프로젝트와 작업을 일관되게 완료할 수 있는 가장 빠른 방법을 찾고 계신가요?
그리고 팀을 위한 맞춤형 워크플로우를 구축하여 그렇게 하고 싶으신가요?
적절한 워크플로우 자동화 프로세스를 구축하면 가능할 뿐만 아니라 생각보다 훨씬 더 쉽다는 사실을 알려드리고자 합니다. 팀의 생산성은 전체 프로젝트의 성공에 매우 중요하며, 워크플로우 자동화는 일반적으로 발목을 잡는 비효율성과 병목 현상을 해결하는 데 도움이 됩니다.
필요한 사항은 다음과 같습니다 유연한 워크플로우 자동화 프로세스를 신속하게 지원하고 적응할 수 있는 소프트웨어입니다. 그렇다면 워크플로우 자동화는 무엇이며 어떻게 문제를 해결할 수 있을까요?
심층 가이드를 통해 최고의 실행 방식을 알아보고, 유용한 예시를 살펴보고, 효율성을 향한 명확한 길을 만드는 방법을 알아보세요.
워크플로우 자동화란 무엇인가요?
워크플로우 자동화는 일반적으로 소프트웨어를 통해 특정 가이드라인을 설정하여 수동 프로세스를 자동으로 완료함으로써 반복적인 작업의 실행을 간소화합니다. 프로젝트 관리에서 수작업을 줄이기 위해 자주 사용됩니다 데이터 입력 그리고 위임된 작업을 자동화하기 위해 더 빠르게 일하세요. 작업 또는 전체 워크플로우를 자동화하여 다음을 수행할 수 있습니다 전반적인 비즈니스 워크플로우를 개선하세요 . 워크플로우를 반자동화하든 완전 자동화하여 선택 또는 수동 작업을 실행하든, 이 프로세스를 통해 일 처리 속도를 높일 수 있습니다.
워크플로우에서 "이런 일이 발생하면 이 작업을 수행" 프로세스를 통해 맞춤형 자동화를 생성하세요
반면에 작업 자동화 소프트웨어 를 사용하면 정보를 추가, 관리 및 시각화할 수 있습니다. 예를 들어, 작업의 상태나 작업에 소요된 시간을 저장하고 작업을 수행하면서 해당 정보를 업데이트할 수 있습니다.
이렇게 하면 프로젝트 매니저, 팀 리더 및 기타 이해관계자가 클라이언트를 포함해 프로젝트 진행 상황을 추적할 수 있습니다! 또한 워크플로우 자동화를 통해 시간과 리소스를 무료로 확보할 수 있습니다 프로젝트 예산 ).
소프트웨어가 대신 해줄 수 있는데 굳이 사람이 직접 일을 할 필요가 있을까요? 워크플로우를 자동화하는 일련의 규칙과 절차를 정의하기만 하면 됩니다.
워크플로우 자동화 예시
워크플로우 자동화는 여러 산업 분야에서 활용되고 있습니다. 다음은 몇 가지 예입니다 자동화 예시 에서 영감을 얻을 수 있습니다:
- IT: 비밀번호 재설정, 새 사용자 계정 생성, 소프트웨어 배포, 백업 관리, 소프트웨어 설치 및IT 서비스 데스크 관리 *헬스케어 교대 및 당직 일정 생성, 환자 입원, 환자 퇴원 및 환자 기록 전송
- 회계 및 재무: 청구, 급여, 비용 승인, 비용 상환 및 예산 승인
- 법무: 계약 검토 관리 및 계약 승인
- 은행: 계정 생성 및 대출 승인
- 마케팅: 이메일마케팅 캠페인 관리 및 소셜 미디어 게시물 예약
- 영업팀: 견적 승인, 영업 파이프라인 관리 및 영업 팀 회의 일정 관리인적 자원: !
워크플로우 자동화 단계 ## 단계
프로젝트 관리 프로세스를 개선하고 싶으신지, 아니면 워크플로우 관리 시스템 를 통해 워크플로우 자동화 솔루션을 쉽게 구축할 수 있습니다.
