リンジー・ロッシは、New Reach Marketingのオペレーションマネージャーです。彼女は、同社のシステム構築と業務改善を専門としています。余暇には、作曲や歌、ボーカルレッスンの指導、アウトドア活動を楽しんでいます。
起業当初は、拡張性を考慮せずに、プロジェクト管理のためのシステムをその場しのぎで組み立ててしまいがちです。Google スプレッドシートやテキストアプリなどのツールを使用していて、現在のシステムでは手狭になってしまっているかもしれません。
業務がまとまらず、時間を無駄にしていると感じているなら、効果的なプロジェクト管理ツールを活用することが、自社の成長と拡張性をサポートする鍵となるかもしれません。
New Reach Marketingは2020年に小規模なビジネスとして創業し、当時は業務管理をすべてGoogle スプレッドシートで行っていました。
当社の事業が軌道に乗り、クライアントも増えていくにつれ、従来のシステムでは拡張性や管理性が確保できないことが明らかになりました。
私たちは6か月にわたり、いくつかのプロジェクト管理（PM）ツールを試用しましたが、ClickUpを選んだのは、使いやすく、時間を節約でき、当社の独自のビジネスに合わせてカスタマイズできるからです。
別のプロジェクト管理プラットフォームへの移行が、当社にとってこれまでで最も優れた決断の一つとなった経緯をご紹介します。
課題：ワークフローの整理不足、プロジェクト管理の困難さ、コミュニケーションの齟齬
仕事に出勤してすぐに、テキストメッセージやSlackのメッセージ、そしてタスクの優先順位や重要度が明確でないToDoリストが次々と押し寄せてくる状況を想像してみてください。
毎朝1時間以上かけて整理整頓を試みているのに、それでも1日をどう始めればいいのか見当もつかない。
Google Driveを開いて適切なGoogle スプレッドシートを探し、メッセージを検索して、見落としがないか確認します。
必要な情報を見つけるために、数え切れないほどのデータ行をスクロールして探す――システムは機能しているものの、かろうじてという状態です。
これが、New Reach MarketingがClickUpに切り替える前の実情でした。
時間が経つにつれて、スプレッドシートの管理はますます困難になっていきました。コンテンツ用のスプレッドシートだけでも行数が648行に達し、すべてのクライアントのさまざまなプロジェクトを管理するために、1つのスプレッドシート内に複数のタブを作成せざるを得なかったのです！😱
状況を追跡し続けることはほぼ不可能で、常に何かしらの業務が取り残されてしまっていました。
当社のプロジェクト管理は、想定していたような成長に対応できるほど最適化されていませんでした。
まず、以前使用していたGoogle スプレッドシートのスクリーンショットをいくつかお見せし、その後、新しいシステムをご紹介します。これにより、ClickUp導入前と導入後の業務のあり方を比較していただけます。
その前に、まず当社がどのような企業であるか、そしてどのようにしてClickUpを自社のビジネスに合わせてカスタマイズできたのかについて、背景を説明します。
エージェンシーとしての私たちのやること：旧システムの内部事情
ClickUpがどのようにして当社のARRを80万ドルまで拡大させるのに役立ったかを詳しくご紹介するためには、まず当社がどのような事業を行っているかについて、大まかな理解が必要です。
New Reach Marketingは、SEOとコンテンツマーケティングを専門としています。当社は、さまざまなニッチ市場や目標を持つ複数のクライアントを抱えており、リンク構築を依頼するクライアントやコンテンツ制作を依頼するクライアントなど、3種類のクライアントを管理しています。
クライアントが検索エンジンでの総合的な順位向上を希望する場合、リンク構築業務を当社に外注していただきます。リンク構築を依頼するクライアント向けのプランを策定する際、当社が選択肢として検討する7つのマーケティングキャンペーンは以下の通りです：
- ゲスト投稿
- インフォグラフィック
- アウトリーチのリスト（紹介トラフィックをもたらす場合は、バックリンクの購入を含む場合あり）
- 「スカイスクレイパー・テクニック」
- メンションの追跡
- リソースページ
どのキャンペーンを実施する場合でも、各キャンペーンは3つの異なるフェーズを経ます。
- 見込み客の開拓
- パーソナライゼーション
- アウトリーチ
当社で最も人気のあるキャンペーンはゲスト投稿です。ここでは、ゲスト投稿の仕組みについて簡単にご紹介します：
