Como gerente de projeto, como você sabe se está progredindo conforme o planejado? Primeiro, comparando o progresso com o planejado e, segundo, comparando o plano com os benchmarks. A curva S é uma maneira simples, eficaz e visual de obter ambos.
Vamos aos detalhes!
O que é uma curva S no gerenciamento de projetos?
Uma curva S, como o nome sugere, é um gráfico matemático em forma de S que plota pontos de dados cumulativos nos eixos X e Y.
Por exemplo, se você traçar o tempo cumulativo do projeto (diário/semanal/mensal) no eixo X e as tarefas cumulativas que você executou no eixo Y, obterá um gráfico com o formato aproximado da letra S.
Curva S do comprimento do Gasoduto Nacional nos EUA de 1970 a 2015 [ Fonte ]
Uma curva em S tem dois pontos de inflexão. O crescimento de um projeto geralmente é lento nos estágios iniciais porque as equipes estão se acostumando com o setor ou compreendendo os requisitos.
Esses problemas iniciais são resolvidos no primeiro ponto de inflexão, e o projeto acelera, criando uma inclinação ascendente. No segundo ponto de inflexão, o projeto amadurece, achatando o progresso.
A curva em S não é algo projetado ou forçado; é apenas a progressão natural de um projeto. A única coisa que você talvez possa influenciar é onde ocorrem as inflexões.
Importância das curvas S para a tomada de decisões
A curva S é uma das ferramentas mais simples disponíveis para o gerente de projetos, oferecendo benefícios enormes. A curva S apresenta uma visão holística do projeto, tornando-se uma parte poderosa do processo de tomada de decisão processo de tomada de decisões . Veja como.
Acompanhe o progresso com curvas S
No início do projeto, todos os gerentes fazem projeções de quanto tempo o projeto levará, quantas pessoas serão necessárias, quais outros recursos serão necessários, quanto isso custará etc.
O uso mais comum de uma curva S é mapear essas projeções com o progresso em andamento, servindo como um ótimo relatório de status do projeto . Os gerentes de projeto podem visualizar as variações sobrepondo o gráfico de desempenho atual à curva da projeção.
Se você pegar o exemplo da curva em S da National Gas Pipeline acima, a linha laranja é a projeção e a linha azul é o progresso. Você verá que, de 1870 a 1985, o desempenho excedeu as projeções.
Para um gerente de projeto, isso pode ser um bom sinal, levando em conta os custos e as consequências associados.
Previsão das necessidades do projeto
Uma curva S também serve como uma ótima maneira de prever quando o projeto precisará de recursos ou investimentos máximos. Por exemplo, em um projeto de desenvolvimento de produto de software, o estágio de produto mínimo viável (MVP) não precisará de tantos recursos quanto quando o cliente aceitar o MVP e encomendar o produto.
Ao mapear o ponto de inflexão (aceitação do MVP), os gerentes de projeto podem prever quando serão necessários mais membros da equipe. Eles também podem prever a flexibilidade necessária no sistema durante todo o ciclo de vida do projeto, o que ajuda a criar planos de backup.
Planejamento de cenários
Ao variar as entradas da curva S, é possível planejar cenários potenciais. Por exemplo, você pode ver se os custos diminuem quando você estende o prazo do projeto. Ou pode aumentar o tamanho da equipe do projeto para mover o primeiro ponto de inflexão para a esquerda.
Dessa forma, é possível planejar e visualizar várias possibilidades e prever razoavelmente os resultados.
Gerenciar o fluxo de caixa
Todo gerente procura concluir o projeto dentro do orçamento alocado a ele. No entanto, quase 60% das organizações ultrapassam os orçamentos. Isso acontece gradualmente e em pequenos incrementos, passando despercebido.
Uma curva S pode evitar isso. Os gerentes de projeto podem fazer previsões de fluxo de caixa sobrepondo as despesas planejadas em uma curva S com o cronograma de liberação de fundos (que estará no modelo de orçamento do projeto).
