デザイン・プロジェクト管理者の日常を30秒以内で表現したければ、『フレンズ』のロスが新しいソファを2階に運ぶエピソードを見ればいい。ご存知だろう：「ピボット！ピボット！ピボット！ピボット！ピボット！」。
ちょっと大げさですね。しかし、効果的なデザインプロジェクト管理は、詳細なリクエストプロセス、クリアされたタイムライン、最初から最後までオープンなコラボレーションに加えて、高いレベルの柔軟性を要求します。それは、適切な プロジェクトプラン は、デザインプロジェクトが成功するか失敗するかの決め手になることが多い。😯
しかし、独自の攻撃プランを立てるのは容易なことではありません。デザインプロジェクト管理は最も厄介なもののひとつであり、ほぼ絶え間なく続く 機能横断的なコラボレーション クライアント間、他部門間、チームメンバー間、またはそれらすべて。
さらに、デザイン依頼が同じ部署内で行われることはほとんどありません。 プロジェクト範囲 .ある日はロゴを作成し、次の日にはウェブサイト全体をリニューアルする！ビジネスのほぼすべての側面に足を踏み入れ、私たちはそのすべてを理解するお手伝いをします。🤓
現在のプロジェクト管理プロセスを合理化する場合でも、ゼロから始める場合でも、このガイドはあなたのためのものです。私たちは、デザインプロジェクト管理に不可欠な要素を分解し、デザインチームのリーダーが成功するためのヒントトップ10をまとめました。
デザイン・プロジェクト管理とは？
デザインプロジェクト管理とは、デザインプロジェクトを管理し、タスクの作成とデリゲート済み、リソースの監督、プロジェクトの完了までをフォローするプロセスのことです。
あなたの組織のメンバーであれ、クライアントであれ、デザインプロジェクト管理は、他部署やビジネスからの依頼（ミニ・クリエイティブ・コミッションのようなもの）から始まります。
そこから、リクエストは多くの場合 デザイン概要 プロジェクトが次のステップに進むための指針となる。 創造的プロジェクト管理 が登場する。
その目的は グラフィックデザインのワークフロー または チームを軌道に乗せる -適切なデザインプロジェクト管理の主な目標は、チーム間のコミュニケーションギャップを埋めることである。 設計チーム と、クライアントであろうと社内の利害関係者であろうと、要求者。
デザインファイルに注釈を追加したり、コメントを割り当てることで、社内チーム、クライアント、代理店パートナーとのコミュニケーションやコラボレーションを効率化できます。
さらに、多くのデザイン依頼はプロジェクトごとに複数の成果物を必要とするため、依頼者の期待通りのアセットを納品するために、複数回のフィードバックや継続的なチームワークが必要になります。この良い例は、広告やマーケティングキャンペーンで、クリエイティブチームがそれぞれ異なる成果物を担当し、複数のデザインアセットで構成されている場合です。
そのため、デザインプロジェクトマネージャーが複数のタイムライン、ワークフロー、承認を監督し、全体的な完成度を高める必要があります。 プロジェクトが完了するようにする。 プロジェクトが予期せぬ遅延なく完了すること。
なんだか、台所に料理人が多すぎるような気がしませんか？だからこそ、正しいプロジェクト管理プロセスが重要なのです！
なぜデザインプロジェクト管理が重要なのか？
控えめに言っても、デザインプロジェクト管理は厄介です。それぞれの依頼がとてもユニークであるため、物事はすぐに辛くなります。多くのプロジェクト管理プロセスは、わずかな調整を除けば、毎日同じような構成で行われます。
しかし、クリエイティブの世界では、1つの依頼に対して小さなデザインプロジェクトをいくつもこなしたり、業界の垣根を越えてクライアントに対応するために定期的にアプローチを変えたりすることになるでしょう。
クリックアップマインドマップで構築した詳細設計承認ワークフローの例
この場合、デザインプロジェクトマネジメントプランをボーリングレーンのバンパーのようなものと考えた方がよいでしょう。🎳
を持つことです。 デザインプロセス を導入することで、たとえ要求が少し漠然としていたとしても、デザインチームに方向性を示すことができます。しかし、それはチームのためだけではありません！
適切なプロジェクト管理プロセスは、オープンで誠実な仕事関係の基礎を築くことで、クライアントに安心感を与えます。彼らが何を要求しているのか、どのように建設的なフィードバックを提供するのか、プロジェクトのために彼らがすでに思い描いているコンセプトを伝えるのかについて、批判的に考えるようになるのです。
これにより、デザインリードはクライアントから必要なものをすべて早い段階で得ることができ、途中で驚いたり失望したりすることがなくなります。
