開発プロセスの理解であれ、コンピューターソフトウェアのインストール方法の解読であれ、新製品の製造プランの把握であれ、技術文書は人々が仕事を完了するのを助ける。
しかし、良い技術文書を作るにはどうすればいいのでしょうか？
幸いなことに、私たちがそれにお答えします。🤩
技術文書には華やかでエキサイティングなイメージはありませんが、だからといって作成に楽しみがないわけではありません。
実際、技術文書を作成することは、創造的思考の帽子をかぶり、同僚と絆を深め、読者に重要な情報を提供する絶好の機会です。
このことを念頭に置いて、技術文書のメリットやベストプラクティスなど、技術文書について深く掘り下げてみましょう。また、ステップ・バイ・ステップの作成プロセスを通して、輝く技術文書の書き方を学んでいきましょう。✨
(ボーナス: このプロセスをスピードアップできるAIアシスタントについてもお伝えします!)
技術文書とは？
技術文書とは、製品やツールの機能や特徴を説明する文書資料のことです。この種のテクニカルライティングは、設計アーキテクチャ、標準操作手順書（SOP）、取扱説明書、ユースケース、ハウツーガイドなどに重点を置くことがある。🛠️
技術文書は、対象や読者によって大きく異なります。ビジネスプロポーザルやビジネスプラン、プレスリリースとは異なり、テクニカルドキュメントは技術的なテーマに焦点を当てます。
ClickUpワークスペースのどこからでも新しいドキュメントを作成できます。
テクニカルドキュメントの中には、ツール開発や新機能追加のための開発プロセスやベストプラクティスを示す社内向けのものもあります。他のテクニカル・ライターは、ユーザーが新製品をナビゲートしたり、新しい使い方を発見したりできるように、このタイプのドキュメントを使用します。
ほとんどの開発者と設計者は、ソフトウェア開発ライフサイクル（SDLC）を通して、何十種類ものテクニカルドキュメントを作成します。一般的に、このタイプの文書はテクニカルライターによって書かれます。
しかし、ソフトウェアエンジニア、サブジェクトマターエキスパート（SME）、エントリーレベルのソフトウェア製品チームメンバーは、日々のタスクのやることリストの一部として技術文書を作成することがよくあります。あなたがプロであろうと、これから始めようとする人であろうと、技術文書を書くことには多くの利点があります。
技術文書を書くことの重要性とは？
技術文書は、製品やサービス、プロセスを理解してもらうための鍵になるツールです。ユーザーを助けるだけでなく、より良く、より効率的なチームを作ることもできます。技術文書が成功に欠かせない理由をいくつか挙げてみましょう。💪
より良い意思決定を可能にする
技術文書は、チームが特定のツールの仕事を理解するのに役立ちます。新機能を追加する際には、社内の技術文書を参照し、簡単に手順を確認することができます。
これらのドキュメントは、情報の一元化されたデータベースを提供し、開発者が必要な詳細を見つけるために電子メールやチャットを探して迷うことがないようにします。
ユーザー・エクスペリエンスの向上
優れたテクニカルライティングスキルは、ユーザーエクスペリエンスを効率化する有益なドキュメントにつながります。多くの開発者は、技術的な情報を追加したり プロジェクト文書 をアプリや製品に追加することで、ユーザーがヘルプを得るために画面を切り替える必要がなくなります。
ClickUp Docsでリアルタイムに共同作業を行い、データを一つの場所に安全に保管しましょう。
技術的なコンテンツに加え、グラフ、クリアされた見出し、インフォグラフィックなどのビジュアルがコンテキストを追加します。つまり、技術的な知識があまりないユーザーでも、貴社の製品を最大限に活用することができるのです。
カスタマーサポートチームの負担を軽減します。
整理され、よく検討され、よく実行された技術文書があれば、サポートチームはカスタマーからの冗長な問い合わせに煩わされることがなくなります。複雑な情報を便利なガイドやFAQで説明すれば、カスタマは質問への回答を得たり、簡単な問題のトラブルシューティングを自分で行うことができるようになります。
より少ないミスとより良い教育
技術的なプロセスや機能を文書化すると、真実のソースが1つになるため、ミスを犯す可能性が低くなります。さらに、優れた技術文書が準備されていれば、ユーザー、利害関係者、チームメンバーのトレーニングが容易になります。
つまり、イノベーションと新しいアイデアを生み出すための時間が増えるということだ。💡
アイデアを保存する方法を提供
技術文書は、将来のアイデアのためのロードマップを作成し、また、過去のプロジェクトを1つの見つけやすい場所に文書化します。過去のドキュメントを簡単に参照することで、何が仕事であったかを確認し、将来の反復のための洞察を得ることができます。
ドキュメントやタスクなどを追加してホワイトボードを簡単にカスタムできます。
言い換えれば、適切なテクニカルドキュメントは、現在の状況を理解しながら将来の製品を可視化するための製品ロードマップの構築に役立ちます。イノベーションと創造性を促進しながら、手順を確立するための完璧なツールなのです。
コミュニケーションの増加