지금 바로 시작하려면 다음 단계를 따르세요:
1단계: 워크플로우 이해하기
워크플로우 자동화는 워크플로우에 대한 정보를 수집하는 것부터 시작됩니다 워크플로우 관리 프로세스 현재 운영되고 있습니다. 팀이 작업을 실행하는 방식, 부서 간 흐름, 효율성과 프로젝트 결과에 영향을 미치는 요소를 이해해야 합니다.
또한 워크플로우에서 각 작업을 시작하는 요소와 변경의 원인을 파악하세요. 이러한 변경 사항이 무엇인지, 각 작업을 완료한 것으로 간주하는 기준이 무엇인지 알아보세요.
즉, 워크플로우에 따라 작업을 이동시키는 모든 이벤트와 조건을 공식화하세요. 워크플로우 자동화 시스템을 설계하는 목표는 적절한 사람에게 작업을 라우팅하는 것임을 명심하세요.
2단계: 워크플로우 초안 작성하기
워크플로우 소프트웨어를 사용해 작업을 자동화하기 전에 전체 프로세스의 윤곽을 잡아야 합니다. 문서로 워크플로우를 작성하는 것도 좋지만, 워크플로 관리 소프트웨어에서 시각적으로 표현하는 것이 비효율적인 부분을 정확히 찾아내는 데 더 도움이 됩니다.
모양을 캔버스에 끌어다 놓고, 워크플로우를 연결하고, ClickUp 화이트보드에서 팀과 동시에 작업하세요
최고의 워크플로우 자동화 소프트웨어는 전체 프로세스를 시각화하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 팀이 동시에 워크플로우에서 협업할 수 있게 해줍니다.
3단계: 통합 기회 파악하기
워크플로우에 공급되는 입력은 여러 소스에서 비롯될 수 있습니다. 그리고 그럴 수도 있습니다:
- 웹사이트의 온라인 양식
- 이메일
- 챗봇
- 인스턴트 메시지
- 공유 또는 서명된 문서
- 데이터베이스
- 타사 앱
초안 워크플로우에서 외부 앱이나 시스템의 데이터가 필요한 작업에 주석을 달 수 있습니다. 이제 사용 중인 워크플로우 소프트웨어가 어떤 통합 기능을 지원하는지 확인하세요.
이를 바탕으로 통합 요구사항을 충족하기 위해 워크플로우를 어떻게 조정해야 하는지 조사하세요. 예를 들어, 작업을 더 작은 작업 단위로 분할해야 할 수도 있습니다.
4단계: 비효율성 해결하기
통합을 통해 자동화할 작업 외에도 워크플로우에 다른 자동화 포인트가 있을 수 있습니다. 예를 들어 다음과 같은 비효율성이 있을 수 있습니다:
- 병목 현상
- 일반적으로 발생하지 않는 팔로워 수
- 자주 기한이 초과되는 작업
- 손실되는 데이터
- 실패하는 커뮤니케이션
이러한 비효율적인 부분을 강조하고 워크플로우를 재구성하여 이를 제거하세요. 예를 들어, 작업의 행위자를 명확히 하거나 어떤 앱이 단일 소스가 되어야 하는지 결정해야 할 수도 있습니다.
보너스: 워크플로 분석 !
5단계: 워크플로우 만들기
워크플로우의 윤곽이 제대로 잡혔고 비효율적인 부분을 대부분 해결했으니 이제 워크플로우에 생명을 불어넣을 차례입니다. 대부분의 워크플로우 자동화 소프트웨어에서는 여러 보기에서 워크플로우를 만들 수 있습니다.
ClickUp 화이트보드에서 팀과 함께 아이디어에서 로드맵이나 워크플로우를 만들기 위해 연결점을 그리고 오브젝트를 서로 연결하세요
예를 들어, 다음과 같은 작업을 할 수 있습니다 마인드 맵에서 워크플로우 만들기 , 프로세스 지도 , 간트 또는 달력 보기를 사용하여 팀에게 최고의 가시성을 제공하세요. 다시 말하지만, 최고의 워크플로우 자동화 소프트웨어를 사용하면 도구 간에 전환하지 않고도 초안을 작성하고, 윤곽을 잡고, 빌드하고, 결국 작업을 자동화할 수 있습니다.