ClickUpのフォームビューでは、共有可能で魅力的なアンケートを作成し、デザインリクエスト、新しいアイデア、フィードバックを収集することができます。 クリエイティブ・ブリーフ リクエストの詳細を掘り下げ、最初のプロジェクト要件、オブジェクト、潜在的な障害について概説する。依頼内容と全体的な目標に焦点を当てながら、プロジェクトの「誰が、何を、どこで、なぜ、どうして、どのように」を中心に説明する必要があります。
デザイン・ブリーフの準備ができたら、チームはコンセプトのブレーンストーミングを始め、モックアップを描き、要望を満たす方法について協力し合います。これはチームで行うことが最適です。 ブレーンストーミングセッション ブリーフに書かれた構造の中で、創造性を刺激する実証済みのテクニックを使う。
あなたのクリエイティブ プロジェクト管理ツール のような視覚的なツールは、すでにここで役に立つだろう。 デジタルホワイトボード ワイヤーフレームの作成、新しいコンセプトのスケッチ、共同作業のためのソフトウェア。 ムードボード チームと一緒に。
ClickUpホワイトボードを使えば、タスクの割り当てや担当者のタグ付けなど、次のコラボレーションを始めるために必要なあらゆることができます。
プロヒント クリックアップデジタルホワイトボードでブレーンストーミングを行えば、アイデアをまとめ、より早く行動に移すことができます！ クリックアップのホワイトボード ライブカーソルでスケッチ、編集、コンセプトを重複なくチームに提示できるため、アイデアを瞬時に把握するための理想的なリソースです。さらに、次のようなホワイトボード専用のテンプレートをすべて利用できます。 ビジョンボード に アクションプラン を作成し、当面の目標や期待などについてチームの足並みをそろえる。
トップアイデアを集めたら、クライアントと共有しましょう。コラボレーティブなホワイトボードツールを使用している場合は、最初のミーティング中にキャンバスを提示するだけで、デザインを適切かつ効果的に伝えることができます。
最初のミーティングは非常に重要です。チームとクライアントの間のトーン、頻度、チャンネルに関して、プロジェクトマネージャーが継続的なコミュニケーションの期待値を設定する方法です。
また、クライアントにとってはフィードバックを提供する最初の機会であり、チームにとってはそれを活用する最初の機会でもあります。この2つの要素は、今後の仕事関係において重要な役割を果たします。クライアントは、最終的な製品についてすでにビジョンを持っているかもしれません。
あとは、デザインリードが目の前のツール（リクエスト、概要、最初のアイデアなど）を使って、そのコンセプトをピンポイントで実現できるかどうかです。
ClickUp Docsのシンプルなリンクを使って、デザインブリーフを公開またはプライベートで共有できます。
さらに、依頼を完了するために必要な仕事量が、クライアントの予算や期待に見合うものであることも重要です。双方が満足できるよう、多少の手直しが必要になるかもしれません。
しかし、早い段階でプロとしての明確な境界線を設定することで、メンバーとクライアントは、手持ちのリソースで完了できる範囲について、同じページで考え続けることができます。そしてチームと利害関係者の合意が得られたら、いよいよプロジェクトプランの作成だ！
フェーズ2：プロジェクトのプランニングと事前準備
徹底的なプランニングのフェーズは、プロジェクト全体の成功に向けてチームを設定します。ここで、潜在的なボトルネックや後退がないか設計コンセプトを評価し、進める前に適切な準備をすることができます。
この情報は、デザインを構築するために不可欠です。 プロジェクトロードマップ と最終的なタスクリスト！プロジェクトに関わるすべてのタスクのことであり、デザインだけを中心としたタスクのことではありません。最も重要なタスクの詳細なマスターリストは、タスクの依存関係などの追加情報を明らかにし、将来の納期に反映させます。
ClickUpのタイムラインビューはリソースとタスクを俯瞰するビューです。
そこから、日常的なミーティングの設定、リソースの評価、大まかなタスクの設定を始めることができます。 プロジェクトのタイムライン .この時点で、あなたのロードマップはすでに形になっており、すぐにホワイトボードからプロジェクトを持ち出す準備が整います！
大まかなプロジェクトプランができたら、プロジェクトのマイルストーンや主な期日を特定するために細部に磨きをかけ、ワークフローを構築するためのタスクの割り当てを開始します！タスクの割り当て、マイルストーンの設定、期限の作成が完了したら、次のフェーズに進む準備が整います。
プロヒント ClickUpでホワイトボードを使用している場合、ボードの形を実行可能なタスクに変換するだけで、数秒でワークフローを開始できます。以下の機能 複数の担当者 ウォッチャー、 コメント そして カスタムタスクステータス を使うことで、タスクの進捗を最初からもっと可視化することができ、プロジェクトの進行中もメンバーに情報を提供し続けることができます。
