Realizar um evento é uma das melhores maneiras de se conectar com novos clientes potenciais e clientes atuais. Isso ajuda você (ou seu cliente, se você for um organizador de eventos profissional) a gerar credibilidade e confiança, construir relacionamentos com os clientes e, mais cedo ou mais tarde, aumentar as vendas. 💰
No entanto, o marketing de eventos exige muito tempo e esforço. Há dados para gerenciar, logística para organizar e, é claro, a interação extremamente importante com os clientes antes, durante e depois do evento.
Para garantir que seus clientes tenham a melhor experiência possível e que você otimize as oportunidades oferecidas pelo evento, você precisará de um sistema de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) para o marketing e o planejamento de eventos.
Vamos descobrir como o software de gerenciamento de eventos pode ajudá-lo no processo de planejamento. Também sugeriremos algumas das melhores opções de software de gerenciamento de eventos disponíveis atualmente, pois, seja você esteja organizando uma conferência virtual, um evento presencial ou um evento híbrido com elementos virtuais e ao vivo, a automação de marketing é sua grande aliada. 🪄
Como usar um CRM para gerenciamento de eventos
Um sistema básico de CRM faz exatamente o que diz na embalagem. Uma plataforma de CRM gerencia seus relacionamentos com os clientes, mantendo o controle de suas informações de contato, suas necessidades e todas as interações que você teve com eles. 🙋♀️
Uma plataforma de CRM para organizadores de eventos leva isso a um outro nível. É claro que ela mantém o controle das informações dos seus clientes, mas também facilita muito mais coisas. Por exemplo:
- Aproveite as ferramentas de gerenciamento de eventos, como modelos de planejamento de eventos, para garantir que você tenha pensado em tudo, desde o registro do evento até as comunicações de acompanhamento.
- Gerencie seus prestadores de serviços para saber exatamente quem é responsável por cada tarefa.
- Use ferramentas de comunicação integradas para realizar campanhas personalizadas de marketing por e-mail, criando o envolvimento dos participantes desde o início.
- Monitore as inscrições para que seu planejador de eventos ou equipe de marketing possa ajustar sua campanha, se necessário.
- Identifique VIPs, clientes novos ou fiéis e outros participantes importantes para saber como lidar com eles.
- Acompanhe quando os participantes do evento fazem o check-in no dia, usando um aplicativo móvel que atualiza todas as suas informações em tempo real.
- Faça o acompanhamento após o evento diretamente do seu software de CRM para consolidar o seu sucesso.
Essencialmente, as melhores plataformas de gerenciamento de eventos oferecem suporte durante todo o processo de gerenciamento do projeto do evento.
Benefícios das ferramentas de gerenciamento de eventos do CRM
Uma excelente plataforma de gerenciamento de eventos simplifica tanto o gerenciamento de clientes quanto o planejamento de eventos. Ela economiza tempo e esforço para os organizadores de eventos de várias maneiras.
Por exemplo:
- Você pode segmentar seus clientes para saber exatamente quem é seu público ao planejar campanhas de marketing por e-mail e mídias sociais.
- Com todos os detalhes dos fornecedores em um só lugar, é fácil encontrar os melhores fornecedores.
- Formatos pré-definidos úteis, como modelos de itinerários e modelos de agendas de conferências, oferecem uma estrutura personalizável para a sequência de eventos.
- Ele controla quem está presente e quem não está, simplificando a gestão dos participantes no dia do evento.
- Uma plataforma de eventos otimiza seu fluxo de trabalho ao longo do ciclo de vida do evento, conectando-se a outros elementos de sua pilha de tecnologia, como seu sistema de gerenciamento de tarefas.
- Ele fornece estatísticas pós-evento, como vendas de ingressos versus público presente, e oferece uma funcionalidade de pesquisa para coletar feedback, para que você possa melhorar seu processo na próxima vez.
- Com todas as informações dos seus clientes em um só lugar, sua equipe de vendas tem todas as informações necessárias para um acompanhamento pós-evento bem-sucedido.
