Como criar um cronograma de trabalho eficaz

No gerenciamento da cadeia de suprimentos, a entrega de mercadorias "na hora certa e na íntegra" é fundamental. Na manufatura moderna, prefere-se a produção "just-in-time". A mídia também define datas de publicação com meses, se não anos, de antecedência para os projetos.

Um prazo é uma das primeiras coisas que os líderes decidem nos negócios. Em seguida, as equipes trabalham de trás para frente a partir dessa data para planejar a entrega. Na terminologia de gerenciamento de projetos, isso é chamado de cronograma de trabalho. Esta postagem do blog analisa o cronograma de trabalho em detalhes e se concentra em como criar um para o seu projeto.

O que é um cronograma de retorno?

Um cronograma de retorno do trabalho é um projeto ferramenta de planejamento na qual os gerentes definem metas e marcos em ordem inversa, começando pelo prazo final. Como em qualquer cronograma de projeto, você mapeará todas as tarefas, identificará os recursos e estimará o tempo/esforço. Registre que, diferentemente de outros métodos, você começará rastreamento de metas com o marco final e o cronograma retroativo.

Digamos que sua equipe de pesquisa deva enviar um relatório até 31 de dezembro. A redação de um relatório envolverá as seguintes etapas: revisão da literatura, realização de uma pesquisa, análise das respostas, redação do relatório, visualização dos gráficos e, finalmente, revisão para envio. Seu cronograma de trabalho seria o seguinte.

De acordo com esse cronograma de trabalho, você deve começar a trabalhar até 6 de dezembro. No entanto, você deve ajustar o cronograma do projeto de acordo com os feriados e outras contingências.

Por que os cronogramas de trabalho são importantes?

Um cronograma de retorno de trabalho o incentiva a começar com o fim em mente. Ele ajuda a se concentrar no resultado final, a programar as tarefas com eficiência e a otimizar a produção. Veja como.

Garantindo a viabilidade: Os gerentes usam um cronograma de retorno de trabalho para avaliar se podem entregar o projeto dentro do prazo. Por exemplo, no exemplo acima, se o prazo era menos de 25 dias a partir de hoje, é impossível concluí-lo até lá. Com essas informações, você pode solicitar uma prorrogação do prazo ou obter recursos adicionais.

Alinhamento dos membros da equipe: Um cronograma de trabalho mostrará claramente as dependências entre as tarefas e os membros da equipe. Ele promove uma melhor colaboração, mobilizando a equipe para o prazo final.

Negociação do escopo: Se o prazo do projeto não for negociável, você pode negociar uma redução no escopo com o patrocinador ou cliente do projeto. Priorizar o trabalho com base nas alterações acordadas e conclua as tarefas cruciais para garantir que você forneça resultados de alta qualidade.

Programação de recursos: Com prazos constantes, você pode escolher seus recursos de forma eficaz. Por exemplo, se alguém da equipe estiver correndo atrás de outro prazo, você não vai querer incluí-lo. Ou, se alguém estiver trabalhando em uma tarefa não crítica, você pode reatribuir essa tarefa e incluí-la na sua programação. Além disso, isso ajuda os membros da equipe a ver as datas críticas para planejar suas folgas de acordo.

Como criar um cronograma de trabalho?

Descubra o básico antes de criar um cronograma de retorno ao trabalho: o escopo do projeto, os recursos necessários e o prazo final.

1. Descreva o escopo do projeto

Como em qualquer cronograma de projeto, você precisa entender os requisitos. Algumas perguntas que você deve fazer a si mesmo são as seguintes.

• O que é oobjetivo do projeto? Exemplo: Desenvolver um aplicativo móvel para capturar informações do fornecedor para integração
• Como o resultado é definido? Exemplo: Você deve capturar os campos de nome, número de celular e ID de e-mail e armazená-los automaticamente no banco de dados de gerenciamento de fornecedores
• Quem precisa aprovar? Por exemplo: O patrocinador do projeto e o analista de qualidade
• Em quais plataformas o aplicativo deve funcionar? Por exemplo: Android e iOS
• Qual é o prazo final?

