Como gerente de projetos, como você sabe se está progredindo conforme o planejado? Primeiro, comparando o progresso com o plano e, segundo, comparando o plano com os benchmarks. A curva S é uma maneira simples, eficaz e visual de conseguir ambos.
Vamos entrar em detalhes!
O que é uma curva S na gestão de projetos?
Uma curva S, como o nome sugere, é um gráfico matemático em forma de S que traça pontos de dados cumulativos nos eixos X e Y.
Por exemplo, se você plotar o tempo acumulado para o projeto (diário/semanal/mensal) no eixo X e as tarefas acumuladas que você executou no eixo Y, obterá um gráfico com a forma aproximada da letra S.
Uma curva S tem dois pontos de inflexão. O crescimento de um projeto é normalmente lento nas fases iniciais, porque as equipes estão se acostumando ao setor ou compreendendo os requisitos.
Esses problemas iniciais são resolvidos no primeiro ponto de inflexão, e o projeto acelera, criando uma inclinação ascendente. No segundo ponto de inflexão, o projeto amadurece, achatando o progresso.
A curva S não é algo projetado ou forçado; é apenas a progressão natural de um projeto. A única coisa que você talvez possa influenciar é onde ocorrem as inflexões.
Importância das curvas S para a tomada de decisões
A curva S é uma das ferramentas mais simples disponíveis para o gerente de projetos, oferecendo benefícios extraordinários. A curva S apresenta uma visão holística do projeto, tornando-se uma parte poderosa do processo de tomada de decisão. Veja como.
Acompanhe o progresso com curvas S
No início do projeto, todos os gerentes fazem projeções sobre quanto tempo o projeto levará, quantas pessoas serão necessárias, quais outros recursos serão necessários, quanto isso custará, etc.
O uso mais comum da curva S é mapear essas projeções com o progresso contínuo, servindo como um excelente relatório de status do projeto. Os gerentes de projeto podem visualizar as variações sobrepondo o gráfico de desempenho atual na curva da projeção.
Se você pegar o exemplo da curva S do Gasoduto Nacional acima, a linha laranja é a projeção e a linha azul é o progresso. Você verá que, de 1870 a 1985, o desempenho superou as projeções.
Para um gerente de projetos, isso pode ser um bom sinal, levando em consideração os custos e consequências associados.
Preveja as necessidades do projeto
A curva S também é uma ótima maneira de prever quando o projeto precisará do máximo de recursos ou investimento. Por exemplo, em um projeto de desenvolvimento de um produto de software, a fase do produto mínimo viável (MVP) não precisará de tantos recursos quanto quando o cliente aceita o MVP e encomenda o produto.
Ao mapear o ponto de inflexão (aceitação do MVP), os gerentes de projeto podem prever quando serão necessários membros adicionais para a equipe. Eles também podem prever a flexibilidade necessária no sistema ao longo do ciclo de vida do projeto, o que ajuda a criar planos de contingência.
Planejamento de cenários
Ao variar os dados da curva S, você pode planejar cenários potenciais. Por exemplo, você pode ver se os custos diminuem quando você estende o prazo do projeto. Ou você pode aumentar o tamanho da equipe do projeto para mover o primeiro ponto de inflexão para a esquerda.
Dessa forma, você pode planejar e visualizar várias possibilidades e prever os resultados de maneira razoável.
Gerencie o fluxo de caixa
Todo gerente busca concluir o projeto dentro do orçamento que lhe foi alocado. No entanto, quase 60% das organizações ultrapassam os orçamentos. Isso acontece gradualmente e em pequenos incrementos, passando despercebido.
Uma curva S pode evitar isso. Os gerentes de projeto podem fazer previsões de fluxo de caixa sobrepondo as despesas planejadas em uma curva S com o cronograma de liberação dos fundos (que estará em seu modelo de orçamento do projeto).
Se ultrapassarem o orçamento, podem renegociar o orçamento ou reduzir o escopo. Se ficarem abaixo do orçamento, podem adicionar recursos ou mostrar economias.
Tipos de curvas S
Embora a curva S seja um termo genérico que abrange vários gráficos com a forma da letra, nem todos eles são criados da mesma forma. Vários tipos de curvas S servem a diferentes propósitos, oferecidos por várias ferramentas de visualização de dados. Aqui estão os mais comuns.
Curva S de referência
Este é o plano/projeção feito pelo gerente de projetos logo no início. Normalmente, esse cronograma do projeto descreve o esforço, o custo e a sequência do trabalho a ser entregue.
Ela define a linha de base para todo o trabalho futuro, daí o nome. Embora geralmente não seja modificada, às vezes mudanças inevitáveis no escopo ou no cronograma podem levar os gerentes a alterar também a curva S de linha de base.
Curva S alvo
Isso é usado para acompanhar o progresso do projeto à medida que ele ocorre. Ele mapeia os vários elementos do projeto com base em dados reais, geralmente em tempo real. Se a curva S alvo se cruzar com a curva S de linha de base, seu projeto está em boa forma, ou seja, progredindo conforme o planejado.
Quaisquer variações podem exigir intervenções, como alocar mais recursos ou adicionar investimentos.
Curva da banana
Uma curva banana é o traçado de duas curvas S no mesmo gráfico. Por exemplo, ao programar um projeto, você pode considerar datas de início/término antecipadas e datas de início/término atrasadas e mapeá-las todas em um gráfico.
As curvas S que se cruzam assumirão a forma de uma banana, mostrando o caminho crítico e quanto tempo livre/flutuante você tem.