Os 10 melhores softwares de CRM para gerenciamento de eventos
Com tudo o que uma ferramenta de CRM para planejamento de eventos pode fazer por você, pode ser difícil descobrir exatamente qual plataforma funcionará melhor para seus eventos presenciais ou online. Felizmente, estamos aqui para explicar tudo para que você possa escolher o melhor CRM de gerenciamento de eventos para o seu negócio.
Lembre-se de que seu objetivo é economizar tempo e esforço enquanto organiza o melhor evento possível para todos os envolvidos.
Com isso em mente, aqui estão nossas 10 melhores recomendações para 2024. 🏆
1. ClickUp
O ClickUp é uma plataforma de trabalho completa que simplifica todos os aspectos do seu negócio, incluindo suas soluções de gestão de relacionamento com o cliente.
A ferramenta gratuita de CRM ClickUp é especialmente boa para pequenas empresas que não podem gastar uma fortuna em uma solução cara. Com uma variedade de modelos de CRM para começar, você pode personalizar sua visualização para mostrar exatamente os dados que procura, no formato que preferir. Comece hoje mesmo com o modelo de CRM do ClickUp!
Quando estiver pronto para começar a planejar seu evento, as ferramentas de gerenciamento de eventos do ClickUp ajudam você a organizar todos os detalhes. Programe cronogramas em um calendário compartilhável, distribua tarefas no sistema de gerenciamento de tarefas e gerencie listas complexas de afazeres rapidamente.
Economize ainda mais tempo com nossos outros modelos. Desde um modelo simples de resumo de evento do ClickUp até um modelo abrangente de gerenciamento de eventos do ClickUp, você nunca mais precisará começar todo o ciclo de vida do evento do zero. 📝
Use os formulários dinâmicos do ClickUp para automatizar o registro dos participantes, simplificar a captura de leads, obter a aprovação dos termos e condições e enviar essas informações diretamente para o seu banco de dados. Use os formulários para aceitar propostas de fornecedores em potencial, para que você possa comparar rapidamente o que eles estão oferecendo. Ou use-os para coletar feedback dos participantes, para que você possa garantir que seu próximo evento seja ainda melhor.
Acompanhe tudo em tempo real em um painel intuitivo e centralizado. Os painéis do ClickUp são totalmente personalizáveis, para que você possa criá-los de forma a obter informações detalhadas sobre o andamento e o sucesso do seu evento. 🙌
Melhores recursos do ClickUp
- Divida tarefas grandes em tarefas menores, cada uma com sua própria data de início e término, e mostre quaisquer dependências relevantes.
- Controle o acesso a áreas específicas do seu espaço de trabalho para convidados e clientes.
- Defina notificações para lembrar a si mesmo e a outras pessoas das tarefas críticas.
- Facilite a colaboração e mantenha todos em sintonia com listas de verificação e prioridades de tarefas claras para o dia do evento.
- Converse com sua equipe no ClickUp, mantendo todas as conversas em um só lugar.
- Use um dispositivo móvel para acessar o sistema baseado em nuvem do ClickUp de qualquer lugar, incluindo o local do evento.
- Por meio da integração com o Salesforce, dê à sua equipe de vendas acesso às informações necessárias para acompanhar os leads após o evento.
Limitações do ClickUp
- Existem tantas funcionalidades úteis que pode demorar algum tempo a compreender tudo.
- O aplicativo móvel ainda não está totalmente compatível com o aplicativo para desktop, mas a equipe do ClickUp está trabalhando nisso.
Preços do ClickUp
- Gratuito para sempre
- Ilimitado: US$ 7/mês por usuário
- Negócios: US$ 12/mês por usuário
- Empresas: Entre em contato para obter informações sobre preços
Avaliações e comentários do ClickUp
- G2: 4,7/5 (mais de 8.700 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (mais de 3.700 avaliações)
2. Cvent
O Cvent é uma plataforma dedicada à gestão de eventos que automatiza tudo, desde a busca por um local e o planejamento do cronograma até o registro dos participantes e o acompanhamento do retorno sobre o investimento (ROI). Ele pode ser usado para conferências presenciais de grande porte, pequenos workshops, eventos virtuais como webinars e tudo mais.