Se ultrapassarem o orçamento, poderão renegociar o orçamento ou reduzir o escopo. Se estiverem abaixo do orçamento, poderão adicionar recursos ou mostrar economias.
Tipos de curvas S
Embora a curva S seja um termo abrangente que engloba vários gráficos com o formato da letra, nem todos são criados da mesma forma. Vários tipos de curvas S atendem a diferentes propósitos, oferecidos por diversos ferramentas de visualização de dados . Aqui estão as mais comuns.
Curva S de linha de base
Esse é o plano/projeção feito pelo gerente de projeto logo no início. Normalmente, esse cronograma do projeto descreve o esforço, o custo e a sequência do trabalho a ser entregue.
Ele define a linha de base para todo o trabalho futuro, daí o nome. Embora geralmente não seja modificado, às vezes mudanças inevitáveis no escopo ou no cronograma podem levar os gerentes a alterar também a curva S da linha de base.
Curva S alvo
É usada para acompanhar o progresso do projeto à medida que ele acontece. Ela mapeia os vários elementos do projeto com base em dados reais, geralmente em tempo real. Se a curva S-alvo cruzar com a curva S da linha de base, seu projeto está em boa forma, ou seja, está progredindo conforme planejado.
Quaisquer variações podem exigir intervenções, como a alocação de mais recursos ou a adição de investimentos.
Curva da banana
Uma curva banana é a plotagem de duas curvas S no mesmo gráfico. Por exemplo, ao programar um projeto, você pode considerar datas de início/fim antecipadas e datas de início/fim atrasadas e mapear todas elas em um gráfico.
As curvas S que se cruzam terão a forma de uma banana, mostrando a caminho crítico e a quantidade de flutuação/flutuação livre que você tem.
Casos de uso da curva S
Embora você possa criar curvas S para quaisquer dois parâmetros relacionados, aqui estão os que os gerentes de projeto consideram mais úteis.
- Curva S de custo vs. tempo: Mapeia o tempo no eixo horizontal e o custo de execução do projeto no eixo vertical. Essa curva em S ajuda a rastrear os custos durante o ciclo de vida de um projeto
- Curva em S de vendas/receita vs. tempo: Mapeia os dados projetados para vendas ao longo do tempo. Essa curva em S ajuda a identificar o ponto de equilíbrio e o ROI potencial
- Curva S de horas-homem vs. tempo: Mapeia o tempo necessário para concluir o projeto em diferentes fases. Essa curva S ajuda a estimar ealocação de recursos Embora as curvas S sejam flexíveis e úteis em vários cenários, elas também têm suas próprias limitações.
Limitações das curvas S
A forma da curva S em si não é a mais perspicaz, exceto pelo fato de ser uma declaração de fato sobre como uma situação evolui naturalmente. Cumulativamente, é provável que a maioria dos pontos de dados tenha a forma de um S quando plotados.
Por extensão, uma curva em S não sugere qual ação precisa ser tomada além do que os fundos ou recursos adicionais podem fazer. Isso limita a solução criativa de problemas.
Uma curva em S não leva em conta circunstâncias imprevistas ou fatores externos, como uma pandemia ou o lançamento de um produto semelhante por um concorrente. É um gráfico de eventos em que tudo permanece constante.
Ela também não reflete a evolução dinâmica do mercado. A curva S pode se limitar à tomada de decisões para competir em um mercado em constante evolução.
Essas limitações são semelhantes às de qualquer ferramenta ou estrutura projetada para uma finalidade específica. Dependendo da finalidade para a qual você a utiliza, as curvas S podem ser extremamente úteis. Veja como.
Como criar uma curva S
Para criar uma curva S, tudo o que você precisa é de dados. Quando tiver dados, você poderá criar uma curva S em qualquer planilha ou software de mapeamento mental .
