予算超過は流行病である。そして多くの場合、プロジェクトの納期が遅れる。これらは共に、失敗プロジェクトの兆候である。
悲しいことに プロジェクトの43％しか のプロジェクトがこの流行から免れている。なぜだろうか？それは、ほとんどのプロジェクトに機能的で確立されたプロジェクト管理がないからだ。
幸いなことに、プロジェクト・コントロールはロケット・サイエンスではない。この記事では、プロジェクト・コントロールがどのようなものなのか、そしてそれを実行するための実用的な洞察について説明する！
プロジェクトコントロールとは？
プロジェクト管理とは、プロジェクトのスコープ、コスト、タイムライン、品質、リソース、リスクを管理するためのシステムやプロセスのことです。これらのツールは、効率的なプロジェクト管理の基礎を提供し、プロジェクトのライフサイクルを通じて意思決定をサポートします。
プロジェクト管理プロセスを活用することで、潜在的な問題を早期に発見し、必要に応じて是正措置を講じることで、プロジェクトを確実に軌道に乗せることができます。また、管理者は、設定したオブジェクトに対するパフォーマンスを測定し、必要に応じて迅速に是正措置を講じることができる。
プロジェクトコントロールとプロジェクト管理：その違いは？
プロジェクトコントロールとプロジェクト管理は、同じ意味で、似たようなプロジェクト要素を定義していると思われがちだが、そうではない。 プロジェクト管理 プロジェクトを成功させるための知識、スキル、テクニックを集めたもの。プロジェクトマネジメントは、主に以下の6つを管理する。 プロジェクト制約 である。
プロジェクトの制約条件
一方、プロジェクトコントロールは、プロジェクトコストと時間という2つの制約を監督するプロジェクト管理のサブセットです。要するに、プロジェクト管理は、プロジェクトデータを分析し、最適化することで、プロジェクトが期限内に、決められた予算内で納品されるように支援するプロジェクト管理の一部なのである。
簡単に言うと、プロジェクトコントローラーは、時間とスケジュールに関する問題についてマネージャーに助言します。
プロジェクト管理者は船の船長であり、プロジェクト・コントローラーは、船が最終目的地までどのくらい遠いか近いかを指示する航海士だと考えてください。この役割はまた、目的地までの最短ルートを提案し、その提案に従うか無視するかは船長に任せる。
プロジェクト管理におけるプロジェクトコントロールの重要性
プロジェクト・コントロールは、すべてが計画通りに進行し、プロジェクトの範囲内に収まることを保証する。 プロジェクト範囲 最初の プロジェクトプランから フェーズからプロジェクト終了まで。
プロジェクト管理のバックボーンとして、プロジェクトコントロールはプロジェクトプランの作成を支援する。プロジェクトプランの中で、コントロールは最適なスケジュールや支出計画を提案する役割を担っている、 資源配分 など。
ClickUpで定期的なタスクを設定し、ミーティングスケジュールを選択してカレンダーでプレビューすることで仕事を効率化する
プロジェクトが実行フェーズに移行すると、プロジェクト管理は、プロジェクトの予算使用状況や納期遵守状況をプロジェクト管理者に知らせます。これは、コストとスケジュールに関連するKPIの作成と追跡に役立ちます。
また、プロジェクトコントロールは、プロジェクトの予算と時間の見出しを予測します。そして、おそらく乖離がある場合、それはこれらの問題を把握し、そこから回復するための実用的な方法を提案します。
プロジェクトコントロールがあれば、プロジェクトのライフサイクルからコスト超過をなくすチャンスも増える。レポート作成者 PWC は、適切なプロジェクト管理の欠如がコスト超過の主な原因の一つであることを明らかにした。
ということで、プロジェクトコントロールに影響を与えるいくつかの要因を簡単に見てみよう。
プロジェクト管理に影響を与える4つの要因
プロジェクトコントロールに影響を与える4つの要因を紹介します。
1.プロジェクトの範囲
プロジェクトの プロジェクトスコープとは、文書 プロジェクトの成功に必要なすべてを示す文書である。プロジェクトのステークホルダーを定義する、 リソースの平準化 締め切り 成果物 プロジェクトに関連する成果物、リミット。
以下はその例である。
ClickUp Docsを使用して、プロジェクトのスコープやその他の重要な詳細を文書化し、チームと簡単に共有できます。
例えば、デジタル名刺を作成するプロジェクトの場合、ソフトウェアやスキルを特定する必要があります、 タイムライン といった変数が関係する。これは プロジェクトスコープ .