Com um forte foco no envolvimento dos participantes e clientes, o sistema ajuda você a criar um site com a marca da sua empresa e personalizar todo o seu marketing. Você também pode gerenciar solicitações e aprovações na plataforma, interagir com fornecedores, acompanhar seu orçamento e prestar contas às partes interessadas.
Melhores recursos do Cvent
- Planeje e promova seu evento diretamente na plataforma.
- Tenha acesso a uma rede global de locais e fornecedores
- Colabore com sua equipe em qualquer lugar através do aplicativo móvel.
- Faça o check-in dos participantes na plataforma e imprima crachás conforme necessário.
- Use o Cvent para vários eventos ao mesmo tempo.
- O suporte ao cliente funciona 24 horas por dia, 7 dias por semana, por isso está sempre disponível quando você precisar.
Limitações do Cvent
- Alguns usuários consideram a plataforma bastante cara e prefeririam uma opção de pacote mais acessível.
- É um sistema muito complexo e pode ser um pouco complicado se você não tiver muito conhecimento técnico.
Preços da Cvent
- Entre em contato para obter informações sobre preços.
Avaliações e comentários sobre o Cvent
- G2: 4,3/5 (mais de 1.700 avaliações)
- Capterra: 4,4/5 (mais de 900 avaliações)
3. Planning Pod
O Planning Pod é uma ferramenta de gestão de relacionamento com o cliente para organizadores de eventos profissionais e equipes de gestão de locais ou fornecedores. Ele ajuda você a criar uma página da web para o evento e configurar listas de verificação, itinerários e tarefas do projeto, e ainda possui formulários de inscrição online integrados.
Este software de gerenciamento de eventos leva o gerenciamento de contatos a um novo patamar, permitindo que você veja quais eventos seus clientes estão participando, quaisquer documentos associados a eles e suas faturas, entre outras coisas. Uma vez que um lead está no sistema, você pode gerenciar seu funil de vendas, marcar reuniões e personalizar a comunicação. 📤
Principais recursos do Planning Pod
- Otimize a comunicação por meio da integração com plataformas de e-mail e redes sociais.
- Incorpore um formulário web personalizável no seu site para captar leads.
- Use o sistema para projetar sua planta baixa e disposição dos assentos.
- Aceite pagamentos online através da plataforma.
Limitações do Planning Pod
- Nem sempre é fácil para os organizadores de eventos encontrar o que procuram no sistema.
- O componente do site do evento não é muito personalizável, então você fica limitado no que pode fazer.
Preços do Planning Pod
- Planner: US$ 59/mês para usuários ilimitados (cobrado anualmente)
- Negócios: US$ 89/mês para usuários ilimitados (cobrado anualmente)
- Enterprise 50: US$ 129/mês para usuários ilimitados (cobrado anualmente)
- Empresas com 75 ou mais funcionários: entre em contato para obter informações sobre preços
Avaliações e comentários do Planning Pod
- G2: 4,2/5 (17 avaliações)
- Capterra: 4,4/5 (mais de 30 avaliações)
4. EventHub
O EventHub funciona tanto como uma plataforma de gerenciamento para organizadores de eventos ao vivo quanto como um mercado para fornecedores, expositores e patrocinadores que buscam oportunidades de parceria.
Esta solução de gestão de relacionamento com o cliente para gestão de eventos oferece uma variedade de aplicações digitais, incluindo um sistema de documentação que permite assinaturas eletrônicas, plantas baixas ao vivo que ajudam a projetar o layout do seu evento e funcionalidade de pagamento online.
Ele oferece uma visão centralizada das operações por meio de um painel de controle fácil de usar, e todo o sistema é personalizável e escalável, para que você possa configurá-lo de acordo com as necessidades da sua empresa.
Principais recursos do EventHub
- Agrupe suas tarefas por data ou prioridade usando filtros personalizados.
- Encontre fornecedores e expositores e gerencie toda a comunicação com eles por meio da plataforma.
- Programe atualizações em lote em tempo real e notificações push para que todos os envolvidos estejam sempre atualizados.
- Acesse as informações do seu evento de qualquer lugar, pois todo o sistema é baseado na nuvem 🌥️
Limitações do EventHub
- Ele foi projetado principalmente para eventos presenciais, e não para eventos virtuais.
