효과적인 A3 보고서를 작성하는 방법

프로젝트 관리자 또는 비즈니스 리더의 가장 중요하고 기본적인 역할은 팀의 장애물을 제거하고 팀이 좋은 일을 할 수 있도록 지원하는 것입니다.

본질적으로, 좋은 프로젝트 관리자는 훌륭한 문제 해결사입니다. 이를 위해서는 문제를 효과적으로 분석하고, 가능한 해결책을 모색하고, 가장 적합한 해결책을 선택할 수 있는 적절한 도구와 프레임워크가 필요합니다.

이 블로그 게시물에서는 이러한 도구 중 하나인 A3 보고서를 살펴보겠습니다.

A3 보고서는 무엇일까요?

'A3 보고서'라는 용어를 보고 ISO-A3 크기 종이와 연결 지었다면, 올바른 방향으로 가고 있습니다. 도요타가 최초로 도입하고 린 제조 분야에서 널리 채택된 A3 문제 해결은 정보를 간소화하고 의사 결정을 내리는 방법을 규정합니다.

A3 보고서의 목적

기본적으로 A3 보고서는 문제 해결 도구입니다. 이러한 기준에서 A3 보고서는 다양한 용도로 사용될 수 있습니다.

✅ 구조: A3 보고서는 명확한 경계를 가진 구조화된 문제 해결 접근 방식을 제공합니다. 팀이 모든 가능한 각도에서 문제를 탐구하는 데 도움이 됩니다. 동시에 불필요한 정보를 제거하고 중요한 사항에 집중할 수 있도록 도와줍니다.

✅ 제한 사항: 기본적으로, A3 용지 한 장에 문제를 요약할 수 있어야 합니다. 이렇게 하면 가능한 원인을 우선 순위화하고 그에 따라 리소스를 할당하는 데 도움이 됩니다.

✅ 실행 가능성: '보고서'라고 불리지만, A3 접근 방식은 문제(분석)와 올바른 해결책(행동 계획)을 명확하게 구분합니다.

✅ 반복성: A3 보고서는 다양한 문제에 적용할 수 있는 도구입니다. 건설, 제조, 소셜 미디어 관리, 소프트웨어 개발 등 어떤 분야에 종사하든 A3 보고서가 도움이 될 수 있습니다!

높은 수준에서 A3 보고서는 문제 해결을 위한 워크시트입니다. 세분화된 수준에서 보면 더 명확성과 가시성을 제공합니다. 그 내용을 살펴보겠습니다.

A3 보고서 구조 이해하기

좋은 A3 프로세스는 컨텍스트를 탐색하고, 목표를 파악하고, 철저한 분석을 수행하고, 의사 결정을 내릴 수 있는 구조를 제공합니다. 실제로는 다음과 같이 진행됩니다.

A3 보고서의 주요 구성 요소

A3 보고서를 시작하는 가장 좋은 방법은 다음과 같은 기본 정보를 포함하는 것입니다.

이제 A3 보고서의 키 구성 요소를 살펴보겠습니다.

1. 배경/맥락

이 섹션에는 문제 자체에 접근하기 전에 필요한 모든 필수 정보가 포함되어 있습니다.

예시를 통해 어떻게 되는지 살펴보겠습니다.

2. 현재 상황

여기에서 문제를 세분화합니다. 이 섹션에서는 문제를 야기한 최근의 이벤트, 변화 및 활동을 설명합니다.

3. 목표

이제 전체적인 상황을 파악했으므로 목표를 설정할 시간입니다. 일반적으로 목표는 이상적인 솔루션의 결과를 반영합니다.

4. 근본 원인 분석 (RCA)

드디어 문제의 원인을 파악할 수 있게 되었습니다. 예를 들어, 이 클라이언트 계약의 수익성이 하락한 이유는 무엇일까요?

위의 예시에서 근본 원인 분석 섹션은 다음과 같이 보일 수 있습니다.

5. 제안된 대응 조치

이것은 이름 그대로입니다. 문제점이 무엇인지, 원인이 무엇인지, 그리고 문제가 어느 정도 영향을 미치는지 알고 있습니다. 이제 해결책을 설계할 때입니다. 아래 구조가 도움이 될 것입니다.

6. 실행 플랜

이 단계에서는, 파악한 대책을 어떻게 실행할지 개요를 작성합니다. 예를 들어, 인건비 원인을 해결하기 위해 팀 규모를 축소할 계획이라면, 실행 플랜에서 그 내용이 어떻게 될지 살펴보게 됩니다.

