Na gestão da cadeia de suprimentos, é fundamental entregar as mercadorias “na hora certa e na íntegra”. Na fabricação moderna, prefere-se a “produção just-in-time”. A mídia também define datas de publicação com meses, senão anos, de antecedência para os projetos.
O prazo é uma das primeiras coisas que os líderes decidem nos negócios. Em seguida, as equipes trabalham retroativamente a partir dessa data para planejar a entrega. Na terminologia do gerenciamento de projetos, isso é chamado de cronograma de trabalho retroativo. Esta postagem do blog analisa o cronograma de trabalho retroativo em detalhes e se concentra em como criar um para o seu projeto.
O que é um cronograma de trabalho retroativo?
Um cronograma de trabalho reverso é uma ferramenta de planejamento de projetos na qual os gerentes definem metas e marcos em ordem inversa, começando pelo prazo final. Como em qualquer cronograma de projeto, você mapeará todas as tarefas, identificará recursos e estimará tempo/esforço. Depois disso, ao contrário de outros métodos, você começará a acompanhar as metas com o marco final e o cronograma reverso.
Digamos que sua equipe de pesquisa deva enviar um relatório até 31 de dezembro. A redação do relatório envolverá as seguintes etapas: revisão da literatura, realização de uma pesquisa, análise das respostas, redação do relatório, visualização dos gráficos e, finalmente, revisão para envio. Seu cronograma de trabalho seria o seguinte.
| Marco | Esforço em dias | Prazo final |
| Envio | – | 31 de dezembro |
| Revisão | 3 | 28 de dezembro |
| Visualizando | 2 | 26 de dezembro |
| Redação | 5 | 21 de dezembro |
| Análise | 5 | 16 de dezembro |
| Pesquisa | 7 | 9 de dezembro |
| Revisão da literatura | 3 | 6 de dezembro |
De acordo com este cronograma de trabalho, você deve começar a trabalhar até 6 de dezembro. No entanto, você deve ajustar o cronograma do projeto de acordo com feriados e outras contingências.
Por que os cronogramas de trabalho são importantes?
Um cronograma de trabalho incentivam você a começar com o fim em mente. Ele ajuda a focar no resultado final, programar tarefas com eficiência e otimizar a produção. Veja como.
Garantindo a viabilidade: os gerentes usam um cronograma de trabalho retroativo para avaliar se podem entregar o projeto dentro do prazo. Por exemplo, no exemplo acima, se o prazo fosse inferior a 25 dias a partir de hoje, seria impossível concluí-lo até lá. Você pode solicitar uma prorrogação do prazo ou obter recursos adicionais com essas informações.
Alinhando os membros da equipe: um cronograma de trabalho mostrará claramente as dependências entre as tarefas e os membros da equipe. Isso promove uma melhor colaboração, unindo a equipe em direção ao prazo final.
Negociação do escopo: se o prazo do projeto não for negociável, você pode negociar uma redução no escopo com o patrocinador ou cliente do projeto. Priorize o trabalho com base nas alterações acordadas e conclua as tarefas cruciais para garantir a entrega de resultados de alta qualidade.
Programação de recursos: com prazos constantes, você pode escolher seus recursos de forma eficaz. Por exemplo, se alguém da equipe estiver correndo atrás de outro prazo, você não vai querer incluí-lo. Ou, se alguém estiver trabalhando em uma tarefa não crítica, você pode reatribuir essa tarefa e incluí-lo em sua programação. Além disso, isso ajuda os membros da equipe a ver as datas críticas para planejar suas folgas de acordo.
Como criar um cronograma de trabalho?
Descubra o básico antes de criar um cronograma de trabalho: o escopo do projeto, os recursos necessários e o prazo final.
1. Descreva o escopo do projeto
Como em qualquer cronograma de projeto, você precisa entender os requisitos. Algumas perguntas que você deve fazer a si mesmo são as seguintes.
- Qual é o objetivo do projeto? Exemplo: desenvolver um aplicativo móvel para capturar informações de fornecedores para integração
- Como a saída é definida? Exemplo: você deve capturar os campos nome, número de celular e ID de e-mail e armazená-los automaticamente no banco de dados de gerenciamento de fornecedores
- Quem precisa aprovar? Exemplo: patrocinador do projeto e analista de qualidade
- Em quais plataformas o aplicativo deve funcionar? Exemplo: Android e iOS
- Qual é o prazo final?
Com base na natureza do seu projeto, entenda quaisquer outros detalhes e expectativas aplicáveis antes de criar um cronograma de trabalho. Se for muito complexo, divida-o em fases do projeto para facilitar o gerenciamento.
Em seguida, divida ainda mais em tarefas. Categorize as tarefas com base na prioridade para que você possa remover as de baixa prioridade, caso seja impossível concluir todo o trabalho dentro do prazo. Por fim, faça estimativas precisas do esforço necessário para cada tarefa do seu cronograma de trabalho.
2. Identifique os recursos necessários
Conforme descrito acima, um aplicativo móvel simples precisará de um redator de UX, designer, desenvolvedor Android, desenvolvedor iOS, analista de qualidade e gerente de projetos. Em uma análise mais profunda, você perceberá que não precisa de todos os recursos para o projeto inteiro. Portanto, estime quantas horas de cada um você precisa para maximizar a utilização dos recursos.
3. Escolha uma ferramenta de programação de trabalho
Um cronograma de trabalho reverso requer planejamento criativo. Você deve trabalhar retroativamente a partir de um prazo específico, organizando tarefas e dependências para se adequar a um cronograma predeterminado. Os gerentes de projeto precisam de uma ferramenta fácil de usar e intuitiva que gerencie tudo. A ferramenta de gerenciamento de projetos ClickUp oferece recursos que podem tornar isso fácil em vários projetos.