の欠如 プロジェクト・スコープが定義されていないこと スケジュールや見積もりとの整合性をとるのが難しくなります。しかし、スコープを明確にして仕事をすれば、プロジェクトのステータスをモニターすることが容易になります。したがって、期限内に予算内で完了するかどうかを簡単に確認することができます。
以下をチェックしよう。 *予算案テンプレート* !
2.リスクと課題
プロジェクトコントロールには、多くのリスクと課題がある。通常、これらのリスクは2つの傘に分類される。
一つ目は、材料費の予期せぬ高騰、予想以上の労働力の要求など、財務的なリスクである。これらのリスクは、の能力に大きな影響を与える可能性がある。 プロジェクトを監視する 正確に、あるいは財務予測を行う。
その他のプロジェクトリスクとは、プロジェクトの納期を所定の期間より遅らせる可能性のあるものである。このようなリスクには、盗まれた資材、追跡されていないバグ、労働人口の急激な減少などがある。
要するに、これらのリスクの予期せぬ結果は、プロジェクトの軌道に大きな影響を及ぼし、場合によっては、プロジェクトのミーティングに間に合わなくなる可能性がある。 プロジェクトのタイムライン と予算ターゲット。
プロジェクト管理において、これらのリスクを定義し、効果的なリスク管理戦略を設定するための積極的な対策を講じることで、これらのリスクを予防したり、効果的に管理したりすることができ、あらゆる面で安定した状態を確保することができる。
3.プロジェクトのコスト
プロジェクトに関連するコストを理解することは、プロジェクトコントロールの基礎である。一般的に、どのプロジェクトにも直接費と間接費の2種類がある。
- 直接費は特定の生産性に接続する。これには、材料費、固定労務費などが含まれる。
- 間接コストは、プロジェクト全体の運営に関わるコストである。これらのコストには、品質管理コストや光熱費などが含まれる。
これらのコストを理解することなく、を定義することはできません。 プロジェクトの予算を決めること は不可能である。
ClickUpのカスタムフィールドを使用して、各タスクに金額を追加し、プロジェクト予算を常に可視性に保ちます。
また、プロジェクトの財務実態を追跡したり、正確な予測を立てることができなくなります。したがって、プロジェクトは予算超過に陥りやすくなり、プロジェクト管理プロセスの失敗を示すことになります。
4.プロジェクトの期限
プロジェクト期限とは、プロジェクトの完了日時を決めることである。プロジェクトの完了日時は 消費者研究ジャーナル この期限が、プロジェクトの妥当性と緊急性を決定する。
期限がないということは、プロジェクトの完了基準がないということです。そのため、プロジェクトのステータスに関連する時間データを分析することは困難です。
チームビューでは、チームの仕事内容、達成度、キャパシティを確認できます。
このインサイトにより、次のことがよりよく理解できます。 タスクのデリゲート済み方 と効果的な人材管理を行う。
2.プロジェクトスケジュール
一貫して追跡し、分析する。 プロジェクトスケジュール を使うことで、あらかじめ定義されたタイムラインに沿って進捗しているかどうかを把握することができます。このデータは、プロジェクト管理や スプリントプランニングツール を使えば、反復スプリントでプロジェクトを進めることができます。
のリリースプロジェクトカレンダーの例です。 ClickUpのカレンダービュー .
