スウェットパンツにボタンダウンを合わせてオールハンズに出ようなんて冗談を言っていたのがつい昨日のことのようだ。しかし、それは バーチャルミーティング は例外だった！
それ以来、私たちはさらに多くのオンライン・ディスカッション、ハッピーアワー、ベビーシャワー、そして ブレインストーミング・セッション バーチャル・ミーティングが新たな常識となった。
特にプロフェッショナルな設定においては、招待状がそうでない場合を除き、ほとんどのミーティングはオンラインで行われる。そして、この新しい標準には、通話に参加している全員が耳を傾けられ、参加していると感じ、有意義な会話に適切に参加できるようにするためのバーチャルな行動コードが伴う。
普段のチームがどんなに居心地がよく、カジュアルなものであったとしても、バーチャルな場では、そのようなことはありません。 スプリント・レビュー・ミーティング 生産性を高め、ベストを尽くし、プロフェッショナルな関係を築くためには、バーチャルミーティングのエチケットは欠かせない。
バーチャル・ミーティング・エチケットとは何か、そのメリット、そしてプロフェッショナルなオンライン設定に欠かせない10のルールなど、現代のミーティング・マナーの基本的なルールをご紹介します。
バーチャルミーティングのマナーとは？
バーチャルミーティングのエチケットは、チームやリーダーがオンラインミーティング中にどのように行動し、相手に接するべきかの設定です。ボード全体でプロフェッショナリズムを維持するための標準化されたガイドラインの設定とお考えください。🫱🏼🫲🏾
他部署と接続する際、全従業員が特定のプロトコルに従うことを会社が望んでいるのであれば、次のように指導する。 プロジェクト・キックオフ・ミーティング またはフォーマルな設定に参加する場合は、何が期待されているかを正確に文書化したリソースをプロバイダーとして提供することをお勧めします。この場合、オンラインミーティングのエチケットを、あなたの会社の コア・バリュー 理念や目標。🎯
そして、もしあなたの会社がその期待にすぐにアクセスできないとしても、問題ありません！以下のどのヒントも、あなたが誰と会っても、長続きする好印象を与えるための良い経験則です。詳しくはまた後で。⬇️
相互尊重と一般的なビジネスエチケットは今に始まったことではないことを覚えておいてください！しかし、バーチャルミーティングと対面ミーティングには、追跡時間を守り、情報を得るために考慮しなければならない大きな違いがあります。
なぜバーチャルミーティングのエチケットが重要なのか？
バーチャルミーティングのエチケット設定 ミーティングのトーンを決める 一貫したプロフェッショナリズムを貫くことで、強固な仕事リレーションシップを育む。
電子メールでもよかったかもしれない」ミーティングを前にすると、貴重な1週間のうちの数分、あるいは数時間を浪費することになりかねない。
他のメンバーが会議に参加したり、会話に参加したり、話しそびれた論点を取り戻したりするのを待っている時間は、本当にアドオンとなる。画面越しにチームメンバーを見るのもいいが、もっと意図的に時間を使う方法もある。
ClickUpのZoom統合で、タスクから直接ミーティングを開始したり、参加したりできます。
/参照 https://clickup.com/integrations/zoom ClickUpのZoomインテグレーション /%href/
を利用することで、バーチャルミーティングスペースのコマンドを向上させ、アジェンダを遂行し、ディスカッションをリードすることができます。 作業スペース .