Casos de uso da curva S
Embora você possa criar curvas S para quaisquer dois parâmetros relacionados, aqui estão aqueles que os gerentes de projeto consideram mais úteis.
- Curva S de custo vs. tempo: Mapeia o tempo no eixo horizontal e o custo de execução do projeto no eixo vertical. Essa curva S ajuda a acompanhar os custos ao longo do ciclo de vida de um projeto
- Curva S de vendas/receita vs. tempo: mapeia os dados projetados para vendas ao longo do tempo. Essa curva S ajuda a identificar o ponto de equilíbrio e o ROI potencial
- Curva S de horas de trabalho vs. tempo: Mapeia o tempo necessário para concluir o projeto em diferentes fases. Essa curva S ajuda na estimativa e na alocação de recursos
Embora as curvas S sejam flexíveis e úteis em diversos cenários, elas também têm suas próprias limitações.
Limitações das curvas S
A forma da curva S em si não é muito reveladora, exceto pelo fato de ser uma declaração sobre como uma situação evolui naturalmente. Cumulativamente, a maioria dos pontos de dados provavelmente assumirá uma forma de S quando plotados.
Por extensão, uma curva S não sugere quais ações devem ser tomadas além do que fundos ou recursos adicionais podem fazer. Isso limita a resolução criativa de problemas.
A curva S não leva em consideração circunstâncias imprevistas ou fatores externos, como uma pandemia ou o lançamento de um produto semelhante por um concorrente. É um gráfico de eventos em que tudo permanece constante.
Ela também não reflete a evolução dinâmica do mercado. A curva S pode ser limitada à tomada de decisões para competir em um mercado em constante evolução.
Essas limitações são semelhantes às de qualquer ferramenta ou estrutura projetada para uma finalidade específica. Dependendo do uso que você fizer dela, a curva S pode ser extremamente útil. Veja como.
Como criar uma curva S
Para criar uma curva S, tudo o que você precisa é de dados. Depois de obter os dados, você pode criar uma curva S em qualquer planilha ou software de mapeamento mental.
1. Reúna seus dados
Para curvas S básicas de gerenciamento de projetos, você precisa de dados sobre o tempo gasto, os custos envolvidos, os recursos necessários, as oportunidades de receita, etc. Reúna todos eles em uma escala padrão.
Se você escolher uma curva S de tempo vs. x, talvez também queira incluir marcos. Por exemplo, se for um projeto de desenvolvimento de produto de software, os marcos seriam protótipo, teste do usuário, lançamento do MVP, lançamento da versão beta, etc. Mapeá-los ajuda a correlacionar os pontos de inflexão naturais aos marcos do seu projeto. Se você já usa um software visual de gerenciamento de projetos como o ClickUp, provavelmente já coletou esses dados ao longo do tempo.
2. Selecione os dados de que você precisa
Ao gerenciar seus projetos no ClickUp, é provável que você tenha uma grande variedade de informações:
- Tarefas
- Marcos
- Cronogramas
- Prioridades
- Prazos e datas de entrega reais
- Estimativas de tempo e tempo real registrado
- Cargas de trabalho para cada membro da equipe
Selecione os dados necessários de acordo com a análise que deseja fazer. Podem ser dados cumulativos em tempo real. O quadro branco do ClickUp é uma ótima maneira de visualizar fluxos de trabalho, combinar todos esses elementos e vê-los em um só lugar.
3. Trace sua curva S
Depois de selecionar os dois pontos de dados com os quais deseja desenhar uma curva S, você estará pronto para plotá-los! Por exemplo, se você deseja criar um gráfico de burn up, o painel do ClickUp permite criá-lo automaticamente.
O diagrama de fluxo cumulativo também pode ajudá-lo a monitorar o progresso real do seu projeto em comparação com o progresso esperado em uma curva S. À medida que o seu projeto avança, você pode criar widgets para quaisquer pontos de dados necessários. Você pode até personalizar a fonte de dados para relatórios detalhados para medir o progresso.
4. Entre em ação com sua curva S
Quando seu gráfico estiver pronto, use o quadro branco do ClickUp como espaço de trabalho para entender as informações. Adicione formas, gráficos, diagramas e outros elementos visuais à sua curva S para apresentar um contexto completo.
Abra o ClickUp Mind Maps para entender as conexões entre os itens, tarefas e projetos. Você também pode usar nossos modelos de diagrama de fluxo de dados para visualizar como suas decisões sobre qualquer parâmetro podem influenciar outras pessoas.
Otimize fluxos de trabalho e tome melhores decisões com base nos gráficos e tabelas orientados por dados disponíveis.
Suba na curva S com o ClickUp
O sucesso de um gerente de projetos é definido pela entrega “no prazo e dentro do orçamento”. O maior desafio que os gerentes de projetos enfrentam para alcançar isso é a falta de visibilidade. Muitas vezes, eles estão tão focados nas árvores que perdem a visão da floresta, mesmo que inadvertidamente.
A ferramenta de gerenciamento de projetos da ClickUp foi projetada para evitar isso. Com a ClickUp, você pode obter detalhes granulares sobre qualquer aspecto de um projeto, como tarefas, subtarefas, listas de verificação e assim por diante.
Você também pode facilmente ampliar a imagem e ver o panorama geral em seu painel todos os dias, atualizado em tempo real.
A curva S é apenas um dos muitos gráficos e tabelas que você pode acessar no ClickUp. Quadros Kanban, cronogramas, visualizações em tabelas, metas, controle de tempo e dezenas de integrações externas oferecem tudo o que você precisa para progredir conforme o planejado.