"人それぞれ "ということわざをご存知だろうか？🖌️
それはチームワークにも当てはまる。ジーンズに万能サイズがないように、人と仕事をするにも万能アプローチはない。
そこで、「私の仕事術」や「私の取扱説明書」の出番だ。 それはあなたの協力者のための個人的なユーザーマニュアルです。
新しいチームに馴染むのに圧倒されそうなとき、あるいは自分の能力を向上させたいとき。 チームワークスキル 私の仕事術 "という文書は、まさにあなたに必要なものでしょう。💡
この文書を作成するのは大変に思えるかもしれませんが、案外簡単です！この文書を作成するのは大変だと思われるかもしれませ んが、意外と簡単です！いくつかの鍵があれば、リレーションシップを 大幅に向上させることができます。
私の仕事」文書とは？
私の仕事の進め方」文書とは、あなたの仕事スタイル、コミュニケーションの好み、共同作業への期待などを詳しく説明した個人用ガイドのことです。
時間をかけて相手の好みを知るという従来のアプローチとは異なり、「私の仕事術」文書は
- 私の仕事の好みを明確にすることで、同僚やチームがより効果的にあなたのプロセスに合わせることができます。
- 同僚、マネージャー、チームが対面でのやりとりを理解するのを助け、ワークフローの改善とプロフェッショナルな関係の強化につながります。
- 私の仕事に関する明確なガイドラインを提供し、より調和のとれた効率的な仕事環境を促進します。
要するに、「私の仕事の進め方」文書は、チームがあなたの仕事の習慣、コミュニケーションスタイル、優先度を理解するのに役立つカンニングペーパーなのです。📚
私の仕事」文書を使うメリットとは？
では、このユーザーガイドの利点を探り、個人間の交流やチームのパフォーマンスをどのように向上させることができるかを明らかにしましょう。
コミュニケーションの改善
私の仕事」ドキュメントは、あなたがコミュニケーションの好みを概説する場所として設計されています。
例：計画的な会話には電子メールを好むか、チャットプラットフォームでのインフォーマルなメッセージを好むか。
あなたのコミュニケーションスタイルを共有することで、チームが最適なチャンネルを選択し、コラボレーションをよりスムーズで効果的なものにすることができます！
チャンネル、応答時間、更新頻度など、好みのコミュニケーション方法を指定することで、当て推量を排除できます。チームは、いつ、どのように連絡を取ればよいかが明確になり、連絡の遅れや誤解を減らすことができます。
効果的なコミュニケーションは、どのチームにも不可欠です。
あなたのスタイルに共鳴する
オンボーディング時間の短縮
私の仕事の理解
を始めたり、新しいチームに加わったりするには時間がかかるし、圧倒されることもある。
しかし、「私の仕事の進め方」という文書があれば、必要な情報が前もってプロバイダーから提供され、従業員が自分の役割に慣れるのに役立ちます。これにより、従業員とマネジャーの双方にとって、オンボーディングにかかる時間が大幅に短縮される。
📌 例えば、上司の「私との仕事」文書から、上司がプロジェクトの最新情報を共有文書で確認したり、毎週1対1のミーティングを開いて詳細な議論をしたりすることを好むことがわかります。上司が建設的なフィードバックをプライベートでしてくれることを知ることで、コミュニケーションスタイルを調整し、より効果的にサポートを求めることができます。
期待値の一致
このパーソナルユーザーガイドは、あなたとチームメンバーが仕事時間、成果物、納期について明確な期待値を設定するのにも役立ちます。
📌 例えば、通常午前9時から午後5時まで仕事をし、午前10時から正午まで深い仕事のために中断されない集中時間を必要とする場合、チームとの誤解を避けるために、テンプレートにその旨を記載します。
そうすることで、いつ、どのようにあなたにアプローチすればいいのか、全員がわかるようになります。この透明性が燃え尽きを防ぎ、健全な仕事と生活のバランスを促進する。
ミーティングの生産性を高める
オンラインミーティングに参加したとき、全員の足並みが揃っているかどうか心配になったことはありませんか？
私の仕事の進め方」は、ミーティング中のあなたとの最適な関わり方を明確にするものです。また、あなたの好みのミーティングフォーマットや関わり方をチームに伝えます。
📌 例えば、あなたが長時間のディスカッションよりも視覚的なプレゼンテーションを好む場合、同僚はそれに合わせて準備することができます。このような連携により、全員の集中力が維持され、ミーティングが効率的で実行可能なものになります。
