消費者が新製品を購入するとき、その期待は大きい。

しかし、説明書が不明瞭であったり、わかりにくかったりすることはよくあることです。このような断絶は、どのメーカーも望んでいないフラストレーションや失望につながりかねない。😕

不明確な使用説明書（IFU）は、どんなに優れた生産性でも、カスタマーの側では不可解な文鎮となります。

しかし、適切なアプローチをとることで、説明書は引き出しの中に放り込まれるような一般的な小冊子から、カスタマー・エクスペリエンスを向上させるユーザー・フレンドリーなガイドに生まれ変わります。

このブログポストでは、説明書の鍵となる構成要素、種類、作成方法、リスクマネジメントプロセスにおける役割について、詳細はこちらをご覧ください。🔄

使用説明書（IFU）とは？

使用説明書(IFU)とは、製品を安全かつ効果的に操作するために不可欠な詳細を伝えるために作成された文書です。

さらに、IFU文書は、予備知識の有無にかかわらず、すべてのユーザーが製品を正しく操作する方法を理解できるように慎重に作成されています。このアプローチにより、実用性の意図に反するエラーのリスクを最小限に抑えることができる。

単純なユーザーマニュアルや クイックリファレンスガイド 一般的な概要を提供するIFUには、複雑な製品やリスクの高い製品に不可欠な詳細なステップバイステップの指示が含まれている。このレベルの詳細な説明は、食品医薬品局（FDA）や欧州医薬品庁（EMA）のような著者によって設定された厳格な規制基準を満たすのに役立つ。

これまでに記録された最長のIFUは1,000ページを超え、脳神経外科で使用される高度に専門化された医療機器に添付されていました。

使用説明書の鍵構成要素

いつ 技術文書を書く IFUのように、明確さ、コンプライアンス、ユーザーの安全性のアカウントには、いくつかの鍵があります。それらを探ってみましょう。🧭

序論と概要＊＊＊＊。

IFUの序章は、ユーザーへのフェーズ設定であり、製品とその使用目的 の最初の概要を提供する。このセクションには、製品の目的、使用対象者、使用前に確認する必要のある警告や注意事項 を簡潔に記載する。

詳細なステップバイステップの説明。

これはIFUの心臓部であり、製品を正しく、生産性なく操作するために必要なすべてのステップを詳述する。論理的かつ時系列的に構成され、曖昧さを避けるため、明確で簡潔な表現を含むべきである。

提供された情報の理解と保持を向上させるために、図やピクトグラムのような視覚的補助の使用を検討する。

例 📌 例 📌 例

IKEAはミニマルでユーザーフレンドリーな組み立てマニュアルで有名です。

経由 ミディアム 各マニュアルには通常、以下が含まれる：

• 製品の識別：製品名とモデルのクリアされたラベル
• ビジュアルエイド：家具の組み立て方法を示すステップバイステップのイラスト
• 部品リスト: 組み立てに必要なすべての含まれた部品および用具の詳細なリスト
• 安全警告: 組み立てプロセスに関する重要な安全情報

安全に関する情報と警告

安全に関する警告は、誤った使用を防止し、製品の不適切な使用に伴う潜在的なリスクをユーザーに知らせるために極めて重要です。このセクションは目立つように表示し、製品使用中に起こり得る危険を回避するための情報を含める必要があります。

メンテナンスとお手入れ

適切なメンテナンスは、製品の寿命と最適な機能を保証する。IFUのこの部分には、製品の洗浄、保管、メンテナンスの方法を記載する。

さらに、製品を良好な仕事条件に保つために、どのような定期点検が必要になるかを概説すべきである。

トラブルシューティング

カスタマーサポートなしで一般的な問題を解決できるようにユーザーをサポートします。発生する可能性のある典型的な問題の概要、考えられる原因、そして

/参照 https://clickup.com/ja/blog/207340/step-by-step-instructions/ ステップバイステップの指示 /%href/

を参照してください。

例 📌 例 📌 例 例

ダイソンの掃除機の取扱説明書は、包括的でユーザーフレンドリーです。フィルターの掃除やゴミ箱の空け方、ゴミが詰まったときにやることなど、メンテナンスやトラブルシューティングのための拡張機能が充実しています。