이전 단계에서 수집한 정보를 사용하여 각 작업을 설명하세요. 그리고 사용하는 워크플로우 자동화 소프트웨어와 작업의 복잡성에 따라 다음과 같은 텍스트를 첨부하세요 문서에 표준 운영 절차가 포함된 .
마지막으로 작업에 하위 작업을 추가하여 작업보다 작은 작업 단위도 추적할 수 있도록 하세요. 그리고 워크플로우 참여자에게 사용자 역할(및 권한 수준)을 할당하는 것을 잊지 마세요!
6단계: 자동화 만들기
아직 자동화 워크플로우 생성이 완료됨은 아닙니다! 이 단계에서는 작업에 대한 워크플로우 자동화를 만들어야 합니다. 이렇게 하면 작업 내에서 반복 작업을 자동화할 수 있습니다.
워크플로우 자동화 소프트웨어로 ClickUp을 선택한 경우, 기본 제공 또는 맞춤형 워크플로우를 만들 수 있습니다 ClickUp 자동화 . 첫 번째부터 시작하겠습니다.
맞춤형으로 만들거나 사전 구축된 자동화 레시피를 사용하여 일상적인 작업을 자동화하고 복잡한 워크플로우를 단순화하세요
다음은 ClickUp에 기본 제공되는 자동화의 몇 가지 예시입니다:
- 작업의 상태가 특정 값으로 변경되면 새 작업이 생성됩니다
- 작업의 담당자가 변경되면 작업의 상태가 특정 값으로 변경됩니다
- 작업의 우선순위가 변경되면 작업의 담당자가 특정 담당자로 변경됩니다
- 작업의 마감일이 도래하면 작업의 우선순위가 그에 따라 변경됩니다
- 작업이 생성되면 특정 템플릿이 작업에 적용됩니다
- 작업이 특정 위치로 이동되면 작업이 아카이브됩니다
이제 ClickUp의 기본 제공 자동화가 사용자의 요구를 충족시키지 못한다면 맞춤형 자동화가 필요합니다. 그리고 선택한 워크플로우 자동화 소프트웨어에서 사용하는 구조에 맞게 정의해야 합니다.
사전 구축된 자동화 레시피를 사용하거나 필요에 따라 맞춤형으로 설정하여 팀이 가장 중요한 부분에 집중할 수 있습니다
ClickUp에서는 맞춤형 워크플로우 자동화를 다음과 같이 구성할 수 있습니다:
- "이 일이 발생할 때" 또는 자동화를 시작하는 트리거
- 소프트웨어가 자동화를 실행하기 위해 충족해야 하는 조건 또는 기준
- 그리고 "다음 이 작업 수행" 또는 트리거를 팔로워하는 자동화 작업(하나 이상)
7단계: 워크플로우를 일관되게 테스트, 모니터링 및 최적화하기
연동 서비스를 적용하고 작업별 담당자, 시작 날짜 및 마감일을 정의하세요. 몇 명의 테스터와 함께 워크플로우를 실행하여 모든 것이 예상대로 진행되는지 확인하세요. 그렇지 않은 경우 워크플로우를 조정하고 테스트 절차를 반복하세요.
테스트가 성공하면 이제 전체 팀을 위해 워크플로우를 실행하고 모니터링을 시작할 때입니다. 비효율적인 부분이 발견되면 워크플로우를 최적화해야 합니다.
예를 들어, 생산성 저하, 워크플로우를 완료하는 데 너무 오랜 시간이 걸리거나 요구사항을 충족하지 못하는 결과물을 발견할 수 있습니다. 지금 이러한 문제를 찾아내면 장기적으로 도움이 될 것입니다.