Zoomミーティングを開始したり、後で録画を見たり、ミーティングの要約を確認したりできます。 ClickUpタスク !ミーティングが進行中の場合は、ClickUpが自動的にコメントを投稿し、参加者全員がすぐに参加できるようにリンクを貼ります。
2.ミーティングのアジェンダを準備してください。
前にもメンションしましたが、いくら強調してもしきれません-準備、準備、準備！
ミーティングが始まる前にプランを立て、アジェンダを作成し、議論の方向性を最初から最後まで明確にしましょう。一流のバーチャルチームミーティングを実現するために、アジェンダを共有しましょう。 ミーティングアジェンダ 参加者がミーティングに目を通し、何を期待されるかを知り、必要なことを追加する時間が持てるように、ミーティングのかなり前に参加者と一緒にアジェンダに目を通す。
ディスカッションに参加するために、出席者が事前に読んだり、返信したりする必要がある資料がある場合は、アジェンダを指示書のように扱い、出席者が準備するための適切な時間とリソースを与えましょう。
ミーティングの準備を万全にするには、カスタマイズ可能なミーティングアジェンダテンプレートが最適です。
/参照 https://clickup.com/templates ClickUpの膨大なテンプレートライブラリ /%href/
には、このテンプレートも含め、あらゆるユースケースに対応する無料リソースが満載です！
次の社内ミーティングのロジスティクス、時間、プランを簡単に管理できます。 全員ミーティング テンプレート by ClickUp
あなたの状況に合わせたアジェンダを用意しましょう。
/参照 https://clickup.com/templates/all-hands-meeting-t-216126539 全員ミーティングテンプレート by ClickUp /%href/
または 委員会レポートテンプレート 明確なオブジェクトを伝えるために
どちらのテンプレートも、チームや組織全体の透明性を促進し、以下のような機能を使って重要な目標やターゲットについてメンバーを調整します。 ClickUp ドキュメント , カスタムステータス そして 複数のプロジェクトビュー を明確にし、コラボレーションを促進する。
クリックUpドキュメントでは、リッチフォーマットと スラッシュコマンド を使うと、より効率的に仕事ができる。
ミーティングの準備をするもう一つの方法は？ 共有する前に、自分の画面に何が表示されているかを把握すること。会社の機密情報、Slackのプライベート会話、Spotifyのプレイリストを誤って共有するのは初めてのことではないでしょうが、自分の身に起こらないようにしたいものです。
3.お互いの時間を尊重する
まずは時間を守ること。⏱
ミーティングを主催する側として、チームを待たせたり、特に潜在的なクライアントを待たせたりするのは、バーチャルミーティングのマナーとして決して良いことではありません。
しかし、ミーティング参加者にも同じルールが適用されます！ホストはあなたのチームメイト、他部署のメンバー、あるいはマネージャーである可能性が高い。おそらく、あなたは彼らと日常的に仕事をしているか、あるいは親交があるはずです。プラン通りの時間にミーティングを始められるよう準備を整え、私たち全員にふさわしい敬意を持って接しましょう。
毎日の時間管理に苦労することがある人は、次のようなものを使ってください。 ClickUpでリマインダー設定 !未来の自分が見出しに感謝するだろう。🙌🏼
ClickUpでリマインダーを設定し、新しいポジティブな習慣を継続しよう
Plus、私たちは皆忙しいスケジュールを抱えていますが、このようなインタラクティブなリソースがあります。
/参照 https://clickup.com/templates/team-schedule-t-194504419 ClickUpによるチームスケジュールテンプレート /%href/
を使えば、メンバー全員が、いつ、どんなミーティングがあるのかを把握することができます。また、リーダーとして、あなたの
/を確認することができます。 https://clickup.com/ja/blog/46232/undefined/ チームの日程表 /%href/
が埋まっていくので、時間を有効に使うための戦略的な決断を下すことができる！
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via Cadeau Maesto on Pexels
via Marc Mueller on Pexels
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/11/pexels-max-vakhtbovych-6180668-1400x933.jpg 無料Zoom背景 /%img/
via Max Vakhtbovych on Pexels
6.話すべき時と聞くべき時を知る
積極的な聞き手は、一人ひとりに発言の機会を与えるだけでなく、相手の発言を気にかけていることを示す。