クリアされたコミュニケーションをプロモーションすることで、信頼を築くことができます。フィードバックの好みや意思決定のアプローチを文書化することで、チームメンバーはあなたと協力しやすくなり、緊張が緩和され、強い関係が育まれます。
自分の仕事のスタイルや好みについて透明性のあるビューを提供することで、潜在的な摩擦を減らし、相互尊重を育みます。時間をかけて、この透明性が信頼を築き、チームの結束力を高めます。
💡 Pro Tip: 成功している他の企業(と、その企業がどのようにガイドを作成しているか)のリサーチと市場調査を行うことで、独自のユーザーガイドを構成するための貴重な洞察とインスピレーションを得ることができます。
私の仕事」ドキュメントの作り方
私の仕事」文書を作成するには、内省と構造化されたアプローチが必要です。ここでは、あなたの仕事スタイルを定義するのに役立つステップバイステップのガイドを紹介します。
1.文書の目的を理解する
まず、この文書が何でないかを明確にしよう。 あなたの条件で正確に仕事をするための要求リストではありません。その代わりに、他の人があなたとどのように協力すれば成功し、より効果的に協力できるかを理解するためのガイドです。
誤解を避け、生産性を高め、チーム関係を育むためにデザインされた、積極的なコミュニケーションのフォームとして意図されています。
最終的に、「私の仕事」文書は透明性を提供します。新しいチームメンバーや協力者が抱くであろう、以下のような鍵に答えます：
- あなたの好みのコミュニケーションスタイルは？
- 肯定的なフィードバックと否定的なフィードバックの与え方と受け取り方は？
- 私の仕事時間や集中時間は？
- 意思決定はどのように行いますか？
これらの質問に答えることで、チーム内の対立につながりがちな混乱や曖昧さを取り除くことができます。
自分の仕事スタイルを振り返ったら、次は自分の考えを紙に書いてみましょう。ここで
の登場だ！この強力なプロジェクト管理ツールを使えば、執筆がよりスムーズに、より整理されたものになります。
カスタマイズ可能なテンプレートや共同編集などの機能を備えたClickUpを使えば、「私の仕事」文書を効率的に作成しながら、あなたの洞察にチームが簡単にアクセスできるようにすることができます。
ClickUp Docsで「私の仕事」ドキュメントの各要素を構造化する
文書の下書きを始めるには
.これは単なるエディターではなく、整理、管理、コミュニケーションをシームレスに行えるスマートなツールです。その理由は以下の通りです。
- きれいで柔軟: 仕事時間やフィードバックの好みなどのセクションに文書を構成することができ、面倒なフォーマットも不要です。
- リアルタイムのコラボレーション：あなたのチームは、同時に飛び込んでコメントし、貢献することができます。
- 動的更新: あなたの仕事の原動力が変わると同時に(そしてそれらはある)、あなたの文書を容易に改善できる
- ワークフローをリンクされている：タスク、プロジェクト、目標を直接文書にリンクすることができます。これにより、単なる静的なガイドではなく、ワークフローの能動的な一部となります。
2.コミュニケーション・スタイルから始める
コミュニケーションは成功する仕事関係の中核であり、人によってコミュニケーションは異なる。
ストレートにビジネスに入りたい人もいれば、打ち解けるためにもっと突っ込んだ話や世間話を好む人もいる。
しかし、ある人にとってはうまくいく仕事でも、別の人にとっては悪夢のような状況かもしれないのです。だからこそ、文書でコミュニケーションの好みから始めることが重要なのです。
文書に何を含めるか
- 好みの媒体:同僚とどのように連絡を取りたいかをメンションする（テキスト、電子メール、電話など）。
- 返信時間：* すぐに返信するか、メッセージのために特定の時間を確保するかを設定する。
- 直接的なコミュニケーションを好むか、よりニュアンスのあるアプローチを好むかを明記する。
📌 📌 例: 「私はメッセージアプリで素早くチャットをするのが最も反応が良く、深い考察や詳細な思考プロセス、文書化が必要なものは電子メールを好みます。受信トレイは通常1日2回チェックするので、緊急の場合はクイックメッセージの方がいい」_。
やることで、明確な期待値を設定し、コミュニケーション・スタイルが不明確な場合によく起こる、推測の応酬を避けることができる。
3.仕事の時間と都合をメンションする