결과물: 플랜을 실행하기 위해 완료해야 할 모든 것. 다음이 포함됩니다.

타임라인: 목표를 설정한 기간 동안 결과물을 일정으로 계획하세요. 중복되는 결과물을 효과적으로 관리하려면 간트 차트를 사용하세요.

RACI: 책임자, 보고 대상자, 자문 대상자, 정보 전달 대상자(RACI)를 명확히 파악하세요. ClickUp과 같은 도구를 사용하는 경우, 각 작업에 실행자와 감시자를 지정하세요. 필요에 따라 정기적인 진행 보고서를 자동으로 생성하도록 설정할 수도 있습니다.

리뷰: 대책의 완료를 확인하기 위해 정기적인 검토 회의를 예약하세요. 사후 분석 템플릿 또는 사후 조치 보고서 템플릿을 사용하여 진행 상황을 문서화하세요.

7. 후속 조치

지속적인 개선의 예시를 살펴보면, 모든 것은 아니지만 대부분이 성장이 점진적으로 이루어지도록 후속 조치나 회고회를 진행하고 있음을 알 수 있습니다. A3 보고서도 마찬가지입니다. 이 섹션에서는 각 이해 관계자에 대한 후속 조치를 목록으로 작성합니다. 또한 다음 진행 상황 추적 보고서의 마감일도 함께 기재합니다.

위 구조는 7개 섹션으로 명확하게 구분되어 있어 임상적인 프로세스처럼 보일 수 있습니다. 하지만 대부분의 경우 그렇게 단순하지 않습니다.

A3 보고서에서 스토리텔링의 역할

좋은 A3 보고서는 팀 회원, 비즈니스 리더, 클라이언트 등 모든 관련 이해 관계자에게 문제의 본질과 제안된 해결책의 견고성을 제시하는 수단으로도 사용할 수 있습니다.

이 프레젠테이션을 매력적으로 만들기 위해서는 스토리텔링이 필수적입니다. A3 보고서의 제한 사항 내에서 스토리를 전달할 때 기억해야 할 몇 가지 사항이 있습니다.

A3의 다양한 측면

A3 보고서는 주로 문제 해결을 위해 설계되었습니다. 그러나 이것이 유일한 용도는 아닙니다.

조직 학습을 위한 도구로서의 A3

A3 보고서는 미래의 팀이 배울 수 있는 기록 문서로 사용됩니다. 수익성이 감소하고 있는 크리에이티브 에이전시의 클라이언트 참여의 예시에서 A3 보고서는 다음과 같은 지식 기반의 역할을 할 수 있습니다.

좋은 A3 보고서는 현재 문제를 해결할 뿐 아니라 여러 가지 미래의 문제도 해결합니다. 또한 A3 보고서 프레임워크를 사용하는 것은 일상 업무의 표준화, 신속화, 효율성 향상에 도움이 되는 조직의 관행입니다.

A3를 프로세스 개선을 위한 프레임워크로 활용하세요

모든 A3 보고서에는 시간이 지남에 따라 결과를 점진적으로 개선하기 위해 설계된 후속 조치가 포함되어 있습니다. 이러한 후속 조치는 다음 반복을 위한 피드백 루프의 역할을 합니다.

대행사 예시에서 인건비를 줄여 수익성을 10% 높였다고 가정해 보겠습니다. 여전히 기술 비용을 절감하고 효율성을 높일 수 있는 기회가 남아 있습니다. A3 보고서는 이러한 부분을 강조하여 팀이 장기적으로 계속 노력할 수 있도록 독려합니다.

Lean과 Six Sigma 맥락에서의 A3

A3 보고서는 일본의 린 제조 분야에서 시작되었습니다. 이러한 배경 덕분에 A3 보고서는 낭비 제거, 가치 증대, 지속적인 개선 등 린 사고를 발전시키는 데 도움이 됩니다.

이론은 이제 충분합니다. 이제 직접 A3 보고서를 작성하는 방법을 살펴보겠습니다.

A3 보고서 작성하기

A3 보고서의 가장 큰 장점은 특별한 소프트웨어나 문구류가 필요하지 않다는 것입니다. 빈 페이지만 있으면 충분합니다. ClickUp과 같은 프로젝트 관리 도구를 사용하고, 기존 데이터를 활용하여, 순식간에 보고서를 작성하세요!

1. A3 보고서 설정하기

빈 페이지(A3 크기가 있다면 더 좋지만, 꼭 그럴 필요는 없습니다)를 열거나 ClickUp 문서를 열고 새 문서를 시작하세요.