フェーズ 3: プランを設定する
いよいよエキサイティングな段階です！この時点で、あなたは「とにかく始めたい」とうずうずしていることでしょう。 そして、適切なプランニングをすることで、それが格段に容易になります。
ロードマップは基本的にプロジェクトの青写真ですが、チームがそれに基づいて行動することで、次のようなプロジェクトビューが見えてきます。 ガントチャート , カンバンボード やカレンダーは、管理者がリアルタイムで、どのレベルからでもタイムラインを監督するのに役立ちます。また、マイルストーンや今後のステークホルダーミーティングのような重要なプロジェクトイベントを予測するのにも役立ちます！
ClickUpのガントチャートビューを使って、次のことができます。 タスクをスケジュールする プロジェクトの進捗を把握し、期限を管理し、ボトルネックに対処する。
クライアントと常に連絡を取り合い、チームや外部の利害関係者と十分なミーティングを行い、大きな変更があれば全員に知らせるようにしましょう。チームとの定期的なチェックインは、重要なデザイン時間を奪ってはいけませんが、週に1度、10分程度のブロックで連絡を取り合うことで、ステークホルダーへのレポート作成時に安心感を与えることができます。
フェーズ4：追跡
プロジェクトが進捗するにつれ、クライアントから少なくとも1回は大きなフィードバックがあるでしょう。理想的なのは、途中のチェックインで大きなサプライズがなく、編集も軽微なものであることが確認されていることです！しかし、それでも念のため、適切な修正のための十分な時間を確保することは非常に重要です。
フィードバックや何度も繰り返されるイテレーションのアイデアは、あなたのスケジュールでは少しグレーゾーンのように感じられるかもしれませんが、最終的な締め切りが近づくにつれて、軌道に乗り、カーブを先取りする方法はたくさんあります：
- タスク自動化 忙しい仕事をチームからなくすために
- 共有デザインフォルダは、過去の仕事を参照したり、現在のデザインを保存したり、一般的に重要な仕事をまとめておくのに便利です。
- 仕事の名前付けと書き出しの方法を標準化することで、アセットの検索に時間を取られることがなくなります。
プロヒント ClickUp ダッシュボード ダッシュボード /%ref/ は、プロジェクト管理者にカスタマイズ可能なプロジェクト状況を俯瞰するビューを提供し、最高のパフォーマンスを保証します。マイルストーンに到達した数で完了までの進捗を追跡したり、タスクに費やした時間を計算したり、チームの作業負荷を確認したりできます！プロジェクトのスケジュールに驚くことはありません。
フェーズ5：プロジェクト閉じた後の振り返り
プロジェクトは閉じたかもしれませんが、終わったわけではありません！特にクライアントとの関係に関しては。
このフェーズでは、承認されたプロジェクトを引き継ぎます。 成果物 をクライアントやステークホルダーに渡す最後の機会であり、彼らの期待に隅から隅まで応えたことを確認する場でもある。プロジェクト管理者としては、すべてのタスクが完了したことになっているか、社内のコピーや資産に適切な名前と分類がされているかを再確認するときでもある。
プロジェクト管理プロセスの最終フェーズでは、クライアントと連絡を取り合い、全体的な経験を振り返ることができます。失敗から学ぶ機会として活用しましょう。
あなたのデザインプロセスで、プラン通りにいかなかった部分はありましたか？
このプロジェクト振り返りテンプレートは、プロジェクトの全体的な成功または失敗を評価すると同時に、将来の失敗を防ぐための改善点を特定します。
時間をかけて、何がうまくいき、何がうまくいかなかったのかを検討しましょう。プロジェクトチームにとって、このプロセスがさらに簡単になります。 ClickUp プロジェクト振り返りテンプレート .そうすることで、同じ失敗を繰り返さないようになり、最終的にはより良いプロジェクト管理者になることができます。
さらに、クライアントはそれを高く評価し、将来他のデザインプロジェクトでもあなたのチームに戻ってくる可能性が高くなります！
デザインプロジェクト管理者のための10のヒント
ここまで、プロジェクト管理の各フェーズを推進する要素を概説してきましたが、デザインプロジェクト管理の秘策は細部にあります！
次回のキックオフミーティングの前に、あなたの努力がチームにとってよりインパクトのあるものになるよう、試行錯誤を重ねたコツをご覧ください。
1.デザインリクエストフォームを繰り返し作成する。