자동화된 워크플로우에 대한 KPI를 설정하는 것은 훌륭한 방법입니다. 워크플로우를 최적화하는 데 도움이 됩니다. 또한 워크플로우 자동화가 예상한 결과를 창출했음을 고위 관리자에게 증명할 수 있습니다.
대시보드를 통해 모든 일을 한 눈에 볼 수 있는 개요로 통합하세요
대시보드(및 사용자 지정 대시보드)와 사용자 정의 필드를 사용하여 KPI를 보고하세요. 예를 들어, ClickUp에서는 보고 대시보드를 사용하여 작업 진행 상황을 추적하고 차단 요소를 정확히 찾아낼 수 있습니다.
8단계: 팀 교육하기
이 단계는 회사나 팀이 최근에 워크플로우 자동화 소프트웨어를 도입한 경우 특히 중요합니다. 팀원들에게 소프트웨어 사용법을 교육하여 자동화된 워크플로우를 바로 시작할 수 있도록 하세요.
또한 워크플로우를 개선할 때는 다음을 수행해야 합니다 변경 사항에 대해 팀을 준비시킵니다 . 심지어 변경 관리 프로그램 변경 사항이 너무 광범위하고 팀이 워크플로우 자동화를 처음 사용하는 경우.
작업 내에서 모든 대화를 직접 보관하고 댓글을 지정하여 생각을 쉽게 실행 항목으로 전환하세요
중앙 집중식 스페이스에서 커뮤니케이션을 유지하면 팀이 정보를 더 쉽게 소화하고 필요한 경우 재배치할 수 있습니다. 작업을 할당하는 것은 책임을 명확하게 정의하는 데 도움이 되므로 매우 중요합니다.
그러면 개인은 프로젝트나 조직 내에서 특정 임무를 완료할 책임을 지게 됩니다.
워크플로우 자동화의 ## 5가지 이점
반복적인 수동 작업은 복잡해서 시간과 팀의 리소스를 낭비할 필요가 없습니다. 대신 워크플로우 자동화를 통해 매일 하는 일상적이고 예측 가능하며 예약 가능한 일을 처리하는 것이 좋습니다.
문제는 이러한 작업 중 상당수가 본질적으로 단순하고 의심할 여지 없이 시간이 많이 걸리지만 오류가 발생하기 쉽고 전체 비즈니스 프로세스에 영향을 미친다는 점입니다. 워크플로우 자동화 tool 수동 데이터 입력으로 인한 위험을 한도로 제한하는 동시에 다양한 이점을 제공합니다.
워크플로우 자동화를 실제로 사용했을 때 가장 큰 효과를 볼 수 있는 이점을 살펴보겠습니다.
1. 더 적은 리소스로 생산성 향상
자동화된 작업과 워크플로우를 완료하는 데 걸리는 시간이 줄어듭니다. 또한 워크플로우를 따라 작업을 수동으로 이동할 필요가 없습니다. 예를 들어, 버그 수정은 미리 정의된 규칙에 따라 상태, 담당자 또는 마감일을 변경합니다.
예를 들어, 워크플로우 자동화를 사용하면 더 이상 클라이언트에게 인보이스를 보내는 것을 잊지 않아도 되므로 모든 사람의 시간이 절약됩니다 인적 자원 to 조달 및 프로젝트 관리 팀. 대신 모든 사람이 다른 일에 집중하는 동안 송장을 자동으로 제출할 수 있습니다.
병목 현상이 발생하는 것은 결코 즐거운 일이 아닙니다.
워크플로우 자동화를 사용하면 더 적은 리소스로 더 많은 작업을 완료됨으로써 생산성을 유지할 수 있습니다. 프리랜서에게 일 할당하기, 신입사원 온보딩, 직원 교육 문서 제공 등의 작업을 간단하게 자동화할 수 있습니다.
회사에서 프로세스를 수립할 준비가 되셨나요? 이 프로세스 및 절차 템플릿은 살아있는 프로세스 문서를 만들기 위해 수행해야 하는 작업을 강조합니다! 또한 화이트보드를 사용하여 프로세스가 서로 어떻게 흘러갈지 파악할 수 있습니다
회사 내 프로세스를 최적화하고 표준화하고 싶으신가요? 저희 프로세스 및 절차 템플릿 는 필요한 단계를 안내하기 위해 설계되었습니다 포괄적이고 동적인 프로세스 문서 .