- O aplicativo móvel poderia ser melhorado ainda mais.
Preços do EventHub
- Entre em contato para obter informações sobre preços.
Avaliações e comentários do EventHub
- G2: 4,5/5 (1 avaliação)
- Capterra: Ainda sem avaliações
5. EventMobi
O EventMobi é uma plataforma completa de planejamento de eventos com foco em aumentar o envolvimento dos participantes.
Ele orienta você na criação de um site de marketing do evento e convites por e-mail com branding personalizável. E se o seu evento for virtual, você pode aplicar o mesmo branding ao seu espaço virtual.
Os participantes podem se inscrever online e, em seguida, você pode fazer o check-in deles por meio da plataforma EventMobi no evento. Um aplicativo móvel personalizado para eventos ajuda seus convidados a se orientarem e os mantém envolvidos com funcionalidades como gamificação e enquetes, recompensando-os por seu envolvimento.
A ferramenta de gestão de relacionamento com o cliente também ajuda os participantes a interagir com outros participantes, expositores e patrocinadores, e até mesmo a marcar reuniões presenciais ou online. 🤝
Principais recursos do EventMobi
- Gerencie eventos presenciais, virtuais ou híbridos a partir da plataforma EventMobi.
- Crie listas personalizadas de tarefas do evento com base na localização e na prioridade.
- Acompanhe todas as suas estatísticas em tempo real a partir de um painel central, o que também simplifica a geração de relatórios sobre o seu ROI.
- Use o Zapier para criar conexões de interface de programação de aplicativos (API) para integrações com outras partes da sua pilha de tecnologia.
- Este CRM para organizadores de eventos está disponível em 23 idiomas.
Limitações do EventMobi
- Alguns usuários consideram as opções de design um pouco limitadas, por exemplo, a escolha de fontes e widgets.
- As configurações avançadas que permitem uma maior personalização podem levar algum tempo para serem compreendidas.
Preços do EventMobi
- Entre em contato para obter informações sobre preços.
Avaliações e comentários sobre o EventMobi
- G2: 4,6/5 (mais de 200 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (mais de 60 avaliações)
6. Segunda-feira
O Monday foi projetado para ajudá-lo a planejar todos os tipos de eventos, desde pequenas reuniões internas e encontros de networking até grandes conferências e eventos online. 👪
Use a plataforma para colaborar com sua equipe, outras equipes e fornecedores durante a fase de planejamento e durante o evento. Planeje suas promoções e gerencie seus materiais de marketing, depois integre-os às mídias sociais para criar entusiasmo em torno do evento.
Registre seus participantes usando formulários personalizáveis que alimentam seu fluxo de trabalho. Envie mensagens de boas-vindas, crie e gerencie tarefas e monitore todo o evento em tempo real.
Principais recursos do Monday
- É bastante fácil e intuitivo de usar.
- Ele simplifica o gerenciamento de tarefas e a colaboração, além de ajudar a otimizar os fluxos de trabalho.
- Ele é atualizado em tempo real para que você sempre saiba exatamente em que ponto você e sua equipe estão no processo.
- É baseado na nuvem e escalável, podendo ser usado por empresas de todos os tamanhos.
Limitações da segunda-feira
- O Monday é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que ajuda a planejar e coordenar o evento, mas não permite que os organizadores reservem clientes ou recebam pagamentos através do sistema.
- Alguns usuários acham que o painel deveria ser mais personalizável para suas necessidades.
Preços de segunda-feira
- Gratuito para sempre: Gratuito para até dois usuários
- Básico: US$ 8/mês por usuário (cobrado anualmente)
- Padrão: US$ 10/mês por usuário (cobrado anualmente)
- Prós: US$ 16/mês por usuário (cobrado anualmente)
- Empresas: Entre em contato para obter informações sobre preços
Avaliações e comentários de segunda-feira
- G2: 4,7/5 (mais de 200 avaliações)
- Capterra: 4,6/5 (mais de 4.100 avaliações)
7. Glue Up
O Glue Up é uma solução de CRM projetada para gerenciar o envolvimento em organizações sem fins lucrativos e comunidades. Ele oferece uma plataforma digital para ajudá-lo a entender seus membros e gerenciar processos de adesão, além de conectar e construir relacionamentos.
