調査によると、典型的な 従業員は毎日2.6時間を電子メールの管理に費やしている。 従業員の40％がこの時間を追跡していない。この見落としは、エントリーに基づいてクライアントに請求書を発行しているビジネスにとって、とてつもない損失につながる可能性がある。
従って、総仕事時間のうちどれだけが生産性なのか？請求可能な時間とそうでない時間の理想的なバランスは？そこで時間追跡が役に立つ。
基本的な時間追跡アプリは、ビジネス・オペレーションの真のコストを理解するのに役立ち、エグゼクティブ、マネージャー、従業員に貴重なデータを提供します。このデータを分析することで、リーダーは業務がどのように行われているかについて重要な洞察を得ることができます。
プロジェクト管理者であれ、ビジネス所有者であれ、時間追跡アプリの使用は以下の点で不可欠です：
- プロジェクトの整理整頓と進捗管理
- リソースを最適化するためのデータ主導の意思決定
- 従業員のパフォーマンス向上
- 隠れたコストの特定と利益の最大化
このガイドでは、タイムトラッカーのメリット、効果的な導入方法、そしてタイムトラッカーがどのように組織を変革するかをご紹介します。
時間追跡レポートとは？
時間追跡レポート、またはタイムシートは、指定された期間中にプロジェクトの様々な要素にどれだけの時間が費やされたかを評価します。また、実際に費やされた時間を事前の予測や見積もり時間と比較することもできます。
このように、時間追跡レポートは、データに基づいた意思決定を行い、チームの時間の使い方を最適化し、プロジェクトが軌道に乗るようにします。その目的は、進捗アップデートのために常に中断されることなく、時間を最大限に活用することです。
プロジェクトタイムレポート作成は、理想的なプロジェクト見積もり時間と現実のプロジェクト遂行における課題とのギャップを埋めることができます。リソースを予測し、効果的に管理し、現実的な期限を設定するために特に有用です。
時間追跡レポートは、クライアントへの請求にも欠かせません。時間追跡データは、すべての仕事時間を確実にアカウント化し、収益の漏れを防ぐだけでなく、クライアントへの正確な請求にも役立ちます。
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時間追跡ソフトを使って効果的に時間を追跡するには？
時間追跡はしばしば余分な雑用のように感じられることがあります。従業員は、手作業でタイムトラッカーに記入する余分な仕事や、自分の行動を監視することを嫌うかもしれません。とはいえ、管理者は正確でタイムリーな提出を期待されています。
しかし、多くのビジネスにとって、時間追跡レポートは不可欠です。正確な時間データは、クライアントに時間単位で請求する場合でも、チームの生産性を分析する場合でも、貴重な洞察をもたらします。鍵は、必要な情報を提供しながら努力を最小限に抑える効率的な方法とツールを選択することである。 時間管理のためのClickUp は、時間追跡を簡単にし、プロジェクト管理プロセスの不可欠な一部とするための強力な機能セットを提供します。
これらの機能がどのように最適化に役立つかを見てみましょう。 プロジェクト時間管理 .
