específicas para quando você deseja que a conversa por e-mail reapareça.
Este é um dos truques e dicas do Gmail que não se limitam à versão para desktop — ele é igualmente útil nos aplicativos do Gmail para Android e iOS. 👏🏼
8. Use modelos de e-mail
Você sabia que pode usar os e-mails como uma excelente ferramenta de gerenciamento de tarefas? Isso é possível com modelos de e-mail. Use modelos para agilizar a redação de e-mails para tarefas repetitivas. Pode ser para compartilhar relatórios diários de progresso ou enviar e-mails de acompanhamento — por que perder tempo redigindo e-mails do zero todas as vezes?
O Gmail permite que você crie modelos de e-mail personalizados, embora não ofereça um conjunto de modelos pré-definidos. Você só precisa habilitar essa função nas Configurações avançadas da tela do Gmail.
O próximo passo é redigir um e-mail da maneira usual. Depois de terminar, clique no botão de menu na janela de redação do e-mail. Em seguida, clique em “Modelos” e salve o rascunho como um novo modelo.
Com este truque do Gmail, você não precisa começar a redigir um e-mail todas as vezes: redija um novo e-mail e selecione o modelo. Edite o modelo e pronto! 📨
9. Ative o modo offline
Você sabia que é possível usar o Gmail mesmo sem conexão com a internet? Todos nós já passamos por essa situação. Você precisa acessar e-mails urgentes ou redigir uma resposta urgente, mas está sem conexão com a internet.
Aqui está um truque menos conhecido do Gmail: ao ativar o modo offline, você pode ler, escrever e redigir respostas a e-mails mesmo quando não tem conexão com a Internet. Também é possível marcar com estrela, rotular, arquivar ou excluir mensagens existentes. As alterações serão sincronizadas quando você se reconectar.
Você pode até mesmo enviar um e-mail no modo offline do Gmail — ele será salvo na Caixa de saída antes de ser enviado quando você estiver online.
Siga estas etapas para ativar esse recurso:
- Abra as configurações do Gmail e clique em “Ver todas as configurações”.
- Na página Configurações, localize e clique na guia “Offline”.
- Marque a caixa ao lado de “Ativar e-mail offline”.
- Role para baixo e salve as alterações.
10. Cancele a inscrição em e-mails indesejados
Se você acha que sua caixa de entrada está inundada com boletins informativos indesejados, ofertas promocionais e assinaturas incômodas, você certamente não está sozinho! De acordo com a TechJury, 68% dos e-mails recebidos são promocionais.
Você pode ou não ter se inscrito em boletins informativos e listas de e-mails, mas a maioria dos profissionais de marketing tenta entrar na sua caixa de entrada para chamar sua atenção. 22% dos profissionais de marketing pesquisados para o blog da HubSpot admitiram enviar de 2 a 3 e-mails promocionais todos os dias! Você teria que bloquear os e-mails que passam pelo filtro de spam do Gmail.
Com este truque do Gmail, você pode organizar rapidamente sua caixa de entrada e gerenciar melhor suas assinaturas.
- Abra um e-mail do qual você deseja cancelar a inscrição.
- Clique em “Cancelar inscrição” ao lado do nome do remetente.
- Clique em “Cancelar inscrição” mais uma vez na janela pop-up.
Embora possa levar algum tempo para cancelar a inscrição em todos os e-mails indesejados, você acabará tendo menos e-mails para abrir todos os dias. 👍🏼
Limitações do uso do Gmail
Não há dúvida de que o Gmail é uma plataforma de e-mail muito capaz e popular, com recursos que facilitam nossas vidas.
A experiência do usuário é fantástica e o uso é simples. O filtro de spam funciona bem e suas caixas de entrada ficam organizadas e rotuladas. Ele também se integra a outros serviços do Google e oferece amplo espaço para armazenar e-mails e arquivos. Além disso, é gratuito para uso pessoal!
No entanto, também existem algumas limitações desagradáveis.
1. Privacidade e anúncios direcionados
O Gmail tem acesso aos dados dos usuários e os utiliza para anúncios direcionados. Isso levanta questões de privacidade para usuários que não se sentem confortáveis com a análise de seus perfis para fins publicitários.
2. Capacidade de armazenamento
O Gmail oferece uma quantidade generosa de armazenamento gratuito, mas ele não é ilimitado. Os usuários podem ficar sem espaço, especialmente se receberem anexos grandes ou não limparem e-mails antigos regularmente. Então, eles precisariam comprar armazenamento adicional — uma desvantagem para usuários com arquivos de e-mail substanciais.