Realizar eventos offline ou online para membros ou membros em potencial é simples, pois a plataforma ajuda a otimizar seu fluxo de trabalho. Você pode criar páginas de eventos, oferecer diferentes níveis de preços para membros e não membros e escolher opções de pagamento.
Os participantes podem se inscrever e pagar online, e você pode usar o leitor de bilhetes integrado para fazer o check-in deles se o evento for ao vivo. 📱
Melhores recursos do Glue Up
- Gere entusiasmo em torno do seu evento e aumente o número de membros com campanhas de e-mail do tipo arrastar e soltar.
- Inscreva novos membros com formulários digitais personalizáveis, que também os adicionam diretamente ao seu banco de dados de membros.
- Envie um lembrete automático por e-mail através do sistema quando as taxas de adesão estiverem vencidas.
- Configure e avalie os indicadores-chave de desempenho do seu evento no sistema.
Limitações do Glue Up
- Essa plataforma de CRM é bastante complexa, com muitos recursos, o que significa que há uma curva de aprendizado.
- Alguns usuários consideram o Glue Up um pouco caro, especialmente para pequenas organizações e organizações sem fins lucrativos.
Preços do Glue Up
- Entre em contato para obter informações sobre preços.
Avaliações e comentários do Glue Up
- G2: 4,5/5 (mais de 80 avaliações)
- Capterra: 4,5/5 (mais de 110 avaliações)
8. Stova
A Aventri foi recentemente incorporada à Stova, que se descreve como “o ecossistema definitivo de tecnologia para eventos”. Esse CRM para gerenciamento de eventos é extremamente flexível e escalável, podendo ser usado por todos os tipos de empresas, bem como por organizadores de eventos individuais.
Gerencie suas reuniões de planejamento de eventos, reservas de locais, propostas de fornecedores, orçamento e gastos, tudo a partir da plataforma Stova. Você também tem acesso a modelos para ajudá-lo a criar o site do seu evento e pode criar seus próprios modelos de e-mail para usar repetidamente.
O processo de inscrição online dos participantes flui perfeitamente para o processo de reserva de viagens e hotéis, e você pode imprimir crachás, convites e certificados a partir do sistema. 📃
Todos os dados do seu evento ficam centralizados, facilitando o monitoramento e a geração de relatórios personalizados.
Principais funcionalidades do Stova
- Colabore com todas as suas equipes de planejamento através do sistema Stova.
- Aproveite a publicidade e o patrocínio com ferramentas de gerenciamento e um aplicativo móvel que compartilha conteúdo patrocinado com os participantes.
- Integre-o a outras soluções de software úteis, como Salesforce ou Marketo, usando APIs integradas.
Limitações do Stova
- O preço é voltado para o segmento de alta renda do mercado.
- Muitos recursos têm um custo adicional, e escolher o que você precisa pode ser complicado.
Preços da Stova
- Entre em contato para obter informações sobre preços.
Avaliações e comentários da Stova
- G2: 4,2/5 (mais de 160 avaliações)
- Capterra: 4,3/5 (mais de 80 avaliações)
9. Zoho CRM
A solução de CRM da Zoho faz parte do ecossistema mais amplo da Zoho e também é adequada para o planejamento de eventos. Ela permite que você acompanhe vários eventos diferentes, tudo em um só lugar.
Use critérios personalizados para criar uma lista de contatos específicos a partir do seu banco de dados existente e envie e-mails diretamente da plataforma. Você pode configurar respostas automáticas para que, quando esses contatos se inscreverem para participar, recebam e-mails de confirmação e acompanhamento para manter a conversa. 📨
Durante o evento, um aplicativo de scanner que pode ler 17 idiomas diferentes coleta dados diretamente de cartões de visita. Novos leads do evento são então adicionados automaticamente ao banco de dados — com uma tag para esse evento — para aumentar seu público.
