조직의 조달 프로세스가 원활하게 진행되려면 귀하와 귀하의 팀이 프로세스를 모니터링하고 지속적으로 상황을 파악해야 합니다. 그러나 운영이 효율화되어 있더라도 GRN(Goods Received Note, 입고 노트)과 같은 중요한 문서에 문제가 발생할 수 있습니다.
GRN은 귀사와 공급업체 간에 교환되는 간단한 양방향 문서로, 배송된 상품을 확인하는 역할을 하며 구매 프로세스가 원활하게 진행되도록 보장하는 데 필수적입니다.
많은 기업들이 조달 관리 소프트웨어 또는 물류 소프트웨어를 사용하여 상품 수령 노트 처리를 비롯한 다양한 활동을 처리하고 있습니다. 그러나 이러한 데이터는 복잡하기 때문에 이 프로세스는 시간이 많이 소요되고 오류가 발생하기 쉽습니다.
따라서 GRN과 그 중요성을 이해하면 비즈니스 운영이 원활하게 진행될 수 있습니다. 이 블로그에서는 GRN에 대해 알아야 할 모든 것을 설명합니다.
GRN(Goods Received Note)이란 무엇입니까?
상품 수령 노트(GRN)는 상품 수령 확인서라고도 하며, 다음 사항을 확인하는 양방향 문서입니다.
- 공급업체가 귀하의 조직에 상품(구매 주문, 공급 요청 노트 또는 공급업체 인보이스 포함)을 배송했습니다
- 귀하의 조직이 해당 상품을 수령했는지(귀하의 조달 부서가 품질 관리 후 상품 수령 노트를 제공하고 배송된 상품의 배송 날짜를 확인할 수 있는 경우)
이 문서는 종이에 기록된 (또는 요즘에는 디지털 기록으로 기록된) 구두 합의라고 생각하면 됩니다. 이 문서는 양측이 구매 주문서에 명시된 의무를 이행했음을 의미합니다. GRN은 조달의 필수적인 부분일 뿐 아니라 재무 부서에도 중요한 문서이며, 미지급금 처리 프로세스에서 중요한 역할을 합니다.
적절한 GRN 문서를 보유하면 전체 주문 관리 및 이행 프로세스를 개선하고 다음과 같은 여러 가지 이점을 얻을 수 있습니다.
- 수령한 상품을 정확하게 확인하고 공급업체가 주문한 상품과 동일한 상품을 배송했는지 확인합니다. 수령자는 수량이나 품질의 불일치를 즉시 표시할 수 있으므로 나중에 분쟁이 발생할 가능성을 방지할 수 있습니다
- GRN은 수령한 물품을 요약한 문서로, 적절한 커뮤니케이션 문서의 역할을 합니다. 따라서 나중에 문제가 발생할 경우 귀하를 보호하고, 합의된 품질 및 수량을 증거로 제시하여 배송된 물품에 대한 분쟁을 방지합니다
- 정확한 청구서 결제를 보장하기 위해 사용되는 3자 매칭 프로세스에서 중요한 역할을 합니다. GRN을 공급 요청 노트 또는 구매 주문서 및 공급업체의 청구서와 비교하여 결제를 처리하기 전에 모든 것이 일치하는지 확인할 수 있습니다. 또한 청구 사기를 방지하는 데도 도움이 됩니다
- 배송된 상품의 기록으로 사용되어 재고 수준을 정확하게 업데이트할 수 있습니다. 이를 통해 현재 재고 상황을 명확하게 파악하고 향후 구매에 대해 정보에 기반한 의사 결정을 내릴 수 있습니다. 또한 회계 부서가 재고 잔액을 확인하는 데도 도움이 됩니다
상품 수령 노트(GRN)의 중요성
요추를 잘 지지하고 회전도 가능한 새로운 사무실 의자를 주문했다고 상상해보세요. 삐걱거리는 낡은 의자를 드디어 버릴 수 있게 되어 모두 들떠 있습니다. 배송이 도착하면 신나게 상자를 개봉한 후 부품이 하나 빠진 것을 발견합니다.
이제 품질 기준을 마련하고 품질을 확인한 후에만 배송을 수락하도록 하면 이러한 스트레스가 많은 상황에 직면할 필요가 없을 것입니다. 구매 수량이 제한된 소규모 조직에서는 이 문제가 사소한 것으로 보일 수 있지만, 대규모 조직에서는 어떨까요? 대규모 조직은 복잡한 항목을 대량으로 지속적으로 구매하기 때문에 번거로움과 조달 병목 현상을 방지할 수 있는 프로세스가 필요합니다.