本来、技術文書の作成は共同作業です。つまり、コミュニケーションを促進し、チーム全体の接続を構築します。有益で役に立つ文書を作成するためには、全員が協力しなければなりません。🤝
強力な社内文書があれば、チームメンバーは各自で効率的に仕事ができます。質問に答えるために既存のドキュメントを参照したり、新しい機能を構築するためのリソースにアクセスすることができます。
セキュリティの向上
社内テクニカルドキュメントは、より良いセキュリティと規制機関へのコンプライアンスの基礎を築きます。ドキュメントの中で、セキュリティの手順や、新機能の作成やドキュメントの共有に関するベストプラクティスを強調しましょう。
技術文書の2つの主な種類
技術文書にはいくつかの種類があります。 テクニカルライティング とドキュメンテーションがあるが、そのほとんどは製品ドキュメンテーションとプロセス・ドキュメンテーションの2つに分類される。📃
製品ドキュメント
製品ドキュメンテーションは、主な機能、生産性、使い方のステップバイステップの説明など、製品そのものに関するものです。製品ドキュメントの最も一般的な例は、特定のソフトウェアやツールの使用方法に関するユーザーエクスペリエンス（UX）ガイドです。
製品ドキュメントのもう一つの例は、製品自体の問題の解決方法を説明する修理マニュアルです。このカテゴリーをさらに細分化すると、製品開発チームや生産性に情報を提供することを目的としたシステム製品ドキュメントと、顧客が製品を使いこなすためのユーザードキュメントに焦点を絞ることができる。
技術製品ドキュメントの種類には、以下のようなものがあります：
- UXスタイルガイドやユーザーペルソナなどのUXデザイン
- 製品要件シート
- 製品説明
- APIドキュメント
- ソースコード・ドキュメント
- 機能アップデート
- FAQ、リリースメモ、ハウツーガイド、トレーニングチュートリアルなどのエンドユーザーガイド
- 技術設計/アーキテクチャ
- ハウツーガイド、取扱説明書、インストールマニュアルなどのユーザーマニュアル
プロセス文書 プロセス文書 は、どちらかというと舞台裏の技術文書です。これらのドキュメントは、製品を作るために使用されるプロセスや手順を示したり、説明したりすることを目的としています。プロセス文書には、プロジェクトプラン、テストプラン、社内のトラブルシューティングガイドなどが含まれます。🎯
プロセス文書のターゲット読者は、製品やソフトウェアの開発者や設計者です。これらの文書は、よくある質問に答えたり、ツール構築のロードマップを示したり、説明を提供したりすることを目的としています。
プロセス文書の例には以下が含まれる：
- テストスケジュール
- 開発ワークフローのSOP
- ホワイトペーパーやケーススタディ
- プロジェクトプラン
- 製品ロードマップ
技術文書の書き方
より良い技術文書を作成し、チームの効率を上げるドラフトを作成する準備はできていますか？ここでは、ソフトウエアを使って技術文書を書く方法を紹介します。 ライティングツール ClickUp DocsやClickUpのAIライティングアシスタントなど。✍️
1.ターゲットを絞ったコンテンツを作成するために、オーディエンスを分析し決定する
書き始める前に、誰のために書くのかを知る必要があります。一般向けの文書と社内のナレッジベースでは、声の調子や書き方が異なります。
読者は誰なのか、彼らの学習スタイルはどのようなものか、自問してみましょう。彼らがどのような質問を持ち、あなたの文書から何を必要としているのかを考えてみましょう。
ClickUp Whiteboardで、キャンバスに形をドラッグ＆ドロップし、ワークフローを接続し、チームと同時に仕事を進めよう クリックアップホワイトボード は、アイデアを書き留めたり、ブレインストーミングをしたりする場所です。ドラッグ・アンド・ドロップ機能を使用し、以下のような利点があります。 リアルタイムコラボレーション を使えば、チーム全員でアイデアを出し合うことができる。
何より、ボード上で直接タスクを作成できるので、技術文書化プロセスの次のステップにシームレスに進むことができます。🌻
2.読者の興味を引き、必要な答えを与えるトピックを研究する
次に、トピックをリサーチする必要があります。結局のところ、自分が何を言おうとしているのかわからなければ、技術文書をどう作ればいいのかわからない。
技術文書の目標を考えましょう。そこから逆算して、何を盛り込みたいのか、すでに持っている文書で参考になるものは何かを考えましょう。
アイデアが浮かばず困っているのであれば、以下のサイトを参考にしてください。 クリックUp AI あなたの役割に合わせた唯一のAIアシスタント。数多くの使用例があり、アイデアを生み出したり、関連するトピックを思いついたりするための完璧な相棒です。
ClickUp AIを使用してドキュメント作成を自動化し、チャートとスプリントで進捗を監視し、コーディングのバグを迅速に解決します。
チーム全員がアクションに参加し ClickUpタスクを割り当てる を割り当てることができます。より多くの見出しが同じプロジェクトに取り組むことで、すべてのベースが満たされ、聴衆を魅了する（そして聴衆を助ける）ドキュメントを作成できることでしょう。