ステップ1：見込み客の開拓
クライアントのニッチなターゲットに関連するブログを掲載しているサイトを見つけ出し、そのサイトの電子メール情報を入手します。
ステップ2：パーソナライゼーション
見込み客のブログを確認し、気に入った点を見つけて、電子メールテンプレートをパーソナライズします。また、ブログにコメントを残して、見込み客との距離を縮めます。これは、コールド電子メールを送っているため、返信率の向上に役立ちます。
ステップ3：アウトリーチ
見込み客に電子メールを送信し、返信があった際には、そのメディアのブログ向けのトピック案を提案します。メディア側がトピックを選定すると、エディターにコンテンツ作成依頼を送り、そのゲスト投稿内にクライアントのサイトへのリンクを掲載します。
コンテンツ制作のクライアント様に対しては、徹底的なキーワード調査を行い、オーガニックリンクの獲得を促すためのカスタムグラフィックを作成し、ターゲットとするキーワードで上位表示されている競合記事を凌駕する記事を作成します。
以前はこれらすべてをGoogle スプレッドシートでやっていたのですが、個別のプロジェクトとして管理されていなかったため、スケールアップも、管理も容易ではありませんでした。
当社の過去のコンテンツ一覧表をご覧ください ⬇️
ちょっと圧倒されますよね？これは、Google スプレッドシートに保存していた情報のほんの一部に過ぎません。
クライアント向けに制作中の記事がいくつあるのか、また各ステータスでどれくらい滞留しているのかを把握するのは、私たちにとって本当に困難でした！作業が滞ることも多く、クライアント向けのレポート作成にも多大な時間を要していました。
ここでは、クライアントの進行中のキャンペーンステータスをどのように管理していたかをご紹介します。また、ここにはキャンペーンのダンプデータ（実施中の各キャンペーンに関するすべての詳細）やクライアント用ワークシートも保存していました ⬇️
また、こちらは当社のクライアント、その目標、および当月の進捗状況と比較した達成率を網羅的にまとめたスナップショットです。これは特にリンク構築サービスのクライアント向けのもので、ClickUp導入以前はオンサイトクライアント向けの追跡システムすら持っていなかったためです。
ご覧の通り、当社にはシステムはありましたが、決してスケーラブルなものではありませんでした。😬
最初のプロジェクトマネージャーはAsanaを解決策として選びましたが、問題は全く解決されず、かえって事態を悪化させてしまいました。
最初の問題は、Google スプレッドシートからAsanaへの移行を段階的に進めようとした点にありました。明確な移行計画がなかったため、同じプロジェクトが複数の場所で管理されることになり、コミュニケーション上の問題がさらに増大してしまいました。
そのため、Google スプレッドシートのみを使用していた頃よりもチームの時間の無駄が増え、率直に言って、このプラットフォームをほとんど活用できていない状況でした。
また、チームが業務のフローを把握するのも非常に難しく、当社のエージェンシーのニーズを満たすほどカスタマイズ性も十分ではありませんでした。Asanaの使い方を理解するのに多くの時間を費やしましたが、時間は金なりですから、結果として多額の資金も無駄にしてしまいました。
とはいえ、それがスタートアップの宿命でもあります。成長に伴う苦労や学習曲線はつきものです。
解決策：オールインワンのプロジェクト管理プラットフォームへの移行
結局のところ、ClickUpには迅速なスケールアップに必要な機能がすべて揃っていました。Google スプレッドシートで運用していたシステムをClickUpにそのまま移行できたため、チームにとって移行作業が格段にスムーズになりました。プロセスを変えるのではなく、単に業務効率を向上させただけなのです。
ClickUpはユーザーに優しいインターフェースを備え、優れた階層構造を備え、チームのコラボレーション、カスタム、自動化が可能で、まさに私たちが求めていたすべての機能を備えていました。
私たちは1ヶ月強で、チームをシームレスにClickUpへ移行することができました。これは、ClickUpがいかに使いやすく直感的であるか、そして初心者向けにどれほど多くのリソースを提供しているかを物語っています。ですから、移行に不安を感じている方も、心配する必要はありません。私にもできたのですから、あなたにもきっとできます。😊
代理店としてのClickUp活用法：新システムの内部に迫る
これまでのやり方を確認したところで、現在、当社がエージェンシーとしてClickUpをどのように活用しているかをご紹介します。