상품 수령 노트(GRN)를 사용하면 재고 장부 및 지불 프로세스를 간소화할 수 있습니다. 구매자는 주문할 때마다 구매 주문서 (PO) 를 작성하여 배송에 포함될 항목을 상세하게 기재합니다. 이 예시에서 의자는 모든 부품과 함께 배송되어 사무실에서 조립되므로 PO에는 의자가 제대로 작동하는 데 필요한 모든 부품을 언급해야 합니다.
배송이 완료되면 수령 부서는 GRN과 주문을 대조하여 각 항목의 수량, 품질 및 유효 기간을 신중하게 확인합니다.
모든 것이 PO와 일치하고 배송된 상품이 양호한 상태라면 수취인은 상품 수령 노트를 서명합니다. 이는 배송 회사가 의무를 이행했으며 귀하의 조직이 주문을 수령했음을 확인하는 것입니다.
본질적으로 GRN은 전체 조달 프로세스에서 매우 중요한 역할을 하며, 다음과 같은 방법으로 비즈니스를 보호합니다.
- 주문 정확성 확인
- 분쟁 예방
- 원활한 청구서 처리 지원
- 정확한 재고 기록 유지
GRN에 필수적으로 포함되어야 하는 정보
물류 및 조달 프로세스에 상품 수령 노트가 중요한 이유를 정확히 알았으니, 이제 적절한 상품 수령 노트 형식이 어떻게 되어야 하는지 이해해 보겠습니다. 표준 GRN에는 다음이 포함됩니다.
1. 헤더
- 회사 이름: 수취 조직을 식별합니다
- GRN 번호: 특정 GRN 문서에 대한 고유 식별자
- 날짜: 상품 수령일을 기록합니다
2. 공급업체 정보
- 공급업체 이름: 상품을 배송한 회사를 식별합니다
- 공급업체 연락처 정보: 전화 번호, 이메일 주소 등 참고할 수 있는 정보가 포함될 수 있습니다
- 공급자 참조 번호: 해당되는 경우 공급자가 제공한 참조 번호를 포함하십시오
3. 배송 세부 사항
- 구매 주문 번호: 배송된 상품과 연결된 특정 구매 주문을 참조합니다
- 배송 날짜 및 시간: 상품의 도착 시간을 정확히 기록합니다
- 배송 방법: 상품의 운송 수단을 지정합니다 (예: 트럭, 택배)
- 배송 주소: 상품이 배송되어야 하는 주소를 지정합니다
- 배송 노트: 배송과 관련하여 공급업체가 전달한 추가 정보를 기록합니다
4. 상품 항목별 목록
- 제품 설명: 수령한 특정 항목을 명확하게 식별합니다
- 수량: 각 항목에 대해 수령한 정확한 수량을 문서화합니다
- 측정 단위: 수량을 측정하는 데 사용되는 단위를 지정합니다(예: 박스, 미터)
- 제품 코드/SKU: 해당되는 경우, 귀하의 조직 또는 공급업체에서 사용하는 모든 제품 식별 코드를 포함합니다
5. 서명
- 수취인 서명: 귀하의 조직에서 지정된 담당자가 상품을 수령하고 확인했음을 확인합니다
- 공급업체 서명(선택 사항): 경우에 따라 공급업체의 대리인도 GRN에 서명하여 배송을 확인해야 할 수도 있습니다
GRN은 이러한 필수 정보를 명확하고 체계적인 형식으로 캡처하여 모든 관련자가 수령한 상품에 대한 투명한 기록을 보유할 수 있도록 합니다. 이를 통해 커뮤니케이션을 간소화하고 오류를 방지하며 원활한 재고 관리 및 조달 프로세스를 촉진할 수 있습니다.
실용적인 ClickUp 공급망 프로세스 프로젝트 계획 템플릿을 사용하면 원활한 운영을 보장하고 공급망 프로세스의 책임감을 높일 수 있습니다. 이 템플릿에는 사용자 지정 상태, 필드 및 보기가 포함되어 있어 재고를 추적하고, GRN을 관리하며, 모든 이해 관계자와 효과적으로 협업할 수 있는 표준화된 문서를 작성할 수 있습니다.