ミーティングの主催者と参加者は、話すこと、聞くこと、質問することのバランスをとらなければならない。そうすることで、オープンなコミュニケーションだけでなく、オープンマインドも促進され、関係者全員が会話から多くを得ることができる！
バーチャルミーティングのエチケットをあなたのディスカッションスタイルに取り入れる方法をいくつかご紹介しましょう：
- 自信を持って話し、簡潔にまとめる。
- 何度も繰り返したり、ポイントを強調しすぎたりしない。
- 特に指示がない限り、マイクはミュートにしておく。
- ホストが質問を求めない限り、質問はディスカッションの最後にしましょう。
バーチャルミーティング中に遭遇するもう一つの問題は、音声の遅れです。🙄
どんなに無線LANが強くても、オンラインミーティングでは接続が切れることがあります！誰かと重なるように話したり、会話のフローを乱さないようにするには、可能であればプラットフォーム上で手を挙げる機能を使うか、チャットで話すことに利息があることを表明しましょう。🙋🏼♀️
7.メモを取るのは最小限に抑える
たとえあなたの意図が正しいところにあったとしても、メモを取るのは避けましょう。 詳細なミーティングメモ やることを指示されない限り、詳細なメモを取ることはできない。その代わり、会話の鍵になるようなポイントに集中し、メモに目立った穴があれば、後でミーティングの議事録を見直してください。
バーチャルミーティングの大きな利点は、ミーティング全体を録画したり、要約を作成したりできることだ。会話が頻繁に中断すると、情報のフローが乱れ、アジェンダの進行が遅れ、貴重な時間を浪費することになる。
ミーティングの主催者として、チームのメンバーを次のように指名しましょう。 ミーティング議事録の追跡 を作成し、ミーティング終了後プロンプトが配布されることを参加者に知らせましょう。こうすることで、あなたも参加者もその場にとどまることができ、繰り返し発言する必要がなくなります！
素早く、共同作業で
/参照 https://clickup.com/ja/blog/76312/undefined/ 共有可能なミーティングメモ /%href/
と議事録をClickUpドキュメントで共有。
ミーティングの議事録は、重要なミーティングの骨子と鍵を要約します。関係者全員で共有し、進捗を常に頭に置いておくことで、フォローアップやアクションアイテムを迅速に実行できます。
こんなリソース
/参考文献 https://clickup.com/templates/board-of-directors-meeting-minutes-template-1737m-33825023 取締役会議事録テンプレート /%href/
および ミーティング議事録テンプレート by ClickUp ClickUpDocでチーム、メモ、詳細を管理するためのカスタマイズ可能な作成済みページで、このプロセスをより整理して効率的にしましょう！
ClickUpのミーティング議事録テンプレートを使って、迅速、詳細、効率的なミーティング議事録を作成しましょう。
/参照 https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-15041&gcl_awa*R0NMLjE2NjYzOTU5NDkuQ2owS0NRandoc21hQmhDdkFSSXNBSWJFYkg0RXZTbndMTU9RRmprMmycMFNyMmxIeEIzaldZd1MxcDlCdUhFaFNzVUhUc2M4aHFKcTNPRWFBaTxRUFMd193Y0I.&\_ga=2.73578006.547972283.1667793515-764151563.1632111758 ミーティング議事録テンプレートダウンロード by ClickUp /%href/
議事録がミーティングの生産性を向上させる方法について、詳細はこちらをご覧ください。以下のハウツーガイドをご覧ください。 効果的なミーティング議事録の書き方 毎度！_」。
8.ミーティングが長い？休憩を入れる
ミーティングが長引くとわかっているなら、アジェンダに休憩の時間を入れよう。
自分も仲間も画面から離れ、スナックを食べたり、ストレッチしたりする時間を作りましょう。会話に支障をきたすことはない！短時間の休憩は、疲労や頭痛と戦うことなく、全員が元気でいるのに役立ちます。
長くする必要はありません。 タイマーを設定する で5分間タイマーをかけ、炭酸水を開けてみよう。
ClickUpのグローバルタイマーでどこからでも時間追跡、見積もり設定、メモ追加、レポート作成ができます。
また、参加するミーティングに休憩の有無が明記されていない場合、一息つきたいときはチャットに「brb!💬
9.質問スペースを残す
ミーティングの質疑応答の部分をアジェンダに組み込み、同僚が質問を準備したり、意見を述べたり、提案したりするための適切な時間を確保しましょう。
...これらのバーチャルミーティングのエチケットルールをすべて心に刻んだなら、あなたはおそらく、盛りだくさんで魅力的な会話を終えたところでしょう。