まずはコンテンツスペースから見ていきましょう！
以下は、現在取り組んでいる各記事のステータスを示すボードビューです。以前のスプレッドシートを参照すると、記事へのフォローアップ回数を把握したり、各フェーズにある記事の数を把握したりする手段がまったくなかったことがお分かりいただけるでしょう。また、期日の設定や体系的な整理も行われていませんでした。
ClickUpを導入したことで、ビューをフィルタリングするだけで、クライアントごとに現在進行中の記事数が一目で把握できるようになりました。ワンクリックするだけで、作業の進捗状況全体を把握できます。また、期日を確実に管理し、チームの運営も以前よりはるかにスムーズに行えるようになりました。
当社には多くのカスタムステータスがありますが、さまざまなウェブサイトに関わるケースが多いため、この仕組みがうまく機能しています。各ステータスごとに自動化を設定し、パイプラインを通過する際に正しい期日が反映されるようにしています。また、事業規模の拡大に伴い、コンテンツフローのさらなる改善にも取り組んでいます。
ここでは、ClickUpで自社サイトのコンテンツをどのように管理しているか、その内部の様子をご紹介します ⬇️
以下に、ClickUpを活用してクライアントのキャンペーンを管理している様子をご紹介します ⬇️
キャンペーンは終了するまで、これら3つのステータスを何度も繰り返します。通常、キャンペーンが終了するのは、私たちが別の道を選択した場合、あるいはクライアントが契約を打ち切った場合のみです。ClickUpを使えば、これを管理するのは本当に簡単です。
それでは、刷新された当社のクライアントリストをご覧ください ⬇️
これって素晴らしいと思いませんか？ここにはクライアントに関する必要な情報がすべて揃っており、各クライアントに進行中のキャンペーンがリンクされている状態です。また、クライアントのステータスを簡単に切り替えることもできます。
管理業務の負担を軽減するため、いくつかの自動化機能を導入しました。例えば、クライアントへの週当たりの作業時間が増加すると、ClickBotがコメントを書き込み、各プロジェクト（見込み客開拓、パーソナライゼーション、アウトリーチ）への時間配分を担当するチームメンバーに通知します。
ClickUpを導入する前は、クライアントが仕事を一時停止したい場合、Slackを通じて連絡が行われていましたが、それが原因で状況が混乱してしまうこともよくありました。今ではワンクリックで、チーム全員がクライアントのステータスを把握できるようになりました。
また、先ほど触れた各タイプのクライアントごとにリストも用意しています。将来的にはさらに事業を拡大するプランがありますが、ClickUpが提供する無限の可能性があれば、それが実現できると確信しています。
ClickUpのお気に入りメリットトップ5
1. 使いやすい
ClickUpのお気に入りの一つは、その使いやすさです。非常に操作が簡単で、直感的に扱えます。ClickUpへの移行をスムーズにした4つのポイントをご紹介します：
- 経験がなくても、1ヶ月ですべての設定を完了できる
- Google スプレッドシートから ClickUp へのデータ移行は簡単でした。チームが ClickUp に慣れるまでは、リンク構築クライアントの情報を記載した従来の Google スプレッドシートをそのまま埋め込んでいました。全員が操作に慣れた後、リストビューを作成しました。これにより、全員にとって移行がスムーズに進みました。
- ClickUp University や ClickUp ブログを通じて、さまざまなリソースが提供されています。
- バグに気づいたり、サポートが必要な場合は、カスタマーサポートから迅速な対応が得られます。
2. 明確な階層を提供
ClickUpの階層構造は、物事を整理しやすいため、私たちはとても気に入っています。ClickUpを使えば、次のようなことが可能です：
- すべてを一目で確認
- スペース全体を見る
- スペースを分割してフォルダを表示する
- フォルダを分類してリストを表示する
また、担当者、タグ、カスタムフィールドなどでビューを絞り込むことも可能です！
以下に、当社がClickUpの階層機能を活用している例をご紹介します：
こちらが当社のさまざまなスペースの概要です。「Everything」をクリックすると、ClickUp上で御社のビジネスに関して行われているすべての活動が文字通り一目で確認できます。そこから、個々のスペースを表示することができます。