3. Integração limitada com outras ferramentas de trabalho
Embora o Gmail se integre bem com outras ferramentas do Google Workspace, sua integração com aplicativos de terceiros ou ferramentas de reunião é limitada. Isso pode atrapalhar seu trabalho diário se você depende de ferramentas de trabalho de diferentes fornecedores.
4. Funcionalidade offline limitada
A maioria dos recursos do Gmail não pode ser acessada sem uma conexão com a internet. Claro, você pode processar seus e-mails, mas terá que se reconectar para que todas as alterações sejam refletidas e as mensagens sejam realmente enviadas.
5. Opções de personalização limitadas
A interface do Gmail é conhecida por sua simplicidade, mas isso tem um custo: opções limitadas de personalização. Os usuários que preferem uma experiência de e-mail altamente personalizável podem achar a interface do Gmail restritiva, desajeitada e sobrecarregada.
O Gmail é uma parte tão integrante de nossas vidas que muitas vezes nos conformamos com esses inconvenientes e interrupções. Felizmente, não precisamos fazer isso.
Conheça o ClickUp: uma alternativa melhor ao Gmail
Com o ClickUp, você não tem apenas acesso a excelentes recursos de gerenciamento de e-mails, mas também a recursos abrangentes de gerenciamento de projetos e colaboração na mesma plataforma.
O ClickUp oferece um espaço de trabalho unificado para gerenciar tarefas, projetos e comunicações, fornecendo uma solução integrada e perfeita para equipes e indivíduos.
Aproveite o gerenciamento de e-mails integrado
É verdade! Você pode enviar e receber e-mails em qualquer lugar no ClickUp.
Você não precisa mais alternar entre diferentes aplicativos toda vez que quiser criar uma tarefa a partir de um e-mail ou anexar um e-mail a uma tarefa.
O gerenciamento de e-mails do ClickUp acontece diretamente nas suas tarefas, para que nada atrapalhe sua produtividade.
Integre com seu provedor de e-mail favorito
Se você prefere o Gmail ou o Outlook como sua plataforma de e-mail principal, ainda pode usar o ClickUp para acelerar o tempo até chegar à caixa de entrada zero.
Como? Com integrações perfeitas entre o ClickUp e o Outlook e entre o ClickUp e o Gmail!
Elas garantem que você possa acessar, organizar e responder a e-mails sem sair do ecossistema ClickUp.
Automatize fluxos de trabalho de e-mail
As respostas não se enviam sozinhas; você pensa isso ao abrir sua caixa de entrada, temendo cada novo e-mail que aparece. Na verdade, com o ClickUp Automation, elas se enviam sozinhas.
O ClickUp pode acionar respostas ou ações automáticas por e-mail para você com base em condições predefinidas.
Por exemplo, você pode enviar um e-mail ao seu gerente solicitando uma revisão sempre que o status do seu projeto for atualizado para “Em revisão”. Ou você pode acionar um e-mail automático notificando sua equipe sobre cada nova atribuição de tarefa. Além disso, criar lembretes automáticos por e-mail para tarefas vencidas ou prazos futuros ajudará você e sua equipe a entregar os projetos no prazo.
Escreva, resuma e responda a e-mails com o ClickUp AI.
Por fim, com o assistente de redação com IA do ClickUp, você nunca mais precisará pensar duas vezes antes de criar respostas de e-mail, notas de reunião e outros tipos de conteúdo de e-mail.
Basta inserir uma mensagem informando ao assistente o que escrever e instruções especificando atributos como limite de palavras, tom de voz, caso de uso, público-alvo etc., e você terá o que precisa rapidamente!
Use modelos de prompt de IA para tornar o trabalho ainda mais fácil.
Isso também ajudará você a padronizar os processos de comunicação e gerenciar o excesso de informações.
Dicas para o Gmail e ClickUp
É complicado controlar o gerenciamento de e-mails e tarefas. Mas com essas dicas e truques úteis do Gmail, você pode otimizar seus fluxos de trabalho. Pequenas mudanças, como ativar o modo offline, usar modelos de e-mail e programar horários de envio, ajudam você a gerenciar as comunicações com mais eficiência diretamente no Gmail.
Mas se as limitações do Gmail são um empecilho, o ClickUp pode ser uma ótima alternativa para gerenciamento de e-mails. Centralize seus e-mails em tarefas, automatize lembretes e acompanhamentos por e-mail e use a inteligência artificial para redigir e-mails perfeitos — tudo em uma única plataforma.
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