GRN 처리와 관련된 문제
기업은 종종 평가 도구와 비즈니스 계약 템플릿을 사용하여 조달 워크플로우를 관리합니다. 그러나 다음과 같은 일반적인 문제가 여전히 발생할 수 있습니다.
- 배송 완료 시간 증가 및 GRN 발행 지연: GRN을 처리하려면 구매 주문서와 배송 영수증의 정보를 수동으로 입력해야 합니다. 특히 항목이 많은 대량 배송의 경우 이 작업이 매우 지루할 수 있습니다. 수동 입력은 또한 인보이스 처리 및 결제 승인 등 후속 단계가 미리 채워진 양식이나 바로 사용할 수 있는 문서가 없는 완료된 GRN에 의존하는 경우가 많기 때문에 전체 조달 프로세스를 지연시킵니다
- 데이터 입력 오류: GRN은 주문 부서, 조달 팀 및 공급업체에 의해 각 구매에 대해 세 부씩 발행됩니다. 이 데이터 입력이 수동으로 완료되면 오타나 불일치가 발생하여 구매 주문서, 송장 및 재고 기록 사이에 불일치가 발생할 수 있습니다. 예를 들어, GRN의 한 부에서만 수령한 항목의 번호에 오타가 있으면 구매 주문과 불일치가 발생하여 혼란이 발생하고 차이를 조정하는 데 추가 시간이 필요하게 됩니다
- GRN 상태 추적의 어려움 및 청구 지연: 종이 기반의 GRN 또는 사일로 시스템에 저장된 GRN은 접근이 어려워 청구 지연을 추적하고 파악하기 어렵습니다. 때로는 조달 조직이 GRN을 구매 주문 및 재고 관리 소프트웨어와 별개의 시스템에 저장하기도 합니다. 이로 인해 진행 상황을 추적하고 모든 정보가 일치하는지 확인하기가 번거로워질 수 있습니다
- 수령 상품의 유효성 검사 또는 검증 오류: 수령 상품을 수동으로 검증하는 작업은 특히 항목이 많은 복잡한 주문의 경우 시간이 많이 소요되고 인적 오류가 발생하기 쉽습니다. 또한, 사기 가능성이 높아집니다. 명확한 감사 추적이 없으면 팀이 불일치를 감지하거나 수령한 상품이 주문한 상품과 실제로 일치하는지 확인하기 어려울 수 있습니다
- 청구서 결제 지연: GRN에 정보가 불완전하거나 부정확한 경우 승인 프로세스에서 지연이 발생할 수 있습니다. 이로 인해 공급업체와의 관계가 악화되고 공급업체 청구서에 이자가 발생할 수도 있습니다. 또한, 대부분의 경우 여러 부서가 워크플로우에 참여하고 결제를 처리하기 위해 여러 사람의 승인이 필요합니다. 이로 인해 전체 조달 프로세스에 더 많은 시간이 소요될 수 있습니다
ClickUp 재고 관리 템플릿을 사용하면 재고가 항상 적절하게 보충되고 재고가 소진되지 않도록 할 수 있습니다. 이 즉시 사용 가능한 사용자 지정 가능한 템플릿에는 미리 디자인된 필드가 포함되어 있어 모든 재고 관련 데이터를 한 곳에서 추적, 정리 및 업데이트할 수 있습니다. 따라서 재고 수준이나 특정 항목을 관리하는 데 대해 걱정할 필요가 없으므로 재고가 많거나 복잡한 비즈니스에 이상적입니다.
ClickUp으로 GRN 프로세스 최적화
모든 조직에서 조달 프로세스가 진행되는 속도를 고려할 때, GRN 및 기타 프로세스를 관리하는 기존의 방법은 번거롭고 비효율적일 수 있습니다. 올인원 생산성 및 프로젝트 관리 플랫폼인 ClickUp은 재고 관리 및 엔드투엔드 비즈니스 운영을 간소화하는 비밀 무기가 될 수 있습니다.
사일로에서 작동하는 견적 관리 소프트웨어나 인보이스 발행 도구와 달리, ClickUp Docs는 여러 부서의 문서를 관리하는 데 도움이 됩니다. 운영 관리 소프트웨어에 워드 프로세싱 도구가 내장되어 있는 것과 같습니다. 이 기능을 사용하면 필요한 형식에 따라 방대한 문서를 작성할 수 있으며, 다른 사람들과 실시간으로 협업하여 모든 사람이 동일한 정보를 공유할 수 있습니다.