Com base na natureza do seu projeto, entenda quaisquer outros detalhes e expectativas aplicáveis antes de criar um cronograma de trabalho. Se for muito complexo, divida-os em fases do projeto para facilitar o gerenciamento.

Em seguida, divida em tarefas. Categorize as tarefas com base na prioridade para que você possa remover as de baixa prioridade, caso não seja possível fazer toda a entrega dentro do prazo. Por fim, faça estimativas precisas de esforço em cada tarefa para seu cronograma de trabalho.

2. Identificar os recursos necessários

Conforme descrito acima, um aplicativo móvel simples precisará de um redator de UX, um designer, um desenvolvedor de Android, um desenvolvedor de iOS, um analista de qualidade e um gerente de projeto. Em uma análise mais profunda, você perceberá que não precisa de todos os recursos para o projeto inteiro. Portanto, estime quantas horas de cada um você precisa para maximizar a utilização dos recursos .

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3. Escolha uma ferramenta de agendamento de retorno de trabalho

Um cronograma de workback requer planejamento criativo. Você deve trabalhar de trás para frente a partir de um prazo específico, organizando tarefas e dependências para se adequar a um cronograma predeterminado. Os gerentes de projeto precisam de uma ferramenta amigável e fácil de usar que gerencie tudo. ClickUp ferramenta de gerenciamento de projetos oferece recursos que podem tornar isso fácil em vários projetos.

• Tarefas do ClickUp o ClickUp oferece recursos de tarefas, subtarefas e listas de verificação para dividir seu projeto hierarquicamente
• Mapas mentais do ClickUp para visualizar o fluxo de trabalho do projeto
• Perfis de usuário para atribuir tarefas e colaborar no contexto de cada tarefa
• Visualização do calendário para ver todo o ciclo de vida do projeto
• Recursos simples de arrastar e soltar para planejamento de cenários

4. Crie cronogramas de retorno de trabalho a partir da data de entrega

Abra seu ferramenta de agendamento e começar pelo final.

• Primeiro, programe a tarefa final na data de entrega, ou seja, o prazo final
• Em seguida, defina datas de vencimento para cada tarefa, retrocedendo da data de entrega até a data de início. No ClickUp Tasks, você pode adicionar a data de início e de vencimento de cada tarefa e subtarefa para programar com precisão
• Atribua usuários às tarefas. Use o ClickUp para atribuir vários usuários a uma única tarefa. Adicione visualizadores, que podem ver comentários e outros detalhes
• Conectartarefas dependentes e marque-as, se necessário

5. Revise e refine sua programação de retorno ao trabalho

Agora que você programou todos os detalhes, é hora de voltar atrás e garantir que tudo funcione em conjunto. O ClickUp oferece três visualizações que tornam o agendamento de workback ridiculamente simples.

Visualização do calendário do ClickUp

Gerencie e organize projetos e agende tarefas na visualização flexível do Calendário para manter as equipes em sincronia

Visualize seu projeto em um calendário por dia, semana ou mês com o recurso de arrastar e soltar gerenciamento de tarefas . Evite atribuir tarefas em folgas semanais. Verifique se você atribuiu tarefas sobrepostas ou múltiplas tarefas à mesma pessoa no mesmo dia. Sincronize seus calendários do Google ou qualquer outra ferramenta moderna de agendamento que esteja usando para confirmar a disponibilidade atualizada.

Visualização do gráfico de Gantt do ClickUp

Classifique suas tarefas de forma rápida e fácil e crie exibições em cascata com um único clique para ficar à frente do jogo e priorizar o que é importante

Um gráfico de Gantt mostra o progresso do projeto ao longo de uma linha do tempo, geralmente na forma de um gráfico de barras. Um gráfico de Gantt simples terá a seguinte aparência.