3.共有したい情報に最適なドキュメントの種類とフレームワークを選ぶ
読者を念頭に置いて、どのようなタイプの効果的な技術文書が最も理にかなっているかを議論しましょう。製品の設定方法を説明するインストールマニュアルを書くのかもしれない。あるいは、新しい機能を追加したり、APIを活用したりするためのSOPを作成するのかもしれません。
どのような技術文書を起草するにしても、次のような使い方をしましょう。 クリックUpドキュメント を使ってフレームワークを作成します。このカスタマイズ可能なドキュメントでは、共同作業を行ったり、セクションやテーブルを追加したり、マウスをクリックするだけでリンクや画像を埋め込むことができます。🖱️
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/06/image17-1400x1027.png ClickUp ドキュメントでチームで同時に共同編集 /%img/
ClickUp Docs内での共同検出と編集、コメントの追加、リンクの埋め込み
さらに AIライティングツール を使えば、わずかな時間で文書を作成できます。サジェスト付きのドロップダウンメニューは、文章の仕上げ、配色の変更、タイポグラフィの更新などをサポートします。
ClickUpのテンプレートは、さまざまな技術文書を作成する際にも役立ちます。以下のようなリソースがあります。 SOPテンプレート , テクニカルレポート表紙テンプレート と バグレポートテンプレート を使えば、特定の詳細を記入するだけのフレームワークを即座に構築できます。
4.スキャンしやすく、情報を整理しやすいコンテンツ構造を作る
ユーザーが製品やサービスをどのように理解するかを考え、それを技術文書の設計の指針にしましょう。
インスタンスンス、読者は視覚学習者ですか？グラフやチャート、その他の視覚的な補助は、ユーザー体験を向上させるでしょうか？
/参考文献 https://clickup.com/integrations ClickUpのインテグレーション /%href/
Githubのようなツールとの統合により、ソフトウェアの作業スペースから、書かれたコンテンツをサポートするビジュアル要素を簡単に追加することができます。
読者が探している情報を正確に見つけられるように、文書をスキャンしやすくしましょう。特に長い取扱説明書の場合、目次をつけるとわかりやすくなります。👀
ClickUp AIのリプロンプト機能により、大量のコンテンツをあなたの声の調子に合わせてリライトすることができます。
/参照 https://clickup.com/ja/blog/66234/undefined/ ライティングアシスタントソフト /%href/
とツールは、ゼロから文書構造を構築する手間を省きます。スペルや文法のサポート、大量のテキストのリライト、プロンプトに基づいた自動生成の見出しや要約を活用できます。
5.チームメイトやテストグループからフィードバックを得る
優れた技術文書は初稿から始まりますが、そこで終わりではありません。何度も繰り返し、何度も微調整を行う。
進捗を評価し、改善点を特定するために、指定されたチームメンバーとの会話を予定してください。あなたが見落としているアイデアや機能を指摘してくれるかもしれません。
カスタムフィールドをフォームビューにドラッグ＆ドロップすることで、ClickUp 3.0で包括的なアンケートを作成したり、フィードバックを収集することができます。
アンケートに回答してもらう メモを取る 提案や質問を直接文書に書き込む。変更を加え、完璧なコンテンツになるまで磨き続けましょう。🏅
編集に関しては、文書の技術的な側面だけでなく、あなたのライティングスキルについてもレビューを受けることが重要です。レビュアーは、使いやすさ、読みやすさ、理解のしやすさに目を配りましょう。
6.コンテンツを公開し、必要に応じて更新するアクションアイテムを自動化する。
綿密なレビューに合格したら、コンテンツを公開する準備が整いました。クリックアップドキュメントを使用する利点は、カスタマイズ可能な許可により共有が簡単なことです。
社内向けに制限付きのビュー許可を作成できます。 ソフトウェアドキュメント または、エンドユーザー向けの資料を作成するのであれば、一般公開しましょう。
ClickUpの15種類以上のビューで、ワークフローをあなたのニーズに合わせてカスタマイズしてください。
ワークフローの一部としてレビュータスクをスケジュールし、必要に応じてコンテンツを更新します。タイムラインやカレンダー・ビューを使って、コンテンツがいつ公開されたかを確認し、レビューのスケジュールを立てることで、関連性と最新情報を確保できます。
ClickUpを使えば、新機能が追加されるたびに自動的に通知をトリガーできます。技術文書を更新する新しいタスクを即座に作成し、適切なチームメンバーに割り当てることができます。
今こそ優れた技術文書を作成しよう
効果的な技術文書は、読者の製品理解を深め、ソフトウェア開発チームの技術革新や設計を容易にするコミュニケーションのフォームです。
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