컨텍스트, 현재 상황, 목표, 근본 원인 분석, 제안된 대책, 실행 플랜, 후속 조치 등 7개의 섹션을 추가하여 프로세스를 설정하세요. 배너와 같은 형식 요소를 사용하여 섹션을 구분하고 쉽게 읽을 수 있도록 하세요.

너무 어려워 보인다면 ClickUp의 일일 실행 계획 템플릿을 사용해 보세요. 이 템플릿은 완전히 사용자 정의가 가능하며, 미리 디자인된 요소를 사용하여 A3 보고서의 섹션을 빠르게 설정할 수 있습니다.

2. 관련 정보를 추가하세요

각 섹션에 데이터를 채워 넣으세요. 플랫폼 내에서 사람들을 태그하고 원인, 증거 등에 대한 의견을 추가하도록 초대하세요. 또한, 협의가 필요한 외부 이해 관계자에게 문서를 안전하게 공유할 수도 있습니다.

3. 해당 데이터 소스 연결

ClickUp으로 프로젝트를 관리하면 이미 사용할 수 있는 풍부한 데이터가 있습니다. 예를 들어, 프로젝트의 리소스 활용률이 낮다고 생각되면 작업량 보고서를 확인하여 그 가설을 쉽게 검증할 수 있습니다.

A3 보고서를 작성하는 동안 이러한 사용자 지정 가능한 대시보드를 문서에 연결하세요. 스크린샷을 추가하거나, 다른 ClickUp 문서를 연결하거나, 외부 파일을 보고서에 삽입할 수 있습니다. 원하는 경우, 사람들이 클릭하여 추세를 이해할 수 있도록 하세요.

4. 작업 항목 만들기

A3 보고서가 제출, 검토 및 승인되면 보고서에서 바로 각 대책에 대한 작업을 생성하세요. 담당자를 지정하고, 마감일을 설정하고, 체크리스트를 추가하는 등 다양한 작업을 수행할 수 있습니다!

5. 리뷰를 통해 다시 확인하세요

대응 조치를 실행한 후에는 모든 이해 관계자를 이 문서로 다시 불러모아 검토하세요. 다음 반복을 위해 피드백 및 기타 참고 사항을 노트에 기록하세요. 동일한 문서 내에 섹션을 추가하거나 회고회를 위해 하위 문서를 열 수 있습니다.

지금까지 A3 보고서를 작성할 때 해야 할 일을 살펴보았습니다. 이제 하지 말아야 할 일을 살펴보겠습니다.

A3 보고서에서 피해야 할 일반적인 실수

🚫 모호한 정의: 모든 문제를 해결하는 열쇠는 문제를 명확하게 정의하는 것입니다. 그러나 팀은 문제를 모호하고 애매하게 문서화하여 해결을 방해하는 경우가 많습니다.

대신 문제를 명확하게 정의하세요. 문제를 어떤 식으로든 정량화할 수 있다면 더 도움이 됩니다.

🚫 원인이 너무 많음: 가능한 모든 원인을 보고서에 포함하고 싶은 유혹이 있습니다. 그러나 모든 원인이 문제에 동일한 영향을 미치는 것은 아닙니다. 따라서 우선 순위를 정하거나 생각을 간소화하지 못하는 것은 큰 실수입니다.

대신 2~3개의 근본 원인을 집중적으로 분석하세요. 더 이상은 필요 없습니다. 이 원인들이 문제에 가장 큰 영향을 미치는지 확인하세요.

🚫 부적절한 계획: 실행 계획은 철저하고 합리적이어야 합니다. 모든 것을 하룻밤 사이에 바꾸겠다는 원대한 목표를 설정하지 마세요. 이는 혼란을 야기하고 역효과를 낼 수 있습니다.

대신, 기존 업무량과 지속적인 개선 노력에 원활하게 통합될 수 있는 실행 플랜을 작성하세요.

🚫 일관성 부족: 이 프로세스를 아무리 민주적으로 진행하더라도, A3 보고서에 동의하지 않는 사람이 항상 있을 것입니다. 이러한 의견 불일치는 참여 의지 저하로 이어지고, 결국 대책을 무력화시킵니다.

대신, 사람들이 의견이 다르더라도 커밋하는 문화를 조성하세요.

A3 문제 해결 방법 구현

A3 보고서는 프로세스를 기록하는 문서입니다. 그러나 A3 문제 해결은 공통의 컨텍스트를 만들고 의사 결정을 안내하는 조직의 관행입니다. A3 문제 해결을 구현하려면 사고 과정에 어느 정도의 변화가 필요합니다. 이를 가능하게 하는 몇 가지 팁을 소개합니다.