リモートワークでは、仕事時間が大幅に異なります。🌍
チームメンバーの中には、従来の9時から5時までの設定で仕事をする人もいれば、個人的なコミットメントやタイムゾーンの関係で、よりフレキシブルなスケジュールを組む人もいます。
私の仕事時間を記載することで、同僚はあなたがいつオンラインになるかを簡単に知ることができ、ミーティングを予定したり、返事を待ったりするときのイライラを減らすことができます。
何を含めるか
- コアタイム：コアタイム：ミーティングや共同作業ができるのは通常いつですか？
- 集中時間：集中時間：邪魔されたくない集中時間を具体的に記入してください。
- 境界線境界線：緊急時に時間外でも対応できる場合は、何が緊急にあたるかを明確にする。また、タイムゾーンを越えた非同期コミュニケーションをどのように扱うかについてもメンションしてください。
私の仕事時間は午前9時から午後6時までです。朝の9時から11時までは深い仕事のために予約しているので、ミーティングには出られません。午後のミーティングは無料、午後12時以降が理想です。
4.意思決定プロセスを明確にする
意思決定のアプローチは人それぞれだ。飛び込んでデータを分析し、素早く決断するのが好きな人もいる。
また、じっくりと時間をかけてリサーチし、チームメンバーと相談し、熟考してから選択することを好む人もいます。自分の意思決定プロセスを明らかにすることで、他の人がどのように議論に貢献し、自分のスタイルに合ったフィードバックを提供できるかを理解することができます。
これは、チームリーダー、プロジェクトマネージャー、プロダクトマネージャー、エグゼクティブなど、チームのコラボレーションと効率性を促進しなければならない人たちにとって、特に価値のあることです。
何を含めるか
- 決定へのアプローチ方法：決断を下す前に、すべての事実が必要なのか、それとも他の人たちから意見を集めたいのか。協調性を重んじる人もいれば、外部からの影響を受けずに独立した意思決定をしたい人もいる。
- ターンアラウンドタイムターンアラウンドタイム：決断が早いか、コミットする前に熟考する時間が必要かを明記する。自分のペースを知ることで、意思決定プロセスにおいてどのようにあなたと関わればよいかを他の人が理解しやすくなります。
📌 📌 例: * 「私は、意思決定をする際、特にチームに影響する場合は、できるだけ多くの データと背景を持つことを好みます。必要であれば即座に決断することもできますが、大局的な議論をする場合は、24～48時間かけて熟考し、他の人と相談することを評価します」_。
5.フィードバックへのアプローチの概要
この文書の重要な部分である。特に、ボディーランゲージや口調が誤解されやすいリモートチームでは、フィードバックは厄介なものです。
フィードバックの与え方と受け取り方を説明することで、行き違いを防ぎ、フィードバックが建設的で好意的に受け取られるようにすることができます。
何を含めるか
- フィードバックを与えるフィードバックを与える： フィードバックはその場でやるのか、それとも1対1のミーティングのときにするのか。直接的にやることに傾くか、それとももっと外交的にやるか？
- フィードバックを受け取るフィードバックを受け取るとき、あなたは率直さと、より思慮深い文書によるアプローチのどちらを評価しますか？返事をする前にフィードバックを処理する時間が必要な場合は、遠慮なくメンションしてください。
例:**1F4CC:「私はタイムリーなフィードバックをすることを信条としているので、何か改善が必要なことがあれば、プロジェクトの最中か直後に私から連絡するのが普通です。フィードバックの受け取り方としては、電子メールや1対1で直接、実行可能な指摘を受けることを好みます」。
6.コラボレーションのスタイルを決める
コラボレーションのやり方は人それぞれです。
グループ設定でのブレーンストーミングが好きな人もいれば、独立して仕事をし、ディスカッションのために再集合することを好む人もいます。こうすることで、プロジェクトやミーティングでの仕事の進め方を理解してもらうことができます。
何を含めるか
- グループと個人の仕事：グループでのブレーンストーミングの混乱が好きか、それとも一人でアイデアを練ってから発表するのが好きか。チームには、あなたのクリエイティビティの源泉を伝えておこう。
- ミーティングの好み：あなたは頻繁にチェックインするのが好きですか、それともミーティングは最低限にとどめたいですか？ビデオ通話でやることが好きですか？ 非同期コミュニケーション ?