例えば、「コンテンツ」スペースをクリックすると、そのスペース内で進行中のすべてのタスクを確認できます。色分けして管理しているので、リストビューで全コンテンツを確認すると、色ごとに分類されて表示されます。
「Guest Post Content」フォルダをクリックすると、そのフォルダ内のすべてのコンテンツが表示されます。
フォルダを開くと、そのフォルダ内のすべてのリストを確認できます。ご覧の通り、当社のコンテンツは2つのフォルダに分類されており、それぞれに整理整頓に役立つリストが含まれています。また、各リストにいくつのタスクがあるかも確認できます。ClickUp Universityの「ClickUp入門」コースを受講したことで、ClickUpの階層構造をしっかりと理解することができました。
3. チームのコラボレーションをサポート
ClickUpはチームのコラボレーションを促進します。私たちは、次のような機能が特に気に入っています：
- 1つのタスクに複数の担当者を割り当てる。 これは、複数の人がタスクに対してアクションを起こしたり、進捗状況を確認したりする必要がある場合に役立ちます。例えば、ライターが記事に修正を加える必要があり、エディターがその修正内容を確認する必要がある場合などです。
- チームメンバー向けのサブタスクやチェックリストを作成する。また、タスク内でサブタスクやチェックリストアイテムを割り当てることで、全員が自分の仕事を確実に遂行できるようになります。
- タスクのリンクを送信。これは、より緊急性の高い依頼がある場合に役立ちます。全員に確実に周知するため、Slackでタスクを送信することもあります。その他の活用例としては、クライアントへのタスク送信などが挙げられます。ご希望であれば、ClickUpとSlackの連携を設定して、自動メッセージを送信することも可能です。
- ゲストを招待。当社では、チームの一員であるゲストライターやフリーランスライターに対して、この機能を頻繁に活用しています。これにより、ライターをコンテンツスペースに限定して招待できるため、機密性の高いクライアント情報へのアクセスを防ぐことができます。
4. 高度なカスタマイズ性
カスタマイズ可能なオプションが豊富なプラットフォームを見つけることは、当社のビジネスにとって極めて重要でした。ClickUpでは、以下の方法でセットアップをカスタムできます：
- 自社のニーズに合わせてスペースを作成し、業務プロセスを構築する。さらに、必要に応じて、時間追跡、見積もり時間、スプリント、カスタムフィールドなどのClickAppsを有効にすることも可能です。
- ニーズに応じたカスタムビューの作成。これには、ボードビュー、リストビュー、Google スプレッドシートの埋め込み、ドキュメントビュー、カレンダービューなどのオプションが含まれます。ビューをピンしたり、閲覧制限をかけたりすることも可能です。
- 重要な情報を保存するためのカスタムフィールド。これは当社のビジネスにとって不可欠であり、あらゆるスペースで活用している貴重なClickAppです。カスタムフィールドには、クライアント情報やコンテンツ情報などを保存しています。選択可能なオプションはいくつかあります。
- カスタムステータスの作成。ステータスの名前や配置は自由に設定できます！いつでも更新したり、配置を変更したりできる点がとても気に入っています。
5. 便利な自動化機能
ClickUpには、スペース、フォルダ、リストなど、あらゆるレベルで実装できる自動化機能がいくつかあります。自動化機能：
- 時間の節約
- 直感的で設定も簡単
- タスクの見落としを防ぐ
- 管理タスクを削減し、コストを削減しています
ClickUpで課題を解決し、事業を拡大
ClickUpのおかげで、当社は事業を拡大し、より多くのクライアントや仕事を引き受けることができるようになりました。
ClickUpへの移行により、企業として抱えていた課題の大部分を解決することができました。これにより、ビジネスを拡大し、継続的にスケールアップするためのさらなる機会が生まれました。ClickUpに移行する前は、クライアントに提供していたプランは1つだけでしたが、現在は3つ用意しています。
また、これにより新規クライアントの獲得や新入社員の採用も可能になりました。業務を体系化し、社内の各ブランチで取り組んでいるすべての業務の記録を一か所にまとめて管理できるようになりました。
もし当社の事例に共感していただける方、あるいは単にビジネスの拡大を計画されている方であれば、ClickUpを活用してすべての仕事を一元化し、ワークフローを整理・統一・管理しやすくするとともに、複数のアプリを使用することによる不必要な摩擦を解消することを強くお勧めします。🙏