経由 ダイソン

使用説明書の種類

使用説明書のデザインやコンテンツは、一般的に、製品の複雑さ、使用環境、安全要件など、業界によって異なります。

以下に、さまざまなタイプのIFU文書を示します。📃

医療機器

これらの説明書は多くの場合、感染を防ぐための適切な衛生手順を強調している。また、機器の洗浄や滅菌のステップについても詳述されており、臨床設定において医療機器を使用する上で極めて重要です。

医療機器規制のためのIFUには、包括的な安全性情報、緊急時手順、処置中の機器の不具合に対処するためのガイドラインも含まれる。

家電製品

消費者向け電子機器のIFUは、ユーザーの安全を確保しながら機器の機能を最適化することに重点を置いている。電池寿命を最大化するための充電方法やストレージなど、電池管理に重点が置かれることが多い。

これらのガイドはまた、ソフトウェア管理についてもユーザーを定期的にアップデートし、アップデートのインストールや一般的なソフトウェア問題のトラブルシューティングについて指示している。

化学製品。

洗浄剤や工業用化学薬品を含む化学製品の説明書は、安全な取り扱い手順を優先しています。これらのIFUは、適切な使用比率、化学反応を防ぐためのストレージ条件、偶発的な暴露の場合の応急処置方法について詳細に説明しています。

忘れてはならないのは、誤用の防止に重点を置き、曝露後の潜在的な危害を軽減するための直接的なステップを詳述していることである。

例 📌 ．

/参考文献 https://cce.caltech.edu/documents/2915/CCESafetyManual.pdf カリフォルニア工科大学の化学物質安全マニュアル /%href/

は、実験設定における化学物質の取り扱いに関する包括的な安全ガイドラインを提供している。主な機能は以下の通り：

• 安全プラン：化学部門と化学工学部門のための詳細なプロトコル。
• 危険コミュニケーション： OSHAの規制と責任に関する情報
• 緊急時対策：化学物質の流出や事故に対応するためのガイドライン
• 付録： 化学物質耐性チャート、ヒュームフードガイドラインなどの追加資料

機械類および重機類

機械および重機のユーザーマニュアルは、操作手順、安全プロトコル、およびメンテナンススケジュールに広範に焦点を当てている。最も重要なことは、オペレーターが機械の操作リミットと安全機能を完全に理解できるようにすることです。

これらの説明書には、詳細な回路図や部品情報が含まれており、定期的なメンテナンスや機械的な問題のトラブルシューティングに役立ちます。

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/参考文献 https://clickup.com/ja/blog/112992/product-development-templates/ 無料商品開発テンプレート /%href/

食品

IFUは、食品の安全性を維持するために、適切な調理と取り扱いを確保するために必要である。これらの指示には、調理時間、ストレージ条件、栄養情報などが含まれる。

最後に、残飯の取り扱いや調理中の二次汚染を避けるためのガイドラインも提供される。

効果的なIFUを開発するには？

情報量が多く、理解しやすいIFUを作成するには、体系的なアプローチが必要です。ここでは、ユーザーを圧倒することなく、適切なポイントを盛り込むためのステップバイステップガイドを紹介する。👇

ステップ1：読者を特定する

のための効果的なIFUを作成するための最初のステップです。 生産性文書 は、ターゲットオーディエンスを明確に特定することです。ユーザーの専門知識レベル、言語嗜好、アクセシビリティのニーズを理解することで、それに応じてコンテンツを調整することができます。

例えば、医療専門家向けのヒト用処方薬のIFUは、患者向けのものとは大きく異なる。安全な取り扱いを確実にするために、医療従事者は正確な投与ガイドラインや廃棄方法など、詳細な情報を必要とする場合がある。

一方、患者向けの医療用医薬品のIFUは、家庭での適切な使用をサポートするため、クリアでユーザーフレンドリーな表現に重点を置く必要がある。

ステップ2：範囲を決める。

製品の安全かつ効果的な使用に不可欠な情報を決定する。これには、操作説明や安全警告のほか、メンテナンスガイドラインやトラブルシューティングアドバイスも含まれる。

その範囲は、ユーザーに無関係な詳細で過度の負担をかけることなく、必要なすべての側面を包括的にカバーするものでなければなりません。

ステップ3：コンテンツを整理する。

情報を論理的な順序で構成する。簡単な製品説明から始め、該当する場合は組み立てやセットアップの説明を続けます。

次に、操作手順を詳しく説明し、各ステップに関連する安全警告を統合する。

最後に、メンテナンスとトラブルシューティングの情報で締めくくります。このように構成することで、ユーザーが必要なときにすぐに情報を見つけることができます。

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/参考文献 https://clickup.com/ja/blog/31200/product-management-templates/ 20の無料製品管理テンプレート /%href/