💡 プロからのアドバイス：時間追跡について、従業員から事前の同意を得るようにしましょう。これは純粋にタスクに費やした時間を計測するためであることを伝えるとよいでしょう。そうすることで、従業員の間に信頼が生まれ、押しつけがましい行為と思われなくなります。
ClickUpで時間追跡とタスクログインを有効にする。
最初のステップは、ワークスペース内でタイムトラッカーを有効にすることです。有効化すると、チームはクリックアップで直接勤務時間を記録できるようになり、ワークフローを中断することなく勤務時間を追跡できるようになります。
クリックアップでの時間追跡は簡単です。タスクを開始したら、タイマーをクリックするだけです。クリックアップが時間を記録します。終了したらタイマーを止め、時間を記録します。
タイマーに合わないタスク（ミーティングやリサーチなど）は、手動で時間を記録できます。これにより、正確なレポート作成のために、1分1秒の仕事も確実に記録されます。
自動化されたタイムシート
手動による時間追跡で、過去にさかのぼって時間を追加したり、日付範囲ごとにエントリーを作成する 自動化タイムシート は、大量のタスクを処理するチームや複雑なレポート作成が必要なチームにとって、時間の節約になります。
ClickUpのプロジェクトタイム追跡タイムシートで、チームの効率を最適化するための実用的な洞察を得ましょう。
エラーを減らし、正確で見やすいレポートを作成します。また、記録された時間を正確な仕事時間の記録にまとめます。チームメンバーやマネージャーの時間を無料にします。
チームは仕事に集中でき、マネージャーはプロジェクトの進捗やチームの作業負荷をリアルタイムで確認できます。
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/参照 https://clickup.com/ja/blog/48947/undefined/ 2024年、フリーランスの時間追跡ソフト10選 /%href/
グーグルカレンダーとの統合。
やること:ご存知ですか？ 従業員の21％が時間を追跡していない ミーティングに費やした時間を記録していない従業員は21%にのぼり、ビジネスにおいて、従業員1人あたり年間平均32,000ドルもの損失をもたらしている。
ClickUpはGoogleカレンダーとシームレスに統合しているため、一方のアプリで更新した内容がもう一方のアプリにも即座に反映されます。これにより、アプリを切り替える必要がなくなります。
ClickUp Project Time Tracking* （クリックアッププロジェクト時間追跡
/画像 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/ClickUps-Google-Calendar.png ClickUpのGoogleカレンダー統合と同期し、ツールを切り替えることなく時間追跡が可能 /%img/
ClickUpのGoogleカレンダー統合と同期し、ツールを切り替えることなく時間を追跡します。
- カレンダーイベントからタスクを作成: Withクリックアップのプロジェクト時間追跡を使えば、チームはGoogleカレンダーのイベントから直接ClickUpタスクを作成できます。つまり、すべてのアポイントメントやミーティングがClickUpで追跡可能なタスクになります。
- リマインダーの自動化: 今後のイベントのリマインダーを自動化し、重要なミーティングや期限を逃しません。ClickUpは通知を直接ワークスペースに送信し、スケジュールを整理整頓します。
- イベントを実行可能なタスクに変換：ミーティングを予定すると、ClickUpは関連するすべての詳細を含むタスクを自動的に作成します。アジェンダ、担当者、チェックリストなどの情報を追加できます。イベントとタスクを一元管理できます、時間追跡が簡単になります。 ツールを切り替えることなく
カスタムレポートの作成
ClickUpの時間追跡機能の最も強力な点は、カスタムレポートの作成機能です。
カスタムレポートを使用すると、各チームメンバーの累積時間追跡ログをビューし、選択したタスクに費やした時間を把握することができます。
**ClickUpでは、日別、週別、月別の時間追跡や、プロジェクトに費やされた合計時間、特定のタスクに割り当てられた時間、個々のチームメンバーの生産性など、さまざまなメトリクスに基づいてレポートをカスタマイズできます。
プロジェクト管理者にとって、カスタムレポートは次のようなことに役立ちます：
- プロジェクトマネージャーは、カスタムレポートにより、次のようなことが可能になります： より注意を払う必要があるプロジェクトを特定し、チームの作業負荷を評価し、必要に応じてリソースプランを調整する。
- 効率アップの機会を見つけ、プロジェクトのタイムラインを予測する。
- リソースの過不足、ボトルネック、チームの燃え尽き、納期の遅れなど、プロジェクトの頓挫を回避。