プロジェクトを整理し、タイムラインを計画し、チームの仕事を可視化する柔軟なカレンダーで、全員が同じページを見ることができます。
上図のように、期限、タスク、その他の鍵に関連する領域を明確に把握することができます。また、これらの洞察により、進捗を評価するための重要業績評価指標やマイルストーンの設定が容易になります。
プロジェクトの進捗をステークホルダーと同期させることを忘れないでください。プロジェクトが当初のプランから外れた場合、その原因を簡単に特定し、それに応じて解決策を提示することができる。
さて、プロジェクトのスケジュールを追跡する方法はお分かりいただけただろう。 しかし、どうすれば効果的なスケジュールを作成できるのでしょうか？このチャートを使えば、スケジュールを定義し、依存関係を追跡することができます。 タスクに優先順位をつけることができます。 のように、タスクに優先順位をつける。
ClickUpのリストビューで、プロジェクトのリスクを可視性、整理性、そして中心に置いておく。
そして、良いリスク登録がどのようなものかを見たいのであれば ClickUpによるリスク登録フォルダテンプレート を参考に設定してください！
ClickUpのリスク登録フォルダテンプレートを使ってプロジェクトを管理し、リスクを回避しましょう。
リスク登録簿でリスクの優先順位をつければ、それに応じた管理が容易になります。 ClickUpによるリスク登録テンプレートのダウンロード
4.管理プロセスの変更
ステークホルダーがプロジェクトに追加の成果物を含めたり、期限を延期したりすることがある。 これがスコープクリープである。スコープクリープは、タイムラインの遅延やコスト超過の結果につながる。
しかし幸いなことに、スコープクリープを防ぐ方法、つまり変更管理プロセスがある。
変更管理プロセスは、潜在的なプロジェクト範囲の変更に備える事前対策である。
必要であれば、プロジェクトのスコープや納品タイムラインに影響を与えることなく許可できるものを特定することで、さらにドリルダウンすることができます。
ビジネスに必要なすべての変更をプランし、実施し、監視する。 変更管理テンプレート クリックアップ
また、これらの変更がタイムラインやスコープに影響を与えない場合は、変更管理テンプレートに 変更管理プランテンプレート をワークフローに追加する。これによって、変更を簡単にプランし、監視し、実施することができます。
変更管理プロセスがあれば、チームメンバーにすべての変更を同期させることができます。これにより、チームメンバーは変更に関与し、情報を得ていると感じるようになる。こうして、変更を効果的に処理できるようになる。 変更管理プランテンプレートのダウンロード
5.パフォーマンスを監視する
パフォーマンスのモニタリングは、プロジェクトの成功を管理するのに役立ちます。 パフォーマンスを監視するには、SMART KPIが必要です。これらのKPIは、ROIや請求時間から、納期遵守やベースラインに対する費用の追跡まで、幅広い範囲に及びます。
SMART KPIは以下の基準を満たすものです。
クリックUp経由
プロジェクトが成功したかどうかを判断する前に、プロジェクトの終了を待つ必要はありません。これらのプロジェクト・メトリクスは、進捗を測定し、まだ正しい軌道に乗っているかどうかを確認するのに役立つ効果的なプロジェクト・コントロール・ツールとして機能します。
Work Breakdown Structureでプロジェクト管理をする？
WBSを効果的に使用するには、達成したい包括的な目標を入力する必要があります。これが包括的な目標です。次に、このプロジェクトを、アイデア出し、執筆、校正、出版など、管理しやすい部分やフェーズに分けます。
で表現されるすべて WBS は、目標を完了するために必要な機能だけを備えていなければならない。 余計なタスクや関係のないタスクは必要ありません。
次に、これらのタスクを以下のように、管理アカウントから仕事パッケージまで、さまざまなレベルでWBSチャートに入力する。
納品物ベースの仕事内訳構造例 via ワークブレークダウン構造.com 自分で 仕事分解構造 をゼロからClickUpで作成するか、あるいは単に ClickUp仕事分解構造テンプレート を参照して、同様のものを作成してください。
ClickUpのホワイトボードビューで仕事分解構造を簡単に作成、視覚化、管理 (via writer: Tam Pham)
この構造があれば、タスクを簡単に監視し、納期厳守と最適な予算使用に向けてどれだけ整合性が取れているかを確認することができます。 ClickUpによる仕事分解構造テンプレートのダウンロード
ClickUpでプロジェクト管理を！
プロジェクト管理は、プロジェクトを管理し、納期を守るために必要です。また、最適なリソース配分、予算超過の防止、高品質の成果物、最適なスケジューリングなどのメリットもあります。
しかし、プロジェクトの納期、コスト、スコープ、リスクなどの要素を考慮し、プロジェクト管理を失敗させないようにしなければなりません。
優れたプロジェクト管理の実践には、リソースの管理、プロジェクトスケジュールの追跡と分析、一貫したリスク分析が必要です。また、KPIでパフォーマンスを監視し、スコープクリープを防ぐために変更管理プロセスに注意を払う。最後に、ワーク・ブレイクダウン・ストラクチャーをワークフローに組み込むこと。
この究極のプロジェクトコントロールガイドに従い、以下のようなツールを使用する。 ClickUp そして タラA プロジェクトを予算内に納期通りに遂行するお手伝いをします。 ClickUpを今すぐ無料でお試しください！ ゲスト・ライター:_
_タム・ファム
はTara AIのビジネス・オペレーション・マネージャーである。Taraは、エンジニアリングチームが開発に関する洞察を得られるように設計された製品デリバリー・プラットフォームである。
_パフォーマンスを向上させる。
_そして、予測可能性をもって提供する。