Crie mapas mentais no ClickUp para detalhar as principais ideias
1. Reúna seus dados
Para curvas S básicas de gerenciamento de projetos, você precisa de dados sobre o tempo gasto, os custos envolvidos, os recursos necessários, as oportunidades de receita etc. Reúna todos eles em uma escala padrão.
Se você escolher uma curva S de tempo vs. x, talvez queira incluir também marcos. Por exemplo, se for um projeto de desenvolvimento de produto de software, os marcos seriam protótipo, teste de usuário, lançamento do MVP, lançamento da versão beta etc. Mapeá-los ajuda a correlacionar os pontos de inflexão naturais aos marcos de seu projeto. Se você já estiver usando um software de gerenciamento visual de projetos como o ClickUp, você provavelmente terá coletado esses dados ao longo do tempo.
Facilite a compreensão da linha do tempo do seu projeto com um diagrama de rede, o gráfico de Gantt do ClickUp ou outro método
2. Selecione os dados de que você precisa
Ao gerenciar seus projetos no ClickUp, é provável que você tenha uma grande variedade de informações:
- Tarefas
- Marcos
- Cronogramas
- Prioridades
- Datas de vencimento e datas de entrega reais
- Estimativas de tempo e tempo real rastreado
- Cargas de trabalho para cada membro da equipe
Selecione os dados de que você precisa, dependendo da análise que deseja fazer. Podem ser dados cumulativos em tempo real. O ClickUp Whiteboard é uma ótima maneira de visualizar fluxos de trabalho, combinar todos esses elementos e vê-los em um só lugar.
Faça brainstorming, adicione anotações e reúna suas melhores ideias com os quadros brancos ClickUp
3. Trace sua curva S
Depois de selecionar os dois pontos de dados com os quais deseja desenhar uma curva S, você está pronto para desenhá-los! Por exemplo, se você quiser criar uma curva S gráfico de queima o Dashboard do ClickUp permite que você os crie automaticamente.
Widget de sprint de gráfico de queima no Dashboard
O diagrama de fluxo cumulativo também pode ajudá-lo a monitorar o progresso real do seu projeto em relação ao progresso esperado em uma curva em S. À medida que o projeto avança, você pode criar widgets para quaisquer pontos de dados necessários. Você pode até personalizar a fonte de dados para obter relatórios granulares e medir o progresso.
4. Tome medidas com sua curva S
Quando seu gráfico estiver pronto, use o quadro branco do ClickUp como um espaço de trabalho para dar sentido às informações. Adicione formas, gráficos, diagramas e outros elementos visuais à sua curva S para apresentar um contexto completo.
Abrir Mapas mentais do ClickUp para entender as conexões entre os itens, as tarefas e os projetos. Você também pode usar nossos modelos de diagrama de fluxo de dados para visualizar como suas decisões sobre qualquer parâmetro podem influenciar outros. Otimizar fluxos de trabalho e tome decisões melhores com base nos gráficos e tabelas orientados por dados que você tem em mãos.
Suba na curva S com o ClickUp
O sucesso de um gerente de projeto é definido pela entrega "dentro do prazo e do orçamento" O maior desafio que os gerentes de projeto enfrentam para conseguir isso é a falta de visibilidade. Muitas vezes, eles se concentram demais nas árvores e acabam perdendo a floresta, mesmo que inadvertidamente.
A equipe do ClickUp ferramenta de gerenciamento de projetos foi projetada para evitar isso. Com o ClickUp, você pode obter detalhes granulares sobre qualquer aspecto de um projeto, como tarefa, subtarefa, listas de verificação e assim por diante.
Também é possível reduzir o zoom e ver o panorama geral em seu painel todos os dias, atualizado em tempo real.
Quadros Kanban, linhas do tempo, visualizações de tabela, metas, controle de tempo e dezenas de integrações externas fornecem tudo o que você precisa para progredir conforme planejado.