또한 ClickUp 화이트보드 기능을 사용하면 서로 다른 프로세스가 어떻게 연결되고 흐르는지 시각화하여 간소화되고 효율적인 워크플로우를 만들 수 있습니다.
2. 협업, 가시성, 커뮤니케이션 향상
워크플로우 자동화를 도입하면 팀원들이 서로의 일을 보면서 프로젝트에 대한 각자의 기여도를 알 수 있습니다. 이러한 가시성은 서로의 영역을 침범할 가능성을 줄여줍니다.
또한 작업에 대해 의견을 제시하거나 도움을 요청할 수 있는 기회도 생깁니다. 그렇기 때문에 워크플로우 자동화 소프트웨어는 커뮤니케이션 공백을 방지합니다. 적시에 적절한 사람에게 입력을 요청하고 메시지를 기록하여 나중에 추적할 수 있도록 합니다.
코멘트를 ClickUp 작업으로 변환하거나 할당하여 생각을 즉시 실행 항목으로 전환하세요
간단한 작업에는 이메일을 사용하지 않음으로써 커뮤니케이션의 병목 지점을 더 빠르게 찾아내세요. 사용자에게 댓글을 할당하여 사용자가 댓글을 볼 수 있도록 하고 응답 후 완료됨으로 표시하세요.
또한 워크플로우 자동화 소프트웨어는 내부 및 외부 커뮤니케이션을 모두 지원합니다. 예를 들어, 팀을 조율하고 클라이언트와 연락할 수 있습니다, 결제 요청 를 통해 프리랜서에게 간단한 일을 맡기고 자동화 된 프로젝트 관리 커뮤니케이션.
워크플로우 자동화 소프트웨어의 기능을 알아보려면 블로그를 확인하세요 이메일 작업 관리 이메일 작업 관리 !**_
3. 더 많은 계정
팀원에게 자동으로 작업을 할당하면 워크플로우의 일부에 대한 책임이 명확해집니다. 워크플로우 관리를 통해 작업의 진행 상황을 추적하고 적시에 조치를 취하여 마감일을 놓치지 않도록 할 수 있습니다.
또한, 대시보드와 KPI 를 통해 워크플로우 성능을 지속적으로 개선하여 보다 효율적인 프로젝트 관리 시스템을 구축할 수 있습니다. 워크플로우 자동화 소프트웨어는 비즈니스 프로세스의 병목 현상을 파악하고 해결하는 데 도움이 됩니다.
일반적으로 반복적인 작업은 직원들의 피로를 가중시킵니다. 그리고 이는 장기적으로 직원들의 번아웃으로 이어질 수 있습니다. 또한 이러한 작업은 직원들이 목적이 있고 의미 있는 일에서 멀어지게 합니다.
ClickUp의 순서도 템플릿으로 화이트보드를 사용하여 워크플로우를 최대한 활용하세요
하지만 워크플로우 자동화는 다음 단계가 무엇인지, 누가 당면한 작업을 담당하고 있는지 파악하여 반복적인 작업이 정신 건강과 직원 경험에 미치는 영향을 효과적으로 방지할 수 있습니다. 화이트보드에서 플로차트를 만들어 워크플로우 관리 프로세스에 대한 명확한 경로를 제공하세요.
결과적으로 시각적인 워크플로우 자동화 도구를 사용하면 직원들이 회사에 더 오래 머무를 수 있습니다.
4. 효과적인 고객 서비스
고객 문의에 대한 답변 자동화는 완벽한 고객 서비스를 제공하는 데 큰 도움이 됩니다. 또한 워크플로우 자동화는 신속하고 개인화된 고객 서비스를 제공하는 데 탁월합니다. 결과적으로 고객은 행복감을 느끼고 브랜드를 즐겁게 경험할 수 있습니다.