A visualização do gráfico de Gantt do ClickUp simplifica até mesmo os projetos mais complexos. Você pode

• Visualizar cronogramas e marcos do projeto
• Adicionar dependências selecionando duas tarefas e desenhando uma linha entre elas
• Reprogramar tarefas individuais e grupos visualmente arrastando e soltando tarefas
• Bloquear tarefas que tenham dependências com tarefas incompletas, evitando que os membros da equipe iniciem inadvertidamente o trabalho nelas

Além disso, toda vez que você alterar os detalhes da tarefa no Gráfico de Gantt a notificação é enviada a todos os usuários da tarefa, garantindo que todos estejam na mesma página. Aqui estão algumas Modelos de projeto de gráfico de Gantt para você começar.

Visualização da carga de trabalho do ClickUp

Use o ClickUp para automatizar sua carga de trabalho com mais de 100 automações, um prático assistente de IA e uma visualização de carga de trabalho unificada

Quando você configura todos os detalhes, a visualização da carga de trabalho, ou seja, a visualização do capacidade da equipe parecerá correto. No entanto, você pode identificar se sobrecarregou alguém, agendou quando a pessoa não está disponível ou atribuiu tarefas além da capacidade dela.

Use a visualização de carga de trabalho do ClickUp para ver quem está adiantado ou atrasado e arraste e solte facilmente as tarefas para realocar recursos

Por fim, use o Visualização da caixa ClickUp para resolver as pendências.

A visualização de caixa permite que você veja no que sua equipe está trabalhando, o que ela realizou e qual é a capacidade dela

Workback Schedule Dicas e estratégias

Agora que já abordamos os conceitos básicos, vamos passar a algumas estratégias e dicas práticas para ajudá-lo a otimizar seu cronograma de trabalho.

Sincronize seu calendário de férias e folgas

Evite estresse desnecessário sincronizando o calendário de férias da sua organização diretamente com o ClickUp. Além disso, incentive os membros da equipe a sincronizarem seus calendários do Google com o ClickUp.

Adicione datas de início e de vencimento para todas as tarefas

Para visualizar o progresso do projeto em um gráfico de Gantt, adicione a data de início e as datas de vencimento do projeto a todas as tarefas e simule como será a conclusão bem-sucedida do projeto.

Adicionar estimativas de tempo

Faça uma estimativa do tempo necessário para todas as tarefas a fim de prever a carga de trabalho com antecedência para que você possa fazer planos de contingência se algo demorar mais.

Identificar pré-requisitos e coletá-los com antecedência

Dê uma olhada em seu projeto produtos finais de forma crítica e identificar os pré-requisitos. Por exemplo, se você estiver criando um aplicativo móvel, precisará de um ambiente sandbox, diretrizes de marca, acesso a uma conta de desenvolvedor iOS e muito mais.

Procure ser flexível, não perfeito

Não existe um cronograma ideal. É de se esperar que os membros da equipe fiquem doentes, que os voos atrasem, que o ambiente de desenvolvimento na nuvem fique inativo etc. Portanto, crie um plano de backup para lidar com esses obstáculos razoáveis.

Planeje um tempo de reserva

Nunca é aconselhável programar tarefas até o último minuto. Cronogramas apertados e rígidos não são apenas ineficientes, mas também altamente estressantes. Portanto, crie um tempo de reserva para a entrega final e os marcos críticos.

Crie um cronograma de trabalho infalível com o ClickUp

O agendamento de trabalho pode ser impopular porque tira a flexibilidade e nos torna responsáveis pela entrega em um prazo. No entanto, projetos com prazos apertados fazem parte do curso, e um cronograma de trabalho é a melhor ferramenta para lidar com eles.

A ferramenta de gerenciamento de projetos do ClickUp considera a chance de ocorrerem interrupções durante um projeto. Aproveite as mais de 15 visualizações para gerenciar os detalhes e obter uma visão holística com o clique de um botão. Personalize todos os aspectos do cronograma, incluindo tarefas, subtarefas, listas de verificação, status, tags etc. Comece a criar seu cronograma de trabalho gratuitamente registre-se no ClickUp hoje.