このような継続的な改善が、正確なプランニング、より良いリソース配分、ひいてはプロジェクトの成功につながります。
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/参考文献 https://clickup.com/ja/blog/107964/undefined/ 2024年、クリエイターとマーケターのための最高のエージェンシー時間追跡ツール /%href/
効率的な時間追跡のためのテンプレートの活用。
ClickUpは、時間追跡プロセスを合理化するために設計されたテンプレートのライブラリを提供しています。これらのテンプレートは、プロジェクト固有のニーズに合わせてカスタマイズすることができ、チーム間で記録された時間とレポートの一貫性を確保します。
ClickUp コンサルタントタイムトラッカーテンプレート
ClickUpのコンサルタント時間追跡テンプレートは、コンサルタントの請求可能な時間と支払いを追跡するために設計されています。
ClickUpのコンサルタントタイムトラッカーテンプレート は、コンサルタントが様々なクライアントプロジェクトに対して効率的に時間を管理できるように特別にデザインされています。
タイムトラッカーはClickUpのプロジェクト管理機能とシームレスに統合され、請求可能な時間の追跡、生産性の向上、クライアントとの関係改善のための包括的なプラットフォームを提供します。
また、コンサルタントの時間追跡を簡素化し、手動またはタイマーを使用して簡単に時間を記録することができます。これは、複数のプロジェクトを管理するコンサルタントにとって貴重な機能であり、すべてのクライアントの仕事が正確に記録されることを保証します。
これにより、請求可能な時間、請求不可能な時間が明確に分類され、正確な請求書作成と財務アカウント管理が容易になります。
ClickUp時間配分テンプレート
ClickUpの時間配分テンプレートは、時間とリソースをよりよく管理するために設計されています。
ClickUpの時間配分テンプレート も、複数のタスクやチームメンバーの時間を追跡する必要があるプロジェクトマネージャーにとって優れたツールです。このテンプレートでは、開発、デザイン、ミーティングなど、仕事の種類ごとにカテゴリーをあらかじめ設定することができます。
💡 Pro Tip: 複数のクライアントを管理する代理店のために、 代理店タイムシートテンプレートの導入 を導入すると便利です。これらのテンプレートは、異なるクライアントやプロジェクト間での時間追跡を標準化し、すべての請求可能な時間を確実に把握し、正確に報告することを容易にします。
時間追跡の自動化 時間追跡の自動化 ClickUp 自動化 は、仕事時間を追跡するためのチームの負担を軽減します。タスクのステータスが「進捗状況」に変わったときに自動的に時間追跡を開始し、タスクが「完了」とマークされたときに追跡を停止するように自動化を設定できます。
この機能により、チームや担当が変わると自動的に更新され、プロジェクトの進行が維持されると同時に、定期的なプロジェクトの更新をチームで共有する手間が無料になります。
ClickUpの自動化により、ステータス変更時に自動的にタスクを割り当ててタスク管理を簡素化する
自動化により、一貫した時間追跡を実現し、人的エラーを減らし、正確なデータ記録を保証します。
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なぜ時間追跡とレポート作成が重要なのか？
時間追跡レポートは、リソースを最適化し、プロジェクトを予算内で期限内に完了するために必要なデータを提供します。また、チームの生産性とアカウンタビリティを向上させ、収益漏れを防ぐのにも役立ちます。
さらに詳しく見ていきましょう。
リソース需要の把握
従業員の仕事時間は、リソース配分の重要な指標です。無料の時間追跡アプリを使えば、常に見積もり時間を超過しているタスクを特定し、早期に介入することができます。
さらに、従業員のスキルギャップを明らかにし、トレーニングの必要性を強調することもできます。また、リソース不足のタスクを特定するのにも役立つ。作業量の格差が明らかになれば、責任の再分配やタスクの公平な共有など、調整の必要性を知らせることができる。
これらの問題に対処することで、より正確な見積もりを作成することができ、長期的にはより高い請求率につながる可能性があります。
チームの仕事の進め方を改善する。
従業員が生産性を発揮できるのは 2時間53分 である。
時間追跡アプリは、従業員がタスクに費やしている時間を意識することで、集中力を高めることができる。自分の時間を見直すことで、従業員はパターンを特定し、請求できない仕事を減らすことができる。
時間追跡とは、非現実的な期待を設定することではなく、自己認識とデータに基づいた意思決定のことです。適切な時間追跡ソフトウェアを導入することで、チームはしばしば、タスクを頻繁に切り替えすぎていたり、1つのタスクに集中するのに十分な時間を割けていなかったりすることに気づきます。