例:1F4CC: "私の仕事は、プロジェクトの最初のドラフトを単独で作成し、それをチームに持っていってフィードバックをもらうのが好きです。ミーティングが多すぎると混乱するので、緊急の用件がない限り、週に1回を目安にしています」_。
そして覚えておいてほしい、
対人スキルと協調性を磨く
は、常に素晴らしいチームワークを確保する鍵である。結局のところ、最高のアイデアでさえ、ちょっとした助けが必要なのです！
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7.自分の境界線と好みを含める
あなたの個人的な好みや境界線を強調することも不可欠です。
チームとの付き合い方であれ、紛争解決へのアプローチであれ、そのような個人的な洞察はコラボレーションのための有益なフレームワークを提供します。
何を含めるか
- 社交的な交流社交的な交流：あなたは雑談を楽しんでから本題に入りますか？それとも本題に入るのが好きですか？あなたがそのゾーンに入るきっかけをチームに教えてください。
- ストレスと対立に対処する：緊張が高まったとき、あなたはどうしますか？問題に正面から取り組むか、それとももっと慎重でプライベートなアプローチを好むか？これを共有することで、同僚があなたと一緒にやっかいな局面を切り抜けることができる。
自分のコミュニケーションスタイルを明確にしておくことは、チームがあなたへのメッセージの書き方を理解するのに役立つだけでなく、フィードバックを気軽に与えたり受け取ったりできる環境を育むことにもなる。
例：「ミーティングの最初に世間話をしてくれるのはありがたい。
.しかし、時間効率も価値としているので、最初の5～10分でアジェンダに入りたい。コンフリクトに関しては、私は直接的なコミュニケーションを好みますが、常に善意を前提としています」。
他の人がやっていることを調べたり見たりすることは、決して損にはならないことを覚えておいてください。他の人がどんな仕事をしているかを調べることで、インスピレーションやベストプラクティスを得ることができる。
💡 プロからのアドバイス：あなたが好むコミュニケーション方法の具体例を含めることで、 文化の違いを埋め、チームメンバー間の文脈認識 を高めることができます。
例えば、形式を重んじる文化圏のチームメンバーがいる場合、電子メールでは敬語と適切なタイトルを使う一方、フォローアップのディスカッションではカジュアルな口調を奨励することをメンションするとよいでしょう。このように明確にすることで、全員があなたの期待することを理解し、それぞれの文化的規範に沿った方法で気持ちよく交流できるようになります。
8.生きた文書にする
最後に、この文書はやることと共に進化させるべきである。仕事のスタイルが変わり、会社の文化が変わり、新たな課題が発生します。🔄
ですから、特に新しい役割やチームに異動する場合は、「私の仕事」文書を定期的に見直し、改訂してください。常に最新の状態に保つことで、コミュニケーションとコラボレーションを改善するための適切なツールであり続けることができます。
この文書を作成するのが大変だと感じても、心配はいりません。
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ファクト・チェック：ある調査によると、さまざまなフォームでのコミュニケーション不足が、米国企業に次のような損害を与えていることがわかった。
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ClickUp：生産性とコラボレーションの相棒
私の仕事」文書を作成するのは、長い間放置されていた靴下の引き出しに取り組むのと同じくらい大変に感じるかもしれない。🤔
しかし、一度整理してしまえば、なぜこんなに長く待ったのか不思議に思うことでしょう。
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私の仕事」文書の目的は、あなたの現在の好みを表すことであることを忘れないでください。ですから、あなたの仕事スタイルやチームのダイナミクスに合わせて進化する生きたツールとして扱いましょう。ClickUpを使えば、起案からメンテナーまでシームレスに行え、共有目標の達成に集中できます。
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今日✅