ステップ4: 明確で簡潔な言葉を使う。

明瞭さを確保し、誤解を防ぐために、平易な言葉で書きましょう。

意図する読者にとって常識でない限り、専門用語は避けましょう。能動態と指示的な動詞を使い、ステップを行動指向でわかりやすくすることを忘れない。

ᔍ Did You Know? ᔍ Did You Know? ᔍ Did You Know? ᔍ **Did You Know?

IFUのわかりやすさの背景にある心理は、次のようなものです。 認知的負荷理論 これは、情報はユーザーの精神キャパシティを圧倒しないように提示されるべきだというものである。

ステップ5：ビジュアルを取り入れる。

図、写真、アイコンなどで、文字による説明をサポートする。視覚的な補助は、特に複雑なタスクや正確さが重要な場合に、情報の理解や保持を大幅に高めることができます。

また、ビジュアルには明確にラベルを付け、テキストで直接参照できるようにしましょう。

ステップ6：規制要件を確認する。

IFUが、製品が販売される市場で適用されるすべての規制要件を満たしていることを確認する。これには、安全基準、アクセシビリティ要件、製品に適用される特定の業界ガイドラインへの準拠が含まれる。

ステップ7：ユーザーテストで検証する。

IFUを完成させる前に、ユーザーテストを実施し、IFUの有効性に関するフィードバックを収集する必要があります。

実際のユーザーがIFUに従って製品の操作、メン テナンス、またはトラブルシューティングを行う様子を観察することで、さらに明確化または簡素化が必要な領域に関する貴重な洞察を得ることができます。

使用説明書を書くためのベストプラクティス。

ここでは、的確なIFUガイダンス文書を作成するための実用的なヒントをいくつか紹介します：

• 明確なオブジェクトで始める： 各セクションは、指示に従った場合の結果をユーザーに知らせる明確な目的で始める。これにより、最初から期待値を設定し、ユーザーを的確にガイドすることができる。
• モジュール設計を採用する： コンテンツを、独立して理解できるモジュールやセクションに分割します。このモジュール化されたアプローチにより、ユーザーは無関係な詳細を選別することなく、特定の情報を素早く見つけることができます。
• 一貫したフォーマットとスタイル: 指示を書くために一貫したフォーマットとスタイルを使用してください。これには、一貫した用語、フォントスタイル、配色が含まれ、認知的負荷を軽減し、理解力を向上させるのに役立ちます。
• ユーザーからのフィードバックを取り入れる： 定期的にユーザーからのフィードバックを収集し、IFUのデザインとコンテンツに統合する。ユーザビリティエンジニアリングプロセスでは、より詳細な説明や異なるプレゼンテーションスタイルが必要となる可能性のある領域に関する洞察を明らかにするために、このプロセスに重点を置いています。
• **IFUの冒頭では、基本的な情報を明確かつ簡潔にプロバイダーする。より深い理解を求めるユーザーには、付録やリンクされている文書でより詳細な背景情報を提供する。
• 翻訳に最適化する。技術文書を作成する場合 を作成する場合は、翻訳を念頭に置いて書きましょう。慣用句、口語表現、複雑な文の構成など、うまく翻訳できない可能性のあるものは避けてください。このような配慮により、IFUは異なる言語においても明確で正確なものとなります。

🧠 Fun Fact: IFUにおける色の使用は単なる美的感覚ではなく、戦略的なものです。赤は危険や重要なステップを示し、緑は安全や「お先にどうぞ」の合図を示すことが多い。

IFUに関する規制ガイドライン

クリアされた規制ガイドラインはIFUのバックボーンである。これらの基準は、すべてのIFUが安全で適切な製品使用のために不可欠な情報を提供し、消費者と製造者を保護することを保証する。

ここでは、IFUの開発を形作り、製品のコンプライアンスを維持するガイドラインについて知っておくべきことを説明します。🛡️

医療機器

FDAとEMAは、医療機器に関連するIFUに厳しい要件を課しています。これらの規制は、重大な結果につながりかねない誤用の可能性を防ぐため、IFUが詳細でありながらユーザーフレンドリーであることを義務付けている。