내장된 고객 지원 템플릿으로 고객의 중요한 정보를 캡처하세요 피드백을 추적하는 양식 워크플로우 자동화를 통해 회사의 지원 운영을 최적화하고 싶으신가요? 그렇다면 ClickUp 고객 지원 템플릿 를 사용하면 일선 지원팀과 에스컬레이션 처리를 위한 전문 팀을 포함하는 2계층 시스템을 설정할 수 있습니다.
이러한 접근 방식은 지원 요청을 효율적이고 효과적으로 처리하고 가장 복잡한 문제도 필요한 주의를 기울일 수 있도록 보장합니다. 또한 템플릿에는 팀에서 필요한 모든 정보를 캡처할 수 있도록 맞춤형으로 설정할 수 있는 양식 보기가 포함되어 있습니다.
이를 통해 고객에게 최고의 지원을 제공할 수 있습니다.
5. 비용 및 예상치 못한 비용 절감
비용 절감은 효율적인 워크플로우 관리의 부수적인 효과입니다. 수작업을 줄여 생산성을 높이면 더 높은 품질의 제품을 제공할 수 있습니다.
또한 워크플로우를 최적화하면 직원 이직률을 낮추고 방금 멘션한 것처럼 적시성 있는 고객 서비스를 제공함으로써 조직의 비용도 절감할 수 있습니다. 비즈니스 프로세스가 복잡하다는 것을 잘 알고 있습니다.
그렇기 때문에 최고의 워크플로우 자동화 소프트웨어를 채택하는 것이 예산 오류를 한도로 줄이는 데도 필수적입니다!
이 사용하기 쉬운 템플릿에서 작업과 상태를 관리하면서 프로젝트 예산에 대한 개략적인 개요를 확인하세요
ClickUp의 예산 프로젝트 관리 템플릿을 사용하여 프로젝트의 진행 상황을 효율적으로 감독하고 모니터링하세요. 이 사용자 친화적인 프로젝트 관리 템플릿을 사용하면 다음을 쉽게 추적할 수 있습니다 프로젝트 타임라인 .
또한 다양한 활동의 상태를 확인할 수 있어 예산 상태를 파악할 수 있습니다.
ClickUp으로 워크플로우 자동화를 시작하세요!
필요에 맞는 통합, 대시보드, 알림, 알림 외에도 워크플로우 자동화 소프트웨어에서 다른 기능을 찾아야 합니다. 예를 들어, 사용자 정의 가능한 라이브러리 워크플로우 템플릿 라이브러리 는 절대적으로 필요합니다.
하지만 워크플로우 자동화 소프트웨어는 사용자가 직접 템플릿을 만들 수 있는 기능도 중요합니다. 로우 코드는 또 다른 중요한 기능입니다.
소프트웨어를 직접 개발하여 워크플로우를 자동화할 수도 있습니다. 하지만 비즈니스 담당자가 자동화된 워크플로우를 만들고 유지할 수 있도록 시각적이고 직관적인 인터페이스를 제공하는 ClickUp과 같은 도구가 있다면 이는 시간 낭비일 뿐입니다.
또한 워크플로우 자동화 소프트웨어는 협업 도구도 제공합니다. 이를 통해 비즈니스 팀이 워크플로우를 공동으로 생성하고 최적화할 수 있습니다.
다음과 같은 도구가 제공됩니다 ClickUp 사용자 지정 가능한 양식을 통해 데이터를 캡처하고 통합할 수 있습니다. 사용자 또는 고객의 정보 요청, 액세스 및 유지 관리 프로세스를 표준화하고 통합합니다.
사용자 지정 가능한 양식은 데이터 중복 입력을 방지하는 데 매우 효과적입니다. 또한 수집된 데이터를 적절한 담당자에게 할당된 작업으로 변환하여 후속 조치를 취할 수 있습니다.
ClickUp 자동화에 대해 자세히 알아보고 싶으신가요? 시작하기 무료 작업 공간 를 통해 팀 전체의 효율성을 높일 수 있는 방법을 알아보세요!