不必要なミーティングや、請求可能な時間を浪費するプロセスのボトルネックなど、非効率を特定することで、チームはワークフローを少しずつ調整し、全体的な効率を長期的に大幅に改善することができる。
ボーナス タイムシートテンプレートの適用 を使用して、チームメンバー全員が同じ方法で記録された時間を確認します。これにより、傾向を把握しやすくなり、データに基づいた意思決定がしやすくなります。
⌀ チームのパフォーマンスに関する洞察を得る。
時間追跡アプリは、従業員のパフォーマンスに関する詳細な情報を提供します。このデータを分析することで、最も効率的なワーカーを特定し、その貢献を認めることができます。この評価は士気を高め、継続的な高業績を促します。
トップパフォーマーを特定するだけでなく、時間追跡は長所と短所を明らかにすることもできます。追跡された時間エントリー、習慣、パターンは、従業員が苦労している分野を特定するのに役立ちます。
この情報により、ターゲットを絞ったサポートを提供し、従業員の効率向上を支援することができます。
⌀ 費やした時間の記録を作成する。
時間追跡は要約データを提供するだけでなく、チームの仕事の詳細な記録を作成します。
例えば、クライアントがプロジェクトに費やした作業時間を質問した場合、完了した具体的なタスクと投資した時間を明確にまとめたレポートを作成することができます。このデータは、コストを正当化し、不当な期待に対処するのに役立ちます。建設業のように監査が一般的な業界では、時間追跡は、リソースが効果的に使用されていることを証明するために非常に重要です。
実行された仕事とかかった時間の正確な記録は、コンプライアンスを証明し、資金の無駄遣いによる非難を防ぐために不可欠です。
収益漏れを防ぎ、クライアントに正確に請求する。
時間追跡データから、非効率なワークフロー、過剰人員配置、頻繁でない進捗モニタリングなど、収益を減少させる問題が明らかになります。
これらの問題は多くの場合、相互に関連しています。非効率なワークフローは人員過剰を招き、オーバーヘッドを増加させ、頻繁でないモニタリングはプロジェクトの遅れにつながります。
時間追跡ソフトウェアは、これらの問題すべてに対処することができます：
- ワークフローのボトルネックを特定：どこに無駄な時間がかかっているかをピンポイントで特定します。
- 人員配置の最適化： 作業負荷に見合ったリソース配分かどうかを判断します。
- プロジェクトの進歩の更新を改善する: チームはよりよく締切を満たす彼らの能力を伝えることができる
時間追跡ソフトウェアは、プロジェクトデータの履歴データの作成に役立ちます。プロジェクトにかかった時間、コスト、収益性を確認できます。この情報は、クライアントに詳細で透明性のある請求書を提供するのに役立ちます。
ClickUpのレポート作成機能を使えば、各タスクに費やした時間と割り当てられた予算を比較することができます。これにより、予算超過の可能性がある領域を特定し、プロジェクトが予算超過になる前に是正措置を講じることができます。
さらに PTO追跡ソフトウェアの統合 を統合することで、請求可能な時間と請求不可能な時間が確実にアカウントに記録され、チームの稼働率と作業負荷をより正確に把握することができます。
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時間追跡データは、組織内の信頼と透明性を促進し、従業員と管理職の双方に利益をもたらします。仕事時間の可視性を提供することで、マイクロマネジメントの懸念を軽減することもできます。
適切な時間追跡ソフトウェアを使用することで、管理者はプロジェクト活動について常に情報を得ることができ、適切なタスクが優先されるようになります。
また、従業員は自分の役割に信頼と権限を与えられていると感じ、頻繁なチェックインの必要性を減らすことができます。最終的に、マネージャーとチームメンバーの両方が時間追跡を行うことで、公平なフィールドが生まれ、リレーションシップが強化されます。
クリックアップを使えば、簡単に時間を追跡できます。
時間追跡ソフトウェアを活用することで、プロジェクト管理を成功に導くことができます。ワークフローを最適化し、生産性を向上させ、プロジェクトを予算内で完了させるために必要な洞察を提供します。
ClickUpの時間追跡機能は、既存のワークフローにシームレスに統合できるように設計されており、より効果的な時間管理に必要な柔軟性を提供します。
ビジネスの所有者であっても、複雑なプロジェクトを監督している場合であっても、クリックアップはすべてを軌道に乗せるために必要なツールを提供します。時間を正確に記録し、カスタムレポートを作成し、テンプレートを活用することで、仕事時間が確実に記録され、チームが最高の効率で業務を遂行できるようになります。
ClickUpを使えば、時間追跡を平凡なタスクから、プロジェクトを成功に導く強力なツールに変えることができます。 ClickUpを始めよう を今すぐ無料で！