Melhores recursos do Zoho CRM
- Monitore as menções nas redes sociais feitas pelos participantes para que você possa ver seu alcance e responder às publicações diretamente.
- Filtre todos os seus dados para analisar e relatar as informações de que você precisa.
- Avalie o sucesso do seu evento medindo as vendas provenientes dos seus novos leads.
Limitações do Zoho CRM
- A interface do usuário pode parecer complicada quando você começa a usá-la pela primeira vez.
- Alguns usuários reclamaram que a equipe de suporte ao cliente não é eficaz na resolução de seus problemas.
Preços do Zoho CRM
- Padrão: US$ 14/mês por usuário (cobrado anualmente)
- Profissional: US$ 23/mês por usuário (cobrado anualmente)
- Empresa: US$ 40/mês por usuário (cobrado anualmente)
- Ultimate: US$ 52/mês por usuário (cobrado anualmente)
Avaliações e comentários sobre o Zoho CRM
- G2: 4,0/5 (mais de 2.400 avaliações) – para Zoho CRM
- Capterra: 4,3/5 (mais de 6.300 avaliações)
10. Bitrix24
O Bitrix24 é um CRM para planejadores e gerentes de eventos e pode ser usado para eventos online ou híbridos. Ferramentas de gerenciamento de projetos e calendários compartilhados ajudam você a planejar e organizar sua logística. 🗓️
Então, quando estiver pronto, você pode se conectar com os contatos existentes em seu banco de dados ou começar a coletar dados sobre novos clientes potenciais que possam se interessar em participar de seus eventos. Ele também permite que você gerencie seus fornecedores, armazenando informações sobre seus serviços e tarifas.
As ferramentas de marketing facilitam a comunicação com seus contatos por e-mail ou telefone. E a visualização do perfil de contato em 360 graus oferece informações detalhadas sobre o histórico do relacionamento com cada cliente, adicionando profundidade ao seu envolvimento.
Melhores recursos do Bitrix24
- Aproveite o número ilimitado de registros permitidos — com vários campos personalizados — em seu CRM baseado em nuvem.
- Importe ou exporte dados do CRM de ou para um arquivo Excel ou CSV, conforme necessário.
- Use a plataforma Bitrix através de um navegador ou como um aplicativo em seu desktop ou dispositivo móvel iOS ou Android.
Limitações do Bitrix24
- Há uma curva de aprendizado íngreme para novos usuários, e pode levar algum tempo para se familiarizar com o sistema.
- A interface do usuário é bastante complicada e não é muito intuitiva.
Preços do Bitrix24
- Básico: US$ 49/mês para uma equipe de até 5 usuários
- Padrão: US$ 99/mês para uma equipe de até 50 usuários
- Profissional: US$ 199/mês para uma equipe de até 100 usuários
- Empresa: US$ 399/mês para uma equipe de até 250 usuários (custo adicional para mais usuários)
Avaliações e comentários do Bitrix24
- G2: 4,1/5 (mais de 500 avaliações)
- Capterra: 4,2/5 (mais de 750 avaliações)
Otimize o planejamento do seu evento com a melhor solução de CRM
Planejar um evento requer atenção meticulosa aos detalhes, processos que funcionem e colaboração com toda a sua equipe. Desde definir a logística, criar um site para o evento e receber inscrições online até fazer o check-in das pessoas no dia, mantê-las envolvidas e fazer o acompanhamento posterior, há muito o que fazer.
Os CRMs de gerenciamento de eventos automatizam muitas dessas tarefas, simplificando seu fluxo de trabalho e deixando menos margem para erros. Eles também agilizam as coisas, dando a você mais tempo para se dedicar aos verdadeiros objetivos do evento: gerar leads, construir relacionamentos e, por fim, fazer vendas que aumentem seus lucros. 📈
O ClickUp é o seu balcão único para a gestão de eventos. Com ferramentas de gestão de projetos e tarefas, um sistema de CRM integrado e modelos para todos os aspectos do planejamento de eventos (e muito mais), ele oferece todo o suporte de que você precisa.
Inscreva-se gratuitamente no ClickUp hoje mesmo e crie um evento espetacular em todos os aspectos. 🎆