より多くのデザインプロジェクトを請け負うようになったら、クライアントから適切な情報を引き出す方法を考えましょう。基本的なことはもちろん、具体的に質問し、自分の経験だけでなく、以前のクライアントからのフィードバックも参考にしながら、インテーク・プロセスを完成させましょう。
デザインチームやITチームへの内部リクエストを効率化し、フォームで必要な情報を正確に収集します。 ClickUpのフォームビュー を使えば、シンプルで簡単、そしてクライアントに共有するためのシンプルなURLでプレゼンできるようになります。フォームが完成すると、ClickUpで自動的に実行可能なタスクに変わるので、チームはレビューやブレーンストーミング、プロジェクト戦略の作成に時間を取られることはありません。
2.チーム全員をボードに参加させる
クライアントの導入を検討する前に、チーム全員が最終的な資産に接続し、同意していることを確認しましょう。チーム内で最終的なプロジェクトを確認し、土壇場で懸念される点を指摘したり、クライアントにとって大きな違いとなる細かな点を調整したりしましょう。
3.明確なプロジェクト目標を定める
プロジェクトの目標や期待に関わらず、最初のミーティングでは誤解やクライアントとのぎこちない会話を避けなければならない。これをやるための最善の方法は、以下の準備をしてくることだ。 ミーティングメモ や詳細なプロジェクト目標があれば、会話を軌道に乗せることができる。
4.コラボレーションツールを活用する
どんな優れたデザインプロジェクトでも、サイロ化は命取りです。チームが一緒に仕事をし、頻繁にコミュニケーションをとるようにしましょう。しかし、電子メールに紛れ込んでしまうことが問題なのです。
チャットビューはClickUpにすべてのコメントを保存し、どんな会話でもすぐに見つけることができます。
そのようにする必要はありません。以下のようなツールがあります。 ClickUpのチャットビュー のチャットビューは、プロジェクトの会話を一元化し、外部の利害関係者に一挙手一投足を監視されることなく、チームメンバー全員が参加できます。
5.過剰なコミュニケーションを避ける
微妙な境界線がある！過度なコミュニケーションは、たとえ良かれと思ってやっていることであっても、「マイクロマネジメント」的な印象を与えてしまいます。カスタムタスクのステータスは、個々のタスクの進捗状況を可視化し、毎日のチェックインを不要にします。
6.カスタムフィールドはあなたの味方です。
探しているアップデートを見つけるためにタスクのプールを掘り起こすのを避けるために、より多くの情報を一目で見ることができます。また ClickUpのカスタムフィールド ClickUpのカスタムフィールドを使用すると、リストから離れることなく、請求可能な時間、メモ、イテレーション、更新を追跡することもできます。
ClickUpカスタムフィールドで簡単な式や高度な式を使用して正確な番号を瞬時に検索します。
カスタムフィールドをもとにタスクをフィルタリングしたりグループ化することで、瞬時にタスクを洗い出し、全体的により効率的に仕事を進めることができます。
7.柔軟に
自分が思っているよりも余裕を持つようにしましょう。このバッファーの時間がチームの気持ちを和らげ、予期せぬ問題が発生してもプロジェクトを予定通りに進めることができる。
8.チームの境界線を尊重する
チームの集中時間を超えてミーティングを予約したり、クライアントからの直前の追加ミーティングの要求にすべて応じたりしないこと。そうすることで、チームの仕事とプライベートのバランスが取れ、プロジェクトに前向きに取り組めるようになります。
9.創造性と構造を優先する
デザインプロジェクトの管理は、常にバランスをとる作業です！デザイナーに明確な仕事のパラメーターをクリアさせることで、彼らの創造性を最も生産性の高い方法で発揮させることができます。
10.チームからのフィードバックを得る
チームの振り返りのように、何がうまくいき、何が問題になったかをデザイナーに尋ね、彼らの仕事での経験を改善できるようにしましょう。彼らのスキルセット、ワークスタイル、好みのコミュニケーションチャネル、強みを知る。
チームの誰が仕事不足なのか、または仕事過多なのかを一目で把握できるため、リソースを簡単に再配分できる。
少し安っぽく聞こえるかもしれませんが、チームは本当に感謝します。その ClickUpの作業負荷ビュー を使えば、誰がオーバーワークなのか、誰が追加の帯域幅を持っているのか、そしてチームが全体的にどの程度の作業負荷にあるのかを知ることができます！
デザインプロジェクト管理ソフトウェア
デザインリードがすべてのプロジェクトで成功するための最善の方法とは？正しいクリエイティブなプロジェクト管理ツールから始めましょう！##デザインプロジェクト管理ソフトウェア
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