プロのヒント：ミーティングが終わった後でも、ミーティング参加者に質問、アイデア、コメントをするように促しましょう。
10.閉じた発言をする
写真を撮る前に、"この手でやることは何だ！"と叫んでしまうような、パニックになる感覚を知っていますか？締めの言葉なしにバーチャルミーティングを切り上げるのは、プロとしてそれに相当する。
同僚がサインをする前に、当面の次のステップ、フォローアップの方法とタイミング、成果物、今後のタイムラインについて簡単に説明しておきましょう。
プロのアドバイス：ClickUpを使えば、ドキュメントからアクションアイテムをデリゲートできます、 ホワイトボード , コメント などがあるので、これらのタスクに手を抜くことなく取り組むことができる！テキストを回す、 スクリーン録画 やオブジェクトをワークフローに直接接続したタスクに変換することで、効率を高め、ミーティングの勢いを維持します。
ClickUpホワイトボードで形をタスクに変換して、アイデアを即座に実行に移しましょう。
そして、最も重要なことは、チームにお礼を言うことです！皆さん、今日はよくやってくれました。👏
バーチャルミーティングのエチケット FAQs & Tips
バーチャルミーティングのやること、やらないことは？
バーチャルミーティングでは、対面でのミーティングとは異なる参加が求められることがよくあります。全員が滞りなく会話を進め、会話に貢献できるよう、以下にエチケットのガイドラインを示します：
やること
- バーチャルミーティングには数分前にログインし、必要な技術的セットアップを行う。
- 対面ミーティングと同じように、発言者に注意を払う。
- 話していないときはミュートにする。
- 可能な限りビデオを使用する。
- 気が散らないクリアな環境は、全員の集中力を持続させます。
- プレゼンをする場合は、ミーティングが始まる前にすべての資料が準備できていることを確認してください。
注意事項
- マルチタスクはやめましょう。 無礼であり、重要な情報を見逃すことにつながります。
- 自分が話し始める前に、相手の考えを最後まで聞きましょう。
- ミーティング中に食事をしない。
- インターネット接続、マイク、カメラが事前に正しく動作していることを確認してください。
- ミーティングを早めに切り上げる必要がある場合は、事前にホストに連絡してください。
バーチャル・ミーティングをやるには？
バーチャル・ミーティング・アンド・グリーティングは、リモートワークであっても、同僚との信頼関係を築くのに最適な方法です。バーチャル・ミーティング・アンド・グリーティングを成功させるためのヒントをいくつかご紹介しましょう：
- 自己紹介から会話を始め、相手のやることを聞く。
- 会話に集中し、脱線しないようにする。
- 相手の話を注意深く聞き、気配りをする。
- 技術的な問題や中断がなく、全員がリアルタイムでコミュニケーションできるように、技術の使い方を確認してください。
- ボディーランゲージに気をつけましょう。良い姿勢を保ち、表情を意識しましょう。
- 会話は丁重に終わらせること、相手の時間を割いてくれたことに感謝し、将来また接続する意思を表明すること。
バーチャルミーティングのマナーを守るには？
ミーティング参加者は、バーチャルミーティングを成功させるための重要な役割を担っています。ここでは、ミーティング参加者としてのマナーをご紹介します：
- ミーティングの前に送付された資料には必ず目を通し、質問やコメントを準備しておく。
- ディスカッションに参加する。発言することを恐れず、その場のトピックについて自分の考えを共有する。
- Stay focused. 関係者全員の気が散ることがあるので、マルチタスクは避ける3.
- 注意深く耳を傾け、ディスカッションの他の参加者に礼儀正しくする。
- スクリーンを共有する。 共有が必要な資料がある場合は、必ず自分のスクリーンをみんなと共有し、フォローできるようにする。
- ミーティングが始まる前に、参加者全員がテクノロジーの使い方を知っていることを確認してください。
- Stay on task（タスクに集中すること） そして、会話がトピックから逸脱し始めたら、恐れずに軌道修正すること。
クリックアップで始める最新のバーチャルミーティング
ミーティングの形式や頻度に関係なく、バーチャルミーティングのエチケットを10個紹介します。あなたの努力は関係者全員に伝わり、あなたがゲストであろうとホストであろうと、あなたがプロフェッショナリズムを発揮するために費やした時間は感謝され、10倍になって返ってくるでしょう！
仲間に敬意を払うだけでいいのだ。💜 ClickUpに寄り添う このブログでアクセス可能なリソースを活用して、全体的な生産性を高め、あなたとチームが常に守るべきバーチャルミーティングのエチケットの基準を設定しましょう。
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