문제 해결 프로세스를 간소화하세요

백지 상태에서 시작하는 것보다 무언가를 기반으로 구축하는 것이 항상 더 쉽습니다. 따라서 Lean 프로젝트 관리의 일환으로 시스템을 구축하세요. 예를 들어, ClickUp을 사용하면 작업, 프로젝트, 업무량, 영업, 재무 등을 관리할 수 있습니다. 시간이 지남에 따라 문제 해결을 더 쉽고 빠르게 할 수 있는 귀중한 통찰력이 드러납니다.

조직에 A3 보고서 관행을 통합하는 단계

A3 문제 해결을 모델 중 하나로 선택한 후, 이를 조직에 철저히 통합하세요.

전파: 조직의 모든 직원이 A3 문제 해결 프로세스를 숙지하도록 하세요. A3 문제 해결 접근 방식에 대한 교육을 제공하세요. 직원 교육에 포함시키세요. 관리 규율에 추가하여 실제로 실행에 옮기세요.

활성화: 모두가 사용할 수 있는 리소스를 만드세요. A3 보고서를 사용하기 위한 최고의 실행 방식 또는 표준 운용 절차 (SOP)를 작성하고 널리 공유하세요. 쉽게 액세스할 수 있도록 식스 시그마 템플릿에 통합하세요.

장려: 부서장이나 프로젝트 관리자에게 동료들과 배운 내용을 공유하도록 권장하세요. 모든 사람이 액세스하고 배울 수 있는 문제 해결 소프트웨어를 설정하세요. 다른 팀이 액세스하고 영감을 얻을 수 있도록 A3 보고서를 게시하세요.

A3 보고서로 과제를 극복하기

효과적인 A3 보고서를 작성하는 것은 많은 일이 필요합니다. 특히 고위 경영진이나 가장 목소리가 큰 팀 회원의 직감이 의문의 여지 없이 받아들여지는 곳에서는 더욱 그렇습니다.

그러나 실제 문제는 다른 곳에 있을 수도 있습니다. 좋은 A3 보고서는 불완전한 데이터에 기반한 잘못된 의사 결정을 방지할 수 있습니다.

A3의 가치를 이해 관계자들에게 설득하기 위한 전략

잘 작성된 A3 보고서는 그 자체로 이해 관계자들에게 그 가치를 설득하는 강력한 수단입니다. 한 화면에서 문제를 해결책에 정확하게 매핑합니다. 이 방법이 효과가 없다면, 다음의 추가 전략을 시도해보세요.

시각화: 테이블, 다이어그램, 하이라이트, 심지어 사진까지 추가하여 이해 관계자들이 많은 노력 없이도 문서를 쉽게 이해할 수 있도록 시각화하세요.

백업: 실제 데이터와 인사이트를 사용하여 요점을 지원하세요. 대시보드와 그래프를 사용하여 요점을 강조하세요. 관리 시스템의 컨텍스트 내에서 유지하세요.

접근 권한 부여: 이해관계자들이 보고서를 검토하거나 기여할 수 있도록 편리하게 설정하세요. 또한 모바일 기기에서 언제 어디서나 접근할 수 있도록 하는 것도 도움이 됩니다.

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업종, 지역, 업무의 성격, 특정 역할에 관계없이 우리 모두는 문제 해결자가 되어야 합니다.

개인 수준에서는 다른 업무에 할애할 시간을 확보하기 위해 가능한 한 자동화하고 최적화할 방법을 찾아야 합니다. 조직 수준에서는 낭비를 최소화하고 효율성을 높이며 더 높은 가치를 창출해야 합니다.

말처럼 쉽지는 않겠지만, 문제 해결은 한 번에 이루어지는 기적이 아닙니다. 오랜 기간에 걸쳐 작은 단계를 반복하는 과정입니다. A3 보고서라는 도구를 사용하여 이러한 작은 단계를 전략적이고 체계적으로 진행하는 것이 성공적인 비즈니스와 그렇지 않은 비즈니스를 구분하는 요소입니다.

ClickUp을 사용하여 문제 해결 프레임워크와 기술을 조직의 워크플로우에 통합하세요. 사용자 지정 가능한 대시보드를 사용하여 문제를 데이터에 연결하고 올바른 솔루션을 설계하세요. 작업 관리를 통해 이를 효과적으로 구현하세요. ClickUp을 사용하여 안전하게 공유하고 의미 있는 협업을 진행하세요.

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