説明書は包括的でなければならず、機器の操作、潜在的なリスク、トラブルシューティングの方法など、あらゆる側面を網羅していなければならない。

医薬品

IFUは、患者が用法、用量、投与経路、潜在的な後遺症、ストレージ要件を正しく理解できるようにするために、医薬品にとって極めて重要である。これらの説明書の明確さは、患者のアドヒアランスと治療効果に直接影響します。

規制機関は、投与エラーを回避し、リスクを最小限に抑えながら医薬品のベネフィットを最大化するために、これらの説明書を明示するよう求めています。

エレクトロニクス

この業界の規制ガイドラインは、特に安全警告と適切なセットアップ指示に関する、明確で簡潔なIFUの重要性を強調している。その目的は、電気的危険や誤った組み立てによる事故を防ぐことである。

電子機器のIFUは、安全および環境基準を遵守し、ソフトウェア更新、バッテリー管理、電子廃棄物処理にも対応しなければならない。

📖あわせてお読みください。

/参照 https://clickup.com/ja/blog/62293/product-requirements-document-templates/ WordとClickUpの製品要求文書(PRD)テンプレート12選 /%href/

IFU実装における課題と解決策

ユーザーフレンドリーでコンプライアンスに準拠したIFUを開発することは、簡単なタスクではありません。その過程で、いくつかの鍵となる課題がしばしば生じる。⚠️

詳細と規制遵守のバランス

FDAやEMAなどの規制ガイドラインは、製品の安全性を確保するためにIFUに特定の詳細を含めることを求めていますが、IFUに情報を詰め込みすぎると、ユーザーを圧倒してしまいます。

適切なバランスを取るには、安全使用のための必須ステップに焦点を当て、構造化されたユーザーフレンドリーなフォーマットで追加情報をプロバイダーすることが必要です。定期的な見直しは、進化する基準に確実に準拠し、古い情報がIFUを複雑にするのを防ぐために極めて重要である。

ローカライゼーションを取り入れる。

ローカライゼーションは、多様な市場向けの製品にとって極めて重要である。IFUはさまざまな言語に翻訳され、現地のユーザーに響くよう文化的に適合されなければならない。これには、文化的背景を越えて明瞭さを確保するために、測定方法、記号、例を調整することが含まれる。

解決策は？翻訳プロセスにおいてネイティブスピーカーやローカリゼーションの専門家と協力し、言語や文化のニュアンスを正確に反映させる。このアプローチに従うことで、親近感が増し、ユーザーが指示を完全に理解できるようになります。

ユーザーフィードバックの欠如

フィードバックを取り入れないと、IFUは使い勝手の点で的外れになる可能性がある。エンドユーザーや医療専門家は、開発中に明らかにならないような分かりにくい部分やよくある間違いについて、洞察を提供することができます。

早期にフィードバックを収集し、反復的な更新に活用することで、IFUの明瞭性が向上し、ユーザーエクスペリエンスと安全性が長期にわたって向上する。

ᔍ Did You Know? ᔍ Did You Know? ᔍ Did You Know? ᔍ **Did You Know?

ユーザーフレンドリー」という言葉は、パーソナルコンピュータが普及した1980年代に登場し、ユーザーエクスペリエンスを高める分かりやすい説明書の必要性を強調しました。

IFUの改善におけるテクノロジーの役割

インパクトがあり、エラーのない取扱説明書を作成したいのであれば、技術スタックを後回しにすることはできません。

次のようなプロジェクト管理ツールがある。 ClickUp は、作成からコンプライアンス、コラボレーションに至るまで、IFU文書のライフサイクル全体を合理化する包括的な機能スイートを提供します。✅

ドキュメント管理

ClickUp ドキュメントを使って、製品情報を一箇所にまとめましょう。 クリックUpドキュメント ClickUp Docsは、統一されたプラットフォーム内でドキュメントの作成、編集、共有を行うことで、チーム間のコラボレーションを可能にします。テキスト、画像、図を組み合わせて、豊富なフォーマットオプションとメディア埋め込みを活用できます。

さらに、直感的なインターフェイスにより、IFU開発チームはレイアウトやデザインの複雑さを気にすることなく、コンテンツの品質に集中することができます。

考察 とマージする。 品質管理テンプレート を参照して、最終製品の有用性を検証してください。

ClickUp BrainでIFU開発プロセスの改善を促す ClickUpブレイン はAIアシスタントで、コンテンツの修正や繰り返しテキストの削除など、ドキュメント作成プロセスの一部を自動化することができる。