- Tarefas, subtarefas e listas de verificação do ClickUp para dividir seu projeto hierarquicamente
- Mapa mental do ClickUp para visualizar o fluxo de trabalho do projeto
- Perfis de usuário para atribuir tarefas e colaborar no contexto de cada tarefa
- Exibição do calendário para ver todo o ciclo de vida do projeto
- Recursos simples de arrastar e soltar para planejamento de cenários
4. Crie cronogramas de trabalho retroativo a partir da data de entrega
Abra sua ferramenta de programação e comece pelo fim.
- Primeiro, programe a tarefa final na data de entrega, ou seja, no prazo final
- Em seguida, defina datas de vencimento para cada tarefa, retrocedendo da data de entrega até a data de início. No ClickUp Tasks, você pode adicionar a data de início e de vencimento para cada tarefa e subtarefa para programar com precisão
- Atribua usuários às tarefas. Use o ClickUp para atribuir vários usuários a uma única tarefa. Adicione visualizadores, que podem ver comentários e outros detalhes
- Conecte tarefas dependentes e marque-as, se necessário
5. Revise e refine seu cronograma de trabalho
Agora que você programou todos os detalhes, é hora de dar um passo atrás e garantir que tudo funcione em conjunto. O ClickUp oferece três visualizações que tornam o planejamento de trabalho retroativo ridiculamente simples.
Visualização do calendário do ClickUp
Visualize seu projeto em um calendário por dia, semana ou mês com gerenciamento de tarefas do tipo arrastar e soltar. Evite atribuir tarefas em dias de folga semanais. Verifique se você atribuiu tarefas sobrepostas ou múltiplas para a mesma pessoa no mesmo dia. Sincronize seus calendários do Google ou qualquer outra ferramenta de programação moderna que você possa estar usando para confirmar a disponibilidade atualizada.
Visualização do gráfico de Gantt do ClickUp
Um gráfico de Gantt mostra o progresso do projeto ao longo de uma linha do tempo, normalmente na forma de um gráfico de barras. Um gráfico de Gantt simples terá esta aparência.
A visualização do gráfico de Gantt do ClickUp simplifica até mesmo os projetos mais complexos. Você pode
- Visualize cronogramas e marcos do projeto
- Adicione dependências selecionando duas tarefas e traçando uma linha entre elas
- Reorganize tarefas individuais e grupos visualmente, arrastando e soltando tarefas
- Bloqueie tarefas que dependem de outras incompletas, evitando que os membros da equipe comecem a trabalhar nelas inadvertidamente
Além disso, sempre que você altera os detalhes da tarefa no gráfico de Gantt, a notificação é enviada a todos os usuários da tarefa, garantindo que todos estejam em sintonia. Aqui estão alguns modelos de projetos com gráfico de Gantt para você começar.
Visualização da carga de trabalho do ClickUp
Quando você configura todos os detalhes, a visualização da carga de trabalho, ou seja, a visualização da capacidade da equipe, ficará correta. No entanto, você pode identificar se sobrecarregou alguém, agendou tarefas quando essa pessoa não estava disponível ou atribuiu tarefas além da capacidade dela.
Por fim, use o ClickUp Box View para resolver as pendências.
Dicas e estratégias para cronogramas de trabalho
Agora que abordamos os conceitos básicos, vamos passar para algumas estratégias práticas e dicas para ajudá-lo a otimizar seu cronograma de trabalho.
Sincronize seu calendário de feriados e folgas
Evite estresse desnecessário sincronizando o calendário de feriados da sua organização diretamente com o ClickUp. Além disso, incentive os membros da equipe a sincronizar seus calendários do Google com o ClickUp.
Adicione datas de início e vencimento para todas as tarefas
Para visualizar o andamento do projeto em um gráfico de Gantt, adicione a data de início do projeto e as datas de vencimento a todas as tarefas e simule como será a conclusão bem-sucedida do projeto.
Adicione estimativas de tempo
Estime o tempo necessário para todas as tarefas a fim de prever a carga de trabalho com antecedência, para que você possa fazer planos de contingência caso algo demore mais do que o esperado.
Identifique os pré-requisitos e reúna-os com antecedência
Analise criticamente os resultados esperados do seu projeto e identifique os pré-requisitos. Por exemplo, se você estiver desenvolvendo um aplicativo móvel, precisará de um ambiente sandbox, diretrizes da marca, acesso a uma conta de desenvolvedor iOS e muito mais.
Opte pela flexibilidade, não pela perfeição
Não existe um cronograma ideal. É normal que membros da equipe adoeçam, voos atrasem, o ambiente de desenvolvimento em nuvem fique fora do ar etc. Portanto, crie um plano de backup para lidar com esses obstáculos razoáveis.
Planeje um tempo de reserva
Nunca é aconselhável programar tarefas até o último minuto. Cronogramas apertados e rígidos não são apenas ineficientes, mas também altamente estressantes. Portanto, crie um tempo de buffer para a entrega final e marcos críticos.
Crie um cronograma de trabalho infalível com o ClickUp
O cronograma de trabalho retroativo pode ser impopular porque tira a flexibilidade e nos torna responsáveis pelo cumprimento de um prazo. No entanto, projetos com prazos apertados são comuns, e um cronograma de trabalho retroativo é a melhor ferramenta para lidar com eles.
A ferramenta de gerenciamento de projetos do ClickUp leva em consideração a possibilidade de interrupções durante um projeto. Aproveite as mais de 15 visualizações para gerenciar os detalhes e obter uma visão holística com o clique de um botão. Personalize todos os aspectos do cronograma, incluindo tarefas, subtarefas, listas de verificação, status, tags, etc. Comece a usar seu cronograma de trabalho retroativo gratuitamente — inscreva-se no ClickUp hoje mesmo.