다른 여러 문서 도구와 달리 Docs는 여러 기여자가 실시간으로 공유하고 편집할 수 있으며, 문서에 이미지 및 링크를 삽입하고 작업에 연결할 수도 있습니다.
이로써 배송 및 구매 프로세스뿐만 아니라 재무 운영, 창고 데이터 관리, 품질 관리 프로세스까지 효율화할 수 있습니다.
조달 프로세스를 처음부터 끝까지 관리하려면 ClickUp 조달 템플릿을 사용할 수 있습니다. 귀하와 귀하의 팀은 작업 공간에서 이 템플릿을 쉽게 사용하여 조달 및 공급망 프로세스를 간소화할 수 있습니다. 따라서 복잡한 데이터베이스 관리 또는 시각화 도구 없이도 모든 조달 활동을 추적, 관리 및 모니터링할 수 있습니다.
ClickUp에 모든 것이 한 곳에 정리되어 있으므로 더 이상 여러 도구와 플랫폼을 오가며 작업할 필요가 없습니다. 또한, 다음과 같은 이점을 통해 모든 운영 및 조달 프로세스를 최적화할 수 있습니다.
- 자동화된 워크플로우와 간소화된 템플릿을 사용하여 수동 데이터 입력 또는 종이 GRN을 제거하여 효율적인 조달 워크플로우를 구현하세요
- ClickUp 작업을 사용하여 배송 프로세스의 각 단계에 작업과 소유권을 할당하고, '배송 확인 대기' 또는 '배송 수령'과 같은 필드를 추가하세요. 이를 통해 모든 관련 당사자가 합의한 내용을 확인하고 배송 진행 상황을 실시간으로 가시화할 수 있습니다.
- ClickUp 간트 차트 보기를 사용하여 배송 확인 대기 등 작업 간의 명확한 의존성을 설정하세요. 이렇게 하면 작업이 올바른 순서로 완료되어 GRN 프로세스가 제대로 진행될 수 있습니다
- ClickUp 자동화를 활용하여 배송 프로세스의 주요 마일스톤에 대한 자동 알림을 설정하세요. 예를 들어, 배송이 확인되거나 상품이 창고에 도착하면 즉시 알림이 전송됩니다. 이렇게 하면 수동으로 추적할 필요가 없으며 이해 관계자에게 적시에 업데이트를 제공할 수 있습니다
- 재고, 재입고, 공급업체 확인, 비용, 주문 상태 등 엔드투엔드 재고 관리 프로세스를 추적하세요. 진행 상황과 지연에 대한 필수적인 인사이트를 제공하는 맞춤형 ClickUp 대시보드를 활용하세요
- 작업, 프로젝트, 문서, wiki 등을 연결하는 고급 AI 기반 솔루션인 ClickUp Brain을 사용하여 조달 프로세스를 간소화하세요. 이를 통해 관련 문서와 정보를 쉽게 편집, 요약 및 분석할 수 있으므로 전체적인 상황을 한눈에 파악할 수 있습니다.
- 문서에 양식을 사용하여 조달 프로세스에 필요한 특정 정보를 얻고 팀 또는 제3자로부터 데이터를 쉽게 수집할 수 있습니다
- 1,000개 이상의 도구 및 플랫폼으로 조달 프로세스를 통합하세요. 이를 통해 기술 스택 전반에서 프로세스를 효과적으로 추적하고 자동화할 수 있습니다
ClickUp을 사용하면 GRN 처리를 번거로운 작업에서 간소화되고 효율적인 운영으로 전환할 수 있습니다. 이 중요한 문서를 관리하면 수작업과 기록 오류가 줄어들고, 재고 수준과 품질 기준을 유지하며, 관련 부서 간의 원활한 커뮤니케이션을 보장하고, 문제를 더 빠르게 해결할 수 있습니다.
이 모든 것이 비즈니스 목표를 보다 효율적으로 달성하는 데 큰 도움이 됩니다.
비즈니스 운영 전체를 자동화하고 간소화하고 싶으신가요? 지금 ClickUp에 무료로 가입하고 간소화된 조달 프로세스의 차이를 경험해보세요.