また、AIが生成したセクションの要約を作成したり、関連文書について質問したり、より鋭い回答を得ることもできます。

バージョン管理とIFUの更新。

クリックUpドキュメントでライブ編集をお試しください。

バージョン管理を通じてIFUの正確性をメンテナーすることは、特に製品が頻繁に更新されたり、規制要件が変更されたりする場合、このプロセスにおける優先度の高いタスクです。 ClickUpのライブコラボレーション検出 を使えば、所有者や貢献者がどのようなアクションを起こしたか、即座に最新情報を得ることができます。

その上、ドキュメントに素早くアクセスするためにドキュメントタグを作成し、ドキュメントの美観の一貫性を維持するためにテンプレートを利用することができます。

ClickUp Docsの「ページ履歴」でIFUの変更追跡

ドキュメントの異なるバージョンを追跡するために、ドキュメントで「ページ履歴」をビューすることもできます。

変更によって混乱が生じたり、コンプライアンス基準に合致しなかったりした場合は、簡単に以前のバージョンに戻すことができます。この機能により、IFUが明確で正確なものとなり、文字通りチーム全員が同じページを閲覧できるようになります。

効率的なチームコラボレーション。

/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/ClickUp-Tasks-9.png ClickUpタスクを組み込んで、割り当てられた仕事の期限を設定し、追跡する。 /%img/

ClickUpタスクを組み込んで、割り当てられた仕事の期限を設定・追跡する

私の仕事を整理する

/参照 https://clickup.com/features/tasks ClickUpタスク /参照

チームは進捗を追跡し、IFUの特定のセクションに集中することができます。

各タスクにコメントを追加したり添付ファイルを共有したりすることで、効果的なコミュニケーションが促進され、チームメンバーは洞察やリソースをシームレスに交換することができます。このような協力的な環境は、すべての参加者間の整合性を確保し、高品質で準拠性の高いIFUの作成を容易にします。

関連タスクや依存関係のあるタスクをリンクして、IFU作成の冗長なステップを避けることもできます。

/IMG https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/ClickUp-Multiple-Assignees-1.png ClickUp Multiple Assigneesを使用して、複数のチームメンバーにタスクを配布できます。 /クリックアップ

ClickUp複数担当者でタスクを複数のチームメンバーに分配する

次に進む

/参照 https://clickup.com/features/multiple-assignees ClickUpの複数の担当者 /%href/

機能は、フローチャートやIFUのテーブルのグラフィックの仕事のように、複数のチームメンバーにタスクを割り当てるのに役立ちます。

これにより、プロジェクトが時間と共に変化しても、タスクの割り当てと再割り当てを繰り返す手間を省くことができます。

ClickUpダッシュボードを独自のIFUアーキテクチャと業界に応じてカスタマイズする。

テーラー

/参照 https://clickup.com/features/dashboards ClickUpダッシュボード /参照

IFU開発プランとその具体的なメトリクスに沿ったダッシュボードを作成できます。ダッシュボードを作成することで、チームの連携と情報を維持し、製品のユースケースや潜在的な問題に関連する個々の作業負荷を監視できます。

例えば、カスタムカードを設定して、さまざまなIFUセクションの進捗を追跡したり、レビュー期限を可視化したり、早急な対応が必要なレポートを強調表示したりできます。

特定のセクションの開発に費やした時間の記録から、チャートによるCRMの視覚化まで、ダッシュボードは実行可能な生産性トラッカーです。

ClickUpで完全機能のIFUドキュメントを作成する。

IFUは、コンプライアンス・オフィサーや規制当局による徹底的なレビューを受けなければならない規制業界では鍵になるコンポーネントです。IFUの生産性が多様で複雑であることを考慮すると、製品やサービスのライフサイクル全体にわたってIFUの実用性を監督するツールが必要です。

クリックアップをIFU開発パートナーとして採用し、重要な文書の作成方法を完了しましょう。

パフォーマンスメトリクスのモニタリング、ユーザーの疑問への対応、リソースに費やす時間とコストの削減など、ClickUpのユーザーインターフェイスは、IFUを最終化して公開した後も、完全にカスタマイズ可能です。

/参照 https://clickup.com/signup ClickUpに無料登録する /%href/

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